Il y a trop de présentations lors des réunions d'aujourd'hui.

Ce n'est pas une chose que nous disons à la légère — après tout, nous fabriquons des logiciels vidéo pour enregistrer et partager des présentations en ligne .

La Harvard Business Review a consacré l'été à examiner la question de savoir si les réunions devraient privilégier les présentations ou les échanges. L'équipe de la HBR, à juste titre, ne préconise pas l'interdiction pure et simple de l'un ou l'autre style, mais constate régulièrement que la plupart des organisations s'appuient trop sur les présentations pour animer leurs réunions et, de ce fait, passent souvent à côté de conversations plus productives.

Quels sont précisément les problèmes que peuvent engendrer les réunions basées sur des présentations ? La Harvard Business Review en a recensé plusieurs :

• Trop d'informations essentielles ne sont révélées qu'à la fin de la réunion, organisée pour la soi-disant « grande révélation ».
• Occasions manquées de recueillir des avis sur les solutions déjà testées ou mises en œuvre ailleurs avant la présentation d'une solution finale
• Des présentations PowerPoint page par page qui n'engagent pas le public
• Peu d'occasions de répondre aux questions, d'apporter des réponses ou de développer plus pleinement une idée.

Bien que HBR ait trouvé de nombreuses bonnes raisons pour que les membres d'une équipe présentent lors des réunions, dans l'ensemble, les auteurs recommandent de se demander, pour chaque réunion, si la session ne serait pas mieux servie si elle était structurée sous forme de conversation.

Le véritable problème des présentations en réunion

Lorsqu'il s'agit de faire une présentation en réunion, le problème réside rarement dans les informations spécifiques partagées ; après tout, une présentation orale est souvent bien plus efficace pour communiquer une idée qu'un texte seul. Le véritable problème est une question de temps.

Chaque réunion pose un problème pratique d'organisation. Qui doit y participer ? Les emplois du temps sont-ils compatibles ? Malgré l'allongement du temps de travail, la semaine de travail reste limitée en heures. Planifier une réunion confère donc à une personne l'autorité nécessaire pour gérer une partie de ce temps précieux.

Lorsqu'une réunion est productive, personne n'est gêné par ces contraintes de temps.

Cependant, lorsqu'une réunion n'est pas productive, cette ressource précieuse est gaspillée.

Comme l'a souligné l'équipe de la Harvard Business Review, le problème des présentations en direct lors de réunions est que, trop souvent, dans le but de partager une idée parfaitement aboutie, le présentateur néglige les points de vue et les idées des autres participants. Des suppositions sont formulées hors contexte. Des opportunités sont évoquées sans tenir compte des expériences passées. Des stratégies sont recommandées sans une analyse nuancée des plans d'action des autres.

On perd du temps à rendre une idée présentable au lieu de travailler directement à son développement.

Visionnez le webinaire >> Comment optimiser vos réunions

Les réunions étaient faites pour la conversation.

Certes, comme l'a souligné l'équipe de la Harvard Business Review, il existe de nombreuses raisons d'organiser une réunion autour d'une présentation. Mais dans les organisations actuelles, trop de personnes ont fait des présentations PowerPoint la règle plutôt que l'exception.

Il existe une meilleure solution.

La Harvard Business Review conclut son bilan estival des réunions par une recommandation simple pour améliorer pratiquement toutes les sessions :

« Envoyez les documents « finaux » bien avant toute discussion de groupe et exigez une lecture préalable. »

C'est une idée qui peut paraître radicale, mais qui est déjà en vigueur dans des organisations comme LinkedIn et Amazon. S'inspirant d'une tendance en plein essor dans les cours universitaires et connue dans le monde de l'entreprise sous le nom de « réunion inversée », elle constitue une nouvelle norme pour des réunions plus productives, garantissant que tous les participants partagent la même vision et travaillent vers un objectif commun.

Lectures complémentaires >> Comment enregistrer l'écran de n'importe quelle réunion en ligne

 

Inverser une réunion exige seulement que l'organisateur partage ses documents à l'avance et concentre le temps de réunion proprement dit sur le travail productif de prise de décisions, de recherche de consensus et de réalisation des objectifs pendant que tous les participants sont réunis.

Pourtant, même si le partage préalable d'un jeu de cartes est un excellent premier pas vers une réunion plus efficace, nombre des premiers adeptes de ce format ont constaté que les supports seuls ne suffisent pas toujours.

Il est possible que le temps d'une réunion ne soit pas le moment idéal pour faire des présentations, mais cela ne signifie pas qu'une présentation percutante soit inutile. Après tout, présenter est l'une des plus anciennes compétences de l'humanité : notre cerveau est programmé pour communiquer et apprendre de cette manière.

La bonne nouvelle : vous pouvez avoir le beurre et l'argent du beurre.

Découvrez un exemple de présentation en réunion inversée, enregistrée et partagée à l'avance :

 

 

Avant chaque réunion, une fois les documents finaux prêts, les membres de l'équipe peuvent utiliser Panopto Express, un enregistreur vidéo en ligne gratuit , et la webcam intégrée de leur ordinateur portable pour enregistrer rapidement la présentation qu'ils auraient faite pendant la réunion. Ainsi, les organisateurs peuvent parcourir la présentation comme prévu, en soulignant les points importants et en complétant les détails.

Les participants pourront ensuite regarder présentation vidéo en ligne selon leur propre emploi du temps — et même en revenant en arrière et en répétant si nécessaire — et arriver à la réunion prévue préparés et prêts à contribuer intelligemment à l'ordre du jour de la journée.

Inverser vos réunions vous permet de gagner du temps, de garantir la productivité de chaque réunion et d'aider vos équipes à prendre des décisions plus éclairées et plus rapides. Mieux encore, c'est simple comme bonjour : faites comme d'habitude, un ou deux jours plus tôt. Ensuite, quand vous êtes prêt, il suffit d'appuyer sur « enregistrer ».

Vous cherchez des conseils pour optimiser vos réunions ? Téléchargez dès aujourd’hui notre guide pratique : « Repensez vos réunions : le guide des réunions inversées » .