Vous vous demandez peut-être pourquoi les réunions ne sont pas productives. Ce raisonnement pourrait vous amener à croire qu'il est impossible de détester davantage les réunions.

Mais vous auriez tort. 

À vrai dire, personne ne déteste toutes les réunions ; ce sont les mauvaises réunions qu'on déteste. On a tous déjà ressenti cette frustration inévitable lorsqu'une réunion inefficace nous empêche de nous concentrer sur autre chose ou perturbe notre concentration, rendant notre journée moins productive qu'elle aurait pu l'être. C'est encore pire quand cela se produit lors de plusieurs réunions successives.

Bien sûr, interrogez n'importe quel employé, et il vous dira qu'il accorde une importance capitale aux réunions pour collaborer, créer et communiquer des informations détaillées plus efficacement que par courriel ou messagerie instantanée. Sinon, nous aurions naturellement moins de réunions dans nos agendas. 

Pourtant, les réunions ont acquis la réputation d'être, au mieux, un mal nécessaire. Mais pourquoi ? Pourquoi les réunions ne sont-elles pas productives pour la plupart des équipes ?

Les réunions ne sont-elles donc vraiment qu'une perte de temps ?

Si l'on creuse un peu le problème, une tendance se dessine. Le plus souvent, le problème réside dans la manière dont les réunions sont menées : des objectifs flous, des présentations interminables, des discussions hors sujet, des participants distraits, et le fait que nous ayons tous d'autres tâches à accomplir contribuent collectivement à nous frustrer à un moment ou un autre. 

Est-ce une fatalité ? En un mot, non. 

Mais la plupart des conseils pour mieux mener une réunion améliorent-ils réellement les réunions ? Non. 

Plutôt que de laisser les mauvaises pratiques en réunion continuer à perturber les horaires des employés, leur satisfaction au travail et les résultats de l'entreprise, les dirigeants d'organisations du monde entier mettent en place de nouvelles règles – souvent discutables – pour des réunions plus efficaces.

Qu’il s’agisse de plafonner arbitrairement la durée des réunions ou le nombre de participants, d’obliger tout le monde à rester debout pendant toute la durée de la réunion, ou même de désigner une seule personne pour assister à la réunion uniquement pour prendre des notes, ces « bonnes pratiques » largement citées ne font guère pour endiguer les mauvais comportements en réunion.

De plus, tous ces conseils douteux ne contribuent guère à améliorer les réunions, tout en donnant à vos employés de nouvelles raisons de les détester.

10 conseils d'hygiène et de productivité à éviter lors des réunions

Avant de passer aux pires conseils, il serait impardonnable de ne pas mentionner quelques astuces réellement utiles pour des réunions plus productives . Établir un ordre du jour clair, commencer et terminer les réunions à l'heure, envoyer les documents à l'avance et attribuer des tâches à la fin sont autant de moyens de rendre les réunions plus efficaces et moins frustrantes. 

Au-delà de celles-ci, il existe cependant une multitude de stratégies de « réunions efficaces » plus discutables, voire carrément narcissiques, que les entreprises tentent régulièrement d'adopter dans l'espoir d'améliorer leurs réunions. 

Voici une liste des 10 pires idées souvent présentées comme de bonnes solutions pour des réunions plus productives, et que vous devriez probablement éviter : 

1. Planifiez des réunions qui commencent à des heures inhabituelles.

(Une mauvaise idée recommandée par CBS News )

Vos collaborateurs sont-ils peu enthousiastes à l'idée de participer à vos réunions ? Peut-être les apprécieraient-ils davantage à des heures inhabituelles ! Cette recommandation se décline en de nombreuses variantes : programmer les réunions très tôt ou très tard dans la journée, ou encore les commencer à une heure inattendue, par exemple 7 minutes après l'heure. 

Bien sûr, l'idée qu'un horaire irrégulier puisse donner plus de valeur à une réunion aux yeux des employés est absurde. Les participants remarqueront peut-être l'étrangeté de cette stratégie, mais ils seront surtout agacés par les perturbations supplémentaires qu'elle engendre dans leur journée de travail. Personne n'a envie d'arriver en avance ou de rester tard au bureau pour assister à une réunion, et ce manque flagrant de régularité oblige chacun à redoubler d'efforts pour gérer un emploi du temps déjà surchargé.

2. Ne programmez de réunions que le mercredi.

(Une mauvaise idée recommandée par Forbes )

Imaginez si vous ne pouviez faire toutes vos courses qu'un seul jour par semaine. Banque, courses, pressing, rendez-vous médicaux, et tout le reste : tout ne peut être fait que ce jour-là, sinon il faut attendre la semaine suivante. À première vue, l'idée de base pour gérer ses réunions est séduisante : vous avez tout le reste de la semaine disponible pour votre productivité personnelle ! 

Cependant, en quelques semaines, vous vous rendrez compte que limiter les réunions de votre équipe à une seule par semaine ne fait qu'accroître l'inefficacité. En réalité, cela a un double impact. Premièrement, vous instaurez un climat où les discussions et décisions formelles seront reportées à la journée prévue, ce qui peut immobiliser le travail pendant une semaine entière. Deuxièmement, puisque toutes les réunions devront se tenir durant la même période de 8 heures, vous créez un véritable cauchemar chaque semaine, où les agendas de chacun sont rapidement surchargés. Il faut alors planifier les réunions impromptues des semaines, voire des mois à l'avance, pour contourner les conflits d'horaires. Si, en tant que PDG, éviter les réunions au nom de la productivité peut sembler un argument convaincant, si tous vos employés vous imitent, vous risquez d'étouffer l'innovation et de retarder la progression d'initiatives importantes.

3. N'invitez pas plus de 7 personnes.

(Une mauvaise idée recommandée par le Wall Street Journal )

Bien sûr, personne n'a envie d'assister à une réunion qui ne le concerne pas. Objectivement, les petits groupes parviennent souvent plus facilement à un consensus. Mais limiter la participation à une réunion en fonction d'un nombre arbitraire de personnes risque de vous faire perdre des idées et des points de vue précieux de la part de ceux qui n'ont pas été retenus – ou pire, de vous obliger à programmer des réunions supplémentaires avec les personnes non invitées. Il est important de bien réfléchir aux personnes qui doivent participer aux réunions et d'inviter les bonnes personnes sans se contraindre à une règle de représentation absurde et souvent contre-productive.

4. Faites lever tout le monde.

(Une mauvaise idée recommandée par Lifehack.com )

Pour ceux qui ne connaissent pas le concept, assez littéral, de « réunion debout », l'idée est que l'inconfort lié à la position debout accélère le rythme des réunions, qui se terminent donc plus rapidement. Certes, les sessions de collaboration dynamiques ont leur utilité (notamment dans les environnements de développement agiles conçus pour ce type de collaboration), mais mettre les employés mal à l'aise pour gagner du temps est, au mieux, une stratégie à courte vue. Si les réunions debout sont effectivement plus rapides, ce qui reste à démontrer, c'est probablement parce que les employés sont incités à donner moins de détails et à poser moins de questions.

De plus, les réunions debout peuvent être discriminatoires envers les personnes valides, âgistes et sexistes, notamment en raison de la dynamique physique entre les différents types de participants. Cela peut engendrer de l'anxiété et un désengagement total de certaines personnes. La Harvard Business Review explique ici pourquoi les réunions debout ne sont pas la solution idéale pour toutes les situations .

5. Ne programmez que des réunions de 15 minutes.

(Une mauvaise idée recommandée par Fast Company )

Nous connaissons tous la loi de Parkinson, qui stipule que « le travail s'étend pour occuper tout le temps disponible pour son achèvement ». Par conséquent, cette recommandation affirme que vous ne devriez avoir aucun mal à condenser n'importe quelle réunion en 15 minutes ou moins ; après tout, si vous consacrez plus de temps à vos réunions, c'est simplement parce que vous avez prévu plus de temps, n'est-ce pas ? La recommandation de Fast Company cite les conférences TED pour expliquer le fondement scientifique de cette règle. Selon l'univers TED, vous devriez être capable de présenter n'importe quelle idée, aussi complexe soit-elle, en moins de 18 minutes. Si vous n'y parvenez pas, on vous dira que vous ne maîtrisez pas suffisamment votre sujet pour le présenter simplement. 

Les réunions ne sont pas des présentations , et elles ne devraient pas l'être : ce sont des occasions pour les membres d'une équipe de collaborer et de résoudre des problèmes complexes. Il est tout à fait légitime d'attendre des organisateurs qu'ils prévoient le temps minimum nécessaire pour respecter l'ordre du jour. Cependant, s'en tenir à une durée arbitraire (et objectivement courte) risque fort de multiplier les réunions, toutes nécessaires pour accomplir une tâche plus importante qui aurait pu être traitée en une seule réunion plus longue. De plus, et c'est tout aussi important, ces réunions trop courtes obligent les employés à interrompre constamment leur travail tout au long de la journée, et ces interruptions sont souvent bien plus préjudiciables à la productivité.

Slack a élaboré ce tableau qui constitue un guide beaucoup plus raisonnable pour la durée des réunions :

6. Tenir une réunion préparatoire

Quand est-il utile d'organiser une réunion préparatoire ? Presque jamais. Les occasions où une réunion de planification, voire plusieurs réunions préparatoires, s'avèrent bénéfiques sont rares, et elles concernent presque toujours la préparation d'une réunion organisationnelle majeure lors de laquelle des informations importantes sont annoncées. Précisons que nous ne sous-estimons pas l'intérêt de collaborer pour préparer des activités futures, comme le lancement d'un projet de changement majeur , la préparation d'une démonstration logicielle importante ou une répétition générale avant une réunion avec des partenaires externes. Dans tous ces cas, les responsables et les participants doivent recueillir des informations, tester et affiner leurs arguments, et définir collectivement les objectifs et les actions à entreprendre pour la réunion ou l'événement à venir.

Mais pour la plupart des réunions, et même pour quelques exceptions mentionnées plus haut, si votre équipe travaille déjà efficacement ensemble, il n'y a aucune raison d'organiser une réunion préparatoire. Tenez simplement la réunion habituelle, en précisant que chacun est prêt à contribuer de manière professionnelle, puis reprenez votre travail. 

7. Utiliser un jeton de parole désigné

Une balle de tennis, un stylo, un bloc-notes, un coquillage — de nombreuses organisations ont essayé de limiter les interruptions lors des réunions en désignant un objet comme « jeton de parole » et en interdisant à toute personne ne tenant pas cet objet de prendre la parole. 

Si la salle de réunion était une école maternelle, ce serait peut-être une façon judicieuse d'enseigner l'écoute respectueuse et le respect du tour de parole. Mais soyons réalistes : si vous avez besoin d'un stylo parlant pour que vos employés ou collègues respectent les idées et opinions des uns et des autres en réunion, c'est que votre organisation a probablement des problèmes culturels plus profonds. De plus, ce rituel peut considérablement ralentir les réunions et les rallonger. Personne ne souhaite cela.

8. Évitez PowerPoint

(Une autre mauvaise idée recommandée par Forbes )

« Amazon a purement et simplement banni PowerPoint, alors vous devriez en faire autant », dit-on souvent. Et il y a une part de vérité là-dedans : après tout, personne n'a envie de passer son temps en salle de réunion à écouter quelqu'un lire un diaporama entier mot pour mot. Mais interdire les diapositives et autres supports visuels, c'est aller trop loin. Bien utilisés, ces éléments peuvent contribuer à maintenir le cap d'une réunion, contextualiser les échanges et fournir tous les détails nécessaires à la prise de décision.

Vous voulez vraiment rendre vos réunions plus efficaces ? Il faut bannir les présentations orales, pas les diapositives elles-mêmes. Qui n'a jamais subi des réunions interminables où l'organisateur monopolise les 45 premières minutes avec des informations qui auraient pu être envoyées par e-mail au préalable ? Ce n'est pas la faute de PowerPoint, mais celle de l'organisateur. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles les réunions sont improductives.

Voici un conseil pratique : si vous avez des informations ou une présentation qui peuvent aider les participants à se préparer à une réunion, envoyez-les (par courriel, note de service ou présentation vidéo ) la veille ! Ainsi, chacun pourra se mettre à jour dès qu’il aura un moment, et vos réunions seront plus courtes car vous pourrez vous concentrer sur les discussions et les décisions à prendre.

9. Offrir des incitations à la participation

(Une mauvaise idée recommandée par CIO Magazine )

Nourriture, cartes de débit prépayées, cartes-cadeaux… Certes, nombre de vos employés n'y voient pas d'inconvénient. Mais si vous devez soudoyer des gens pour qu'ils assistent à une réunion, est-il vraiment judicieux de la tenir ? 

Même avec des incitations, la plupart des gens n'assisteront pas à une réunion qu'ils jugent inutile. Et s'ils y assistent, ne vous attendez pas à ce qu'ils soient impliqués. Bien souvent, le coût financier ne justifie pas la présence de la poignée d'employés dont la seule motivation est le repas ou l'argent. En définitive, définir un ordre du jour et inciter les gens à être présents reste la meilleure stratégie pour qu'ils participent aux réunions et y apportent une contribution.

10. Désignez un preneur de notes attitré

(Une mauvaise idée recommandée par Asana )

Désigner une personne pour prendre des notes ou rédiger un compte rendu de la réunion permet d'obtenir une trace écrite des discussions, des décisions et des prochaines étapes, que chacun pourra consulter après la réunion. Voilà une excellente idée ! 

Mais pourquoi mobiliser un de vos employés – une personne que vous rémunérez et qui a sans doute mieux à faire que de prendre des notes – pour assister à une réunion alors que vous pourriez tout simplement l'enregistrer d'un clic ? Personne n'a envie de prendre des notes, et pire encore, cette tâche les empêche presque toujours de participer activement à la discussion.

Pourquoi les réunions ne sont-elles pas productives ? ​​Comment rendre vos réunions plus efficaces ?

Ces deux dernières années, une nouvelle idée a rapidement gagné en popularité auprès des dirigeants d'entreprises innovantes, principalement parce qu'elle est simple à mettre en œuvre dans chaque réunion et étonnamment efficace pour encourager des comportements plus productifs et de meilleure qualité lors des réunions.

Consignez chaque réunion.

En enregistrant les réunions et en les archivant dans une vidéothèque centralisée et consultable , vous créez un compte rendu parfait des conversations qui ont eu lieu, qui pourra être consulté ultérieurement par les participants, ceux qui n'ont pas pu y assister, ainsi que par d'autres membres de votre organisation qui pourraient rechercher des informations discutées lors de réunions auxquelles ils n'ont pas participé.

L'enregistrement automatique des réunions offre à vos collaborateurs une plus grande flexibilité et un meilleur contrôle de leur emploi du temps, garantissant ainsi la participation de tous, même à distance. De plus, l'enregistrement vidéo dispense les participants de la prise de notes détaillées, leur permettant ainsi de s'impliquer pleinement dans la discussion. Panopto La plateforme vidéo de [Nom de l'entreprise], en particulier, transcrit automatiquement chaque vidéo pour vous, ce qui évite à quiconque de le faire manuellement, et toutes les conversations de vos enregistrements de réunions peuvent être facilement recherchées .

L'enregistrement des réunions offre à vos collaborateurs une ressource précieuse, riche en informations détaillées, qu'ils peuvent consulter à tout moment, et ce, sans aucun effort supplémentaire de votre part. Il vous suffit de cliquer sur « Enregistrer » et de tenir la réunion comme d'habitude, sans avoir à rédiger de longs e-mails de synthèse ni de notes de service sur les prochaines étapes. 

C'est à la fois la méthode la plus simple et la plus efficace pour mobiliser les employés, maintenir leur concentration et, au final, améliorer la collaboration, pendant et après la réunion. Après avoir visionné la vidéo, vous pourrez peut-être identifier les raisons pour lesquelles les réunions ne sont pas productives.

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