No basta con saber grabar las reuniones de Zoom. En un entorno de trabajo polifacético y vertiginoso, también hay que saber cómo compartir las grabaciones de Zoom.

Después de grabar una reunión de Zoom, es posible que quieras compartirla con los compañeros que asistieron o quizá con los que no pudieron hacerlo. Y probablemente tengas algunas preguntas, como por ejemplo:

• ¿Cómo localizo mi grabación de Zoom?
• ¿Puedo enviar por correo electrónico una grabación de Zoom?
• ¿Tengo que subirlo a otro sitio para compartirlo?
• ¿Tendrán que descargar la grabación?
• ¿Cómo puedo asegurarme de que un vídeo se comparte de forma segura?

Las respuestas difieren dependiendo de si estás compartiendo una Grabación Local o una Grabación en la Nube. Las cuentas gratuitas de Zoom sólo podrán grabar en un ordenador local. Solo las suscripciones de pago de Zoom tendrán habilitada automáticamente la grabación en la nube.

A continuación te mostramos las dos formas de compartir grabaciones de reuniones de Zoom. También existe otra solución para compartir grabaciones de Zoom que automatiza muchos de los pasos necesarios para compartir vídeos. Esta solución hace que sea más fácil para todos en su organización para compartir información importante de manera eficiente. Basta con hacer clic en grabar al inicio de una reunión de Zoom.

Cómo compartir una grabación local de Zoom

Con la Grabación Local de Zoom, tendrás que localizar un archivo de vídeo en tu dispositivo y subirlo para compartirlo. Este es el aspecto de tu flujo de trabajo:

• Paso 1: Encuentre las grabaciones de sus reuniones a través de su cliente Zoom: Vaya a Reuniones y, a continuación, haga clic en la pestaña Grabadas.
• Paso 2: Seleccione la reunión que desea compartir y abra la carpeta donde está guardado el archivo de vídeo (mp4).
• Paso 3: Sube el mp4 a un sitio de almacenamiento en la nube o de streaming de vídeo, como Dropbox, Google Drive o YouTube.
• Paso 4: Asegúrate de que tu vídeo no se comparte o se guarda en una carpeta privada. Considera la posibilidad de protegerlo con contraseña y comparte el enlace con tus compañeros. Dependiendo del servicio que hayas utilizado para alojarlo, descargarán el mp4 o transmitirán el vídeo.

Cómo compartir una grabación de Zoom en la nube

Si usted o su organización tiene una suscripción a Zoom que incluye grabación en la nube, puede omitir el paso de cargar y compartir directamente desde la nube de Zoom , pero aún así tendrá que comprobar su configuración de privacidad.

• Paso 1: Inicie sesión en su cuenta de Zoom y seleccione Grabaciones en la parte derecha de la pantalla.
• Paso 2: Haga clic en Compartir... junto a la grabación que desea compartir y, a continuación, haga clic en el botón situado junto a "Internamente" (como se muestra en la imagen adyacente) para que el vídeo no esté disponible públicamente. Para mayor protección, también puedes añadir una contraseña.
• Paso 3: Copia el enlace de grabación en la nube de Zoom y pégalo en un correo electrónico o en tu aplicación de mensajería corporativa para compartirlo con tus compañeros.

Tiene que haber una manera más fácil, ¿no?

Ambos son procesos bastante razonables si de vez en cuando graba y comparte sesiones de Zoom. Estos flujos de trabajo empiezan a consumir mucho tiempo productivo a medida que se realizan con más frecuencia o a medida que suceden más a menudo en toda una organización.

Una encuesta reciente realizada por Panopto y el Project Management Institute muestra que el 30% de las personas ya graban sus reuniones. En una empresa con 1.000 empleados, el 30% de las personas que graban una sola reunión a la semana genera 300 grabaciones semanales. Ahora que hay muchos más equipos que trabajan totalmente a distancia y que la gente también trabaja en casa con otras interrupciones relacionadas con la pandemia, se están grabando y compartiendo aún más reuniones para apoyar la continuidad del trabajo en este nuevo entorno.

El problema es que Zoom no incluye las herramientas que ayudan a las organizaciones, equipos y colaboradores individuales a extraer el máximo valor de sus reuniones grabadas.

Grabar la reunión es la parte fácil. Encontrar y extraer la información de las grabaciones anteriores, así como compartir las grabaciones, sigue siendo extremadamente difícil. Todo el tiempo y los recursos que se invierten en estas tareas pueden contrarrestar fácilmente cualquier posible beneficio empresarial derivado del simple hecho de disponer de un registro exacto de la reunión.

Al término de la reunión

Del mismo modo que las videoconferencias en directo favorecen la productividad y la colaboración en tiempo real, grabar y compartir esas reuniones virtuales también favorece la productividad y la colaboración una vez finalizada la reunión , mucho mejor de lo que podrían hacerlo las notas o el recuerdo de la reunión.

Sin embargo, las grabaciones de las reuniones deben ser fáciles de encontrar, compartir, ver y buscar para que las personas de la organización puedan acceder a la información archivada de la forma más eficiente posible. Sólo con Zoom, los flujos de trabajo posteriores a la reunión más eficientes que favorecen la productividad y la colaboración no pueden automatizarse por completo. Y sus funciones de búsqueda sólo te permiten buscar dentro de tu biblioteca personal de grabaciones de reuniones.

Además, toda la información empresarial confidencial de las grabaciones de las reuniones debe estar protegida. Zoom le permite restringir el uso compartido sólo a los usuarios de su organización, pero es posible que no desee que todo el mundo tenga permisos de visualización habilitados para algunas grabaciones de reuniones. Además, alojar y compartir grabaciones en la nube a través de Zoom presenta algunos riesgos y puede que no cumpla los requisitos de seguridad de todas las organizaciones. 

Vídeos de Zoom al descubierto: Cuando "seguro" no es lo suficientemente seguro

El Washington Post informó recientemente de que más de 15.000 videollamadas grabadas por clientes de Zoom podían encontrarseen espacios abiertos de almacenamiento en la nube, YouTube y Vimeo. Zoom ofrece alojamiento privado en la nube y funciones para compartir protegidas por contraseña a los suscriptores de pago. Sin embargo, los controles del administrador sobre las grabaciones en la nube son limitados. Esta limitación deja margen para el error del usuario, lo que supone un riesgo considerable para la seguridad de los activos sensibles de grabación de reuniones.

Aquí tienes 3 formas en las que tus vídeos de Zoom podrían acabar expuestos en Internet: 

• Cuando las grabaciones están a punto de caducar o una cuenta se está acercando a su capacidad asignada de almacenamiento en la nube. Los usuarios individuales pueden descargar y compartir las grabaciones de sus reuniones a través de otros medios menos seguros.
• Si los usuarios individuales no activan la configuración adecuada para proteger sus grabaciones en la nube de Zoom. Esto abre la puerta a posibles visualizaciones, descargas y comparticiones no autorizadas de las que quizá nunca tenga conocimiento.
• Cualquiera que descargue una grabación en la nube de Zoom en su disco duro local puede compartirla como quiera. Y con quien quiera.

Zoom es una gran herramienta para celebrar y grabar reuniones. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones necesitan soporte adicional para gestionar y compartir grabaciones de vídeo a la carta.

Una solución más productiva para compartir grabaciones de Zoom de forma segura

El sistema de gestión de vídeo de Panopto es como un YouTube interno privado para su empresa, pero mejor. Y cuando se integra con Zoom, dispone de una solución completa, segura y escalable para la colaboración y la productividad por vídeo.

Con Panopto, cada grabación de Zoom puede cargarse automáticamente en la videoteca segura de su organización. Allí obtendrá potentes controles de administrador que le permitirán hacer lo siguiente:

• Gestione los permisos de los usuarios y las restricciones para compartir las grabaciones de las reuniones en todos los equipos y en toda la organización.
• Establezca sus propias políticas de retención de contenidos y ventanas de disponibilidad para las grabaciones de reuniones
• Sepa exactamente quién ha visto qué con análisis de vídeo detallados hasta el nivel de usuario
• Compartir automáticamente las grabaciones de las reuniones con los participantes inmediatamente después de la reunión, sin necesidad de que los empleados o el anfitrión realicen ninguna acción.

Esto es lo que su organización puede hacer cuando integra Panopto con Zoom:

Alojamiento de vídeo seguro y escalable con almacenamiento en la nube ilimitado y a largo plazo

Además, con Panopto no hay límites en cuanto al tiempo de almacenamiento de tus vídeos ni en cuanto a la cantidad de vídeos que puedes subir a tu biblioteca. Tanto si graba unas pocas reuniones seleccionadas como si graba todas y cada una de ellas. Panopto te ofrece espacio para todas ellas sin añadir costes. Todas tus grabaciones de Zoom que se suben a Panopto están configuradas como privadas por defecto. Así te aseguras de no tener que preocuparte de que se divulgue información sensible.

Editar, transcribir y buscar grabaciones de Zoom

Panopto incluye un editor de vídeo en línea para que puedas recortar secciones fuera de tema en el medio, recortar los tiempos muertos de los finales e incluso empalmar varias grabaciones de reuniones de Zoom.

Panopto también transcribe automáticamente cada palabra hablada en voz alta e indexa cada palabra mostrada en pantalla en las reuniones de Zoom cargadas en su biblioteca. Nuestro motor de búsqueda de vídeo basado en IA, denominado Smart Search, ofrece una potente forma de añadir inteligencia de reuniones a sus vídeos. Esto significa que usted y sus colegas pueden encontrar cualquier grabación de Zoom a la que puedan acceder en toda la biblioteca de su organización. Con un solo clic pueden saltar al momento exacto en el que se discute un tema específico. Todo ello sin tener que buscar y rebuscar en el vídeo completo.

Sus equipos también pueden buscar y compartir sus grabaciones de Zoom de forma segura entre sí fácilmente a través de Slack utilizando la Slack App de Panopto.

Colaborar en las grabaciones de reuniones de Zoom

Panopto captura todos los detalles de la reunión original en Full HD y ofrece una experiencia única de visualización multistream que muestra algo más que imagen dentro de imagen. Los espectadores pueden ver la vista del orador junto a la pantalla compartida del presentador, así como la vista de la galería y los mensajes de chat de la reunión, lo que significa que pueden ver la reunión exactamente como sucedió aunque no pudieran estar allí. El reproductor de vídeo interactivo de Panopto también permite a los equipos colaborar dentro del reproductor de vídeo a través de comentarios y debates con marca de tiempo, para que nadie tenga que crear un nuevo documento o enviar otro correo electrónico.

Vea a continuación una reunión capturada y compartida con la integración Zoom de Panopto. Haga clic aquí para verlo en pantalla completa.

Zoom sin límites

Con almacenamiento centralizado ilimitado y permisos gestionados a escala,puede compartir grabaciones de Zoom de forma segura a través de Panopto con sólo unos clics (o ninguno en absoluto). Luego podrá verlas desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, sin necesidad de descargar nada.

En última instancia, Panopto ayuda a su organización a obtener más valor tanto de sus reuniones en directo como de las grabaciones que las documentan, facilitando a los empleados el acceso y la utilización de la información almacenada en las grabaciones de Zoom según sea necesario.

¿Quieres saber más sobre cómo Panopto y Zoom trabajan juntos para que grabar y compartir reuniones sea más eficiente y tus equipos más productivos?

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