Communications

Comment partager un enregistrement Zoom en toute sécurité

20 avril 2020

Savoir enregistrer ses réunions Zoom ne suffit pas. Dans un environnement de travail complexe et dynamique, il est également essentiel de savoir partager ces enregistrements.

Après avoir enregistré une réunion Zoom, vous souhaiterez peut-être la partager avec vos collègues présents ou absents. Vous aurez probablement quelques questions, comme :

Comment puis-je retrouver mon enregistrement Zoom ?
Puis-je envoyer un enregistrement Zoom par courriel ?
Dois-je le télécharger ailleurs pour le partager ?
Devront-ils télécharger l'enregistrement ?
Comment puis-je m'assurer qu'une vidéo est partagée en toute sécurité ?

Les réponses varient selon que vous partagiez un enregistrement local ou un enregistrement dans le cloud . Les comptes Zoom gratuits permettent uniquement d'enregistrer sur un ordinateur local. Seuls les abonnements Zoom payants activent automatiquement l'enregistrement dans le cloud.

Nous vous expliquons ci-dessous comment partager les enregistrements de vos réunions Zoom. Il existe également une autre solution qui automatise de nombreuses étapes du partage vidéo. Cette solution permet à tous les membres de votre organisation de partager facilement et efficacement les informations importantes. Il suffit de cliquer sur « Enregistrer » au début d'une réunion Zoom.

Avec l'enregistrement local de Zoom, vous devrez localiser un fichier vidéo sur votre appareil et le télécharger pour le partager. Voici à quoi ressemble votre processus :

Étape 1 : Trouvez vos enregistrements de réunion via votre client Zoom : Allez dans Réunions , puis cliquez sur l’onglet Enregistré .
Étape 2 : Sélectionnez la réunion que vous souhaitez partager et ouvrez le dossier où votre fichier vidéo (mp4) est enregistré.
Étape 3 : Téléchargez le fichier mp4 sur un site de stockage cloud ou de streaming vidéo, tel que Dropbox, Google Drive ou YouTube.
Étape 4 : Assurez-vous que votre vidéo n’est pas partagée ou qu’elle est stockée dans un dossier privé. Pensez à la protéger par un mot de passe et partagez le lien avec vos collègues. Selon le service d’hébergement utilisé, ils pourront télécharger le fichier mp4 ou visionner la vidéo en streaming.

Si vous ou votre organisation disposez d'un abonnement Zoom incluant l'enregistrement dans le cloud , vous pouvez ignorer l'étape de téléchargement et partager directement depuis le cloud Zoom , mais vous devrez tout de même vérifier vos paramètres de confidentialité .

Étape 1 : Connectez-vous à votre compte Zoom et sélectionnez Enregistrements sur le côté droit de l’écran.
Étape 2 : Cliquez sur « Partager… » à côté de l’enregistrement que vous souhaitez partager, puis sur le bouton en regard de « Interne » (comme indiqué sur l’image ci-contre) afin que la vidéo ne soit pas accessible au public. Pour une protection renforcée, vous pouvez également ajouter un mot de passe.
Étape 3 : Copiez le lien d’enregistrement Zoom dans le cloud et collez-le dans un e-mail ou dans votre application de messagerie d’entreprise pour le partager avec votre ou vos collègues.

Il doit bien y avoir un moyen plus simple, non ?

Ces deux méthodes sont tout à fait raisonnables si vous enregistrez et partagez occasionnellement des sessions Zoom. Cependant, elles deviennent très chronophages lorsqu'elles sont effectuées plus fréquemment ou à l'échelle de toute une organisation.

Une enquête récente menée par Panopto L'Institut de gestion de projet a démontré que 30 % des personnes enregistrent déjà leurs réunions. Cela représente un nombre considérable de vidéos de réunions produites : dans une entreprise de 1 000 employés, si 30 % des personnes enregistrent au moins une réunion par semaine, cela générera 300 enregistrements hebdomadaires . Avec le télétravail généralisé et les perturbations liées à la pandémie qui affectent également le travail à domicile, le nombre de réunions enregistrées et partagées augmente encore afin d'assurer la continuité des activités dans ce nouveau contexte.

Le problème, c'est que Zoom n'inclut pas les outils qui permettent aux organisations, aux équipes et aux contributeurs individuels de tirer le meilleur parti de leurs réunions enregistrées.

Enregistrer la réunion, c'est facile ! Retrouver et extraire les informations pertinentes des enregistrements, ainsi que les partager, reste extrêmement complexe. Le temps et les ressources consacrés à ces tâches peuvent facilement annuler les gains potentiels pour l'entreprise qu'apporterait un simple compte rendu précis de la réunion.

Après la fin de la réunion

De même que la visioconférence en direct favorise la productivité et la collaboration en temps réel, l'enregistrement et le partage de ces réunions virtuelles favorisent également la productivité et la collaboration après la fin de la réunion, bien mieux que des notes ou les souvenirs de quiconque .

Cependant, les enregistrements de réunions doivent être faciles à trouver, à partager, à visionner et à rechercher afin que les membres de votre organisation puissent accéder aux informations archivées le plus efficacement possible. Avec Zoom seul, les flux de travail post-réunion les plus efficaces, qui favorisent la productivité et la collaboration, ne peuvent être entièrement automatisés. De plus, sa fonction de recherche ne permet de consulter que votre bibliothèque personnelle d'enregistrements de réunions.

Toutes les informations confidentielles contenues dans vos enregistrements de réunions doivent également être sécurisées . Zoom vous permet de limiter le partage aux seuls utilisateurs de votre organisation, mais vous ne souhaitez peut-être pas autoriser tout le monde à visionner certains enregistrements. De plus, l'hébergement et le partage d'enregistrements dans le cloud via Zoom présentent certains risques et peuvent ne pas répondre aux exigences de sécurité de toutes les organisations.

Vidéos Zoom compromises : quand la « sécurité » ne suffit pas

Le Washington Post a récemment révélé que plus de 15 000 enregistrements de visioconférences de clients Zoom étaient disponibles sur des espaces de stockage cloud publics, YouTube et Vimeo . Zoom propose un hébergement cloud privé et des fonctionnalités de partage protégées par mot de passe à ses abonnés payants. Cependant, les contrôles des administrateurs sur les enregistrements cloud sont limités. Cette limitation favorise les erreurs d'utilisation et représente un risque de sécurité important pour les enregistrements de réunions sensibles .

Voici 3 façons dont vos vidéos Zoom pourraient se retrouver exposées en ligne :

Lorsque les enregistrements arrivent à expiration ou que la capacité de stockage cloud d'un compte est presque atteinte, les utilisateurs peuvent télécharger et partager leurs enregistrements de réunion par d'autres moyens, moins sécurisés.
Si les utilisateurs n'activent pas les paramètres adéquats pour sécuriser leurs enregistrements Zoom dans le cloud, cela ouvre la porte à des visionnages, téléchargements et partages non autorisés dont ils pourraient ne jamais avoir connaissance.
Quiconque télécharge un enregistrement Zoom sur son disque dur peut ensuite le partager comme il le souhaite et avec qui il le souhaite.

Zoom est un excellent outil pour organiser et enregistrer des réunions. Cependant, la plupart des organisations ont besoin d'un soutien supplémentaire pour gérer et partager les enregistrements vidéo à la demande.

Panopto Le système de gestion vidéo de [Nom de l'entreprise ] est comme un YouTube interne privé pour votre entreprise, mais en mieux. Et lorsqu'il est intégré à Zoom , vous disposez d'une solution complète, sécurisée et évolutive pour la collaboration vidéo et la productivité .

Avec Panopto Chaque enregistrement Zoom peut être automatiquement téléchargé dans la vidéothèque sécurisée de votre organisation. Vous y trouverez des outils d'administration avancés vous permettant notamment d'effectuer les opérations suivantes :

Gérez les autorisations des utilisateurs et les restrictions de partage des enregistrements de réunions pour l'ensemble des équipes et de l'organisation.
Définissez vos propres politiques de conservation du contenu et les fenêtres de disponibilité des enregistrements de réunions.
Sachez précisément qui a regardé quoi grâce à des analyses vidéo détaillées jusqu'au niveau de l'utilisateur.
Partage automatique des enregistrements de réunion avec les participants immédiatement après la réunion, sans intervention des employés ni de l'organisateur.

Voici ce que votre organisation peut faire d'autre une fois intégrée Panopto avec Zoom :

Hébergement vidéo sécurisé et évolutif avec un espace de stockage cloud illimité à long terme

De plus, avec Panopto Il n'y a aucune limite quant à la durée de stockage de vos vidéos ni au nombre de vidéos que vous pouvez ajouter à votre bibliothèque, que vous enregistriez quelques réunions seulement ou l'intégralité de celles-ci. Panopto vous offre de l'espace pour tous vos enregistrements Zoom téléchargés sur Panopto Elles sont configurées comme privées par défaut. Cela vous garantit que vos informations sensibles ne seront pas divulguées.

Modifier, transcrire et rechercher des enregistrements Zoom

Panopto comprend un éditeur vidéo en ligne vous permettant de supprimer les passages hors sujet au milieu, de raccourcir les temps morts à la fin et même d'assembler plusieurs enregistrements de réunions Zoom.

Panopto Il transcrit automatiquement chaque mot prononcé et indexe chaque mot affiché à l'écran lors des réunions Zoom chargées dans votre bibliothèque. Notre moteur de recherche vidéo basé sur l'IA, appelé Recherche intelligente, offre un moyen performant d'enrichir vos enregistrements vidéo. Ainsi, vous et vos collègues pouvez retrouver facilement n'importe quel enregistrement Zoom accessible dans la bibliothèque de votre organisation. En un seul clic, ils peuvent accéder directement au moment précis où un sujet spécifique est abordé, sans avoir à parcourir toute la vidéo.

Vos équipes peuvent également rechercher et partager facilement et en toute sécurité vos enregistrements Zoom entre elles via Slack grâce à l'application Slack de Panopto .

Collaborer à l'intérieur des enregistrements de réunions Zoom

Panopto Capturez chaque détail de la réunion originale en Full HD et offre une expérience de visionnage multi-flux unique, allant au-delà du simple mode image dans l'image. Les spectateurs peuvent visualiser l'écran de l'orateur à côté de son partage d'écran, ainsi que la galerie et les messages de chat de la réunion. Ils peuvent ainsi revivre la réunion à l'identique, même s'ils n'ont pas pu y assister. Panopto Le lecteur vidéo interactif de [Nom de l'entreprise] permet également aux équipes de collaborer directement dans le lecteur vidéo grâce à des commentaires et des discussions horodatés, ce qui évite à chacun de créer un nouveau document ou d'envoyer un autre e-mail.

Regardez une réunion enregistrée et partagée avec Panopto Intégration Zoom ci-dessous. Cliquez ici pour regarder en plein écran.

Zoom sans limites !

Avec un stockage centralisé illimité et une gestion des autorisations à grande échelle, vous pouvez partager vos enregistrements Zoom en toute sécurité via Panopto en quelques clics (voire sans aucun clic). Vous pourrez ensuite les visionner depuis n'importe où et sur n'importe quel appareil, sans rien télécharger.

Finalement, Panopto permet à votre organisation de tirer davantage de valeur de vos réunions en direct et des enregistrements qui les documentent en facilitant l'accès et l'utilisation, par les employés, des informations stockées dans les enregistrements Zoom, selon leurs besoins.

Vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Panopto et Zoom fonctionnent ensemble pour rendre l'enregistrement et le partage des réunions plus efficaces et vos équipes plus productives ?