Che tu sia un project manager a tempo pieno per professione o che tu assuma questo ruolo solo per una singola iniziativa, sei responsabile della pianificazione, della gestione e della documentazione di ogni fase del lavoro del tuo team, spesso delineata e monitorata nel dettaglio durante le riunioni di project management. Tutti gli occhi sono puntati su di te; perdere anche un solo dettaglio potrebbe significare mesi di lavoro extra.

Ecco perché, come vi dirà qualsiasi project manager esperto, la comunicazione è fondamentale. Sebbene i project manager abbiano a disposizione diverse opzioni per comunicare dettagli come i progressi del team e le prossime decisioni da prendere, una strategia è pressoché universale: le riunioni.

Le riunioni di progetto sono fondamentali

Che le si ami o le si odi, per la maggior parte delle organizzazioni le riunioni sono una parte essenziale per portare a termine con successo i progetti. Permettono ai project manager di identificare i dettagli chiave, facilitare la collaborazione del team, risolvere problemi complessi e prendere decisioni più consapevoli. Che si tratti di una riunione di avvio, di una riunione settimanale sullo stato di avanzamento, di una riunione con gli stakeholder o di una riunione di revisione a fine progetto, ogni riunione di progetto è necessaria per garantire che gli obiettivi vengano raggiunti, che le attività siano completate in tempo e che si adottino i cambiamenti di strategia necessari quando richiesto.

Certo, non mancano i consigli per rendere le riunioni più efficaci . Negli ultimi due anni, tuttavia, una nuova idea ha rapidamente guadagnato popolarità tra i project manager più innovativi, soprattutto perché è semplice da implementare in ogni riunione e sorprendentemente efficace nell'incoraggiare comportamenti più produttivi durante le riunioni stesse.

Qual è il segreto? Registrare ogni riunione di progetto.

Questa idea vi sembra folle? Sì, ma solo perché è ancora nuova. Per le organizzazioni che già la adottano, il suo valore è evidente. Ecco infatti cinque modi in cui registrare le riunioni di progetto non solo può renderle più efficaci, ma anche aiutarvi a diventare project manager di maggior successo.

5 motivi per cui dovresti registrare tutte le riunioni di gestione del progetto

1. Nessun dettaglio può essere perso o dimenticato 

Registrando le riunioni di progetto, creerete una documentazione precisa di tutto ciò che è stato presentato e discusso: una risorsa di riferimento perfetta per chiunque si sia mai chiesto: "Non ne avevamo già parlato nella nostra ultima riunione?".

Inoltre, quando sarà il momento di presentare riepiloghi importanti durante il percorso o di rivedere il progetto alla fine, avrete a disposizione una documentazione completa delle decisioni prese e delle modalità con cui sono state prese durante tutto il progetto. Ciò significa che potrete concentrarvi sull'utilizzo di queste informazioni per definire i passi successivi o migliorare la gestione dei progetti futuri.

2. Non sentire mai più le parole "conflitto di orario".

A volte, anche solo riuscire a riunire le persone giuste nello stesso momento può rappresentare l'ostacolo maggiore al progresso di progetti cruciali. Strumenti di videoconferenza come Zoom, Webex e GoToMeeting possono ridurre le distanze geografiche, ma non consentono comunque di partecipare a due riunioni diverse contemporaneamente. In un'epoca in cui le agende di tutti sono già sovraccariche, i project manager esperti sanno che trovare un orario che vada bene a tutti può facilmente compromettere il rispetto delle scadenze.

Registrando e condividendo le riunioni, offri ai membri del team più impegnati la possibilità di guardarle e persino di contribuire in un secondo momento. Questa maggiore flessibilità aiuta il team a conciliare il progetto con tutti gli altri impegni, senza che tu debba programmare riunioni con settimane o addirittura mesi di anticipo. 

3. Migliorare la concentrazione e il coinvolgimento durante la riunione di gestione del progetto

Avere membri del team che prendono appunti dettagliati durante le riunioni di progetto sembra una cosa positiva, giusto? Ma documentare le discussioni mentre avvengono, che si tratti di verbali formali o di appunti informali, ha un risvolto negativo: quando i membri del team si fermano per scrivere qualcosa, per definizione, non partecipano più attivamente alla riunione. Ciò significa che probabilmente passerete più tempo a ripetervi e trarrete meno valore dalla conversazione.

Grazie a Grazie alla registrazione e alla trascrizione automatica delle riunioni , nessuno del team dovrà più preoccuparsi di prendere appunti. I partecipanti potranno concentrarsi e partecipare in modo più attivo, rendendo le riunioni di progetto molto più utili ed efficaci.

4. Metti rapidamente al corrente i nuovi collaboratori

I team di progetto spesso si allargano ed è compito del project manager far sì che i nuovi collaboratori siano subito operativi. Avere a disposizione le registrazioni delle riunioni di progetto può far risparmiare tempo quando si tratta di illustrare loro gli obiettivi del progetto e quanto è stato realizzato fino a quel momento. Questo permette di concentrarsi sulle informazioni principali necessarie per iniziare, fornendo al contempo ai nuovi membri l'accesso a tutti i dettagli tramite video che possono guardare in autonomia. 

5. Favorire la collaborazione al di fuori della sala riunioni

Spesso, rivelare nuove informazioni in una riunione in modo controintuitivo può portare a un carico di lavoro maggiore. Una volta che gli altri si rendono conto che qualcuno possiede conoscenze nuove e preziose, non passerà molto tempo prima che quella persona venga sommersa da richieste di creazione di documentazione scritta, programmazione di sessioni di formazione o ripetitivi incontri individuali per lo scaricamento di informazioni. 

Avere una registrazione del primo incontro può essere molto utile per condividere immediatamente le conoscenze con gli altri senza sottrarre tempo a un esperto in materia. Se è necessaria una formazione più approfondita, disporre di strumenti per registrare rapidamente una presentazione e condividere il video internamente renderà tali conoscenze disponibili su richiesta per gli altri membri del team in futuro.

La registrazione delle riunioni di gestione del progetto offre ai vostri collaboratori una risorsa preziosa, ricca di informazioni dettagliate a cui possono fare riferimento ogni volta che ne hanno bisogno, e tutto questo senza alcuno sforzo aggiuntivo da parte vostra. 

Hai già gli strumenti per la riunione

Cosa c'è di meglio? Quasi certamente possiedi già gli strumenti necessari per effettuare quelle registrazioni. 

Utilizzate un sistema di videoconferenza per connettervi con almeno un membro del team? Strumenti come WebEx, Zoom e Skype offrono già opzioni di registrazione. In alternativa, se riuscite a riunire tutti nella stessa stanza, molte sale conferenze sono ora dotate di telecamere per facilitare le videoconferenze. E anche se la vostra non ne è provvista, è quasi certo che i laptop e gli smartphone in dotazione al vostro team abbiano una webcam integrata. 

Non servono standard di produzione hollywoodiani: basta registrare tutte le informazioni che si stanno condividendo. Le opzioni di registrazione esistenti sono più che sufficienti, quindi tutto ciò che devi fare è cliccare su "registra" e tenere la riunione come faresti sempre.

È il modo più semplice e intelligente per coinvolgere il team, mantenerlo concentrato e, in definitiva, migliorare la collaborazione sia durante che dopo la riunione.

Uno strumento video indispensabile per le riunioni di gestione dei progetti.

Registrare le riunioni con la webcam integrata o con il software di videoconferenza è un modo semplice e veloce per creare video utili. Per alcuni progetti e organizzazioni, avere semplicemente questi file è sufficiente. Spesso, tuttavia, una volta registrata la riunione, si desidera fare di più con il video rispetto a quanto questi sistemi consentono. 

Una piattaforma video come Panopto è il complemento ideale per soluzioni di videoconferenza come Zoom, Webex Meetings, Microsoft Teams, GoToMeeting e BlueJeans. Panopto carica automaticamente ogni registrazione di riunione in una libreria video centrale e sicura , transcodifica i video in modo che possano essere riprodotti su qualsiasi dispositivo, indicizza ogni parola pronunciata e visualizzata nel video per consentirne la ricerca e genera una trascrizione completa dell'intera riunione.

Panopto include anche strumenti flessibili per la registrazione e la modifica di video multicamera , utilizzabili da chiunque: basta premere "registra". Per i project manager, la possibilità di registrare rapidamente presentazioni video HD dettagliate offre i seguenti vantaggi in termini di produttività:

• Riduci il tempo che dedichi alla stesura di e-mail dettagliate con i "prossimi passi" al termine della riunione. Smetti di perdere tempo a perfezionare i verbali o a decifrare pagine e pagine di appunti. Ti basterà incollare il link alla registrazione della riunione nella tua e-mail e includere le azioni da intraprendere per il team.
• Documentazione più semplice con i video. Passi ore a formattare documenti e incollare screenshot per comunicare ogni dettaglio. Perché non registrare semplicemente un video con diapositive di supporto e una dimostrazione a schermo? Con Panopto , puoi realizzare presentazioni multicamera che mostrano ogni dettaglio in molto meno tempo di quanto ne servirebbe per scrivere un documento formale con le stesse informazioni.
• Con le riunioni capovolte, dedicate più tempo alla collaborazione e al processo decisionale. Le riunioni sono il luogo in cui si agisce, ma non se i primi 20 minuti vengono spesi a presentare informazioni che i partecipanti avrebbero potuto già conoscere. Registrate e inviate la presentazione in anticipo, così il vostro team avrà a disposizione l'intera riunione per collaborare e risolvere i problemi.
• Fornisci aggiornamenti di progetto coinvolgenti per gli stakeholder più impegnati. Quando non è necessario incontrare di persona gli stakeholder più influenti, puoi tenerli informati e aggiornati tra un incontro e l'altro con presentazioni video HD professionali registrate direttamente dal tuo laptop.

L'integrazione tra il vostro sistema di videoconferenza e una piattaforma video può offrire una soluzione semplice ma efficace, che vi aiuterà a trasformare le registrazioni delle riunioni in risorse strategicamente utili per la vostra organizzazione.