회의가 왜 생산적이지 않은지 궁금해할 수도 있습니다. 그런 생각을 하다 보면, 사람들이 지금보다 더 회의에 싫증을 낼 수는 없을 거라고 생각하게 될지도 모릅니다. 

하지만 그건 틀린 생각입니다. 

솔직히 말해서, 사람들은 모든 회의를—사람들은나쁜 회의를싫어합니다. 비효율적인 회의가 다른 일을 하는 데 방해가 되거나 다른 일을 해내는 데 방해가 되거나 업무 흐름을 방해하여, 하루 전체가 본래보다 덜 생산적이었다고 느껴지게 할 때, 우리 모두는 피할 수 없는 좌절감을 경험해 본 적이 있습니다. 하루 종일 여러 회의에서 이런 일이 반복된다면 상황은 더욱 악화됩니다.

물론, 직원들에게 물어보면 누구나 이메일이나 메신저 앱보다 훨씬 효율적으로 협업하고, 아이디어를 구상하며, 세부 정보를 공유할 수 있다는 점에서 회의가 매우 가치 있다고 말할 것입니다. 만약 그렇지 않다면, 당연히 우리 일정표에 잡힌 회의 횟수도 훨씬 적을 것입니다. 

그럼에도 불구하고 회의는 기껏해야 ‘피할 수 없는 악’이라는 평판을 얻어왔습니다. 그렇다면 왜 그럴까요? 왜 대부분의 팀에게 회의는 생산적이지 않은 걸까요?

그렇다면 회의는 정말 시간 낭비일 뿐인가요?

이 문제를 자세히 들여다보면 일정한 패턴이 드러납니다. 대개 문제는 회의 진행 방식에 있습니다. 목표가 불분명하고, 발표 내용이 산만하며, 주제와 동떨어진 논의가 오가고, 참석자들의 집중력이 흐트러지는 데다, 우리 모두의 시간을 빼앗는 다른 업무들까지 겹치면서, 결국 어느 순간에는 우리 모두가 답답함을 느끼게 됩니다. 

꼭 그래야만 할까요? 한마디로, 아닙니다. 

하지만 더 나은 회의를 진행하기 위한 조언의 대부분이 실제로 회의의 질을 높여줄까요? 역시 아닙니다. 

부적절한 회의 관행이 직원들의 일정과 업무 만족도, 나아가 회사의 수익에 계속해서 악영향을 미치도록 방치하기보다는, 전 세계 조직의 리더들은 보다 효과적인 회의를 진행하기 위해새로운—때로는의문스러운—규칙들을 도입하고 있다. 

회의 시간이나 참석자 수에 대한 일방적인 제한부터, 회의 내내 모두를 서 있게 하거나 심지어 회의록을 작성하기 위해 단 한 명만 참석하도록 지정하는 것까지, 흔히 ‘모범 사례’로 거론되는 이러한 방법들은 회의 중 나타나는 부적절한 행동을 줄이는 데 별다른 효과가 없다.

게다가, 이러한 의문스러운 조언들은 회의의 질을 실제로 향상시키는 데는 별 도움이 되지 않을 뿐만 아니라, 직원들이 회의를 싫어할 새로운 이유를 만들어 줄 뿐입니다.

피해야 할 회의 위생 및 생산성 향상 팁 10가지

최악의 조언들을 살펴보기 전에,회의 효율을 높이는 데진정으로도움이 되는 몇가지 팁이 있다는 점을 먼저 언급하지 않는다면 미흡할 것입니다. 명확한 의제를 설정하고, 정시에 회의를 시작하고 끝내며, 자료를 미리 배포하고, 회의 마지막에 실행 과제를 할당하는 것은 모두 회의를 더 유용하게 만들고 불만을 줄이는 데 도움이 됩니다. 

하지만 그 외에도, 회의의 질을 높이기 위해 기업들이 정기적으로 도입하려 시도하는, 다소 의문스러운—심지어 노골적으로 자기중심적인—“효율적인 회의” 전략들이 수없이 많다. 

다음은 회의 효율성을 높이기 위한 좋은 해결책으로 흔히 거론되지만, 사실은 피하는 것이 좋을 만한 최악의 아이디어 10가지 목록입니다: 

1. 시작 시간이 특이한 시간대에 회의 일정을 잡으세요

(다음에서 추천한 좋지 않은 아이디어 CBS 뉴스(CBS 뉴스가 추천한)

팀원들이 회의에 참여하는 데 별로 의욕이 없나요? 평소와는 다른 시간대에 회의를 열어보면 더 좋아할지도 모릅니다! 이 방법에는 다양한 변형이 있는데, 하루 중 아주 이른 시간이나 늦은 시간에 회의를 잡는 것부터, 예를 들어 정각 7분 뒤처럼 예상치 못한 시간에 회의를 시작하는 것까지 포함됩니다. 

물론, 불규칙한 일정 조정이 직원들의 눈에는 회의의 가치를 높여준다는 생각은 논리적으로 말이 되지 않습니다. 참석자들은 이 전략의 어색함을 눈치챌 수는 있겠지만, 대부분은 업무 일정에 추가되는 차질 때문에 짜증을 낼 것입니다. 누구도 회의에 참석하기 위해 일찍 출근하거나 늦게까지 남고 싶어 하지 않으며, 일관성 없는 일정 탓에 사람들은 이미 빡빡한 일정을 관리하느라 더 많은 노력을 기울여야만 합니다.

2. 회의는 수요일에만 잡으세요

(다음에서 추천한 좋지 않은 아이디어 포브스(포브스가 추천한)

일주일에 딱 하루만 모든 심부름을 처리할 수 있다고 상상해 보세요. 은행 업무, 장보기, 세탁소, 건강 검진 등 모든 일을 그 하루에만 해야 하고, 그렇지 않으면 다음 주까지 미뤄야만 합니다. 솔직히 말해, 회의 일정을 관리하는 전략으로 보면 처음에는 꽤 괜찮게 들립니다. 일주일 중 나머지 시간은 온전히 개인적인 생산성을 높이는 데 쓸 수 있으니까요! 

하지만 몇 주가 지나면, 팀 회의를 일주일에 한 번으로 제한하는 것이 오히려 비효율성을 키운다는 사실을 깨닫게 될 것입니다. 사실, 그 영향은 두 가지 측면에서 나타납니다. 첫째, 공식적인 논의와 의사결정이 정해진 날까지 미뤄지는 환경이 조성되어, 업무가 한 번에 최대 일주일 동안 정체될 수 있습니다 . 둘째, 모든 회의가 동일한 8시간 동안 열릴 것으로 예상되므로, 매주 모든 사람의 일정이 순식간에 꽉 차버리는 악몽 같은 하루가 만들어집니다. 그 결과, 일정 충돌을 피하기 위해 즉석에서 잡은 회의조차 몇 주 또는 몇 달 뒤로 미뤄야 하는 상황이 발생합니다. 생산성을 명분으로 회의를 피하는 것은 CEO라면 설득력 있는 주장일 수 있지만, 모든 직원이 이를 따르게 되면 혁신을 저해하고 중요한 사업의 진전을 지연시킬 위험이 있습니다.

3. 7명 이상 초대하지 마세요

( 월스트리트저널이 추천한 엉뚱한 아이디어)

물론, 누구도 자신과 관련 없는 회의에 참석하고 싶어 하지 않습니다. 객관적으로 볼 때, 소규모 그룹일수록 합의에 도달하기가 더 수월한 경우가 많습니다. 하지만 임의의 인원 수를 기준으로 회의 참석을 제한하면, 선정되지 못한 사람들로부터 얻을 수 있는 귀중한 통찰력과 아이디어를 놓칠 위험이 있습니다. 더 나쁜 경우, 나중에 초대받지 못한 사람들과 또 다른 회의를 잡아야 하는 상황이 발생할 수도 있습니다. 사람들은 회의에 누가 참석해야 하는지 신중하게 고려하고, 무의미하고 종종 역효과를 낳는 인원 제한 규칙에 얽매이지 않으면서 적절한 사람들을 초대해야 합니다.

4. 모두 일어나게 하세요

(Lifehack.com에서 추천한 Lifehack.com) 

‘서서 하는 회의’라는 말 그대로의 개념을 잘 모르시는 분들을 위해 설명하자면, 사람들이 서 있으면 불편함을 느끼기 때문에 회의 진행 속도가 빨라지고, 결과적으로 회의가 더 빨리 끝난다는 발상입니다 . 물론 신속한 협업 세션이 필요한 상황과 장소는 분명히 존재합니다(특히 이러한 방식의 협업을 위해 특별히 설계된 “애자일” 개발 환경에서 그렇습니다). 하지만 시간을 절약하기 위한 전략으로 직원들에게 불편함을 주는 것은, 기껏해야 근시안적인 접근일 뿐입니다. 서서 하는 회의가 실제로 더 빨리 진행된다고 해도(이 점은 여전히 논란의 여지가 있습니다), 그 이유는 아마도 직원들이 세부 사항을 덜 공유하고 질문을 덜 하도록 유도했기 때문일 가능성이 큽니다. 

게다가, 다양한 유형의 사람들이 모인 자리에서 실제로 벌어지는 회의의 역학을 살펴보면, 입회식 회의는 신체적 편견, 연령 차별, 성차별을 초래할 수 있어, 일부 참가자들이 불안감을 느끼고 회의에서 완전히 소외되게 만들기도 합니다. 하버드 비즈니스 리뷰(Harvard Business Review)는 입회식 회의가 모든 회의에 적합한 해결책이 아닌 이유를 다음과 같이 설명합니다 여기에서 설명하고 있습니다.

5. 회의 시간은 15분으로만 잡으세요

(다음에서 추천한 좋지 않은 아이디어 Fast Company)

“일은 완료할 수 있는 시간을 모두 채우도록 늘어날 것이다”라고 주장하는 ‘파킨슨의 법칙’은 우리 모두 한 번쯤 들어본 적이 있을 것입니다. 따라서 이 권고안은 어떤 회의든 15분 이내로 압축하는 데 아무런 문제가 없을 것이라고 주장합니다. 어차피 지금 회의 시간이 길어진 건, 스스로 더 많은 시간을 할당해 놓았기 때문이 아니겠습니까? 패스트 컴퍼니(Fast Company)의 제안은 이 법칙의 ‘과학적 근거’를 설명하기 위해 TED 강연을 인용합니다. TED의 관점에 따르면, 아무리 복잡한 아이디어라도 18분 이내에 발표할 수 있어야 합니다. 만약 그렇게 할 수 없다면, 주제를 충분히 잘 이해하지 못해 간단하게 설명하지 못하는 것이라고 그들은 말합니다. 

하지만 회의는 발표가 아닙니다, 또한 그래서는 안 됩니다. 회의는 팀원들이 협력하여 어려운 문제를 해결할 수 있는 기회입니다. 회의 주최자가 의제에 맞춰 필요한 최소한의 시간만 배정하도록 기대하는 것은 지극히 타당합니다. 하지만 임의적이고(객관적으로 짧은) 시간 제한을 고수하다 보면, 결국 더 많은 회의가 생겨나게 될 가능성이 높습니다. 이 모든 회의는 한 번의 긴 회의로 해결할 수 있었던 더 큰 과제를 수행하기 위해 필요한 것들입니다. 또한 그만큼 중요한 점은, 이러한 짧은 회의들이 잦아지면 직원들은 근무 시간 내내 끊임없이 업무를 시작했다가 중단해야 하며, 이러한 방해는 생산성에 훨씬 더 치명적인 영향을 미치기 쉽다는 것입니다. 

Slack Slack은 회의 시간에 대한 훨씬 더 합리적인 지침이 되는 이 차트를 만들었습니다:

6. 사전 회의를 개최한다

다가오는 회의에 대해 회의를 열 가치가 있는 경우는 언제일까? 거의 없다. 그런 경우는 극히 드물다 경우가 사전에 “기획” 회의나 심지어 여러 차례의 “사전 회의”가 도움이 될 수 있는 경우는 거의 없으며, 이러한 경우는 거의 예외 없이 회사의 주요 소식이 전달되는 대규모 조직 회의 준비와 관련되어 있습니다. 단, 여기서 우리는중대한 변화 이니셔티브의 시작을 계획하거나, 대중의 이목이 집중되는 소프트웨어 데모를 준비하거나, 외부 비즈니스 파트너와의 회의를 앞두고 사전 검토를 진행하는 등 향후 활동을 준비하기 위한 협업의 가치를 부정하는 것은 아닙니다. 이러한 모든 활동에는 리더와 참가자들이 정보를 수집하고, 논리를 검증 및 다듬으며, 다가오는 회의나 행사를 위해 목표와 실행 항목을 공동으로 준비해야 합니다 .

하지만 대부분의 회의, 심지어 앞서 언급한 예외적인 사례 중 일부의 경우에도, 팀원들이 이미 효과적으로 협업하고 있다면 사전 회의를 열 이유가 전혀 없습니다. 그냥 정기 회의를 진행하고, 모든 구성원이 전문가로서 기꺼이 의견을 제시할 것이라는 기대감을 심어준 다음, 다시 업무에 복귀하면 됩니다. 

7. 지정된 발언권을 사용하세요

테니스공, 펜, 메모장, 소라껍질 등 — 많은 조직에서 특정 물건을 ‘발언권’으로 지정하고, 그 물건을 들고 있지 않은 사람은 발언할 수 없도록 함으로써 회의 중 발언을 자제하도록 유도해 왔습니다. 

만약 회의실이 유치원이었다면, 이는 서로를 존중하며 경청하고 차례를 지키는 법을 가르치는 현명한 방법이 될 수도 있겠습니다. 하지만 현실을 직시해 봅시다. 회의실에서 직원이나 팀원들이 서로의 아이디어와 의견을 존중하도록 하기 위해 ‘발언 펜’ 같은 도구가 필요하다면, 조직 내에 더 근본적인 문화적 문제가 존재한다는 뜻일 가능성이 큽니다. 게다가 이런 관행은 회의 진행 속도를 크게 늦추고 시간을 더 잡아먹을 수 있습니다. 누구도 그런 상황을 원하지 않을 것입니다.

8. 파워포인트 사용을 피하십시오

(또 다른 엉터리 제안 포브스) 

““아마존은 파워포인트를 “아마존은 파워포인트를 완전히 금지했으니, 여러분도 그렇게 해야 한다”는 것이 요즘의 통념입니다. 그리고 그 말에는 일리가 있습니다. 결국, 회의실에서 누군가가 슬라이드 자료를 그대로 읽어주는 것을 듣느라 시간을 낭비할 필요는 없으니까요. 하지만 슬라이드나 기타 보조 시각 자료를 금지하는 것은 지나친 조치입니다. 적절히 활용한다면, 이러한 요소들은 회의를 순조롭게 진행하고, 대화의 맥락을 제공하며, 의사결정에 필요한 모든 세부 정보를 전달하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

회의를 정말로 더 효율적으로 진행하고 싶으신가요? 그렇다면 프레젠테이션 행위 자체 을 금지해야 합니다. 슬라이드 자체를 금지하는 것이 아니라요. 우리 모두는 주최자가 사전에 이메일로 보낼 수 있었던 정보를 발표하느라 처음 45분을 허비하는, 한 시간이나 되는 지루한 회의를 겪어본 적이 있습니다. 이는 파워포인트의 잘못이 아닙니다. 주최자의 잘못입니다. 이것이 바로 회의가 생산적이지 못한 주요 원인 중 하나입니다.

자, 유용한 팁을 하나 알려드리겠습니다. 참석자들이 다가오는 회의를 준비하는 데 도움이 될 정보나 프레젠테이션이 있다면, 그 정보를 이메일, 메모, 또는 동영상 프레젠테이션)을 전날에 보내주세요! 그러면 참석자들은 시간이 날 때마다 내용을 미리 숙지할 수 있고, 회의에서는 논의와 결정해야 할 사항에만 집중할 수 있어 회의가 더 빨리 끝날 수 있습니다.

9. 참석 시 인센티브 제공

(다음에서 추천한 좋지 않은 아이디어 CIO 매거진(CIO 매거진이 추천한) 

식사, 선불 직불카드, 기프트 카드. 맞습니다. 많은 직원들이 이런 방식에는 별다른 불만을 갖지 않습니다. 하지만 회의에 참석하도록 사람들을 매수해야 한다면, 애초에 그 회의를 열어야 할 필요가 있을까요? 

인센티브를 제공한다고 해도, 대부분의 사람들은 시간 낭비라고 생각하는 회의에는 여전히 참석하지 않을 것입니다. 설령 참석한다고 해도 적극적으로 참여할 것이라고 기대해서는 안 됩니다. 대개는 음식이나 돈만이 유일한 동기인 소수의 직원을 참석시키기 위해 드는 비용이 그만한 가치가 없습니다. 결국, 의제를 명확히 설정하고 참석을 유도하는 것이 직원들이 실질적인 기여를 할 수 있는 마음으로 회의에 참석하게 만드는 최선의 전략입니다. 

10. 전담 필기 담당자를 지정하세요

(다음 사람이 추천한 좋지 않은 아이디어 아사나) 

회의 기록이나 회의록을 작성할 담당자를 지정하면, 논의 내용, 결정 사항, 향후 조치 사항 등을 문서로 남길 수 있어 회의 후에도 누구나 이를 참고할 수 있습니다. 정말 좋은 생각이네요. 

하지만 버튼 하나만 누르면 모든 내용을 녹음할 수 있는데, 굳이 실제 직원—즉, 고용하기 위해 돈을 지불하고 있으며 속기보다 더 중요한 업무가 분명 있을 사람—을 회의에 참석시켜 단순히 필기만 하게 할 이유가 무엇일까요? 누구도 회의 필기 담당자가 되고 싶어 하지 않으며, 더 큰 문제는 그 역할을 맡게 되면 거의 항상 너무 바빠서 토론에 적극적으로 참여하지 못하게 된다는 점입니다.

회의가 왜 비생산적인가? 회의 효율을 높이는 방법

지난 1~2년 사이, 혁신적인 비즈니스 리더들 사이에서 새로운 아이디어가 빠르게 인기를 얻기 시작했는데, 이는 무엇보다도 모든 회의에서 쉽게 적용할 수 있을 뿐만 아니라, 더 나은 회의 문화와 생산성을 높이는 데 놀라울 정도로 효과적이기 때문입니다.

모든 회의를 기록하십시오

작성자 회의를 녹화하고 회의 내용을 녹화하고 이를 중앙 집중식이며 검색이 가능한 동영상 라이브러리, 회의에서 오간 정확한 대화 내용을 완벽하게 기록할 수 있습니다. 이 기록은 회의에 참석했던 사람, 참석하지 못한 사람뿐만 아니라, 자신이 참여하지 않은 회의에서 논의된 정보를 찾고 있는 조직 내 다른 구성원들도 나중에 참고할 수 있습니다. 

모든 회의를 기본적으로 녹화하면 직원들이 일상 일정을 더 유연하게 조정하고 관리할 수 있게 되며, 직접 참석하지 못하는 경우에도 관련 인원 모두가 회의에 기여할 수 있도록 보장합니다. 또한 영상 녹화 덕분에 상세한 필기 작업이 필요 없어지므로, 모든 참석자가 토론에 적극적으로 참여할 수 있는 여유가 생깁니다.  특히 Panopto비디오 플랫폼은 모든 영상을 자동으로 텍스트로 변환해 주므로, 수작업으로 자막을 만들 필요가 없으며 회의 녹화본에 담긴 모든 대화를 쉽게 검색할 수 있습니다.

회의를 녹화하면 직원들이 필요할 때마다 참고할 수 있는 상세한 정보가 담긴 귀중한 자료를 확보할 수 있으며, 관리자의 추가적인 노력 없이도 이를 실현할 수 있습니다. ‘녹화’ 버튼을 클릭하고 평소와 다름없이 회의를 진행하기만 하면 되므로, 더 이상 긴 요약 이메일이나 ‘후속 조치’ 메모를 작성할 필요가 없습니다. 

이는 회의 중은 물론 회의가 끝난 후에도 직원들의 참여를 유도하고 집중력을 유지하며, 궁극적으로 협업 효율을 높이는 가장 쉽고도 현명한 방법입니다. 영상을 시청하신 후에는 회의가 왜 생산적이지 못한지 그 원인을 파악하실 수 있을 것입니다.

Panopto 회사의 모든 회의를 녹화해 보세요

Panopto 기업이 모든 사내 회의를 자동으로 녹화하고, 자막을 생성하며, 안전하고 검색이 가능한 내부 동영상 라이브러리에 보관할 수 있도록 지원하는 올인원 동영상 Panopto . 또한 현재 시중의 주요 화상 회의 시스템과 연동되므로, 기존 회의 방식을 변경할 필요 없이 손쉽게 회의 녹화를 시작할 수 있습니다. 

포레스터(Forester)로부터 “최고의 동영상 검색 지원” 부문에서 인정받은 Panopto , 라이브러리에 있는 모든 동영상에서 언급되거나 화면에 표시된 내용을 검색한 후, 해당 주제가 다뤄지는 정확한 시점으로 바로 이동할 Panopto . 즉, 동영상은 단순한 기록 자료 그 이상으로, 회사의 지식 기반에서 참고할 수 있는 귀중한 자산이 될 수 있습니다. 

Panopto 귀사의 회의 문화를 혁신하고 팀의 생산성을 높이는 데 어떻게 도움이 Panopto 있는지 알아보시려면, 지금 바로 저희 팀에 문의하여 데모를 신청해 주십시오.