Dado que hoy en día hay más colaboración a través de Zoom, es posible que te preguntes cómo grabar tus reuniones de Zoom para tener una forma fácil de volver a revisar las conversaciones importantes, las decisiones, los elementos de acción y mucho más.

Si eres el anfitrión de la reunión, puedes simplemente pulsar grabar en Zoom. Si no eres el anfitrión de la reunión, puedes grabar las reuniones de Zoom con un grabador de pantalla gratuito de .

Después de grabar una reunión de Zoom, es posible que quieras compartirla con los colegas que asistieron, o quizás con los que no pudieron asistir. Y probablemente tengas algunas preguntas, como por ejemplo

• ¿Cómo localizo mi grabación de Zoom?
• ¿Puedo enviar por correo electrónico una grabación de Zoom a la gente?
• ¿Tengo que subirlo a otro sitio para compartirlo?
• ¿Tendrán que descargar la grabación?
• ¿Cómo me aseguro de que se comparte de forma segura?

Las respuestas difieren en función de si estás compartiendo una Grabación local o una Grabación en la nube. Las cuentas gratuitas de Zoom sólo podrán grabar en un ordenador local, mientras que las suscripciones de pago de Zoom tendrán activada automáticamente la grabación en la nube.

A continuación, te mostramos las dos formas de compartir las grabaciones de las reuniones de Zoom, y luego te mostramos otra solución para compartir las grabaciones de Zoom que automatiza muchos de los pasos necesarios para compartir vídeos, facilitando que todos los miembros de tu organización compartan información importante de forma eficiente simplemente haciendo clic en grabar al comienzo de una reunión de Zoom.

Cómo compartir una grabación local de Zoom

Con el sitio web de Zoom Local Recording, tendrás que localizar el archivo de vídeo que has guardado en tu ordenador y subirlo para compartirlo. Este es el aspecto de tu flujo de trabajo:

• Paso 1: Encuentre las grabaciones de sus reuniones a través de su cliente de Zoom: Vaya a Reuniones y, a continuación, haga clic en la pestaña Grabadas .
• Paso 2: Selecciona la reunión que quieres compartir y haz clic en Abrir, para abrir la carpeta donde está guardado tu archivo de vídeo (mp4) en tu ordenador.
• Paso 3: Sube el mp4 a un sitio de almacenamiento en la nube o de streaming de vídeo, como Dropbox, Google Drive o YouTube.
• Paso 4: Asegúrate de que tu vídeo no se comparte o se almacena en una carpeta privada, considera la posibilidad de añadir una protección con contraseña, y comparte el enlace con tus colegas, que descargarán el mp4 o transmitirán el vídeo en función del servicio que hayas utilizado para alojarlo.

 

Cómo compartir una grabación de Zoom Cloud

Si tú o tu organización tenéis una suscripción a Zoom que incluye Cloud Recording, puedes omitir el paso de subir la información y compartirla directamente desde la nube de Zoom - pero aún así tendrás que comprobar tu configuración de privacidad.

• Paso 1: Entra en tu cuenta de Zoom y selecciona Grabaciones en la parte derecha de la pantalla.
• Paso 2: Haz clic Comparte... junto a la grabación que quieres compartir y luego haz clic en el botón junto a "Internamente" (como se muestra en la imagen adyacente) por lo que el vídeo no está disponible públicamente. Para una mayor protección, también puedes añadir una contraseña.
• Paso 3: Copia el enlace de la grabación en la nube de Zoom y pégalo en un correo electrónico o en tu aplicación de mensajería corporativa para compartirlo con tus compañeros.

 

Tiene que haber una forma más fácil, ¿no?

 

Ambos son procesos bastante razonables si ocasionalmente grabas y compartes sesiones de Zoom. Sin embargo, estos flujos de trabajo empiezan a consumir mucho tiempo productivo a medida que se realizan con más frecuencia, o cuando se producen con más frecuencia en toda una organización.

Una encuesta reciente realizada por Panopto y el Instituto de Gestión de Proyectos mostró que 30% de las personas ya graban sus reuniones. Es un número bastante significativo de vídeos de reuniones que se producen - en una empresa con 1.000 empleados, el 30% de las personas que graban sólo una de sus reuniones a la semana generará 300 grabaciones de reuniones cada semana. Ahora que muchos más equipos trabajan totalmente a distancia y que la gente también trabaja en casa con otras interrupciones relacionadas con la pandemia, se están grabando y compartiendo aún más reuniones para apoyar la continuidad del trabajo en este nuevo entorno.

Lectura relacionada: Modernizar la sala de reuniones, 3 grandes tendencias

 

El problema es que Zoom por sí solo no incluye las herramientas que ayudan a las organizaciones, los equipos y los colaboradores individuales a obtener el máximo valor de sus reuniones grabadas.

Grabar la reunión es la parte más fácil. Encontrar y extraer la información dentro de las grabaciones pasadas, así como compartir las grabaciones, sigue siendo extremadamente difícil. Todo el tiempo y los recursos que se gastan en estas tareas pueden compensar fácilmente cualquier ganancia empresarial potencial por el simple hecho de tener un registro exacto de la reunión.

Al terminar la reunión

Al igual que las videoconferencias en directo favorecen la productividad y la colaboración en tiempo real, grabar y compartir esas reuniones virtuales favorece igualmente la productividad y la colaboración una vez finalizada la reunión - mucho mejor que las notas o el recuerdo de la reunión de cualquiera podría.

Pero las grabaciones de las reuniones deben ser fáciles de encontrar, fáciles de compartir, fáciles de ver y fáciles de buscar para que las personas de tu organización puedan acceder a la información archivada en su interior de la forma más eficiente posible. Sólo con Zoom, los flujos de trabajo posteriores a la reunión más eficientes que apoyan la productividad y la colaboración no pueden automatizarse completamente. Y sus funciones de búsqueda sólo te permiten buscar dentro de tu biblioteca personal de grabaciones de reuniones.

Toda esa información empresarial sensible que hay en las grabaciones de tus reuniones también tiene que estar protegida. Zoom te permite restringir el uso compartido sólo a los usuarios de tu organización, pero puede que no quieras que todo el mundo tenga permisos de visualización para algunas grabaciones de reuniones. Además, alojar y compartir grabaciones en la nube a través de Zoom presenta cierto riesgo, y puede no cumplir los requisitos de seguridad de todas las organizaciones. 

Vídeos de Zoom Expuestos: Cuando "seguro" no es lo suficientemente seguro

El Washington Post informó recientemente de que más de 15.000 de las videollamadas grabadas por los clientes de Zoom podían encontrarse en espacios de almacenamiento en la nube abiertos, YouTube y Vimeo. Aunque Zoom ofrece alojamiento privado en la nube y funciones de compartición protegidas por contraseña a los suscriptores de pago, los controles del administrador sobre las grabaciones en la nube son limitados, lo que introduce suficiente margen de error para el usuario como para crear un riesgo de seguridad considerable cuando se trata de activos de grabación de reuniones sensibles.

Aquí tienes 3 formas en las que tus vídeos de Zoom podrían acabar expuestos en Internet: 

• Cuando las grabaciones caducan o una cuenta se acerca a su capacidad de almacenamiento en la nube asignada, los usuarios individuales pueden descargar y luego compartir las grabaciones de sus reuniones a través de otros medios menos seguros.
• Si los usuarios individuales no activan los ajustes adecuados para asegurar sus grabaciones en la nube de Zoom, abren la puerta a posibles visualizaciones, descargas y comparticiones no autorizadas de las que quizá nunca te enteres.
• Cualquiera que descargue una grabación de Zoom en la nube en su disco local puede compartirla como quiera, con quien quiera.

Zoom es una gran herramienta para celebrar y grabar reuniones. Pero la mayoría de las organizaciones necesitan un apoyo adicional para gestionar y compartir las grabaciones de vídeo a la carta.

Una solución más productiva para compartir las grabaciones de Zoom de forma segura

El sistema de gestión de vídeo de Panopto 1 es como un YouTube interno privado para tu empresa, pero mejor . Y cuando se integra con Zoom, tienes una solución completa, segura y escalable para la colaboración de vídeo y la productividad.

Con Panopto, cada grabación de Zoom puede cargarse automáticamente en la videoteca segura de tu organización, donde obtienes potentes controles de administrador que te permiten hacer lo siguiente

• Gestiona los permisos de los usuarios y las restricciones para compartir las grabaciones de las reuniones entre los equipos y toda la organización
• Establece tus propias políticas de retención de contenidos y ventanas de disponibilidad para las grabaciones de las reuniones
• Conoce exactamente quién ha visto qué con la analítica de vídeo detallada de hasta el nivel de usuario
• Compartir automáticamente las grabaciones de las reuniones con los participantes de la reunión inmediatamente después de la misma sin necesidad de que los empleados o el anfitrión de la reunión realicen ninguna acción

Esto es lo que puede hacer tu organización al integrar Panopto con Zoom:

Alojamiento de vídeo seguro y a escala con almacenamiento en la nube ilimitado y a largo plazo

Además, con Panopto no hay límites en el tiempo de almacenamiento de tus vídeos ni en el número de vídeos que puedes subir a tu biblioteca. Tanto si grabas sólo unas pocas reuniones seleccionadas como todas, Panopto te ofrece espacio para todas ellas, sin añadir costes. Y todas tus grabaciones de Zoom que se suben a Panopto están configuradas como privadas por defecto, así que no tienes que preocuparte de que la información sensible salga a la luz.

Editar, transcribir y buscar grabaciones con Zoom

Panopto incluye un editor de vídeo en línea para que puedas recortar las secciones fuera de tema en el medio, recortar los tiempos muertos de los extremos e incluso empalmar varias grabaciones de reuniones de Zoom.

Panopto también transcribe automáticamente cada palabra hablada en voz alta e indexa cada palabra mostrada en pantalla en las reuniones de Zoom subidas a tu biblioteca con nuestra inteligencia artificial motor de búsqueda de vídeos llamado Smart Search. Eso significa que tú y tus colegas podéis encontrar cualquier grabación de Zoom a la que tengáis acceso en toda la biblioteca de tu organización y saltar al momento exacto en el que se discute un tema específico, sin tener que cazar y picotear el vídeo completo.

Tus equipos también pueden buscar y compartir sus grabaciones de Zoom de forma segura entre ellos fácilmente a través de Slack utilizando la nueva Slack App de Panopto.

 

Colaborar dentro de las grabaciones de las reuniones de Zoom

Panopto captura todos los detalles de la reunión original en alta definición y ofrece una experiencia única de visualización de múltiples flujos que muestra algo más que la imagen en la imagen. Los espectadores pueden ver la vista del orador junto a la pantalla compartida del presentador, así como la vista de la galería y los mensajes del chat de la reunión, lo que significa que pueden ver la reunión exactamente como ocurrió aunque no pudieran estar allí. El reproductor de vídeo interactivo de Panopto también permite a los equipos colaborar dentro del reproductor de vídeo a través de comentarios y discusiones con marca de tiempo, para que nadie tenga que crear un nuevo documento o enviar otro correo electrónico.

Mira una reunión capturada y compartida con la integración de Zoom de Panopto a continuación. Haz clic aquí para verlo en pantalla completa.

 

 

¡Zoom sin límites!

Con un almacenamiento ilimitado y centralizado y una gestión de permisos a escala, las grabaciones de Zoom se pueden compartir de forma segura a través de Panopto con sólo unos pocos clics (o ninguno) y visto desde cualquier lugar en cualquier dispositivo, sin descargar nada.

En última instancia, Panopto ayuda a tu organización a obtener más valor tanto de tus reuniones en directo como de las grabaciones que las documentan, facilitando a los empleados el acceso y la utilización de la información almacenada en las grabaciones de Zoom según sea necesario.

¿Quieres saber más sobre cómo Panopto y Zoom trabajan juntos para que la grabación y el intercambio de reuniones sean más eficientes y tus equipos más productivos?

 

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