Vous pourriez penser qu'il est impossible que les gens détestent les réunions plus qu'ils ne le font déjà. 

Mais vous auriez tort. 

Pour être juste, les gens ne détestent pas tous les réunions - ils détestent mauvais les réunions. Nous avons tous connu ce sentiment de frustration inévitable lorsqu'une réunion inefficace nous empêche d'accomplir autre chose ou perturbe notre flux de travail, rendant notre journée entière moins productive qu'elle n'aurait pu l'être. C'est encore pire lorsque cela se produit au cours de plusieurs réunions dans la journée.

Bien sûr, demandez à n'importe quel employé et il vous dira qu'en fait, il voit une énorme valeur dans les réunions pour collaborer, créer et communiquer des informations détaillées plus efficacement qu'il ne pourrait le faire par le biais de l'e-mail ou des applications de messagerie. Si ce n'était pas le cas, nous aurions naturellement moins de réunions sur nos agendas. 

Pourtant, les réunions ont acquis la réputation d'être, au mieux, un mal nécessaire. Alors pourquoi ? 

Si vous commencez à creuser le problème, une tendance se dessine. Le plus souvent, le problème réside dans la façon dont les réunions sont organisées : des objectifs peu clairs, des présentations sinueuses, des discussions hors sujet, des participants distraits et le fait que nous ayons tous d'autres tâches à accomplir qui nous font perdre du temps, tout cela conspire à nous frustrer tous à un moment ou à un autre. 

Est-ce que ça doit être comme ça ? En un mot, non. 

Mais la plupart des conseils qui existent sur la façon d'organiser une meilleure réunion permettent-ils réellement d'améliorer les réunions ? Non, également. 

Plutôt que de laisser les mauvais comportements en matière de réunions continuer à nuire aux emplois du temps, à la satisfaction professionnelle et aux résultats de l'entreprise, les dirigeants de toutes les organisations adoptent de nouvelles règles - souvent douteuses - pour organiser des réunions plus efficaces. 

Qu'il s'agisse de limiter arbitrairement la durée des réunions ou le nombre de participants, d'obliger tout le monde à rester debout pendant toute la durée de la réunion ou même de désigner une personne qui assistera à la réunion uniquement pour prendre des notes, ces "meilleures pratiques" largement citées ne contribuent guère à limiter les mauvais comportements en réunion.

De plus, tous ces conseils douteux ne contribuent guère à améliorer les réunions, tout en donnant à vos employés de nouvelles raisons de les détester.

10 conseils de productivité pour les réunions que vous devriez probablement éviter

Avant de nous plonger dans les pires conseils, nous serions négligents de ne pas signaler qu'il existe des astuces honnêtement utiles pour des réunions plus productives. Fixer un ordre du jour clair, commencer et terminer les réunions à l'heure, envoyer les documents à l'avance et assigner des actions à la fin peuvent contribuer à rendre les réunions plus utiles et moins frustrantes. 

En outre, il existe un certain nombre de stratégies de "réunions efficaces" plus discutables, voire carrément narcissiques, que les entreprises tentent régulièrement d'adopter dans l'espoir d'améliorer les réunions. 

Voici une liste des 10 pires idées qui sont communément présentées comme de bonnes solutions pour des réunions plus productives et que vous devriez probablement éviter : 

1. Programmer des réunions qui commencent à des heures impaires

(Une mauvaise idée recommandée par CBS News)

Les membres de votre équipe ne sont pas très enthousiastes à l'idée de participer à vos réunions ? Peut-être les apprécieront-ils davantage à des heures indues ! Il existe de nombreuses variantes de cette recommandation, qu'il s'agisse de programmer des réunions très tôt ou très tard dans la journée, ou même de commencer les réunions à une heure inattendue, par exemple 7 minutes après l'heure. 

Bien sûr, l'idée que des horaires irréguliers augmentent d'une manière ou d'une autre la valeur d'une réunion aux yeux des employés défie toute logique. Les participants seront peut-être plus susceptibles de remarquer l'étrangeté de cette stratégie, mais ils seront surtout irrités par les perturbations supplémentaires qu'elle entraîne dans leur journée de travail. Personne n'a envie d'arriver tôt ou de rester tard au bureau pour assister à votre réunion, et le manque total de cohérence oblige les gens à travailler encore plus dur pour gérer leur emploi du temps déjà chargé.

2. Ne prévoir des réunions que le mercredi

(Une mauvaise idée recommandée par Forbes)

Imaginez que vous ne puissiez faire toutes vos courses qu'un seul jour par semaine. La banque, les courses, les nettoyeurs, les visites médicales et tout le reste - tout cela ne peut être fait que ce jour-là, sinon il faut attendre la semaine suivante. Pour être honnête, en tant que stratégie de gestion des réunions, cela semble génial au début - vous avez tout le reste de la semaine libre pour votre productivité personnelle ! 

Au bout de quelques semaines, cependant, vous vous rendrez compte que le fait de limiter votre équipe à une réunion par semaine ne fait qu'accroître l'inefficacité. En fait, cela le fait deux fois. Tout d'abord, vous créez un environnement dans lequel les discussions et les décisions formelles seront reportées au jour désigné, ce qui peut laisser le travail inactif pendant une semaine à la fois. Ensuite, comme toutes les réunions sont censées avoir lieu dans la même période de 8 heures, vous créez un jour de cauchemar chaque semaine où les emplois du temps de tout le monde finissent rapidement par être complets, ce qui oblige à prévoir des réunions impromptues des semaines ou des mois plus tard pour contourner les conflits d'horaires. Si éviter les réunions au nom de la productivité peut être un argument convaincant si vous êtes le PDG, si tous vos employés font de même, vous risquez d'étouffer l'innovation et de retarder l'avancement d'initiatives importantes.

3. N'invitez pas plus de 7 personnes

(Une mauvaise idée recommandée par le Wall Street Journal)

Bien sûr, personne ne veut assister à une réunion qui ne le concerne pas. Et objectivement, les petits groupes ont souvent plus de facilité à parvenir à un consensus. Mais limiter la participation à une réunion en fonction d'un nombre arbitraire de personnes signifie que vous risquez de perdre les idées et les points de vue précieux de ceux qui n'ont pas été retenus - ou pire, vous finissez par devoir programmer d'autres réunions avec ceux qui n'ont pas été invités. Les gens devraient réfléchir attentivement à qui doit assister à leurs réunions et inviter les bonnes personnes sans essayer de travailler dans les limites d'une règle de sièges sans signification et souvent contre-productive.

4. Faites en sorte que tout le monde se lève

(Une mauvaise idée recommandée par Lifehack.com) 

Pour ceux qui ne sont pas familiers avec le concept très littéral de "réunion debout", l'idée est que les gens sont mal à l'aise lorsqu'ils sont debout, de sorte que les réunions se déroulent plus rapidement et se terminent donc plus vite. S'il est vrai qu'il y a un temps et un lieu pour les sessions de collaboration rapide (en particulier dans les environnements de développement "agiles" spécifiquement conçus pour collaborer de cette manière), mettre les employés mal à l'aise pour gagner du temps est au mieux une stratégie à courte vue. Si les réunions debout se déroulent effectivement plus rapidement, ce qui reste à débattre, c'est probablement uniquement parce que vous avez incité les employés à partager moins de détails et à poser moins de questions. 

De plus, les réunions debout peuvent s'avérer sexistes et sexistes lorsque l'on aborde la question de la dynamique physique de la réunion entre différents types de personnes, ce qui fait que certaines personnes se sentent anxieuses et se désengagent complètement de la réunion. La Harvard Business Review explique pourquoi les réunions debout ne sont pas la bonne solution pour toutes les réunions ici.

5. Ne prévoyez que des réunions de 15 minutes

(Une mauvaise idée recommandée par Société rapide)

Nous connaissons tous la loi de Parkinson, selon laquelle "le travail s'étend pour remplir le temps disponible pour sa réalisation". Par conséquent, selon cette recommandation, vous ne devriez avoir aucun problème à faire durer une réunion en 15 minutes ou moins - après tout, vous utilisez plus de temps dans vos réunions maintenant parce que vous vous êtes programmé plus de temps à utiliser, n'est-ce pas ? La recommandation de Fast Company cite les conférences TED pour expliquer la "science" qui sous-tend cette règle. Selon l'univers TED, vous devriez être capable de présenter n'importe quelle idée, aussi complexe soit-elle, en moins de 18 minutes. Si vous n'y parvenez pas, ils vous diront que vous ne connaissez pas suffisamment votre sujet pour le présenter simplement. 

Mais les réunions ne sont pas des présentationsLes réunions sont des occasions pour les membres de l'équipe de collaborer et de résoudre des problèmes difficiles. Il est tout à fait juste d'attendre des organisateurs de réunions qu'ils prévoient le temps minimum nécessaire pour respecter l'ordre du jour d'une réunion. Mais si vous vous en tenez à une limite de temps arbitraire (et objectivement courte), vous risquez de vous retrouver avec de plus en plus de réunions, toutes nécessaires pour accomplir une tâche plus importante que vous auriez pu couvrir en une seule réunion plus longue. Et tout aussi important, toutes ces réunions plus courtes signifient que les employés commencent et arrêtent constamment le travail tout au long de la journée de travail, et ces interruptions sont souvent bien plus désastreuses pour la productivité. 

Slack a établi ce tableau qui sert de guide beaucoup plus raisonnable pour la durée des réunions :

6. Organiser une réunion préalable à la réunion

(Une mauvaise idée recommandée par Trumpet, Inc.)

Quand cela vaut-il la peine d'avoir une réunion à propos d'une réunion à venir ? Presque jamais. Il y a très peu de circonstances où une réunion de "planification" ou même plusieurs "pré-réunions" peuvent être bénéfiques à l'avance, et celles-ci impliquent presque uniformément la préparation d'un type de réunion organisationnelle majeure au cours de laquelle des nouvelles importantes de l'entreprise sont communiquées. Notez bien que nous ne négligeons pas la valeur de la collaboration pour préparer une activité future, comme la planification du lancement d'une initiative de changement majeur , la préparation d'une démonstration de logiciel très visible ou l'organisation d'une visite avant une prochaine réunion avec des partenaires commerciaux externes. Dans tous ces cas, les dirigeants et les participants doivent rassembler des informations, tester et affiner des arguments, et préparer collectivement des objectifs et des actions pour une réunion ou un événement à venir.

Mais pour la plupart des réunions, et même pour quelques-uns des exemples d'exceptions cités ci-dessus, si votre équipe travaille déjà ensemble de manière efficace, il n'y a aucune raison d'organiser une pré-réunion. Il suffit de tenir la réunion ordinaire et de s'attendre à ce que chacun contribue volontiers en tant que professionnel, puis de se remettre au travail. 

7. Utilisez un jeton de parole désigné

(Une mauvaise idée recommandée par Boston.com) 

Une balle de tennis, un stylo, un bloc-notes, une conque - de nombreuses organisations ont essayé de limiter les interruptions en réunion en désignant un objet comme "jeton de parole" et en interdisant à toute personne ne tenant pas cet objet de prendre la parole. 

Si la salle de conférence était plutôt un jardin d'enfants, ce pourrait être une façon judicieuse d'enseigner l'écoute respectueuse et le tour de parole. Mais soyons francs, si vous avez besoin d'un stylo parlant pour amener vos employés ou vos coéquipiers à respecter les idées et les opinions des autres dans une salle de réunion, c'est que vous avez probablement des problèmes culturels plus importants au sein de votre organisation. De plus, ce rituel peut vraiment ralentir les réunions et les rendre plus longues. Personne ne souhaite cela.

8. Évitez PowerPoint

(Une autre mauvaise idée recommandée par Forbes) 

“Amazon interdit PowerPoint La sagesse populaire veut qu'il en soit de même pour vous". Après tout, personne n'a besoin de passer du temps dans une salle de conférence à écouter quelqu'un lire mot pour mot un jeu de diapositives complet. Mais bannir les diapositives et autres supports visuels, c'est aller un peu trop loin. Bien utilisés, ces éléments peuvent contribuer à maintenir une réunion sur la bonne voie, à fournir un contexte aux conversations et à offrir tous les détails nécessaires à la prise de décision. 

Vous voulez vraiment rendre vos réunions plus efficaces ? Vous devriez bannir le l'acte de présentation proprement dit pendant les réunions, et non les diapositives elles-mêmes. Nous avons tous souffert de réunions d'une heure où l'organisateur passait les 45 premières minutes à présenter des informations qui auraient pu être envoyées par e-mail à l'avance. Ce n'est pas la faute de PowerPoint, c'est celle de l'organisateur. Voici donc un conseil utile : s'il y a des informations ou une présentation qui aideront les participants à se préparer pour une réunion à venir, envoyez ces informations (que ce soit par courrier électronique, par mémo, présentation vidéo) la veille ! Ainsi, chacun peut se mettre à niveau dès qu'il a un moment de libre, et vos réunions peuvent se terminer plus rapidement car elles peuvent se concentrer uniquement sur la discussion et les décisions à prendre.

9. Offrir des incitations à la participation

(Une mauvaise idée recommandée par Magazine CIO) 

Nourriture, cartes de débit prépayées, cartes cadeaux. Oui, beaucoup de vos employés n'ont rien contre cette stratégie particulière. Mais si vous devez soudoyer les gens pour qu'ils assistent à une réunion, devez-vous vraiment organiser cette réunion ? 

Même avec des incitations, la plupart des gens n'assisteront pas à une réunion qu'ils considèrent comme une perte de temps - et s'ils s'y présentent, ne vous attendez pas à ce qu'ils soient engagés. La plupart du temps, le coût financier ne vaut pas la présence de la poignée d'employés dont la seule motivation pour être là est la nourriture ou l'argent. En fin de compte, fixer un ordre du jour et donner aux gens une raison impérieuse d'être présents est la meilleure stratégie pour que les gens se présentent aux réunions avec quelque chose à apporter. 

10. Désignez un preneur de notes attitré

(Une mauvaise idée recommandée par Asana) 

En confiant à quelqu'un la tâche de prendre des notes ou de rédiger le procès-verbal de la réunion, vous obtenez un compte rendu écrit des discussions, des décisions et des prochaines étapes auquel les participants peuvent se référer après la réunion. Maintenant que est une excellente idée. 

Mais pourquoi demander à l'un de vos employés humains - une personne que vous payez réellement et qui a sans doute mieux à faire que de sténographier - d'assister à une réunion uniquement pour prendre des notes, alors que vous pouvez tout enregistrer d'un simple clic ? Personne n'a envie d'être le preneur de notes de la réunion et, pire encore, se voir attribuer cette responsabilité signifie presque toujours qu'il est trop occupé pour participer activement à la discussion.

Faites cette seule chose pour rendre vos réunions plus efficaces.

Depuis un an ou deux, une nouvelle idée a rapidement commencé à gagner en popularité parmi les chefs d'entreprise innovants, en grande partie parce qu'elle est à la fois simple à mettre en œuvre lors de chaque réunion et étonnamment efficace pour encourager des comportements de réunion meilleurs et plus productifs.

Quel est le secret ? Enregistrez chaque réunion.

 

Par l'enregistrement des réunions et les archiver dans une base de données centrale et consultable. vidéothèqueVous créez ainsi un enregistrement parfait des conversations exactes qui ont eu lieu, auxquelles pourront se référer ultérieurement les personnes présentes, celles qui n'ont pas pu assister, ainsi que d'autres personnes de votre organisation qui pourraient rechercher des informations discutées lors de réunions auxquelles elles ne participaient pas. 

L'enregistrement par défaut de chaque réunion vous permet d'offrir à vos collaborateurs une plus grande souplesse et un meilleur contrôle de leur emploi du temps quotidien, en veillant à ce que toutes les personnes concernées puissent contribuer à une réunion, même si elles ne peuvent pas être présentes en personne. Vous permettez également à tous les participants de prendre part activement à la discussion puisque l'enregistrement vidéo élimine la nécessité de prendre des notes détaillées. La plateforme vidéo de Panopto, en particulier, transcrit automatiquement chaque vidéo pour vous, de sorte que personne ne doit le faire à la main et que toutes les conversations dans les enregistrements de vos réunions peuvent être facilement recherchées .

Lecture recommandée : Comment enregistrer & partager des réunions Zoom en toute sécurité

 

L'enregistrement des réunions offre à vos collaborateurs une ressource précieuse contenant des informations détaillées auxquelles ils peuvent se référer à la demande, et ce sans effort supplémentaire de votre part. Il vous suffit de cliquer sur "enregistrer" et de tenir la réunion comme vous l'avez toujours fait, sans avoir à rédiger de longs e-mails de synthèse ou des mémos sur les "prochaines étapes". 

C'est à la fois le moyen le plus simple et le plus intelligent d'impliquer les employés, de les garder concentrés et, en fin de compte, d'améliorer la collaboration, tant pendant la réunion qu'après la fin de celle-ci.

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Panopto est une plateforme vidéo tout-en-un qui permet aux entreprises de capturer, transcrire et archiver automatiquement toutes leurs réunions d'entreprise dans une vidéothèque interne sécurisée et consultable. Elle s'intègre même aux principaux systèmes de vidéoconférence actuels, ce qui permet de commencer à enregistrer facilement vos réunions, sans avoir à changer votre façon de vous réunir. 

Reconnu par Forester comme ayant le "meilleur support pour la recherche vidéo", Panopto vous permet de rechercher les mots prononcés et montrés dans chaque vidéo de votre bibliothèque, puis de sauter au moment exact où un sujet est abordé. Cela signifie que vos vidéos ne seront pas seulement un enregistrement utile, mais qu'elles peuvent même devenir une partie précieuse et consultable de la base de connaissances de votre entreprise. 

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