본업이 전임 프로젝트 매니저이든, 아니면 단 한 번의 프로젝트를 위해 프로젝트 매니저 역할을 맡았든 간에, 여러분은 팀이 취하는 모든 단계를 계획하고, 진행하며, 문서화할 책임이 있습니다. 이러한 과정은 대개 프로젝트 관리 회의에서 상세히 논의되고 추적됩니다. 모든 시선이 여러분에게 쏠려 있는 만큼, 단 하나의 세부 사항이라도 놓친다면 수개월에 걸친 재작업으로 이어질 수 있습니다.

이것이 바로 경험 많은 프로젝트 관리자라면 누구나 말하듯이, 의사소통이 핵심인 이유입니다. 프로젝트 관리자는 팀의 진행 상황이나 향후 내려야 할 결정과 같은 세부 사항을 전달할 수 있는 여러 가지 방법을 가지고 있지만, 그중에서도 거의 예외 없이 통용되는 한 가지 전략이 바로 ‘회의’입니다. 

프로젝트 회의는 매우 중요합니다

좋아하든 싫어하든, 대부분의 조직에서 회의는 프로젝트를 성공적으로 완수하기 위한 필수적인 요소입니다. 회의를 통해 프로젝트 관리자는 핵심 사항을 파악하고, 팀의 협업을 촉진하며, 까다로운 문제를 해결하고, 더 나은 정보를 바탕으로 의사결정을 내릴 수 있습니다. 킥오프 회의, 주간 현황 회의, 이해관계자 회의, 혹은 프로젝트 종료 시의 검토 회의 등 어떤 형태이든, 모든 프로젝트 회의는 목표를 달성하고, 업무를 제때 완료하며, 필요할 때 방향을 전환할 수 있도록 하는 데 필수적입니다.

물론,회의를 더 효과적으로 만들기 위한 조언은 넘쳐납니다. 하지만 지난 1~2년 사이, 혁신적인 프로젝트 관리자들 사이에서 새로운 아이디어가 빠르게 인기를 얻기 시작했는데, 이는 무엇보다도 모든 회의에서 간단히 적용할 수 있을 뿐만 아니라 뿐만 아니라 회의에서 더 생산적인 행동을 이끌어내는 데 놀라울 정도로 효과적이기 때문입니다.

비결이 뭘까요? 모든 프로젝트 회의를 녹음하세요. 

이 아이디어가미친 소리처럼 들리나요? 그렇긴 하지만, 아직 생소한 개념이기 때문일 뿐입니다. 이미 이를 실천하고 있는 조직들에게는 그 가치가 명백합니다. 사실, 프로젝트 회의를 녹음하는 것이 회의를 더 효과적으로 만들 뿐만 아니라 여러분을 더 성공적인 프로젝트 관리자로 성장시키는 데 도움이 되는 다섯 가지 방법이 있습니다.

프로젝트 관리 회의를 모두 녹음해야 하는 5가지 이유

1. 어떤 세부 사항도 놓치거나 잊혀져서는 안 됩니다 

프로젝트 회의를 녹화하면 발표 및 논의된 모든 내용을 정확히 기록할 수 있습니다. 이는 “지난 회의에서 그 내용을 다룬 것 같은데?”라고 생각해 본 적이 있는 모든 사람에게 완벽한 참고 자료가 될 것입니다.

게다가 진행 과정에서 중요한 요약 내용을 발표하거나 프로젝트 종료 시점에 전체를 검토해야 할 때, 프로젝트 전반에 걸쳐 어떤 결정이 내려졌는지, 그리고 그 결정이 어떻게 이루어졌는지에 대한 완벽한 기록을 확보하게 됩니다. 즉, 이러한 정보를 활용하여 다음 단계를 결정하거나 향후 프로젝트 관리 방식을 개선하는 데 집중할 수 있습니다.

2. 다시는 “일정 충돌”이라는 말을 듣지 않게 될 것입니다

때로는 중요한 프로젝트를 추진하는 데 있어, 단순히 적절한 인원을 한자리에 모으는 것 자체가 가장 큰 걸림돌이 되기도 합니다. Zoom, Webex, GoToMeeting과 같은 화상 회의 도구는 지리적 거리를 문제 삼지 않게 해줄 수 있지만, 여전히 사람들이 두 개의 서로 다른 회의에 동시에 참석할 수는 없습니다. 모든 사람의 일정이 이미 꽉 차 있는 요즘, 노련한 프로젝트 관리자들은 모두에게 맞는 시간을 찾는 일이 촉박한 마감 기한과 충돌할 수 있다는 사실을 잘 알고 있습니다.

회의를 녹화하고 공유하면, 가장 바쁜 팀원들이 회의가 끝난 후에도 내용을 다시 확인하거나 심지어 회의에 의견을 제시할 수 있는 기회를 얻을 수 있습니다. 이러한 유연성 덕분에 팀원들은 몇 주, 심지어 몇 달 전부터 미리 회의를 잡을 필요 없이, 현재 진행 중인 다른 업무와 프로젝트 일정을 조화롭게 조정할 수 있습니다. 

3. 프로젝트 관리 회의 중 집중력과 참여도를 높이기

프로젝트 회의 중에 팀원들이 상세한 메모를 작성하는 것은 긍정적인 일처럼 보입니다. 그렇죠? 하지만 공식적인 회의록이든 비공식적인 메모든, 논의 내용을 실시간으로 기록하는 데는 한 가지 문제가 있습니다. 팀원들이 무언가를 적느라 멈춰 서면, 그 순간부터 그들은 더 이상 회의에 적극적으로 참여하지 않게 됩니다. 즉, 같은 내용을 반복해야 하는 시간이 늘어나고, 대화에서 얻는 실질적인 성과는 줄어들게 될 가능성이 높습니다. 

다음 덕분에 자동 회의 녹음 및 텍스트 변환 기능덕분에, 이제 팀원 중 누구도 더 이상 필기하느라 주의를 분산시킬 필요가 없습니다. 대신 참석자들은 회의에 더 집중하고 적극적으로 참여할 수 있게 되어, 프로젝트 회의의 가치와 효율성이 한층 더 높아질 것입니다. 

4. 신규 기여자들이 빠르게 업무에 적응할 수 있도록 돕기

프로젝트 팀은 종종 규모가 커지곤 하는데, 신규 팀원들이 빠르게 업무에 적응할 수 있도록 돕는 것은 프로젝트 관리자의 몫입니다. 프로젝트 회의 내용을 녹화해 두면, 신규 팀원들에게 프로젝트 목표와 현재까지의 진행 상황을 설명할 때 시간을 절약할 수 있습니다. 이를 통해 신규 팀원들이 업무를 시작하는 데 필요한 핵심 정보만 전달하는 데 집중할 수 있으며, 동시에 그들이 직접 시청할 수 있는 영상을 통해 모든 세부 내용을 확인할 수 있도록 할 수 있습니다. 

5. 회의실 밖에서의 협업을 지원합니다

회의 중에 새로운 정보를 공개하는 것이 오히려 역설적으로 업무 부담을 늘릴 수 있습니다. 다른 사람들이 누군가가 새롭고 가치 있는 지식을 가지고 있다는 사실을 알게 되면, 그 사람은 문서 작성 요청, 교육 일정 잡기, 또는 반복적인 일대일 설명 회의 개최 등의 업무에 시달리게 되는 것은 시간문제입니다. 

첫 회의 내용을 녹화해 두면, 해당 분야의 전문가에게 추가적인 시간을 할애하지 않고도 다른 사람들과 지식을 즉시 공유하는 데 큰 도움이 됩니다. 보다 심층적인 교육이 필요한 경우, 프레젠테이션을 신속하게 녹화하고 내부적으로 동영상을 공유할 수 있는 도구를 활용하면, 향후 다른 팀원들이 필요할 때마다 해당 지식을 언제든지 활용할 수 있게 됩니다.

프로젝트 관리 회의를 녹화하면 직원들이 필요할 때마다 참고할 수 있는 상세한 정보가 담긴 귀중한 자료를 제공하게 되며, 관리자 입장에서는 별도의 노력 없이도 이를 실현할 수 있습니다. 

이미 회의 도구를 갖추고 계십니다

어느 쪽이 더 좋을까요? 아마도 여러분은 이미 그런 녹음을 하는 데 필요한 도구를 갖추고 계실 겁니다. 

팀원 중 한 명 이상과 화상 회의 시스템을 통해 소통하고 계신가요? WebEx, Zoom, Skype와 같은 도구에는 이미 녹화 기능이 탑재되어 있습니다. 또는 팀원 모두가 한 자리에 모일 수 있다면, 요즘 많은 회의실에는 화상 회의를 원활하게 진행할 수 있도록 카메라가 설치되어 있습니다. 설령 회의실에 카메라가 없더라도, 팀원들이 소지한 노트북이나 스마트폰에는 웹캠이 내장되어 있을 가능성이 높습니다. 

할리우드 영화 수준의 화려한 제작 기술은 필요 없습니다. 단지 공유하는 모든 내용을 담기만 하면 되니까요. 기존의 녹화 기능만으로도 충분하므로, ‘녹화’ 버튼을 누른 뒤 평소와 다름없이 회의를 진행하기만 하면 됩니다.

이는 팀원들의 참여를 유도하고 집중력을 유지하며, 궁극적으로 회의 중과 회의 후 모두에서 협업 효과를 높이는 가장 쉽고 현명한 방법입니다.

프로젝트 관리 회의에 꼭 필요한 영상 도구

내장 웹캠이나 화상 회의 소프트웨어를 이용해 회의를 녹화하는 것은 유용한 회의 영상을 빠르고 간편하게 제작할 수 있는 방법입니다. 일부 프로젝트나 조직의 경우, 단순히 해당 파일을 확보하는 것만으로도 충분할 수 있습니다. 하지만 대개 회의를 녹화한 후에는, 해당 시스템이 지원하는 기능 이상의 작업을 그 영상으로 수행하고 싶어지는 경우가 많습니다. 

A 비디오 플랫폼 인 Panopto Zoom, Webex Meetings, Microsoft Teams, GoToMeeting, BlueJeans와 같은 화상 회의 솔루션을 완벽하게 보완해 Panopto . Panopto 모든 회의 녹화본을 중앙의 안전한 동영상 라이브러리에 자동으로 업로드하고, 모든 기기에서 재생할 수 있도록 동영상을 트랜스코딩하며, 검색을 위해 동영상에서 말해진 모든 단어와 화면에 표시된 내용을 색인화하고, 회의 전체의 완전한 대본을 생성합니다.

Panopto 유연한 다중 카메라 동영상 녹화 및 편집 도구를 갖추고 있어 누구나 쉽게 사용할 수 있습니다. “녹화” 버튼을 누르는 것만큼 간단합니다. 프로젝트 관리자의 경우, 상세한 HD 동영상 프레젠테이션을 신속하게 녹화할 수 있는 기능은 다음과 같은 생산성 향상의 이점을 제공합니다:

• 회의가 끝난 후 상세한 ‘다음 단계’ 이메일을 작성하는 시간을 줄이세요. 회의록을 다듬거나 방대한 분량의 메모를 해석하는 데 시간을 낭비하지 마세요. 회의 녹화 링크를 이메일에 붙여넣고 팀원들에게 할당된 업무 항목을 함께 전달하기만 하면 됩니다. 
• 동영상을 활용한 간편한 문서화. 모든 세부 사항을 전달하기 위해 문서 서식을 맞추고 스크린샷을 붙여넣는 데 몇 시간을 소비하고 계십니까? 지원 슬라이드와 화면 안내를 포함한 동영상을 직접 녹화해 보시는 건 어떨까요? Panopto 사용하면 동일한 정보를 담은 공식 문서를 작성하는 데 걸리는 시간보다 훨씬 짧은 시간 내에 모든 세부 사항을 보여주는 멀티 카메라 프레젠테이션을 제작할 수 있습니다.
• ‘플립형 회의’를 통해 협업과 의사결정에 더 많은 시간을 할애하세요. 회의는 업무가 실제로 처리되는 자리이지만, 참석자들이 이미 미리 볼 수 있었던 정보를 전달하는 데 처음 20분을 허비한다면 그 본연의 역할을 다하지 못합니다. 프레젠테이션을 미리 녹화하여 보내두면, 팀원들은 회의 시간 내내 협업하고 문제를 해결하는 데 집중할 수 있습니다.
• 바쁜 이해관계자들에게 흥미로운 프로젝트 진행 상황을 전달하세요. 영향력 있는 이해관계자들과 직접 대면할 필요가 없을 때는, 노트북으로 직접 녹화한 전문적인 HD 동영상 프레젠테이션을 통해 회의 사이에도 그들의 관심을 유지하고 최신 정보를 제공할 수 있습니다.

화상 회의 시스템과 비디오 플랫폼을 결합하면, 회의 녹화 영상을 조직에 전략적으로 유용한 자산으로 전환하는 데 도움이 되는 간단하면서도 강력한 솔루션을 제공할 수 있습니다.