Allein in den USA finden jeden Tag zwischen 36 und 56 Millionen geschäftliche Besprechungen statt, und im Durchschnitt nehmen die Mitarbeiter jeden Monat an 62 Besprechungen teil. Und leider gehen viele der wertvollen Informationen, die in diesen Besprechungen ausgetauscht werden, nur wenige Augenblicke später verloren. Wie kann man also eine Besprechung am besten aufzeichnen?

Eine Stunde nach dem Ende einer Sitzung können sich die Mitarbeiter nur an 44 Prozent der besprochenen Inhalte erinnern. Und sechs Tage nach einer Sitzung sinkt diese Zahl auf 25 Prozent. 

Um die "Vergessenskurve" zu überwinden, haben wir alle unsere eigenen Methoden entwickelt, um die wichtigen Momente in unseren Meetings für die Zukunft zu dokumentieren. Für die meisten Menschen bedeutet das manuelle Notizen machenob informell für uns selbst oder formell als Sitzungsprotokoll, das später mit allen Anwesenden geteilt werden kann.

Als Dokumentationsstrategie für Besprechungen ist das Anfertigen von manuellen Notizen jedoch bestenfalls ineffizient - und schlimmer noch, es garantiert, dass Sie nur einen Bruchteil der Diskussion und keine der visuellen Hilfsmittel, die oft gemeinsam genutzt werden, wie Bildschirmfreigaben und Whiteboards, erfassen.

Die beste Methode zur Aufzeichnung einer Besprechung

Natürlich ist das Anfertigen von Notizen nur eine Möglichkeit, eine Besprechung zu dokumentieren. 

Diejenigen, die eine umfassendere Aufzeichnung ihrer Besprechungen wünschen, haben eine weitere Möglichkeit - eine einfache Lösung, die leicht einzurichten ist und weitaus detaillierter ist, als es mit einem Notizbuch je möglich war. Mit dem Smartphone in der Tasche und einer der vielen verfügbaren Sprachaufzeichnungs-Apps haben viele Menschen damit begonnen, jedes Meeting und jede Telefonkonferenz, an der sie teilnehmen, aufzuzeichnen.

Eine vollständige Audioaufzeichnung eines Meetings erfasst zwar mit Sicherheit mehr von der Diskussion als handschriftliche Notizen, aber auch Sprachaufzeichnungs-Apps erfassen nicht das gesamte Meeting. Sie sind auch unzureichend, wenn es darum geht, Schlüsselmomente in Meetings einfach wieder aufzurufen - wenn Sie einen bestimmten Teil Ihres Gesprächs wiedergeben möchten, müssen Sie die Aufzeichnung überfliegen, um den relevanten Abschnitt zu finden, oder sich das Meeting einfach noch einmal komplett anhören.

Wie kann man also alle Details eines Meetings besser festhalten?

Nehmen Sie ein Video der gesamten Sitzung auf. 

Die meisten modernen Videokonferenzlösungen - wie Zoom, GoToMeeting, Blue Jeans und Skype For Business (das jetzt Teil von Microsoft Teams wird) - bieten native Unterstützung für die Aufzeichnung von Audio- und Videodaten sowie Bildschirmfreigaben aus einer Besprechung, indem sie einfach auf Aufnahme drücken. 

Und selbst wenn es Ihnen gelungen ist, alle Teilnehmer in denselben Raum zu bringen (was in der heutigen Arbeitswelt keine Kleinigkeit ist), können Sie Ihre Videokonferenzsoftware in Verbindung mit rauminternen AV-Systemen verwenden, um ein Video in einer Besprechung oder einem Konferenzraum aufzunehmen.

In jedem Fall müssen Sie nach dem Drücken der Aufnahmetaste nur noch wie gewohnt tagen, und die Kamera übernimmt die gesamte Dokumentation Ihrer Besprechung für Sie. 

Die Vorteile der Aufzeichnung jeder Sitzung

In Besprechungen werden Details diskutiert, neue Ideen erwogen, Abstimmungen vorgenommen und Entscheidungen getroffen. Ohne eine vollständige Aufzeichnung einer Besprechung, auf die Sie bei Bedarf zurückgreifen können, verschwenden Ihre Teams jedoch wertvolle Zeit damit, Informationen aufzuspüren und erneut weiterzugeben, die bereits während einer Besprechung zur Verfügung gestellt wurden, aber entweder verloren gingen oder danach vergessen wurden.

Aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen auf die Aufzeichnung von Meetings im großen Stil, Aufzeichnung jeder Videokonferenz die innerhalb des Unternehmens stattfindet. Dies ist eine neuartige Strategie zur Steigerung der Produktivität und Zusammenarbeit, die aus mehreren Gründen immer mehr an Bedeutung gewinnt:

1. Kein Detail geht verloren oder wird vergessen. Jede Diskussion, jede Entscheidung und jede Bildschirmfreigabe aus Ihren Besprechungen wird aufgezeichnet, damit Sie wissen, wer was gesagt hat, und damit Sie die visuellen Hilfsmittel sehen können, auf die sich die Teilnehmer während der Besprechung beziehen.
2. Verbessern Sie die Konzentration und das Engagement während des Meetings. Die Garantie, dass eine Aufzeichnung der Besprechung verfügbar ist, bedeutet, dass die Teilnehmer ihre volle Aufmerksamkeit widmen können, ohne sich Notizen machen zu müssen, und dass die Besprechungsleiter die Ablenkung durch Computerbildschirme minimieren können.
3. Minimieren Sie die Auswirkungen von Terminkonflikten. Die Teilnahme der richtigen Personen an einer Besprechung kann ein Hindernis für das Vorankommen von Projekten sein. Mit einer detaillierten Aufzeichnung der Besprechung können Personen mit vollen Terminkalendern die Besprechung verfolgen und im Nachhinein ihren Beitrag leisten, sodass die Arbeit schneller voranschreiten kann.
4. Bringen Sie neue Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand. Wenn neue Mitarbeiter in laufende Projekte oder Initiativen eingebunden werden, können sie Aufzeichnungen früherer Besprechungen ansehen und durchsuchen, um alle Details zu erfahren, die sie für die Mitarbeit an einem Projekt benötigen. Das ist weitaus effizienter, als Besprechungen zum Herunterladen zu planen und auf Informationen von Personen zu warten, die tatsächlich an den Besprechungen teilgenommen haben, bevor eine neue Person in das Projekt aufgenommen wurde.
5. Unterstützen Sie die Zusammenarbeit außerhalb des Konferenzraums. Geben Sie Wissen und Informationen, die in Meetings aufgetaucht sind, sofort weiter, ohne dass Ihre Experten zusätzlich zu dem, was sie bereits präsentiert haben, zusätzliche Zeit für die Erstellung von erklärenden Dokumenten aufwenden müssen.
6. Verbessern Sie die Projektergebnisse durch Durchsicht der Sitzungsarchive. Verstehen Sie, wie und warum frühere Entscheidungen getroffen wurden, erkennen Sie lehrreiche Momente und gewinnen Sie Einblicke in Ideen für mögliche nächste Schritte.

Aber denken Sie daran: Die Aufnahme ist nur Schritt 1.

Natürlich reicht es nicht aus, nur Videoaufzeichnungen Ihrer Besprechungen zu haben, um deren Vorteile voll auszuschöpfen. Ihre Teams müssen auch in der Lage sein, die in den Videos gespeicherten Informationen leicht zu finden, anzusehen und weiterzugeben.

Videokonferenzsysteme enthalten keine Lösungen für die Erstellung und Verwaltung einer ständig wachsenden Bibliothek von Besprechungsaufzeichnungen und anderen videobasierten Informationen wie Schulungsvideos für Mitarbeiter und Videos zur Unternehmenskommunikation.

Glücklicherweise besteht eine einfache Lösung für diese Herausforderung darin, Ihr Videokonferenz-Tool mit einem Video-Content-Management-System (oder Video-CMS) zu verbinden.

Durch die Verwendung eines Video-CMS wie Panopto Ihrer Videokonferenzlösung können Sie ein sicheres, durchsuchbares internes Videoportal (wie ein privates YouTube für Ihr Unternehmen) erstellen, das Ihren Mitarbeitern eine einfachere Zusammenarbeit und produktiveres Arbeiten ermöglicht. Und das bedeutet, dass Sie mit Ihren Besprechungsaufzeichnungen viel mehr erreichen können: 

• Sicheres Speichern und Freigeben von Videos: Laden Sie Meeting-Aufzeichnungen automatisch in eine sichere, mobilfähige Videobibliothek mit unbegrenztem Langzeitspeicher hoch.
• Verwalten Sie Viewer-Berechtigungen und Zugriff: Ermöglichen Sie Administratoren die Verwaltung von Freigabebeschränkungen, Richtlinien für die Aufbewahrung von Inhalten und die Verfügbarkeit in großem Umfang.
• Transkribieren & Suchen: Transkribieren Sie automatisch jede Aufzeichnung und machen Sie die während der Besprechung gesprochenen und angezeigten Wörter durchsuchbar.
• Aufzeichnungen bearbeiten: Bearbeiten Sie themenfremde Diskussionen, fügen Sie neue Inhalte, Quizfragen und vieles mehr hinzu, um Ihre Besprechungsaufzeichnung schnell in einen formellen Informationsbestand zu verwandeln.
• Verstehen Sie das Engagement der Zuschauer: Überwachen Sie die Videoaufrufe, erfahren Sie, was sich die Leute am meisten ansehen, und exportieren Sie Daten über die Zuschauerbindung in andere Systeme.

Was sind die besten Apps für die Aufzeichnung von Meetings?

Bleiben Sie bei den Tools, die Sie bereits haben, und stellen Sie sicher, dass sie in ein Video-CMS wie Panopto integriert sind. Möchten Sie mehr erfahren? Klicken Sie auf einen der folgenden Links, um mehr über die integrierten Videokonferenz-Integrationen Panoptozu erfahren, die Ihnen eine komplette cloudbasierte Lösung für die Automatisierung der Aufzeichnung von Meetings in großem Umfang bieten:

• Zoom + Panopto
• Webex Meetings + Panopto
• GoToMeeting + Panopto
• BlueJeans + Panopto
• Skype for Business + Panopto

Aktivieren Sie die Aufzeichnung von Besprechungen für Ihr Unternehmen mit Panopto.

PanoptoUnternehmensvideoplattform hilft Ihnen dabei, Meetings, Schulungen und Präsentationen aufzuzeichnen und die On-Demand-Videoinhalte anschließend zu archivieren, damit sie später gesucht, gefunden und wiederverwendet werden können. Möchten Sie Panopto Aktion sehen? Probieren Sie es kostenlos aus.