La quantità di tempo che trascorriamo collettivamente in riunioni oggi è impressionante.

Solo negli Stati Uniti, il Bureau of Labor Statistics stima che si tengano tra i 36 e i 56 milioni di riunioni di lavoro ogni giorno. In media, i dipendenti partecipano a 62 riunioni al mese.

Poiché gran parte della giornata delle persone è dedicata alle riunioni, i leader di quasi tutte le organizzazioni hanno iniziato a cercare modi per alleviare la pressione che le riunioni possono esercitare sulla produttività e per trarre maggior vantaggio dalla collaborazione e dalle riunioni in tempo reale.

A quanto pare, esiste una soluzione semplice a questa sfida, già scoperta da diverse aziende Fortune 500: registrare tutte le riunioni aziendali utilizzando un software di videoregistrazione .

Registrando le riunioni , è possibile trasformare le conversazioni che i dipendenti già intrattengono, sia in sala riunioni che durante le videochiamate, in preziose risorse informative che riducono al minimo il tempo sottratto alle riunioni e massimizzano l'impatto positivo che queste possono avere sui risultati aziendali.

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Non è così assurdo come sembra. Di seguito elenchiamo le 10 ragioni più convincenti per iniziare a registrare tutte le tue riunioni.

10 motivi per iniziare a registrare le riunioni

1. Nessuno deve perdersi una riunione.

A volte, riunire le persone giuste nello stesso momento può rappresentare l'ostacolo maggiore al progresso di un progetto. Le videoconferenze possono eliminare le barriere geografiche, ma non consentono di partecipare a due riunioni contemporaneamente né risolvono i problemi di pianificazione tra colleghi che si trovano agli antipodi del mondo.

La registrazione video di riunioni e presentazioni garantisce che nessuno si perda una discussione o le immagini visualizzate dai partecipanti in sala. I video on-demand possono essere condivisi con i partecipanti che non possono essere presenti di persona, indipendentemente dalla distanza geografica o da eventuali impegni dell'ultimo minuto, in modo che tutti abbiano accesso alle stesse informazioni trattate durante la riunione.

Inoltre, quando si inizia a registrare le riunioni, i dipendenti e i leader oberati di impegni, spesso divisi su più fronti, acquisiscono un maggiore controllo sui propri impegni. Gli inviti alle riunioni non sono più gestiti in base all'ordine di arrivo, poiché le persone possono dedicare il proprio tempo alle riunioni in cui possono essere più efficaci, e al contempo rivedere e contribuire alle riunioni meno prioritarie a cui non hanno potuto partecipare di persona.

2. Migliorare la concentrazione e il coinvolgimento durante la riunione.

Registrare le riunioni in video offre ai vostri collaboratori una registrazione precisa di tutto ciò che è stato presentato e discusso: una risorsa di riferimento perfetta per chiunque si sia mai chiesto: "Non ne abbiamo parlato nella riunione della settimana scorsa?".

Sapendo che la registrazione sarà disponibile, i partecipanti non hanno bisogno di prendere appunti dettagliati nel caso in cui dovessero consultare qualcosa in seguito. Inoltre, i responsabili delle riunioni possono chiedere più facilmente ai partecipanti di ridurre al minimo le distrazioni sullo schermo del computer. Questo permette ai dipendenti di concentrarsi e partecipare in modo più attivo, rendendo le riunioni ancora più preziose ed efficaci.

3. Ridurre il tempo dedicato alla duplicazione degli sforzi.

Ormai i project manager e i responsabili delle riunioni sono piuttosto abituati a sedersi al computer subito dopo una riunione e a dedicare del tempo a digitare appunti, passi successivi e altre azioni da intraprendere da inviare al team.

Con la registrazione della riunione, tuttavia, questo passaggio non è più necessario. Chi organizza la riunione può semplicemente inviare un link al video, e i membri del team possono cercare rapidamente nella registrazione per trovare qualsiasi informazione di cui hanno bisogno, proprio quando ne hanno bisogno.

Tutto ciò, a sua volta, libera più tempo per il tuo team, consentendogli di fare maggiori progressi sui progetti. Certo, a livello individuale il risparmio di tempo potrebbe essere minimo, ma se si considera che ogni singolo dipendente partecipa in media a 62 riunioni al mese, è facile capire come tutti quei minuti e quelle ore si sommino.

4. Nessun dettaglio può andare perso o dimenticato.

Le riunioni sono preziose perché offrono alle persone il tempo di discutere una grande quantità di informazioni e di raggiungere un consenso più rapidamente di quanto potrebbero fare in uno scambio di email.

Tuttavia, appunti scritti a mano, verbali di riunione e persino registrazioni audio non possono catturare ogni discussione e ogni decisione con la stessa efficacia delle diapositive, delle condivisioni dello schermo e delle lavagne effettivamente utilizzate durante una riunione. Gli appunti e i verbali di riunione, in particolare, sono inoltre influenzati dalla prospettiva di chi li redige, il che significa che persone diverse documenteranno, prevedibilmente, parti diverse di una riunione che ritengono importanti in modi diversi.

Una registrazione video cattura tutto esattamente come è accaduto, permettendoti di sapere con precisione chi ha detto cosa, quali dettagli specifici sono stati condivisi, quali decisioni sono state prese (e come) e quali azioni sono state assegnate.

Guarda una riunione sullo stato del progetto registrata e condivisa con Panopto :

 

 

5. Metti rapidamente al corrente i nuovi collaboratori.

I progetti raramente seguono un percorso lineare dall'inizio alla fine: i team spesso cambiano in base alle priorità o si ampliano quando sono necessarie nuove competenze. È compito del project manager fare in modo che i nuovi collaboratori siano subito operativi ogni volta che ciò accade.

Avere a disposizione le registrazioni delle riunioni precedenti può essere estremamente utile quando arriva il momento di informare i nuovi membri del team sullo stato di avanzamento e sugli obiettivi di un progetto in corso. Invece di dover interrompere il lavoro per programmare riunioni di aggiornamento e attendere informazioni dagli altri partecipanti al progetto, i nuovi collaboratori possono rivedere le riunioni passate per ottenere tutti i dettagli necessari per iniziare a lavorare al progetto.

6. Collaborate al di fuori della sala conferenze.

Oggi siamo abituati a continuare la collaborazione anche al di fuori della sala riunioni (o oltre la teleconferenza) tramite e-mail, documenti condivisi e piattaforme di produttività come Slack. Tuttavia, nessuna di queste soluzioni di comunicazione semplifica il riferimento a discussioni specifiche avvenute durante una riunione, o peggio, richiedono la creazione di un documento o di una conversazione completamente nuovi.

Quando registri una riunione, hai un documento completo in cui le persone possono fare riferimento a dettagli specifici, sia condividendo un link a un momento preciso del video tramite altri canali di messaggistica, sia collaborando direttamente all'interno della registrazione della riunione. Una piattaforma video come Panopto Consente non solo di lasciare commenti con timestamp, ma anche di avviare discussioni organizzate in thread direttamente all'interno delle registrazioni.

Tutto ciò è importante perché, per quanto le riunioni siano preziose opportunità per scambiare informazioni e far progredire i progetti, sono comunque vincolate al tempo. Rendere le registrazioni delle riunioni parte integrante di tutte le altre comunicazioni asincrone del team renderà sia le riunioni che le altre comunicazioni più complete ed efficaci.

7. Comprendere come siamo arrivati ​​a questo punto e perché sono state prese determinate decisioni.

Con la conclusione di iniziative di cambiamento , progetti importanti e trimestri fiscali, la maggior parte delle organizzazioni trova estremamente utile condurre un'analisi "post-mortem", per esaminare i risultati ottenuti, il modo in cui sono stati raggiunti e cosa si dovrebbe fare in futuro.

Ma quando traguardi e decisioni importanti si susseguono in un lungo arco di tempo, o quando un grande progetto coinvolge decine di persone e centinaia di elementi interconnessi, può essere difficile per chiunque ricordare con precisione tutti i momenti cruciali che hanno contribuito al suo successo.

Gli archivi e le trascrizioni delle registrazioni delle riunioni, consultabili tramite ricerca, possono fornire un contesto e spunti più completi ai leader che desiderano imparare sia dagli eventi positivi che da quelli negativi.

8. Creare una biblioteca di conoscenze istituzionali.

Desideri che i tuoi collaboratori condividano informazioni e conoscenze aziendali. Tuttavia, farlo durante una riunione può rivelarsi un'arma a doppio taglio per il dipendente: se da un lato condividere qualcosa di utile o interessante in una riunione può semplificare il lavoro per tutti gli altri, dall'altro spesso comporta un carico di lavoro maggiore e interruzioni per il membro del team in questione. Questo può rapidamente influire negativamente sulla sua produttività, poiché senza dubbio a quell'esperto verrà chiesto di condividere nuovamente tali conoscenze, sia in colloqui individuali che in documenti scritti formali, o in entrambi i casi.

Se però registrate le vostre riunioni e le archiviate in una libreria video , non c'è bisogno di chiedere al vostro esperto di ripetersi o di aggiungere un'ingente attività di documentazione alla sua già lunga lista di cose da fare. Invece, gli altri possono semplicemente guardare i momenti rilevanti della riunione originale. E se è necessario condividere ulteriori informazioni, il vostro esperto può registrare rapidamente un video in cui presenta tali dettagli, operazione che di solito richiede molto meno tempo rispetto alla creazione di un documento scritto formale da aggiungere alla vostra knowledge base.

Inoltre, acquisire le conoscenze e le informazioni condivise durante le riunioni all'interno della vostra organizzazione consente alla vostra azienda di costruire in modo proattivo un'enorme biblioteca di conoscenze istituzionali che possono essere ricercate e consultate in qualsiasi momento, anche dopo che un esperto e le sue preziose intuizioni hanno lasciato l'azienda.

9. Individua le occasioni di apprendimento e costruisci una cultura della trasparenza.

Molte cose possono accadere durante le riunioni a porte chiuse, compromettendo non solo la produttività, ma anche i rapporti tra i dipendenti e persino il morale. Per condurre riunioni efficaci e promuovere la trasparenza nella cultura aziendale, la revisione delle registrazioni può fornire spunti preziosi, utili a sua volta per supportare la crescita e lo sviluppo dei dipendenti.

Le registrazioni delle riunioni consentono non solo a manager e mentori, ma anche agli stessi responsabili delle riunioni, di rivedere lo svolgimento delle stesse. Osservare le riunioni può aiutare i collaboratori a identificare e correggere comportamenti inadeguati, nonché a individuare opportunità per migliorare la comunicazione interpersonale e condurre riunioni più produttive .

10. Raccogli informazioni inedite sulla tua attività.

La maggior parte delle organizzazioni sa davvero molto poco su come le riunioni influenzano le loro attività oggi. Sebbene ci siano alcuni buoni strumenti online per analizzare le proprie riunioni
Sebbene un calendario di lavoro possa indicare quanto tempo si trascorre in riunioni, ottenere queste informazioni per l'intera azienda è difficile, se non impossibile, per la maggior parte delle imprese.

Registrando e archiviando tutte le riunioni, si crea una nuova fonte di dati in grado di fornire una serie di informazioni inedite, che è possibile analizzare per apprendere e prendere decisioni migliori su come far evolvere la cultura delle riunioni in azienda e, in generale, gestire l'attività in modo più efficiente.

Registrazione delle riunioni: è molto più che premere il tasto "Registra".

Registrare le riunioni, utilizzando la tecnologia per sale conferenze e gli strumenti di comunicazione unificata già in uso, può contribuire ad aumentare la produttività dei dipendenti, consentendo loro di rivedere i momenti chiave delle riunioni o di visualizzare le conversazioni a cui non hanno potuto partecipare in diretta, proteggendo al contempo l'azienda grazie alla documentazione di quanto accaduto durante ogni interazione.

Detto questo, incoraggiare i vostri team a premere il tasto "registra" è solo una parte della soluzione.

Per sfruttare appieno il potenziale della condivisione delle registrazioni delle riunioni come strumento per migliorare la produttività e la collaborazione , è necessario trovare un modo per condividere effettivamente le registrazioni . Ed è proprio questo l'ostacolo che mette in difficoltà la maggior parte dei primi utilizzatori.

Ormai, diverse delle vostre sale conferenze sono dotate di telecamere e la maggior parte delle soluzioni di videoconferenza offre funzionalità di registrazione native.

Ma una volta terminata la riunione e completata la registrazione, troppo spesso i vostri collaboratori si trovano a dover superare numerosi ostacoli per accedere a tutte quelle preziose informazioni.

La sola registrazione non basta.

È assolutamente necessario gestire in modo intelligente le registrazioni delle riunioni , assicurandosi che vengano conservate in modo sicuro e condivise solo con il pubblico previsto, e che tale pubblico possa accedere in modo semplice e veloce ai contenuti dei video condivisi.

Ecco perché una soluzione completa per la registrazione delle riunioni fa molto di più che semplicemente registrare. Elabora le registrazioni e semplifica la ricerca, la condivisione e la visualizzazione successiva dei video, garantendo al contempo la sicurezza di tutti i dati.

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