Il y a trop de présentations dans les réunions d'aujourd'hui.

Nous ne disons pas cela à la légère - après tout, nous créons des logiciels vidéo pour l'enregistrement et le partage de présentations en ligne.

La Harvard Business Review a passé l'été à se demander si les réunions devaient privilégier les présentations ou les conversations. L'équipe de la HBR n'appelle pas à l'interdiction pure et simple de l'un ou l'autre style, mais note à plusieurs reprises que la plupart des organisations accordent trop d'importance aux présentations en tant que moteur de la réunion et, de ce fait, passent souvent à côté de conversations plus productives.

Plus précisément, quels sont les problèmes que peuvent poser les réunions basées sur des présentations ? La HBR en a trouvé plusieurs :

• Trop d'informations essentielles ne sont révélées qu'à la fin de la réunion, lors de ce que l'on appelle le "grand dévoilement"
• Occasions manquées d'obtenir des informations sur ce qui a été essayé auparavant ou ailleurs avant la présentation d'une solution finale
• Les présentations PowerPoint, page par page, entraînent un manque d'engagement de la part du public.
• Peu d'occasions de poser des questions, d'offrir des réponses ou de développer une idée de manière plus approfondie.

Bien que la HBR ait trouvé de nombreuses bonnes raisons pour que les membres de l'équipe fassent des présentations en réunion, dans l'ensemble, les auteurs recommandent d'examiner attentivement, pour chaque réunion, si la session ne serait pas mieux servie si elle était plutôt structurée sous forme de conversation.

Le vrai problème de la présentation en réunion

Lorsqu'il s'agit de faire une présentation dans le cadre d'une réunion, le problème est rarement lié à l'information spécifique à partager - après tout, une présentation personnelle est souvent beaucoup plus efficace pour communiquer une idée qu'un texte seul. Le problème le plus important est celui du temps.

Chaque réunion est une question pratique de logistique. Qui doit être présent ? Les horaires sont-ils compatibles ? Même si les horaires de travail s'allongent, le nombre d'heures d'une semaine de travail reste limité. Planifier une réunion, c'est donc donner à une personne le pouvoir de décider de la manière dont les autres utiliseront une partie de ce temps limité.

Lorsqu'une réunion est productive, personne n'est gêné par ces exigences en matière de temps.

Cependant, lorsqu'une réunion n'est pas productive, cette ressource rare est dépensée sans valeur.

Et comme l'a noté l'équipe de la HBR, le problème d'une présentation en direct lors d'une réunion est que, trop souvent, dans l'intérêt de partager une idée toute faite, le présentateur néglige les idées et les points de vue des autres personnes présentes. Des hypothèses sont émises sans le bon contexte. Des opportunités sont suggérées sans que l'on comprenne les expériences passées. Des stratégies sont recommandées sans tenir compte de la feuille de route des autres.

On perd du temps à rendre une idée présentable, au lieu de travailler directement au développement de cette idée.

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Les réunions sont faites pour discuter

Bien sûr, comme l'a noté l'équipe de la HBR, il existe de nombreuses raisons de structurer une réunion autour d'une présentation. Mais dans les organisations actuelles, trop de gens ont fait de la présentation de diapositives la règle plutôt que l'exception.

Il existe une meilleure solution.

La HBR conclut son étude estivale sur l'état des réunions par une simple recommandation visant à améliorer pratiquement toutes les sessions :

Envoyez les documents "finaux" bien avant la discussion en groupe et demandez une prélecture.

C'est une notion qui semble radicale, mais qui est déjà en place dans des organisations telles que LinkedIn et Amazon. S'inspirant d'une tendance en plein essor dans les cours universitaires et connue dans le monde des affaires sous le nom de "réunion inversée", il s'agit d'une nouvelle norme pour des réunions plus productives qui garantit que tout le monde commence sur la même page et travaille pour atteindre le même objectif.

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L'organisation d'une réunion ne nécessite que l'envoi préalable des documents par l'organisateur de la réunion. Le temps de la réunion est consacré au travail productif de prise de décision, de recherche de consensus et d'accomplissement des tâches pendant que les personnes présentes sont réunies.

Cependant, si le fait de partager un jeu de cartes à l'avance constitue un premier pas important vers une meilleure réunion, de nombreux adeptes de la première heure ont constaté que le matériel ne suffisait pas toujours à lui seul.

Les réunions ne sont peut-être pas les plus propices aux présentations, mais cela ne veut pas dire qu'une présentation solide n'a pas de valeur. Après tout, la présentation est l'une des compétences les plus anciennes de l'humanité - notre cerveau est câblé à la fois pour communiquer et pour apprendre de cette manière.

La bonne nouvelle, c'est qu'il est possible d'avoir le beurre et l'argent du beurre.

Regardez un exemple de présentation de réunion inversée, enregistrée et partagée à l'avance :

 

 

Avant toute réunion, une fois que les documents définitifs sont prêts, les membres de l'équipe peuvent simplement utiliser Panopto , un enregistreur vidéo en ligne gratuit, ainsi que la webcam intégrée à leur ordinateur portable pour enregistrer rapidement la présentation qu'ils auraient donnée pendant la réunion. Ainsi, les organisateurs de la réunion peuvent toujours parcourir le dossier comme ils l'avaient imaginé, en soulignant les points importants et en complétant les détails.

Les participants peuvent ensuite regarder le présentation vidéo en ligne Ils se rendent à la réunion prévue, préparés et prêts à contribuer intelligemment à l'ordre du jour de la journée.

L'inversion des réunions peut vous aider à récupérer le temps perdu en réunions, à faire en sorte que chaque réunion à laquelle vous assistez soit productive et à donner à vos équipes les moyens de prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides en collaboration. Mieux encore, le flipping est conçu pour être facile : faites ce que vous avez toujours fait, un jour ou deux plus tôt. Lorsque vous êtes prêt, il vous suffit d'appuyer sur "enregistrer".

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