Solo en Estados Unidos, se celebran entre 36 y 56 millones de reuniones de negocios al día, y, en promedio, los empleados asisten a 62 reuniones al mes. Lamentablemente, gran parte de la valiosa información que se intercambia en esas reuniones se pierde a los pocos instantes. Entonces, ¿cuál es la mejor manera de grabar una reunión?

Una hora después de que finaliza una reunión, los empleados solo recuerdan el 44 por ciento del contenido tratado. Y seis días después, esa cifra desciende al 25 por ciento. 

Para evitar el olvido, todos hemos ideado nuestros propios métodos para documentar los momentos importantes de nuestras reuniones y consultarlos posteriormente. Para la mayoría, esto implica tomar notas a mano , ya sea de forma informal para nosotros mismos o formalmente como actas de reunión que luego se pueden compartir con todos los asistentes.

Pero como estrategia para documentar reuniones, tomar notas a mano es, en el mejor de los casos, ineficiente; y lo que es peor, hacerlo garantiza que solo se capturará una fracción de la discusión y ninguna de las ayudas visuales que se suelen compartir, como las pantallas compartidas y las pizarras blancas.

La mejor manera de grabar una reunión

Por supuesto, tomar notas es solo una forma de documentar una reunión. 

Quienes buscan un registro más completo de sus reuniones tienen otra opción: una solución sencilla, fácil de configurar y mucho más detallada que la que se podía obtener con una libreta. Con solo el teléfono inteligente en el bolsillo y cualquiera de las numerosas aplicaciones de grabación de voz disponibles, muchas personas han comenzado a grabar todas las reuniones y conferencias telefónicas a las que asisten.

Si bien una grabación de audio completa de una reunión sin duda capta mejor la conversación que las notas manuscritas, las aplicaciones de grabación de voz tampoco registran la reunión completa. Además, son imperfectas a la hora de facilitar la revisión de los momentos clave: si se desea reproducir una parte específica de la conversación, hay que buscar rápidamente en la grabación el segmento relevante o, simplemente, volver a escuchar la reunión completa.

Entonces, ¿cuál es la mejor manera de capturar todos los detalles de una reunión?

Graba un vídeo de toda la reunión. 

La mayoría de las soluciones modernas de videoconferencia, como Zoom, GoToMeeting, Blue Jeans y Skype for Business (que se está integrando en Microsoft Teams), ofrecen compatibilidad nativa para capturar audio, vídeo y pantalla compartida de una reunión con tan solo pulsar el botón de grabar. 

E incluso si has logrado reunir a todos en la misma sala (lo cual no es tarea fácil en el entorno laboral actual), aún puedes utilizar tu software de videoconferencia junto con los sistemas audiovisuales de la sala para grabar un vídeo en una sala de reuniones o conferencias.

En cualquier caso, una vez que hayas pulsado el botón de grabar, lo único que tienes que hacer es reunirte como de costumbre y la cámara se encargará de toda la documentación de la reunión. 

Los beneficios de grabar todas las reuniones

Las reuniones son el lugar donde se discuten detalles, se consideran nuevas ideas, se logra consenso y se toman decisiones. Sin embargo, sin un registro completo de la reunión al que recurrir cuando sea necesario, sus equipos pierden un tiempo valioso buscando y compartiendo información que ya se proporcionó durante la reunión, pero que posteriormente se perdió u olvidó.

Por eso, cada vez más empresas están implementando la grabación de reuniones a gran escala, registrando todas las videoconferencias que se realizan dentro de la organización. Se trata de una estrategia innovadora de productividad y colaboración que está ganando popularidad por varias razones:

1. No se pierde ni se olvida ningún detalle. Cada debate, cada decisión, cada pantalla compartida de tus reuniones queda registrada para que sepas quién dijo qué y puedas ver las ayudas visuales a las que se refieren los participantes durante la reunión.
2. Mejore la concentración y la participación durante la reunión. Garantizar que la reunión estará disponible mediante una grabación permite que los asistentes presten toda su atención sin necesidad de tomar notas, y los moderadores pueden minimizar las distracciones de las pantallas de los ordenadores.
3. Minimice el impacto de los conflictos de agenda. Reunir a todos los participantes adecuados en una reunión puede ser un obstáculo para el avance de los proyectos. Con una grabación detallada de la reunión, quienes tengan agendas apretadas podrán verla y aportar sus comentarios posteriormente, lo que permitirá que el trabajo avance con mayor rapidez.
4. Capacita rápidamente a los nuevos colaboradores. Cuando alguien se incorpora a proyectos o iniciativas en curso, puede consultar las grabaciones de reuniones anteriores para obtener toda la información necesaria y empezar a contribuir. Es mucho más eficiente que programar reuniones de descarga y esperar a que quienes participaron en ellas respondan antes de la incorporación de un nuevo miembro al proyecto.
5. Fomente la colaboración fuera de la sala de conferencias. Comparta al instante el conocimiento y la información surgidos en las reuniones sin que sus expertos tengan que dedicar tiempo adicional a elaborar documentos explicativos además de lo que ya presentaron.
6. Mejore los resultados de sus proyectos revisando los archivos de las reuniones. Comprenda cómo y por qué se tomaron decisiones anteriores, identifique oportunidades de aprendizaje y obtenga ideas para posibles pasos futuros.

Pero recuerda, grabar es solo el paso #1

Por supuesto, el simple hecho de tener grabaciones de vídeo de tus reuniones no garantiza que aproveches todas sus ventajas. Tus equipos también deben poder encontrar, ver y compartir fácilmente la información almacenada en esos vídeos.

Los sistemas de videoconferencia no incluyen soluciones para crear y gestionar una biblioteca cada vez mayor de grabaciones de reuniones y otros recursos de información basados ​​en vídeo, como vídeos de formación de empleados y vídeos de comunicación corporativa .

Afortunadamente, una solución sencilla a este problema consiste simplemente en combinar su herramienta de videoconferencia con un sistema de gestión de contenido de vídeo (o CMS de vídeo). 

Al usar un CMS de vídeo como Panopto junto con tu solución de videoconferencia, puedes crear un portal de vídeo interno seguro y con función de búsqueda (como un YouTube privado para tu empresa) que permite a tus empleados colaborar con mayor facilidad y trabajar de forma más productiva. Y eso significa que puedes sacar mucho más partido a las grabaciones de tus reuniones.

• Almacena y comparte vídeos de forma segura: sube automáticamente las grabaciones de tus reuniones a una biblioteca de vídeo segura y compatible con dispositivos móviles, con almacenamiento ilimitado a largo plazo.
• Gestionar permisos y acceso de los usuarios: Permite a los administradores gestionar las restricciones de uso compartido, las políticas de retención de contenido y la disponibilidad a gran escala.
• Transcribir y buscar: Transcriba automáticamente todas las grabaciones y permita buscar las palabras dichas y mostradas durante las reuniones.
• Edita las grabaciones: elimina las conversaciones que no se ajusten al tema, añade contenido nuevo, cuestionarios y mucho más para convertir rápidamente la grabación de tu reunión en un recurso informativo más formal.
• Comprenda la interacción del espectador: audite las visualizaciones de video, descubra qué es lo que la gente ve con más frecuencia y exporte datos de interacción con información sobre las visualizaciones a otros sistemas.

¿Cuáles son, entonces, las mejores aplicaciones para grabar reuniones?

Sigue utilizando las herramientas que ya tienes y asegúrate de que estén integradas con un CMS de vídeo como Panopto ¿Quieres saber más? Haz clic en cualquiera de los enlaces a continuación para obtener más información sobre Panopto Integraciones de videoconferencia integradas que le brindan una solución completa basada en la nube para automatizar la captura de reuniones a gran escala:

• Zoom + Panopto
• Webex Meetings + Panopto
• GoToMeeting + Panopto
• BlueJeans + Panopto
• Skype Empresarial + Panopto

Habilite la captura de reuniones para su organización con Panopto

La plataforma de vídeo empresarial de Panopto te ayudará a grabar reuniones, capacitaciones y presentaciones, y luego a archivar el contenido de vídeo bajo demanda para que puedas buscarlo, encontrarlo y reutilizarlo más adelante. ¿Quieres ver Panopto en acción? Pruébalo gratis .