あなたがフルタイムのプロジェクトマネージャーであろうと、たった1つのイニシアチブのためにプロジェクトマネージャーの役割を担っているにせよ、あなたはチームが行うすべてのステップを計画し、ナビゲートし、文書化する責任を負っている。すべての視線はあなたに注がれており、たった ひとつの詳細さえ見失えば、数カ月に及ぶ手戻りを意味するかもしれません。

だからこそ、経験豊富なプロジェクトマネージャーなら誰もが言うように、コミュニケーションがカギとなるのだ。 プロジェクトマネージャーには、チームの進捗状況や次に下すべき決断など、詳細を伝えるための選択肢がいくつも あるが、 ほぼ普遍的な戦略のひとつがミーティングだ。

プロジェクト会議は重要である

好き嫌いは別として、ほとんどの組織にとって、ミーティングはプロジェクトを成功に導くために欠かせないものだ。ミーティングによって、プロジェクトマネジャーは重要な詳細を確認し、チームのコラボレーションを促進し、困難な問題を解決し、より多くの情報に基づいた意思決定を行うことができる。キックオフミーティングであれ、ウィークリーステータスミーティングであれ、ステークホルダーミーティングであれ、プロジェクト終了時のレビューミーティングであれ、すべてのプロジェクトミーティングは、目的が達成され、タスクが予定通りに完了し、必要なときにピボットが行われるようにするために必要なものだ。

もちろん、会議をより効果的にするためのアドバイスには事欠かない。しかしここ1、2年、革新的なプロジェクトマネジャーの間で、ある新しいアイデアが急速に広まり始めている。それは、どの会議でも簡単に実行でき、より生産的な会議行動を促すのに驚くほど効果的だからだ。

その秘訣とは？すべてのプロジェクト・ミーティングを記録すること。

このアイデアはクレイジーに聞こえるだろうか？しかし、それはまだ新しいからに他ならない。すでに実践している組織にとっては、その価値は自ずと明らかだ。実際、プロジェクトミーティングを記録することで、ミーティングをより効果的にするだけでなく、プロジェクトマネジャーとしてより成功するための5つの方法を紹介しよう。

プロジェクト管理会議をすべて記録すべき5つの理由

1.ディテールを失ったり忘れたりすることはない 

プロジェクト・ミーティングを記録すれば、発表された内容や議論されたことがすべて正確に記録される。

さらに、プロジェクトの途中で重要なサマリーを発表するときや、最後にプロジェクトをレビューするときにも、プロジェクトを通じてどのような決定がなされ、どのように決定されたかを完全に文書化することができます。つまり、次のステップを決定したり、将来のプロジェクト管理を改善したりするために、そのインテリジェンスを活用することに集中できるのです。

2.スケジュールの衝突」という言葉を二度と聞かない

重要なプロジェクトを進める上で、適切な人材を同時に集めることが最大のハードルになることがあります。Zoom、 Webex、GoToMeetingのようなビデオ会議ツールを使えば、地理的な距離は問題になりませんが、それでも2つの異なる会議に同時に出席することはできません。すべての人のスケジュールがすでにオーバーブッキングしているこの時代、経験豊富なプロジェクトマネージャーは、全員の都合が合う時間を見つけると、すぐに厳しい納期と対立してしまうことを知っています。

ミーティングを録画して共有することで、多忙なチームメンバーにも、ミーティング後にその様子を見たり、ミーティングに参加したりするオプションが与えられます。柔軟性が増すことで、何週間も、あるいは何ヶ月も前からミーティングの予定を立てなくても、チームがプロジェクトと他の作業とのバランスを取ることができる。 

3.プロジェクト管理会議での集中力と関与の向上

プロジェクト会議中にチームメンバーが詳細なメモを取ることは、ポジティブなことのように思えますよね？しかし、正式な議事録を取るにせよ、非公式なメモを取るにせよ、ディスカッションをそのまま文書化することには問題があります。つまり、同じことを繰り返す時間が長く なり、会話から得られる価値も減って しまう可能性が高いのだ。

おかげで 自動会議録音・書き起こし自動会議録音・書き起こしのおかげで、チームの誰もがメモを取る必要性に気を取られることがなくなります。その代わり、出席者は集中し、より積極的に参加できるようになり、プロジェクト会議の価値と効率が格段に高まります。

4.新しい貢献者を迅速にスピードアップさせる

プロジェクトチームが拡大することはよくあり、新しい貢献者を素早くスピードアップさせるのはプロジェクトマネージャー次第です。プロジェクトミーティングを録画しておけば、プロジェクトのゴールやこれまでの経過を説明する時間を節約できます。これによって、プロジェクトの進行に必要なハイレベルな情報を伝えることに専念しながら、詳細な情報をビデオで提供することができます。 

5.会議室以外でのコラボレーションをサポート

会議で新しい情報を明かすと、逆に仕事が増えることがよくある。誰かが新しく貴重な知識を持っていることに他の人が気づけば、その人が文書作成、トレーニング・セッションのスケジュール調整、1対1のダウンロード・ミーティングの繰り返しなどの依頼に横取りされるまで、そう長くはかからないだろう。 

初回ミーティングを録画しておけば、専門家の手を煩わせることなく、即座に他のメンバーと知識を共有することができる。より深いトレーニングが必要な場合、プレゼンテーションを素早く録画し、そのビデオを社内で共有するツールがあれば、将来、他のチームメンバーがその知識をオンデマンドで利用できるようになる。

プロジェクト管理会議を記録することで、社員はオンデマンドで参照できる詳細な情報を満載した貴重なリソースを得ることができ、しかも、余分な労力をかけることなくそれを実現できる。 

ミーティングツールはすでに持っている

何が良いのか？レコーディングに必要なツールは、ほぼ間違いなくすでに持っている。 

チームの少なくとも1人のメンバーとビデオ会議システムを使って接続していますか？WebEx、Zoom、Skypeなどのツールにはすでに録画オプションがあります。また、全員が同じ部屋に集まれるのであれば、多くの会議室には他のビデオ会議を円滑に進めるためのカメラが設置されています。また、そうでなくても、チームが持ち歩いているノートパソコンやスマートフォンにはウェブカメラが内蔵されているはずです。 

ハリウッドレベルのプロダクション・バリューは必要ありません。ただ、共有するすべての情報をキャプチャしたいだけなのです。既存の録音オプションは十分すぎるほど優れているので、本当に必要なのは「録音」をクリックし、いつもと同じようにミーティングを行うことだけです。

チームを引き込み、集中力を維持し、最終的には会議中も会議後もコラボレーションを向上させる、最も簡単でスマートな方法です。

プロジェクト管理会議に欠かせないビデオツール

車載のウェブカメラやビデオ会議ソフトで会議を録画すれば、便利な会議ビデオをすばやく簡単に作成できます。プロジェクトや組織によっては、そのファイルがあるだけで十分な場合もあります。しかし、会議を録画した後は、それらのシステムでは対応できないようなことをしたくなることがよくあります。 

A ビデオプラットフォームPanoptoのようなビデオプラットフォームは、Zoom、Webex Meetings、Microsoft Teams、GoToMeeting、BlueJeansなどのビデオ会議ソリューションを完璧に補完します。Panoptoは、すべての会議録画を自動的に中央の安全な ビデオライブラリPanoptoは、あらゆるデバイスで再生できるようにビデオをトランスコードし、ビデオで話されたすべての単語を検索用にインデックス化し、会議全体の完全なトランスクリプトを生成します。

Panoptoには、柔軟な マルチカメラビデオ録画および 編集"録画 "を押すだけの簡単操作です。プロジェクトマネージャーにとって、詳細なHDビデオプレゼンテーションをすばやく録画できることは、次のような生産性の向上につながります：

• 会議終了後、詳細な「次のステップ」のEメールを書く時間を減らす。 議事録の推敲やメモの解読に時間をかける必要はありません。会議の記録へのリンクをメールに貼り付け、チームへのアクションアイテムを記載するだけです。
• ビデオでより簡単な文書化文書の書式を整え、細部まで伝えるためにスクリーンショットを貼り付けるのに何時間も費やしていませんか。スライドと画面上のウォークスルーをサポートするビデオを録画するだけではどうでしょう。Panoptoなら、同じ情報を正式な文書で作成するよりもはるかに短時間で、細部まで見せるマルチカメラによるプレゼンテーションを撮影できます。
• 反転会議で、コラボレーションと意思決定の時間を増やそう。しかし、最初の20分が、出席者がすでに見ている情報のプレゼンに費やされていては意味がありません。プレゼンテーションを録画し、事前に送信することで、チームは会議全体を使ってコラボレーションや問題解決に取り組むことができます。
• 多忙な関係者に魅力的なプロジェクトの最新情報を提供影響力のある利害関係者と直接会う必要がないときは、ノートパソコンから録画したプロ仕様のHDビデオ・プレゼンテーションを使って、会議の合間に彼らの関心を引きつけ、最新情報を提供することができます。

ビデオ会議システムとビデオ・プラットフォームを組み合わせることで、 シンプルかつ強力なソリューションを 提供 し、会議の録画を組織にとって戦略的に有用な資産に変えることができます。