Une réunion plus efficace commence avant même d'entrer dans la salle de conférence.

Trop souvent, nos réunions commencent avec pour seul bagage un ordre du jour sommaire et beaucoup d'espoirs illusoires.

Nous espérons que les bonnes personnes seront présentes, qu'elles disposeront d'emblée des informations nécessaires et que nous pourrons parvenir à un consensus acceptable par la discussion. Or, nous nous retrouvons souvent avec des séances clairsemées et des participants partiellement informés, qui se contentent généralement d'accepter ou de rejeter les idées de l'organisateur, sans parvenir à formuler des idées pertinentes collectivement.

Il existe une meilleure solution : la réunion inversée.

C’est un nouveau format que toute organisation peut adopter du jour au lendemain ; il suffit d’un changement simple et fondamental dans deux des attentes que nous avons concernant nos réunions.

Une fois que tous les participants sont réunis, organiser une réunion inversée est simple. Il y a juste un hic : une fois tout le monde autour de la table, l’occasion de renverser la situation est déjà passée.

Organiser une réunion inversée exige de l'organisateur qu'il planifie et communique en amont. La réussite ou l'échec de votre prochaine réunion inversée dépend presque toujours du travail préparatoire effectué avant même l'ouverture de la porte de la salle de conférence.

Les bases d'une réunion inversée : un guide

Pour garantir le succès de votre réunion inversée, vous devrez préparer et partager à l'avance trois éléments essentiels :

• Objectifs de la réunion : Impossible de renverser le cours d'une réunion si vous n'avez aucun objectif précis à soumettre au groupe. Quel travail souhaitez-vous accomplir ? Quelles décisions souhaitez-vous prendre ? Soyez précis.
• Les personnes chargées de piloter la réunion doivent avoir l'autorité nécessaire pour garantir que la réunion produise des résultats et pour agir en conséquence. La plupart du temps, ce sera vous, mais vous devrez peut-être préparer votre supérieur (ou un autre membre de l'équipe) à prendre la relève dans certains cas.
• Documents nécessaires à la réunion. L'objectif principal d'une réunion de groupe étant la discussion, il est important de préparer un guide de discussion à l'avance. Fournissez aux participants les informations nécessaires pour une participation éclairée, en leur laissant suffisamment de temps pour les consulter.

En matière de délai de préavis, 24 heures constituent la norme. Si vous testez le format de réunion inversée, commencez par ce délai et observez les réactions. Vous constaterez peut-être que 48 ou 72 heures conviennent mieux à votre équipe, ou que quelques heures de préavis suffisent amplement pour les réunions prévues en fin de journée.

En matière de partage d'informations, il faudra également tester et optimiser cette méthode avec votre équipe. Vous constaterez peut-être que votre présentation PowerPoint habituelle fonctionne parfaitement, ou qu'un bref résumé par e-mail suffit. Il se peut aussi qu'adopter un nouveau modèle améliore les résultats : Amazon, par exemple, organise désormais ses réunions autour de documents Word de six pages.

Lecture complémentaire : Amazon renforce son interdiction des présentations en réunion

Quel que soit le format choisi, l'essentiel du partage d'informations est de fournir suffisamment d'informations pour permettre aux participants de prendre des décisions éclairées. Dès le départ, il peut être utile d'utiliser un cadre documenté afin de garantir la diffusion des informations pertinentes, tout en déterminant ce qui convient le mieux à votre organisation.

Le cadre de partage d'informations en six parties

• Contexte ou question : En une ou deux phrases, quel est le problème à résoudre ou l’action à entreprendre ?
• Vision globale : Quels sont les objectifs généraux qui décrivent, de manière générale, à quoi ressemble le succès ?
• Principes directeurs : Quels sont les principes fondamentaux et durables de notre organisation qui nous serviront à évaluer cette décision ou ce travail ?
• Hypothèses : Quelles sont les hypothèses fondamentales retenues pour formuler les options ? Quels sont les faits essentiels pertinents pour la décision ou le travail à accomplir ?
• Options : Quelles sont les principales alternatives disponibles ? Quels sont les avantages et les inconvénients de chacune ?
• Recommandation : Quelle option recommandez-vous au public ? Pourquoi ? Quelles sont les prochaines étapes ?

Lorsque la réunion commence

Bien qu'une réunion inversée demande un peu plus de préparation, vous en récolterez les fruits pendant la séance. L'essentiel est que votre rôle ne soit plus de donner des leçons, mais de guider la discussion et le travail.

Quelques conseils pour que votre réunion inversée se déroule efficacement :

• • Commencez par prévoir un court laps de temps pour la relecture individuelle des documents de réunion, afin de vous assurer que chacun les a bien lus. Prévoyez 5 minutes pour une réunion de 30 minutes et 10 minutes pour une réunion d'une heure.
  • Désignez une personne pour prendre des notes. Une transcription complète n'est pas nécessaire, mais un bon résumé des positions adoptées et des décisions prises sera utile.
  • Définissez l'objectif de la réunion et rappelez-le dès le début afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
  • Ouvrez le débat et le travail. C'est tout ! Commencez à œuvrer pour atteindre votre objectif.
  • Discutez-en de manière approfondie lorsqu'une décision est prise, que le travail est terminé ou qu'il est impossible de progresser davantage. Ne vous réunissez pas une seconde de plus que nécessaire.
  • Résumez les principaux résultats et décisions. Un bref résumé par courriel et un rappel des prochaines étapes permettront de maintenir la dynamique du projet. Essayez d'en préparer un pour le groupe avant la fin de la journée.

Comme pour tout nouveau processus, votre organisation aura peut-être besoin de temps pour s'adapter à cette nouvelle façon de travailler. Cherchez des moyens d'optimiser le fonctionnement de vos réunions : gagnez du temps, soyez plus productif et atteignez vos objectifs.

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