더 나은 회의는 회의실에 들어서기 전부터 시작됩니다

우리 회의 중 너무 많은 수가 대충 정리된 의제 하나와 막연한 희망사항만 잔뜩 안고 시작하곤 합니다.

적합한 분들이 참석해 주시고, 우리가 필요로 하는 정보를 즉시 파악해 주시며, 논의를 통해 실행 가능한 합의점을 도출할 수 있기를 바랍니다. 하지만 실제로는 참석률이 저조하고 정보도 부족한 참가자들이 모인 회의가 흔히 벌어지곤 하는데, 이들은 집단으로서 건설적인 의견을 제시하기보다는 회의 주최자의 제안에 단순히 찬성하거나 반대하는 데 그치는 경우가 많습니다.

더 나은 방법이 있습니다: ‘플립 미팅’입니다.

이는 어떤 조직이라도 단숨에 도입할 수 있는 새로운 방식입니다. 필요한 것은 회의에 대해 우리가 가지고 있는 기대 사항 중 두 가지를 간단하고 근본적으로 바꾸는 것뿐입니다.

관련자 모두를 한자리에 모았다면, 기본적인 ‘역전 회의’를 진행하는 건 어렵지 않습니다. 단 한 가지 문제가 있습니다. 바로 모두 한자리에 모였을 때는 이미 ‘역전’할 기회를 놓친 뒤라는 점입니다.

플립형 회의를 진행하려면 주최자가 사전에 계획을 세우고 이를 공유해야 합니다. 다음 플립형 회의의 성공 여부는 거의 항상 회의실 문을 열기도 전에 이루어진 준비 작업에 달려 있습니다.

플립드 미팅의 기초: 가이드

플립드 미팅을 성공적으로 진행하기 위해서는 사전에 준비하고 공유해야 할 세 가지 필수 요소가 있습니다:

• 회의의 목표. 참석자들이 달성해야 할 목표가 없다면 회의의 방향을 제대로 잡을 수 없습니다. 어떤 업무를 처리하고 싶으신가요? 어떤 결정을 내리고 싶으신가요? 구체적으로 적어주세요.
• 회의를 주도할 담당자. 회의 담당자는 회의가 실질적인 성과를 내도록 보장하고, 그 결과에 따라 조치를 취할 수 있는 권한을 가져야 합니다. 대부분의 경우 그 역할은 여러분이 맡게 되겠지만, 경우에 따라 상사(또는 팀의 다른 구성원)가 주도하도록 미리 준비시켜야 할 수도 있습니다.
• 회의 자료입니다. 그룹으로 모이는 목적은 토론에 있으니, 미리 토론 지침을 준비해 두는 것이 좋습니다. 참가자들이 충분한 정보를 바탕으로 회의에 참여할 수 있도록 필요한 자료를 제공하고, 모든 내용을 충분히 검토할 수 있는 시간을 확보해 주십시오.

통보 기간의 경우, 24시간이 가장 이상적인 기준입니다. 플립드 미팅 방식을 처음 시도해 보는 것이라면, 우선 24시간부터 시작해 보고 사람들의 반응을 살펴보세요. 팀에 따라서는 48시간이나 72시간이 더 적합할 수도 있고, 반대로 당일 늦은 시간에 예정된 회의의 경우 몇 시간 전에만 알려도 완벽하게 잘 진행될 수도 있습니다.

정보 공유와 관련해서도, 이는 팀과 함께 시험해 보고 최적화해야 할 부분입니다. 이미 작성해 둔 기존 파워포인트 자료가 완벽하게 통할 수도 있고, 이메일을 통해 간략한 요점 정리만 보내도 충분할 수도 있습니다. 아니면 새로운 방식을 도입함으로써 더 나은 결과를 얻을 수도 있습니다. 아마존은 현재 6페이지 분량의 워드 문서를 중심으로 회의를 진행하는 것으로 잘 알려져 있습니다.

관련 기사:아마존, 회의 중 프레젠테이션 금지 방침을 더욱 강화하다

어떤 형식을 채택하든, 정보 공유의 핵심은 참석자들이 충분한 정보를 바탕으로 합리적인 결정을 내릴 수 있도록 하는 데 있습니다. 초기 단계에서는 조직에 적합한 방식을 모색하는 과정에서 올바른 정보가 공유되도록 하기 위해 문서화된 프레임워크를 활용하는 것이 도움이 될 수 있습니다.

6단계 정보 공유 체계

• 배경 또는 질문: 1~2문장으로, 해결해야 할 문제나 취해야 할 조치는 무엇입니까?
• 더 큰 비전: 성공의 모습을 거시적인 관점에서 설명하는 전반적인 목표는 무엇인가요?
• 기본 원칙: 이번 결정이나 업무를 평가하는 데 적용할, 우리 조직의 변함없는 지침이 되는 원칙은 무엇인가?
• 가정: 대안을 수립할 때 어떤 기본 가정을 전제로 하고 있는가? 현재 진행 중인 의사결정이나 업무와 관련해 어떤 핵심 사실들이 있는가?
• 선택지: 현재 고려할 수 있는 주요 대안에는 어떤 것들이 있나요? 각각의 장단점은 무엇인가요?
• 제안: 청중에게 어떤 옵션을 추천하시겠습니까? 그 이유는 무엇입니까? 다음 단계는 무엇입니까?

모임이 시작될 때

플립드 미팅은 준비 단계에서 조금 더 많은 노력이 필요하지만, 회의 진행 중에는 그 보상을 충분히 누릴 수 있습니다. 핵심은 이제 여러분의 역할이 일방적인 강의를 하는 것이 아니라, 토론과 활동을 이끌어 나가는 데 있다는 점입니다.

플립드 미팅을 효율적으로 진행하기 위한 몇 가지 팁:

• • 먼저 회의 자료를 스스로 살펴볼 수 있는 짧은 시간을 마련하세요. 그래야 모든 참석자가 자료를 읽었는지 확인할 수 있습니다. 30분 회의라면 5분, 1시간 회의라면 10분 정도를 할당해 보세요.
  • 누군가에게 회의록을 작성하도록 맡기세요. 모든 내용을 일일이 기록할 필요는 없지만, 논의된 입장들과 내려진 결정들을 간결하게 요약해 두면 도움이 될 것입니다.
  • 진행 중인 회의의 목적을 명확히 하고, 목표를 다시 한 번 상기시키세요. 회의 시작 단계에서 이를 통해 모든 참석자가 같은 인식을 갖도록 하세요.
  • 이제 토론이나 작업을 시작해 봅시다. 그게 다예요! 목표를 향해 나아가기 시작하세요.
  • 결정이 내려지거나 업무가 완료되었거나 더 이상 진전이 불가능할 때는 회의를 종료하십시오. 필요한 시간보다 단 1초라도 더 오래 회의를 진행하지 마십시오.
  • 주요 결과와 결정 사항을 요약해 주세요. 간략한 이메일 요약과 향후 진행 사항에 대한 안내를 보내면 업무가 원활하게 진행되는 데 도움이 됩니다. 가능하면 당일 업무가 끝나기 전에 팀원들에게 보낼 수 있도록 준비해 두세요.

다른 새로운 프로세스와 마찬가지로, 조직이 이러한 새로운 업무 방식에 적응하는 데는 시간이 걸릴 수 있습니다. 팀이 회의를 진행하는 방식을 개선할 기회를 모색하여, 시간을 더욱 절약하고, 더 많은 일을 처리하며, 더 큰 성과를 거둘 수 있도록 하십시오.

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