Es ist erstaunlich, wie viel Zeit wir heute in Sitzungen verbringen.

Allein in den USA finden nach Schätzungen des Bureau of Labor Statistics jeden Tag zwischen 36 und 56 Millionen geschäftliche Besprechungen statt. Im Durchschnitt nehmen die Mitarbeiter jeden Monat an 62 Besprechungen teil.

Angesichts der Tatsache, dass ein so großer Teil des Arbeitstages mit Meetings verbracht wird, suchen Führungskräfte in fast allen Unternehmen nach Möglichkeiten, die Produktivität durch Meetings zu entlasten und mehr von den Vorteilen zu profitieren, die Echtzeit-Zusammenarbeit und Meetings zu bieten haben.

Wie sich herausstellt, gibt es eine einfache Lösung für diese Herausforderung, die bereits mehrere Fortune-500-Unternehmen entdeckt haben: Zeichnen Sie alle Meetings Ihres Unternehmens mit einer Videoaufzeichnungssoftware auf.

Durch die Aufzeichnung von Besprechungen können Sie die Gespräche, die Ihre Mitarbeiter bereits führen - sei es in Konferenzräumen oder bei Videoanrufen - in wertvolle Informationsressourcen umwandeln, die die Zeit, die Ihre Mitarbeiter für Besprechungen aufwenden müssen, minimieren und den Einfluss, den Besprechungen auf Ihren Gewinn haben können, maximieren.

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Es ist nicht so verrückt, wie es klingt. Im Folgenden finden Sie die 10 wichtigsten Gründe, warum Sie alle Ihre Meetings aufzeichnen sollten.

10 Gründe für die Aufzeichnung von Meetings

1. Niemand muss eine Sitzung versäumen.

Die richtigen Leute zur gleichen Zeit zusammenzubringen, kann manchmal die größte Hürde sein, um ein Projekt voranzubringen. Webkonferenzen können geografische Barrieren beseitigen, aber sie ermöglichen es nicht, an zwei Besprechungen gleichzeitig teilzunehmen oder Terminprobleme zwischen Kollegen am anderen Ende der Welt zu lösen.

Die Videoaufzeichnung von Besprechungen und Präsentationen stellt sicher, dass niemand eine Diskussion oder etwas von dem, was die Teilnehmer im Besprechungsraum sehen können, verpassen muss. On-Demand-Videos können mit Teilnehmern geteilt werden, die nicht persönlich teilnehmen können, unabhängig von der geografischen Entfernung oder kurzfristigen Terminkonflikten, so dass jeder Zugang zu denselben Informationen hat, die in einer Besprechung behandelt wurden.

Wenn Sie mit der Aufzeichnung Ihrer Besprechungen beginnen, erhalten vielbeschäftigte Mitarbeiter und Führungskräfte, die oft in mehrere Richtungen arbeiten, mehr Kontrolle über ihre Zeitpläne. Einladungen zu Besprechungen werden nicht mehr nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" ausgesprochen, sondern die Mitarbeiter können ihre Zeit auf die Besprechungen verteilen, in denen sie am meisten bewirken können - und dennoch die Besprechungen mit geringerer Priorität, an denen sie nicht persönlich teilnehmen konnten, überprüfen und zu ihnen beitragen.

2. Verbessern Sie den Fokus und das Engagement in der Sitzung.

Durch die Aufzeichnung von Besprechungsvideos erhalten Ihre Mitarbeiter eine genaue Aufzeichnung aller Präsentationen und Diskussionen - eine perfekte Ausweichmöglichkeit für alle, die schon einmal gedacht haben: "Haben wir das nicht letzte Woche in unserer Besprechung besprochen?"

Wenn die Teilnehmer wissen, dass eine Aufzeichnung zur Verfügung stehen wird, müssen sie sich keine umfangreichen Notizen machen, falls sie später etwas nachschlagen müssen. Und die Leiter von Besprechungen können die Teilnehmer leichter dazu auffordern, die Ablenkung durch ihre Bildschirme zu minimieren. So können sich die Mitarbeiter besser konzentrieren und sich intensiver beteiligen, was Ihre Besprechungen noch wertvoller und effektiver macht.

3. Verringerung des Zeitaufwands für doppelte Arbeit.

Projektmanager und Besprechungsleiter sind es mittlerweile gewohnt, sich unmittelbar nach einer Besprechung an den Computer zu setzen und Notizen, nächste Schritte und andere Maßnahmen zu tippen, um sie an das Team zu schicken.

Mit einer Aufzeichnung der Besprechung ist dieser Schritt jedoch nicht mehr erforderlich. Stattdessen können die Besprechungsleiter einen Link zum Video der Besprechung senden, und die Teammitglieder können diese Aufzeichnung schnell durchsuchen, um alle benötigten Details zu finden, wenn sie sie brauchen.

Dadurch hat Ihr Team wiederum mehr Zeit, um seine Projekte voranzubringen. Natürlich mag die Zeitersparnis auf individueller Basis gering sein - aber wenn man bedenkt, dass jeder einzelne Mitarbeiter im Durchschnitt an 62 Besprechungen pro Monat teilnimmt, wird schnell klar, wie sich all diese Minuten und Stunden summieren.

4. Kein Detail darf verloren gehen oder vergessen werden.

Besprechungen sind wertvoll, weil sie den Teilnehmern Zeit geben, eine Vielzahl von Informationen zu diskutieren und schneller zu einem Konsens zu kommen, als dies in einem E-Mail-Thread möglich wäre.

Handschriftliche Notizen, Besprechungsprotokolle und sogar Audioaufzeichnungen können jedoch nicht jede Diskussion und jede Entscheidung so gut erfassen wie die tatsächlichen Folien, Bildschirme und Whiteboards, die während einer Besprechung verwendet werden. Besprechungsnotizen und -protokolle werden insbesondere auch durch die Perspektive des Protokollanten beeinflusst, was bedeutet, dass verschiedene Personen unterschiedliche Teile einer Besprechung, die sie für wichtig halten, auf unterschiedliche Weise dokumentieren werden.

Mit einer Videoaufzeichnung wird alles genau so festgehalten, wie es passiert ist, so dass Sie wirklich genau wissen, wer was gesagt hat, welche spezifischen Details ausgetauscht wurden, welche Entscheidungen getroffen wurden (und wie) und welche Aktionspunkte zugewiesen wurden.

Sehen Sie sich eine Projektstatusbesprechung an, die mit Panopto aufgezeichnet und geteilt wurde:

 

 

5. Bringen Sie neue Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand.

Projekte verlaufen selten linear von Anfang bis Ende - die Teams ändern sich oft, wenn sich die Prioritäten ändern, oder erweitern sich, wenn neues Fachwissen benötigt wird. Jedes Mal, wenn dies geschieht, muss der Projektleiter neue Mitarbeiter schnell einarbeiten.

Aufzeichnungen früherer Besprechungen können äußerst wertvoll sein, wenn es darum geht, neue Teammitglieder über die Fortschritte und Ziele eines laufenden Projekts zu informieren. Anstatt die Arbeit zu unterbrechen, um Besprechungen zum Herunterladen zu planen und auf Informationen von anderen Projektbeteiligten zu warten, können neue Mitarbeiter vergangene Besprechungen einsehen, um alle Details zu erfahren, die sie für die Arbeit an einem Projekt benötigen.

6. Arbeiten Sie außerhalb des Konferenzraums zusammen.

Heutzutage sind wir daran gewöhnt, die Zusammenarbeit auch außerhalb des Besprechungsraums (oder nach einer Telefonkonferenz) fortzusetzen, und zwar über E-Mails, gemeinsam genutzte Dokumente und Produktivitätsplattformen wie Slack. Keine dieser Kommunikationslösungen macht es jedoch einfach, auf bestimmte Diskussionen während eines Meetings zu verweisen - oder schlimmer noch, sie erfordern die Erstellung eines völlig neuen Dokuments oder Nachrichten-Threads.

Wenn Sie eine Besprechung aufzeichnen, verfügen Sie über ein vollständiges Dokument, in dem die Teilnehmer auf bestimmte Details verweisen können, entweder indem sie einen Link zu einem bestimmten Zeitpunkt im Video über andere Messaging-Kanäle teilen oder indem sie direkt in der Besprechungsaufzeichnung zusammenarbeiten. Eine Videoplattform wie Panopto es Ihnen, nicht nur Kommentare mit Zeitstempel zu hinterlassen, sondern auch direkt in Ihren Aufzeichnungen Diskussionen zu führen.

All das ist wichtig, denn so sehr Besprechungen auch wertvolle Gelegenheiten zum Informationsaustausch und zum Vorantreiben von Projekten sind, so sehr sind sie doch an die Zeit gebunden. Wenn Sie die Aufzeichnungen Ihrer Besprechungen als nützlichen Teil der anderen asynchronen Kommunikation Ihrer Teams nutzen, werden sowohl Ihre Besprechungen als auch Ihre andere Kommunikation vollständiger und nützlicher.

7. Verstehen, wie wir hierher gekommen sind und warum Entscheidungen getroffen wurden.

Wenn Veränderungsinitiativen, wichtige Projekte und Geschäftsquartale zu Ende gehen, ist es für die meisten Unternehmen von großem Nutzen, eine "Nachbetrachtung" vorzunehmen und zu überprüfen, welche Ergebnisse erzielt wurden, wie sie zu diesen Ergebnissen gekommen sind und was in Zukunft getan werden sollte.

Aber wenn wichtige Meilensteine und Entscheidungen über einen langen Zeitraum hinweg getroffen werden oder wenn an einem großen Projekt Dutzende von Menschen und Hunderte von beweglichen Teilen beteiligt sind, kann es für jeden schwierig sein, sich genau an alle kritischen Momente zu erinnern, die die Arbeit vorangebracht haben.

Durchsuchbare Archive und Abschriften von Besprechungsaufzeichnungen können Führungskräften, die aus gut und weniger gut gelaufenen Dingen lernen wollen, einen umfassenderen Kontext und Einblicke bieten.

8. Zusammenstellung einer Bibliothek des institutionellen Wissens.

Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter Informationen und institutionelles Wissen weitergeben. Dies kann jedoch für den Mitarbeiter ein zweischneidiges Schwert sein: Wenn er in einer Besprechung etwas Nützliches oder Aufschlussreiches mitteilt, kann dies zwar für alle anderen eine Erleichterung bedeuten, für das Teammitglied selbst führt dies jedoch oft zu mehr Arbeit und Unterbrechungen. Und das kann sich schnell negativ auf die Produktivität auswirken, da der Experte zweifellos immer wieder aufgefordert wird, dieses Wissen weiterzugeben, entweder in persönlichen Erklärungen oder in formellen schriftlichen Unterlagen oder beidem.

Wenn Sie jedoch Ihre Besprechungen aufzeichnen und in einer Videobibliothek archivieren, müssen Sie Ihren Experten nicht bitten, sich zu wiederholen oder eine umfangreiche Dokumentationsaufgabe zu seiner ohnehin schon langen To-Do-Liste hinzuzufügen. Stattdessen können sich andere einfach die relevanten Momente der ursprünglichen Besprechung ansehen. Und wenn noch mehr Informationen ausgetauscht werden müssen, kann Ihr Experte schnell ein Video von sich selbst aufnehmen, in dem er diese Details präsentiert - was in der Regel viel weniger Zeit in Anspruch nimmt als die Erstellung eines formellen schriftlichen Dokuments, das Ihrer Wissensdatenbank hinzugefügt werden soll.

Darüber hinaus ermöglicht die Erfassung des Wissens und der Informationen, die bei Besprechungen in Ihrem Unternehmen ausgetauscht werden, Ihrem Unternehmen den proaktiven Aufbau einer umfangreichen Bibliothek mit institutionellem Wissen, die jederzeit durchsucht und referenziert werden kann, selbst wenn ein Experte und seine wertvollen Erkenntnisse das Unternehmen verlassen haben.

9. Entdecken Sie lehrreiche Momente und schaffen Sie eine Kultur der Transparenz.

In Besprechungen hinter verschlossenen Türen können viele Dinge passieren, die nicht nur die Produktivität, sondern auch die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern und sogar die Arbeitsmoral belasten können. Wenn es um die Durchführung effizienter Besprechungen und die Förderung der Transparenz in Ihrer Unternehmenskultur geht, lassen sich aus der Auswertung von Besprechungsaufzeichnungen viele Erkenntnisse gewinnen, die Ihnen wiederum helfen können, das Wachstum und die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter zu coachen und zu fördern.

Die Aufzeichnung von Besprechungen kann nicht nur Managern und Mentoren, sondern auch den Besprechungsleitern selbst die Möglichkeit geben, den Ablauf einer Besprechung zu überprüfen. Die Beobachtung von Besprechungen kann Ihren Mitarbeitern helfen, schlechtes Verhalten in Besprechungen zu erkennen und zu korrigieren sowie Möglichkeiten zur Anpassung der zwischenmenschlichen Kommunikation und zur Durchführung produktiverer Besprechungen aufzuzeigen.

10. Gewinnen Sie bisher unentdeckte Erkenntnisse über Ihr Unternehmen.

Die meisten Unternehmen wissen nur sehr wenig darüber, wie sich Meetings heute auf ihr Geschäft auswirken. Es gibt zwar ein paar nette Online-Tools zur Analyse der eigenen
Auch wenn Sie aus Ihrem Arbeitskalender ersehen können, wie viel Zeit Sie in Besprechungen verbringen, ist es für die meisten Unternehmen schwierig, wenn nicht gar unmöglich, diese Informationen für Ihr gesamtes Unternehmen zu erhalten.

Wenn Sie alle Ihre Besprechungen aufzeichnen und archivieren, schaffen Sie eine neue Datenquelle, die eine ganze Reihe nie zuvor verfügbarer Informationen liefern kann, die Sie analysieren können, um zu lernen und bessere Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie die Besprechungskultur an Ihrem Arbeitsplatz weiterentwickeln und Ihr Unternehmen im Allgemeinen effizienter führen können.

Meeting-Aufzeichnung: Es ist mehr als nur die Aufzeichnung zu drücken

Die Aufzeichnung Ihrer Besprechungen - unter Verwendung der Konferenzraumtechnologie und der Unified Communications-Tools, die Sie bereits haben - kann Ihre Mitarbeiter produktiver machen, indem sie ihnen ermöglicht, wichtige Momente der Besprechung noch einmal zu erleben oder Gespräche zu verfolgen, an denen sie nicht live teilnehmen konnten, und gleichzeitig Ihr Unternehmen schützt, indem sie eine Aufzeichnung der Ereignisse während jeder Interaktion erstellt.

Allerdings ist die Aufforderung an Ihre Teams, auf "Aufnahme" zu drücken, nur ein Teil der Lösung.

Um das Potenzial der gemeinsamen Nutzung von Besprechungsaufzeichnungen zur Steigerung der Produktivität und Zusammenarbeit voll auszuschöpfen, müssen Sie auch einen Weg finden, die Aufzeichnungen tatsächlich gemeinsam zu nutzen. Und genau das ist die Hürde, die die meisten Erstanwender abschreckt.

In vielen Ihrer Konferenzräume sind mittlerweile Kameras installiert, und die meisten Videokonferenzlösungen bieten native Aufzeichnungsfunktionen.

Doch wenn die Besprechung vorbei und die Aufzeichnung beendet ist, müssen Ihre Mitarbeiter allzu oft viele Hürden überwinden, um Zugang zu all den wertvollen Informationen zu erhalten.

Die Aufnahme allein reicht nicht aus.

Es ist absolut notwendig, die Aufzeichnungen Ihrer Besprechungen intelligent zu verwalten, um sicherzustellen, dass sie sicher aufbewahrt und nur an die vorgesehenen Zielgruppen weitergegeben werden, und um zu gewährleisten, dass diese Zielgruppen in der Lage sind, konsistent auf den Inhalt der Videos, die für sie freigegeben wurden, zuzugreifen und ihn schnell zu durchsuchen.

Deshalb ist eine Komplettlösung für die Aufzeichnung von Meetings mehr als nur eine Aufzeichnung. Sie nimmt diese Aufzeichnungen auf und macht das Suchen, Freigeben und spätere Anschauen dieser Videos einfach, während alles sicher bleibt.

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