プロジェクトマネジメントは非常に困難な仕事です。フルタイムのプロジェクトマネージャーであっても、一つのプロジェクトのプロジェクトマネージャーであっても、チームが行うすべてのステップを計画し、ナビゲートし、文書化する責任があります。誰もがあなたに注目しており、たった一つの詳細を見失うと、何ヶ月もの手直しが必要になるかもしれません。

だからこそ、経験豊富なプロジェクトマネージャーであれば誰もが言うように、コミュニケーションが重要なのです。プロジェクトマネージャーは、チームの進捗状況や次の決定事項などの詳細を伝えるために、さまざまな選択肢を持っていますが、ほぼ共通しているのが「ミーティング」です。 

ほとんどの組織にとって、会議はプロジェクトを成功に導くために必要不可欠なものです。ミーティングを行うことで、プロジェクトマネージャーは重要な詳細を確認し、チームのコラボレーションを促進し、困難な問題を解決し、より多くの情報に基づいた意思決定を行うことができます。キックオフミーティング、ウィークリーステータスミーティング、ステークホルダーミーティング、プロジェクト終了時のレビューミーティングなど、プロジェクトの目的を達成し、タスクを期限内に完了させ、必要に応じてピボットを行うためには、すべてのプロジェクトミーティングが必要です。

もちろん、不足することはありません。 ミーティングをより効果的にするためのアドバイス.しかし、ここ1、2年の間に、革新的なプロジェクトマネージャーの間で、ある新しいアイデアが急速に普及し始めた。その理由は、毎回の会議で簡単に実行でき、より生産的な会議行動を促すのに驚くほど効果的だからだ。

秘訣は何ですか? すべてのプロジェクトミーティングを記録する。 

クレイジーだと思いますか?それは、このアイデアがまだ新しいからです。しかし、すでに実行している組織にとっては、その価値は歴然としています。実際に、以下の5つの方法があります。 プロジェクトミーティングの記録 は、それらをより効果的にするだけでなく、あなたがより成功したプロジェクトマネージャーになるためにも役立ちます。

プロジェクト会議をすべて記録すべき5つの理由

1.細かいことを忘れてはいけない 

プロジェクトミーティングを記録すれば、発表された内容や議論された内容がすべて正確に記録され、「前回のミーティングで説明したはずだが......」と思っていた人にとっては完璧な予備資料となります。

さらに、プロジェクトの途中で重要なサマリーを提示したり、最後にプロジェクトをレビューする際には、プロジェクト中にどのような決定がどのようになされたかを完全に記録することができます。これにより、次のステップの決定や、将来のプロジェクト管理の改善に役立てることができます。

2.スケジュールの乱れ」という言葉を二度と聞かない

重要なプロジェクトを前進させるためには、適切な人材を同時に集めることが最大のハードルになることがあります。 Zoom、 WebexGoToMeeting などのビデオ会議ツールは、地理的な距離を問題にしませんが、同時に2つの異なる会議に出席することはできません。全員のスケジュールが過密になっているこの時代、全員が参加できる時間帯を見つけることは、ハードな締め切りとすぐに対立してしまうことを、経験豊富なプロジェクトマネージャーは知っています。

会議を録画して共有することで、多忙なチームメンバーが会議の様子を見たり、会議に参加したりすることができるようになります。このように柔軟性を持たせることで、チームはプロジェクトと他の作業とのバランスを取ることができ、数週間、あるいは数ヶ月前にミーティングのスケジュールを組む必要はありません。 

3.会議中の集中力とエンゲージメントの向上

プロジェクトミーティングでメンバーが詳細なメモを取ることは、ポジティブなことのように思えますよね。しかし、正式な議事録であれ、非公式なメモであれ、議論を記録することには問題があります。チームメンバーが何かを書き留めるために立ち止まるということは、もはや会議に積極的に参加していないということです。つまり、あなたは自分の話を繰り返すことになり、会話から得られる価値が減ってしまうのです。 

ありがとうございます。 会議の自動録音とテープ起こししかし、このシステムを使えば、チームの誰もが、メモを取ることに気を取られる必要はありません。その代わり、出席者はより集中し、より積極的に参加できるようになり、プロジェクトミーティングの価値と効果が高まります。 

4.新しい貢献者を迅速に立ち上げる

プロジェクトチームはしばしば拡大しますが、新しい参加者を迅速に立ち上げられるかどうかは、プロジェクトマネージャーにかかっています。プロジェクトミーティングを録画しておけば、プロジェクトの目標やこれまでの経過について新メンバーに説明する時間を節約することができます。 

5.会議室の外でのコラボレーションをサポート

会議の場で新しい情報を公開すると、逆に仕事が増えてしまうことがよくあります。誰かが新しい価値ある知識を持っていることを他の人が認識すれば、その人が文書作成やトレーニングセッションの日程調整、1対1のダウンロードミーティングの繰り返しを要求されるようになるまで、長くはかからないでしょう。 

最初のミーティングを録画しておけば、専門家の時間を割くことなく、すぐに他のメンバーと知識を共有することができます。また、より深いトレーニングが必要な場合は、プレゼンテーションを素早く録画して社内でビデオを共有するツールがあれば、将来、他のチームメンバーがその知識をオンデマンドで利用できるようになります。

💡 Learn How To Record Zoom and ANY Online Meeting with Just a Screen Recorder>

 

プロジェクトミーティングを記録することで、社員は必要に応じて詳細な情報を参照できる貴重なリソースを手に入れることができ、しかもあなたは特別な努力をする必要はありません。 

何が良いのか?その録音に必要なツールは、ほとんどの人がすでに持っています。 

ビデオ会議システムを使って、チームの少なくとも1人のメンバーと接続していますか?WebEx、Zoom、Skypeなどのツールには、すでに録画オプションが用意されています。また、全員が同じ部屋に集まれるのであれば、多くの会議室にカメラが設置されているので、他のビデオ会議を円滑に進めることができます。また、会議室にカメラがなくても、チームが持ち歩くノートパソコンやスマートフォンには、ウェブカメラが内蔵されているはずです。 

ハリウッドレベルのプロダクションバリューは必要ありませんが、共有している情報をすべて記録したいのです。そのために必要なのは、いつもと同じように「録画」をクリックして会議を開催することだけです。

これは、会議中も会議終了後も、チームを巻き込み、集中力を維持し、最終的にコラボレーションを向上させる最も簡単でスマートな方法です。

プロジェクト管理に欠かせないビデオツール

オンボードのウェブカメラやビデオ会議ソフトウェアを使って会議を録画すれば、便利な会議ビデオを素早く簡単に作成することができます。プロジェクトや組織によっては、そのファイルがあるだけで十分な場合もあります。しかし、会議を録画した後に、これらのシステムでは対応しきれないほどの映像を使いたいと思うことがよくあります。 

便利な 動画プラットフォーム Panoptoは、Zoom、Webex Meetings、Microsoft Teams、GoToMeeting、BlueJeansなどのビデオ会議ソリューションを完璧に補完します。Panoptoは、すべての会議記録を自動的に安全な中央管理システムにアップロードします。 ビデオライブラリまた、ビデオの中で話されている言葉や表示されている言葉を検索用にインデックス化し、会議全体の完全なトランスクリプトを作成することができます。

Panoptoには、柔軟な マルチカメラビデオ録画編集 録画」ボタンを押すだけの簡単操作で、誰でも使えるツールです。プロジェクトマネージャーにとっては、詳細なHDビデオプレゼンテーションを素早く録画できることで、以下のような生産性の向上が期待できます。

  • 会議終了後に「次のステップ」の詳細なメールを書く時間を減らすことができます。 会議の議事録を作成したり、何ページものメモを解読したりするのに時間をかける必要はありません。録画した会議のリンクをメールに貼り付けて、チームへのアクションアイテムを添えるだけです。 
  • ビデオを使ったドキュメント作成が容易になりました。 細部まで伝えるために、文書のフォーマットやスクリーンショットの貼り付けに何時間もかけています。しかし、ビデオにスライドを添付して、画面上でウォークスルーを行うことはできません。Panoptoでは、同じ情報で正式な文書を書くよりもはるかに短い時間で、細部まで表示されるマルチカメラプレゼンテーションを撮影することができます。
  • 反転会議でコラボレーションと意思決定の時間を確保 会議は物事を成し遂げるための場です。しかし、最初の20分が、参加者がすでに見た情報の提示に費やされているとしたら、そうではありません。事前にプレゼンテーションを録画して送信しておけば、チームは会議全体でコラボレーションや問題解決に取り組むことができます。
  • 多忙な関係者に魅力的なプロジェクトの最新情報を提供 影響力のある関係者と直接会う必要がない場合でも、ラップトップから直接録画したプロフェッショナルなHDビデオプレゼンテーションを使えば、会議の合間に関係者の関心と最新情報を維持することができます。

反転会議のビデオプレゼンテーションを見る Panoptoで録画したものです。

 

 

ビデオ会議システムとビデオプラットフォームを組み合わせれば、シンプルかつパワフルなソリューションとなり、会議の記録を組織の戦略的な資産として活用することができます。 
  

Panopto Expressを使って、次のプロジェクトミーティングを記録しましょう。


Panopto Expressは、ブラウザ上で動作する無料のビデオ・スクリーンレコーダーです。

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