Rien qu'aux États-Unis, entre 36 et 56 millions de réunions d'affaires ont lieu chaque jour et, en moyenne, les employés participent à 62 réunions par mois. Malheureusement, une grande partie des informations précieuses échangées lors de ces réunions est perdue quelques instants plus tard. Quelle est donc la meilleure façon d'enregistrer une réunion ?

Une heure après la fin d'une réunion, les employés ne se souviennent que de 44 % des sujets abordés. Six jours après la réunion, ce chiffre tombe à 25 %. 

Afin d'éviter la "courbe de l'oubli", nous avons tous conçu nos propres méthodes pour documenter les moments importants de nos réunions afin de pouvoir nous y référer ultérieurement. Pour la plupart d'entre nous, il s'agit de la prise de notes manuellesque ce soit de manière informelle pour nous-mêmes ou de manière formelle sous la forme d'un compte rendu de réunion qui peut ensuite être partagé avec toutes les personnes présentes.

Mais en tant que stratégie de documentation d'une réunion, la prise de notes manuelle est au mieux inefficace - et pire encore, elle garantit que vous ne capturerez qu'une fraction de la discussion et aucune des aides visuelles souvent partagées comme les partages d'écran et les tableaux blancs.

La meilleure façon d'enregistrer une réunion

Bien entendu, la prise de notes n'est qu'un moyen parmi d'autres de documenter une réunion. 

Les personnes qui souhaitent obtenir un compte rendu plus complet de leurs réunions disposent d'une autre option : une solution simple, facile à mettre en place et bien plus détaillée que ce qui était possible avec un carnet de notes. Avec le smartphone qu'ils ont en poche et l'une des nombreuses applications d'enregistrement vocal disponibles, un certain nombre de personnes ont commencé à enregistrer toutes les réunions et conférences téléphoniques auxquelles elles participent.

Bien qu'un enregistrement audio complet d'une réunion permette assurément de saisir une plus grande partie de la discussion que des notes manuscrites ne pourraient jamais le faire, les applications d'enregistrement vocal ne permettent pas non plus de capturer l'intégralité de la réunion. Elles sont également imparfaites lorsqu'il s'agit de faciliter la relecture des moments clés d'une réunion. Si vous souhaitez réécouter une partie particulière de votre conversation, vous devez parcourir l'enregistrement pour trouver le segment pertinent, ou simplement réécouter la réunion dans son intégralité.

Quel est donc le meilleur moyen d'enregistrer tous les détails d'une réunion ?

Enregistrez une vidéo de l'ensemble de la réunion. 

La plupart des solutions de vidéoconférence modernes, telles que Zoom, GoToMeeting, Blue Jeans et Skype For Business (qui fait désormais partie de Microsoft Teams), offrent une prise en charge native de la capture audio, vidéo et des partages d'écran d'une réunion en appuyant simplement sur la touche d'enregistrement. 

Et même si vous avez réussi à réunir tout le monde dans la même pièce (ce qui n'est pas un mince exploit dans le monde du travail actuel), vous pouvez toujours utiliser votre logiciel de vidéoconférence de concert avec les systèmes audiovisuels de la pièce pour enregistrer une vidéo dans une réunion ou une salle de conférence.

Dans les deux cas, une fois que vous avez appuyé sur le bouton d'enregistrement, vous n'avez plus qu'à vous réunir comme d'habitude, et l'appareil photo se chargera de toute la documentation de la réunion pour vous. 

Les avantages de l'enregistrement de chaque réunion

C'est au cours des réunions que l'on discute des détails, que l'on envisage de nouvelles idées, que l'on s'aligne et que l'on prend des décisions. Cependant, sans un enregistrement complet d'une réunion à consulter en cas de besoin, vos équipes perdent un temps précieux à rechercher et à partager à nouveau des informations qui ont déjà été communiquées au cours d'une réunion, mais qui ont été perdues ou oubliées par la suite.

C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises permettent l'enregistrement des réunions à grande échelle, en enregistrant chaque vidéoconférence qui a lieu au sein de l'organisation. Il s'agit d'une nouvelle stratégie de productivité et de collaboration qui gagne du terrain pour un certain nombre de raisons :

1. Aucun détail n'est perdu ou oublié. Chaque discussion, chaque décision, chaque partage d'écran de vos réunions est capturé afin que vous sachiez qui a dit quoi et que vous puissiez voir les aides visuelles auxquelles les personnes se réfèrent tout au long de la réunion.
2. Améliorer la concentration et l'engagement pendant la réunion. En garantissant qu'un enregistrement de la réunion sera disponible, les participants peuvent donner toute leur attention sans avoir à prendre de notes, et les organisateurs de la réunion peuvent minimiser les distractions dues aux écrans d'ordinateur.
3. Minimiser l'impact des conflits de calendrier. La présence de toutes les bonnes personnes à une réunion peut être un obstacle à l'avancement des projets. Grâce à un enregistrement détaillé de la réunion, les personnes dont l'emploi du temps est chargé peuvent assister à la réunion et y contribuer après coup, ce qui permet de faire avancer le travail plus rapidement.
4. Mettre rapidement les nouveaux contributeurs au courant de la situation. Lorsque des personnes sont impliquées dans des projets ou des initiatives en cours, elles peuvent regarder et rechercher des enregistrements de réunions antérieures afin d'obtenir tous les détails dont elles ont besoin pour commencer à contribuer à un projet. C'est beaucoup plus efficace que de programmer des réunions de téléchargement et d'attendre des informations de la part des personnes qui ont participé aux réunions avant qu'une nouvelle personne n'arrive sur le projet.
5. Favorisez la collaboration en dehors de la salle de conférence. Partagez instantanément les connaissances et les informations obtenues lors des réunions sans que vos experts aient à passer du temps à produire des documents explicatifs en plus de ce qu'ils ont déjà présenté.
6. Améliorer les résultats des projets en examinant les archives des réunions. Comprendre comment et pourquoi les décisions ont été prises, identifier les moments propices à l'apprentissage et glaner des idées sur les prochaines étapes potentielles.

Mais n'oubliez pas que l'enregistrement n'est que la première étape

Bien entendu, le simple fait de disposer d'enregistrements vidéo de vos réunions ne suffit pas à en tirer tous les avantages. Vos équipes doivent également être en mesure de trouver, de regarder et de partager facilement les informations stockées dans ces vidéos.

Les systèmes de visioconférence n'incluent pas de solutions pour créer et gérer une bibliothèque sans cesse croissante d'enregistrements de réunions et d'autres ressources d'information vidéo telles que les vidéos de formation des employés et vidéos de communication d'entreprise.

Heureusement, une solution simple à ce problème consiste à associer votre outil de vidéoconférence à un système de gestion de contenu vidéo (ou CMS vidéo).

En utilisant un CMS vidéo comme Panopto avec votre solution de visioconférence, vous pouvez créer un portail vidéo interne sécurisé et consultable (comme un YouTube privé privé pour votre entreprise) qui permet à vos employés de collaborer plus facilement et de travailler de manière plus productive. Cela signifie que vous pouvez faire beaucoup plus avec les enregistrements de vos réunions :

• Stockez et partagez vos vidéos en toute sécurité : Téléchargez automatiquement les enregistrements des réunions vers une vidéothèque sécurisée et adaptée aux mobiles, avec un stockage illimité à long terme.
• Gérer les autorisations et l'accès des spectateurs : Permet aux administrateurs de gérer les restrictions de partage, les politiques de conservation du contenu et la disponibilité à grande échelle.
• Transcription et recherche : Transcrivez automatiquement chaque enregistrement et rendez les mots prononcés et affichés pendant les réunions consultables.
• Modifier les enregistrements : Éliminez les discussions hors sujet, ajoutez du nouveau contenu, des quiz et bien plus encore pour transformer rapidement l'enregistrement de votre réunion en une source d'information plus formelle.
• Comprendre l'engagement des spectateurs : Auditer les vues des vidéos, savoir ce que les gens regardent le plus et exporter les données d'engagement vers d'autres systèmes.

Quelles sont donc les meilleures applications pour enregistrer des réunions ?

Utilisez les outils dont vous disposez déjà et assurez-vous qu'ils sont intégrés à un CMS vidéo comme Panopto. Vous voulez en savoir plus ? Cliquez sur l'un des liens ci-dessous pour en savoir plus sur les intégrations de visioconférence de Panopto qui vous offrent une solution complète basée sur le cloud pour automatiser la capture des réunions à grande échelle :

• Zoom + Panopto
• Réunions Webex + Panopto
• GoToMeeting + Panopto
• BlueJeans + Panopto
• Skype pour les entreprises + Panopto

Permettez à votre organisation de capturer des réunions avec Panopto

La plateforme plateforme vidéo d'entreprise de Panopto vous aidera à enregistrer des réunions, des formations et des présentations, puis à archiver le contenu vidéo à la demande afin qu'il puisse être recherché, découvert et réutilisé ultérieurement. Vous voulez voir Panopto en action ? Essayez-le gratuitement.