Aujourd'hui, la capacité à gérer le changement a un impact déterminant sur la réussite à court et à long terme d'une entreprise. Nouvelles stratégies commerciales, évolutions culturelles, transformations numériques , fusions-acquisitions, passage au télétravail et restructurations organisationnelles sont autant de situations courantes pour les entreprises qui cherchent à s'adapter à des marchés en constante évolution.

Cependant, comme vous le diront les premiers les responsables du changement, ils ne réussissent pas toujours.

Les transitions complexes exigent un leadership fort, une planification rigoureuse et une communication exceptionnelle. Par ailleurs, les facteurs immatériels, tels que l'influence sur la culture d'entreprise et la motivation des employés, peuvent être tout aussi difficiles à maîtriser que les facteurs matériels liés à la mise en œuvre stratégique des changements.

Les grands leaders savent qu'il ne suffit pas d'indiquer aux gens comment on souhaite qu'ils changent. Il est également nécessaire de mettre en place des mécanismes qui les aident à adopter de nouveaux comportements. Enfin, une communication efficace tout au long du processus réduit les résistances et favorise l'adhésion.

C’est en partie pourquoi, même si chaque organisation a sa propre façon de gérer le changement et que chaque initiative a une stratégie d’exécution unique, de plus en plus d’entreprises utilisent la vidéo en période de transition pour communiquer et exécuter leurs stratégies de gestion du changement de manière efficace et efficiente.

Voici comment les entreprises utilisent la vidéo pour faciliter ces tâches difficiles et complexes.

8 façons dont la vidéo peut contribuer à la réussite des stratégies de gestion du changement

Améliorez votre communication du changement

Qu’il s’agisse du lancement d’une nouvelle stratégie commerciale, d’une restructuration, de l’intégration d’une acquisition, d’une évolution culturelle ou de la mise en place d’un nouveau processus, il est essentiel que les employés se sentent informés et préparés pour obtenir l’adhésion de tous, condition indispensable à la réussite de tout changement. Communiquer les bons messages, au bon moment et par les bons canaux représente souvent l’un des défis les plus difficiles pour les dirigeants.

Grâce à la vidéo, les responsables du changement peuvent diffuser des messages cohérents et mobilisateurs à grande échelle auprès de tous les collaborateurs, sans avoir à les réunir physiquement. Voici trois façons dont la vidéo contribue à améliorer la communication lors de votre processus de gestion du changement :

1. Communiquer des messages clairs, cohérents et détaillés qui peuvent être visionnés à la demande

Communiquer la vision et la feuille de route d'un projet de gestion du changement est aussi important que de fournir des mises à jour régulières. Mais comment faire parvenir le même message à tous, en incluant tous les détails importants ?

Un courriel ou une note de service peuvent contenir tous les mots justes (à condition d'être lus), mais ils ne peuvent pas restituer le ton ni le langage corporel d'un dirigeant comme le fait une vidéo. Quel que soit le message, l'enregistrer en vidéo garantit qu'aucune information importante ne soit perdue et qu'elle soit bien reçue. De plus, grâce aux vidéos à la demande, les employés les plus occupés peuvent les visionner lorsqu'ils sont disponibles et revoir les passages qui les intéressent.

Lorsque la communication en face à face est la plus efficace, la vidéo est le meilleur moyen de toucher un maximum de personnes sans perturber le fonctionnement quotidien de l'entreprise. Grâce à la vidéo, les dirigeants peuvent diffuser des messages cohérents, transparents et mobilisateurs pour l'ensemble de l'entreprise. Ensuite, une fois que les employés ont visionné la première communication, les managers peuvent se concentrer sur l'accompagnement de leurs équipes et de leurs collaborateurs directs afin qu'ils comprennent l'impact des changements.

2. Impliquez l'ensemble de vos employés simultanément grâce aux diffusions en direct internes.

Guider ses employés à travers un changement peut s'avérer particulièrement difficile lorsque les communications les plus importantes ne font l'objet que d'un survol rapide par des personnes distraites, voire sont totalement ignorées en raison d'engagements concurrents.

De plus en plus de leaders du changement utilisent la diffusion en direct pour susciter un sentiment de FOMO (peur de manquer quelque chose) afin de rendre les événements de communication importants plus attrayants.

En diffusant en direct vos messages clés relatifs aux initiatives de changement, vous pouvez transmettre l'information à tous les membres de votre entreprise comme s'ils étaient présents physiquement, même s'ils ne peuvent pas y assister en personne. Une plateforme de diffusion interactive en direct , compatible avec les questions-réponses en direct, permet aux dirigeants de diffuser des communications internes en toute sécurité et de répondre instantanément aux questions des spectateurs.

3. Découvrez comment les messages interagissent grâce à des analyses vidéo détaillées.

Sans vidéo, il est quasiment impossible de savoir comment vos communications internes sont perçues par vos employés. L'analyse vidéo détaillée, en revanche, vous permet de savoir qui regarde la vidéo, combien de personnes l'ont visionnée, si elles la regardent jusqu'au bout et à quel moment elles abandonnent. Vous pouvez même identifier les parties de vos communications les plus consultées.

Comparativement aux e-mails ou même aux réunions internes, les analyses de vos vidéos vous fourniront beaucoup plus d'informations et de données sur les spectateurs, ce qui vous permettra d'améliorer vos communications futures ou de déterminer s'il y a des détails que vous devez présenter à nouveau à vos employés.

Améliorer la collaboration entre les équipes

La mise en œuvre du changement au sein d'une organisation nécessite souvent une coordination entre plusieurs équipes, qui ne collaborent généralement pas et peuvent même se trouver dans des fuseaux horaires différents. De même, l'arrivée de nouvelles équipes ou de nouveaux experts dans un projet en cours depuis des mois peut complexifier encore la situation.

Comment faire pour que tout le monde soit rapidement au courant et comment garantir un partage facile des connaissances détaillées ? La vidéo. Voici deux façons d’utiliser la vidéo pour favoriser une communication et une collaboration efficaces entre les équipes tout au long d’un projet de gestion du changement :

4. Enregistrez les réunions pour que tout le monde soit rapidement sur la même longueur d'onde.

Les changements organisationnels majeurs ne nécessitent presque jamais la collaboration de nombreuses équipes à des moments différents. Cependant, lorsque de nouvelles équipes ou de nouveaux experts rejoignent un projet en cours, leur prise de fonction rapide exige du temps et des efforts de la part des personnes déjà impliquées. Vous pouvez accélérer cette prise de fonction en enregistrant vos réunions .

Lorsque vous documentez et enregistrez toutes vos réunions internes, toute nouvelle personne rejoignant l'initiative peut visionner les réunions passées dans votre vidéothèque et se mettre à jour, ou elle peut rechercher dans vos vidéos de réunions les conversations importantes pertinentes pour sa contribution au projet afin d'obtenir les informations historiques dont elle a besoin pour faire avancer les choses.

5. Utilisez la vidéo pour capturer et partager les connaissances entre les équipes

Lorsqu'une équipe doit collaborer sur un projet de gestion du changement, elle a tendance à privilégier l'envoi de nombreux courriels détaillés ou la tenue de multiples réunions, voire les deux. Aucune de ces méthodes n'est aussi complète et efficace que la visioconférence pour partager les connaissances, notamment lorsque les équipes sont réparties dans différents bureaux, parfois même sur différents continents.

Grâce à la vidéo, un chef d'équipe peut s'enregistrer pour partager son expertise, tout en présentant son écran et en expliquant un processus ou un système que l'autre équipe ne maîtrise peut-être pas. Ainsi, la vidéo permet d'apprendre comme si l'on observait un collègue à l'œuvre, sans avoir à être physiquement présent. Plus besoin de passer des heures à rédiger un message : le savoir peut être partagé en un temps record, le temps qu'il faut à un expert pour l'expliquer, simplement en appuyant sur le bouton d'enregistrement et en envoyant la vidéo.

Démontrer les nouveaux systèmes et processus

Face à l'évolution des processus et des systèmes, les organisations doivent former leurs employés à de nouvelles compétences et assurer leur recyclage à grande échelle. Former chaque employé en présentiel est non seulement coûteux, mais aussi très chronophage. Aujourd'hui, 75 % des employés préfèrent visionner une vidéo explicative plutôt que de lire un document de formation écrit.

Voici comment les organisations utilisent la vidéo pour former et recycler leurs employés à grande échelle, tout en les impliquant dans un apprentissage plus approfondi.

6. Documenter et expliquer les nouveaux processus dans des tutoriels vidéo

Rédiger des instructions et des procédures essentielles à l'apprentissage et à l'adoption de nouveaux systèmes par vos employés demande un investissement en temps considérable. De nos jours, la plupart des gens préfèrent apprendre grâce à des vidéos qui leur montrent comment tout faire, de l'utilisation d'Excel à l'apprentissage du codage. D'ailleurs, ce type de tutoriels vidéo est désormais le deuxième type de contenu le plus populaire sur YouTube . Alors, oubliez les instructions écrites et commencez à enregistrer vos tutoriels en vidéo !

Créer des tutoriels vidéo pour former vos employés aux nouveaux processus et systèmes peut être aussi simple que d'appuyer sur le bouton d'enregistrement. Avec une plateforme vidéo comme Panopto Vous pouvez ainsi enregistrer et partager en toute sécurité des tutoriels vidéo en quelques clics seulement, et ils seront même automatiquement consultables, tout comme vos anciens documents et manuels écrits.

Regardez un tutoriel vidéo enregistré avec Panopto :

 

 

7. « Inversez » vos présentations et impliquez les employés 

Bien entendu, une partie de la communication et de la formation en gestion du changement sera plus efficace en présentiel. Aidez donc les responsables du changement et autres intervenants à tirer le meilleur parti des présentations en face à face en leur fournissant les outils nécessaires pour « inverser » leurs sessions, leurs salles de classe et leurs réunions.

Avec la formation inversée, les participants acquièrent de nouvelles compétences ou de nouveaux comportements en visionnant des vidéos de formation avant le cours, puis en pratiquant et en appliquant leurs acquis auprès des formateurs. Un simple outil vidéo permettant aux formateurs d'enregistrer facilement les sessions de formation et de les partager avec les employés suffit. La formation inversée s'inspire de la méthode pédagogique de la classe inversée , popularisée dans l'enseignement supérieur. L'apprentissage par la pratique, guidé par les formateurs, permet aux participants d'adopter plus rapidement de nouveaux comportements et d'acquérir de nouvelles compétences.

La méthode « flipping » peut s'avérer très efficace pour presque toutes les présentations. Partager les messages clés et les informations importantes avec les employés en amont permet d'obtenir des questions plus pertinentes lors des réunions générales, d'accélérer le lancement des projets et même de rendre les réunions plus productives. Envie d'en savoir plus ? Téléchargez gratuitement notre guide pratique : « Flipping Meetings » .

8. Créer une bibliothèque de formation vidéo consultable

Les recherches montrent que, lors d'une formation en entreprise, les adultes oublient en moyenne 50 % des informations présentées en une heure. Pire encore, en 24 heures, ce taux atteint près de 70 %, et en une semaine, près de 90 %. Ce n'est pas un manque d'intérêt pour votre enseignement, c'est tout simplement la nature humaine. À moins que les détails que vous partagez ne soient mis en pratique à plusieurs reprises dans les jours qui suivent, il est fort probable que vos collaborateurs ne retiendront que les notions de base pendant longtemps.

S'inquiéter de cette « courbe de l'oubli » est pourtant une erreur. Car même s'il serait idéal que vos collaborateurs se souviennent précisément de chaque instant de vos cours, en réalité, ce n'est pas nécessaire. Il suffit qu'ils sachent que l'information existe et où la trouver.

Lorsque vous capturez les formations et les connaissances sous forme de vidéos et que vous les hébergez dans une vidéothèque centralisée et consultable, les employés peuvent rapidement trouver et consulter les supports exactement comme ils ont été présentés à l'origine, au moment précis où ils en ont le plus besoin.

Panopto La plateforme vidéo de [Nom de l'entreprise] intègre SmartSearch , qui indexe chaque mot prononcé et affiché à l'écran dans vos vidéos. Ainsi, vos employés peuvent effectuer des recherches dans votre vidéothèque comme sur Internet ou dans leurs e-mails, trouver le moment précis où un sujet est abordé et accéder directement à cette partie de la formation pour la visionner exactement comme elle s'est déroulée. C'est la solution la plus simple pour garantir à tous un accès immédiat à la même information et une présentation cohérente, quel que soit le moment de la lecture.

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