Ob Sie nun hauptberuflich Projektmanager sind oder die Projektleitung nur für ein einzelnes Projekt übernehmen: Sie sind verantwortlich für die Planung, Steuerung und Dokumentation jedes einzelnen Schrittes Ihres Teams – oft detailliert besprochen und verfolgt in Projektmanagement-Meetings. Alle Augen sind auf Sie gerichtet; selbst ein einziges Detail aus den Augen zu verlieren, kann monatelange Nacharbeit bedeuten.

Deshalb ist Kommunikation, wie jeder erfahrene Projektmanager bestätigen wird, der Schlüssel zum Erfolg. Projektmanagern stehen zwar verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Details wie den Teamfortschritt und die nächsten anstehenden Entscheidungen zu kommunizieren, doch eine Strategie ist nahezu universell: Meetings.

Projektbesprechungen sind von entscheidender Bedeutung.

Ob man sie nun mag oder nicht, für die meisten Organisationen sind Meetings ein unverzichtbarer Bestandteil der erfolgreichen Projektabwicklung. Sie ermöglichen es Projektmanagern, wichtige Details zu identifizieren, die Zusammenarbeit im Team zu fördern, komplexe Probleme zu lösen und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Ob Kick-off-Meeting, wöchentliches Statusmeeting, Stakeholder-Meeting oder Abschlussbesprechung – jedes Projektmeeting ist notwendig, um sicherzustellen, dass Ziele erreicht, Aufgaben termingerecht erledigt und bei Bedarf Kurskorrekturen vorgenommen werden.

Natürlich gibt es unzählige Tipps, wie man Meetings effektiver gestalten kann . In den letzten ein bis zwei Jahren hat sich jedoch eine neue Idee unter innovativen Projektmanagern rasant verbreitet, vor allem weil sie sich einfach in jedes Meeting integrieren lässt und überraschend effektiv produktivere Meeting-Verhaltensweisen fördert.

Was ist das Geheimnis? Jedes Projektmeeting aufzeichnen.

Klingt diese Idee verrückt? Ja, aber nur, weil sie noch neu ist. Für Organisationen, die sie bereits anwenden, spricht der Nutzen für sich. Hier sind fünf Gründe, warum die Aufzeichnung Ihrer Projektmeetings diese nicht nur effektiver gestalten, sondern Ihnen auch zu mehr Erfolg als Projektmanager verhelfen kann.

5 Gründe, warum Sie alle Ihre Projektmanagement-Meetings aufzeichnen sollten

1. Kein Detail darf verloren gehen oder vergessen werden. 

Wenn Sie Ihre Projektbesprechungen aufzeichnen, erstellen Sie eine genaue Dokumentation aller präsentierten und besprochenen Inhalte – eine perfekte Nachschlagequelle für alle, die sich jemals gefragt haben: „Haben wir das nicht in unserer letzten Besprechung behandelt?“

Darüber hinaus verfügen Sie bei wichtigen Zwischenberichten oder der Projektabschlussbesprechung über eine vollständige Dokumentation aller getroffenen Entscheidungen und deren Entstehung. So können Sie diese Erkenntnisse nutzen, um die nächsten Schritte festzulegen oder Ihr Projektmanagement für zukünftige Projekte zu optimieren.

2. Nie wieder die Worte „Terminkonflikt“ hören

Manchmal ist es schon die größte Hürde für den Fortschritt wichtiger Projekte, die richtigen Personen gleichzeitig zusammenzubringen. Videokonferenz-Tools wie Zoom, Webex und GoToMeeting verringern zwar die geografische Distanz, ermöglichen es aber dennoch nicht, dass Teilnehmer gleichzeitig an zwei verschiedenen Meetings teilnehmen. In Zeiten, in denen die Terminkalender ohnehin schon voll sind, wissen erfahrene Projektmanager, dass die Suche nach einem passenden Termin für alle schnell zu Konflikten mit engen Deadlines führen kann.

Durch die Aufzeichnung und Freigabe Ihrer Meetings geben Sie Ihren vielbeschäftigten Teammitgliedern die Möglichkeit, die Meetings im Nachhinein anzusehen und sich sogar daran zu beteiligen. Diese zusätzliche Flexibilität hilft Ihrem Team, das Projekt mit allen anderen Aufgaben in Einklang zu bringen, ohne dass Sie Meetings Wochen oder gar Monate im Voraus planen müssen. 

3. Fokus und Engagement während des Projektmanagement-Meetings verbessern.

Es klingt positiv, wenn Teammitglieder während Projektmeetings detaillierte Notizen machen, oder? Doch die Dokumentation der Diskussionen – ob in Form von Protokollen oder informellen Notizen – birgt einen Haken: Sobald Teammitglieder innehalten, um etwas aufzuschreiben, nehmen sie definitionsgemäß nicht mehr aktiv am Meeting teil. Das bedeutet, dass man wahrscheinlich mehr Zeit mit Wiederholungen verbringt und weniger Nutzen aus dem Gespräch zieht.

Dank Dank automatischer Aufzeichnung und Transkription von Besprechungen muss sich niemand mehr durch das Mitschreiben ablenken lassen. Ihre Teilnehmer können sich stattdessen besser konzentrieren und aktiver einbringen, wodurch Ihre Projektbesprechungen deutlich wertvoller und effektiver werden.

4. Neue Mitwirkende schnell einarbeiten

Projektteams wachsen oft, und es ist Aufgabe des Projektmanagers, neue Mitarbeiter schnell einzuarbeiten. Aufzeichnungen Ihrer Projektmeetings sparen Ihnen Zeit bei der Einarbeitung in die Projektziele und den bisherigen Projektfortschritt. So können Sie sich auf die Vermittlung der wichtigsten Informationen konzentrieren und gleichzeitig allen Mitarbeitern Zugriff auf detaillierte Videos ermöglichen, die sie sich selbstständig ansehen können. 

5. Die Zusammenarbeit außerhalb des Besprechungsraums fördern.

Oftmals führt die Preisgabe neuer Informationen in Meetings – entgegen der Intuition – zu mehr Arbeit. Sobald andere merken, dass jemand über neues und wertvolles Wissen verfügt, dauert es nicht lange, bis diese Person mit Anfragen zur Erstellung schriftlicher Dokumentationen, zur Planung von Schulungen oder zur Durchführung wiederholter Einzelgespräche zum Informationsaustausch überhäuft wird. 

Eine Aufzeichnung des ersten Meetings kann sehr hilfreich sein, um Wissen sofort mit anderen zu teilen, ohne die Fachexperten zusätzlich zu belasten. Ist eine vertiefende Schulung erforderlich, ermöglicht die Möglichkeit, schnell eine Präsentation aufzuzeichnen und das Video intern zu teilen, dass das Wissen anderen Teammitgliedern später jederzeit zur Verfügung steht.

Durch die Aufzeichnung von Projektmanagement-Meetings erhalten Ihre Mitarbeiter eine wertvolle Ressource mit detaillierten Informationen, auf die sie bei Bedarf zugreifen können – und das ganz ohne zusätzlichen Aufwand Ihrerseits. 

Sie verfügen bereits über die Meeting-Tools.

Was ist besser? Sie besitzen mit ziemlicher Sicherheit bereits die Werkzeuge, die Sie für diese Aufnahmen benötigen. 

Nutzen Sie ein Videokonferenzsystem, um mit mindestens einem Teammitglied in Kontakt zu treten? Tools wie WebEx, Zoom und Skype bieten bereits Aufnahmefunktionen. Alternativ können Sie, falls alle im selben Raum sind, viele Konferenzräume mit Kameras ausstatten, um weitere Videokonferenzen zu ermöglichen. Und selbst wenn Ihr Konferenzraum keine Kameras hat, verfügen die Laptops und Smartphones Ihrer Teammitglieder höchstwahrscheinlich über eine integrierte Webcam. 

Sie brauchen keine Hollywood-Produktionsqualität – Sie möchten einfach nur alle Informationen festhalten, die Sie teilen. Die vorhandenen Aufnahmeoptionen sind mehr als ausreichend. Klicken Sie also einfach auf „Aufnehmen“ und führen Sie das Meeting wie gewohnt durch.

Es ist der einfachste und intelligenteste Weg, Ihr Team einzubinden, die Konzentration aufrechtzuerhalten und letztendlich die Zusammenarbeit sowohl während als auch nach dem Meeting zu verbessern.

Ein unverzichtbares Videotool für Projektmanagement-Meetings

Das Aufzeichnen von Meetings mit der integrierten Webcam oder Videokonferenzsoftware ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, nützliche Meeting-Videos zu erstellen. Für manche Projekte und Organisationen reichen diese Dateien völlig aus. Oftmals möchte man nach der Aufzeichnung des Meetings jedoch mehr mit dem Video anfangen, als die Systeme bieten. 

Eine Videoplattform wie Panopto ist die ideale Ergänzung zu Videokonferenzlösungen wie Zoom, Webex Meetings, Microsoft Teams, GoToMeeting und BlueJeans. Panopto lädt automatisch jede Meetingaufzeichnung in eine zentrale, sichere Videobibliothek hoch, transkodiert die Videos für die Wiedergabe auf jedem Gerät, indexiert jedes gesprochene und gezeigte Wort für die Suche und erstellt ein vollständiges Transkript des gesamten Meetings.

Panopto umfasst außerdem flexible Werkzeuge für die Videoaufnahme und -bearbeitung mit mehreren Kameras , die jeder bedienen kann – es ist so einfach wie das Drücken der „Aufnahme“-Taste. Für Projektmanager bietet die Möglichkeit, schnell detaillierte HD-Videopräsentationen aufzuzeichnen, folgende Produktivitätsvorteile:

• Sparen Sie Zeit beim Schreiben detaillierter E-Mails mit den nächsten Schritten nach dem Meeting. Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit dem Aufpolieren von Protokollen oder dem Entschlüsseln seitenweiser Notizen. Fügen Sie einfach den Link zur Meeting-Aufzeichnung in Ihre E-Mail ein und ergänzen Sie die Aufgaben für das Team.
• Einfachere Dokumentation mit Video. Sie verbringen Stunden damit, Dokumente zu formatieren und Screenshots einzufügen, um jedes Detail zu vermitteln. Warum nicht einfach ein Video mit unterstützenden Folien und einer Bildschirmführung aufnehmen? Mit Panopto erstellen Sie Präsentationen mit mehreren Kameras, die jedes Detail zeigen – und das in deutlich kürzerer Zeit, als Sie für ein formelles Dokument mit denselben Informationen benötigen würden.
• Schaffen Sie mit umgedrehten Meetings mehr Zeit für Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung. Meetings sind der Ort, an dem Ergebnisse erzielt werden – aber nicht, wenn die ersten 20 Minuten mit der Präsentation von Informationen verbracht werden, die die Teilnehmenden bereits kennen. Zeichnen Sie die Präsentation auf und senden Sie sie im Voraus, damit Ihr Team das gesamte Meeting für die Zusammenarbeit und Problemlösung nutzen kann.
• Bieten Sie vielbeschäftigten Stakeholdern ansprechende Projekt-Updates. Wenn Sie sich nicht persönlich mit einflussreichen Stakeholdern treffen können, halten Sie diese zwischen den Meetings mit professionellen HD-Videopräsentationen, die Sie direkt von Ihrem Laptop aufnehmen, auf dem Laufenden und eingebunden.

In Kombination bieten Ihr Videokonferenzsystem und eine Videoplattform eine einfache, aber leistungsstarke Lösung, mit der Sie Ihre Besprechungsaufzeichnungen in strategisch nützliche Ressourcen für Ihr Unternehmen verwandeln können.