Nuestras formas de comunicarnos están cambiando.

La existencia actual, marcadamente digital, está transformando rápidamente nuestras preferencias colectivas por los medios de comunicación modernos. El correo electrónico, las videoconferencias, los mensajes de texto y el chat permitieron que gran parte del mundo trasladara el trabajo, la escuela y prácticamente todo lo demás al ámbito digital de la noche a la mañana, cuando la pandemia del coronavirus tomó al mundo por sorpresa.

Ahora, debido al cambio que se está produciendo en nuestro mundo, está surgiendo una nueva tendencia en las comunicaciones digitales: la comunicación por vídeo asíncrona.

Las tecnologías de comunicación digital se pueden dividir en dos tipos: comunicación síncrona y comunicación asíncrona.

¿Cuál es la diferencia entre comunicación síncrona y asíncrona?

La comunicación síncrona se produce en tiempo real y sin demoras.

Las comunicaciones síncronas son comunicaciones bidireccionales en las que los participantes pueden conversar entre sí en tiempo real.

Ejemplos de comunicaciones digitales síncronas:

• Reuniones virtuales a través de Zoom, WebEx y otras plataformas de telecomunicaciones.
• Clases en línea en directo mediante videoconferencia.
• Sesiones de debate abiertas, como por ejemplo “horario de consulta”.
• Eventos en directo, seminarios web y comunicaciones realizadas con software de videoconferencia.
• Chats de Slack, discusiones en hilos, llamadas de voz y videollamadas (cuando las partes interactúan en tiempo real).

Comunicación síncrona: definición y ejemplos

La comunicación síncrona se produce en tiempo real, con todos los participantes involucrados simultáneamente. Este modo de comunicación es esencial para la retroalimentación inmediata y la interacción dinámica. Algunos ejemplos son:

• Reuniones presenciales : Encuentros tradicionales cara a cara donde los participantes debaten y toman decisiones de forma colectiva.

• Videoconferencias : Reuniones virtuales realizadas a través de plataformas como Zoom o Microsoft Teams, que permiten la interacción visual y auditiva en tiempo real.

• Sesiones de chat en vivo : Conversaciones de mensajería instantánea donde las respuestas se intercambian con prontitud.

• Llamadas telefónicas : Comunicación de voz directa que facilita el diálogo inmediato.

La comunicación sincrónica es particularmente eficaz para sesiones de lluvia de ideas, toma de decisiones urgentes y situaciones que requieren aclaración inmediata.

La comunicación asíncrona presenta un desfase entre el envío de un mensaje y la recepción de una respuesta .

Las comunicaciones asíncronas son intercambios bidireccionales con un retardo entre mensajes, o comunicaciones unidireccionales que la audiencia puede recibir cuando le convenga. También incluyen transmisiones en directo y emisiones que se realizan de uno a muchos (como las de Facebook) con un ligero retraso, al igual que una transmisión de televisión en directo.

Ejemplos de comunicaciones digitales asíncronas:

• Correo electrónico
• Mensajes de vídeo a petición
• Lecciones en vídeo pregrabadas y vídeos de formación
• Reuniones grabadas
• Transmisión en vivo de uno a muchos
• Soluciones de gestión de proyectos como Trello y Asana
• Soluciones colaborativas para compartir archivos como Google Suite, Microsoft 365 y Dropbox.
• Mensajes de texto
• Y de nuevo, Slack (cuando la gente responde de manera oportuna, pero no inmediata), así como otras aplicaciones de chat para el lugar de trabajo.

Comprender las reuniones asíncronas

Las reuniones asíncronas son sesiones colaborativas en las que los participantes contribuyen en diferentes momentos, en lugar de hacerlo simultáneamente. Este enfoque permite a los miembros del equipo interactuar con el material y aportar ideas cuando les resulte conveniente, adaptándose a diferentes horarios y zonas horarias. Algunas herramientas comunes para facilitar las reuniones asíncronas son:

• Hilos de correo electrónico : Debates y procesos de toma de decisiones que se llevan a cabo a través de extensos intercambios de correos electrónicos.

• Plataformas de gestión de proyectos : Herramientas como Trello y Asana permiten a los miembros del equipo actualizar tareas, dejar comentarios y compartir archivos sin necesidad de interacción en tiempo real.

• Documentos colaborativos : Plataformas como Google Docs permiten que varios usuarios editen y comenten documentos de forma asíncrona.

Al aprovechar las reuniones asíncronas, las organizaciones pueden reducir la necesidad de conflictos de horario y brindar a los participantes la flexibilidad para contribuir de manera reflexiva.

Las tecnologías de comunicación por vídeo son ahora esenciales.

Ahora que muchas personas trabajan de forma remota y los educadores imparten clases virtualmente en línea , la comunicación a través de videollamadas y soluciones de videoconferencia como Zoom ha aumentado drásticamente.

Las videollamadas en tiempo real ofrecen la misma sensación de interacción y conexión que se experimenta al hablar cara a cara con los compañeros en la oficina. Y, a menudo, pueden parecer la forma más rápida de comunicarse y colaborar . Sin embargo, en exceso, las videollamadas en directo perjudican la productividad.

Los educadores también han tenido sus propios quebraderos de cabeza con el " Zoombombing ", es decir, con los alumnos que no pueden asistir a una clase en directo o que tienen conexiones a internet lentas, así como con la dificultad de gestionar el tiempo que dedican a enseñar a los alumnos con el tiempo que les queda para trabajar con alumnos individualmente en un entorno online.

En lo que respecta a la comunicación mediante vídeo, las videoconferencias en directo ya no son la única forma de intercambiar y transmitir información rápidamente, en un entorno virtual cara a cara.

Muchas organizaciones e instituciones educativas están descubriendo rápidamente la importancia de admitir tanto el vídeo síncrono como el asíncrono, ya que ambos tienen ventajas distintas para una variedad de casos de uso.

Ventajas de las comunicaciones de vídeo síncronas

Las comunicaciones de vídeo sincrónicas permiten que pequeños grupos de participantes en una reunión conversen y colaboren mediante tecnologías de audio, vídeo y uso compartido de pantalla. También constituyen una solución ideal para clases interactivas en línea, donde profesores y alumnos pueden verse y hablar entre sí en tiempo real. La videoconferencia posibilita reunirse con alguien en otra habitación, otro edificio o incluso otro país, como si estuviera sentado al otro lado de la mesa.

Ventajas de las comunicaciones de vídeo asíncronas

El vídeo bajo demanda ofrece un medio más flexible y a la vez muy completo para la comunicación detallada. A menudo resulta incluso más eficaz que la comunicación por vídeo en directo, ya que, al igual que el correo electrónico y otros documentos de texto, se puede visualizar en cualquier momento y desde cualquier lugar, y se puede buscar y volver a ver posteriormente. La comunicación por vídeo asíncrona ofrece la misma capacidad para facilitar la comunicación, la colaboración y la enseñanza mediante vídeos pregrabados y retransmisiones en directo que incluyen la imagen del presentador, la compartición de pantalla y otras fuentes de vídeo.

Las videoconferencias en directo que se transmiten de forma asíncrona pueden grabarse simultáneamente. Los espectadores no solo pueden comenzar la transmisión desde el principio si se unen tarde, sino que también pueden pausarla y rebobinarla con los controles de grabación en directo. Y cuando finaliza la transmisión en directo, la grabación bajo demanda está lista para su visualización inmediata.

Con una plataforma de vídeo asíncrona, tu transmisión en directo se puede emitir de forma segura en línea. Esto te ayuda a llegar a más personas y a minimizar los incidentes de "interactividad accidental" que degradan la transmisión en directo, como por ejemplo:

• Los asistentes que no tienen el micrófono silenciado contribuyen al ruido de fondo durante la presentación.
• Música de espera tomando el control de la transmisión de audio
• Notificaciones de entrada y salida
• Software de visualización propietario que confunde o impide a los espectadores unirse a la reunión.

El vídeo asíncrono combina la claridad, la emoción y la interacción de las videoconferencias con la flexibilidad, la facilidad y la retención de un correo electrónico o un mensaje instantáneo.

Aquí tienes cinco ejemplos de cómo el uso de vídeo asíncrono puede tener un impacto en tu organización.

1. Haz que las actualizaciones de estado sean más eficientes y prácticas con la visualización bajo demanda.
2. Preservar y compartir el conocimiento institucional para una mayor productividad.
3. Garantizar un proceso de incorporación coherente y atractivo.
4. Optimizar y ampliar los programas de formación.
5. Grabar las reuniones públicas y las presentaciones clave de los líderes.

A continuación, analizamos cómo el uso conjunto de tecnologías de vídeo síncronas y asíncronas puede optimizar la enseñanza y el aprendizaje, la comunicación, la formación, el intercambio de conocimientos y mucho más.

Cómo encontrar la combinación adecuada de soluciones de comunicación por vídeo.

Las herramientas de comunicación por vídeo sincrónicas están diseñadas para una sola tarea: las videoconferencias. No facilitan la gestión ni el intercambio de grabaciones de vídeo, lo que puede tener un gran impacto en la productividad y la colaboración dentro de una organización.

Una plataforma de vídeo asíncrona no solo permite a las organizaciones realizar comunicaciones de vídeo privadas con audiencias en directo, sino que también permite a los miembros del equipo grabar, compartir, buscar y ver vídeos bajo demanda en su biblioteca, manteniendo la información confidencial segura y accesible solo para las personas autorizadas. Imagina un mundo en el que nadie tenga que tomar notas durante una reunión, porque las videoconferencias grabadas se pueden buscar y ver en cualquier momento y desde cualquier lugar. O donde simplemente grabas un resumen en vídeo de una llamada de ventas y lo envías a Salesforce , sin tener que escribir nada.

La comunicación por vídeo, tanto síncrona como asíncrona, es un componente esencial para una transformación digital eficaz . Las soluciones de vídeo asíncrono ofrecen funciones invaluables para archivar, buscar y visualizar información en formato de vídeo, características que las herramientas de vídeo síncrono no ofrecen. Si bien las soluciones de videoconferencia pueden grabar vídeos, carecen del componente esencial de gestión de vídeo que facilita la localización y el acceso posterior a la información compartida, desde cualquier lugar y dispositivo.

La integración de una plataforma de vídeo asíncrona con videoconferencias síncronas ofrece una solución completa de comunicación por vídeo, tan flexible como eficaz, que además proporciona beneficios adicionales en productividad y colaboración. El uso conjunto de ambos sistemas permite proteger las grabaciones de las reuniones, simplificar el intercambio de vídeos, ampliar el intercambio de conocimientos, mejorar la incorporación de nuevos empleados y optimizar la enseñanza y el aprendizaje.

Las organizaciones que adoptan e integran ambas tecnologías de comunicación por vídeo disponen de una plataforma completa de comunicación por vídeo que admite un uso más amplio del vídeo, incluyendo lo siguiente:

• Captura y comparte bajo demanda conferencias , tutoriales , guías prácticas, demostraciones , documentación, presentaciones y vídeos de formación.
• Graba automáticamente videoconferencias en directo y sube las grabaciones a tu portal de vídeo seguro, donde podrás buscarlas, verlas y compartirlas fácilmente.
• Fomente el intercambio rápido de conocimientos entre equipos, departamentos y oficinas de toda la organización, tanto si su personal trabaja presencialmente como si trabaja de forma totalmente remota.
• Transmita en vivo, grabe y comparta comunicaciones ejecutivas atractivas.

El vídeo hoy en día es mucho más que una videoconferencia.

Dado que el vídeo sigue cobrando cada vez más importancia en todos los departamentos de la mayoría de las organizaciones, ahora es el momento de seguir el consejo de Forrester de “ planificar el contenido de vídeo, no solo las videoconferencias”.

La tecnología actual facilita más que nunca el aprovechamiento del contenido de vídeo. Descubre cómo puedes crear contenido automáticamente con la IA de conversión de texto a vídeo . 

Equilibrio entre comunicaciones asíncronas y síncronas

Las estrategias de comunicación eficaces suelen combinar métodos asíncronos y síncronos. Por ejemplo, un equipo podría usar herramientas asíncronas, como documentos compartidos y software de gestión de proyectos, para tareas y actualizaciones en curso, reservando las reuniones síncronas para debates cruciales que se benefician de la interacción en tiempo real. Este enfoque equilibrado garantiza la eficiencia y respeta los ritmos de trabajo individuales.