I modi di comunicare stanno cambiando.

L'esistenza estremamente digitale di oggi sta rapidamente trasformando le nostre preferenze collettive per i moderni mezzi di comunicazione. Le e-mail, le videoconferenze, i messaggi di testo e le chat hanno permesso a gran parte del mondo di trasferire il lavoro, la scuola e quasi tutto il resto online in una notte, quando la pandemia di coronavirus ha colto il mondo di sorpresa.

Ora, a causa del cambiamento del nostro mondo, si sta affermando una nuova tendenza nelle comunicazioni digitali: la comunicazione video asincrona.

Le tecnologie di comunicazione digitale possono essere distinte in due tipi: comunicazione sincrona e asincrona.

Qual è la differenza tra comunicazione sincrona e asincrona?

La comunicazione sincrona avviene in diretta senza ritardi.

Le comunicazioni sincrone sono comunicazioni bidirezionali in cui i partecipanti possono conversare tra loro in tempo reale.

Esempi di comunicazioni digitali sincrone:

• Riunioni virtuali tramite Zoom, WebEx e altre piattaforme di telecomunicazione.
• Corsi online in diretta tramite tecnologia di videoconferenza
• Sessioni di discussione aperte, come le "ore d'ufficio".
• Eventi dal vivo, webinar e comunicazioni con software di videoconferenza
• Chat di Slack, discussioni in thread, chiamate VOIP e video (quando le parti sono impegnate in tempo reale).

Comunicazione sincrona: Definizione ed esempi

La comunicazione sincrona avviene in tempo reale, con tutti i partecipanti impegnati simultaneamente. Questa modalità di comunicazione è essenziale per un feedback immediato e un'interazione dinamica. Tra gli esempi vi sono:

• Riunioni di persona: Riunioni tradizionali faccia a faccia in cui i partecipanti discutono e prendono decisioni collettivamente.

• Videoconferenze: Riunioni virtuali condotte attraverso piattaforme come Zoom o Microsoft Teams, che consentono un'interazione visiva e uditiva in tempo reale.

• Sessioni di chat dal vivo: Conversazioni di messaggistica istantanea in cui le risposte vengono scambiate tempestivamente.

• Chiamate telefoniche: Comunicazioni vocali dirette che facilitano il dialogo immediato.

La comunicazione sincrona è particolarmente efficace per le sessioni di brainstorming, le decisioni urgenti e le situazioni che richiedono un chiarimento immediato.

La comunicazione asincrona prevede un ritardo tra l'invio di un messaggio e la ricezione di una risposta..

Le comunicazioni asincrone sono scambi avanti e indietro con un ritardo tra i messaggi o comunicazioni unidirezionali che possono essere ricevute da un pubblico a suo piacimento. Le comunicazioni asincrone comprendono anche i flussi e le trasmissioni in diretta che vengono trasmessi in un contesto uno-a-molti (si pensi ai flussi in diretta di Facebook) con un leggero ritardo, proprio come una trasmissione televisiva in diretta.

Esempi di comunicazioni digitali asincrone:

• Email
• Messaggi video su richiesta
• Videolezioni e video di formazione preregistrati
• Riunioni registrate
• Streaming live uno-a-molti
• Soluzioni di gestione dei progetti come Trello e Asana
• Soluzioni di condivisione di file collaborativi come Google Suite, Microsoft 365 e Dropbox.
• Messaggi di testo
• E ancora, Slack (quando le persone rispondono in modo tempestivo, ma non immediato), così come altre applicazioni di chat sul posto di lavoro

Capire le riunioni asincrone

Le riunioni asincrone sono sessioni di collaborazione in cui i partecipanti contribuiscono in momenti diversi, anziché simultaneamente. Questo approccio consente ai membri del team di impegnarsi con il materiale e di fornire contributi a loro piacimento, adattandosi a orari e fusi orari diversi. Tra gli strumenti comuni che facilitano le riunioni asincrone vi sono:

• Discussioni via e-mail: Discussioni e processi decisionali condotti attraverso scambi prolungati di e-mail.

• Piattaforme di gestione dei progetti: Strumenti come Trello e Asana consentono ai membri del team di aggiornare le attività, lasciare commenti e condividere file senza la necessità di interagire in tempo reale.

• Documenti collaborativi: Piattaforme come Google Docs consentono a più utenti di modificare e commentare i documenti in modo asincrono.

Sfruttando le riunioni asincrone, le organizzazioni possono ridurre la necessità di conflitti di programmazione e offrire ai partecipanti la flessibilità necessaria per contribuire in modo ponderato.

Le tecnologie di videocomunicazione sono ormai Essenziale

Con molte persone che lavorano a distanza e con gli insegnanti che insegnano virtualmente online, la comunicazione tramite chat video e soluzioni di videoconferenza come Zoom è aumentata notevolmente.

Le conversazioni video in tempo reale offrono il senso di coinvolgimento e di connessione che si prova naturalmente quando si interagisce faccia a faccia con i colleghi in ufficio. E spesso possono sembrare il modo più rapido per comunicare e collaborare. Ma in eccesso, le videochiamate dal vivo uccidono la produttività.

Anche gli educatori hanno avuto la loro parte di grattacapi con lo "Zoombombing", gli studenti che non possono partecipare a una sessione di lezione dal vivo o che hanno connessioni Internet lente, così come la difficoltà di gestire il tempo che dedicano all'insegnamento agli studenti con il tempo che hanno a disposizione per lavorare con i singoli studenti in un ambiente online.

Quando si parla di comunicazione video-abilitata, le videoconferenze dal vivo non sono più l'unico modo per scambiare e fornire informazioni in modo rapido, in un ambiente virtuale faccia a faccia.

Molte organizzazioni e istituzioni educative stanno rapidamente scoprendo l'importanza di supportare sia il video sincrono che quello asincrono, in quanto entrambi presentano vantaggi distinti per una varietà di casi d'uso.

Vantaggi delle comunicazioni video sincrone

Le videocomunicazioni sincrone consentono a piccoli gruppi di partecipanti alle riunioni di conversare e collaborare attraverso tecnologie di condivisione di audio, video e schermo. Rappresentano inoltre una soluzione ideale per le lezioni interattive online, dove insegnanti e studenti possono vedersi e parlarsi in tempo reale. Le videoconferenze consentono di incontrarsi con persone che si trovano in un'altra stanza, in un altro edificio o in un altro Paese, come se fossero sedute dall'altra parte del tavolo.

Vantaggi delle comunicazioni video asincrone

Il video on-demand offre un mezzo più flessibile ma estremamente ricco per una comunicazione dettagliata. Spesso è ancora più efficace delle comunicazioni video dal vivo semplicemente perché, come le e-mail e altri documenti di testo, può essere visualizzato in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo, e può essere ricercato e rivisto in seguito. Le comunicazioni video asincrone offrono la stessa capacità di supportare la comunicazione, la collaborazione e l'insegnamento attraverso video preregistrati e flussi video in diretta che includono un video del relatore, condivisioni dello schermo e altre fonti video.

Le comunicazioni video in diretta trasmesse in modo asincrono possono essere registrate allo stesso tempo: non solo gli spettatori possono ricominciare dall'inizio del live stream se si uniscono in ritardo, ma possono anche mettere in pausa e riavvolgere con i controlli del DVR in diretta. E quando lo streaming live è terminato, la registrazione on-demand è pronta per essere visualizzata immediatamente.

Con una piattaforma video asincrona, il vostro live stream può essere trasmesso online in modo sicuro. Questo vi aiuta a raggiungere un maggior numero di persone e a ridurre al minimo gli incidenti di "interattività accidentale" che degradano il live stream, come ad esempio:

• Partecipanti non in mute che contribuiscono al rumore di fondo durante la presentazione
• Musica di attesa che prende il sopravvento sul flusso audio
• Notifiche di entrata e uscita
• Software di visualizzazione proprietari che confondono o impediscono agli spettatori di partecipare alla riunione

Il video asincrono combina la chiarezza, l'emozione e il coinvolgimento della videoconferenza con la flessibilità, la facilità e la conservazione di una e-mail o di un messaggio istantaneo.

Ecco cinque esempi di come l'utilizzo di video asincroni possa avere un impatto sulla vostra organizzazione.

1. Rendete gli aggiornamenti di stato più efficienti e fruibili con la visualizzazione on-demand.
2. Conservare e condividere le conoscenze istituzionali per una maggiore produttività.
3. Garantire un onboarding coerente e coinvolgente.
4. Ottimizzare e scalare i programmi di formazione.
5. Catturare i town hall e le presentazioni della leadership chiave.

Di seguito analizziamo come l'utilizzo congiunto di tecnologie video sincrone e asincrone possa ottimizzare l'insegnamento e l'apprendimento, la comunicazione, la formazione, la condivisione delle conoscenze e altro ancora.

Ricerca del giusto mix di soluzioni di videocomunicazione

Gli strumenti di videocomunicazione sincrona sono costruiti per un solo compito, la videoconferenza, ma non facilitano la gestione e la condivisione delle registrazioni video, il che può avere un forte impatto sulla produttività e sulla collaborazione all'interno di un'organizzazione.

Una piattaforma video asincrona non solo consente alle organizzazioni di trasmettere comunicazioni video privatamente a un pubblico in carne e ossa, ma permette anche ai membri del team di registrare, condividere, cercare e visualizzare video on-demand nella loro libreria, mantenendo le informazioni sensibili al sicuro e accessibili solo alle persone giuste. Immaginate un mondo in cui nessuno debba prendere appunti durante una riunione, perché le videoconferenze registrate possono essere ricercate e visualizzate in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Oppure in cui è sufficiente registrare un video conclusivo di una telefonata di vendita e inviarlo a Salesforce, senza dover digitare nulla.

L'abilitazione della comunicazione video sincrona e asincrona è una componente essenziale di una trasformazione digitale efficace. Le soluzioni video asincrone offrono funzionalità preziose per l'archiviazione, la ricerca e la visualizzazione di informazioni basate su video che gli strumenti video sincroni semplicemente non offrono. Le soluzioni di videoconferenza possono registrare video, ma non hanno la componente essenziale di gestione video che rende le informazioni condivise con questi strumenti facilmente reperibili e accessibili in seguito, da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo.

L'integrazione di una piattaforma video asincrona con una videoconferenza sincrona offre una soluzione di videocomunicazione completa, tanto flessibile quanto efficace, con ulteriori vantaggi in termini di produttività e collaborazione. L'utilizzo congiunto di entrambi i sistemi consente di proteggere le registrazioni delle riunioni, semplificare la condivisione dei video, aumentare la condivisione delle conoscenze, migliorare l'inserimento dei nuovi dipendenti e migliorare l'insegnamento e l'apprendimento.

Le organizzazioni che adottano e integrano entrambe le tecnologie di comunicazione video dispongono di uno stack di comunicazione video completo che supporta un uso più ampio del video, che include quanto segue:

• Acquisizione e condivisione di lezioni, esercitazioni, istruzioni, dimostrazioni, documentazione, presentazioni e video di formazione su richiesta.
• Registrate automaticamente le videoconferenze in diretta e caricate le registrazioni sul vostro portale video sicuro, dove possono essere ricercate, visualizzate e condivise facilmente.
• Supportare la condivisione rapida delle conoscenze tra team, reparti e uffici di tutta l'organizzazione, sia che il personale sia in sede che in remoto.
• Trasmettete in diretta, registrate e condividete comunicazioni coinvolgenti per i dirigenti.

Il video oggi è più di una videoconferenza

Poiché il video continua a crescere di importanza in tutti i reparti della maggior parte delle organizzazioni, è il momento di seguire il consiglio di Forrester di "pianificare i contenuti video, non solo le videoconferenze".

Oggi la tecnologia rende più facile che mai sfruttare i contenuti video. Scoprite come creare automaticamente contenuti con l'intelligenza artificiale Text-to-Video. 

Bilanciare le comunicazioni asincrone e sincrone

Le strategie di comunicazione efficaci spesso prevedono un mix di metodi asincroni e sincroni. Per esempio, un team potrebbe utilizzare strumenti asincroni come documenti condivisi e software di gestione dei progetti per le attività e gli aggiornamenti in corso, riservando invece le riunioni sincrone alle discussioni critiche che beneficiano dell'interazione in tempo reale. Questo approccio equilibrato garantisce l'efficienza e rispetta i ritmi di lavoro individuali.