Ya sea que te dediques a la gestión de proyectos a tiempo completo o que asumas este rol para una iniciativa puntual, eres responsable de planificar, coordinar y documentar cada paso que dé tu equipo, pasos que a menudo se detallan y supervisan minuciosamente durante las reuniones de gestión de proyectos. Todas las miradas están puestas en ti; perder de vista incluso un solo detalle podría significar meses de retrabajo.

Por eso, como te dirá cualquier gestor de proyectos experimentado, la comunicación es fundamental. Si bien los gestores de proyectos tienen varias opciones para comunicar detalles como el progreso del equipo y las próximas decisiones que deben tomarse, una estrategia es casi universal: las reuniones.

Las reuniones de proyecto son fundamentales

Nos gusten o no, para la mayoría de las organizaciones, las reuniones son esenciales para llevar los proyectos a buen término. Permiten a los gerentes de proyecto identificar detalles clave, facilitar la colaboración del equipo, resolver problemas complejos y tomar decisiones más informadas. Ya sea una reunión inicial, una reunión semanal de seguimiento, una reunión con las partes interesadas o una reunión de revisión al final del proyecto, cada reunión es necesaria para asegurar que se cumplan los objetivos, que las tareas se completen a tiempo y que se realicen los ajustes necesarios.

Por supuesto, sobran los consejos para hacer las reuniones más efectivas . Sin embargo, en los últimos dos años, una nueva idea ha comenzado a ganar popularidad rápidamente entre los gerentes de proyectos innovadores, principalmente porque es sencilla de implementar en cada reunión y sorprendentemente efectiva para fomentar comportamientos más productivos en las mismas.

¿Cuál es el secreto? Grabar todas las reuniones del proyecto.

¿Te parece una idea descabellada? Sí, pero solo porque es novedosa. Para las organizaciones que ya la implementan, su valor es evidente. De hecho, aquí te presentamos cinco maneras en que grabar las reuniones de tu proyecto no solo las hará más efectivas, sino que también te ayudará a convertirte en un gestor de proyectos más exitoso.

5 razones por las que deberías grabar todas tus reuniones de gestión de proyectos.

1. Ningún detalle puede perderse u olvidarse 

Al grabar las reuniones de tu proyecto, crearás un registro exacto de todo lo que se presentó y se discutió, un recurso perfecto para cualquiera que se haya preguntado alguna vez: "¿No hablamos de eso en nuestra última reunión?".

Además, cuando llegue el momento de presentar resúmenes importantes durante el proceso o de revisar el proyecto al finalizar, dispondrá de documentación completa sobre las decisiones tomadas y cómo se tomaron a lo largo del proyecto. Esto le permitirá centrarse en utilizar esa información para determinar los siguientes pasos o mejorar la gestión de futuros proyectos.

2. No vuelvas a escuchar las palabras “conflicto de horarios” nunca más.

A veces, reunir a las personas adecuadas al mismo tiempo puede ser el mayor obstáculo para el avance de proyectos críticos. Las herramientas de videoconferencia como Zoom, Webex y GoToMeeting pueden mitigar la distancia geográfica, pero aún no permiten que las personas asistan a dos reuniones diferentes simultáneamente. En una época en la que las agendas de todos están saturadas, los gestores de proyectos experimentados saben que encontrar un horario que funcione para todos puede generar rápidamente conflictos con los plazos de entrega.

Al grabar y compartir tus reuniones, les brindas a los miembros más ocupados de tu equipo la opción de verlas e incluso participar en ellas después de que hayan tenido lugar. Esta flexibilidad adicional ayuda a tu equipo a compaginar tu proyecto con todas sus demás tareas sin necesidad de programar reuniones con semanas o incluso meses de antelación. 

3. Mejorar la concentración y la participación durante la reunión de gestión del proyecto.

Que los miembros del equipo tomen notas detalladas durante las reuniones del proyecto parece algo positivo, ¿verdad? Pero documentar las conversaciones a medida que ocurren —ya sea mediante actas formales o notas informales— tiene su inconveniente: cuando los miembros del equipo hacen una pausa para escribir algo, por definición, dejan de participar activamente en la reunión. Esto significa que probablemente perderás tiempo repitiendo lo mismo y sacarás menos provecho de la conversación.

Gracias a Gracias a la grabación y transcripción automática de las reuniones , nadie del equipo tendrá que distraerse tomando notas. En cambio, los asistentes podrán concentrarse y participar de forma más activa, lo que hará que las reuniones de su proyecto sean mucho más valiosas y efectivas.

4. Poner al día rápidamente a los nuevos colaboradores.

Los equipos de proyecto suelen crecer, y es responsabilidad del gestor del proyecto poner rápidamente al día a los nuevos colaboradores. Grabar las reuniones del proyecto puede ahorrarte tiempo a la hora de informarles sobre los objetivos y los avances logrados hasta la fecha. Esto te permite centrarte en la información clave que necesitan para empezar, a la vez que les proporcionas acceso a todos los detalles en vídeos que pueden consultar por su cuenta. 

5. Fomentar la colaboración fuera de la sala de reuniones.

A menudo, revelar información nueva en una reunión, aunque parezca contraproducente, puede generar más trabajo. Una vez que los demás se dan cuenta de que alguien posee conocimientos nuevos y valiosos, no tardará en verse sobrecargado de tareas, como la creación de documentación escrita, la programación de sesiones de capacitación o la celebración de reuniones individuales repetitivas para compartir información. 

Contar con una grabación de la reunión inicial puede ser de gran ayuda para compartir conocimientos al instante con otros, sin que esto suponga una pérdida de tiempo para el experto en la materia. Si se requiere una formación más profunda, disponer de las herramientas para grabar rápidamente una presentación y compartir el vídeo internamente permitirá que ese conocimiento esté disponible cuando se necesite para otros miembros del equipo en el futuro.

Grabar las reuniones de gestión de proyectos proporciona a su equipo un recurso valioso repleto de información detallada a la que pueden recurrir cuando lo necesiten, y todo ello sin ningún esfuerzo adicional por su parte. 

Ya tienes las herramientas para reuniones.

¿Y lo mejor? Casi con toda seguridad ya tienes las herramientas necesarias para hacer esas grabaciones. 

¿Utilizas un sistema de videoconferencia para comunicarte con al menos un miembro del equipo? Herramientas como WebEx, Zoom y Skype ya ofrecen opciones de grabación. Si es posible reunir a todos en la misma sala, muchas salas de conferencias ahora incluyen cámaras para facilitar otras videoconferencias. Incluso si la tuya no las tiene, es muy probable que los portátiles y smartphones que lleva tu equipo tengan una cámara web integrada. 

No necesitas una producción al estilo de Hollywood; simplemente quieres capturar toda la información que compartes. Las opciones de grabación existentes son más que suficientes, así que lo único que tienes que hacer es pulsar "grabar" y celebrar la reunión como siempre.

Es la forma más fácil e inteligente de involucrar a tu equipo, mantenerlo concentrado y, en definitiva, mejorar la colaboración tanto durante como después de la reunión.

Una herramienta de vídeo esencial para las reuniones de gestión de proyectos.

Grabar tus reuniones con la cámara web integrada o el software de videoconferencia es una forma rápida y sencilla de crear vídeos útiles. Para algunos proyectos y organizaciones, basta con tener esos archivos. Sin embargo, a menudo, una vez grabada la reunión, querrás sacarle más partido al vídeo del que permiten estos sistemas. 

Una plataforma de vídeo como Panopto es el complemento perfecto para soluciones de videoconferencia como Zoom, Webex Meetings, Microsoft Teams, GoToMeeting y BlueJeans. Panopto sube automáticamente todas las grabaciones de las reuniones a una biblioteca de vídeo central y segura , transcodifica los vídeos para que puedan reproducirse en cualquier dispositivo, indexa cada palabra hablada y mostrada en el vídeo para facilitar la búsqueda y genera una transcripción completa de toda la reunión.

Panopto también incluye herramientas flexibles de grabación y edición de vídeo multicámara que cualquiera puede usar; es tan sencillo como pulsar «grabar». Para los gestores de proyectos, la capacidad de grabar rápidamente presentaciones de vídeo HD detalladas puede ofrecer las siguientes ventajas de productividad:

• Reduce el tiempo que dedicas a redactar correos electrónicos detallados con los próximos pasos tras la reunión. Deja de perder tiempo revisando las actas o descifrando páginas de notas. Simplemente pega el enlace a la grabación de la reunión en tu correo electrónico e incluye las acciones a seguir para el equipo.
• Documentación más sencilla con vídeo. Pasas horas formateando documentos y pegando capturas de pantalla para comunicar cada detalle. ¿Por qué no grabar un vídeo con diapositivas de apoyo y una demostración en pantalla? Con Panopto , puedes capturar presentaciones multicámara que muestran cada detalle en mucho menos tiempo del que te llevaría redactar un documento escrito con la misma información.
• Con las reuniones invertidas, dedica más tiempo a la colaboración y la toma de decisiones. Las reuniones son para lograr resultados, pero no si los primeros 20 minutos se dedican a presentar información que los asistentes ya podrían haber visto. Graba y envía la presentación con anticipación para que tu equipo tenga toda la reunión para colaborar y resolver problemas.
• Ofrezca actualizaciones de proyectos atractivas para las partes interesadas con poco tiempo. Cuando no necesite reunirse en persona con las partes interesadas clave, puede mantenerlas informadas y al día entre reuniones con presentaciones de video profesionales en alta definición que grabe directamente desde su computadora portátil.

Combinados, su sistema de videoconferencia y una plataforma de vídeo pueden proporcionar una solución sencilla pero potente que le ayudará a convertir las grabaciones de sus reuniones en recursos estratégicamente útiles para su organización.