Allein in den USA finden täglich zwischen 36 und 56 Millionen Geschäftstreffen statt, und Angestellte nehmen durchschnittlich an 62 Meetings pro Monat teil. Leider geht ein Großteil der wertvollen Informationen, die in diesen Meetings ausgetauscht werden, nur wenige Augenblicke später verloren. Wie lässt sich ein Meeting also am besten protokollieren?

Eine Stunde nach Ende einer Besprechung können sich Mitarbeiter nur noch an 44 Prozent der besprochenen Inhalte erinnern. Sechs Tage nach einer Besprechung sinkt diese Zahl auf 25 Prozent. 

Um dem Vergessen entgegenzuwirken, haben wir alle unsere eigenen Methoden entwickelt, um die wichtigen Momente unserer Meetings für später festzuhalten. Die meisten machen sich dazu handschriftliche Notizen , entweder informell für sich selbst oder formell als Protokoll, das später mit allen Anwesenden geteilt werden kann.

Als Strategie zur Dokumentation von Besprechungen ist das Anfertigen von manuellen Notizen jedoch bestenfalls ineffizient – ​​und schlimmer noch, es garantiert, dass man nur einen Bruchteil der Diskussion erfasst und keine der oft verwendeten visuellen Hilfsmittel wie Bildschirmfreigaben und Whiteboards.

Die beste Methode, um ein Meeting aufzuzeichnen

Natürlich ist das Anfertigen von Notizen nur eine Möglichkeit, ein Meeting zu dokumentieren. 

Wer seine Meetings umfassender protokollieren möchte, hat nun eine weitere Möglichkeit: eine einfache Lösung, die leicht einzurichten ist und deutlich detailliertere Aufzeichnungen ermöglicht als je zuvor mit einem Notizbuch. Mit nur einem Smartphone in der Tasche und einer der vielen verfügbaren Sprachaufzeichnungs-Apps zeichnen immer mehr Menschen jedes Meeting und jede Telefonkonferenz auf, an der sie teilnehmen.

Eine vollständige Audioaufnahme eines Meetings erfasst zwar zweifellos mehr von der Diskussion als handschriftliche Notizen, doch auch Sprachaufzeichnungs-Apps zeichnen nicht das gesamte Meeting auf. Zudem sind sie unvollkommen, wenn es darum geht, wichtige Momente in Meetings leicht wiederzufinden – möchte man einen bestimmten Teil des Gesprächs erneut abspielen, muss man entweder die Aufnahme durchsuchen, um die entsprechende Stelle zu finden, oder das Meeting einfach noch einmal komplett anhören.

Wie lassen sich also alle Details eines Meetings am besten festhalten?

Zeichnen Sie ein Video der gesamten Besprechung auf. 

Die meisten modernen Videokonferenzlösungen – wie Zoom, GoToMeeting, Blue Jeans und Skype for Business (das Teil von Microsoft Teams wird) – bieten native Unterstützung für die Aufzeichnung von Audio, Video und Bildschirmfreigaben während einer Besprechung durch einfaches Drücken der Aufnahmetaste. 

Und selbst wenn es Ihnen gelungen ist, alle im selben Raum zu versammeln (was in der heutigen Arbeitswelt keine leichte Aufgabe ist), können Sie Ihre Videokonferenzsoftware immer noch in Verbindung mit den im Raum vorhandenen AV-Systemen verwenden, um ein Video in einem Besprechungs- oder Konferenzraum aufzuzeichnen.

In beiden Fällen müssen Sie, sobald Sie die Aufnahmetaste gedrückt haben, nur noch wie gewohnt an der Besprechung teilnehmen, und die Kamera kümmert sich um die gesamte Dokumentation Ihrer Besprechung. 

Die Vorteile der Aufzeichnung jedes Treffens

In Meetings werden Details besprochen, neue Ideen diskutiert, Einigkeit erzielt und Entscheidungen getroffen. Ohne ein vollständiges Protokoll, auf das man bei Bedarf zurückgreifen kann, verschwenden Ihre Teams jedoch wertvolle Zeit damit, Informationen, die bereits im Meeting besprochen, aber anschließend verloren gegangen oder vergessen wurden, erneut aufzuspüren und weiterzugeben.

Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf die flächendeckende Aufzeichnung von Meetings und zeichnen jede Videokonferenz innerhalb der Organisation auf. Es handelt sich um eine neuartige Strategie zur Steigerung von Produktivität und Zusammenarbeit, die aus verschiedenen Gründen immer mehr an Bedeutung gewinnt:

1. Kein Detail geht verloren oder wird vergessen. Jede Diskussion, jede Entscheidung, jede Bildschirmfreigabe Ihrer Meetings wird aufgezeichnet, sodass Sie wissen, wer was gesagt hat und welche visuellen Hilfsmittel die Teilnehmer während des Meetings verwenden.
2. Verbessern Sie die Konzentration und das Engagement während des Meetings. Die Garantie, dass eine Aufzeichnung des Meetings verfügbar sein wird, ermöglicht es den Teilnehmern, sich voll und ganz zu konzentrieren, ohne Notizen machen zu müssen, und den Meetingleitern, Ablenkungen durch Computerbildschirme zu minimieren.
3. Minimieren Sie die Auswirkungen von Terminkonflikten. Die Zusammenführung aller relevanten Personen zu einem Meeting kann den Projektfortschritt behindern. Dank einer detaillierten Aufzeichnung des Meetings können auch diejenigen mit vollen Terminkalendern das Meeting im Nachhinein ansehen und sich einbringen, sodass die Arbeit schneller voranschreitet.
4. Neue Mitarbeitende können schnell eingearbeitet werden. Wenn neue Mitarbeitende in laufende Projekte oder Initiativen eingebunden werden, können sie Aufzeichnungen vergangener Meetings ansehen und durchsuchen, um alle notwendigen Informationen für ihren Einstieg zu erhalten. Das ist deutlich effizienter, als separate Meetings zum Informationsaustausch anzusetzen und auf Informationen von Teilnehmenden zu warten, die bereits vor dem Beitritt einer neuen Person teilgenommen haben.
5. Unterstützen Sie die Zusammenarbeit außerhalb des Konferenzraums. Teilen Sie Wissen und Informationen aus Meetings sofort, ohne dass Ihre Experten zusätzlich zu ihren Präsentationen weitere Erläuterungsdokumente erstellen müssen.
6. Verbessern Sie die Projektergebnisse durch die Auswertung von Besprechungsprotokollen. Verstehen Sie, wie und warum vergangene Entscheidungen getroffen wurden, identifizieren Sie Lernmomente und gewinnen Sie Erkenntnisse für mögliche nächste Schritte.

Aber denken Sie daran, die Aufnahme ist nur Schritt 1.

Natürlich reichen Videoaufzeichnungen von Meetings allein nicht aus, um deren volles Potenzial auszuschöpfen. Ihre Teams müssen auch in der Lage sein, die in diesen Videos gespeicherten Informationen einfach zu finden, anzusehen und zu teilen.

Videokonferenzsysteme beinhalten keine Lösungen für die Erstellung und Verwaltung einer ständig wachsenden Bibliothek von Besprechungsaufzeichnungen und anderen videobasierten Informationsbeständen wie Mitarbeiterschulungsvideos und Videos zur Unternehmenskommunikation .

Zum Glück gibt es eine einfache Lösung für dieses Problem: Kombinieren Sie Ihr Videokonferenz-Tool einfach mit einem Video-Content-Management-System (oder Video-CMS). 

Durch die Nutzung eines Video-CMS wie Panopto in Verbindung mit Ihrer Videokonferenzlösung können Sie ein sicheres, durchsuchbares internes Videoportal (ähnlich einem privaten YouTube-Kanal für Ihr Unternehmen) erstellen, das die Zusammenarbeit und Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigert. Dadurch ergeben sich deutlich mehr Möglichkeiten für die Nutzung Ihrer Meeting-Aufzeichnungen:

• Videos sicher speichern und teilen: Aufzeichnungen von Meetings werden automatisch in eine sichere, mobilfähige Videobibliothek mit unbegrenztem Langzeitspeicher hochgeladen.
• Verwalten von Benutzerberechtigungen und Zugriffsrechten: Administratoren können Freigabebeschränkungen, Richtlinien zur Inhaltsaufbewahrung und die Verfügbarkeit in großem Umfang verwalten.
• Transkribieren & Suchen: Jede Aufnahme wird automatisch transkribiert, und die während der Meetings gesprochenen und gezeigten Wörter sind durchsuchbar.
• Aufzeichnungen bearbeiten: Entfernen Sie themenfremde Diskussionen, fügen Sie neue Inhalte, Quizfragen und mehr hinzu, um Ihre Besprechungsaufzeichnung schnell in ein formelleres Informationsdokument zu verwandeln.
• Zuschauerinteraktion verstehen: Videoaufrufe analysieren, herausfinden, was die Leute am häufigsten ansehen, und auf Aufrufbasis gewonnene Interaktionsdaten in andere Systeme exportieren

Welche Apps eignen sich am besten zur Aufzeichnung von Meetings?

Bleiben Sie bei den Tools, die Sie bereits haben, und stellen Sie sicher, dass sie in ein Video-CMS wie z. B. integriert sind. Panopto Möchten Sie mehr erfahren? Klicken Sie auf einen der unten stehenden Links, um mehr zu erfahren. Panopto Die integrierten Videokonferenzfunktionen bieten Ihnen eine vollständige Cloud-basierte Lösung zur Automatisierung der Meeting-Aufzeichnung in großem Umfang:

• Zoom + Panopto
• Webex Meetings + Panopto
• GoToMeeting + Panopto
• BlueJeans + Panopto
• Skype for Business + Panopto

Aktivieren Sie die Besprechungsaufzeichnung für Ihre Organisation mit Panopto

Panopto Videoplattform für Unternehmen hilft Ihnen, Meetings, Schulungen und Präsentationen aufzuzeichnen und die On-Demand-Videoinhalte zu archivieren, sodass sie später durchsucht, gefunden und wiederverwendet werden können. Möchten Sie Panopto in Aktion erleben? Testen Sie es kostenlos .