Nous passons tous une part importante de notre vie professionnelle en réunions. Aux États-Unis seulement, le Bureau des statistiques du travail estime que nous consacrons collectivement entre 125 et 640 millions d'heures de réunions chaque mois .

Et il ne s'agit là que du temps passé en salle de conférence : une analyse approfondie des calendriers des employés clés d'une entreprise, réalisée par Bain & Company et publiée dans la Harvard Business Review, a révélé que la préparation, l'exécution et le suivi d'une seule réunion hebdomadaire de direction consommaient un nombre stupéfiant de 300 000 heures par an .

Du temps perdu ? Oui, en partie, très certainement. 

Mais tout cela ? Loin de là. 

Les réunions restent l'un des moyens les plus efficaces pour les employés de collaborer et de partager des idées en détail, et de contribuer ainsi à obtenir les meilleurs résultats possibles pour l'entreprise.

 

Cela dit, les réunions ont acquis, à juste titre, la réputation d'être un véritable fléau pour la productivité : elles obligent les participants à interrompre leurs activités et à quitter leur bureau pour se rendre au lieu de réunion. Les sciences cognitives nous apprennent qu'il faut parfois jusqu'à une demi-heure pour se recentrer et reprendre son rythme de travail après une interruption comme une réunion. On comprend donc aisément comment même quelques réunions dans la même journée peuvent sérieusement compromettre la progression d'une personne sur une tâche.

Mais comme les réunions avec les collègues et les partenaires pour discuter en détail des initiatives, faire le point sur les progrès, résoudre les problèmes et bien plus encore conservent une valeur inestimable, elles se poursuivent.

Ce n'est que maintenant que les dirigeants de presque toutes les organisations ont commencé à rechercher de nouvelles solutions à d'anciens problèmes qui les aident à repenser leur « culture des réunions » d'entreprise. 

Exiger de meilleures réunions dans le cadre de la culture organisationnelle

L'objectif de la plupart de ces initiatives est de minimiser le temps passé en réunions et de veiller à ce que les réunions organisées soient menées efficacement.

Amazon, par exemple, a mis en place sa propre version de la réunion inversée et exige que l'employé qui planifie une réunion partage à l'avance une note de quatre à six pages regroupant toutes les informations pertinentes dont les participants auront besoin. Cette pratique permet (en théorie) de réduire le temps que les participants passent à écouter passivement l'organisateur présenter ces détails, et aide ainsi l'équipe à mener plus rapidement les discussions et à prendre les décisions nécessaires.

Et même si le format d'Amazon ne convient pas à toutes les entreprises, certains thèmes de sa culture unique des réunions se retrouvent fréquemment dans les nouvelles approches conventionnelles visant à faciliter la collaboration et à maximiser la productivité en réduisant le temps perdu en réunions.

Tout commence toujours avec les meilleures intentions, mais les mauvais conseils sur la manière de tenir des réunions plus efficaces ne manquent pas.

 

Des restrictions arbitraires sur la durée des réunions et le nombre de participants, à l'obligation pour tous de rester debout pendant toute la durée de la réunion, voire à l'exigence que chacun prenne des notes, ces « bonnes pratiques » sont pour la plupart nées de la frustration face aux mauvais comportements en réunion. 

Heureusement, il existe quelques idées qui peuvent réellement contribuer à améliorer les réunions : de meilleures façons d’impliquer les employés, de les maintenir concentrés et, au final, d’améliorer la collaboration pendant les réunions , sans perdre de temps supplémentaire. 

Et au cours des deux dernières années, l'une de ces idées a rapidement gagné en popularité, principalement parce qu'il s'agit d'une tâche simple à ajouter à n'importe quelle réunion, mais étonnamment efficace pour rendre les réunions plus interactives et plus faciles à suivre. 

Ce secret ? Enregistrer absolument toutes les réunions de votre bureau.

 

En enregistrant les réunions et en les archivant dans une bibliothèque centrale consultable , vous créez un compte rendu parfait des conversations exactes qui ont eu lieu — qui peut être consulté ultérieurement par ceux qui étaient présents, ceux qui n'ont pas pu y assister, et même d'autres personnes au sein de votre organisation qui pourraient rechercher des informations discutées lors de réunions auxquelles elles n'ont pas participé.

En enregistrant systématiquement toutes les réunions, vous offrez à vos collaborateurs une plus grande flexibilité et un meilleur contrôle de leur emploi du temps. Ainsi, les personnes concernées peuvent contribuer à la réunion, même à distance. De plus, l'enregistrement vidéo permet aux participants de s'impliquer davantage dans la discussion, car il n'est plus nécessaire de prendre des notes. 

L'enregistrement des réunions offre à vos collaborateurs une source précieuse d'informations détaillées, consultables à tout moment et sans effort supplémentaire. Il vous suffit de cliquer sur « Enregistrer » et de tenir la réunion comme d'habitude. Désormais, plus besoin de rédiger de longs e-mails de synthèse ni de notes de service sur les prochaines étapes. 

L'enregistrement et l'archivage des réunions constituent un moyen simple de faciliter la collaboration, aussi bien pendant la réunion qu'après. Cependant, l'utilité d'une réunion enregistrée dépend de la qualité de la réunion elle-même. Dès lors, comment une organisation peut-elle instaurer une culture favorisant des réunions utiles et productives ?

Visionnez le webinaire >> Comment optimiser vos réunions

 

7 principes pour créer une culture de réunion plus efficace

Il existe sept principes de culture de réunion qui favorisent une communication plus efficace et une collaboration plus productive. Examinons-les un par un :

1. Planifiez le temps nécessaire.

Pour limiter le temps passé en réunion, certaines organisations ont instauré une durée maximale afin de réduire le temps consacré aux réunions. Cependant, cette méthode autoritaire a souvent pour effet de rendre les réunions encore moins efficaces : lorsque 15 ou 30 minutes ne suffisent pas pour aborder tous les points, les participants sont contraints de programmer davantage de réunions.

Encouragez plutôt vos collaborateurs à réfléchir aux objectifs de leurs réunions et à prévoir une durée raisonnable en fonction de ces objectifs, qu'il s'agisse de 10 minutes ou de 2 heures. Tant que la réunion est réellement utile, les participants préféreront de loin mener la discussion en une seule fois plutôt que de la fragmenter en plusieurs sessions sous prétexte d'une limite de temps arbitraire. Et quelle que soit la durée de la réunion, si vous l'enregistrez, un imprévu l'obligeant à arriver en retard ou à partir plus tôt pourra lui permettre de rattraper la partie manquée grâce à l'enregistrement vidéo et de poursuivre sa collaboration avec le reste de l'équipe.

2. Invitez les bonnes personnes

Amazon a une « règle des deux pizzas » : selon eux, deux pizzas suffisent pour nourrir tous les invités à une réunion. Si votre liste de participants est trop longue pour être nourrie avec deux pizzas, c'est que vous avez invité trop de monde et qu'il vaut mieux réduire le nombre d'invités la prochaine fois. 

Bien sûr, personne n'a envie d'assister à une réunion qui ne le concerne pas. Et objectivement, les petits groupes parviennent souvent plus facilement à un consensus. Mais si vos collaborateurs s'attardent à déterminer qui n'est pas suffisamment important pour être invité, simplement pour respecter un nombre arbitraire de participants, votre organisation risque de passer à côté d'idées et de points de vue précieux lors des réunions.

Mettre en place une politique d'« invitation des bonnes personnes » incite vos employés à bien réfléchir aux personnes qui devraient assister à leurs réunions. Et lorsqu'un enregistrement est garanti, les personnes qui auraient pu être invitées auparavant « à titre d'information » peuvent plus facilement concilier leurs différentes priorités.

3. Établir l'ordre du jour de la réunion

Un bon ordre du jour ne doit pas se contenter d'organiser les idées de l'organisateur. Il doit permettre à chaque participant de comprendre les sujets abordés et, en fin de compte, de décider – avant même le début de la réunion – si celle-ci justifie le temps qu'elle y consacrera. 

Dans les entreprises qui n'enregistrent pas leurs réunions, il est facile d'oublier l'ordre du jour. Après tout, dans une culture où les réunions se déroulent en temps réel et où manquer une réunion signifie manquer tout ce qui y a été présenté, il existe une forte incitation à assister à chaque réunion « au cas où ». 

En enregistrant toutes vos réunions, vous offrez à vos employés une plus grande flexibilité quant aux réunions auxquelles ils souhaitent assister et celles qu'ils peuvent visionner à la demande. Si la perspective de salles de réunion vides peut inquiéter certains organisateurs au premier abord, en exigeant qu'ils partagent avant chaque réunion un ordre du jour précisant les objectifs, la structure et les principaux points à aborder, vous obtiendrez deux résultats positifs : 

1. Vous incitez ainsi les organisateurs de réunions à ne programmer que des réunions véritablement utiles, de peur que personne ne décide d'y assister, et
2. Vous permettez à chacun de voir où il peut apporter le plus de valeur ajoutée avant de s'engager sur le planning, ce qui l'aide à maximiser sa propre productivité.

 

4. Envoyer le matériel à l'avance

Vous voulez savoir où l'on perd le plus de temps lors des réunions d'aujourd'hui ? Ce n'est pas à la fin, là où se tiennent les discussions et où se prennent les décisions. En réalité, la majeure partie du temps improductif est gaspillée au début, lorsque quelqu'un (généralement l'organisateur) consacre parfois jusqu'à 75 % du temps prévu à la réunion à « mettre tout le monde au courant ». 

S'il est évidemment essentiel que tout le monde soit sur la même longueur d'onde avant de prendre des décisions, il n'y a aucune raison de consacrer les 45 premières minutes de chaque réunion d'une heure à regarder passivement quelqu'un faire défiler des diapositives. En réalité, l'un des meilleurs moyens de réduire le temps passé en réunion est de supprimer complètement les présentations ; ainsi, tout le temps peut être consacré à la collaboration active et à la résolution des problèmes.

Encouragez les employés à envoyer les documents pertinents avant la réunion, ou mieux encore, à partager une courte vidéo de présentation reprenant les points qu'ils auraient autrement abordés en début de réunion. Indiquez ensuite aux participants qu'ils doivent consulter ces informations avant le début de la réunion. En partageant et en consultant la présentation en amont, vous permettez à chacun d'examiner le contenu à son rythme (ceux qui maîtrisent le sujet peuvent le parcourir rapidement, tandis que les autres peuvent y consacrer plus de temps), et la durée de la réunion peut être réduite au strict nécessaire pour que tous prennent la décision finale.

Lecture complémentaire : Une réunion plus efficace commence avant même d’arriver à la porte de la salle de conférence

 

5. Minimiser les distractions

Les réunions sont moins productives lorsque les participants ne sont pas impliqués. Autrement dit, les distractions telles que la consultation des courriels, la prise de notes ou le multitâchage en général peuvent nuire à l'efficacité des réunions. Des études ont même démontré qu'une seule personne distraite peut avoir un effet domino sur les autres, accaparant l'attention de celles qui se trouvent à proximité.

Interdire les ordinateurs portables et autres appareils pendant les réunions peut sembler excessif pour votre organisation, mais en limiter l'usage permet de réduire les distractions et d'accroître la participation. C'est tout l'intérêt d'enregistrer les réunions : si personne n'a besoin de garder son ordinateur portable ouvert pour prendre des notes détaillées, personne n'est distrait par les autres éléments qu'il peut contenir. Dans un monde où la capacité de concentration se mesure en secondes, il s'agit d'un petit pas qui peut engendrer de grands changements. 

6. Attribuer les tâches à accomplir

À la fin d'une réunion, il est recommandé que l'organisateur attribue des actions et des plans pour les discussions hors sujet mises de côté. Cependant, la rédaction de ces informations à partager avec l'équipe après chaque réunion peut rapidement devenir une tâche fastidieuse, consommant de précieuses minutes, voire des heures, du temps de l'organisateur. 

Là encore, enregistrer les réunions permet de gagner du temps en éliminant les tâches répétitives. En enregistrant vos réunions, vous créez automatiquement un document de référence rapide reprenant toutes les étapes suivantes, sans que personne n'ait à y consacrer une minute pour tout saisir. 

7. Exploiter les enregistrements des réunions pour une collaboration future

Aujourd'hui, nous avons l'habitude de poursuivre la collaboration en dehors des salles de réunion (ou des téléconférences) par le biais des courriels, des documents partagés et des plateformes de productivité comme Slack. Cependant, aucune de ces solutions de communication ne facilite la consultation ultérieure de discussions spécifiques qui ont eu lieu pendant une réunion ; pire encore, elles exigent la création d'un document ou d'une conversation entièrement nouveaux. 

Lorsque vous enregistrez des réunions avec une plateforme vidéo comme Panopto , la vidéo devient un outil de collaboration essentiel grâce à des discussions horodatées et intégrées directement à l'enregistrement. Ainsi, si une personne rejoint le projet ultérieurement, elle peut facilement se mettre à jour en visionnant la vidéo et en consultant les conversations associées.

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Reconnue par Forester pour son « Meilleur support pour la recherche vidéo », Panopto Cette fonctionnalité vous permet de rechercher les mots prononcés et affichés dans chaque vidéo de votre bibliothèque, puis d'accéder directement au moment précis où un sujet est abordé. Ainsi, vos vidéos constituent non seulement un enregistrement utile, mais elles peuvent également devenir une ressource précieuse et consultable pour la base de connaissances de votre entreprise. 

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