전업 프로젝트 관리자이든 단일 이니셔티브의 프로젝트 관리자 역할만 맡든, 프로젝트 관리자는 팀이 수행하는 모든 단계를 계획하고, 탐색하고, 문서화할 책임이 있으며, 종종 프로젝트 관리 회의에서 세부적인 개요를 작성하고 추적합니다. 모든 시선이 여러분에게 집중되어 있기 때문에 세부 사항 하나라도 놓치면 몇 달 동안 재작업이 필요할 수 있습니다.

그렇기 때문에 경험이 많은 프로젝트 매니저라면 누구나 커뮤니케이션이 중요하다고 말할 것입니다. 프로젝트 관리자는 팀 진행 상황이나 다음 의사 결정과 같은 세부 사항을 전달하는 데 여러 가지 옵션이 있지만, 거의 보편적인 전략은 회의입니다.

프로젝트 회의는 매우 중요합니다

좋든 싫든, 대부분의 조직에서 회의는 프로젝트를 성공적으로 완수하는 데 있어 필수적인 부분입니다. 프로젝트 관리자는 회의를 통해 주요 세부 사항을 파악하고, 팀 협업을 촉진하고, 까다로운 문제를 해결하고, 정보에 입각한 의사 결정을 내릴 수 있습니다. 킥오프 회의, 주간 현황 회의, 이해관계자 회의, 프로젝트 종료 시 검토 회의 등 모든 프로젝트 회의는 목표를 달성하고 작업을 제시간에 완료하며 필요할 때 방향을 전환하는 데 필요합니다.

물론 회의를 더 효과적으로 만들기 위한 조언이 부족하지 않습니다. 하지만 지난 1~2년 동안 혁신적인 프로젝트 관리자들 사이에서 새로운 아이디어가 빠르게 인기를 얻기 시작했는데, 그 이유는 모든 회의에서 간단하게 구현할 수 있고 더 생산적인 회의 행동을 장려하는 데 놀라울 정도로 효과적이기 때문입니다.

비결은 무엇일까요? 모든 프로젝트 회의를 기록하세요.

이 아이디어가미친 소리처럼 들리나요? 그렇지만 아직은 새로운 방식이기 때문에 그렇습니다. 이미 이를 시행하고 있는 조직이라면 그 가치를 충분히 알 수 있습니다. 실제로 프로젝트 회의를 녹음하면 더 효과적일 뿐만 아니라 더 성공적인 프로젝트 관리자가 될 수 있는 5가지 방법을 소개합니다.

모든 프로젝트 관리 회의를 기록해야 하는 5가지 이유

1. 어떤 세부 사항도 놓치거나 잊어버릴 수 없습니다. 

프로젝트 회의를 녹화하면 발표되고 논의된 모든 내용을 정확하게 기록할 수 있으므로 "지난 회의에서 이 내용을 다루지 않았나?"라고 궁금해하는 모든 사람에게 완벽한 대체 자료가 됩니다.

또한, 프로젝트 진행 중에 중요한 요약을 발표하거나 마지막에 프로젝트를 검토할 때 프로젝트 전반에 걸쳐 어떤 결정이 어떻게 이루어졌는지 완벽하게 문서화할 수 있습니다. 즉, 이러한 정보를 활용하여 다음 단계를 결정하거나 향후 프로젝트 관리를 개선하는 데 집중할 수 있습니다.

2. 다시는 "일정 충돌"이라는 말을 듣지 마세요.

때로는 적절한 사람들을 동시에 모으는 것만으로도 중요한 프로젝트를 진행하는 데 가장 큰 장애물이 될 수 있습니다. Zoom, Webex, GoToMeeting과 같은 화상 회의 도구를 사용하면 지리적 거리는 문제가 되지 않지만, 사람들이 동시에 두 개의 다른 회의에 참석할 수는 없습니다. 모든 사람의 일정이 이미 초과 예약된 시대에 숙련된 프로젝트 관리자는 모두에게 적합한 시간을 찾지 못하면 마감일에 쫓기게 된다는 것을 잘 알고 있습니다.

미팅을 녹화하고 공유하면 바쁜 팀원들도 미팅을 시청하고 미팅이 끝난 후에도 참여할 수 있습니다. 이러한 유연성 덕분에 몇 주 또는 몇 달 전에 미리 미팅을 예약할 필요 없이 팀이 진행 중인 다른 모든 작업과 프로젝트의 균형을 맞출 수 있습니다. 

3. 프로젝트 관리 회의 중 집중력과 참여도 향상

팀원들이 프로젝트 회의 중에 상세한 메모를 하는 것은 긍정적인 일처럼 보이시죠? 하지만 공식 회의록을 작성하든 비공식 메모를 작성하든 논의 내용을 문서화하는 데에는 문제가 있습니다. 팀원이 무언가를 적기 위해 잠시 멈추면 더 이상 회의에 적극적으로 참여하고 있지 않다는 뜻이 됩니다. 즉, 같은 말을 반복하는 데 더 많은 시간을 소비하고 대화에서 더 적은 가치를 얻게 될 가능성이 높습니다.

덕분에 자동 회의 녹음 및 전사덕분에 팀원 중 누구도 더 이상 필기할 필요 없이 회의에 집중할 수 있습니다. 대신 참석자들은 더욱 집중하고 적극적으로 참여할 수 있어 프로젝트 회의의 가치와 효율성이 훨씬 더 높아집니다.

4. 새로운 기여자를 빠르게 지원

프로젝트 팀은 종종 확장되기 때문에 새로운 참여자를 빠르게 파악하는 것은 프로젝트 관리자의 몫입니다. 프로젝트 회의를 녹화해 두면 프로젝트 목표와 현재까지 진행 상황을 브리핑할 때 시간을 절약할 수 있습니다. 이를 통해 참여자들이 직접 볼 수 있는 동영상으로 모든 세부 정보를 제공하면서 진행에 필요한 높은 수준의 정보를 전달하는 데 집중할 수 있습니다. 

5. 회의실 밖에서 협업 지원

종종 회의에서 새로운 정보를 직관적이지 않게 공개하면 더 많은 업무로 이어질 수 있습니다. 다른 사람들이 누군가가 새롭고 가치 있는 지식을 가지고 있다는 사실을 알게 되면, 그 사람은 곧 서면 문서 작성, 교육 세션 예약, 반복적인 일대일 다운로드 회의 개최 등의 요청에 시달리게 될 것입니다. 

초기 회의를 녹화해 두면 주제별 전문가로부터 더 많은 시간을 들이지 않고도 다른 사람들과 지식을 즉각적으로 공유하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다. 심층적인 교육이 필요한 경우 프레젠테이션을 빠르게 녹화하고 내부적으로 동영상을 공유할 수 있는 도구가 있으면 나중에 다른 팀원들이 필요할 때 해당 지식을 활용할 수 있습니다.

프로젝트 관리 회의를 녹화하면 직원들이 필요할 때 참조할 수 있는 상세한 정보가 담긴 귀중한 리소스를 얻을 수 있으며, 별도의 수고 없이도 이를 수행할 수 있습니다. 

이미 회의 도구가 있습니다.

더 좋은 점은 무엇일까요? 녹음을 하는 데 필요한 도구는 거의 대부분 이미 가지고 있을 것입니다. 

팀원 한 명 이상과 연결하기 위해 화상 회의 시스템을 사용하고 있나요? WebEx, Zoom, Skype와 같은 도구에는 이미 녹화 옵션이 있습니다. 또는 모든 사람이 같은 방에 모일 수 있다면, 현재 많은 회의실에 카메라가 설치되어 있어 다른 화상 회의도 원활하게 진행할 수 있습니다. 그렇지 않더라도 팀원들이 휴대하는 노트북과 스마트폰에 웹캠이 내장되어 있는 것이 안전합니다. 

할리우드 수준의 프로덕션 가치가 필요하지 않습니다. 공유 중인 모든 정보를 캡처하기만 하면 됩니다. 기존의 녹화 옵션으로도 충분하므로 '녹화'를 클릭하고 평소처럼 회의를 진행하기만 하면 됩니다.

팀의 참여를 유도하고 집중력을 유지하며 궁극적으로 회의 중과 회의 후에 협업을 개선할 수 있는 가장 쉽고 스마트한 방법입니다.

프로젝트 관리 회의를 위한 필수 비디오 도구

온보드 웹캠이나 화상 회의 소프트웨어로 회의를 녹화하는 것은 유용한 회의 동영상을 빠르고 쉽게 만들 수 있는 방법입니다. 일부 프로젝트와 조직에서는 이러한 파일만 있으면 충분합니다. 하지만 회의를 녹화한 후에는 해당 시스템에서 지원하는 것보다 더 많은 작업을 하고 싶을 때가 많습니다. 

A 비디오 플랫폼 같은 비디오 플랫폼은 Zoom, Webex Meetings, Microsoft Teams, GoToMeeting, BlueJeans와 같은 화상 회의 솔루션을 완벽하게 보완합니다. Panopto는 모든 회의 녹화물을 중앙의 안전한 비디오 라이브러리에 자동으로 업로드하고, 모든 장치에서 재생할 수 있도록 비디오를 트랜스코딩하고, 검색을 위해 비디오에서 말하고 표시된 모든 단어를 색인화하며, 전체 회의의 전체 대본을 생성합니다.

Panopto에는 유연한 멀티 카메라 비디오 녹화 및 편집 도구도 포함되어 있어 누구나 "녹화"를 누르는 것만큼이나 쉽습니다. 프로젝트 관리자에게는 상세한 HD 비디오 프레젠테이션을 빠르게 녹화할 수 있는 기능이 다음과 같은 생산성 이점을 제공할 수 있습니다:

• 회의가 끝난 후 자세한 '다음 단계' 이메일을 작성하는 시간을 줄이세요. 회의록을 다듬거나 노트의 페이지를 해독하는 데 시간을 낭비하지 마세요. 회의 녹화물 링크를 이메일에 붙여넣고 팀에 대한 조치 항목을 포함하기만 하면 됩니다.
• 동영상으로 더 쉽게 문서화하세요. 모든 세부 사항을 전달하기 위해 문서 서식을 지정하고 스크린샷을 붙여넣는 데 몇 시간을 소비합니다. 그렇다면 슬라이드와 화면 설명이 포함된 동영상을 녹화하는 것은 어떨까요? Panopto를 사용하면 동일한 정보가 담긴 공식 문서를 작성하는 데 걸리는 시간보다 훨씬 짧은 시간에 모든 세부 사항을 보여주는 멀티 카메라 프레젠테이션을 캡처할 수 있습니다.
• 플립형 미팅으로 협업과 의사 결정에 더 많은 시간을 할애하세요. 회의는 일을 처리하는 자리이지만, 처음 20분 동안 참석자들이 이미 볼 수 있는 정보를 프레젠테이션하는 데 시간을 낭비해서는 안 됩니다. 프레젠테이션을 미리 녹화하고 전송하여 팀원들이 회의 내내 협업하고 문제를 해결할 수 있도록 하세요.
• 바쁜 이해관계자에게 매력적인 프로젝트 업데이트를 제공하세요. 영향력 있는 이해관계자와 직접 대면할 필요가 없는 경우 노트북에서 바로 녹화한 전문 HD 비디오 프레젠테이션을 통해 회의 중간중간 이해관계자의 참여를 유도하고 최신 정보를 제공할 수 있습니다.

화상 회의 시스템과 비디오 플랫폼을 결합하면 회의 녹화물을 조직에 전략적으로 유용한 자산으로 전환하는 데 도움이 되는 간단하지만 강력한 솔루션을 제공할 수 있습니다.