Communications

Comment partager un enregistrement Zoom en toute sécurité

20 avril 2020

Il ne suffit pas de savoir comment enregistrer vos réunions Zoom. Dans un environnement de travail aux multiples facettes et au rythme effréné, vous devez également savoir comment partager les enregistrements Zoom.

Après avoir enregistré une réunion Zoom, vous voudrez peut-être la partager avec vos collègues qui y ont participé ou avec ceux qui n'ont pas pu s'y rendre. Et vous avez probablement quelques questions, comme par exemple :

Comment localiser mon enregistrement Zoom ?
Puis-je envoyer un enregistrement Zoom par e-mail à des personnes ?
Dois-je le télécharger ailleurs pour le partager ?
Devront-ils télécharger l'enregistrement ?
Comment puis-je m'assurer que le partage d'une vidéo est sécurisé ?

Les réponses diffèrent selon que vous partagez un enregistrement local ou un enregistrement dans le nuage. Les comptes Zoom gratuits ne peuvent enregistrer que sur un ordinateur local. Seuls les abonnements payants à Zoom permettent d'activer automatiquement l'enregistrement dans le nuage.

Nous vous présentons ci-dessous les deux façons de partager des enregistrements de réunions Zoom. Il existe également une autre solution pour partager les enregistrements Zoom qui automatise la plupart des étapes nécessaires au partage des vidéos. Cette solution permet à tous les membres de votre organisation de partager efficacement des informations importantes. Il suffit de cliquer sur enregistrer au début d'une réunion Zoom.

Avec l'enregistrement local de Zoom, vous devez localiser un fichier vidéo sur votre appareil et le télécharger pour le partager. Voici à quoi ressemble votre flux de travail :

Etape 1 : Retrouvez les enregistrements de vos réunions dans votre client Zoom : Allez dans Réunions, puis cliquez sur l'onglet Enregistré.
Étape 2 : Sélectionnez la réunion que vous souhaitez partager et ouvrez le dossier dans lequel votre fichier vidéo (mp4) est enregistré.
Étape 3 : Téléchargez le fichier mp4 sur un site de stockage en nuage ou de diffusion vidéo, tel que Dropbox, Google Drive ou YouTube.
Étape 4 : Assurez-vous que votre vidéo n'est pas partagée ou qu'elle est stockée dans un dossier privé. Pensez à ajouter une protection par mot de passe et partagez le lien avec vos collègues. Selon le service que vous avez utilisé pour l'héberger, ils téléchargeront le mp4 ou diffuseront la vidéo en continu.

Si vous ou votre organisation avez un abonnement Zoom qui inclut l'enregistrement dans le nuage, vous pouvez sauter l'étape du téléchargement et partager directement à partir du nuage Zoom - mais vous devrez toujours vérifier vos paramètres de confidentialité.

Étape 1 : Connectez-vous à votre compte Zoom et sélectionnez Enregistrements sur le côté droit de l'écran.
Étape 2 : Cliquez sur Partager... en regard de l'enregistrement que vous souhaitez partager, puis cliquez sur le bouton situé à côté de "En interne" (comme indiqué dans l'image ci-contre) afin que la vidéo ne soit pas accessible au public. Pour une protection supplémentaire, vous pouvez également ajouter un mot de passe.
Étape 3 : Copiez le lien de l'enregistrement Zoom cloud et collez-le dans un e-mail ou dans l'application de messagerie de votre entreprise pour le partager avec votre/vos collègue(s).

Il doit bien y avoir un moyen plus simple, non ?

Il s'agit là de processus relativement raisonnables si vous enregistrez et partagez occasionnellement des sessions Zoom. Ces flux de travail commencent à consommer beaucoup de temps productif lorsqu'ils sont effectués plus fréquemment ou lorsqu'ils se produisent plus souvent dans l'ensemble d'une organisation.

Une récente enquête menée par Panopto le Project Management Institute a montré que 30 % des personnes enregistrent déjà leurs réunions. Cela représente un nombre assez important de vidéos de réunions produites : dans une entreprise de 1 000 employés, 30 % des personnes qui enregistrent une seule de leurs réunions par semaine génèrent 300 enregistrements de réunions chaque semaine. Avec un nombre croissant d'équipes travaillant désormais entièrement à distance et les employés confrontés à d'autres perturbations liées à la pandémie à domicile, encore plus de réunions sont enregistrées et partagées afin de soutenir la continuité du travail dans ce nouvel environnement.

Le problème est que Zoom n'inclut pas les outils qui aident les organisations, les équipes et les contributeurs individuels à tirer le maximum de valeur de leurs réunions enregistrées.

L'enregistrement de la réunion est la partie la plus facile ! La recherche et l'extraction des informations contenues dans les enregistrements antérieurs, ainsi que le partage des enregistrements, restent extrêmement difficiles. Le temps et les ressources consacrés à ces tâches peuvent facilement compenser les gains commerciaux potentiels découlant du simple fait de disposer d'un enregistrement exact de la réunion.

Après la réunion

Tout comme la vidéoconférence en direct favorise la productivité et la collaboration en temps réel, l'enregistrement et le partage de ces réunions virtuelles favorisent également la productivité et la collaboration après la fin de la réunion - bien mieux que ne le feraient des notes ou le souvenir d'une réunion.

Cependant, les enregistrements de réunions doivent être faciles à trouver, faciles à partager, faciles à regarder et faciles à rechercher afin que les personnes au sein de votre organisation puissent accéder aux informations archivées le plus efficacement possible. Avec Zoom seul, les flux de travail post-réunion les plus efficaces qui favorisent la productivité et la collaboration ne peuvent pas être entièrement automatisés. De plus, ses fonctions de recherche ne vous permettent d'effectuer des recherches que dans votre bibliothèque personnelle d'enregistrements de réunions.

Toutes les informations professionnelles sensibles contenues dans les enregistrements de vos réunions doivent également être sécurisées. Zoom vous permet de restreindre le partage aux seuls utilisateurs de votre organisation, mais vous ne souhaitez peut-être pas que tout le monde ait des autorisations de visualisation pour certains enregistrements de réunions. De plus, l'hébergement et le partage d'enregistrements dans le nuage via Zoom présentent un certain risque et peuvent ne pas répondre aux exigences de sécurité de toutes les organisations.

Les vidéos Zoom exposées : Quand la sécurité n'est pas suffisante

Le Washington Post a récemment rapporté que plus de 15 000 appels vidéo enregistrés par des clients de Zoom se trouvaientsur des espaces de stockage en nuage ouverts, sur YouTube et sur Vimeo. Zoom propose aux abonnés payants un hébergement dans un nuage privé et des fonctions de partage protégées par un mot de passe. Cependant, les contrôles de l'administrateur sur les enregistrements dans le nuage sont limités. Cette limitation laisse place à l'erreur de l'utilisateur, ce qui entraîne un risque de sécurité important pour les enregistrements de réunions sensibles.

Voici 3 façons dont vos vidéos Zoom pourraient se retrouver exposées en ligne :

Lorsque les enregistrements arrivent à expiration ou qu'un compte approche de sa capacité de stockage dans le nuage. Les utilisateurs individuels peuvent télécharger et partager les enregistrements de leurs réunions par d'autres moyens moins sûrs.
Si les utilisateurs individuels n'activent pas les bons paramètres pour sécuriser leurs enregistrements Zoom Cloud, cela ouvre la porte à des visualisations, des téléchargements et des partages non autorisés dont vous n'avez peut-être jamais eu connaissance. Cela ouvre la porte à d'éventuels visionnages, téléchargements et partages non autorisés dont vous n'avez peut-être jamais eu connaissance.
Toute personne qui télécharge un enregistrement Zoom cloud sur son disque local peut ensuite le partager comme bon lui semble. Et avec qui il veut.

Zoom est un excellent outil pour organiser et enregistrer des réunions. Cependant, la plupart des organisations ont besoin d'une aide supplémentaire pour gérer et partager les enregistrements vidéo à la demande.

Le système de gestion vidéo Panopto est comme un YouTube interne privéprivé pour votre entreprise, mais en mieux. Et lorsqu 'il est intégré à Zoom, vous disposez d'une solution complète, sécurisée et évolutive pour la collaboration vidéo et la productivité.

Avec Panopto, chaque enregistrement Zoom peut être téléchargé automatiquement dans la vidéothèque sécurisée de votre organisation. Vous disposez alors de puissants contrôles d'administration qui vous permettent d'effectuer les opérations suivantes :

Gérer les autorisations des utilisateurs et les restrictions de partage des enregistrements de réunions au sein des équipes et de l'ensemble de l'organisation
Définissez vos propres politiques de conservation du contenu et vos fenêtres de disponibilité pour les enregistrements de réunions.
Savoir exactement qui a regardé quoi grâce à l'analyse vidéo détaillée jusqu'au niveau de l'utilisateur
Partager automatiquement les enregistrements des réunions avec les participants à la réunion immédiatement après la réunion, sans aucune action de la part des employés ou de l'organisateur de la réunion.

Voici ce que votre organisation peut faire d'autre lorsque vous intégrez Panopto Zoom :

Hébergement vidéo sécurisé et évolutif avec stockage illimité et à long terme dans le nuage

De plus, avec Panopto, il n'y a aucune limite quant à la durée de stockage de vos vidéos ou au nombre de vidéos que vous pouvez télécharger dans votre bibliothèque. Que vous n'enregistriez que quelques réunions sélectionnées ou toutes les réunions, Panopto vous Panopto suffisamment d'espace pour toutes vos vidéos sans frais supplémentaires. Toutes vos enregistrements Zoom téléchargés sur Panopto définis comme privés par défaut. Vous n'avez donc pas à vous soucier de la divulgation d'informations sensibles.

Modifier, transcrire et rechercher des enregistrements Zoom

Panopto un éditeur vidéo en ligne qui vous permet de supprimer les passages hors sujet au milieu, de raccourcir les temps morts à la fin et même d'assembler plusieurs enregistrements de réunions Zoom.

Panopto transcrit Panopto automatiquement chaque mot prononcé à voix haute et indexe chaque mot affiché à l'écran dans les réunions Zoom téléchargées dans votre bibliothèque. Notre moteur de recherche vidéo alimenté par l'IA, appelé Smart Search, offre un moyen puissant d'ajouter des informations sur les réunions à vos vidéos. Cela signifie que vous et vos collègues pouvez trouver n'importe quel enregistrement Zoom accessible dans toute la bibliothèque de votre organisation. En un seul clic, ils peuvent accéder au moment précis où un sujet spécifique est abordé. Tout cela sans avoir à parcourir l'intégralité de la vidéo.

Vos équipes peuvent également rechercher et partager facilement vos enregistrements Zoom entre elles en toute sécurité via Slack grâce à l'application SlackPanopto

Collaborer à l'intérieur des enregistrements de réunions Zoom

Panopto chaque détail de la réunion originale en Full HD et offre une expérience de visionnage multi-flux unique qui va au-delà du simple incrustation d'image. Les spectateurs peuvent voir l'image du locuteur à côté de l'écran partagé du présentateur, ainsi que la galerie et les messages de chat de la réunion, ce qui leur permet de voir la réunion exactement telle qu'elle s'est déroulée, même s'ils n'ont pas pu y assister. Le lecteur vidéo interactif Panoptopermet également aux équipes de collaborer à l'intérieur du lecteur vidéo grâce à des commentaires et des discussions horodatés, de sorte que personne n'a besoin de créer un nouveau document ou d'envoyer un autre e-mail.

Regardez ci-dessous une réunion enregistrée et partagée grâce à l'intégration Zoom Panopto. Cliquez ici pour visionner en plein écran.

Zoom sans limites !

Grâce à un stockage centralisé illimité et à une gestion des autorisations à grande échelle, vouspouvez partager en toute sécurité vos enregistrements Zoom via Panopto quelques clics (voire aucun). Vous pouvez ensuite les visionner où que vous soyez et sur n'importe quel appareil, sans avoir à télécharger quoi que ce soit.

En fin de compte, Panopto votre organisation Panopto tirer davantage parti de vos réunions en direct et des enregistrements qui les documentent en facilitant l'accès et l'utilisation par les employés des informations stockées dans les enregistrements Zoom, selon leurs besoins.

Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Panopto Zoom fonctionnent ensemble pour rendre l'enregistrement et le partage des réunions plus efficaces et vos équipes plus productives ?

Planifier une Panopto

Notre équipe vous contactera rapidement pour répondre à vos questions et vous proposer une démonstration et un essai gratuit de notre plateforme vidéo.

Commencez dès maintenant !