Solo negli Stati Uniti, si tengono tra i 36 e i 56 milioni di riunioni di lavoro ogni giorno e, in media, i dipendenti partecipano a 62 riunioni al mese. Purtroppo, gran parte delle preziose informazioni scambiate durante queste riunioni va persa pochi istanti dopo. Quindi, qual è il modo migliore per registrare una riunione?

Un'ora dopo la fine di una riunione, i dipendenti ricordano solo il 44% del contenuto discusso. E sei giorni dopo, questa percentuale scende al 25%. 

Per contrastare la "curva dell'oblio", ognuno di noi ha escogitato un proprio metodo per documentare i momenti importanti delle riunioni, in modo da poterli consultare in futuro. Per la maggior parte delle persone, ciò implica prendere appunti a mano , informalmente per se stessi o formalmente sotto forma di verbale di riunione, che può poi essere condiviso con tutti i partecipanti.

Ma come strategia per documentare una riunione, prendere appunti a mano è, nella migliore delle ipotesi, inefficiente; peggio ancora, in questo modo si rischia di catturare solo una parte della discussione, senza tenere conto degli ausili visivi spesso condivisi, come la condivisione dello schermo e le lavagne.

Il modo migliore per registrare una riunione

Naturalmente, prendere appunti è solo uno dei modi per documentare una riunione. 

Chi desidera tenere traccia in modo più completo delle proprie riunioni ha ora a disposizione un'altra opzione: una soluzione semplice, facile da configurare e molto più dettagliata di quanto fosse possibile con un taccuino. Con il solo smartphone in tasca e una delle tante app di registrazione vocale disponibili, molte persone hanno iniziato a registrare ogni riunione e teleconferenza a cui partecipano.

Sebbene una registrazione audio completa di una riunione catturi indubbiamente una parte maggiore della discussione rispetto a qualsiasi appunto scritto a mano, anche le app di registrazione vocale non riescono a registrare l'intera riunione. Inoltre, sono imperfette quando si tratta di rendere facile riascoltare i momenti chiave delle riunioni: se si desidera riascoltare una parte specifica della conversazione, bisogna scorrere la registrazione per trovare il segmento pertinente, oppure riascoltare l'intera riunione.

Qual è dunque il modo migliore per registrare tutti i dettagli di una riunione?

Registra un video dell'intera riunione. 

La maggior parte delle moderne soluzioni di videoconferenza, come Zoom, GoToMeeting, BlueJeans e Skype for Business (che sta diventando parte di Microsoft Teams), offre il supporto nativo per acquisire audio, video e condivisione dello schermo durante una riunione semplicemente premendo il pulsante di registrazione. 

E anche se siete riusciti a riunire tutti nella stessa stanza (impresa non da poco negli ambienti di lavoro odierni), potete comunque utilizzare il vostro software di videoconferenza in combinazione con i sistemi audiovisivi presenti nella sala per registrare un video durante una riunione o una conferenza.

In entrambi i casi, una volta premuto il pulsante di registrazione, non dovrete fare altro che partecipare alla riunione come di consueto e la telecamera si occuperà di documentare tutto automaticamente. 

I vantaggi di registrare ogni riunione

Le riunioni sono il luogo in cui si discutono i dettagli, si valutano nuove idee, si raggiunge un consenso e si prendono decisioni. Tuttavia, senza una registrazione completa della riunione a cui fare riferimento quando necessario, i team sprecano tempo prezioso a cercare e ricondividere informazioni che erano già state rese disponibili durante la riunione ma che sono andate perse o dimenticate in seguito.

Ecco perché sempre più aziende stanno implementando la registrazione delle riunioni su larga scala, registrando ogni videoconferenza che si svolge all'interno dell'organizzazione. Si tratta di una strategia innovativa per la produttività e la collaborazione che sta prendendo piede per una serie di motivi:

1. Nessun dettaglio viene perso o dimenticato. Ogni discussione, ogni decisione, ogni condivisione dello schermo delle vostre riunioni viene registrata, così saprete chi ha detto cosa e potrete vedere gli ausili visivi a cui i partecipanti fanno riferimento durante la riunione.
2. Migliora la concentrazione e il coinvolgimento durante la riunione. Garantire la disponibilità di una registrazione della riunione permette ai partecipanti di prestare la massima attenzione senza dover prendere appunti, e ai responsabili della riunione di ridurre al minimo le distrazioni causate dagli schermi dei computer.
3. Riduci al minimo l'impatto dei conflitti di orario. Riuscire a riunire tutte le persone giuste può essere un ostacolo all'avanzamento dei progetti. Grazie a una registrazione dettagliata della riunione, chi ha impegni può guardarla e contribuire in un secondo momento, consentendo così di procedere più rapidamente con il lavoro.
4. Metti rapidamente al corrente i nuovi collaboratori. Quando le persone vengono coinvolte in progetti o iniziative in corso, possono guardare e cercare le registrazioni delle riunioni passate per ottenere tutti i dettagli necessari per iniziare a contribuire al progetto. È molto più efficiente che programmare riunioni di download e aspettare le informazioni da chi era effettivamente presente alle riunioni prima dell'arrivo di una nuova persona nel progetto.
5. Favorisci la collaborazione anche al di fuori della sala riunioni. Condividi istantaneamente conoscenze e informazioni emerse durante gli incontri, senza che i tuoi esperti debbano dedicare tempo extra alla creazione di documenti esplicativi che si aggiungano a quanto già presentato.
6. Migliora i risultati del progetto rivedendo gli archivi delle riunioni. Comprendi come e perché sono state prese le decisioni passate, individua i momenti di apprendimento e ricava spunti per potenziali passi successivi.

Ma ricorda, la registrazione è solo il primo passo.

Naturalmente, la semplice registrazione video delle riunioni non è sufficiente a sfruttarne appieno i vantaggi. I team devono anche essere in grado di trovare, visualizzare e condividere facilmente le informazioni contenute in quei video.

I sistemi di videoconferenza non includono soluzioni per la creazione e la gestione di una libreria in continua espansione di registrazioni di riunioni e altri contenuti video, come video di formazione per i dipendenti e video di comunicazione aziendale .

Fortunatamente, una soluzione semplice a questa sfida consiste nell'abbinare il proprio strumento di videoconferenza a un sistema di gestione dei contenuti video (o CMS video). 

Utilizzando un CMS video come Panopto insieme alla tua soluzione di videoconferenza, puoi creare un portale video interno sicuro e ricercabile (una sorta di YouTube privato per la tua azienda) che consente ai tuoi dipendenti di collaborare più facilmente e lavorare in modo più produttivo. E questo significa che puoi fare molto di più con le registrazioni delle tue riunioni:

• Archivia e condividi video in modo sicuro: carica automaticamente le registrazioni delle riunioni in una libreria video sicura e accessibile da dispositivi mobili, con spazio di archiviazione illimitato a lungo termine.
• Gestione delle autorizzazioni e dell'accesso degli utenti: consente agli amministratori di gestire le restrizioni di condivisione, le politiche di conservazione dei contenuti e la disponibilità su larga scala.
• Trascrizione e ricerca: trascrivi automaticamente ogni registrazione e rendi ricercabili le parole pronunciate e visualizzate durante le riunioni.
• Modifica le registrazioni: elimina le discussioni fuori tema, aggiungi nuovi contenuti, quiz e altro ancora per trasformare rapidamente la registrazione della tua riunione in una risorsa informativa più formale.
• Comprendi il coinvolgimento degli spettatori: analizza le visualizzazioni dei video, scopri cosa guardano di più le persone ed esporta i dati di coinvolgimento relativi alle visualizzazioni in altri sistemi.

Quali sono quindi le migliori app per registrare le riunioni?

Attieniti agli strumenti che già possiedi e assicurati che siano integrati con un CMS video come Panopto Vuoi saperne di più? Clicca su uno qualsiasi dei link qui sotto per saperne di più Panopto Le integrazioni di videoconferenza integrate ti offrono una soluzione completa basata sul cloud per automatizzare l'acquisizione delle riunioni su larga scala:

• Zoom + Panopto
• Riunioni Webex + Panopto
• GoToMeeting + Panopto
• Jeans blu + Panopto
• Skype for Business + Panopto

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La piattaforma video aziendale di Panopto ti aiuterà a registrare riunioni, corsi di formazione e presentazioni, per poi archiviare i contenuti video on-demand in modo che possano essere ricercati, reperiti e riutilizzati in seguito. Vuoi vedere Panopto in azione? Provalo gratuitamente .