미국에서만 매일 3,600만 건에서 5,600만 건의 비즈니스 회의가 열리며, 직원들은 매달 평균 62회의 회의에 참석합니다. 안타깝게도 이러한 회의에서 오가는 귀중한 정보의 상당 부분은 회의가 끝난 지 얼마 지나지 않아 잊혀지고 맙니다. 그렇다면회의를 기록하는 가장 좋은 방법은 무엇일까요?

회의가 끝난 지 1시간이 지나면 직원들은 논의된 내용의 44%만 기억해 낼 수 있습니다. 그리고 회의가 끝난 지 6일이 지나면 그 비율은 25%로 떨어집니다. 

“기억 상실 곡선”을 극복하기 위해, 우리 모두는 나중에 참고할 수 있도록 회의 중 중요한 순간들을 기록해 두는 나름의 방법을 고안해 왔습니다. 대부분의 사람들에게 이는 수기로 메모를 남기는 것하는 것을 의미합니다. 이는 비공식적으로 자신을 위해 기록하는 것이든, 나중에 참석자 모두와 공유할 수 있는 공식적인 회의록을 작성하는 것이든 마찬가지입니다. 

하지만 회의 기록 전략으로서 수기 필기는 기껏해야 비효율적일 뿐이며, 더 큰 문제는 이렇게 하면 논의 내용의 일부만 기록하게 되고, 화면 공유나 화이트보드와 같이 흔히 사용되는 시각 자료는 전혀 담을 수 없다는 점입니다.

회의를 녹음하는 가장 좋은 방법

물론, 메모를 하는 것은 회의 내용을 기록하는 여러 방법 중 하나일 뿐입니다. 

회의 내용을 보다 완벽하게 기록하고자 하는 이들에게는 또 다른 선택지가 있습니다. 바로 설정하기 간편하면서도 수첩으로는 도저히 불가능했던 수준의 상세한 기록을 남길 수 있는 간단한 솔루션입니다. 주머니에 스마트폰만 넣고 시중에 나와 있는 수많은 음성 녹음 앱 중 하나를 활용하면, 많은 사람들이 참석하는 모든 회의와 화상 회의를 녹음하기 시작했습니다.

하지만 회의 내용을 완전히 녹음하면 필기 노트보다 훨씬 더 많은 내용을 포착할 수 있음은 분명하지만, 음성 녹음 앱 역시 회의의 모든 내용을 담지는 못합니다. 또한 회의 중 중요한 순간을 쉽게 다시 확인하는 데 있어서도 한계가 있습니다. 대화의 특정 부분을 다시 듣고 싶다면, 녹음 파일을 훑어보며 해당 부분을 찾아야 하거나, 아예 회의 내용을 처음부터 끝까지 다시 들어야만 하기 때문입니다.

그렇다면 회의의 모든 세부 사항을 기록하는 더 좋은 방법은 무엇일까요?

회의 전체를 동영상으로 녹화하십시오. 

Zoom, GoToMeeting, Blue Jeans, Skype For Business(현재 Microsoft Teams로 통합되고 있음)와 같은 대부분의 최신 화상 회의 솔루션은 녹화 버튼을 누르기만 하면 회의 중 오디오, 영상 및 화면 공유 내용을 녹화할 수 있는 기본 기능을 제공합니다. 

설령 모든 사람을 한 자리에 모으는 데 성공했다 하더라도(오늘날의 업무 환경에서 결코 쉬운 일이 아닙니다), 화상 회의 소프트웨어를 회의실 내 AV 시스템과 연동하여 회의실이나 컨퍼런스룸에서 영상을 녹화할 수 있습니다.

어느 쪽이든, 녹화 버튼을 누르기만 하면 평소처럼 회의에 참석하기만 하면 되며, 카메라가 회의 기록을 모두 자동으로 처리해 드립니다. 

모든 회의를 녹음하는 것의 장점

회의는 세부 사항을 논의하고, 새로운 아이디어를 검토하며, 의견을 조율하고, 결정을 내리는 자리입니다. 하지만 필요할 때 참고할 수 있는 회의록이 제대로 갖춰져 있지 않으면, 팀원들은 회의 중에 이미 공유되었으나 이후 분실되거나 잊혀진 정보를 찾아내고 다시 공유하는 데 귀중한 시간을 낭비하게 됩니다.

이 때문에 점점 더 많은 기업들이 대규모 회의 녹화 기능을 도입하고 있으며, 조직 내에서 이루어지는 모든 화상 회의를 녹화하고 있습니다. 이는 여러 가지 이유로 주목받고 있는 새로운 생산성 및 협업 전략입니다:

1. 어떤 세부 사항도 놓치거나 잊히지 않습니다. 회의 중 이루어진 모든 논의, 모든 결정, 모든 화면 공유 내용이 기록되므로 누가 어떤 말을 했는지 파악할 수 있고, 회의 내내 사람들이 언급한 시각 자료를 확인할 수 있습니다. 
2. 회의 중 집중력과 참여도를 높여보세요. 회의 녹화본을 제공한다는 점을 보장하면, 참석자들은 메모를 할 필요 없이 회의에 온전히 집중할 수 있으며, 회의 진행자는 컴퓨터 화면으로 인한 주의 산만을 최소화할 수 있습니다.
3. 일정 충돌로 인한 영향을 최소화하세요. 관련 인원 모두를 회의에 참석시키는 것은 프로젝트 진행에 걸림돌이 될 수 있습니다. 회의 내용을 상세히 녹화해 두면, 일정이 겹쳐 참석하지 못한 사람들도 회의가 끝난 후 영상을 시청하고 의견을 제시할 수 있어 업무가 더 빨리 진행될 수 있습니다.
4. 신규 참여자가 빠르게 업무에 적응할 수 있도록 돕습니다. 진행 중인 프로젝트나 계획에 새로 합류한 사람들은 과거 회의 녹화 영상을 시청하고 검색하여 프로젝트에 기여하기 위해 필요한 모든 세부 정보를 확인할 수 있습니다. 이는 신규 인력이 합류하기 전 회의에 참석했던 사람들에게 정보를 요청하며 기다리거나, 별도의 설명 회의를 잡는 것보다 훨씬 효율적입니다.
5. 회의실 밖에서도 협업을 지원합니다. 전문가들이 이미 발표한 내용에 더해 설명 자료를 작성하는 데 추가 시간을 할애할 필요 없이, 회의에서 도출된 지식과 정보를 즉시 공유하세요.
6. 회의 기록을 검토하여 프로젝트 성과를 향상시키세요. 과거의 결정이 어떻게, 왜 내려졌는지 이해하고, 배울 점이 있는 순간을 파악하며, 향후 추진할 수 있는 방향에 대한 통찰력을 얻으십시오.

하지만 기억하세요, 녹음은 단지 첫 단계일 뿐입니다

물론, 회의 영상을 단순히 녹화해 둔다고 해서 그 이점을 온전히 누릴 수 있는 것은 아닙니다. 팀원들이 해당 영상에 담긴 정보를 쉽게 찾아보고, 시청하고, 공유할 수 있어야 합니다.

화상 회의 시스템에는 회의 녹화 영상 및 다음과 같은 기타 영상 기반 정보 자산을 지속적으로 확장해 나가는 라이브러리를 생성하고 관리할 수 있는 기능이 포함되어 있지 않습니다. 직원 교육 동영상 및 기업 커뮤니케이션 영상과 같은 비디오 기반 정보 자산을 생성하고 관리하는 기능을 포함하지 않습니다.

다행히도, 이 문제를 해결하는 간단한 방법은 화상 회의 도구를 비디오 콘텐츠 관리 시스템(비디오 CMS)과 연동하는 것입니다. 

비디오 CMS를 사용하여 Panopto와 같은Panopto 화상 회의 솔루션 Panopto 사용하면, 안전하고 검색이 가능한 내부 동영상 포털(예: 사내용 유튜브 )을 구축하여 직원들이 더 쉽게 협업하고 생산성을 높일 수 있도록 지원할 수 있습니다. 이는 회의 녹화물을 통해 훨씬 더 많은 일을 할 수 있음을 의미합니다: 

• 동영상을 안전하게 저장하고 공유하세요: 회의 녹화본을 무제한 장기 저장 용량을 갖춘 안전하고 모바일 친화적인 동영상 라이브러리에 자동으로 업로드합니다.
• 사용자 권한 및 액세스 관리: 관리자가 공유 제한, 콘텐츠 보존 정책 및 가용성을 대규모로 관리할 수 있도록 지원합니다.
• 녹취 및 검색: 모든 녹음 내용을 자동으로 텍스트로 변환하여 회의 중 말하거나 표시된 내용을 검색할 수 있게 합니다.
• 녹화 내용 편집: 주제와 무관한 대화를 편집하고, 새로운 콘텐츠와 퀴즈 등을 추가하여 회의 녹화본을 보다 공식적인 정보 자산으로 빠르게 전환하세요.
• 시청자 참여도 파악하기: 동영상 조회수를 분석하고, 사람들이 가장 많이 시청하는 콘텐츠를 파악하며, 조회수 기반 참여 데이터를 다른 시스템으로 내보내세요

그럼 회의 녹화에 가장 적합한 앱은 무엇일까요?

이미 보유하고 계신 도구를 계속 활용하되, Panopto 같은 비디오 CMS와 연동되어 있는지 확인하세요. 더 자세히 알고 싶으신가요? 아래 링크를 클릭하여 대규모 회의 녹화를 자동화할 수 있는 완벽한 클라우드 기반 솔루션을 제공하는 Panopto내장형 화상 회의 연동 기능에 대해 자세히 알아보세요:

• Zoom + Panopto
• Webex Meetings + Panopto
• GoToMeeting + Panopto
• BlueJeans + Panopto
• Skype for Business + Panopto

Panopto 통해 조직 내 회의 녹화 기능을 활성화하세요

Panopto엔터프라이즈 비디오 플랫폼 을 통해 회의, 교육, 프레젠테이션을 녹화하고, 온디맨드 동영상 콘텐츠를 아카이브하여 나중에 검색, 발견 및 재사용할 수 있도록 도와드립니다. Panopto 사용 Panopto 확인해 보시겠습니까? 무료로 체험해 보세요.