Le modalità con cui comunichiamo stanno cambiando.

L'esistenza odierna, sempre più digitalizzata, sta rapidamente trasformando le nostre preferenze collettive per i moderni mezzi di comunicazione. Email, videoconferenze, messaggi di testo e chat hanno permesso a gran parte del mondo di trasferire online lavoro, scuola e praticamente qualsiasi altra attività, apparentemente da un giorno all'altro, quando la pandemia di coronavirus ha colto il mondo di sorpresa.

Oggi, a causa dei cambiamenti in atto nel nostro mondo, sta emergendo una nuova tendenza nelle comunicazioni digitali: la comunicazione video asincrona.

Le tecnologie di comunicazione digitale possono essere suddivise in due tipologie: comunicazione sincrona e asincrona.

Qual è la differenza tra comunicazione sincrona e asincrona?

La comunicazione sincrona avviene in tempo reale, senza alcun ritardo.

Le comunicazioni sincrone sono comunicazioni bidirezionali in cui i partecipanti possono conversare tra loro in tempo reale.

Esempi di comunicazioni digitali sincrone:

• Riunioni virtuali tramite Zoom, WebEx e altre piattaforme di telecomunicazione.
• Lezioni online in diretta tramite tecnologia di videoconferenza
• Sessioni di discussione aperte come "orario di ricevimento"
• Eventi dal vivo, webinar e comunicazioni realizzati tramite software di videoconferenza.
• Chat di Slack, discussioni organizzate in thread, chiamate VoIP e videochiamate (quando le parti interagiscono in tempo reale)

Comunicazione sincrona: definizione ed esempi

La comunicazione sincrona avviene in tempo reale, con tutti i partecipanti coinvolti simultaneamente. Questa modalità di comunicazione è essenziale per un feedback immediato e un'interazione dinamica. Alcuni esempi includono:

• Riunioni in presenza : Incontri tradizionali faccia a faccia in cui i partecipanti discutono e prendono decisioni collettivamente.

• Videoconferenze : riunioni virtuali condotte tramite piattaforme come Zoom o Microsoft Teams, che consentono un'interazione visiva e uditiva in tempo reale.

• Sessioni di chat in tempo reale : conversazioni di messaggistica istantanea in cui le risposte vengono scambiate tempestivamente.

• Chiamate telefoniche : comunicazioni vocali dirette che facilitano un dialogo immediato.

La comunicazione sincrona è particolarmente efficace per le sessioni di brainstorming, i processi decisionali urgenti e le situazioni che richiedono chiarimenti immediati.

La comunicazione asincrona presenta un ritardo tra l'invio di un messaggio e la ricezione di una risposta .

Le comunicazioni asincrone sono scambi bidirezionali con un ritardo tra i messaggi, oppure comunicazioni unidirezionali che possono essere ricevute dal pubblico a proprio piacimento. Le comunicazioni asincrone includono anche le dirette streaming e le trasmissioni che vengono erogate in un contesto da uno a molti (si pensi alle dirette streaming di Facebook) con un leggero ritardo, proprio come una trasmissione televisiva in diretta.

Esempi di comunicazioni digitali asincrone:

• E-mail
• Messaggi video su richiesta
• Videolezioni e video formativi preregistrati
• Riunioni registrate
• Streaming live da uno a molti
• Soluzioni di gestione dei progetti come Trello e Asana
• Soluzioni collaborative per la condivisione di file come Google Suite, Microsoft 365 e Dropbox.
• messaggi di testo
• E ancora, Slack (quando le persone rispondono in modo tempestivo, ma non immediato), così come altre app di chat aziendali

Comprendere le riunioni asincrone

Le riunioni asincrone sono sessioni collaborative in cui i partecipanti contribuiscono in momenti diversi, anziché simultaneamente. Questo approccio consente ai membri del team di interagire con il materiale e fornire input quando è più comodo per loro, adattandosi a orari e fusi orari diversi. Gli strumenti più comuni per facilitare le riunioni asincrone includono:

• Scambi di email : discussioni e processi decisionali condotti attraverso lunghi scambi di email.

• Piattaforme di gestione dei progetti : strumenti come Trello e Asana consentono ai membri del team di aggiornare le attività, lasciare commenti e condividere file senza la necessità di interazione in tempo reale.

• Documenti collaborativi : piattaforme come Google Docs consentono a più utenti di modificare e commentare i documenti in modo asincrono.

Sfruttando le riunioni asincrone, le organizzazioni possono ridurre la necessità di sovrapposizioni di orari e offrire ai partecipanti la flessibilità necessaria per contribuire in modo ponderato.

Le tecnologie di comunicazione video sono ormai essenziali

Con molte persone che ora lavorano da remoto e gli insegnanti che impartiscono lezioni online , la comunicazione tramite video chat e soluzioni di videoconferenza come Zoom è aumentata drasticamente.

Le videochiamate in tempo reale offrono quel senso di coinvolgimento e connessione che si prova naturalmente quando si interagisce faccia a faccia con i colleghi in ufficio. E spesso, possono sembrare il modo più rapido per comunicare e collaborare . Ma se usate in eccesso, le videochiamate in diretta possono essere un vero e proprio freno alla produttività.

Anche gli insegnanti hanno dovuto affrontare non pochi grattacapi con il " Zoombombing ", ovvero studenti che non riescono a partecipare a una lezione in diretta o che hanno connessioni internet lente, oltre alla difficoltà di gestire il tempo dedicato all'insegnamento frontale e quello rimanente per lavorare individualmente con gli studenti online.

Quando si parla di comunicazione tramite video, le videoconferenze in diretta non sono più l'unico modo per scambiare e trasmettere informazioni rapidamente, in un ambiente virtuale faccia a faccia.

Molte organizzazioni e istituzioni educative stanno rapidamente scoprendo l'importanza di supportare sia il video sincrono che quello asincrono, poiché entrambi offrono vantaggi distinti per una varietà di casi d'uso.

Vantaggi delle comunicazioni video sincrone

Le comunicazioni video sincrone consentono a piccoli gruppi di partecipanti a una riunione di conversare e collaborare tramite tecnologie audio, video e di condivisione dello schermo. Rappresentano inoltre una soluzione ideale per le lezioni online interattive, dove insegnanti e studenti possono vedersi e parlarsi in tempo reale. La videoconferenza permette di incontrarsi con qualcuno che si trova in un'altra stanza, in un altro edificio o in un altro paese, come se fosse seduto di persona dall'altra parte del tavolo.

Vantaggi delle comunicazioni video asincrone

I video on-demand offrono un mezzo più flessibile, ma estremamente ricco, per una comunicazione dettagliata. Spesso risultano persino più efficaci delle comunicazioni video in diretta, semplicemente perché, come le e-mail e altri documenti di testo, possono essere visualizzati in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, e possono essere ricercati e rivisti in un secondo momento. Le comunicazioni video asincrone offrono la stessa possibilità di supportare la comunicazione, la collaborazione e l'insegnamento attraverso video preregistrati e flussi video in diretta che includono il video del relatore, la condivisione dello schermo e altre fonti video.

Le comunicazioni video in diretta trasmesse in modo asincrono possono essere registrate simultaneamente: gli spettatori, non solo possono riprendere la diretta dall'inizio se si collegano in ritardo, ma possono anche mettere in pausa e riavvolgere utilizzando i comandi DVR in tempo reale. E al termine della diretta, la registrazione on-demand è pronta per la visione immediata.

Con una piattaforma video asincrona, il tuo live streaming può essere trasmesso online in modo sicuro. Questo ti aiuta a raggiungere più persone e a ridurre al minimo gli incidenti di "interazione accidentale" che possono compromettere il live streaming, come ad esempio:

• I partecipanti che non avevano il microfono disattivato creavano rumore di sottofondo durante la presentazione.
• Musica di attesa che prende il controllo del flusso audio
• Notifiche di entrata e uscita
• Software di visualizzazione proprietario che crea confusione o impedisce agli spettatori di partecipare alla riunione.

La comunicazione video asincrona combina la chiarezza, l'emozione e il coinvolgimento delle videoconferenze con la flessibilità, la semplicità e la capacità di memorizzazione di un'e-mail o di un messaggio istantaneo.

Ecco cinque esempi di come l'utilizzo di video asincroni può avere un impatto positivo sulla vostra organizzazione.

1. Rendi gli aggiornamenti di stato più efficienti e concreti grazie alla visualizzazione on-demand.
2. Preservare e condividere il sapere istituzionale per una maggiore produttività.
3. Garantire un processo di onboarding coerente e coinvolgente.
4. Ottimizzare e ampliare i programmi di formazione.
5. Registra le assemblee pubbliche e le presentazioni dei leader chiave.

Di seguito, esploriamo come l'utilizzo congiunto di tecnologie video sincrone e asincrone possa ottimizzare l'insegnamento e l'apprendimento, la comunicazione, la formazione, la condivisione delle conoscenze e altro ancora.

Trovare la giusta combinazione di soluzioni di comunicazione video

Gli strumenti di comunicazione video sincrona sono progettati principalmente per un unico scopo: le videoconferenze. Non facilitano la gestione e la condivisione delle registrazioni video, aspetto che può avere un impatto significativo sulla produttività e sulla collaborazione all'interno di un'organizzazione.

Una piattaforma video asincrona non solo consente alle organizzazioni di inviare comunicazioni video in privato a un pubblico dal vivo, ma permette anche ai membri del team di registrare, condividere, cercare e visualizzare video on-demand nella propria libreria, mantenendo le informazioni sensibili al sicuro e accessibili solo alle persone autorizzate. Immaginate un mondo in cui nessuno debba prendere appunti durante una riunione, perché le videoconferenze registrate possono essere ricercate e visualizzate in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Oppure un mondo in cui si possa semplicemente registrare un video riassuntivo di una chiamata di vendita e inviarlo a Salesforce , senza dover digitare nulla.

La possibilità di utilizzare sia la comunicazione video sincrona che quella asincrona è un elemento essenziale per una trasformazione digitale efficace . Le soluzioni video asincrone offrono funzionalità preziose per l'archiviazione, la ricerca e la visualizzazione di informazioni video, funzionalità che gli strumenti video sincroni semplicemente non possiedono. Le soluzioni di videoconferenza possono registrare video, ma mancano dell'essenziale componente di gestione video che rende le informazioni condivise con tali strumenti facili da trovare e consultare in seguito, da qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo.

L'integrazione di una piattaforma video asincrona con la videoconferenza sincrona offre una soluzione di comunicazione video completa, tanto flessibile quanto efficace, con ulteriori vantaggi in termini di produttività e collaborazione. L'utilizzo congiunto di entrambi i sistemi consente di proteggere le registrazioni delle riunioni, semplificare la condivisione video, ampliare la condivisione delle conoscenze, migliorare l'inserimento dei nuovi dipendenti e potenziare la formazione e l'apprendimento.

Le organizzazioni che adottano e integrano entrambe le tecnologie di comunicazione video dispongono di una suite completa di strumenti di comunicazione video che supporta un utilizzo più ampio del video, tra cui i seguenti:

• Cattura e condividi lezioni , tutorial , guide pratiche, dimostrazioni , documentazione, presentazioni e video di formazione on-demand.
• Registra automaticamente le videoconferenze in diretta e carica le registrazioni sul tuo portale video sicuro, dove potranno essere ricercate, visualizzate e condivise con facilità.
• Favorisci la rapida condivisione delle conoscenze tra team, dipartimenti e uffici in tutta l'organizzazione, sia che i tuoi dipendenti lavorino in sede o completamente da remoto.
• Trasmetti in diretta, registra e condividi comunicazioni aziendali coinvolgenti

Oggi il video è molto più di una semplice videoconferenza.

Poiché l'importanza dei video continua a crescere in ogni reparto della maggior parte delle organizzazioni, è giunto il momento di seguire il consiglio di Forrester: " pianificare i contenuti video, non solo le videoconferenze".

Oggi la tecnologia rende più facile che mai sfruttare i contenuti video. Scopri come creare automaticamente contenuti con l'intelligenza artificiale Text-to-Video . 

Bilanciamento tra comunicazioni asincrone e sincrone

Le strategie di comunicazione efficaci spesso prevedono un mix di metodi sincroni e asincroni. Ad esempio, un team potrebbe utilizzare strumenti asincroni come documenti condivisi e software di gestione dei progetti per attività e aggiornamenti in corso, riservando le riunioni sincrone alle discussioni critiche che traggono vantaggio dall'interazione in tempo reale. Questo approccio equilibrato garantisce efficienza e rispetta i ritmi di lavoro individuali.