Ein einfaches Geheimnis, um effektivere Projektbesprechungen zu leiten

Projektmanagement ist eine Herkulesaufgabe. Egal, ob Sie von Beruf Vollzeit-Projektmanager sind oder nur die Rolle des Projektmanagers für eine einzelne Initiative übernehmen, Sie sind für die Planung, Navigation und Dokumentation jedes Schritts Ihres Teams verantwortlich. Alle Augen sind auf Sie gerichtet, und wenn Sie auch nur ein einziges Detail aus den Augen verlieren, kann das monatelange Nacharbeit bedeuten.

Deshalb, und das wird Ihnen jeder erfahrene Projektmanager bestätigen, ist Kommunikation der Schlüssel. Und während Projektmanager eine Reihe von Möglichkeiten haben, Details wie den Fortschritt des Teams und die nächsten Entscheidungen, die getroffen werden müssen, zu kommunizieren, ist eine Strategie fast universell: Meetings. 

Ob man sie liebt oder hasst, für die meisten Organisationen sind Meetings ein wesentlicher Bestandteil, um Projekte zum erfolgreichen Abschluss zu bringen. Sie ermöglichen es Projektmanagern, wichtige Details zu identifizieren, die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern, schwierige Probleme zu lösen und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Ob es sich um ein Kickoff-Meeting, ein wöchentliches Status-Meeting, ein Stakeholder-Meeting oder ein Review-Meeting am Ende eines Projekts handelt, jedes Projekt-Meeting ist notwendig, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht, die Aufgaben rechtzeitig erledigt und die Weichen gestellt werden, wenn es nötig ist.

Natürlich gibt es keinen Mangel an Ratschläge, um Meetings effektiver zu gestalten. In den letzten ein oder zwei Jahren hat jedoch eine neue Idee schnell an Popularität unter innovativen Projektmanagern gewonnen, vor allem, weil sie sowohl einfach in jedem Meeting zu machen ist, als auch überraschend effektiv, um produktiveres Meeting-Verhalten zu fördern.

Was ist das Geheimnis? Zeichnen Sie jede Projektbesprechung auf. 

Klingt verrückt? Nur, weil die Idee noch neu ist. Für die Unternehmen, die dies bereits tun, spricht der Wert für sich selbst. In der Tat, hier sind 5 Wege Aufzeichnung Ihrer Projektbesprechungen können sie nicht nur effektiver machen, sondern auch Ihnen helfen, ein erfolgreicherer Projektmanager zu werden.

5 Gründe, warum Sie alle Ihre Projektbesprechungen aufzeichnen sollten

1. Kein Detail kann verloren gehen oder vergessen werden 

Wenn Sie Ihre Projektbesprechungen aufzeichnen, erstellen Sie eine genaue Aufzeichnung von allem, was präsentiert und besprochen wurde - eine perfekte Ausweichressource für jeden, der schon einmal den Gedanken hatte: "Haben wir das nicht in unserer letzten Besprechung behandelt?"

Und wenn es an der Zeit ist, wichtige Zusammenfassungen zu präsentieren oder das Projekt am Ende zu überprüfen, haben Sie eine vollständige Dokumentation darüber, welche Entscheidungen getroffen wurden und wie sie während des Projekts getroffen wurden. Das bedeutet, dass Sie sich darauf konzentrieren können, diese Informationen zu nutzen, um die nächsten Schritte zu bestimmen oder Ihr Management zukünftiger Projekte zu verbessern.

2. Nie wieder die Worte "Terminkonflikt" hören

Manchmal kann es die größte Hürde sein, die richtigen Leute zur gleichen Zeit zusammenzubringen, um wichtige Projekte voranzubringen. Videokonferenz-Tools wie Zoom, Webex und GoToMeeting können geografische Entfernungen zu einem geringeren Problem machen, aber sie können immer noch nicht ermöglichen, dass Menschen an zwei verschiedenen Meetings zur gleichen Zeit teilnehmen. In einer Zeit, in der die Terminkalender aller Beteiligten bereits überbucht sind, wissen erfahrene Projektmanager, dass die Suche nach einer Zeit, die für alle funktioniert, schnell dazu führen kann, dass man mit harten Deadlines in Konflikt gerät.

Indem Sie Ihre Besprechungen aufzeichnen und freigeben, geben Sie Ihren vielbeschäftigten Teammitgliedern die Möglichkeit, Besprechungen zu verfolgen und sogar Beiträge zu leisten, nachdem sie stattgefunden haben. Diese zusätzliche Flexibilität hilft Ihrem Team, Ihr Projekt mit allem anderen, woran es arbeitet, in Einklang zu bringen, ohne dass Sie Besprechungen Wochen oder sogar Monate im Voraus planen müssen. 

3. Verbessern Sie Fokus und Engagement während des Meetings

Wenn Teammitglieder während Ihrer Projektbesprechungen detaillierte Notizen machen, sollte das doch eigentlich ein Vorteil sein, oder? Aber die Dokumentation Ihrer Diskussionen - ob durch formelle Protokolle oder informelle Notizen - hat einen Haken: Wenn Teammitglieder eine Pause machen, um etwas aufzuschreiben, nehmen sie per Definition nicht mehr aktiv an der Besprechung teil. Das bedeutet, dass Sie wahrscheinlich mehr Zeit damit verbringen werden, sich zu wiederholen, und weniger Wert aus der Konversation ziehen werden. 

Dank an automatische Meeting-Aufzeichnung und -Transkriptionmuss niemand im Team mehr durch die Notwendigkeit, Notizen zu machen, abgelenkt werden. Stattdessen können sich Ihre Teilnehmer besser konzentrieren und aktiv teilnehmen, was Ihre Projektbesprechungen viel wertvoller und effektiver macht. 

4. Neue Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand bringen

Projektteams erweitern sich oft, und es ist die Aufgabe des Projektmanagers, neue Mitarbeiter schnell einzuarbeiten. Mit Aufzeichnungen Ihrer Projektbesprechungen können Sie Zeit sparen, wenn es darum geht, sie über die Projektziele und den bisherigen Verlauf zu informieren - so können Sie sich auf die Vermittlung der wichtigsten Informationen beschränken, die sie benötigen, um loszulegen, und ihnen gleichzeitig Zugang zu allen Details in Videos geben, die sie sich selbst ansehen können. 

5. Zusammenarbeit außerhalb des Besprechungsraums unterstützen

Oftmals kann das Enthüllen neuer Informationen in einem Meeting kontraintuitiv zu mehr Arbeit führen. Sobald andere merken, dass jemand neues und wertvolles Wissen hat, wird es nicht lange dauern, bis diese Person mit Anfragen zur Erstellung schriftlicher Unterlagen, zur Planung von Schulungen oder zum Abhalten von wiederholten persönlichen Download-Meetings abgelenkt wird. 

Eine Aufzeichnung des ersten Meetings kann einen großen Beitrag dazu leisten, Wissen sofort mit anderen zu teilen, ohne dass ein Experte mehr Zeit dafür aufwenden muss. Und wenn eine tiefer gehende Schulung erforderlich ist, können Sie mit den entsprechenden Tools schnell eine Präsentation aufzeichnen und das Video intern weitergeben, so dass dieses Wissen in Zukunft für andere Teammitglieder auf Abruf verfügbar ist.

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Mit der Aufzeichnung von Projektbesprechungen erhalten Ihre Mitarbeiter eine wertvolle Ressource mit detaillierten Informationen, auf die sie bei Bedarf zurückgreifen können - und das ohne zusätzlichen Aufwand Ihrerseits. 

Was ist besser? Sie haben mit ziemlicher Sicherheit bereits die Werkzeuge, die Sie für diese Aufnahmen benötigen. 

Verwenden Sie ein Videokonferenzsystem, um sich mit mindestens einem Teammitglied zu verbinden? Tools wie WebEx, Zoom und Skype verfügen bereits über Aufzeichnungsoptionen. Alternativ, wenn Sie alle in denselben Raum bringen können, sind viele Konferenzräume jetzt mit Kameras ausgestattet, um andere Videokonferenzen zu erleichtern. Und selbst wenn das bei Ihnen nicht der Fall ist, ist es eine sichere Sache, dass in den Laptops und Smartphones, die Ihr Team mit sich führt, eine Webcam eingebaut ist. 

Sie brauchen keine Produktionswerte auf Hollywood-Niveau - Sie wollen einfach alle Informationen, die Sie austauschen, festhalten. Und die vorhandenen Aufzeichnungsoptionen sind mehr als gut genug, um all das festzuhalten, so dass Sie wirklich nur auf "Aufzeichnen" klicken und das Meeting so halten müssen, wie Sie es immer tun würden.

Es ist der einfachste und intelligenteste Weg, Ihr Team zu engagieren, es fokussiert zu halten und letztendlich die Zusammenarbeit zu verbessern, sowohl während des Meetings als auch nach dem Ende des Meetings.

Ein unverzichtbares Video-Tool für das Projektmanagement

Die Aufzeichnung Ihrer Meetings mit der eingebauten Webcam oder Ihrer Videokonferenzsoftware ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, nützliche Meeting-Videos zu erstellen. Und für manche Projekte und manche Organisationen ist es ausreichend, diese Dateien zu haben. Oftmals möchten Sie jedoch nach der Aufzeichnung des Meetings mehr mit dem Video machen, als diese Systeme unterstützen können. 

Ein Video-Plattform wie Panopto ist eine perfekte Ergänzung für Videokonferenzlösungen wie Zoom, Webex Meetings, Microsoft Teams, GoToMeeting und BlueJeans. Panopto lädt jede Meeting-Aufzeichnung automatisch in eine zentrale, sichere Videobibliothektranskodiert Videos, damit sie auf jedem Gerät abgespielt werden können, indiziert jedes gesprochene und im Video gezeigte Wort für die Suche und generiert ein vollständiges Transkript des gesamten Meetings.

Panopto umfasst auch flexible Multi-Kamera-Videoaufnahme und Bearbeiten Tools, die jeder nutzen kann - es ist so einfach wie das Drücken von "Aufnahme". Für Projektmanager kann die Möglichkeit, schnell detaillierte HD-Videopräsentationen aufzuzeichnen, die folgenden Produktivitätsvorteile bieten:

• Verringern Sie Ihre Zeit, indem Sie nach dem Ende des Meetings detaillierte "Nächste Schritte"-E-Mails schreiben. Verbringen Sie keine Zeit mehr damit, Besprechungsprotokolle aufzupolieren oder seitenlange Notizen zu entziffern. Fügen Sie einfach den Link zur Meeting-Aufzeichnung in Ihre E-Mail ein und fügen Sie Ihre Aktionspunkte für das Team hinzu. 
• Leichtere Dokumentation mit Video. Sie verbringen Stunden mit dem Formatieren von Dokumenten und dem Einfügen von Screenshots, um jedes Detail zu vermitteln. Warum nehmen Sie nicht einfach ein Video mit unterstützenden Folien und einer Bildschirmbegehung auf? Mit Panopto können Sie Präsentationen mit mehreren Kameras aufzeichnen, die jedes Detail zeigen, und das in weitaus weniger Zeit, als Sie für ein formelles schriftliches Dokument mit denselben Informationen benötigen.
• Ermöglichen Sie mehr Zeit für Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung mit umgedrehten Meetings. Meetings sind der Ort, an dem Dinge erledigt werden. Aber nicht, wenn die ersten 20 Minuten damit verbracht werden, Informationen zu präsentieren, die die Teilnehmer bereits hätten sehen können. Zeichnen Sie die Präsentation auf und senden Sie sie vorzeitig, damit Ihr Team die gesamte Besprechung zur Zusammenarbeit und Problemlösung nutzen kann.
• Liefern Sie ansprechende Projekt-Updates für vielbeschäftigte Stakeholder. Wenn Sie sich nicht persönlich mit einflussreichen Stakeholdern treffen müssen, können Sie sie zwischen den Meetings mit professionellen HD-Videopräsentationen, die Sie direkt von Ihrem Laptop aus aufnehmen, auf dem Laufenden halten.

Sehen Sie sich eine Videopräsentation für ein flipped meeting mit Panopto aufgezeichnet:

Wenn Sie Ihr Videokonferenzsystem und eine Videoplattform miteinander kombinieren, erhalten Sie eine einfache, aber leistungsstarke Lösung, mit der Sie Ihre Meeting-Aufzeichnungen in strategisch nützliche Assets für Ihr Unternehmen verwandeln können.