Wir alle verbringen einen Großteil unseres Arbeitslebens in Besprechungen. Allein in den Vereinigten Staaten schätzt das Bureau of Labor Statistics, dass wir monatlich insgesamt zwischen 125 und 640 Millionen Stunden in Besprechungen verbringen .

Und das ist nur die Zeit, die im Konferenzraum verbracht wird – eine umfassende Analyse der Kalender von Schlüsselmitarbeitern eines Unternehmens, die von Bain & Company durchgeführt und in der Harvard Business Review veröffentlicht wurde, ergab, dass die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines einzigen wöchentlichen Führungstreffens unglaubliche 300.000 Stunden pro Jahr in Anspruch nahm .

Zeitverschwendung? Nun ja, zum Teil sicherlich. 

Aber alles davon? Nicht annähernd. 

Meetings sind nach wie vor eine der effektivsten Möglichkeiten für Mitarbeiter, zusammenzuarbeiten, Ideen detailliert auszutauschen und letztendlich die bestmöglichen Ergebnisse für das Unternehmen zu erzielen.

 

Meetings haben sich zu Recht den Ruf erworben , Produktivitätskiller zu sein – sie zwingen die Teilnehmer, ihre Arbeit komplett zu unterbrechen und ihren Arbeitsplatz zu verlassen, um zum Besprechungsort zu gehen. Die Kognitionswissenschaft zeigt, dass es bis zu einer halben Stunde dauern kann , bis Menschen sich nach einer Unterbrechung wie einem Meeting wieder konzentrieren und ihre volle Leistungsfähigkeit erreichen. Es ist daher leicht nachzuvollziehen, wie selbst ein paar Meetings pro Tag den Fortschritt bei einer Aufgabe ernsthaft beeinträchtigen können.

Da es aber nach wie vor von enormem Wert ist, sich mit Kollegen und Partnern zu treffen, um Initiativen im Detail zu besprechen, den Fortschritt abzustimmen, Hindernisse zu beseitigen und vieles mehr, finden diese Treffen weiterhin statt.

Erst jetzt haben Führungskräfte in nahezu allen Organisationen begonnen, nach neuen Lösungen für alte Probleme zu suchen, die ihnen dabei helfen, ihre unternehmensweite „Meetingkultur“ neu zu gestalten. 

Bessere Meetings als Teil der Unternehmenskultur fordern

Ziel der meisten dieser Initiativen ist es, die Zeit, die Menschen in Besprechungen verbringen, zu minimieren und sicherzustellen, dass die abgehaltenen Besprechungen effektiv durchgeführt werden.

Amazon hat beispielsweise eine eigene Version des „ Flipped Meeting“ eingeführt und verlangt von Mitarbeitern, die ein Meeting planen, im Voraus ein vier- bis sechsseitiges Memo mit allen relevanten Informationen für die Teilnehmer zu versenden. Dadurch soll die Zeit, die die Teilnehmer passiv mit der Präsentation des Organisators verbringen, verkürzt und dem Team idealerweise geholfen werden, die notwendigen Diskussionen zu führen und Entscheidungen schneller zu treffen.

Und obwohl Amazons Format vielleicht nicht für jedes Unternehmen geeignet ist, gibt es in Amazons einzigartiger Meetingkultur Themen , die häufig in der neuen gängigen Meinung auftauchen, wenn es darum geht, eine einfachere Zusammenarbeit zu ermöglichen und die Produktivität zu maximieren, indem weniger Zeit in Meetings verschwendet wird.

Es beginnt immer mit den besten Absichten, aber es gibt unzählige schlechte Ratschläge , wie man effektivere Meetings abhalten kann.

 

Von willkürlichen Beschränkungen der Sitzungsdauer und der Teilnehmerzahl bis hin zur Anordnung, dass alle während der gesamten Sitzung stehen müssen oder sogar Notizen machen müssen – diese „Best Practices“ sind größtenteils aus Frustration über schlechtes Verhalten während der Sitzungen entstanden. 

Zum Glück gibt es einige Ideen, die wirklich dazu beitragen können, ein besseres Meeting zu gestalten – bessere Wege, Mitarbeiter einzubinden, ihre Konzentration zu fördern und letztendlich die Zusammenarbeit während der Meetings zu verbessern , ohne zusätzliche Zeit zu verschwenden. 

Und in den letzten ein bis zwei Jahren hat eine dieser Ideen rasant an Popularität gewonnen, vor allem weil sie sich einfach in jedes Meeting integrieren lässt und dennoch überraschend effektiv ist, um Meetings interaktiver und die Teilnahme angenehmer zu gestalten. 

Das Geheimnis? Jedes einzelne Meeting im Büro aufzuzeichnen.

 

Durch die Aufzeichnung von Besprechungen und deren Archivierung in einer zentralen, durchsuchbaren Bibliothek schaffen Sie eine perfekte Dokumentation der stattgefundenen Gespräche – auf die später von den Anwesenden, von denjenigen, die nicht teilnehmen konnten, und sogar von anderen in Ihrer Organisation zugegriffen werden kann, die nach Informationen suchen, die in Besprechungen besprochen wurden, an denen sie nicht teilgenommen haben.

Wenn Sie jedes Meeting standardmäßig aufzeichnen, geben Sie Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität und Kontrolle über ihre Tagesabläufe. So stellen Sie sicher, dass alle relevanten Personen an einem Meeting teilnehmen können, auch wenn sie nicht persönlich anwesend sein können. Außerdem ermöglicht die Videoaufzeichnung den Teilnehmern, sich aktiv an der Diskussion zu beteiligen, da das Anfertigen umfangreicher Notizen entfällt. 

Die Aufzeichnung von Meetings bietet Ihren Mitarbeitern eine wertvolle Informationsquelle, auf die sie jederzeit zugreifen können – ganz ohne zusätzlichen Aufwand. Sie klicken einfach auf „Aufzeichnen“ und führen das Meeting wie gewohnt durch. Lange Zusammenfassungs-E-Mails oder Memos mit den nächsten Schritten entfallen. 

Das Aufzeichnen und Archivieren von Besprechungen ist eine einfache Möglichkeit, die Zusammenarbeit sowohl während als auch nach der Besprechung zu fördern. Doch eine aufgezeichnete Besprechung ist nur so nützlich wie die Besprechung selbst – wie kann ein Unternehmen also eine Kultur schaffen, die nützliche und produktive Besprechungen begünstigt?

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7 Prinzipien für eine effektivere Meetingkultur

Es gibt sieben Prinzipien einer gelungenen Meetingkultur, die eine effektivere Kommunikation und eine produktivere Zusammenarbeit fördern. Schauen wir uns jedes einzelne genauer an:

1. Planen Sie ausreichend Zeit ein.

Um die Dauer von Meetings zu begrenzen, haben einige Organisationen eine maximale Meetingdauer eingeführt. Diese drastische Maßnahme führt jedoch oft dazu, dass Meetings noch ineffizienter werden – wenn 15 oder 30 Minuten einfach nicht ausreichen, um alles zu besprechen, bleibt den Teilnehmern nichts anderes übrig, als weitere Meetings anzusetzen.

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter stattdessen, sich Gedanken darüber zu machen, was sie in ihren Meetings erreichen möchten , und je nach diesen Zielen eine angemessene Dauer einzuplanen – egal ob 10 Minuten oder 2 Stunden. Solange das Meeting wirklich nützlich ist, werden die Teilnehmer die Diskussion viel lieber in einem Durchgang durcharbeiten, anstatt sie aufgrund einer willkürlichen Zeitbegrenzung auf mehrere Sitzungen aufzuteilen. Und egal, wie lange das Meeting dauert: Solange es aufgezeichnet wird, kann jeder, der aufgrund von Terminkonflikten zu spät kommt oder früher gehen muss, das Verpasste im Video nachholen und mit dem Rest des Teams weiterarbeiten.

2. Die richtigen Leute einladen

Amazon hat die „Zwei-Pizza-Regel“: Zwei Pizzen sollten ausreichen, um alle Eingeladenen zu einem Meeting zu verköstigen. Sind es zu viele, bedeutet das, dass Sie zu viele eingeladen haben und die Gästeliste für das nächste Mal kürzen sollten. 

Natürlich möchte niemand an einer irrelevanten Besprechung teilnehmen. Und objektiv betrachtet, fällt es kleineren Gruppen oft leichter, einen Konsens zu erzielen. Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch ständig darüber grübeln, wer nicht wichtig genug ist, um eingeladen zu werden, nur um eine willkürliche Teilnehmerzahl einzuhalten, riskiert Ihr Unternehmen, wertvolle Ideen und Erkenntnisse in Besprechungen zu verpassen.

Die Einführung einer „Einladung der richtigen Personen“-Richtlinie zwingt Ihre Mitarbeiter weiterhin dazu, sorgfältig zu überlegen, wer an ihren Meetings teilnehmen soll. Und wenn die Aufzeichnung des Meetings garantiert ist, können auch diejenigen, die zuvor vielleicht nur „zur Information“ eingeladen wurden, ihre verschiedenen Prioritäten leichter unter einen Hut bringen.

3. Eine Besprechungsagenda festlegen

Eine gute Tagesordnung sollte mehr leisten, als nur die Gedanken des Organisators zu ordnen. Sie sollte jedem einzelnen Teilnehmer helfen zu verstehen, was in der Besprechung behandelt wird, und letztendlich – noch vor Beginn der Besprechung – entscheiden lassen, ob sich die Teilnahme lohnt. 

In Unternehmen, die ihre Besprechungen nicht aufzeichnen, werden Tagesordnungen leicht übersehen. Schließlich besteht in einer Kultur, in der Besprechungen ausschließlich in Echtzeit stattfinden und man durch das Verpassen einer Besprechung alles Verpasste verpasst, ein starker Anreiz, jede Besprechung „nur für alle Fälle“ zu besuchen. 

Durch die Aufzeichnung all Ihrer Meetings geben Sie Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität bei der Auswahl der Meetings, an denen sie teilnehmen möchten, und derjenigen, die sie später ansehen können. Auch wenn die Aussicht auf leere Konferenzräume manche Organisatoren zunächst beunruhigen mag, lassen sich zwei hilfreiche Ergebnisse erzielen, wenn Sie die Erwartungshaltung festlegen, dass Organisatoren im Vorfeld jedes Meetings eine Agenda mit Zielen, Struktur und den wichtigsten Diskussionspunkten teilen müssen: 

1. Man schafft Anreize für die Organisatoren von Meetings, nur wirklich wertvolle Meetings anzusetzen, damit niemand daran teilnimmt, und
2. Sie ermöglichen es allen anderen, zu erkennen, wo sie den größten Mehrwert schaffen können, bevor sie sich auf den Zeitplan festlegen, und helfen ihnen so, ihre eigene Produktivität zu maximieren.

 

4. Senden Sie die Materialien im Voraus.

Wollen Sie wissen, wo in heutigen Meetings die meiste Zeit verschwendet wird? Nicht am Ende – da finden die Diskussionen statt und werden Entscheidungen getroffen. Vielmehr geht die meiste ineffektive Zeit am Anfang verloren, wenn jemand (meist der Organisator) bis zu 75 Prozent der geplanten Meetingzeit damit verbringt, alle Teilnehmer auf den neuesten Stand zu bringen. 

Es ist zwar wichtig, dass alle Beteiligten vor Entscheidungen auf dem gleichen Stand sind, aber es gibt keinen Grund, die ersten 45 Minuten jeder einstündigen Besprechung passiv damit zu verbringen, jemandem beim Durchgehen einer Präsentation zuzusehen. Tatsächlich ist eine der besten Möglichkeiten, die Besprechungszeit zu verkürzen, die Präsentationen komplett aus der Besprechung zu streichen – so kann die gesamte Zeit für aktive Zusammenarbeit und Problemlösung genutzt werden.

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, relevante Dokumente vor dem Meeting zu senden oder, noch besser, eine kurze Videopräsentation der wichtigsten Punkte einzureichen , die sie sonst zu Beginn des Meetings hätten vorstellen müssen. Machen Sie dann deutlich, dass die Teilnehmer diese Informationen vor Beginn des Meetings durchsehen müssen. Indem Sie die Präsentation vorab teilen und besprechen, ermöglichen Sie den Teilnehmern, die Inhalte in ihrem eigenen Tempo zu bearbeiten (sodass diejenigen, die mit dem Thema vertraut sind, sie schnell überfliegen können, während andere sich mehr Zeit nehmen können). So kann die Meetingzeit auf das für die endgültige Entscheidungsfindung notwendige Maß reduziert werden.

Weiterführende Lektüre: Ein besseres Meeting beginnt, bevor Sie die Tür zum Konferenzraum erreichen.

 

5. Ablenkungen minimieren

Besprechungen sind weniger produktiv, wenn die Teilnehmer nicht aktiv mitarbeiten. Ablenkungen wie E-Mails checken, Notizen machen oder generell Multitasking können die Effektivität von Besprechungen beeinträchtigen. Studien haben sogar gezeigt, dass bereits eine einzige abgelenkte Person einen Dominoeffekt auf die Anwesenden auslösen und deren Aufmerksamkeit auf sich ziehen kann.

Ein Verbot von Laptops und anderen Geräten während Meetings mag für Ihr Unternehmen übertrieben erscheinen, doch die Minimierung ihres Bedarfs kann Ablenkungen reduzieren und die Beteiligung erhöhen. Das ist einer der Vorteile von Meeting-Aufzeichnungen: Wenn niemand mehr seinen Laptop für detaillierte Notizen benötigt, muss sich auch niemand mehr mit den möglichen Ablenkungen auseinandersetzen. In einer Welt, in der die Aufmerksamkeitsspanne nur noch Sekunden beträgt, ist dies ein kleiner Schritt mit großem Potenzial. 

6. Aufgaben zuweisen

Am Ende eines Meetings ist es ratsam, dass der Meetingleiter Aktionspunkte und Pläne für alle themenfremden Diskussionen festlegt, die auf den „Parkplatz“ verschoben wurden. Doch das alles nach jedem Meeting zusammenzuschreiben und mit dem Team zu teilen, kann schnell zu einer eigenen Aufgabe werden und Minuten oder sogar Stunden der Zeit des Organisators in Anspruch nehmen. 

Auch hier kann die Aufzeichnung von Besprechungen Ihnen Zeit sparen, indem sie Routinearbeiten eliminiert. Wenn Sie Ihre Besprechungen aufzeichnen, erstellen Sie automatisch eine Kurzübersicht mit allen nächsten Schritten, ohne dass jemand auch nur eine Minute zum Abtippen aufwenden muss. 

7. Nutzen Sie Besprechungsaufzeichnungen für die zukünftige Zusammenarbeit

Heutzutage sind wir es gewohnt, die Zusammenarbeit auch außerhalb des Besprechungsraums (oder nach der Telefonkonferenz) per E-Mail, über gemeinsam genutzte Dokumente und Produktivitätsplattformen wie Slack fortzusetzen. Doch keine dieser Kommunikationslösungen ermöglicht es, spezifische Diskussionen aus einer Besprechung einfach wieder aufzugreifen – oder schlimmer noch, sie erfordern die Erstellung eines komplett neuen Dokuments oder Chatverlaufs. 

Wenn Sie Besprechungsaufzeichnungen mit einer Videoplattform wie Panopto erstellen, kann dieses Video dank der direkt im Video enthaltenen, mit Zeitstempeln versehenen Diskussionen zum zentralen Element für die zukünftige Zusammenarbeit werden. Und wenn jemand später zu einem Projekt hinzukommt, kann er sich durch Ansehen des Videos und Durchlesen der zugehörigen Gespräche schnell wieder einarbeiten.

Warten Sie nicht länger und beginnen Sie mit der Aufzeichnung Ihrer Firmenbesprechungen.

Panopto ist eine umfassende Videoplattform, mit der Unternehmen alle ihre Meetings automatisch aufzeichnen und in einer sicheren, durchsuchbaren internen Videobibliothek archivieren können. Sie lässt sich sogar in die führenden Videokonferenzsysteme integrieren, sodass Sie Ihre Meetings ganz einfach aufzeichnen können – ohne Ihre Meeting-Methoden ändern zu müssen. 

Von Forester für die „Beste Unterstützung bei der Videosuche“ ausgezeichnet. Panopto Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, die gesprochenen und gezeigten Wörter in jedem Video Ihrer Bibliothek zu durchsuchen und direkt zu der Stelle zu springen, an der ein bestimmtes Thema besprochen wird. Dadurch werden Ihre Videos nicht nur zu einer nützlichen Dokumentation, sondern können auch zu einem wertvollen, als Referenz dienenden Bestandteil der Wissensdatenbank Ihres Unternehmens werden. 

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