Vous vous demandez peut-être pourquoi les réunions ne sont pas productives. Ce raisonnement peut vous amener à penser qu'il est impossible que les gens détestent les réunions plus qu'ils ne le font déjà.

Mais vous auriez tort. 

Pour être honnête, les gens ne détestent pas toutes réunions-ils détestent les mauvaises réunions. Nous avons tous connu cet inévitable sentiment de frustration lorsqu'une réunion inefficace nous empêche d'accomplir autre chose ou perturbe notre travail, rendant notre journée moins productive qu'elle n'aurait pu l'être. Nous avons tous connu ce sentiment de frustration inévitable lorsqu'une réunion inefficace nous empêche d'accomplir autre chose ou perturbe le déroulement de notre travail, rendant notre journée moins productive qu'elle n'aurait pu l'être. C'est encore pire lorsque cela se produit lors de plusieurs réunions au cours de la journée.

Bien sûr, demandez à n'importe quel employé et il vous dira qu'il voit une énorme valeur dans les réunions pour collaborer, créer et communiquer des informations détaillées plus efficacement qu'il ne le ferait par le biais du courrier électronique ou des applications de messagerie. Si ce n'était pas le cas, nous aurions naturellement moins de réunions dans nos agendas. 

Pourtant, les réunions ont acquis la réputation d'être, au mieux, un mal nécessaire. Pourquoi donc ? Pourquoi les réunions ne sont-elles pas productives pour la plupart des équipes ?

Les réunions sont-elles vraiment une perte de temps ?

Si l'on commence à creuser le problème, une tendance se dessine. Le plus souvent, le problème réside dans la manière dont les réunions sont organisées : objectifs peu clairs, présentations sinueuses, discussions hors sujet, participants distraits et le fait que nous ayons tous d'autres tâches à accomplir pour gagner du temps conspirent collectivement pour nous frustrer tous à un moment ou à un autre. 

Faut-il qu'il en soit ainsi ? En un mot, non. 

Mais la plupart des conseils sur l'organisation d'une meilleure réunion permettent-ils réellement d'améliorer les réunions ? Non, pas du tout. 

Plutôt que de laisser les mauvais comportements en réunion continuer à faire des ravages sur l'emploi du temps, la satisfaction au travail et les résultats de l'entreprise, les dirigeants de toutes les organisations adoptent de nouvellesrègles, souventdouteuses, pour organiser des réunions plus efficaces.

Qu'il s'agisse de limiter arbitrairement la durée des réunions ou le nombre de participants, d'obliger tout le monde à rester debout pendant toute la durée de la réunion ou même de désigner une personne qui assistera à la réunion uniquement pour prendre des notes, ces "meilleures pratiques" largement citées ne font pas grand-chose pour enrayer les mauvais comportements en matière de réunions.

De plus, tous ces conseils douteux ne contribuent guère à améliorer les réunions et donnent à vos employés de nouvelles raisons de les détester.

10 conseils à éviter en matière d'hygiène et de productivité des réunions

Avant d'aborder les pires conseils, il serait dommage de ne pas souligner qu'il existe des astuces honnêtement utiles pour rendre les réunions plus productives. Établir un ordre du jour clair, commencer et terminer les réunions à l'heure, envoyer des documents à l'avance et attribuer des tâches à la fin de la réunion sont autant d'éléments qui peuvent contribuer à rendre les réunions plus utiles et moins frustrantes. 

Au-delà de ces stratégies, il existe un certain nombre de stratégies plus discutables, voire carrément narcissiques, que les entreprises tentent régulièrement d'adopter dans l'espoir d'améliorer les réunions. 

Voici une liste des 10 pires idées qui sont généralement présentées comme de bonnes solutions pour des réunions plus productives et que vous devriez probablement éviter : 

1. Programmer des réunions qui commencent à des heures impaires

(Une mauvaise idée recommandée par CBS News)

Les membres de votre équipe ne sont pas très enthousiastes à l'idée de participer à vos réunions ? Peut-être les apprécieront-ils davantage à des heures inhabituelles ! Cette recommandation peut se décliner de multiples façons, qu'il s'agisse de programmer des réunions très tôt ou très tard dans la journée ou de commencer les réunions à une heure inattendue, par exemple 7 minutes après l'heure. 

Bien entendu, l'idée que des horaires irréguliers augmentent la valeur d'une réunion aux yeux des employés défie toute logique. Les participants seront peut-être plus enclins à remarquer l'étrangeté de cette stratégie, mais ils seront surtout irrités par les perturbations supplémentaires qu'elle entraîne dans leur journée de travail. Personne n'a envie d'arriver tôt ou de rester tard au bureau pour assister à votre réunion, et le simple manque de cohérence oblige les gens à travailler encore plus dur pour gérer leur emploi du temps déjà chargé.

2. Ne programmer les réunions que le mercredi

(Une mauvaise idée recommandée par Forbes)

Imaginez que vous ne puissiez faire toutes vos courses qu'un jour par semaine. La banque, les courses, les nettoyeurs, les examens médicaux et tout le reste - tout cela ne peut être fait que ce jour-là, sinon il faut attendre la semaine suivante. À vrai dire, cette stratégie de gestion des réunions semble excellente au premier abord : vous disposez de tout le reste de la semaine pour votre propre productivité ! 

Au bout de quelques semaines, vous vous rendrez compte que limiter votre équipe à une réunion par semaine ne fait qu'accroître l'inefficacité. En fait, vous le faites deux fois. Tout d'abord, vous créez un environnement dans lequel les discussions et les décisions formelles sont reportées au jour prévu, ce qui risque de laisser le travail en suspens pendant une semaine. Deuxièmement, comme toutes les réunions doivent avoir lieu au cours de la même période de huit heures, vous créez chaque semaine une journée cauchemardesque où les emplois du temps de chacun finissent rapidement par être complets, ce qui oblige à programmer des réunions impromptues des semaines ou des mois à l'avance pour contourner les conflits d'horaires. Si éviter les réunions au nom de la productivité peut être un argument convaincant si vous êtes le PDG, si tous vos employés suivent cet exemple, vous risquez d'étouffer l'innovation et de retarder l'avancement d'initiatives importantes.

3. N'invitez pas plus de 7 personnes

(Une mauvaise idée recommandée par le Wall Street Journal)

Bien entendu, personne ne souhaite assister à une réunion qui ne le concerne pas. Objectivement, les petits groupes ont souvent plus de facilité à parvenir à un consensus. Mais limiter la participation à une réunion en fonction d'un nombre arbitraire de personnes signifie que vous risquez de perdre des idées et des points de vue précieux de la part de ceux qui n'ont pas été retenus - ou pire, que vous devrez planifier d'autres réunions avec ceux qui n'ont pas été invités par la suite. Il convient d'examiner attentivement qui a besoin d'assister à ses réunions et d'inviter les bonnes personnes sans essayer de travailler dans les limites d'une règle du siège dépourvue de sens et souvent contre-productive.

4. Faire se lever tout le monde

(Une mauvaise idée recommandée par Lifehack.com)

Pour ceux qui ne sont pas familiers avec le concept littéral de "réunion debout", l'idée est que les gens sont mal à l'aise lorsqu'ils sont debout, de sorte que les réunions se déroulent plus rapidement et se terminent donc plus vite. S'il est vrai qu'il y a un temps et un lieu pour les sessions de collaboration rapide (en particulier dans les environnements de développement "agiles" spécifiquement conçus pour collaborer de cette manière), rendre les employés mal à l'aise comme stratégie pour gagner du temps est, au mieux, une stratégie à courte vue. Si les réunions debout se déroulent plus rapidement, ce qui reste à débattre, c'est probablement parce que vous avez incité les employés à partager moins de détails et à poser moins de questions.

En outre, les réunions debout peuvent être empreintes de discrimination fondée sur la capacité physique, l'âge et le sexe, lorsqu'il s'agit de la dynamique physique de la réunion entre différents types de personnes, ce qui peut amener certaines personnes à se sentir anxieuses et à se désengager complètement de la réunion. La Harvard Business Review explique pourquoi les réunions debout ne sont pas la bonne solution pour toutes les réunions ici.

5. Ne prévoir que des réunions de 15 minutes

(Une mauvaise idée recommandée par Fast Company)

Nous avons tous entendu parler de la loi de Parkinson, qui stipule que "le travail s'étend pour remplir le temps disponible pour son exécution". Par conséquent, cette recommandation affirme que vous ne devriez avoir aucun problème à faire tenir une réunion en 15 minutes ou moins - après tout, vous n'utilisez plus de temps dans vos réunions que parce que vous vous êtes programmé plus de temps à utiliser, n'est-ce pas ? La recommandation de Fast Company cite des conférences TED pour expliquer la "science" qui sous-tend cette règle. Selon l'univers TED, vous devriez être capable de présenter n'importe quelle idée, aussi complexe soit-elle, en moins de 18 minutes. Si vous n'y parvenez pas, ils vous diront que vous ne connaissez pas suffisamment bien votre sujet pour le présenter simplement. 

Mais les réunions ne sont pas des présentations. les réunions ne sont pas des présentationsCe sont des occasions pour les membres d'une équipe de collaborer et de résoudre des problèmes difficiles. Il est tout à fait légitime d'attendre des organisateurs de réunions qu'ils prévoient le minimum de temps nécessaire pour respecter l'ordre du jour d'une réunion. Mais en s'en tenant à une limite de temps arbitraire (et objectivement courte), on risque de se retrouver avec des réunions de plus en plus nombreuses, toutes nécessaires à l'accomplissement d'une tâche plus importante que l'on aurait pu couvrir en une seule réunion plus longue. De plus, et c'est tout aussi important, toutes ces réunions plus courtes signifient que les employés commencent et arrêtent constamment leur travail tout au long de la journée de travail, et ces interruptions sont souvent bien plus désastreuses pour la productivité.

Slack a élaboré ce tableau qui constitue un guide beaucoup plus raisonnable pour la durée des réunions :

6. Organiser une réunion préalable

Quand vaut-il la peine d'organiser une réunion au sujet d'une réunion à venir ? Presque jamais. Il y a très peu de circonstances où une réunion de "planification" ou même plusieurs "pré-réunions" peuvent être bénéfiques, et celles-ci impliquent presque uniformément la préparation d'un type de réunion organisationnelle majeure au cours de laquelle des nouvelles importantes de l'entreprise sont communiquées. Il convient de noter que nous ne négligeons pas l'intérêt de collaborer à la préparation d'activités futures, telles que la planification du lancement d'une initiative de changement majeure, la préparation d'une démonstration de logiciel très visible ou l'organisation d'une visite guidée avant une prochaine réunion avec des partenaires commerciaux externes. Dans tous ces cas, les dirigeants et les participants doivent rassembler des informations, tester et affiner les arguments, et préparer collectivement des objectifs et des actions pour une réunion ou un événement à venir.

Mais pour la plupart des réunions, et même pour quelques-unes des exceptions citées en exemple ci-dessus, si votre équipe travaille déjà efficacement ensemble, il n'y a aucune raison d'organiser une pré-réunion. Il suffit d'organiser la réunion ordinaire et de s'attendre à ce que chacun apporte sa contribution en tant que professionnel, puis de se remettre au travail. 

7. Utiliser un jeton de parole désigné

Une balle de tennis, un stylo, un bloc-notes, une coquille de conque - de nombreuses organisations ont tenté de limiter les interruptions lors des réunions en désignant un objet comme "jeton de parole" et en interdisant à toute personne ne détenant pas cet objet de prendre la parole. 

Si la salle de conférence était un jardin d'enfants, cela pourrait être une façon judicieuse d'enseigner l'écoute respectueuse et le tour de rôle. Mais soyons réalistes : si vous avez besoin d'un stylo pour faire en sorte que vos employés ou vos coéquipiers respectent les idées et les opinions des autres dans une salle de réunion, c'est qu'il y a probablement des problèmes culturels plus importants au sein de votre organisation. De plus, ce rituel peut vraiment ralentir les réunions et les rendre plus longues. Personne ne le souhaite.

8. Éviter PowerPoint

(Une autre mauvaise idée recommandée par Forbes)

"Amazon a banni PowerPoint et vous devriez en faire autant", dit la sagesse conventionnelle de nos jours. Après tout, personne n'a besoin de passer du temps dans une salle de conférence à écouter quelqu'un lire mot pour mot un jeu de diapositives. Mais bannir les diapositives et autres supports visuels, c'est aller trop loin. Bien utilisés, ces éléments peuvent contribuer à maintenir une réunion sur la bonne voie, à contextualiser les conversations et à fournir tous les détails nécessaires à la prise d'une décision.

Vous voulez vraiment rendre vos réunions plus efficaces ? Vous devriez interdire l'acte de présenter pendant les réunions, et non les diapositives elles-mêmes. Nous avons tous souffert de réunions d'une heure au cours desquelles l'organisateur a passé les 45 premières minutes à présenter des informations qui auraient pu être envoyées par courrier électronique à l'avance. Ce n'est pas la faute de PowerPoint. C'est la faute de l'organisateur. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles les réunions ne sont pas productives.

Voici donc un conseil utile : si des informations ou une présentation peuvent aider les participants à préparer une réunion à venir, envoyez ces informations (que ce soit par courrier électronique, mémo ou présentation vidéo) la veille ! Ainsi, chacun pourra se mettre à niveau dès qu'il aura un moment de libre, et vos réunions pourront se terminer plus rapidement car elles ne porteront que sur les discussions et les décisions à prendre.

9. Proposer des incitations à la participation

(Une mauvaise idée recommandée par CIO Magazine)

Nourriture, cartes de débit prépayées, cartes-cadeaux. Oui, beaucoup de vos employés ne voient pas d'inconvénient à cette stratégie particulière. Mais si vous devez soudoyer les gens pour qu'ils assistent à une réunion, devriez-vous même organiser cette réunion ? 

Même si des incitations sont proposées, la plupart des gens ne participeront pas à une réunion qu'ils considèrent comme une perte de temps - et s'ils s'y rendent, ne vous attendez pas à ce qu'ils s'y investissent. La plupart du temps, le coût financier ne vaut pas la présence de la poignée d'employés dont la seule motivation est la nourriture ou l'argent. En fin de compte, établir un ordre du jour et obliger les gens à être présents est la meilleure stratégie pour que les gens assistent aux réunions en ayant quelque chose à y apporter.

10. Désigner un preneur de notes attitré

(Une mauvaise idée recommandée par Asana)

En confiant à quelqu'un le soin de prendre des notes ou de rédiger le procès-verbal de la réunion, vous obtenez un compte rendu écrit des discussions, des décisions et des prochaines étapes que les participants peuvent consulter après la réunion. C'est une excellente idée. 

Mais pourquoi demander à l'un de vos employés - une personne pour laquelle vous payez de l'argent et qui a sans doute mieux à faire que de sténographier - d'assister à une réunion simplement pour prendre des notes, alors que vous pourriez tout enregistrer en cliquant sur un bouton ? Personne ne souhaite jamais être le preneur de notes d'une réunion et, pire encore, le fait de se voir confier cette responsabilité signifie presque toujours que la personne est trop occupée pour participer activement à la discussion.

Pourquoi les réunions ne sont-elles pas productives ? Comment rendre vos réunions plus efficaces

Depuis un an ou deux, une nouvelle idée a rapidement commencé à gagner en popularité parmi les chefs d'entreprise innovants, en grande partie parce qu'elle est simple à mettre en œuvre dans chaque réunion et étonnamment efficace pour encourager des comportements de réunion meilleurs et plus productifs.

Enregistrer chaque réunion

Par enregistrant les réunions et en les archivant dans une vidéothèque centrale et consultable vidéothèquevous créez un enregistrement parfait des conversations exactes qui ont eu lieu - qui peut être consulté plus tard par ceux qui étaient présents, ceux qui n'ont pas pu assister, ainsi que par d'autres personnes dans votre organisation qui peuvent rechercher des informations qui ont été discutées lors de réunions auxquelles ils n'ont pas participé.

L'enregistrement par défaut de chaque réunion vous permet d'offrir à vos collaborateurs davantage de flexibilité et de contrôle sur leur emploi du temps quotidien, en veillant à ce que toutes les personnes concernées puissent contribuer à une réunion même si elles ne peuvent pas y assister en personne. Vous permettez également à tous les participants de prendre part activement à la discussion puisque l'enregistrement vidéo élimine la nécessité d'une prise de notes détaillée. La plateforme vidéo de Panopto, en particulier, transcrit automatiquement chaque vidéo pour vous, de sorte que personne n'a à le faire à la main, et toutes les conversations dans vos enregistrements de réunion peuvent être facilement recherchées.

L'enregistrement des réunions permet à vos collaborateurs de disposer d'une ressource précieuse contenant des informations détaillées qu'ils peuvent consulter à la demande, et ce sans aucun effort supplémentaire de votre part. Il vous suffit de cliquer sur "enregistrer" et d'organiser la réunion comme vous l'avez toujours fait, sans avoir à rédiger de longs courriels de synthèse ou des mémos sur les "prochaines étapes". 

C'est à la fois la manière la plus simple et la plus intelligente d'impliquer les employés, de les garder concentrés et, en fin de compte, d'améliorer la collaboration, à la fois pendant et après la réunion. Après avoir visionné la vidéo, vous serez peut-être en mesure de déterminer pourquoi les réunions ne sont pas productives.

Commencez à capturer toutes vos réunions d'entreprise avec Panopto

Panopto est une plateforme vidéo tout-en-un qui permet aux entreprises de capturer, transcrire et archiver automatiquement toutes leurs réunions dans une vidéothèque interne sécurisée et consultable. Elle s'intègre même aux principaux systèmes de visioconférence actuels, ce qui facilite l'enregistrement de vos réunions, sans que vous ayez à changer votre façon de vous réunir. 

Reconnu par Forester comme ayant le "meilleur support pour la recherche vidéo", Panopto vous permet de rechercher les mots prononcés et montrés dans chaque vidéo de votre bibliothèque, puis de sauter au moment exact où un sujet est abordé. Cela signifie que non seulement vos vidéos seront un enregistrement utile, mais qu'elles peuvent même devenir une partie précieuse et référençable de la base de connaissances de votre entreprise. 

Pour découvrir comment Panopto peut vous aider à réorganiser votre culture de réunion d'entreprise et à rendre vos équipes plus productives, contactez notre équipe dès aujourd'hui pour une démonstration.