- 자동 녹화
회의를 녹화하는 가장 좋은 방법
미국에서만 매일 3,600만~5,600만 건의 비즈니스 회의가 열리고, 직원들은 평균적으로 매달 62회의 회의에 참석합니다. 안타깝게도 이러한 회의에서 교환되는 귀중한 정보의 대부분은 잠시 후 손실됩니다. 그렇다면 회의를 녹음하는 가장 좋은 방법은 무엇일까요?
회의가 끝나고 한 시간이 지나면 직원들은 논의된 내용의 44%만 기억할 수 있습니다. 그리고 회의가 끝나고 6일이 지나면 그 수치는 25%로 떨어집니다.
'망각의 곡선'을 극복하기 위해 우리 모두는 회의에서 중요한 순간을 나중에 참조할 수 있도록 기록하는 나름의 방법을 고안해 냈습니다. 대부분의 사람들에게는 다음과 같은 방법이 수반됩니다. 수기 메모를 작성하거나, 비공식적으로 스스로를 위해 또는 공식적으로 회의록을 작성하여 나중에 참석한 모든 사람과 공유할 수 있도록 합니다.
하지만 회의 문서화 전략으로서 수기로 메모하는 것은 기껏해야 비효율적일 뿐 아니라, 화면 공유나 화이트보드와 같이 자주 공유되는 시각적 보조 자료는 물론이고 토론의 일부만 캡처할 수 있다는 단점이 있습니다.
회의를 녹화하는 가장 좋은 방법
물론 메모는 회의를 기록하는 한 가지 방법일 뿐입니다.
보다 완벽한 회의 기록을 남기고자 하는 분들에게는 설정이 간편하고 노트북보다 훨씬 상세하게 기록할 수 있는 간단한 솔루션이 또 다른 옵션이 있습니다. 주머니에 스마트폰을 넣고 다양한 음성 녹음 앱 중 하나만 있으면 많은 사람들이 참석하는 모든 회의와 컨퍼런스 콜을 녹음하기 시작했습니다.
하지만 회의의 완전한 오디오 녹음은 필기 메모보다 더 많은 토론 내용을 확실히 담아내지만, 음성 녹음기 앱도 전체 회의를 캡처하지는 못합니다. 또한 대화의 특정 부분을 다시 재생하려면 관련 부분을 찾기 위해 녹음 내용을 훑어보거나 회의 전체를 다시 들어야 하는 등 회의의 중요한 순간을 쉽게 다시 볼 수 있도록 하는 데 있어서는 불완전합니다.
그렇다면 회의의 모든 세부 사항을 캡처하는 더 좋은 방법은 무엇일까요?
전체 미팅을 동영상으로 녹화합니다.
비즈니스에서 모든 회의를 기록해야 하는 10가지 이유
Zoom, GoToMeeting, Blue Jeans, 비즈니스용 Skype(Microsoft Teams의 일부가 되는) 등 대부분의 최신 화상 회의 솔루션은 녹화를 누르기만 하면 회의에서 오디오, 비디오 및 화면 공유를 캡처할 수 있는 기본 기능을 지원합니다.
모든 사람이 같은 방에 모이는 데 성공했더라도(오늘날의 직장에서는 쉽지 않은 일입니다) 화상 회의 소프트웨어를 회의실 내 AV 시스템과 함께 사용하여 회의실이나 회의실에서 비디오를 녹화할 수 있습니다.
어느 경우든 녹화 버튼을 누른 후에는 평소처럼 회의를 진행하기만 하면 카메라가 모든 회의 문서를 자동으로 처리해 줍니다.
모든 회의 녹화의 이점
회의는 세부 사항을 논의하고, 새로운 아이디어를 고려하고, 의견을 조율하고, 의사 결정을 내리는 곳입니다. 하지만 필요할 때 참조할 수 있는 완전한 회의 기록이 없다면, 팀원들은 회의 중에 이미 제공되었지만 이후 분실되었거나 잊어버린 정보를 추적하고 다시 공유하느라 귀중한 시간을 낭비하게 됩니다.
그렇기 때문에 점점 더 많은 기업이 대규모로 회의 캡처를 활성화하고 있습니다, 모든 화상 회의를 녹화하여 대규모로 녹화할 수 있도록 하는 기업이 늘고 있습니다. 이는 여러 가지 이유로 탄력을 받고 있는 새로운 생산성 및 협업 전략입니다:
- 어떤 세부 사항도 놓치거나 잊어버리지 않습니다. 회의의 모든 토론, 모든 결정, 모든 화면 공유가 캡처되므로 누가 무슨 말을 했는지 알 수 있고 회의 내내 사람들이 참조하는 시각 자료를 볼 수 있습니다.
- 회의 중 집중력과 참여도를 향상하세요. 회의 녹화를 보장하면 참석자는 메모할 필요 없이 회의에 온전히 집중할 수 있고 회의 리더는 컴퓨터 화면으로 인한 방해 요소를 최소화할 수 있습니다.
- 일정 충돌로 인한 영향을 최소화하세요. 회의에 적절한 사람들을 모두 참여시키지 못하면 프로젝트 진행에 장애가 될 수 있습니다. 미팅을 상세하게 녹화하면 예약된 일정이 있는 사람들이 미팅을 지켜보고 미팅이 진행된 후에 참여할 수 있어 업무가 더 빨리 진행될 수 있습니다.
- 새로운 기여자를 빠르게 참여시키세요. 진행 중인 프로젝트나 이니셔티브에 참여하게 되면 과거 회의 녹화본을 보고 검색하여 프로젝트에 기여하는 데 필요한 모든 세부 정보를 얻을 수 있습니다. 새로운 사람이 프로젝트에 합류하기 전에 다운로드 미팅을 예약하고 실제로 미팅에 참석했던 사람들의 정보를 기다리는 것보다 훨씬 효율적입니다.
- 회의실 밖에서도 협업을 지원하세요. 전문가가 이미 발표한 내용 외에 추가 설명 문서를 작성하는 데 시간을 들이지 않고도 회의에서 나온 지식과 정보를 즉시 공유할 수 있습니다.
- 회의 아카이브를 검토하여 프로젝트 결과를 개선하세요. 과거의 의사 결정이 어떻게 그리고 왜 이루어졌는지 이해하고, 교훈을 얻을 수 있는 순간을 파악하고, 다음 단계로 나아가기 위한 아이디어에 대한 인사이트를 얻으세요.
하지만 기록은 1단계에 불과하다는 점을 기억하세요.
물론 단순히 회의를 비디오로 녹화한다고 해서 모든 이점을 누릴 수 있는 것은 아닙니다. 팀원들이 비디오에 저장된 정보를 쉽게 찾고, 보고, 공유할 수 있어야 합니다.
화상 회의 시스템에는 계속 증가하는 회의 녹화 및 기타 비디오 기반 정보 자산의 라이브러리를 만들고 관리할 수 있는 솔루션이 포함되어 있지 않습니다. 직원 교육 비디오 및 기업 커뮤니케이션 비디오.
다행히도 이 문제에 대한 간단한 해결책은 화상 회의 도구를 비디오 콘텐츠 관리 시스템(또는 비디오 CMS)과 페어링하는 것뿐입니다.
사용함으로써 비디오 CMS 를 화상 회의 솔루션과 함께 사용하면 안전하고 검색 가능한 내부 비디오 포털을 만들 수 있습니다( 비공개 유튜브 와 같은) 사내 비디오 포털을 만들어 직원들이 더 쉽게 협업하고 더 생산적으로 일할 수 있도록 할 수 있습니다. 즉, 회의 녹화물을 통해 더 많은 일을 할 수 있습니다:
- 비디오를 안전하게 저장하고 공유하세요: 회의 녹화물을 무제한 장기 저장이 가능한 안전한 모바일용 비디오 라이브러리에 자동으로 업로드하세요.
- 뷰어 권한 및 액세스 관리: 관리자가 공유 제한, 콘텐츠 보존 정책 및 가용성을 대규모로 관리할 수 있습니다.
- 트랜스크립트 및 검색: 모든 녹취를 자동으로 전사하고 회의 중에 말하고 표시된 단어를 검색할 수 있도록 합니다.
- 녹화물 편집: 주제에서 벗어난 토론을 편집하고, 새로운 콘텐츠, 퀴즈 등을 추가하여 미팅 녹화본을 보다 공식적인 정보 자산으로 빠르게 전환하세요.
- 시청자 참여도 이해하기: 동영상 조회수를 감사하고, 사람들이 가장 많이 시청하는 콘텐츠를 파악하고, 조회수 인식 참여 데이터를 다른 시스템으로 내보낼 수 있습니다.
그렇다면 회의 녹화에 가장 적합한 앱은 무엇일까요?
이미 사용 중인 도구를 계속 사용하고 Panopto와 같은 동영상 CMS와 통합되어 있는지 확인하세요. 더 자세히 알고 싶으신가요? 아래 링크를 클릭하여 대규모 회의 캡처 자동화를 위한 완벽한 클라우드 기반 솔루션을 제공하는 Panopto의 내장된 화상 회의 통합 기능에 대해 자세히 알아보세요:
Panopto로 조직의 회의 캡처를 활성화하세요.
Panopto의 엔터프라이즈 비디오 플랫폼 은 회의, 교육 및 프레젠테이션을 녹화한 다음 온디맨드 비디오 콘텐츠를 보관하여 나중에 검색, 검색 및 다시 사용할 수 있도록 도와줍니다. Panopto가 실제로 작동하는 모습을 보고 싶으신가요? 무료로 체험해 보세요.