Es ist erstaunlich, wie viel Zeit wir heutzutage insgesamt in Besprechungen verbringen.

Allein in den USA finden laut Schätzungen des Bureau of Labor Statistics täglich zwischen 36 und 56 Millionen Geschäftstreffen statt. Im Durchschnitt nehmen Angestellte an 62 Meetings pro Monat teil.

Da so viel Zeit der Menschen in Besprechungen verbracht wird, suchen Führungskräfte in fast allen Organisationen nach Möglichkeiten, die Belastung durch Besprechungen für die Produktivität zu verringern und die Vorteile der Echtzeit-Zusammenarbeit und von Besprechungen besser zu nutzen.

Wie sich herausstellt, gibt es eine einfache Lösung für diese Herausforderung, die bereits mehrere Fortune-500-Unternehmen entdeckt haben: Zeichnen Sie alle Meetings Ihres Unternehmens mithilfe einer Videoaufzeichnungssoftware auf.

Durch die Aufzeichnung von Besprechungen können Sie die Gespräche, die Ihre Mitarbeiter bereits führen – ob in Konferenzräumen oder in Videokonferenzen – in wertvolle Informationsquellen verwandeln, die den Zeitaufwand für Besprechungen minimieren und die Wirkung von Besprechungen auf Ihr Geschäftsergebnis maximieren.

Weiterführende Lektüre: So zeichnen Sie jede Online-Besprechung oder jeden Video-Chat auf.

 

Es ist gar nicht so abwegig, wie es klingt. Im Folgenden erläutern wir die zehn wichtigsten Gründe, warum Sie alle Ihre Meetings aufzeichnen sollten.

10 Gründe, warum Sie Meetings aufzeichnen sollten

1. Niemand muss ein Treffen verpassen.

Manchmal ist es die größte Hürde für den Projektfortschritt, die richtigen Personen gleichzeitig zusammenzubringen. Webkonferenzen können zwar geografische Barrieren überwinden, ermöglichen es aber nicht, dass Teilnehmer an zwei Meetings gleichzeitig teilnehmen oder lösen Terminprobleme zwischen Kollegen auf verschiedenen Kontinenten.

Die Videoaufzeichnung von Meetings und Präsentationen stellt sicher, dass niemand eine Diskussion oder die visuellen Inhalte verpasst, die die Teilnehmer im Meetingraum sehen können. Die Videos können auf Abruf mit Teilnehmern geteilt werden, die nicht persönlich teilnehmen können – unabhängig von der geografischen Entfernung oder kurzfristigen Terminkonflikten. So hat jeder Zugriff auf die gleichen Informationen, die im Meeting behandelt wurden.

Darüber hinaus gewinnen vielbeschäftigte Mitarbeiter und Führungskräfte, die oft mit zahlreichen Aufgaben gleichzeitig beschäftigt sind, durch die Aufzeichnung von Meetings mehr Kontrolle über ihre Zeiteinteilung. Meeting-Einladungen werden nicht mehr nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ vergeben, da die Teilnehmer ihre Zeit den Meetings widmen können, in denen sie den größten Beitrag leisten können – und gleichzeitig die weniger wichtigen Meetings, an denen sie nicht persönlich teilnehmen konnten, verfolgen und sich daran beteiligen können.

2. Konzentration und Engagement im Meeting verbessern.

Durch die Aufzeichnung von Meeting-Videos erhalten Ihre Mitarbeiter eine genaue Dokumentation aller präsentierten und besprochenen Punkte – eine perfekte Informationsquelle für alle, die sich jemals gefragt haben: „Haben wir das nicht schon letzte Woche in unserem Meeting besprochen?“

Wenn die Teilnehmer wissen, dass eine Aufzeichnung verfügbar sein wird, müssen sie sich keine umfangreichen Notizen machen, um später etwas nachschlagen zu können. Auch die Meetingleitung kann die Teilnehmer leichter bitten, Ablenkungen auf ihren Bildschirmen zu minimieren. So können sich die Mitarbeiter besser konzentrieren und aktiver teilnehmen, was Ihre Meetings noch wertvoller und effektiver macht.

3. Den Zeitaufwand für die Duplizierung von Arbeitsschritten reduzieren.

Projektmanager und Meetingleiter sind es mittlerweile gewohnt, sich direkt nach einem Meeting an ihre Computer zu setzen und Notizen, nächste Schritte und andere Aufgaben zu tippen, um sie an das Team zu senden.

Da das Meeting aufgezeichnet wird, ist dieser Schritt nicht mehr nötig. Stattdessen können die Organisatoren einfach einen Link zum Video senden, und die Teammitglieder können die Aufzeichnung schnell durchsuchen , um alle benötigten Informationen genau dann zu finden, wenn sie sie brauchen.

Das wiederum verschafft Ihrem Team mehr Zeit, um seine Projekte schneller voranzutreiben. Natürlich mögen die Zeitersparnisse für den Einzelnen gering erscheinen – bedenkt man jedoch, dass jeder Mitarbeiter durchschnittlich 62 Meetings pro Monat besucht, wird schnell deutlich, wie sich diese Minuten und Stunden summieren.

4. Kein Detail darf verloren gehen oder vergessen werden.

Meetings sind wertvoll, weil sie den Teilnehmern Zeit geben, eine Fülle von Informationen zu besprechen und schneller zu einem Konsens zu gelangen, als dies in einem E-Mail-Verlauf möglich wäre.

Doch handschriftliche Notizen, Besprechungsprotokolle und selbst Audioaufnahmen können nicht jede Diskussion und jede Entscheidung so präzise erfassen wie die tatsächlichen Präsentationsfolien, Bildschirmfreigaben und Whiteboards, die während einer Besprechung verwendet werden. Insbesondere Besprechungsnotizen und -protokolle werden zudem von der Perspektive des Protokollführers beeinflusst, was bedeutet, dass verschiedene Personen erwartungsgemäß unterschiedliche Teile einer Besprechung, die sie für wichtig halten, auf unterschiedliche Weise dokumentieren werden.

Eine Videoaufzeichnung hält alles genau so fest, wie es passiert ist, sodass Sie wirklich genau wissen können, wer was gesagt hat, welche konkreten Details mitgeteilt wurden, welche Entscheidungen getroffen wurden (und wie) und welche Aufgaben zugewiesen wurden.

Sehen Sie sich eine aufgezeichnete und geteilte Projektstatusbesprechung an. Panopto :

 

 

5. Neue Mitwirkende schnell einarbeiten.

Projekte verlaufen selten linear von Anfang bis Ende – Teams verändern sich häufig, wenn sich Prioritäten ändern, oder werden erweitert, wenn neue Expertise benötigt wird. Es ist Aufgabe des Projektmanagers, neue Mitarbeiter in solchen Fällen schnell einzuarbeiten.

Aufzeichnungen vergangener Meetings sind äußerst wertvoll, wenn es darum geht, neue Teammitglieder über den Projektfortschritt und die Ziele eines laufenden Projekts zu informieren. Anstatt die Arbeit unterbrechen zu müssen, um Download-Meetings zu planen und auf Informationen von anderen Projektbeteiligten zu warten, können neue Mitarbeiter vergangene Meetings einsehen und sich so alle notwendigen Details für den Projektstart aneignen.

6. Arbeiten Sie auch außerhalb des Konferenzraums zusammen.

Heutzutage sind wir es gewohnt, die Zusammenarbeit auch außerhalb des Besprechungsraums (oder nach der Telefonkonferenz) per E-Mail, über gemeinsam genutzte Dokumente und Produktivitätsplattformen wie Slack fortzusetzen. Keine dieser Kommunikationslösungen erleichtert es jedoch, auf bestimmte Diskussionen aus einer Besprechung zurückzugreifen – oder schlimmer noch, sie erfordern die Erstellung eines komplett neuen Dokuments oder Chatverlaufs.

Wenn Sie ein Meeting aufzeichnen, verfügen Sie über ein vollständiges Dokument, in dem die Teilnehmer auf bestimmte Details zugreifen können – entweder durch das Teilen eines Links zu einem bestimmten Moment im Video über andere Messenger oder durch die direkte Zusammenarbeit in der Meeting-Aufzeichnung. Eine Videoplattform wie Panopto Es ermöglicht nicht nur das Hinterlassen von Kommentaren mit Zeitstempel, sondern auch das Führen von verschachtelten Diskussionen direkt in den Aufnahmen.

Das ist alles wichtig, denn obwohl Meetings wertvolle Gelegenheiten zum Informationsaustausch und zur Projektfortführung bieten, sind sie zeitlich begrenzt. Wenn Sie die Aufzeichnungen Ihrer Meetings in die gesamte asynchrone Kommunikation Ihrer Teams integrieren, werden sowohl Ihre Meetings als auch Ihre übrige Kommunikation umfassender und effektiver.

7. Verstehen, wie wir an diesen Punkt gelangt sind und warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden.

Wenn Veränderungsinitiativen , wichtige Projekte und Geschäftsquartale zu Ende gehen, finden die meisten Organisationen es äußerst wertvoll, eine „Nachbesprechung“ durchzuführen, um zu überprüfen, welche Ergebnisse erzielt wurden, wie diese Ergebnisse zustande kamen und was in Zukunft getan werden sollte.

Doch wenn wichtige Meilensteine ​​und Entscheidungen über einen längeren Zeitraum hinweg getroffen werden oder wenn ein großes Projekt Dutzende von Personen und Hunderte von beweglichen Teilen umfasst, kann es schwierig sein, sich genau an alle kritischen Momente zu erinnern, die zum Erfolg der Arbeit beigetragen haben.

Durchsuchbare Archive mit Besprechungsaufzeichnungen und -transkripten können Führungskräften, die aus positiven und weniger positiven Erfahrungen lernen möchten, einen umfassenderen Kontext und wertvolle Erkenntnisse liefern.

8. Eine Bibliothek institutionellen Wissens zusammenstellen.

Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter Informationen und Fachwissen teilen. Dies in Meetings zu tun, kann jedoch für die Mitarbeiter ein zweischneidiges Schwert sein: Zwar erleichtert das Teilen nützlicher oder aufschlussreicher Informationen die Arbeit für alle anderen, führt aber oft zu mehr Arbeit und Unterbrechungen für das betroffene Teammitglied selbst. Das kann sich schnell negativ auf dessen Produktivität auswirken, da der Experte zweifellos immer wieder gebeten wird, dieses Wissen zu vermitteln – sei es in persönlichen Gesprächen, in schriftlichen Dokumentationen oder beidem.

Wenn Sie Ihre Meetings jedoch aufzeichnen und in einer Videobibliothek archivieren, müssen Sie Ihre Experten nicht bitten, sich zu wiederholen oder ihnen eine umfangreiche Dokumentationsaufgabe aufzubürden. Stattdessen können andere einfach die relevanten Momente des ursprünglichen Meetings ansehen. Und falls weitere Informationen benötigt werden, kann Ihr Experte diese Details schnell in einem Video präsentieren – was in der Regel deutlich weniger Zeit in Anspruch nimmt als die Erstellung eines formellen schriftlichen Dokuments für Ihre Wissensdatenbank.

Darüber hinaus ermöglicht die Erfassung des Wissens und der Informationen, die in Meetings in Ihrem Unternehmen ausgetauscht werden, Ihrem Unternehmen, proaktiv eine riesige Bibliothek institutionellen Wissens aufzubauen, die jederzeit durchsucht und als Referenz genutzt werden kann, selbst nachdem ein Experte und seine wertvollen Erkenntnisse das Unternehmen verlassen haben.

9. Nutzen Sie Gelegenheiten zum Lernen und schaffen Sie eine Kultur der Transparenz.

In Besprechungen hinter verschlossenen Türen können viele Dinge geschehen, die nicht nur die Produktivität, sondern auch die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern und sogar die Arbeitsmoral beeinträchtigen. Wenn es darum geht, effiziente Besprechungen zu führen und Transparenz in Ihrer Unternehmenskultur zu fördern, können Sie durch die Auswertung von Besprechungsaufzeichnungen viele Erkenntnisse gewinnen, die Ihnen wiederum helfen, die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter zu fördern und zu unterstützen.

Aufzeichnungen von Besprechungen ermöglichen es nicht nur Führungskräften und Mentoren, sondern auch den Besprechungsleitern selbst, den Ablauf einer Besprechung zu analysieren. Die Beobachtung von Besprechungen kann Ihren Mitarbeitern helfen, ungünstige Verhaltensweisen zu erkennen und zu korrigieren sowie Verbesserungspotenziale in der zwischenmenschlichen Kommunikation aufzudecken und produktivere Besprechungen zu gestalten .

10. Sammeln Sie bisher unentdeckte Erkenntnisse über Ihr Unternehmen.

Die meisten Organisationen wissen tatsächlich sehr wenig darüber, wie sich Meetings heutzutage auf ihr Geschäft auswirken. Zwar gibt es online einige nützliche Tools zur Analyse der eigenen Meetings,
Einen Arbeitskalender zu erhalten, der Ihnen beispielsweise anzeigt, wie viel Zeit Sie in Besprechungen verbringen, ist für die meisten Unternehmen eine Herausforderung, wenn nicht gar unmöglich.

Wenn Sie alle Ihre Meetings aufzeichnen und archivieren, schaffen Sie eine neue Datenquelle , die Ihnen eine ganze Reihe bisher unbekannter Informationen liefern kann. Diese Informationen können Sie analysieren, um daraus zu lernen und bessere Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie die Meetingkultur an Ihrem Arbeitsplatz weiterentwickeln und Ihr Unternehmen im Allgemeinen effizienter führen können.

Besprechungsaufzeichnung: Mehr als nur auf Aufnahme drücken.

Die Aufzeichnung Ihrer Meetings – mithilfe der bereits vorhandenen Konferenzraumtechnik und Unified-Communications-Tools – kann dazu beitragen, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern, indem sie ihnen ermöglicht, wichtige Momente des Meetings erneut anzusehen oder Gespräche zu verfolgen, an denen sie nicht live teilnehmen konnten. Gleichzeitig schützt sie Ihr Unternehmen, indem sie eine Aufzeichnung dessen bietet, was während jeder Interaktion geschah.

Allerdings ist es nur ein Teil der Lösung, die Teams zum Drücken der „Aufnahme“-Taste zu ermutigen.

Um das volle Potenzial von Besprechungsaufzeichnungen zur Steigerung von Produktivität und Zusammenarbeit auszuschöpfen, muss man zunächst einen Weg finden, die Aufzeichnungen auch tatsächlich zu teilen . Und genau daran scheitern die meisten Anwender der ersten Stunde.

Inzwischen sind in vielen Ihrer Konferenzräume Kameras installiert, und die meisten Videokonferenzlösungen bieten integrierte Aufnahmefunktionen.

Doch sobald das Meeting beendet und die Aufzeichnung abgeschlossen ist, müssen Ihre Mitarbeiter allzu oft viele Hürden überwinden, um Zugang zu all diesen wertvollen Informationen zu erhalten.

Aufnahmen allein reichen einfach nicht aus.

Es ist unbedingt erforderlich , Ihre Meeting-Aufzeichnungen intelligent zu verwalten , um sicherzustellen, dass sie sicher aufbewahrt und nur mit den vorgesehenen Zielgruppen geteilt werden, und um sicherzustellen, dass diese Zielgruppen jederzeit auf die Inhalte der mit ihnen geteilten Videos zugreifen und diese schnell durchsuchen können.

Deshalb bietet eine umfassende Lösung zur Meeting-Aufzeichnung mehr als nur die reine Aufzeichnung. Sie ermöglicht das einfache Suchen, Teilen und spätere Ansehen der Videos und gewährleistet dabei die Datensicherheit.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie die Aufzeichnung von Besprechungen in Ihrem gesamten Unternehmen ermöglichen können? Laden Sie unser aktuelles Whitepaper herunter >>