In den heutigen Sitzungen werden zu viele Präsentationen gehalten.

Das sagen wir nicht leichtfertig - schließlich stellen wir Videosoftware für die Aufzeichnung und Weitergabe von Online-Präsentationen her.

Die Harvard Business Review hat sich den Sommer über mit der Frage beschäftigt, ob bei Meetings Präsentationen oder Gespräche im Vordergrund stehen sollten. Das HBR-Team plädiert vernünftigerweise nicht für ein völliges Verbot des einen oder des anderen Stils, stellt aber wiederholt fest, dass die meisten Unternehmen sich zu sehr auf Präsentationen als Treiber von Meetings verlassen und dadurch oft produktivere Gespräche verpassen.

Was genau sind die Probleme, die präsentationsbasierte Meetings mit sich bringen können? HBR hat mehrere gefunden:

• Zu viele wichtige Informationen werden erst am Ende der Sitzung bekannt gegeben, die für die so genannte "große Enthüllung" abgehalten wird.
• Verpasste Gelegenheiten, sich vor der Präsentation einer endgültigen Lösung Anregungen zu holen, was bereits vorher oder anderswo ausprobiert wurde
• Seite-für-Seite-PowerPoint-Präsentationen mit dem Ergebnis, dass die Zuhörer nicht mitmachen
• Wenig Gelegenheit, Fragen zu stellen, Antworten zu geben oder eine Idee weiterzuentwickeln

HBR hat zwar viele gute Gründe dafür gefunden, dass Teammitglieder in Besprechungen Präsentationen halten, aber insgesamt empfehlen die Autoren, bei jeder Besprechung genau zu überlegen, ob die Sitzung nicht besser als Gespräch strukturiert wäre.

Das eigentliche Problem beim Präsentieren in Meetings

Wenn es darum geht, im Rahmen einer Sitzung eine Präsentation zu halten, geht es selten um die konkreten Informationen, die weitergegeben werden sollen - schließlich ist eine persönliche Präsentation oft viel effektiver, um eine Idee zu vermitteln, als Text allein. Das größere Problem ist das der Zeit.

Jede Sitzung ist eine praktische Frage der Logistik. Wer muss teilnehmen? Stimmen die Zeitpläne überein? Auch wenn sich die Arbeitszeiten ausweiten, bleibt eine begrenzte Anzahl von Stunden pro Arbeitswoche. Durch die Planung einer Besprechung erhält eine Person die Autorität darüber, wie die anderen einen Teil dieser begrenzten Zeit verbringen werden.

Wenn eine Besprechung produktiv ist, stört sich niemand an den Zeitanforderungen.

Wenn eine Besprechung jedoch nicht produktiv ist, wird diese knappe Ressource ohne Wert ausgegeben.

Und wie die Mitarbeiter des HBR festgestellt haben, besteht das Problem bei einer Live-Präsentation in einem Meeting darin, dass der Vortragende im Interesse der Weitergabe einer ausgereiften Idee allzu oft die Erkenntnisse und Ideen der anderen Anwesenden übersieht. Es werden Annahmen ohne den richtigen Kontext getroffen. Es werden Möglichkeiten vorgeschlagen, ohne dass die bisherigen Erfahrungen berücksichtigt werden. Strategien werden ohne differenzierte Betrachtung der Pläne anderer empfohlen.

Es wird Zeit damit verschwendet, eine Idee vorzeigbar zu machen, anstatt direkt an der Entwicklung dieser Idee zu arbeiten.

Sehen Sie sich das Webinar an >> Wie Sie mehr aus Ihren Meetings herausholen

Begegnungen sind für Gespräche gedacht

Natürlich gibt es, wie das HBR-Team festgestellt hat, viele Gründe, ein Meeting um eine Präsentation herum zu strukturieren. Aber in den Unternehmen von heute haben zu viele Menschen das Foliendokument zur Regel gemacht, anstatt es zur Ausnahme zu machen.

Es gibt einen besseren Weg.

HBR schließt seinen Sommerbericht über den Zustand von Meetings mit einer einfachen Empfehlung zur Verbesserung praktisch jeder Sitzung ab:

"Schicken Sie das 'endgültige' Material rechtzeitig vor der Gruppendiskussion und verlangen Sie eine Vorab-Lektüre.

Diese Idee klingt radikal, wird aber in Unternehmen wie LinkedIn und Amazon bereits umgesetzt. In Anlehnung an einen schnell wachsenden Trend bei Universitätsvorlesungen und in der Geschäftswelt als "umgedrehtes Meeting" bekannt, ist es ein neuer Standard für produktivere Meetings, der sicherstellt, dass jeder auf derselben Seite beginnt und auf dasselbe Ziel hinarbeitet.

Verwandte Lektüre >> Wie man JEDES Online-Meeting aufzeichnet

 

Die Umstellung einer Besprechung erfordert lediglich, dass der Organisator der Besprechung seine Materialien im Voraus zur Verfügung stellt, und konzentriert die eigentliche Besprechungszeit auf die produktive Arbeit der Entscheidungsfindung, der Konsensbildung und der Erledigung von Aufgaben, während die Teilnehmer alle zusammen sind.

Auch wenn die gemeinsame Nutzung eines Decks im Vorfeld ein guter erster Schritt zu einem besseren Treffen ist, haben viele der frühen Anwender des Formats festgestellt, dass die Materialien allein nicht immer ausreichen.

Die Zeit in einer Sitzung wird vielleicht nicht optimal für eine Präsentation genutzt, aber das bedeutet nicht, dass eine gute Präsentation nicht wertvoll ist. Schließlich ist das Präsentieren eine der ältesten Fähigkeiten der Menschheit - unser Gehirn ist darauf ausgerichtet, auf diese Weise zu kommunizieren und zu lernen.

Die gute Nachricht: Sie können beides haben.

Sehen Sie sich ein Beispiel für eine umgedrehte Meeting-Präsentation an, die im Vorfeld aufgezeichnet und freigegeben wurde:

 

 

Vor jeder Besprechung können die Teammitglieder, sobald die endgültigen Unterlagen fertig sind, einfach Panopto Express, einen kostenlosen Online-Videorekorder, zusammen mit der integrierten Webcam ihres Laptops verwenden, um die Präsentation, die sie während der Besprechung gehalten hätten, schnell aufzuzeichnen. Auf diese Weise können die Organisatoren der Besprechung immer noch durch das Deck gehen, wie sie es sich vorgestellt haben, und die wichtigen Notizen hervorheben und die Details ergänzen.

Die Teilnehmer können sich dann die Videopräsentation online Sie kommen vorbereitet zu der anberaumten Sitzung und sind bereit, einen intelligenten Beitrag zur Tagesordnung zu leisten.

Die Umstellung Ihrer Besprechungen kann Ihnen dabei helfen, Zeit zurückzugewinnen, die in Besprechungen verschwendet wird, sicherzustellen, dass jede Besprechung, an der Sie teilnehmen, produktiv ist, und Ihre Teams in die Lage zu versetzen, gemeinsam intelligentere und zeitgerechtere Entscheidungen zu treffen. Das Beste daran ist, dass die Umstellung ganz einfach ist: Machen Sie das, was Sie immer gemacht haben, ein oder zwei Tage früher. Und wenn Sie fertig sind, drücken Sie einfach auf "Aufnehmen".

Suchen Sie einen Leitfaden, um mehr aus Ihren Sitzungen herauszuholen? Laden Sie unser Handbuch herunter, Stellen Sie Ihr Meeting auf den Kopf: Ein Leitfaden für umgedrehte Meetings noch heute.