Wir alle verbringen einen großen Teil unseres Arbeitslebens in Besprechungen. Allein in den Vereinigten Staaten schätzt das Bureau of Labor Statistics, dass wir insgesamt zwischen 125 Millionen und 640 Millionen Stunden an Besprechungen abhalten jeden Monat.

Und das ist nur die Zeit, die im Konferenzraum verbracht wird. Eine umfassende Analyse der Terminkalender von Mitarbeitern in Schlüsselpositionen eines Unternehmens, die von Bain & Company durchgeführt und in der Harvard Business Review veröffentlicht wurde, ergab, dass die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer einzigen wöchentlichen Vorstandssitzung unglaubliche 300.000 Stunden pro Jahr.

Verschwendete Zeit? Nun ja, ein Teil davon ganz sicher. 

Aber das Ganze? Nicht einmal annähernd. 

Meetings sind nach wie vor eine der effektivsten Möglichkeiten für Mitarbeiter, zusammenzuarbeiten und Ideen auszutauschen und Ideen auszutauschen und letztlich dazu beizutragen, die bestmöglichen Ergebnisse für das Unternehmen zu erzielen.

 

Allerdings haben die Sitzungen zu Recht den Ruf einen Ruf als Produktivitätskiller - sie zwingen die Teilnehmer, ihre Arbeit komplett zu unterbrechen und ihren Schreibtisch zu verlassen, um zum Sitzungsort zu gehen. Die Kognitionswissenschaft sagt uns, dass es bis zu bis zu einer halben Stunde bis die Menschen nach einer Unterbrechung wie einer Besprechung wieder mit voller Kraft arbeiten können. Es ist also nicht schwer zu verstehen, dass sogar mehrere Besprechungen an einem Tag den Fortschritt einer Aufgabe ernsthaft beeinträchtigen können.

Aber weil es immer noch von großem Wert ist, sich mit Kollegen und Partnern zu treffen, um Initiativen im Detail zu besprechen, sich über Fortschritte auszutauschen, Hindernisse zu beseitigen und vieles mehr, werden Meetings beibehalten.

Erst jetzt haben Führungskräfte in fast allen Unternehmen damit begonnen, nach neuen Lösungen für alte Probleme zu suchen, die ihnen helfen, ihre "Meeting-Kultur" neu zu gestalten. 

Bessere Meetings als Teil der Organisationskultur einfordern

Das Ziel der meisten dieser Initiativen besteht darin, die Zeit, die die Mitarbeiter in Besprechungen verbringen, zu minimieren und sicherzustellen, dass die Besprechungen, die werden effektiv durchgeführt werden.

Amazon zum Beispiel hat seine eigene Version des umgedrehten Besprechungund verlangt von einem Mitarbeiter, der eine Besprechung anberaumt, im Voraus ein vier- bis sechsseitiges Memo mit allen relevanten Informationen, die die Teilnehmer benötigen. Dadurch verringert sich (hoffentlich) die Zeit, die die Teilnehmer damit verbringen, passiv zuzusehen, wie der Organisator des Meetings diese Details persönlich vorstellt, und das Team kann so im Idealfall schneller die notwendigen Diskussionen führen und Entscheidungen treffen.

Auch wenn das Format von Amazon nicht für jedes Unternehmen geeignet ist, gibt es Themen, die in Amazons einzigartiger Meeting-Kultur die häufig in der neuen konventionellen Weisheit auftauchen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und die Produktivität zu maximieren, indem weniger Zeit in Meetings verschwendet wird.

Es beginnt immer mit den besten Absichten, aber es gibt viele schlechte Ratschläge, wie man Meetings effektiver gestalten kann.

 

Von willkürlichen Beschränkungen der Dauer von Besprechungen und der Anzahl der Teilnehmer bis hin zur Aufforderung an alle, während der gesamten Besprechung zu stehen oder sich Notizen zu machen - diese "Best Practices" sind meist aus der Frustration über schlechtes Verhalten während der Besprechung entstanden. 

Glücklicherweise gibt es ein paar Ideen, die wirklich zu einer besseren Besprechung beitragen können - bessere Möglichkeiten, die Mitarbeiter einzubinden, sie konzentriert zu halten und letztendlich die Zusammenarbeit während der Besprechungen zu verbessern, ohne zusätzliche Zeit zu verschwenden. 

Und in den letzten ein oder zwei Jahren hat eine dieser Ideen schnell an Popularität gewonnen, vor allem, weil es sich um eine einfache Aufgabe handelt, die man in jede Besprechung einbauen kann und die dennoch erstaunlich effektiv ist, um Besprechungen interaktiver zu gestalten und die Teilnahme zu erleichtern. 

Das Geheimnis? Die Aufzeichnung jeder einzelnen Besprechung in Ihrem Büro.

 

Durch Aufzeichnung von Sitzungen und deren Archivierung in einer zentralen, durchsuchbaren Bibliothekerstellen Sie eine perfekte Aufzeichnung der genauen Gespräche, die stattgefunden haben. Diese können später von den Teilnehmern, denjenigen, die nicht teilnehmen konnten, und sogar von anderen in Ihrem Unternehmen, die nach Informationen suchen, die in Sitzungen besprochen wurden, an denen sie nicht teilgenommen haben, eingesehen werden.

Wenn Sie jede Besprechung standardmäßig aufzeichnen, geben Sie Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität und Kontrolle über ihre Tagesabläufe, indem Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Personen an einer Besprechung teilnehmen können, auch wenn sie nicht persönlich anwesend sein können. Außerdem können sich die Teilnehmer aktiv an der Diskussion beteiligen, da durch die Videoaufzeichnung niemand mehr umfangreiche Notizen machen muss. 

Die Aufzeichnung von Besprechungen bietet Ihren Mitarbeitern eine wertvolle Quelle für detaillierte Informationen, auf die sie bei Bedarf zurückgreifen können, und das ohne zusätzlichen Aufwand. Sie klicken einfach auf "Aufzeichnen" und halten die Besprechung wie gewohnt ab, aber jetzt müssen Sie keine langen E-Mails mit Zusammenfassungen oder Memos mit "nächsten Schritten" mehr tippen. 

Aufzeichnung und Archivierung von Besprechungen ist eine einfache Möglichkeit, die Zusammenarbeit sowohl während als auch nach der Besprechung zu fördern. Aber eine aufgezeichnete Besprechung ist nur so nützlich wie die Besprechung selbst. Wie kann ein Unternehmen also eine Kultur fördern, die nützliche, produktive Besprechungen begünstigt?

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7 Prinzipien zur Schaffung einer effektiveren Meeting-Kultur

Es gibt 7 Prinzipien der Meeting-Kultur, die eine effektivere Kommunikation und produktivere Zusammenarbeit fördern. Lassen Sie uns einen Blick auf jeden einzelnen werfen:

1. Planen Sie die richtige Zeitspanne ein

Um die Zeit, die die Mitarbeiter in Besprechungen verbringen, zu begrenzen, sind einige Unternehmen dazu übergegangen, die Dauer von Besprechungen auf eine bestimmte Höchstdauer zu beschränken. Aber diese plumpe Taktik führt oft dazu, dass die Besprechungen noch weniger Wenn 15 oder 30 Minuten einfach nicht ausreichen, um alles zu besprechen, müssen die Teilnehmer einfach noch mehr Besprechungen ansetzen.

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter stattdessen, darüber nachzudenken, was sie erreichen wollen erreichen wollen zu überlegen, was sie in ihren Besprechungen erreichen wollen, und je nach diesen Zielen eine angemessene Zeit für die Besprechung einzuplanen - ob das nun 10 Minuten oder 2 Stunden sind. Solange die Besprechung wirklich nützlich ist, werden die Mitarbeiter es bei weitem vorziehen, die Diskussion vollständig durchzuarbeiten, als das Gespräch wegen einer willkürlichen Zeitbegrenzung auf mehrere Sitzungen aufzuteilen. Und ganz gleich, wie lange die Besprechung dauert, solange Sie sie aufzeichnen, kann ein Teilnehmer, der aufgrund eines Konflikts zu spät kommt oder früher geht, immer noch nachholen, was er im Video verpasst hat, und mit dem Rest des Teams weiterarbeiten.

2. Laden Sie die richtigen Leute ein

Amazon hat eine "Zwei-Pizza-Regel" - im Grunde genommen sollten zwei Pizzen ausreichen, um alle eingeladenen Teilnehmer eines Meetings zu versorgen. Wenn Ihre Teilnehmerliste zu lang ist, um mit zwei Pizzen satt zu werden, bedeutet das, dass Sie zu viele Leute eingeladen haben und Ihre Gästeliste für das nächste Mal kürzen sollten. 

Natürlich möchte niemand an einer Sitzung teilnehmen, die für ihn nicht relevant ist. Und objektiv betrachtet ist es für kleinere Gruppen oft einfacher, einen Konsens zu finden. Aber wenn Ihre Mitarbeiter nicht herausfinden können, wer nicht wertvoll genug ist, um eingeladen zu werden nur um eine willkürliche Teilnehmerzahl einzuhalten, läuft Ihre Organisation Gefahr, dass ihr wertvolle Ideen und Einsichten während der Besprechungen entgehen.

Die Einführung einer Richtlinie "Laden Sie die richtigen Leute ein" zwingt Ihre Mitarbeiter dazu, sich genau zu überlegen, wer an ihren Sitzungen teilnehmen soll. Und wenn sichergestellt ist, dass es eine Aufzeichnung der Besprechung gibt, kann jeder, der zuvor "nur zur Information" eingeladen wurde, leichter mit konkurrierenden Prioritäten jonglieren.

3. Eine Tagesordnung festlegen

Eine gute Tagesordnung sollte mehr als nur die Gedanken der Person, die die Sitzung organisiert, zusammenfassen. Sie sollte jedem einzelnen Teilnehmer helfen zu verstehen, worum es in der Sitzung geht, und sie sollte ihm letztlich helfen zu entscheiden - noch bevor die Sitzung beginnt -, ob es die Zeit wert ist, an der Sitzung teilzunehmen. 

In Unternehmen, die ihre Sitzungen nicht aufzeichnen, werden Tagesordnungen leicht übersehen. In einer Kultur, in der Besprechungen nur in Echtzeit stattfinden und das Verpassen einer Besprechung bedeutet, dass man alles verpasst, was dort präsentiert wird, gibt es einen starken Anreiz, an jeder Besprechung teilzunehmen, "nur für den Fall". 

Indem Sie alle Ihre Besprechungen aufzeichnen, geben Sie Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität bei der Auswahl der Besprechungen, an denen sie teilnehmen und die sie auf Abruf verfolgen können. Die Aussicht auf leere Konferenzräume mag einige Organisatoren von Besprechungen zunächst erschrecken. Wenn Sie jedoch die Erwartung aufstellen, dass die Organisatoren vor jeder Besprechung eine Tagesordnung mit den Zielen, der Struktur und den grundlegenden Diskussionspunkten für diese Besprechung mitteilen müssen, können Sie zwei hilfreiche Ergebnisse erzielen: 

1. Sie bieten den Organisatoren von Meetings einen Anreiz, nur wirklich wertvolle Meetings zu planen, damit sich niemand entschließt, daran teilzunehmen, und
2. Sie ermöglichen es allen anderen, zu sehen, wo sie den größten Beitrag leisten können bevor sie sich auf den Zeitplan festlegen, und helfen ihnen so, ihre eigene Produktivität zu maximieren.

 

4. Materialien im Voraus versenden

Wollen Sie wissen, wo in den heutigen Sitzungen die meiste Zeit verschwendet wird? Es ist nicht das Ende - dort werden Diskussionen geführt und Entscheidungen getroffen. Die meiste ineffektive Zeit in Besprechungen wird zu Beginn verbracht, wenn jemand (in der Regel der Organisator) bis zu 75 Prozent der geplanten Besprechungszeit damit verbringt, "alle auf den neuesten Stand zu bringen". 

Natürlich ist es wichtig, dass sich alle Beteiligten auf die gleiche Seite stellen, bevor sie Entscheidungen treffen, aber es gibt keinen Grund, warum wir die ersten 45 Minuten jeder einstündigen Besprechung damit verbringen sollten, passiv zuzusehen, wie sich jemand durch ein Foliendokument drückt. Eine der besten Möglichkeiten, die Zeit, die Ihre Mitarbeiter in Meetings verbringen, zu reduzieren, besteht darin die Präsentationen ganz aus der Besprechung herauszunehmen - Auf diese Weise kann die gesamte Zeit damit verbracht werden, aktiv zusammenzuarbeiten und Probleme zu lösen.

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, relevante Dokumente vor vor der Sitzung zu schicken, oder noch besser, sie eine kurze Videopräsentation was sie sonst zu Beginn der Sitzung durchgehen müssten. Legen Sie dann die Erwartung fest, dass die Teilnehmer diese Informationen prüfen müssen bevor die Besprechung beginnt. Indem Sie die Präsentation vor der Besprechung freigeben und prüfen, ermöglichen Sie den Teilnehmern, den Inhalt in ihrem eigenen Tempo zu prüfen (so können diejenigen, die mit dem Thema vertraut sind, es schnell überfliegen, während andere sich mehr Zeit nehmen können), und die Besprechungszeit kann auf die Zeit reduziert werden, die alle für die endgültige Entscheidung benötigen.

Verwandte Lektüre: Ein besseres Meeting findet statt, bevor Sie die Tür zum Konferenzraum erreichen

 

5. Ablenkungen minimieren

Besprechungen sind weniger produktiv, wenn die Teilnehmer nicht engagiert sind. Das bedeutet, dass Ablenkungen wie das Abrufen von E-Mails, das Anfertigen von Notizen oder Multitasking im Allgemeinen die Effizienz von Besprechungen beeinträchtigen können. Studien haben sogar gezeigt, dass schon eine einzige abgelenkte Person einen Wasserfall-Effekt auf die anderen Teilnehmer auswirken kann, indem sie die Aufmerksamkeit der anderen Teilnehmer an sich reißt.

Auch wenn ein Verbot von Laptops und anderen Geräten während einer Besprechung für Ihr Unternehmen zu extrem erscheinen mag, kann eine Minimierung des Bedarfs an diesen Geräten dazu beitragen, Ablenkungen zu beseitigen und die Teilnahme zu erhöhen. Das ist ein Teil des Wertes der Aufzeichnung von Besprechungen - wenn niemand mehr seinen Laptop aufklappen muss, um detaillierte Notizen zu machen, muss auch niemand mehr gegen all die anderen Ablenkungen ankämpfen, die der Laptop mit sich bringen könnte. In einer Welt, in der die Aufmerksamkeitsspanne in Sekunden gemessen werden kann, ist dies ein kleiner Schritt, der zu großen Veränderungen führen kann. 

6. Aktionspunkte zuweisen

Am Ende der Besprechung ist es eine bewährte Praxis, dass der Besprechungsleiter Aktionspunkte und Pläne für alle themenfremden Diskussionen zuweist, die auf den "Parkplatz" verwiesen wurden. Aber all das abzutippen, um es dem Team nach jeder Besprechung mitzuteilen, kann schnell zu einer Aufgabe werden, die Minuten oder sogar Stunden der Zeit des Organisators nach jeder Besprechung verschlingt. 

Auch hier kann die Aufzeichnung von Besprechungen Ihnen helfen, Zeit zu gewinnen, indem Sie Routinearbeit vermeiden. Wenn Sie Ihre Besprechungen aufzeichnen, erstellen Sie automatisch eine Kurzreferenz, die alle nächsten Schritte enthält, ohne dass jemand auch nur eine Minute damit verbringen muss, alles abzutippen. 

7. Aufzeichnungen von Sitzungen für die künftige Zusammenarbeit nutzen

Heutzutage sind wir daran gewöhnt, die Zusammenarbeit auch außerhalb des Besprechungsraums (oder nach einer Telefonkonferenz) fortzusetzen, und zwar über E-Mails, gemeinsam genutzte Dokumente und Produktivitätsplattformen wie Slack. Aber keine dieser Kommunikationslösungen macht es einfach, bestimmte Diskussionen, die während eines Meetings stattgefunden haben, wieder aufzugreifen - oder schlimmer noch, sie erfordern die Erstellung eines völlig neuen Dokuments oder Nachrichten-Threads. 

Wenn Sie Besprechungsaufzeichnungen mit einer Videoplattform wie Panopto aufzeichnen, kann dieses Video durch zeitgestempelte Diskussionen, die direkt im Video stattfinden, zum Hauptpunkt für die zukünftige Zusammenarbeit werden. Und wenn jemand später zu einem Projekt hinzukommt, kann er sich leicht auf den neuesten Stand bringen, indem er sich das Video ansieht und die zugehörigen Gespräche durchgeht.

Warten Sie nicht mit der Aufzeichnung Ihrer Firmenbesprechungen

Panopto eine All-in-One-Videoplattform, mit der Unternehmen alle ihre Besprechungen automatisch aufzeichnen und in einer sicheren, durchsuchbaren internen Videobibliothek archivieren können. Die Plattform lässt sich sogar in die führenden Videokonferenzsysteme integrieren, sodass Sie ganz einfach mit der Aufzeichnung Ihrer Besprechungen beginnen können – ohne Ihre Besprechungsgewohnheiten ändern zu müssen. 

Panopto wurde von Forester für die „beste Unterstützung bei der Videosuche” ausgezeichnet und Panopto Ihnen, die in jedem Video Ihrer Bibliothek gesprochenen und gezeigten Wörter zu suchen und dann genau zu dem Zeitpunkt zu springen, an dem ein Thema behandelt wird. Das bedeutet, dass Ihre Videos nicht nur eine nützliche Aufzeichnung sind, sondern sogar zu einem wertvollen, referenzierbaren Teil der Wissensdatenbank Ihres Unternehmens werden können. 

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