- 動画録画
プロジェクト管理会議をより効果的に進めるための、たった一つの秘訣
本業としてフルタイムのプロジェクトマネージャーを務めている場合でも、単発のプロジェクトでその役割を担っている場合でも、チームのあらゆるステップを計画し、進捗を管理し、記録する責任があります。これらは多くの場合、プロジェクト管理会議で詳細に策定・追跡されます。すべての視線があなたに向けられています。 たった一つの詳細を見落とすだけで、数ヶ月に及ぶ手戻り作業を招く恐れがあります。
だからこそ、経験豊富なプロジェクトマネージャーなら誰もが言うように、コミュニケーションが鍵となるのです。 プロジェクトマネージャーには、 チームの進捗状況や次に下すべき決定事項といった詳細を伝えるための選択肢がいくつかありますが、その中でもほぼ例外なく採用される戦略が一つあります。それは「会議」です。
プロジェクト会議は極めて重要である
好き嫌いは別として、ほとんどの組織にとって、会議はプロジェクトを成功裏に完了させるために不可欠な要素です。会議を通じて、プロジェクトマネージャーは重要な詳細を把握し、チームの連携を促進し、困難な問題を解決し、より的確な意思決定を行うことができます。 キックオフミーティング、週次進捗会議、ステークホルダー会議、あるいはプロジェクト終了時のレビュー会議など、どのような会議であれ、目標の達成、タスクの期日通りの完了、そして必要なタイミングでの方向転換を確実にするためには、すべてのプロジェクト会議が不可欠です。
もちろん、会議をより効果的にするためのアドバイスは数え切れないほどあります。しかし、ここ1、2年の間に、革新的なプロジェクトマネージャーの間で新たなアイデアが急速に広まり始めています。その主な理由は、あらゆる会議で簡単に実践できること 、しかも驚くほど効果的に、より生産的な会議の在り方を促すからです。
その秘訣は何ですか？ すべてのプロジェクト会議を録音してください。
このアイデアはこのアイデアは、ちょっと突飛に聞こえるでしょうか？確かにそうかもしれません。しかし、それはまだ新しい試みだからに過ぎません。すでに実践している組織にとっては、その価値は言うまでもありません。実際、プロジェクト会議を記録することは、会議の効率を高めるだけでなく、あなたをより優れたプロジェクトマネージャーへと成長させる5つの方法があります。
プロジェクト管理の会議をすべて録音すべき5つの理由
1. どんな細部も見落とされたり、忘れられたりすることはありません
プロジェクトの会議を録画すれば、提示された内容や議論されたことのすべてを正確に記録できます。これは、「前回の会議でその件は話し合ったはずでは？」と疑問に思ったことがある人にとって、頼りになる資料となるでしょう。
さらに、プロジェクトの途中で重要な要約を提示したり、終了時にプロジェクトを振り返ったりする際にも、プロジェクト全体を通じてどのような決定がなされ、どのようにして決定に至ったかについて、完全な記録が残されています。つまり、その情報を活用して次のステップを決定したり、今後のプロジェクト管理の改善に役立てたりすることに集中できるのです。
2. 「スケジュールの都合」という言葉を二度と聞かなくて済む
重要なプロジェクトを前進させる上で、適切な人材を同時に一堂に集めること自体が、最大の障壁となることもあります。Zoom、 Webex、GoToMeetingといったビデオ会議ツールを使えば、地理的な距離はそれほど問題ではなくなりますが、それでも参加者が同時に2つの異なる会議に出席することはできません。誰もがすでに予定で埋まっているこの時代において、経験豊富なプロジェクトマネージャーなら、全員の都合が合う時間を見つけることが、厳しい納期とのせめぎ合いを招くことをよく知っています。
会議を録画して共有することで、多忙なチームメンバーは、会議が終わった後でもその内容を視聴したり、意見を出したりできるようになります。こうした柔軟性が高まることで、チームは他の業務とのバランスを取りながらプロジェクトを進めることができ、数週間、あるいは数ヶ月も前から会議の予定を立てる必要がなくなります。
3. プロジェクト管理会議における集中力と参加意欲を高める
プロジェクトの会議中にチームメンバーが詳細なメモを取ることは、良いことのように思えますよね？しかし、議論の内容をその場で記録すること――正式な議事録であれ、非公式なメモであれ――には落とし穴があります。チームメンバーが書き留めるために手を止める瞬間、当然のことながら、彼らはもはや会議に積極的に参加しているとは言えなくなるからです 。つまり 、あなたは同じことを繰り返し説明する時間が増えてしまい 、会話から得られる価値が低下してしまう可能性が高いのです 。
おかげで 会議の自動録画・文字起こしのおかげで、チームメンバーはもはやメモを取る必要に気を取られることがなくなります。その代わりに、参加者は集中してより積極的に会議に参加できるようになり、プロジェクト会議の価値と効果をさらに高めることができます。
4. 新規参加者を素早く戦力化する
プロジェクトチームは拡大することがよくありますが、新しいメンバーを迅速に戦力化するのはプロジェクトマネージャーの役割です。プロジェクト会議の録画があれば、プロジェクトの目標やこれまでの経緯を説明する際の時間を節約できます。これにより、新しいメンバーが業務を開始するために必要な概要情報の伝達に集中しつつ、詳細については各自で視聴できる動画を通じて確認してもらうことが可能になります。
5. 会議室の外での協働を支援する
会議で新しい情報を明らかにすることは、直感に反して、かえって仕事が増えることにつながることがよくあります。誰かが新しく価値ある知識を持っていると周囲が気づけば、その人はすぐに、文書化の依頼や研修のスケジュール調整、あるいは繰り返しの1対1の説明会の開催といった業務に追われることになるでしょう。
初回ミーティングの記録を残しておけば、その分野の専門家に余計な時間を割かせることなく、即座に他の人と知識を共有するのに大いに役立ちます。より詳細なトレーニングが必要な場合、プレゼンテーションを素早く録画し、その動画を社内で共有できるツールがあれば、将来的に他のチームメンバーがいつでもその知識にアクセスできるようになります。
プロジェクト管理会議を録音しておけば、従業員は必要な時にいつでも参照できる詳細な情報が詰まった貴重な資料を手に入れることができます。しかも、あなた自身に余計な手間はかかりません。
会議ツールはすでに揃っています
どちらが良いでしょうか？必要な録音用機材は、おそらくすでに手元にあるはずです。
チームメンバーの少なくとも1人と連絡を取るために、ビデオ会議システムを利用していますか？WebEx、Zoom、Skypeなどのツールには、すでに録画機能が備わっています。あるいは、全員を同じ部屋に集めることができるなら、現在では多くの会議室にカメラが設置されており、他のビデオ会議を行うのに役立ちます。たとえ会議室にカメラがなくても、チームメンバーが持ち歩いているノートパソコンやスマートフォンには、ウェブカメラが内蔵されている可能性が高いでしょう。
ハリウッド級の豪華な演出は必要ありません。大切なのは、共有する情報をすべて記録することです。既存の録画機能は十分すぎるほど充実していますので、あとは「録画」ボタンをクリックし、いつも通り会議を進めるだけです。
これは、チームの意欲を引き出し、集中力を維持させ、会議中だけでなく会議後もチームワークを向上させるための、最も簡単で賢い方法です。
プロジェクト管理会議に欠かせない動画ツール
内蔵ウェブカメラやビデオ会議ソフトを使って会議を録画すれば、有用な会議動画を簡単かつ手早く作成できます。プロジェクトや組織によっては、そのファイルがあるだけで十分な場合もあります。しかし、多くの場合、会議を録画した後は、それらのシステムでは対応できないような、さらに高度な編集や加工を行いたくなるものです。
A ビデオプラットフォームPanopto 、Zoom、Webex Meetings、Microsoft Teams、GoToMeeting、BlueJeansなどのビデオ会議ソリューションを完璧にPanopto 。Panopto 、すべての会議の録画をPanopto 一元化された安全な 動画ライブラリに自動的にアップロードし、あらゆるデバイスで再生できるよう動画をトランスコードし、動画内で発話された言葉や表示された内容をすべてインデックス化して検索可能にし、会議全体の完全な文字起こしを生成します。
Panopto 、柔軟な マルチカメラ動画録画機能 および 編集 ツールを備えており、誰でも簡単に「録画」ボタンを押すだけで利用できます。プロジェクトマネージャーにとって、詳細なHDビデオプレゼンテーションを迅速に録画できる機能は、次のような生産性の向上をもたらします：
- 会議終了後に、詳細な「今後の対応」を記したメールを作成する時間を削減しましょう。 会議の議事録を推敲したり、何ページにも及ぶメモを整理したりする時間を無駄にしないでください。会議の録画リンクをメールに貼り付け、チームへのアクションアイテムを記載するだけで済みます。
- 動画を活用して、ドキュメント作成を効率化。 細部まで伝えるために、ドキュメントの書式設定やスクリーンショットの貼り付けに何時間も費やしていませんか？ スライドと画面上の操作手順を組み合わせた動画を録画してみてはいかがでしょうか。Panopto、同じ情報を盛り込んだ正式な文書を作成するよりもはるかに短い時間で、細部まで見逃さないマルチカメラによるプレゼンテーションを録画できます。
- 「反転型ミーティング」を導入して、協働や意思決定に充てる時間を増やしましょう。ミーティングは物事を成し遂げる場ですが、最初の20分間を、参加者が事前に視聴できたはずの情報の説明に費やしてしまっては意味がありません。プレゼンテーションを録画して事前に共有し、ミーティングの全時間をチームでの協働や問題解決に充てられるようにしましょう。
- 多忙なステークホルダーに向けて、興味を引くプロジェクトの進捗報告を行いましょう。影響力のあるステークホルダーと直接会う必要がない場合でも、ノートパソコンから直接録画したプロ品質のHD動画プレゼンテーションを活用すれば、会議の合間にも彼らの関心を維持し、最新情報を提供し続けることができます。
ビデオ会議システムとビデオプラットフォームを組み合わせることで、 シンプルでありながら強力なソリューションが実現し 、会議の録画を組織にとって戦略的に有用な資産へと変えることができます。