Aux États-Unis seulement, entre 36 et 56 millions de réunions d'affaires ont lieu chaque jour, et les employés assistent en moyenne à 62 réunions par mois. Malheureusement, une grande partie des précieuses informations échangées lors de ces réunions est perdue quelques instants plus tard. Alors, quelle est la meilleure façon d'enregistrer une réunion ?

Une heure après la fin d'une réunion, les employés ne se souviennent que de 44 % du contenu abordé. Et six jours après une réunion, ce chiffre tombe à 25 %. 

Pour contrer l'oubli, nous avons tous mis au point nos propres méthodes pour consigner les moments importants de nos réunions afin de pouvoir nous y référer ultérieurement. Pour la plupart d'entre nous, cela implique de prendre des notes manuscrites , soit de manière informelle pour nous-mêmes, soit de manière formelle sous forme de compte-rendu de réunion qui pourra ensuite être partagé avec tous les participants.

Mais en tant que stratégie de documentation de réunion, la prise de notes manuelle est au mieux inefficace — et pire encore, elle vous garantit de ne saisir qu'une fraction de la discussion et aucun des supports visuels souvent partagés, comme les partages d'écran et les tableaux blancs.

La meilleure façon d'enregistrer une réunion

Bien sûr, prendre des notes n'est qu'une façon parmi d'autres de documenter une réunion. 

Ceux qui souhaitent conserver un compte rendu plus complet de leurs réunions disposent désormais d'une autre option : une solution simple, facile à mettre en place et bien plus détaillée qu'avec un simple carnet. Grâce à leur smartphone et à l'une des nombreuses applications d'enregistrement vocal disponibles, de nombreuses personnes enregistrent désormais systématiquement toutes leurs réunions et conférences téléphoniques.

Bien qu'un enregistrement audio complet d'une réunion permette assurément de saisir une plus grande partie de la discussion que des notes manuscrites, les applications d'enregistrement vocal ne capturent pas non plus l'intégralité de la réunion. Elles sont également imparfaites pour faciliter la consultation des moments clés : si vous souhaitez réécouter un passage précis de la conversation, vous devez parcourir l'enregistrement pour trouver ce segment, ou tout simplement réécouter la réunion en entier.

Quel est donc le meilleur moyen de saisir tous les détails d'une réunion ?

Enregistrez une vidéo de l'intégralité de la réunion. 

La plupart des solutions de visioconférence modernes — comme Zoom, GoToMeeting, Blue Jeans et Skype Entreprise (qui est en train de devenir une partie de Microsoft Teams) — offrent une prise en charge native de la capture audio, vidéo et du partage d'écran d'une réunion en appuyant simplement sur le bouton d'enregistrement. 

Et même si vous avez réussi à réunir tout le monde dans la même pièce (un véritable exploit dans le monde du travail actuel), vous pouvez toujours utiliser votre logiciel de visioconférence conjointement avec les systèmes audiovisuels de la salle pour enregistrer une vidéo lors d'une réunion ou d'une salle de conférence.

Dans les deux cas, une fois que vous avez appuyé sur le bouton d'enregistrement, il vous suffit de vous réunir comme d'habitude, et la caméra se chargera de tout l'enregistrement de votre réunion. 

Les avantages de l'enregistrement de chaque réunion

Les réunions permettent d'aborder les détails, d'examiner de nouvelles idées, de parvenir à un consensus et de prendre des décisions. Cependant, sans compte rendu complet de réunion auquel se référer ultérieurement, vos équipes perdent un temps précieux à rechercher et à rediffuser des informations déjà diffusées pendant la réunion, mais perdues ou oubliées par la suite.

C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises activent la capture de réunions à grande échelle, en enregistrant chaque visioconférence interne. Cette stratégie novatrice de productivité et de collaboration gagne du terrain pour plusieurs raisons :

1. Aucun détail n'est perdu ni oublié. Chaque discussion, chaque décision, chaque partage d'écran de vos réunions est enregistré afin que vous sachiez qui a dit quoi et que vous puissiez voir les supports visuels utilisés tout au long de la réunion.
2. Améliorez la concentration et l'engagement pendant la réunion. Garantir la disponibilité d'un enregistrement permet aux participants de se concentrer pleinement sans avoir à prendre de notes, et aux animateurs de minimiser les distractions dues aux écrans d'ordinateur.
3. Minimisez l'impact des conflits d'horaires. Réunir toutes les personnes concernées à une réunion peut freiner l'avancement des projets. Grâce à un enregistrement détaillé de la réunion, les participants ayant un agenda chargé peuvent la visionner et y contribuer ultérieurement, ce qui permet de faire avancer les travaux plus rapidement.
4. Intégrez rapidement les nouveaux contributeurs. Lorsqu'ils rejoignent des projets ou initiatives en cours, ils peuvent consulter les enregistrements des réunions précédentes pour obtenir toutes les informations nécessaires et commencer à y contribuer. C'est bien plus efficace que d'organiser des réunions de partage de connaissances et d'attendre les retours des participants.
5. Favorisez la collaboration hors des salles de réunion. Partagez instantanément les connaissances et les informations issues des réunions sans que vos experts aient à consacrer du temps supplémentaire à la création de documents explicatifs en plus de leurs présentations.
6. Améliorez les résultats de vos projets en analysant les comptes rendus de réunions. Comprenez comment et pourquoi les décisions passées ont été prises, identifiez les enseignements à tirer et inspirez-vous des prochaines étapes.

Mais n'oubliez pas, l'enregistrement n'est que l'étape n°1

Bien sûr, l'enregistrement vidéo de vos réunions ne suffit pas à en tirer pleinement parti. Vos équipes doivent également pouvoir trouver, visionner et partager facilement les informations contenues dans ces vidéos.

Les systèmes de vidéoconférence n'incluent pas de solutions pour la création et la gestion d'une bibliothèque sans cesse croissante d'enregistrements de réunions et d'autres ressources d'information vidéo telles que les vidéos de formation des employés et les vidéos de communication d'entreprise .

Heureusement, une solution simple à ce problème consiste à associer votre outil de visioconférence à un système de gestion de contenu vidéo (ou CMS vidéo). 

En utilisant un CMS vidéo comme Panopto avec votre solution de visioconférence, vous pouvez créer un portail vidéo interne sécurisé et consultable (un peu comme un YouTube privé pour votre entreprise) qui permet à vos collaborateurs de collaborer plus facilement et de travailler plus efficacement. Vous pouvez ainsi exploiter bien davantage vos enregistrements de réunions.

• Stockez et partagez vos vidéos en toute sécurité : téléchargez automatiquement les enregistrements de vos réunions dans une vidéothèque sécurisée et compatible avec les appareils mobiles, offrant un stockage à long terme illimité.
• Gestion des autorisations et de l'accès des utilisateurs : Permettez aux administrateurs de gérer les restrictions de partage, les politiques de conservation du contenu et la disponibilité à grande échelle.
• Transcription et recherche : Transcrivez automatiquement chaque enregistrement et rendez consultables les paroles prononcées et affichées lors des réunions.
• Modifier les enregistrements : Supprimez les discussions hors sujet, ajoutez du contenu, des quiz et bien plus encore pour transformer rapidement l’enregistrement de votre réunion en un document d’information plus formel.
• Comprendre l'engagement des spectateurs : analysez les vues vidéo, découvrez ce que les gens regardent le plus et exportez les données d'engagement basées sur les vues vers d'autres systèmes.

Quelles sont donc les meilleures applications pour enregistrer des réunions ?

Utilisez les outils que vous possédez déjà et assurez-vous qu'ils sont intégrés à un CMS vidéo comme Panopto Vous voulez en savoir plus ? Cliquez sur l’un des liens ci-dessous pour en savoir plus. Panopto ses intégrations de visioconférence intégrées qui vous offrent une solution cloud complète pour automatiser la capture de réunions à grande échelle :

• Zoom + Panopto
• Réunions Webex + Panopto
• GoToMeeting + Panopto
• BlueJeans + Panopto
• Skype Entreprise + Panopto

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La plateforme vidéo d'entreprise de Panopto vous permet d'enregistrer vos réunions, formations et présentations, puis d'archiver le contenu vidéo à la demande pour qu'il soit facilement consultable et réutilisable. Envie de découvrir Panopto ? Essayez-le gratuitement .