La gestion de projet est une tâche herculéenne. Que vous soyez un chef de projet à plein temps ou que vous assumiez le rôle de chef de projet pour une seule initiative, vous êtes responsable de la planification, de la navigation et de la documentation de chaque étape de votre équipe. Tous les yeux sont rivés sur vous et perdre la trace d'un seul détail peut signifier des mois de travail supplémentaire.

C'est pourquoi, comme tout chef de projet expérimenté vous le dira, la communication est la clé. Même si les chefs de projet disposent d'un certain nombre d'options pour communiquer des détails tels que la progression de l'équipe et les prochaines décisions à prendre, une stratégie est presque universelle : les réunions. 

Qu'on les aime ou qu'on les déteste, pour la plupart des organisations, les réunions sont un élément essentiel de la conduite des projets jusqu'à leur achèvement. Elles permettent aux chefs de projet d'identifier les détails clés, de faciliter la collaboration au sein de l'équipe, de résoudre les problèmes difficiles et de prendre des décisions plus éclairées. Qu'il s'agisse d'une réunion de lancement, d'une réunion hebdomadaire sur l'état d'avancement, d'une réunion avec les parties prenantes ou d'une réunion d'évaluation à la fin d'un projet, chaque réunion de projet est nécessaire pour s'assurer que les objectifs sont atteints, que les tâches sont accomplies dans les délais et que les bascules se produisent quand il le faut.

Bien sûr, nous n'avons jamais assez de bons conseils pour rendre les réunions plus efficaces. Depuis un an ou deux, cependant, une nouvelle idée a rapidement commencé à gagner en popularité parmi les chefs de projet à l'esprit novateur, en grande partie parce qu'elle est à la fois simple à réaliser lors de chaque réunion et étonnamment efficace pour encourager des comportements de réunion plus productifs.

Quel est le secret ? Enregistrer chaque réunion du projet. 

Cela semble fou ? Seulement parce que l'idée est encore récente. Pour les organisations qui la pratiquent déjà, l'intérêt de cette démarche est évident. De fait, voici 5 méthodes pour enregistrer vos réunions de projet. Cela peut non seulement les rendre plus efficaces, mais cela peut aussi vous aider à devenir un chef de projet plus performant.

5 raisons pour lesquelles vous devriez enregistrer toutes vos réunions de projet

1. Aucun détail ne peut être perdu ou oublié 

Lorsque vous enregistrez vos réunions de projet, vous créez un enregistrement exact de tout ce qui a été présenté et discuté ; une ressource de secours parfaite pour quiconque s'est déjà demandé : "N'avons-nous pas abordé ce sujet lors de notre dernière réunion ?".

De plus, lorsque le moment sera venu de présenter des résumés importants en cours de route ou de revoir le projet à la fin, vous disposerez d'une documentation complète sur les décisions prises et la manière dont elles ont été prises tout au long du projet. Cela signifie que vous pouvez réfléchir à l'utilisation de ces informations pour déterminer les prochaines étapes ou améliorer votre gestion des projets futurs.

2. Ne plus jamais entendre les mots "problème d'emploi du temps"

Parfois, le simple fait de réunir les bonnes personnes au même moment peut constituer le principal obstacle à l'avancement de projets essentiels. Les outils de visioconférence tels que Zoom, Webex et GoToMeeting peuvent rendre la distance géographique moins problématique, mais ils ne peuvent toujours pas permettre aux personnes d'assister à deux réunions différentes en même temps. À une époque où les emplois du temps de chacun sont déjà surchargés, les chefs de projet expérimentés savent que trouver un moment qui convienne à tout le monde peut rapidement vous mettre en décalage par rapport à des délais serrés.

En enregistrant et en partageant vos réunions, vous donnez aux membres de votre équipe les plus occupés la possibilité de regarder et même de contribuer aux réunions après qu'elles ont eu lieu. Cette souplesse supplémentaire permet à votre équipe d'équilibrer votre projet avec tout ce sur quoi elle travaille, sans que vous ayez à programmer des réunions des semaines, voire des mois à l'avance. 

3. Améliorer la concentration et la participation pendant la réunion

Voir les membres de l'équipe prendre des notes détaillées pendant les réunions de votre projet semble être un point positif, non ? Mais le fait de documenter vos discussions au fur et à mesure qu'elles se déroulent : que ce soit par le biais d'un compte rendu formel ou de notes informelles ; a un revers : lorsque les membres de l'équipe s'arrêtent pour prendre des notes, par définition, ils ne participent plus activement à la réunion. Cela signifie que vous allez probablement passer plus de temps à vous répéter et que vous tirerez moins profit de la conversation. 

Merci à Cependant, grâce à l'enregistrement et la transcription automatique de réunion,aucun membre de l'équipe ne devra plus jamais être distrait par la nécessité de prendre des notes. Au contraire, vos participants pourront se concentrer et participer plus activement, ce qui rendra vos réunions de projet d'autant plus précieuses et efficaces. 

4. Permettre aux nouveaux contributeurs de se mettre rapidement au courant

Les équipes de projet s'agrandissent souvent et c'est au chef de projet qu'il incombe de mettre rapidement les nouveaux collaborateurs au courant. Les enregistrements de vos réunions de projet peuvent vous faire gagner du temps lorsqu'il s'agit de les informer des objectifs du projet et de ce qui s'est passé jusqu'à présent. Vous pourrez ainsi vous contenter de leur communiquer les informations de haut niveau dont ils ont besoin pour commencer, tout en leur donnant accès à tous les détails dans des vidéos qu'ils pourront regarder seuls. 

5. Favoriser la collaboration en dehors de la salle de réunion

Souvent, le fait de révéler de nouvelles informations au cours d'une réunion peut, de manière contre-intuitive, entraîner une augmentation du travail. Lorsque les autres se rendent compte que quelqu'un possède des connaissances nouvelles et utiles, il ne faudra pas longtemps avant que cette personne ne soit distraite par des demandes de création de documentation écrite, de programmation de sessions de formation ou de réunions répétitives individuelles. 

L'enregistrement de la réunion initiale permet de partager instantanément les connaissances avec d'autres personnes sans que l'expert en la matière ait à perdre plus de temps. Et si une formation plus approfondie est nécessaire, le fait de disposer des outils permettant d'enregistrer rapidement une présentation et de partager la vidéo en interne rendra ces connaissances disponibles à la demande pour les autres membres de l'équipe à l'avenir.

💡 Apprenez à enregistrer votre réunion Zoom ou n'importe quelle réunion en ligne avec un simple enregistreur d'écran >

 

L'enregistrement des réunions de projet offre à vos collaborateurs une ressource précieuse, remplie d'informations détaillées qu'ils peuvent consulter à la demande, et ce sans effort supplémentaire de votre part. 

Qu'est-ce qui est mieux ? Vous disposez certainement déjà des outils nécessaires pour réaliser ces enregistrements. 

Vous utilisez un système de vidéoconférence pour vous connecter avec au moins un membre de l'équipe ? Des outils comme WebEx, Zoom et Skype disposent déjà d'options d'enregistrement. Par ailleurs, si vous parvenez à réunir tout le monde dans la même pièce, de nombreuses salles de conférence sont désormais équipées de caméras pour faciliter les autres visioconférences. Et même si la vôtre n'en est pas équipée, il y a fort à parier qu'une webcam est intégrée aux ordinateurs portables et aux smartphones que votre équipe transporte avec elle. 

Vous n'avez pas besoin de valeurs de production dignes d'Hollywood, vous voulez simplement capturer toutes les informations que vous partagez. Les options d'enregistrement existantes sont plus que suffisantes pour capturer tout cela, de sorte que tout ce que vous avez à faire, c'est de cliquer sur "enregistrer" et d'organiser la réunion comme vous l'avez toujours fait.

C'est à la fois le moyen le plus simple et le plus intelligent d'impliquer votre équipe, de la maintenir concentrée et en fin de compte, d'améliorer la collaboration, tant pendant la réunion qu'après la fin de celle-ci.

Un outil vidéo essentiel pour la gestion de projet

L'enregistrement de vos réunions à l'aide de votre webcam embarquée ou de votre logiciel de visioconférence est un moyen rapide et facile de créer des vidéos de réunion utiles. Et pour certains projets et certaines organisations, le simple fait de disposer de ces fichiers est suffisant. Cependant, il arrive souvent qu'une fois la réunion enregistrée, vous souhaitiez faire plus avec cette vidéo que ce que ces systèmes sont capables de supporter. 

Un plateforme vidéo comme Panopto est un complément parfait pour les solutions de visioconférence telles que Zoom, Webex Meetings, Microsoft Teams, GoToMeeting et BlueJeans. Panopto importe automatiquement chaque enregistrement de réunion vers un serveur central et sécurisé vidéothèquetranscode les vidéos pour qu'elles puissent être lues sur n'importe quel appareil, indexe chaque mot prononcé et affiché dans la vidéo à des fins de recherche et génère une transcription complète de la réunion.

Panopto comprend également enregistrement vidéo multi-caméra et Montage des outils flexibles que tout le monde peut utiliser ; il suffit d'appuyer sur "enregistrer". Pour les chefs de projet, la possibilité d'enregistrer rapidement des présentations vidéo HD détaillées peut offrir les avantages suivants en termes de productivité :

  • Réduisez votre temps de rédaction de courriels détaillés sur les "prochaines étapes" après la fin de la réunion. Ne perdez plus de temps à peaufiner les comptes rendus de réunion ou à décoder des pages de notes. Il suffit de coller le lien vers l'enregistrement de la réunion dans votre courrier électronique et d'y inclure les mesures à prendre par l'équipe. 
  • Une documentation plus facile grâce à la vidéo. Vous passez des heures à formater des documents et à coller des captures d'écran pour communiquer chaque détail. Pourquoi ne pas simplement enregistrer une vidéo avec des diapositives à l'appui et une présentation à l'écran ? Avec Panopto, vous pouvez capturer des présentations multi-caméras qui montrent chaque détail en beaucoup moins de temps qu'il n'en faut pour rédiger un document écrit formel avec les mêmes informations.
  • Accordez plus de temps à la collaboration et à la prise de décision grâce aux réunions inversées. C'est au cours des réunions que les choses se font. Mais pas si les 20 premières minutes sont consacrées à la présentation d'informations que les participants auraient déjà pu regarder. Enregistrez et envoyez la présentation à l'avance afin que votre équipe dispose de toute la réunion pour collaborer et résoudre les problèmes.
  • Fournissez des mises à jour de projet attrayantes à des parties prenantes très occupées. Lorsque vous n'avez pas besoin de rencontrer des parties prenantes influentes en face à face, vous pouvez les tenir au courant entre deux réunions grâce à des présentations vidéo HD professionnelles que vous enregistrez directement depuis votre ordinateur portable.

Regardez une présentation vidéo pour une réunion inverséeenregistrée avec Panopto :

 

 

Lorsqu'ils sont combinés, votre système de visioconférence et une plateforme vidéo peuvent vous offrir une solution simple, mais puissante qui vous aidera à transformer les enregistrements de vos réunions en actifs stratégiquement utiles pour votre organisation. 
  

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Puis envoyez-la à Panopto où les enregistrements de vos réunions sont privés, consultables et facilement partageables.
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