Un incontro migliore inizia prima ancora di entrare nella sala conferenze.

Troppe delle nostre riunioni iniziano con poco più di un ordine del giorno improvvisato e una buona dose di vane speranze.

Ci auguriamo che partecipino le persone giuste, che conoscano a memoria tutte le informazioni di cui potremmo aver bisogno e che, attraverso il confronto, si possa raggiungere un consenso praticabile. Spesso, però, ci troviamo di fronte a riunioni con partecipanti solo parzialmente informati, capaci solo di accettare o rifiutare le idee di chi le ha organizzate, anziché elaborare spunti di riflessione intelligenti come gruppo.

Esiste un modo migliore: la riunione capovolta (Flipped Meeting).

Si tratta di un nuovo formato che qualsiasi organizzazione può adottare da un giorno all'altro: tutto ciò che serve è un semplice e fondamentale cambiamento in due delle aspettative che abbiamo per le nostre riunioni.

Una volta che tutte le parti sono sedute allo stesso tavolo, la riunione capovolta di base è facile. C'è solo un problema: una volta che siete tutti seduti allo stesso tavolo, avete già perso l'opportunità di capovolgere la riunione.

Organizzare una riunione capovolta richiede che l'organizzatore pianifichi e comunichi in anticipo. Il successo o il fallimento della vostra prossima riunione capovolta dipenderà quasi sempre dal lavoro svolto prima ancora che qualcuno apra la porta della sala riunioni.

Le basi di una riunione capovolta: una guida

Per garantire il successo della tua riunione capovolta, ci sono tre elementi essenziali che dovrai preparare e condividere in anticipo:

• I tuoi obiettivi per la riunione. Non puoi ribaltare una riunione se non hai un obiettivo specifico da far raggiungere al gruppo. Che lavoro vuoi che venga svolto? Quali decisioni vuoi che vengano prese? Sii specifico.
• Il/I responsabile/i della riunione. Il responsabile della riunione deve avere l'autorità necessaria per garantire che la riunione produca risultati e per agire di conseguenza. Nella maggior parte dei casi sarai tu, ma in alcune circostanze potresti dover preparare il tuo capo (o un altro membro del team) a guidare la riunione.
• Materiale da preparare per la riunione. Lo scopo principale di una riunione di gruppo è discutere, quindi è consigliabile preparare in anticipo una guida alla discussione. Fornite ai partecipanti le informazioni necessarie per partecipare in modo consapevole, con tempo sufficiente per esaminarle attentamente.

In termini di preavviso, 24 ore sono lo standard ideale. Se stai solo sperimentando il formato della riunione capovolta, inizia da lì e osserva le reazioni dei partecipanti. Potresti scoprire che 48 o 72 ore sono più adatte al tuo team, oppure che un preavviso di poche ore per le riunioni programmate nel corso della giornata sia perfetto.

Per quanto riguarda la condivisione delle informazioni, anche questo aspetto andrà testato e ottimizzato con il team. Potreste scoprire che la stessa presentazione PowerPoint che create abitualmente funziona perfettamente, oppure che un breve elenco puntato via e-mail sia sufficiente. In alternativa, potreste constatare che adottare un nuovo modello migliori i risultati: Amazon, ad esempio, organizza ormai le riunioni utilizzando documenti Word di 6 pagine.

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Qualunque sia il formato, l'aspetto cruciale della condivisione delle informazioni è fornire effettivamente una quantità sufficiente di informazioni affinché i partecipanti possano prendere decisioni consapevoli. Inizialmente, può essere utile utilizzare un quadro di riferimento documentato per garantire la condivisione delle informazioni corrette, mentre si definisce la strategia più adatta alla propria organizzazione.

Il quadro di riferimento in sei parti per la condivisione delle informazioni

• Contesto o domanda: In 1-2 frasi, qual è il problema che deve essere risolto o l'azione che deve essere intrapresa?
• Visione più ampia: quali sono gli obiettivi generali che descrivono, a grandi linee, cosa significhi il successo?
• Principi: Quali sono i principi guida duraturi della nostra organizzazione che utilizzeremo per valutare questa decisione o questo lavoro?
• Presupposti: Quali sono i presupposti fondamentali su cui si basa la formulazione delle opzioni? Quali sono i fatti chiave rilevanti per la decisione o il lavoro in questione?
• Opzioni: Quali sono le principali alternative disponibili? Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna?
• Raccomandazione: Quale opzione raccomandereste al pubblico? Perché? Quali sono i prossimi passi?

Quando inizia la riunione

Sebbene una riunione capovolta richieda un po' più di lavoro iniziale, i benefici si vedranno durante la sessione. Il punto chiave è che il tuo ruolo ora non è quello di fare lezione, ma di guidare la discussione e il lavoro.

Ecco alcuni suggerimenti per far sì che la tua riunione capovolta si svolga in modo efficiente:

• • Iniziate dedicando un breve lasso di tempo alla revisione individuale dei materiali della riunione, così da accertarvi che tutti li abbiano letti. Provate con 5 minuti per una riunione di 30 minuti, o 10 minuti per una di un'ora.
  • Incarica qualcuno di prendere appunti. Non è necessaria una trascrizione completa, ma un buon riassunto generale delle posizioni assunte e delle decisioni prese sarà utile.
  • Definisci l'obiettivo della riunione che stai per tenere e ripeti gli obiettivi. Fallo all'inizio per assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
  • Aprite la discussione/il lavoro. Tutto qui! Iniziate a lavorare per raggiungere il vostro obiettivo.
  • Concludete la discussione quando è stata presa una decisione, il lavoro è terminato o non è più possibile fare ulteriori progressi. Non prolungate la riunione oltre il necessario.
  • Riassumete i risultati e le decisioni principali. Un breve riepilogo via e-mail e un promemoria dei prossimi passi contribuiranno a mantenere il lavoro in movimento. Cercate di averne uno pronto per il gruppo entro la fine della giornata.

Come per qualsiasi nuovo processo, potrebbe essere necessario del tempo affinché la vostra organizzazione si adatti a questo nuovo modo di lavorare. Cercate opportunità per ottimizzare il modo in cui il vostro team organizza le riunioni, in modo da risparmiare ancora più tempo, essere più produttivi e ottenere risultati ancora migliori.

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