Comunicaciones

Cómo compartir una grabación de Zoom de forma segura

20 de abril de 2020

No basta con saber grabar tus reuniones de Zoom . En un entorno laboral dinámico y multifacético, también debes saber cómo compartir las grabaciones.

Después de grabar una reunión de Zoom, es posible que quieras compartirla con tus compañeros que asistieron o con aquellos que no pudieron asistir. Y probablemente tengas algunas preguntas, como por ejemplo:

¿Cómo puedo localizar mi grabación de Zoom?
¿Puedo enviar por correo electrónico una grabación de Zoom a otras personas?
¿Necesito subirlo a otro sitio para compartirlo?
¿Tendrán que descargar la grabación?
¿Cómo puedo asegurarme de que un vídeo se comparta de forma segura?

Las respuestas varían según si se trata de una grabación local o una grabación en la nube . Las cuentas gratuitas de Zoom solo permiten grabar en un ordenador local. Solo las suscripciones de pago de Zoom tienen la grabación en la nube habilitada automáticamente.

A continuación, te explicamos cómo compartir las grabaciones de tus reuniones de Zoom. También existe otra solución que automatiza muchos de los pasos necesarios para compartir vídeos. Esta solución facilita que todos en tu organización compartan información importante de forma eficiente. Basta con hacer clic en «Grabar» al inicio de la reunión.

Con la función de grabación local de Zoom, deberás localizar un archivo de vídeo en tu dispositivo y subirlo para compartirlo. Así es como se ve el flujo de trabajo:

Paso 1: Encuentra las grabaciones de tus reuniones a través de tu cliente de Zoom: Ve a Reuniones y luego haz clic en la pestaña Grabadas .
Paso 2: Seleccione la reunión que desea compartir y abra la carpeta donde está guardado su archivo de video (mp4).
Paso 3: Sube el archivo mp4 a un servicio de almacenamiento en la nube o a una plataforma de transmisión de vídeo, como Dropbox, Google Drive o YouTube.
Paso 4: Asegúrate de que tu video no esté compartido o esté guardado en una carpeta privada. Considera protegerlo con contraseña y comparte el enlace con tus compañeros. Dependiendo del servicio que hayas usado para alojarlo, podrán descargar el archivo MP4 o reproducir el video en streaming.

Si usted o su organización tienen una suscripción a Zoom que incluye la grabación en la nube , pueden omitir el paso de carga y compartir directamente desde la nube de Zoom ; sin embargo, aún deberán revisar su configuración de privacidad .

Paso 1: Inicie sesión en su cuenta de Zoom y seleccione Grabaciones en el lado derecho de la pantalla.
Paso 2: Haz clic en Compartir… junto a la grabación que deseas compartir y luego haz clic en el botón junto a “ Internamente ” (como se muestra en la imagen adjunta) para que el video no esté disponible públicamente. Para mayor seguridad, también puedes agregar una contraseña.
Paso 3: Copie el enlace de la grabación en la nube de Zoom y péguelo en un correo electrónico o en su aplicación de mensajería corporativa para compartirlo con sus colegas.

Tiene que haber una forma más fácil, ¿verdad?

Ambos procesos son bastante razonables si grabas y compartes sesiones de Zoom ocasionalmente. Sin embargo, estos flujos de trabajo empiezan a consumir mucho tiempo productivo a medida que se realizan con mayor frecuencia o a medida que se repiten en toda la organización.

Una encuesta reciente realizada por Panopto El Project Management Institute reveló que el 30 % de las personas ya graban sus reuniones. Esto representa una cantidad considerable de videos de reuniones : en una empresa con 1000 empleados, si el 30 % de las personas graban solo una reunión a la semana, se generarán 300 grabaciones semanales . Con muchos más equipos trabajando ahora de forma totalmente remota y con personas que también se adaptan a otras interrupciones relacionadas con la pandemia desde casa, se graban y comparten aún más reuniones para garantizar la continuidad del trabajo en este nuevo entorno.

El problema es que Zoom no incluye las herramientas que ayudan a las organizaciones, los equipos y los colaboradores individuales a sacar el máximo provecho de sus reuniones grabadas.

Grabar la reunión es la parte fácil. Encontrar y extraer la información de las grabaciones anteriores, así como compartirlas, sigue siendo extremadamente difícil. Todo el tiempo y los recursos invertidos en estas tareas pueden fácilmente anular cualquier beneficio potencial para la empresa derivado simplemente de tener un registro exacto de la reunión.

Después de que termine la reunión

Así como las videoconferencias en directo fomentan la productividad y la colaboración en tiempo real, grabar y compartir esas reuniones virtuales también contribuye a la productividad y la colaboración una vez finalizada la reunión , mucho mejor que las notas o el recuerdo que tenga cualquiera de la misma .

Sin embargo, las grabaciones de reuniones deben ser fáciles de encontrar, compartir, ver y buscar para que los miembros de su organización puedan acceder a la información archivada de la forma más eficiente posible. Solo con Zoom, los flujos de trabajo posteriores a las reuniones más eficientes, que fomentan la productividad y la colaboración, no se pueden automatizar por completo. Además, sus funciones de búsqueda solo permiten buscar dentro de la biblioteca personal de grabaciones de reuniones.

Toda esa información empresarial confidencial contenida en las grabaciones de tus reuniones también debe estar protegida . Zoom te permite restringir el acceso compartido solo a los usuarios de tu organización, pero es posible que no quieras que todos tengan permisos de visualización habilitados para algunas grabaciones. Además, alojar y compartir grabaciones en la nube a través de Zoom conlleva ciertos riesgos y puede que no cumpla con los requisitos de seguridad de todas las organizaciones.

Vídeos de Zoom al descubierto: Cuando la "seguridad" no es suficiente.

El Washington Post informó recientemente que más de 15 000 videollamadas grabadas de clientes de Zoom se encontraban en espacios de almacenamiento en la nube abiertos, YouTube y Vimeo . Zoom ofrece alojamiento en la nube privada y funciones para compartir archivos protegidas con contraseña a sus suscriptores de pago. Sin embargo, el control de los administradores sobre las grabaciones en la nube es limitado. Esta limitación crea un margen de error para el usuario, lo que supone un riesgo considerable para la seguridad de las grabaciones de reuniones confidenciales .

Aquí hay 3 maneras en que tus videos de Zoom podrían terminar expuestos en línea:

Cuando las grabaciones están a punto de caducar o una cuenta se acerca al límite de su capacidad de almacenamiento en la nube, los usuarios individuales pueden descargar y compartir las grabaciones de sus reuniones por otros medios menos seguros.
Si los usuarios no activan la configuración adecuada para proteger sus grabaciones de Zoom en la nube, se abre la puerta a posibles visualizaciones, descargas y comparticiones no autorizadas de las que usted podría no tener conocimiento.
Cualquier persona que descargue una grabación de Zoom en la nube a su disco duro local podrá compartirla como desee y con quien desee.

Zoom es una excelente herramienta para celebrar y grabar reuniones. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones necesitan soporte adicional para gestionar y compartir grabaciones de vídeo bajo demanda.

Panopto El sistema de gestión de vídeo de es como un YouTube interno privado para tu empresa, pero mejor. Y al integrarse con Zoom , obtienes una solución completa, segura y escalable para la colaboración y la productividad mediante vídeo .

Con Panopto Cada grabación de Zoom se puede cargar automáticamente a la biblioteca de videos segura de su organización. Allí encontrará potentes controles de administrador que le permitirán hacer lo siguiente:

Gestiona los permisos de usuario y las restricciones de uso compartido para las grabaciones de reuniones en todos los equipos y en toda la organización.
Establece tus propias políticas de retención de contenido y ventanas de disponibilidad para las grabaciones de reuniones.
Sepa exactamente quién ha visto qué con análisis de vídeo detallados hasta el nivel de usuario.
Compartir automáticamente las grabaciones de las reuniones con los participantes inmediatamente después de la reunión, sin necesidad de que los empleados ni el anfitrión realicen ninguna acción.

Esto es lo que su organización puede hacer al integrar Panopto con Zoom:

Alojamiento de vídeo seguro y escalable con almacenamiento en la nube ilimitado a largo plazo.

Además, con Panopto No hay límites en cuanto al tiempo que se almacenarán tus videos ni en la cantidad de videos que puedes subir a tu biblioteca. Ya sea que grabes solo algunas reuniones selectas o todas y cada una de ellas. Panopto te da espacio para todos ellos sin costes adicionales. Todas tus grabaciones de Zoom que se suben a Panopto Están configuradas como privadas por defecto. Esto garantiza que no tengas que preocuparte de que se filtre información confidencial.

Edita, transcribe y busca grabaciones de Zoom.

Panopto Incluye un editor de vídeo en línea para que puedas eliminar las secciones irrelevantes del medio, recortar los momentos de inactividad de los finales e incluso unir varias grabaciones de reuniones de Zoom.

Panopto También transcribe automáticamente cada palabra pronunciada en voz alta e indexa cada palabra que aparece en pantalla en las reuniones de Zoom subidas a tu biblioteca. Nuestro motor de búsqueda de vídeo con IA, llamado Búsqueda Inteligente, ofrece una forma eficaz de añadir información útil a tus vídeos de reuniones. Esto significa que tú y tus compañeros podéis encontrar cualquier grabación de Zoom a la que tengáis acceso en toda la biblioteca de vuestra organización. Con un solo clic, podéis ir directamente al momento exacto en que se trata un tema específico. Todo ello sin tener que buscar minuciosamente en todo el vídeo.

Tus equipos también pueden buscar y compartir tus grabaciones de Zoom de forma segura entre sí fácilmente a través de Slack utilizando la aplicación de Slack de Panopto .

Colabora dentro de las grabaciones de reuniones de Zoom

Panopto Captura cada detalle de la reunión original en Full HD y ofrece una experiencia de visualización multi-stream única que muestra más que una simple imagen dentro de otra. Los espectadores pueden ver la vista del orador junto a la pantalla compartida del presentador, así como la galería de imágenes y los mensajes del chat de la reunión, lo que significa que pueden ver la reunión tal como sucedió, incluso si no pudieron estar presentes. Panopto El reproductor de vídeo interactivo también permite a los equipos colaborar dentro del propio reproductor mediante comentarios y debates con marca de tiempo, de modo que nadie tiene que crear un nuevo documento ni enviar otro correo electrónico.

Mira una reunión capturada y compartida con Panopto Integración con Zoom a continuación. Haz clic aquí para ver en pantalla completa.

¡Zoom sin límites!

Con almacenamiento centralizado ilimitado y gestión de permisos a gran escala, puedes compartir grabaciones de Zoom de forma segura a través de Panopto con solo unos clics (o sin ninguno). Luego, puedes verlas desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, sin necesidad de descargar nada.

Al final, Panopto Ayuda a su organización a obtener más valor tanto de las reuniones en directo como de las grabaciones que las documentan, facilitando a los empleados el acceso y la utilización de la información almacenada en las grabaciones de Zoom según sea necesario.

¿Quieres saber más sobre cómo Panopto y Zoom trabajan juntos para que grabar y compartir reuniones sea más eficiente y tus equipos más productivos?

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