• Collaboration

Des Outils de Communication Vidéo pour Épauler un Personnel Entièrement distant

Une nouvelle maladie infectieuse a pris le monde par surprise. En l'espace de quelques mois, le nouveau coronavirus (COVID-19) s'est rapidement propagée de la Chine à plus de 90 pays et a infecté plus de 100 000 personnes. Il s'agit d'une crise sans précédent qui retient des millions de travailleurs à la maison - et qui risque de le faire pendant un certain temps.

Les gouvernements locaux de la Chine, de Hong Kong, de la Corée du Sud et du Japon ont pris très tôt des mesures énergiques pour ralentir la propagation du coronavirus, en fermant les écoles et en appliquant des mesures d'isolement drastiques, ce qui a eu pour conséquence que des millions de personnes dans les pays de l'Europe de l'Est et de l'Afrique du Nord se sont retrouvées sans abri. La région Asie-Pacifique travaille à distance de la maison. 

L'Italie durement touchée a annoncé une quarantaine pour 16 millions de personnes dans la partie nord du pays, soit plus d'un quart de sa population. Les entreprises situées dans la région, dont la banque UniCredit et Versace, ont demandé à leur personnel de travailler à domicile pour éviter un arrêt complet des activités. 

Et, à mesure que l'augmentation des cas confirmés s'accélère aux États-Unis, des écoles commencent à fermer et des organisations telles qu'Amazon, Google, Facebook, Twitter et Microsoft (qui ont toutes des campus à proximité des points chauds de l'infection) sont également en train de fermer leurs portes. recommander aux employés de travailler à domicile dans un avenir prévisible. 

Un environnement de travail à domicile inhabituel

La technologie utilisée par les entreprises aujourd'hui a tellement évolué que le travail peut, dans l'ensemble, continuer comme si de rien n'était avec des personnes travaillant à domicile sur leur ordinateur, plutôt que dans un bureau. Certains experts estiment que les travailleurs à distance sont également plus productifs.

Mais même dans des circonstances normales, le travail à distance peut présenter des difficultés. Les travailleurs à distance ont souvent des stratégies pour les aider à hiérarchiser les tâches, à gérer leur temps et à éviter les distractions, mais cela peut prendre du temps à maîtriser. Beaucoup d'entre eux ont également du mal à s'engager, car ils peuvent parfois se sentir isolés et hors du coup, selon la façon dont leur équipe et leur organisation abordent la communication. 

L'effet global que ces tueurs potentiels de productivité peuvent avoir sur le rendement d'une organisation, lorsque l'ensemble du personnel est éloigné pendant des semaines, voire des mois, est stupéfiant. De plus, avec les événements qui se déroulent depuis l'épidémie de coronavirus, les employés peuvent également essayer de faire face à d'autres situations difficiles.

Équilibrer le temps entre le travail et les enfants à la maison

On estime que 300 millions d'élèves dans le monde sont à la maison en raison des fermetures d'écoles liées au COVID-19, un nombre qui va certainement augmenter. Rien que pour cette raison, de nombreux employés sont obligés d'assouplir leurs horaires de travail et de travailler à distance pour pouvoir rester à la maison avec leurs enfants. Il peut s'agir d'un environnement de travail particulièrement difficile pour de nombreux parents. En plus des interruptions et des distractions à la maison, les parents peuvent aussi se sentir obligés de soutenir la réussite scolaire des enfants qui ne sont pas en train d'apprendre à l'école.

Rester connecté à travers la maladie et les épreuves

N'oublions pas les employés qui sont eux-mêmes malades, qui s'occupent de quelqu'un d'autre qui est malade ou à haut risque, ou qui risquent de perdre leur famille, leurs amis ou des membres de leur communauté. Ces situations souvent difficiles et parfois dévastatrices peuvent aggraver la situation d'un employé et le déconnecter encore plus. Elles peuvent également avoir un impact sur les collègues et les coéquipiers qui non seulement comptent sur l'expertise de l'individu au travail, mais qui peuvent également avoir une relation personnelle étroite avec lui. 

Face à ces circonstances difficiles, les chefs d'entreprise ont une occasion unique d'innover dans la manière dont ils soutiennent la communication et la collaboration pour que l'entreprise continue d'avancer.

La communication vidéo est l'élément vital du travail à distance 

Dans une économie mondiale où la main-d'œuvre est dispersée sur différents sites et fuseaux horaires, l'adoption de la vidéoconférence a déjà connu un essor fulgurant. Grâce à des outils de vidéoconférence en temps réel tels que Zoom, Skype, BlueJeans et GoToMeeting, les travailleurs à distance peuvent rencontrer leurs collègues en face à face, où qu'ils soient, pour communiquer et collaborer. 

La vidéoconférence n'est pas assez flexible

Il s'agit d'une expérience de travail à distance à grande échelle pour la plupart des organisations. Et la plupart s'appuieront sur leurs outils de vidéoconférence pour aider les employés et leurs équipes à interagir aussi efficacement que s'ils étaient assis les uns à côté des autres au bureau. Pour les conversations et réunions virtuelles qui doivent se dérouler en temps réel, la vidéoconférence est une excellente solution.

Mais une main-d'œuvre totalement éloignée exigera davantage de flexibilité. La vidéoconférence ne permet pas aux gens de partager des communications vidéo riches lorsque les horaires ne permettent pas de se réunir en temps réel. Permettre la communication et la collaboration vidéo uniquement en temps réel n'est tout simplement pas suffisant. 

Lecture connexe >> La vidéo, c'est plus que de la visioconférence

Ce que beaucoup d'entreprises réalisent lorsque l'ensemble de leur personnel se déplace à distance, c'est qu'il leur manque une solution de collaboration vidéo à la demande capable de transformer la vidéo en un outil de productivité ultra-flexible. Cette solution est une plateforme vidéo.

Qu'est-ce qu'une plateforme vidéo ?

Un plateforme vidéo est une solution de gestion et de diffusion vidéo robuste qui complète les solutions de vidéoconférence en temps réel, offrant aux organisations une plus grande souplesse pour communiquer et collaborer par le biais de la vidéo et de mieux soutenir la productivité globale d'un personnel entièrement distant. 

La plateforme vidéo de Panopto s'intègre aux principales solutions de vidéoconférence telles que Zoom, Skype Entreprise, BlueJeanset GoToMeetingLes équipes distantes disposent ainsi d'un ensemble d'outils élargi pour communiquer, partager des connaissances et former par vidéo - des outils qu'elles peuvent utiliser sans l'aide du service informatique. Cela inclut la possibilité de :

Grâce à ces nouvelles fonctionnalités vidéo, voici comment les équipes distantes peuvent améliorer leurs performances et être plus productives.  

5 façons essentielles dont une plateforme vidéo soutient la performance des équipes à distance

1. Personne ne doit manquer une réunion.

L'enregistrement des réunions en vue d'un visionnage ultérieur à la demande permet non seulement de créer un compte rendu exact de la réunion auquel les participants pourront se référer ultérieurement, mais aussi d'aider les membres de l'équipe qui ne peuvent pas se rendre à la réunion. Qu'ils soient malades, qu'ils s'occupent de membres de leur famille ou qu'ils aient une réunion conflictuelle, ils peuvent regarder l'enregistrement au moment qui leur convient le mieux sans craindre de manquer des discussions et des décisions importantes. Votre plateforme vidéo peut être intégrée à votre solution de vidéoconférence pour envoyer automatiquement les enregistrements des réunions à un groupe de travail de l'entreprise. Vidéothèque sécurisée où les personnes invitées à la réunion peuvent rechercher et consulter les enregistrements en toute sécurité à tout moment, dans n'importe quel navigateur.

2. Les employés peuvent partager des informations et des connaissances riches rapidement, à la demande.

Lorsqu'il s'agit d'expliquer des choses en détail, de former d'autres membres de l'équipe ou simplement de montrer à un collègue comment faire quelque chose, les travailleurs à distance ont besoin de plus que des mots pour transmettre tous les détails. La vidéo permet de partager des informations en une fraction du temps qu'il faudrait pour insérer du texte et des captures d'écran dans un document ou un courrier électronique. Le partage des connaissances par le biais de la vidéo ne doit pas nécessiter la tenue d'une vidéoconférence en direct : les travailleurs à distance peuvent s'enregistrer en train de faire une présentation à côté d'une vidéo de leur écran et envoyer un lien aux membres de l'équipe qui peuvent la regarder à tout moment. La plateforme vidéo de Panopto permet également aux employés de laisser des commentaires et d'avoir des discussions directement dans la vidéo, ce qui en fait une solution idéale pour une collaboration flexible, à tout moment.

Regardez ci-dessous l'exemple d'une employée partageant ses connaissances avec les membres de sa nouvelle équipe :

 

 

3. Les dirigeants d'entreprise peuvent susciter l'intérêt des travailleurs à distance et les faire se sentir connectés.

Les communications en face à face des dirigeants sont les plus efficaces et les plus attrayantes, car elles délivrent les messages les plus clairs qui transmettent également le ton et le contexte. Lorsque la présentation en personne n'est pas possible, le streaming en direct est la meilleure solution suivante. Une plateforme vidéo offre une alternative à la diffusion de messages en direct par le biais d'une plateforme de vidéoconférence et offre aux employés une expérience de visualisation plus flexible. Avec une plateforme vidéo, les dirigeants peuvent diffuser en direct et en toute sécurité des vidéos à des milliers d'employés, sans l'aide d'une équipe audiovisuelle ou informatique, directement depuis leur ordinateur portable. La plateforme vidéo de Panopto enregistre automatiquement le flux en direct, de sorte que les employés peuvent faire une pause et revenir en arrière tout au long du flux - ils peuvent même recommencer depuis le début s'ils se joignent tardivement. Si quelqu'un rate entièrement le webcast, il peut regarder l'enregistrement à la demande. La vidéo en direct diffusée par Panopto peut également être visionnée en toute sécurité dans n'importe quel navigateur, sans installation de plugins.

4. Les employés peuvent partager et trouver les réponses dont ils ont besoin plus rapidement grâce à la recherche vidéo.

Personne ne devrait avoir à consacrer dix fois plus de temps à la création d'un document texte interrogeable permettant aux membres de l'équipe d'obtenir les connaissances ou les informations dont ils ont besoin quand ils en ont besoin. Mais traditionnellement, essayer de trouver des informations dans une bibliothèque de vidéos était pratiquement impossible sans des heures de marquage manuel, qui ne permettait toujours pas d'identifier chaque élément d'information dans la vidéo. La recherche vidéo unique de Panopto, alimentée par l'IA, permet aux employés de rechercher dans chaque vidéo et enregistrement de réunion qu'ils sont autorisés à visionner dans votre vidéothèque d'entreprise. Cela signifie qu'une simple recherche par mot-clé permet d'afficher toutes les vidéos ainsi que les points exacts de la vidéo où le terme recherché est mentionné par un intervenant ou affiché à l'écran. Avec Panopto, chaque vidéo ou enregistrement de réunion produit par les employés de votre entreprise devient un actif de connaissances consultable. Panopto nouvelle intégration de Slack permet également aux travailleurs de rechercher et de partager des vidéos de votre vidéothèque en toute sécurité sans jamais quitter l'environnement Slack.

Lecture connexe >>  Comment la recherche intelligente de vidéos améliore la productivité sur le lieu de travail

5. Les managers peuvent avoir un aperçu de la façon dont les équipes à distance travaillent.

Les équipes à distance sont plus performantes lorsque les responsables disposent de données permettant de comprendre comment les équipes travaillent ensemble et où elles ont besoin de plus de soutien. Une plateforme vidéo peut offrir des analyses qui ne sont pas disponibles avec les outils de vidéoconférence. Les responsables peuvent voir qui a regardé les communications à la demande et les vidéos de formation dans leur intégralité, rechercher les vidéos les plus regardées pour savoir quelles informations sont les plus précieuses pour l'équipe, et même trouver les parties des réunions où les employés sont les plus ou les moins engagés pour améliorer les réunions en direct pour les équipes à distance.

Le COVID-19 va-t-il changer définitivement notre façon de travailler ?

Cette évolution sans précédent vers le travail à distance sera utilisée par de nombreux chefs d'entreprise comme un test décisif pour déterminer comment leurs équipes travailleront à l'avenir. Il est certain que certaines entreprises verront suffisamment de points positifs pour décider d'abandonner les bureaux traditionnels et leurs frais généraux élevés et de se lancer dans le travail à distance. Il est plus probable que les organisations s'en sortiront avec au moins quelques innovations qui transformeront leur façon de travailler, permettant une meilleure collaboration et améliorant la productivité dans n'importe quel environnement de travail.

Vous vous demandez si vous êtes prêt à soutenir un personnel à distance productif et engagé ?

Panopto plateforme vidéo fournit des outils de travail à distance flexibles et une assistance experte à plus de 1 000 organisations dans le monde. Ayant travaillé en partenariat avec certaines des entreprises les plus exigeantes au monde, nous comprenons l'importance d'une plateforme vidéo robuste et sécurisée qui fonctionne tout simplement.

Pour une démonstration de la manière dont la plateforme Panopto peut offrir à votre personnel des options de communication vidéo plus flexibles, , veuillez demander un essai gratuit ici.