Una mejor reunión comienza antes de la sala de conferencias.

Demasiadas de nuestras reuniones comienzan con poco más que una agenda rápida y un montón de ilusiones.

Esperamos que asistan las personas adecuadas, que conozcan de memoria la información que podamos necesitar y que podamos llegar a un consenso viable. Sin embargo, lo que solemos obtener son sesiones con asistencia parcial y participantes parcialmente informados, que a menudo solo pueden aceptar o rechazar las ideas del organizador en lugar de generar ideas inteligentes en grupo.

Existe una forma mejor: la reunión invertida.

Se trata de un nuevo formato que cualquier organización puede adoptar de la noche a la mañana; lo único que requiere es un cambio simple y fundamental en dos de las expectativas que tenemos para nuestras reuniones.

Una vez que todos los participantes estén sentados a la mesa, la reunión invertida básica es sencilla. Solo hay un inconveniente: una vez que todos están sentados a la mesa, ya se ha perdido la oportunidad de invertir el formato.

Para que una reunión se desarrolle de esta manera, el organizador debe planificar y comunicarse con antelación. El éxito o el fracaso de tu próxima reunión invertida casi siempre depende del trabajo realizado antes incluso de que se abra la puerta de la sala de conferencias.

Conceptos básicos de una reunión invertida: una guía

Para garantizar el éxito de tu reunión invertida, hay tres elementos esenciales que deberás preparar y compartir con antelación:

• Sus objetivos para la reunión. No se puede lograr un cambio de rumbo en una reunión si no hay nada que el grupo reunido quiera conseguir. ¿Qué trabajo quiere realizar? ¿Qué decisiones quiere que se tomen? Sea específico.
• Quienes lideren la reunión. El responsable de la reunión debe tener la autoridad para asegurar que se obtengan resultados y para actuar en consecuencia. En la mayoría de los casos, serás tú, pero es posible que debas preparar a tu jefe (o a otro miembro del equipo) para que la lidere.
• Materiales para la reunión. El objetivo principal de una reunión grupal es debatir, por lo que conviene preparar una guía de discusión con antelación. Proporcione a los participantes la información necesaria para que puedan participar de forma informada, con tiempo suficiente para revisarla adecuadamente.

En cuanto al tiempo de aviso, 24 horas es lo ideal. Si solo estás probando el formato de reunión invertida, empieza con ese plazo y observa cómo reacciona la gente. Quizás descubras que 48 o 72 horas son más adecuadas para tu equipo, o que con solo unas horas de aviso para las reuniones programadas para más tarde funciona a la perfección.

En cuanto a compartir información, esto también será algo que deberás probar y optimizar con tu equipo. Quizás descubras que la misma presentación de PowerPoint que ya creas funciona a la perfección, o que un breve resumen con viñetas por correo electrónico es suficiente. O tal vez descubras que adoptar un nuevo modelo mejora los resultados; Amazon, por ejemplo, organiza reuniones en torno a documentos de Word de seis páginas.

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Independientemente del formato, lo fundamental para compartir información es proporcionar suficiente información para que los asistentes puedan tomar decisiones informadas. Al principio, puede ser útil utilizar un marco documentado para garantizar que se comparta la información correcta mientras se define la mejor opción para su organización.

Marco de intercambio de información de seis partes

• Contexto o pregunta: En 1-2 frases, ¿cuál es el problema que debe resolverse o la acción que debe tomarse?
• Visión general: ¿Cuáles son los objetivos generales que describen, a grandes rasgos, cómo se ve el éxito?
• Principios: ¿Cuáles son los principios rectores y perdurables de nuestra organización que utilizaremos para evaluar esta decisión o trabajo?
• Supuestos: ¿Cuáles son los supuestos fundamentales que se tienen en cuenta al formular las opciones? ¿Cuáles son los datos clave relevantes para la decisión o el trabajo en cuestión?
• Opciones: ¿Cuáles son las principales alternativas disponibles? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de cada una?
• Recomendación: ¿Qué opción recomienda para el público? ¿Por qué? ¿Cuáles son los próximos pasos?

Cuando comience la reunión

Si bien una reunión invertida requiere un poco más de trabajo previo, obtendrás los beneficios durante la sesión. La clave es que tu rol ahora no es el de dar una conferencia, sino el de guiar la discusión y el trabajo.

Algunos consejos para que tu reunión invertida funcione de manera eficiente:

• • Empiece con un breve lapso de tiempo para que cada persona revise individualmente los materiales de la reunión, así se asegurará de que todos los hayan leído. Pruebe con 5 minutos para una reunión de 30 minutos y 10 minutos para una de una hora.
  • Asigne a alguien la tarea de tomar notas. No es necesario un acta completa, pero un buen resumen general de las posturas adoptadas y las decisiones tomadas será útil.
  • Define el objetivo de la reunión y repítelo. Hazlo al principio para asegurarte de que todos estén de acuerdo.
  • Abran el espacio para el diálogo y el trabajo. ¡Eso es todo! Comiencen a trabajar para alcanzar su objetivo.
  • Finalice la discusión cuando se haya tomado una decisión, se haya terminado el trabajo o sea imposible seguir avanzando. No se reúnan ni un segundo más de lo necesario.
  • Resuma los resultados y decisiones clave. Un breve resumen por correo electrónico y un recordatorio de los próximos pasos ayudarán a que el trabajo avance. Intente tener uno listo para el grupo antes de que termine el día.

Como ocurre con cualquier proceso nuevo, su organización podría necesitar tiempo para adaptarse a esta nueva forma de trabajar. Busque oportunidades para optimizar la manera en que su equipo reorganiza sus reuniones: así ahorrará aún más tiempo, logrará más resultados y conseguirá aún más objetivos.

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