Le temps que nous passons collectivement en réunion aujourd'hui est frappant.

Rien qu'aux États-Unis, le Bureau des statistiques du travail estime qu'il y a entre 36 et 56 millions de réunions d'affaires par jour. En moyenne, les employés participent à 62 réunions par mois.

Alors que les réunions occupent une grande partie de l'emploi du temps, les dirigeants de presque toutes les organisations ont commencé à chercher des moyens de réduire la pression que les réunions peuvent exercer sur la productivité et de profiter davantage des avantages que la collaboration en temps réel et les réunions ont à offrir.

Il existe une solution simple à ce problème, que plusieurs entreprises du classement Fortune 500 ont déjà découverte : enregistrer toutes les réunions de l'entreprise à l'aide d'un logiciel d'enregistrement vidéo.

En enregistrant les réunions, vous pouvez transformer les conversations que vos employés ont déjà, que ce soit dans des salles de conférence ou lors d'appels vidéo, en ressources d'information précieuses qui minimisent le temps que les réunions prennent à vos employés et maximisent l'impact que les réunions peuvent avoir sur vos résultats.

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Ce n'est pas aussi fou que cela en a l'air. Nous présentons ci-dessous les 10 raisons les plus convaincantes de commencer à enregistrer toutes vos réunions.

10 raisons d'enregistrer les réunions

1. Personne ne doit manquer une réunion.

Parfois, réunir les bonnes personnes au même moment peut constituer le principal obstacle à l'avancement d'un projet. La conférence web peut éliminer les barrières géographiques, mais elle ne permet pas d'assister à deux réunions à la fois ou d'éliminer les problèmes de programmation entre collègues situés aux antipodes.

L'enregistrement vidéo des réunions et des présentations permet de s'assurer que personne ne manque une discussion ou un élément visuel que les personnes présentes dans la salle de réunion peuvent voir. Les vidéos à la demande peuvent être partagées avec les participants qui ne peuvent pas être présents en personne, indépendamment de la distance géographique ou des conflits d'horaire de dernière minute, de sorte que tout le monde a accès aux mêmes informations que celles qui ont été abordées lors de la réunion.

De plus, lorsque vous commencez à enregistrer vos réunions, les employés et les dirigeants très occupés - souvent sollicités de toutes parts - maîtrisent mieux leur emploi du temps. Les invitations aux réunions ne sont plus les premières arrivées, les premières servies, car les personnes peuvent consacrer leur temps aux réunions où elles peuvent avoir le plus d'impact, tout en examinant les réunions moins prioritaires auxquelles elles n'ont pas pu assister en personne et en y apportant leur contribution.

2. Améliorer la concentration et l'engagement lors de la réunion.

L'enregistrement des vidéos des réunions permet à vos collaborateurs de disposer d'une trace exacte de tout ce qui a été présenté et discuté - une ressource de secours idéale pour tous ceux qui se sont déjà demandé : "N'avons-nous pas discuté de ce sujet lors de notre réunion de la semaine dernière ?

Lorsque les participants savent qu'un enregistrement sera disponible, ils n'ont pas besoin de prendre de nombreuses notes au cas où ils auraient besoin de se référer à quelque chose plus tard. De plus, les organisateurs de réunions peuvent plus facilement demander aux participants de minimiser les distractions sur leurs écrans d'ordinateur. Les employés peuvent ainsi se concentrer et participer de manière plus approfondie, ce qui rend vos réunions encore plus utiles et efficaces.

3. Réduire le temps consacré à la duplication des efforts.

Les chefs de projet et les animateurs de réunion ont désormais l'habitude de s'asseoir devant leur ordinateur immédiatement après une réunion et de passer du temps à taper des notes, des étapes suivantes et d'autres éléments d'action à envoyer à l'équipe.

Cependant, avec un enregistrement de la réunion, cette étape n'est tout simplement plus nécessaire. Les organisateurs de la réunion peuvent envoyer un lien vers la vidéo de la réunion elle-même, et les membres de l'équipe peuvent rapidement faire des recherches dans cet enregistrement pour trouver tous les détails dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin.

Votre équipe dispose ainsi de plus de temps pour faire avancer ses projets. Bien sûr, sur une base individuelle, le gain de temps peut être faible, mais lorsque vous considérez que chaque employé participe en moyenne à 62 réunions par mois, il est facile de voir comment toutes ces minutes et ces heures s'additionnent.

4. Aucun détail ne peut être perdu ou oublié.

Les réunions sont précieuses parce qu'elles donnent aux participants le temps de discuter d'une multitude d'informations et de parvenir à un consensus plus rapidement qu'ils ne pourraient le faire par courrier électronique.

Mais les notes manuscrites, les comptes rendus de réunion et même les enregistrements audio ne peuvent pas rendre compte de toutes les discussions et de toutes les décisions aussi bien que les diapositives, les partages d'écran et les tableaux blancs utilisés au cours d'une réunion. Les notes de réunion et les comptes rendus, en particulier, sont également influencés par le point de vue du preneur de notes, ce qui signifie que différentes personnes documenteront probablement de différentes manières les différentes parties d'une réunion qu'elles jugent importantes.

L'enregistrement vidéo permet de saisir exactement ce qui s'est passé et de savoir qui a dit quoi, quels détails spécifiques ont été échangés, quelles décisions ont été prises (et comment), et quelles actions ont été assignées.

Regardez une réunion sur l'état d'avancement d'un projet capturée et partagée avec Panopto :

 

 

5. Permettre aux nouveaux contributeurs de se mettre rapidement au diapason.

Les projets suivent rarement une trajectoire linéaire du début à la fin - les équipes changent souvent en fonction des priorités, ou s'élargissent lorsque de nouvelles compétences sont nécessaires. Il incombe au chef de projet de faire en sorte que les nouveaux contributeurs soient rapidement opérationnels chaque fois que cela se produit.

L'enregistrement des réunions précédentes peut s'avérer extrêmement précieux lorsqu'il s'agit d'informer les nouveaux membres de l'équipe de l'avancement et des objectifs d'un projet en cours. Au lieu de devoir interrompre le travail pour programmer des réunions de téléchargement et d'attendre les informations des autres personnes impliquées dans le projet, les nouveaux collaborateurs peuvent revoir les réunions précédentes pour obtenir tous les détails dont ils ont besoin pour commencer à travailler sur un projet.

6. Collaborer en dehors de la salle de conférence.

Aujourd'hui, nous sommes habitués à poursuivre la collaboration en dehors de la salle de réunion (ou au-delà de la conférence téléphonique) par le biais du courrier électronique, des documents partagés et des plateformes de productivité telles que Slack. Cependant, aucune de ces solutions de communication ne permet de faire facilement référence à des discussions spécifiques qui ont eu lieu pendant une réunion - ou pire, elles nécessitent la création d'un document ou d'un fil de discussion entièrement nouveau.

Lorsque vous enregistrez une réunion, vous disposez d'un document complet auquel les participants peuvent faire référence, soit en partageant un lien vers un moment précis de la vidéo par le biais d'autres canaux de messagerie, soit en collaborant au sein même de l'enregistrement de la réunion. Une plateforme vidéo comme Panopto permet non seulement de laisser des commentaires horodatés, mais aussi d'organiser des discussions en fil rouge au sein même de vos enregistrements.

Tout cela est important car, même si les réunions sont des occasions inestimables d'échanger des informations et de faire avancer les projets, elles sont toujours limitées par le temps. En permettant aux enregistrements de vos réunions de faire partie intégrante des autres communications asynchrones de vos équipes, vous rendrez vos réunions et vos autres communications plus complètes et plus utiles.

7. Comprendre comment nous en sommes arrivés là et pourquoi des décisions ont été prises.

Lorsque les initiatives de changement, les projets importants et les trimestres fiscaux arrivent à leur terme, la plupart des organisations considèrent qu'il est extrêmement utile d'organiser un "post-mortem", en examinant les résultats obtenus, la manière dont ils ont été obtenus et ce qu'il convient de faire à l'avenir.

Mais lorsque des étapes et des décisions importantes sont prises sur une longue période, ou lorsqu'un grand projet implique des dizaines de personnes et des centaines de pièces mobiles, il peut être difficile pour quiconque de se souvenir avec précision de tous les moments critiques qui ont contribué à l'avancement du travail.

Les archives et transcriptions consultables des enregistrements de réunions peuvent fournir un contexte et des informations plus complets aux dirigeants qui cherchent à tirer des leçons des choses qui se sont bien passées et de celles qui se sont moins bien passées.

8. Constituer une bibliothèque de connaissances institutionnelles.

Vous souhaitez que vos collaborateurs partagent des informations et des connaissances institutionnelles. Si le fait de partager quelque chose d'utile ou de perspicace lors d'une réunion peut faciliter les choses pour tous les autres, cela entraîne souvent plus de travail et d'interruptions pour le membre de l'équipe lui-même. Et cela peut rapidement avoir un impact négatif sur leur productivité, car il est certain que l'on demandera à cet expert de partager ses connaissances encore et encore, soit dans le cadre d'explications individuelles, soit dans le cadre d'une documentation écrite formelle, soit les deux.

Toutefois, si vous enregistrez vos réunions et les archivez dans une vidéothèque, il n'est pas nécessaire de demander à votre expert de se répéter ou d'ajouter une lourde tâche de documentation à sa liste de tâches déjà longue. Au lieu de cela, d'autres personnes peuvent simplement visionner les moments pertinents de la réunion originale. Et si des informations supplémentaires doivent encore être partagées, votre expert peut rapidement enregistrer une vidéo dans laquelle il présente ces détails - ce qui prend généralement beaucoup moins de temps qu'il n'en faudrait pour créer un document écrit formel à ajouter à votre base de connaissances.

De plus, la capture des connaissances et des informations partagées lors des réunions au sein de votre organisation permet à votre entreprise de constituer de manière proactive une bibliothèque massive de connaissances institutionnelles qui peut être consultée et référencée à tout moment, même après le départ d'un expert et de ses précieuses connaissances.

9. Découvrir les moments propices à l'apprentissage et instaurer une culture de la transparence.

Lors des réunions à huis clos, il peut se passer beaucoup de choses qui peuvent nuire non seulement à la productivité, mais aussi aux relations entre les employés et même à leur moral. Lorsqu'il s'agit de mener des réunions efficaces et d'encourager la transparence dans votre culture d'entreprise, l'examen des enregistrements de réunions permet de tirer de nombreux enseignements qui, à leur tour, peuvent vous aider à accompagner et à soutenir la croissance et le développement de vos employés.

Les enregistrements de réunions peuvent permettre non seulement aux managers et aux mentors, mais aussi aux animateurs de réunions eux-mêmes, de revoir la manière dont une réunion s'est déroulée. L'observation des réunions peut aider votre personnel à identifier et à corriger les mauvais comportements en réunion, ainsi qu'à mettre en lumière les possibilités d'adapter les communications interpersonnelles et de mener des réunions plus productives.

10. Recueillir des informations sur votre entreprise qui n'auraient pas pu être obtenues auparavant.

La plupart des organisations ne savent pas grand-chose de l'impact des réunions sur leurs activités aujourd'hui. Bien qu'il existe quelques outils intéressants en ligne pour analyser vos propres réunions, il n'est pas toujours facile de savoir comment elles se déroulent.
Si un calendrier de travail peut vous indiquer le temps que vous passez en réunion, il est difficile, voire impossible, pour la plupart des entreprises d'obtenir ces informations pour l'ensemble de l'entreprise.

Lorsque vous enregistrez et archivez toutes vos réunions, vous créez une nouvelle source de données qui peut fournir tout un ensemble d'informations jamais disponibles auparavant que vous pouvez analyser pour vous aider à apprendre et à prendre de meilleures décisions sur la façon de faire évoluer la culture de réunion de votre lieu de travail et, en général, de gérer plus efficacement votre entreprise.

Capture de réunion : Il ne suffit pas d'appuyer sur Record

L'enregistrement de vos réunions - à l'aide de la technologie des salles de conférence et des outils de communications unifiées dont vous disposez déjà - peut contribuer à rendre vos collaborateurs plus productifs en leur permettant de revenir sur des moments clés de la réunion ou de visionner des conversations auxquelles ils n'ont pas pu participer en direct, tout en protégeant votre entreprise en fournissant une trace de ce qui s'est passé au cours de chaque interaction.

Cela dit, encourager vos équipes à appuyer sur "record" n'est qu'une partie de la solution.

Pour exploiter pleinement la valeur potentielle du partage des enregistrements de réunions comme moyen d'améliorer la productivité et la collaboration, vous devez également trouver un moyen de partager réellement les enregistrements. Et c'est là l'obstacle qui fait trébucher la plupart des premiers utilisateurs.

Un certain nombre de vos salles de conférence sont désormais équipées de caméras et la plupart des solutions de vidéoconférence offrent des capacités d'enregistrement natives.

Mais une fois la réunion terminée et l'enregistrement achevé, il arrive trop souvent que vos collaborateurs doivent faire des pieds et des mains pour avoir accès à toutes ces informations précieuses.

L'enregistrement seul ne suffit pas.

Il est absolument nécessaire de gérer intelligemment les enregistrements de vos réunions, de veiller à ce qu'ils soient conservés en toute sécurité et partagés uniquement avec les publics visés, et de s'assurer que ces publics sont en mesure d'accéder de manière cohérente au contenu des vidéos qui sont partagées avec eux et d'y effectuer des recherches rapides.

C'est pourquoi une solution complète de capture de réunion ne se contente pas d'enregistrer. Elle prend ces enregistrements et facilite la recherche, le partage et le visionnage ultérieur de ces vidéos, tout en sécurisant l'ensemble.

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