Tanto si eres gestor de proyectos a tiempo completo como si acabas de asumir el papel de gestor de proyectos para una única iniciativa, eres responsable de planificar, navegar y documentar cada paso que da tu equipo, a menudo esbozado y seguido en detalle durante las reuniones de gestión de proyectos. Todos los ojos están puestos en ti; perder de vista un solo detalle puede suponer meses de trabajo.

Por eso, como le dirá cualquier gestor de proyectos experimentado, la comunicación es clave. Aunque los gestores de proyectos tienen varias opciones para comunicar detalles como el progreso del equipo y las próximas decisiones que hay que tomar, hay una estrategia que es casi universal: las reuniones.

Las reuniones del proyecto son fundamentales

Las amemos o las odiemos, en la mayoría de las organizaciones las reuniones son un elemento esencial para llevar los proyectos a buen puerto. Permiten a los gestores de proyectos identificar detalles clave, facilitar la colaboración en equipo, resolver problemas complejos y tomar decisiones con mayor conocimiento de causa. Ya se trate de una reunión inicial, una reunión semanal de estado, una reunión con las partes interesadas o una reunión de revisión al final de un proyecto, todas las reuniones de proyecto son necesarias para garantizar que se cumplen los objetivos, que las tareas se completan a tiempo y que los cambios se producen cuando es necesario.

Por supuesto, no faltan consejos para que las reuniones sean más eficaces. Sin embargo, en los últimos uno o dos años, una nueva idea ha empezado a ganar popularidad rápidamente entre los gestores de proyectos innovadores, en gran parte porque es sencilla de aplicar en cada reunión y sorprendentemente eficaz para fomentar comportamientos más productivos en las reuniones.

¿Cuál es el secreto? Graba todas las reuniones del proyecto.

¿Esta ide¿parece una locura? Sí, pero sólo porque aún es nueva. Para las organizaciones que ya lo hacen, el valor habla por sí solo. De hecho, aquí tienes cinco formas de grabar tus reuniones de proyecto que no sólo las harán más eficaces, sino que también te ayudarán a convertirte en un gestor de proyectos con más éxito.

5 razones para grabar todas las reuniones de gestión de proyectos

1. Ningún detalle puede perderse u olvidarse 

Al grabar las reuniones de tu proyecto, crearás un registro exacto de todo lo que se presentó y debatió, un recurso alternativo perfecto para cualquiera que se haya preguntado alguna vez: "¿No hablamos de eso en la última reunión?".

Además, cuando llegue el momento de presentar resúmenes importantes sobre la marcha o de revisar el proyecto al final, dispondrá de documentación completa sobre las decisiones que se tomaron y cómo se tomaron a lo largo del proyecto. Esto significa que puedes centrarte en utilizar esa información para determinar los siguientes pasos o mejorar la gestión de futuros proyectos.

2. No volver a oír las palabras "conflicto de horarios

A veces, simplemente reunir a las personas adecuadas al mismo tiempo puede ser el mayor obstáculo para sacar adelante proyectos críticos. Las herramientas de videoconferencia como Zoom, Webex y GoToMeeting pueden hacer que la distancia geográfica sea un problema menor, pero no permiten que las personas asistan a dos reuniones diferentes al mismo tiempo. En una época en la que las agendas de todo el mundo ya están sobrecargadas, los gestores de proyectos experimentados saben que encontrar una hora que funcione para todos puede poner rápidamente en jaque los plazos de entrega.

Al grabar y compartir las reuniones, los miembros más ocupados del equipo tienen la opción de verlas e incluso participar en ellas después de que se hayan celebrado. Esa flexibilidad añadida ayuda a tu equipo a compaginar tu proyecto con todo lo demás en lo que están trabajando sin necesidad de programar las reuniones con semanas o incluso meses de antelación. 

3. Mejorar el enfoque y el compromiso durante la reunión de gestión del proyecto

Que los miembros del equipo tomen notas detalladas durante las reuniones del proyecto parece algo positivo, ¿verdad? Pero documentar los debates a medida que se producen, ya sea mediante actas formales o notas informales, tiene un inconveniente: cuando los miembros del equipo hacen una pausa para anotar algo, por definición, ya no están participando activamente en la reunión. Eso significa que probablemente pasarás más tiempo repitiéndote y sacarás menos provecho de la conversación.

Gracias a grabación y transcripción automática de reunionesnadie del equipo tendrá que volver a distraerse tomando notas. En su lugar, los asistentes podrán concentrarse y participar más activamente, lo que hará que las reuniones de tu proyecto sean mucho más valiosas y eficaces.

4. Poner al día rápidamente a los nuevos colaboradores

Los equipos de proyecto se amplían a menudo, y depende del gestor del proyecto poner al día rápidamente a los nuevos colaboradores. Contar con grabaciones de las reuniones del proyecto puede ahorrarte tiempo a la hora de informarles de los objetivos del proyecto y de lo que ha ocurrido hasta la fecha. Así podrás limitarte a comunicarles la información de alto nivel que necesitan para ponerse en marcha, al tiempo que les das acceso a todos los detalles en vídeos que pueden ver por su cuenta. 

5. Apoyar la colaboración fuera de la sala de reuniones

A menudo, revelar nueva información en una reunión puede, contraintuitivamente, dar lugar a más trabajo. Una vez que los demás se dan cuenta de que alguien tiene conocimientos nuevos y valiosos, no pasará mucho tiempo hasta que esa persona se vea desviada con peticiones de creación de documentación escrita, programación de sesiones de formación o celebración de repetitivas reuniones individuales de descarga. 

Contar con una grabación de la reunión inicial puede ser de gran ayuda para compartir conocimientos de forma instantánea con otros sin quitar más tiempo a un experto en la materia. Si se necesita una formación más profunda, disponer de las herramientas para grabar rápidamente una presentación y compartir el vídeo internamente hará que ese conocimiento esté disponible a la carta para otros miembros del equipo en el futuro.

La grabación de las reuniones de gestión de proyectos proporciona a su personal un valioso recurso repleto de información detallada que pueden consultar cuando lo necesiten, y todo ello sin ningún esfuerzo adicional por su parte. 

Ya dispone de las herramientas de reunión

¿Y qué mejor? Casi seguro que ya tienes las herramientas que necesitas para hacer esas grabaciones. 

¿Utilizas un sistema de videoconferencia para conectar con al menos un miembro del equipo? Herramientas como WebEx, Zoom y Skype ya disponen de opciones de grabación. Por otra parte, si puedes reunir a todos en la misma sala, muchas salas de conferencias incluyen ahora cámaras para facilitar otras videoconferencias. E incluso si la tuya no las tiene, es seguro que los portátiles y smartphones que lleva tu equipo tienen una cámara web integrada. 

No necesitas unos valores de producción dignos de Hollywood, sólo quieres capturar toda la información que compartes. Las opciones de grabación existentes son más que suficientes, así que lo único que tienes que hacer es pulsar "grabar" y mantener la reunión como siempre.

Es la forma más fácil e inteligente de implicar a su equipo, mantenerlo concentrado y, en última instancia, mejorar la colaboración durante y después de la reunión.

Una herramienta de vídeo esencial para las reuniones de gestión de proyectos

Grabar tus reuniones con la webcam de a bordo o con tu software de videoconferencia es una forma rápida y sencilla de crear vídeos útiles para las reuniones. Para algunos proyectos y organizaciones, basta con tener esos archivos. Sin embargo, a menudo, una vez grabada la reunión, querrás hacer más con ese vídeo de lo que esos sistemas pueden soportar. 

Una plataforma de vídeo como Panopto el complemento perfecto para soluciones de videoconferencia como Zoom, Webex Meetings, Microsoft Teams, GoToMeeting y BlueJeans. Panopto sube Panopto todas las grabaciones de las reuniones a una videoteca, transcodifica los vídeos para que se puedan reproducir en cualquier dispositivo, indexa cada palabra hablada y mostrada en el vídeo para facilitar la búsqueda y genera una transcripción completa de toda la reunión.

Panopto incluye grabación de vídeo multicámara y edición que cualquiera puede utilizar: es tan fácil como pulsar «grabar». Para los gestores de proyectos, la capacidad de grabar rápidamente presentaciones detalladas en vídeo HD puede ofrecer las siguientes ventajas en términos de productividad:

• Reduzca su tiempo escribiendo detallados correos electrónicos sobre los "próximos pasos" una vez finalizada la reunión. Deje de dedicar tiempo a pulir las actas de las reuniones o a descifrar páginas de notas. Solo tienes que pegar el enlace a la grabación de la reunión en tu correo electrónico e incluir los puntos de acción para el equipo.
• Documentación más sencilla con vídeo. Pasas horas formateando documentos y pegando capturas de pantalla para comunicar cada detalle. ¿Por qué no grabar simplemente un vídeo con diapositivas de apoyo y una guía paso a paso en pantalla? Con Panopto, puedes capturar presentaciones con múltiples cámaras que muestran cada detalle en mucho menos tiempo del que se tarda en redactar un documento formal con la misma información.
• Dedique más tiempo a la colaboración y la toma de decisiones con reuniones invertidas. Las reuniones son el lugar donde se hacen las cosas, pero no si los primeros 20 minutos se dedican a presentar información que los asistentes ya podrían haber visto. Graba y envía la presentación con antelación para que tu equipo disponga de toda la reunión para colaborar y resolver problemas.
• Ofrezca atractivas actualizaciones del proyecto a las partes interesadas más ocupadas. Cuando no necesites reunirte cara a cara con las partes interesadas más influyentes, puedes mantenerlas informadas entre reunión y reunión con presentaciones de vídeo HD profesionales que puedes grabar directamente desde tu portátil.

Cuando se combinan, su sistema de videoconferencia y una plataforma de vídeo pueden proporcionar una solución sencilla pero potente que le ayudará a convertir las grabaciones de sus reuniones en activos estratégicamente útiles para su organización.