In den heutigen Sitzungen werden zu viele Präsentationen gehalten.

Das sagen wir nicht leichtfertig – schließlich entwickeln wir Videosoftware zum Aufzeichnen und Teilen von Online-Präsentationen .

Die Harvard Business Review hat den Sommer damit verbracht , der Frage nachzugehen , ob in Meetings Präsentationen oder Gespräche im Vordergrund stehen sollten. Das HBR-Team plädiert verständlicherweise nicht für ein generelles Verbot beider Stile, stellt aber wiederholt fest, dass die meisten Organisationen sich zu sehr auf Präsentationen als zentralen Bestandteil von Meetings verlassen und dadurch oft produktivere Gespräche verpassen.

Welche Probleme können präsentationsbasierte Meetings konkret mit sich bringen? HBR hat mehrere gefunden:

• Zu viele wichtige Informationen werden erst am Ende der Sitzung – der sogenannten „großen Enthüllung“ – bekannt gegeben.
• Verpasste Gelegenheiten, vor der Präsentation einer endgültigen Lösung Rückmeldungen zu bereits erprobten oder anderswo durchgeführten Lösungsansätzen einzuholen.
• PowerPoint-Präsentationen, die Seite für Seite vorgetragen werden, führen zu einem uninteressierten Publikum.
• Kaum Gelegenheit, Fragen zu beantworten, Ratschläge zu geben oder eine Idee weiter auszuarbeiten

Während HBR viele gute Gründe dafür fand, dass Teammitglieder in Meetings präsentieren sollten, empfehlen die Autoren im Großen und Ganzen, für jedes Meeting gezielt zu überlegen, ob die Sitzung nicht besser als Gespräch gestaltet werden könnte.

Das eigentliche Problem beim Präsentieren in Meetings

Wenn es darum geht, im Rahmen einer Besprechung eine Präsentation zu halten, liegt das Problem selten in den konkreten Informationen, die vermittelt werden sollen – schließlich ist eine persönliche Präsentation oft viel wirkungsvoller als reiner Text. Das größere Problem ist der Zeitaufwand.

Jedes Meeting wirft praktische Fragen der Organisation auf. Wer muss teilnehmen? Passen die Termine zusammen? Auch wenn die Arbeitszeiten steigen, ist die Arbeitswoche immer noch begrenzt. Die Ansetzung eines Meetings gibt einer Person somit die Kontrolle darüber, wie die anderen einen Teil dieser begrenzten Zeit verbringen.

Wenn ein Meeting produktiv verläuft, stört sich niemand an den Zeitvorgaben.

Wenn ein Meeting jedoch nicht produktiv ist, wird diese knappe Ressource wertlos verbraucht.

Wie die Mitarbeiter der Harvard Business Review (HBR) bereits festgestellt haben, liegt das Problem bei Live-Präsentationen in Meetings darin, dass der Präsentator allzu oft, im Bestreben, eine ausgereifte Idee zu präsentieren, die Einsichten und Ideen der anderen Anwesenden außer Acht lässt. Annahmen werden ohne den richtigen Kontext getroffen. Chancen werden vorgeschlagen, ohne die bisherigen Erfahrungen zu berücksichtigen. Strategien werden empfohlen, ohne die Vorgehensweisen der anderen differenziert zu betrachten.

Es wird Zeit verschwendet, eine Idee präsentabel zu gestalten, anstatt direkt an der Weiterentwicklung dieser Idee zu arbeiten.

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Besprechungen waren für Gespräche gedacht.

Sicherlich gibt es, wie das HBR-Team festgestellt hat, viele Gründe, ein Meeting um eine Präsentation herum zu strukturieren. Doch in den heutigen Unternehmen haben zu viele die Präsentation zur Regel statt zur Ausnahme gemacht.

Es gibt einen besseren Weg.

Die Harvard Business Review schließt ihren Sommerrückblick auf den Stand von Tagungen mit einer einfachen Empfehlung zur Verbesserung praktisch jeder Sitzung ab:

„Senden Sie die ‚finalen‘ Materialien rechtzeitig vor jeder Gruppendiskussion und fordern Sie eine vorherige Lektüre an.“

Es klingt radikal, ist aber in Unternehmen wie LinkedIn und Amazon bereits Realität. Angelehnt an einen schnell wachsenden Trend in Universitätsvorlesungen , der in der Geschäftswelt als „ umgedrehtes Meeting “ bekannt ist, stellt er einen neuen Standard für produktivere Besprechungen dar, der sicherstellt, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und auf dasselbe Ziel hinarbeiten.

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Bei der Umgestaltung eines Meetings ist lediglich erforderlich, dass der Meetingorganisator seine Unterlagen im Voraus zur Verfügung stellt, sodass die eigentliche Meetingzeit auf die produktive Arbeit des Treffens von Entscheidungen, des Herstellens eines Konsenses und des Erledigens von Aufgaben konzentriert wird, während alle Anwesenden zusammen sind.

Auch wenn das Teilen der Präsentationsfolien im Voraus ein guter erster Schritt zu einem besseren Meeting ist, haben viele der ersten Anwender dieses Formats festgestellt, dass die Materialien allein nicht immer ausreichen.

Eine Präsentation mag in Meetings nicht immer die beste Nutzung sein, aber das heißt nicht, dass eine gute Präsentation wertlos ist. Präsentieren gehört schließlich zu den ältesten Fähigkeiten der Menschheit – unser Gehirn ist darauf ausgelegt, auf diese Weise zu kommunizieren und zu lernen.

Die gute Nachricht: Sie können beides haben.

Sehen Sie sich ein Beispiel einer im Voraus aufgezeichneten und geteilten Präsentation im Flipped-Meeting-Format an:

 

 

Vor jedem Meeting können Teammitglieder, sobald die finalen Unterlagen fertig sind, mit Panopto Express, einem kostenlosen Online-Videorecorder , und der integrierten Webcam ihres Laptops die Präsentation, die sie im Meeting gehalten hätten , schnell aufzeichnen. So können die Organisatoren die Präsentation wie geplant durchgehen, wichtige Punkte hervorheben und Details ergänzen.

Die Teilnehmer können sich dann das ansehen Online-Videopräsentation nach ihrem eigenen Zeitplan – bei Bedarf sogar zurückspulen und wiederholen – und vorbereitet zum geplanten Meeting erscheinen, um einen intelligenten Beitrag zur Tagesordnung zu leisten.

Durch die Umstellung Ihrer Meetings sparen Sie wertvolle Zeit, steigern die Produktivität jedes einzelnen Meetings und befähigen Ihre Teams zu schnelleren und intelligenteren Entscheidungen. Und das Beste: Die Umstellung ist kinderleicht – erledigen Sie einfach Ihre gewohnten Schritte ein oder zwei Tage früher. Sobald Sie bereit sind, drücken Sie einfach auf „Aufzeichnen“.

Suchen Sie nach einer Anleitung, wie Sie mehr aus Ihren Meetings herausholen können? Laden Sie noch heute unser Handbuch „ Turn Your Meeting On Its Head: A Guide to Flipped Meetings“ herunter .