Que vous soyez chef de projet à temps plein ou que vous assumiez ce rôle pour une initiative ponctuelle, vous êtes responsable de la planification, du pilotage et de la documentation de chaque étape franchie par votre équipe – souvent décrites et suivies en détail lors des réunions de gestion de projet. Tous les regards sont tournés vers vous ; le moindre oubli peut entraîner des mois de travail supplémentaire.

C’est pourquoi, comme tout chef de projet expérimenté vous le dira, la communication est essentielle. Si les chefs de projet disposent de plusieurs options pour communiquer des informations telles que l’avancement des travaux de l’équipe et les prochaines décisions à prendre, une stratégie reste quasi universelle : les réunions.

Les réunions de projet sont essentielles

Qu'on les aime ou qu'on les déteste, les réunions sont, pour la plupart des organisations, indispensables à la réussite des projets. Elles permettent aux chefs de projet d'identifier les points clés, de faciliter la collaboration au sein de l'équipe, de résoudre les problèmes complexes et de prendre des décisions éclairées. Qu'il s'agisse d'une réunion de lancement, d'une réunion de suivi hebdomadaire, d'une réunion avec les parties prenantes ou d'une réunion de bilan en fin de projet, chaque réunion est nécessaire pour garantir l'atteinte des objectifs, le respect des délais et la capacité à s'adapter en cas de besoin.

Bien sûr, les conseils pour rendre les réunions plus efficaces ne manquent pas. Cependant, ces deux dernières années, une nouvelle idée a rapidement gagné en popularité auprès des chefs de projet innovants, notamment parce qu'elle est simple à mettre en œuvre lors de chaque réunion et étonnamment efficace pour encourager des comportements plus productifs.

Quel est le secret ? Enregistrez chaque réunion de projet.

Cette idée vous paraît-elle saugrenue ? C’est le cas, mais c’est simplement parce qu’elle est encore nouvelle. Pour les organisations qui l’ont déjà mise en pratique, son intérêt est indéniable. Voici d’ailleurs cinq façons dont l’enregistrement de vos réunions de projet peut non seulement les rendre plus efficaces, mais aussi vous aider à devenir un chef de projet plus performant.

5 raisons pour lesquelles vous devriez enregistrer toutes vos réunions de gestion de projet

1. Aucun détail ne peut être perdu ou oublié 

En enregistrant vos réunions de projet, vous créerez un compte rendu précis de tout ce qui a été présenté et discuté – une ressource de secours idéale pour tous ceux qui se sont déjà demandé : « N'avons-nous pas abordé ce point lors de notre dernière réunion ? »

De plus, au moment de présenter des synthèses importantes en cours de projet ou de faire le bilan final, vous disposerez d'une documentation complète des décisions prises et de leur méthodologie. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur l'exploitation de ces informations pour définir les prochaines étapes ou améliorer la gestion de vos projets futurs.

2. N'entendez plus jamais les mots « conflit d'horaire »

Parfois, réunir les bonnes personnes au même moment représente le plus grand obstacle à l'avancement des projets critiques. Les outils de visioconférence comme Zoom, Webex et GoToMeeting peuvent atténuer les problèmes liés à la distance, mais ils ne permettent toujours pas à des personnes d'assister à deux réunions simultanément. À une époque où les agendas sont déjà surchargés, les chefs de projet expérimentés savent que trouver un créneau horaire convenant à tous peut rapidement compromettre le respect des échéances.

En enregistrant et en partageant vos réunions, vous offrez à vos collaborateurs les plus occupés la possibilité de les visionner et même d'y participer a posteriori. Cette flexibilité accrue leur permet de concilier ce projet avec leurs autres activités sans que vous ayez à planifier les réunions des semaines, voire des mois à l'avance. 

3. Améliorer la concentration et l'engagement lors de la réunion de gestion de projet

Demander aux membres de l'équipe de prendre des notes détaillées pendant les réunions de projet semble une bonne idée, n'est-ce pas ? Cependant, documenter les discussions en temps réel – que ce soit par des comptes rendus formels ou des notes informelles – présente un inconvénient : lorsque les membres de l'équipe s'interrompent pour écrire, ils cessent, par définition, de participer activement à la réunion. Vous risquez donc de perdre du temps à vous répéter et de tirer moins d'enseignements de la conversation.

Grâce à Grâce à l'enregistrement et à la transcription automatiques des réunions , plus besoin de prendre des notes : vos participants pourront se concentrer pleinement et participer activement, ce qui rendra vos réunions de projet bien plus efficaces et fructueuses.

4. Former rapidement les nouveaux contributeurs

Les équipes de projet s'agrandissent souvent, et il incombe au chef de projet d'intégrer rapidement les nouveaux collaborateurs. L'enregistrement des réunions de projet permet de gagner du temps lors de la présentation des objectifs et des avancées du projet. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les informations essentielles pour démarrer, tout en leur donnant accès à des vidéos détaillées qu'ils peuvent visionner à leur rythme. 

5. Favoriser la collaboration en dehors de la salle de réunion

Bien souvent, révéler de nouvelles informations en réunion peut paradoxalement engendrer une surcharge de travail. Dès que les autres réalisent qu'une personne possède des connaissances nouvelles et précieuses, elle est rapidement sollicitée pour rédiger des documents, organiser des formations ou tenir des réunions individuelles répétitives de partage d'informations. 

L'enregistrement de la réunion initiale permet de partager rapidement les connaissances sans mobiliser davantage l'expert. Si une formation plus approfondie s'avère nécessaire, disposer d'outils pour enregistrer une présentation et la partager en interne rendra ces connaissances accessibles à la demande aux autres membres de l'équipe.

L'enregistrement des réunions de gestion de projet offre à vos collaborateurs une ressource précieuse, riche en informations détaillées, qu'ils peuvent consulter à la demande, et ce sans aucun effort supplémentaire de votre part. 

Vous disposez déjà des outils de réunion

Quoi de mieux ? Vous possédez presque certainement déjà les outils nécessaires pour réaliser ces enregistrements. 

Utilisez-vous un système de visioconférence pour communiquer avec au moins un membre de l'équipe ? Des outils comme WebEx, Zoom et Skype proposent déjà des options d'enregistrement. Sinon, si vous pouvez réunir tout le monde dans la même pièce, de nombreuses salles de réunion sont désormais équipées de caméras pour faciliter les visioconférences. Et même si la vôtre n'en est pas équipée, il y a fort à parier que les ordinateurs portables et les smartphones de votre équipe possèdent une webcam intégrée. 

Vous n'avez pas besoin d'une production digne d'Hollywood : l'important est de capturer toutes les informations partagées. Les options d'enregistrement existantes sont largement suffisantes ; il vous suffit donc de cliquer sur « Enregistrer » et de tenir votre réunion comme d'habitude.

C'est la manière la plus simple et la plus intelligente de mobiliser votre équipe, de maintenir sa concentration et, au final, d'améliorer la collaboration pendant et après la réunion.

Un outil vidéo indispensable pour les réunions de gestion de projet

Enregistrer vos réunions avec votre webcam intégrée ou votre logiciel de visioconférence est un moyen simple et rapide de créer des vidéos de réunion utiles. Pour certains projets et organisations, ces fichiers suffisent. Cependant, une fois la réunion enregistrée, vous souhaiterez souvent exploiter davantage la vidéo que ce que ces systèmes permettent. 

Une plateforme vidéo comme Panopto complète parfaitement les solutions de visioconférence telles que Zoom, Webex Meetings, Microsoft Teams, GoToMeeting et BlueJeans. Panopto télécharge automatiquement l'enregistrement de chaque réunion dans une vidéothèque centrale et sécurisée , transcode les vidéos pour qu'elles soient compatibles avec tous les appareils, indexe chaque mot prononcé et affiché à l'écran pour faciliter la recherche, et génère une transcription complète de la réunion.

Panopto inclut également des outils flexibles d'enregistrement et de montage vidéo multicaméra accessibles à tous : il suffit d'appuyer sur « Enregistrer ». Pour les chefs de projet, la possibilité d'enregistrer rapidement des présentations vidéo HD détaillées offre les avantages suivants en termes de productivité :

• Gagnez du temps sur la rédaction d'e-mails détaillés sur les prochaines étapes après la réunion. Plus besoin de passer des heures à peaufiner le compte rendu ou à déchiffrer des pages de notes. Il vous suffit de coller le lien vers l'enregistrement de la réunion dans votre e-mail et d'y inclure les actions à entreprendre pour l'équipe.
• Une documentation plus simple grâce à la vidéo. Vous passez des heures à mettre en forme des documents et à insérer des captures d'écran pour communiquer chaque détail. Pourquoi ne pas simplement enregistrer une vidéo avec des diapositives et une visite guidée à l'écran ? Avec Panopto , vous pouvez réaliser des présentations multicaméras qui montrent chaque détail en beaucoup moins de temps qu'il n'en faut pour rédiger un document formel contenant les mêmes informations.
• Optimisez le temps consacré à la collaboration et à la prise de décision grâce aux réunions inversées. Les réunions sont essentielles à la réalisation des projets, mais pas si les 20 premières minutes sont dédiées à la présentation d'informations que les participants auraient déjà pu visionner. Enregistrez et envoyez la présentation à l'avance afin que votre équipe puisse profiter de l'intégralité de la réunion pour collaborer et résoudre les problèmes.
• Fournissez des mises à jour de projet attrayantes aux parties prenantes les plus occupées. Lorsque les rencontres en personne avec les décideurs clés ne sont pas nécessaires, vous pouvez les tenir informés et les impliquer entre les réunions grâce à des présentations vidéo HD professionnelles enregistrées directement depuis votre ordinateur portable.

L'association de votre système de visioconférence et d'une plateforme vidéo peut constituer une solution simple mais puissante qui vous permettra de transformer vos enregistrements de réunions en atouts stratégiques pour votre organisation.