프로젝트 관리는 매우 어려운 작업입니다. 전임 프로젝트 관리자이든 단일 이니셔티브의 프로젝트 관리자 역할을 맡든 관계없이 팀이 수행하는 모든 단계를 계획, 탐색 및 문서화 할 책임이 있습니다. 모든 시선이 당신을 주시하고 있으며, 세부 사항 하나라도 추적하지 못하면 몇 달의 재 작업이 필요할 수 있습니다.

그렇기 때문에 경험 많은 프로젝트 관리자가 말하듯이 의사 소통이 핵심입니다. 프로젝트 관리자는 팀 진행 상황 및 다음 결정 사항과 같은 세부 정보를 전달할 수있는 여러 옵션이 있지만 한 가지 전략은 거의 보편적 인 회의입니다. 

대부분의 조직에서 회의는 프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 필수적인 부분입니다. 이를 통해 프로젝트 관리자는 주요 세부 정보를 식별하고, 팀 협업을 촉진하고, 까다로운 문제를 해결하고, 정보에 입각 한 결정을 내릴 수 있습니다. 킥오프 회의, 주간 상태 회의, 이해 관계자 회의 또는 프로젝트 종료시 검토 회의 등 모든 프로젝트 회의는 목표를 달성하고 작업을 제 시간에 완료하며 필요할 때 피벗을 수행하는 데 필요합니다. 에.

물론 부족함이 없습니다. 보다 효과적인 회의를위한 조언. 그러나 지난 1 ~ 2 년 사이에 새로운 아이디어가 혁신적인 프로젝트 관리자들 사이에서 빠르게 인기를 얻기 시작했습니다. 그 이유는 주로 모든 회의에서 간단하고 생산적인 회의 행동을 장려하는 데 놀랍도록 효과적이기 때문입니다.

비밀은 무엇입니까? 모든 프로젝트 회의를 기록하십시오. 

미친 소리? 아이디어가 아직 새롭기 때문입니다. 이미 그것을하고있는 조직들에게 가치는 그 자체로 말해줍니다. 사실 5 가지 방법이 있습니다. 프로젝트 회의 기록 더 효과적으로 만들 수있을뿐만 아니라 더 성공적인 프로젝트 관리자가 될 수 있습니다.

모든 프로젝트 회의를 녹화해야하는 5 가지 이유

1. 세부 사항을 잃어 버리거나 잊을 수 없습니다. 

프로젝트 회의를 녹화 할 때 발표되고 논의 된 모든 내용에 대한 정확한 기록을 만들 수 있습니다. "마지막 회의에서이를 다루지 않았습니까?"라고 생각한 적이있는 사람을위한 완벽한 대체 리소스입니다.

또한 중요한 요약을 제시하거나 마지막에 프로젝트를 검토 할 때가되면 어떤 결정이 내려졌고 프로젝트 전체에서 어떻게 결정되었는지에 대한 완전한 문서를 얻게됩니다. 즉, 해당 인텔리전스를 사용하여 다음 단계를 결정하거나 향후 프로젝트 관리를 개선하는 데 집중할 수 있습니다.

2. "일정 충돌"이라는 단어를 다시는 듣지 마십시오.

때로는 단순히 적절한 사람들을 동시에 모으는 것이 중요한 프로젝트를 진행하는 데 가장 큰 장애물이 될 수 있습니다. Zoom, Webex 및 GoToMeeting 과 같은 화상 회의 도구는 지리적 거리 문제를 덜어 주지만 여전히 사람들이 두 개의 다른 회의에 동시에 참석하도록 할 수는 없습니다. 모든 사람의 일정이 이미 초과 예약 된 시대에 숙련 된 프로젝트 관리자는 모든 사람에게 적합한 시간을 찾으면 마감일이 늦어 질 수 있다는 사실을 알고 있습니다.

회의를 녹화하고 공유함으로써 가장 바쁜 팀원에게 회의가 발생한 후 시청하고 회의에 참여할 수있는 옵션을 제공합니다. 이렇게 추가 된 유연성 덕분에 몇 주 또는 몇 달 전에 회의 일정을 잡을 필요없이 팀이 작업중인 다른 모든 것과 프로젝트의 균형을 맞출 수 있습니다. 

3. 회의 중 집중력과 참여도 향상

프로젝트 회의 중에 팀원이 자세한 메모를 작성하는 것이 긍정적이어야하는 것 같지 않습니까? 그러나 공식 회의록을 작성하든 비공식 메모를 작성하든 토론이 발생하면 문서화하면 문제가 발생합니다. 팀 구성원이 무언가를 적기 위해 일시 중지하면 정의에 따라 더 이상 회의에 적극적으로 참여하지 않습니다. 즉, 자신을 반복하는 데 더 많은 시간을 할애하고 대화에서 더 적은 가치를 얻을 수 있습니다. 

덕분에 자동 회의 녹음 및 녹음그러나 팀원 중 누구도 다시 메모를 작성해야하는 필요성 때문에주의를 산만하게 할 필요가 없습니다. 대신 참석자들은보다 적극적으로 집중하고 참여할 수 있으므로 프로젝트 회의를 훨씬 더 가치 있고 효과적으로 만들 수 있습니다. 

4. 신속하게 새로운 기여자 확보

프로젝트 팀은 확장되는 경우가 많으며, 새로운 기여자가 신속하게 적응하도록하는 것은 프로젝트 관리자에게 달려 있습니다. 프로젝트 회의를 녹화하면 프로젝트 목표와 현재까지 발생한 일에 대해 브리핑 할 때 시간을 절약 할 수 있습니다.이를 통해 진행하는 데 필요한 높은 수준의 정보를 전달하는 동시에 모든 회의에 대한 액세스를 제공 할 수 있습니다. 스스로 볼 수있는 동영상의 세부 정보입니다. 

5. 회의실 외부에서 협업 지원

종종 회의에서 새로운 정보를 직관에 반하는 방식으로 공개하면 더 많은 작업을 수행 할 수 있습니다. 누군가가 새롭고 귀중한 지식을 가지고 있다는 사실을 알게되면 그 사람이 서면 문서 작성, 교육 세션 예약 또는 반복적 인 일대일 다운로드 회의 개최에 대한 요청을 무시할 때까지 오래 걸리지 않을 것입니다. 

초기 회의를 녹음하면 주제 전문가로부터 더 많은 시간을 낭비하지 않고도 다른 사람들과 즉시 지식을 공유 할 수 있습니다. 더 심층적 인 교육이 필요한 경우 프레젠테이션을 빠르게 녹화하고 비디오를 내부적으로 공유 할 수있는 도구를 갖추면 향후 다른 팀원이 필요에 따라 해당 지식을 사용할 수 있습니다.

? ?? 단순한 화면 레코더를 사용하여 확대/축소 또는 온라인 미팅을 기록하는 방법 >

 

프로젝트 회의를 녹화하면 직원들이 필요에 따라 참조 할 수있는 자세한 정보로 가득 찬 귀중한 리소스를 얻을 수 있으며 별도의 노력없이 그렇게 할 수 있습니다. 

무엇이 더 낫습니까? 이러한 기록을 만드는 데 필요한 도구는 이미 거의 확실합니다. 

화상 회의 시스템을 사용하여 팀원 한 명 이상과 연결 하시겠습니까? WebEx, Zoom 및 Skype와 같은 도구에는 이미 녹화 옵션이 있습니다. 또는 모든 사람을 같은 방에 모을 수 있다면 이제 많은 회의실에 카메라가 포함되어 다른 화상 회의를 진행할 수 있습니다. 그렇지 않은 경우에도 팀이 휴대하는 노트북과 스마트 폰에 웹캠이 내장되어 있다는 것이 안전합니다. 

할리우드 수준의 프로덕션 가치는 필요하지 않습니다. 공유하는 모든 정보를 캡처하기 만하면됩니다. 그리고 이러한 기존 녹음 옵션은 모든 것을 캡처 할 수있을만큼 훌륭하므로 항상 "녹음"을 클릭하고 회의를 개최하기 만하면됩니다.

이는 회의 중과 회의가 끝난 후에도 팀을 참여시키고 집중을 유지하며 궁극적으로 협업을 개선하는 가장 쉽고 현명한 방법입니다.

프로젝트 관리를위한 필수 비디오 도구

온보드 웹캠 또는 화상 회의 소프트웨어를 사용하여 회의를 녹화하는 것은 유용한 회의 비디오를 만드는 빠르고 쉬운 방법입니다. 일부 프로젝트와 조직의 경우 해당 파일 만 있으면 충분합니다. 그러나 종종 회의를 녹화 한 후에는 해당 시스템에서 지원할 수있는 것보다 더 많은 작업을 수행하고 싶을 것입니다. 

** 비디오 플랫폼 Panopto는 Zoom, Webex Meetings, Microsoft Teams, GoToMeeting 및 BlueJeans와 같은 화상 회의 솔루션을 완벽하게 보완합니다. Panopto는 모든 회의 기록을 중앙의 안전한 비디오 라이브러리는 모든 장치에서 재생할 수 있도록 비디오를 트랜스 코딩하고, 검색을 위해 비디오에 나오는 모든 말을 색인화하고 전체 회의의 전체 내용을 생성합니다.

Panopto는 또한 유연한 다중 카메라 비디오 녹화 및 비디오 편집 누구나 사용할 수있는 도구 — "녹화"를 누르기 만하면됩니다. 프로젝트 관리자에게 상세한 HD 비디오 프레젠테이션을 신속하게 녹화하는 기능은 다음과 같은 생산성 이점을 제공 할 수 있습니다.

• 회의가 끝난 후 자세한 "다음 단계"이메일을 작성하는 시간을 줄이십시오. 회의록을 정리하거나 메모 페이지를 해독하는 데 시간을 소비하지 마십시오. 회의 녹화 링크를 이메일에 붙여넣고 작업 항목을 팀에 포함하기 만하면됩니다. 
• 비디오로 더 쉬운 문서화. 모든 세부 사항을 전달하기 위해 문서 서식을 지정하고 스크린 샷에 붙여 넣는 데 몇 시간을 소비합니다. 지원 슬라이드와 화면 안내가 포함 된 동영상을 녹화하지 않으시겠습니까? Panopto를 사용하면 동일한 정보로 공식 문서를 작성하는 것보다 훨씬 적은 시간에 모든 세부 사항을 보여주는 멀티 카메라 프레젠테이션을 캡처 할 수 있습니다.
• 플립 회의로 협업 및 의사 결정에 더 많은 시간을 할애하십시오. 회의는 일이 이루어지는 곳입니다. 그러나 처음 20 분 동안 참석자들이 이미봤을 수있는 정보를 제시하는 데 시간을 투자했다면 그렇지 않습니다. 프레젠테이션을 미리 녹음하고 전송하여 팀이 전체 회의를 통해 공동 작업하고 문제를 해결할 수 있도록합니다.
• 바쁜 이해 관계자를 위해 매력적인 프로젝트 업데이트를 제공합니다. 영향력있는 이해 관계자들과 얼굴을 맞대고 만날 필요가없는 경우, 랩톱에서 바로 녹화하는 전문적인 HD 비디오 프레젠테이션으로 회의 사이에 이들의 참여를 유지하고 최신 상태로 유지할 수 있습니다.

Panopto로 녹화 된 뒤집힌 회의에 대한 비디오 프레젠테이션보기 :

 

 

화상 회의 시스템과 비디오 플랫폼을 결합하면 회의 녹화를 조직에 전략적으로 유용한 자산으로 전환하는 데 도움이되는 간단하지만 강력한 솔루션을 제공 할 수 있습니다. 
  

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그런 다음 회의 기록이 비공개이고 검색 가능하며 쉽게 공유되는 Panopto로 보냅니다.
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