회의가 왜 생산적이지 않은지 궁금할 수 있습니다. 이러한 사고방식은 사람들이 회의를 더 이상 싫어하는 것이 불가능하다고 생각하게 만들 수 있습니다.

하지만 틀린 생각입니다. 

공정하게 말하자면, 사람들은 모든 회의- 나쁜 회의를 싫어할 뿐입니다. 우리 모두는 비효율적인 회의로 인해 다른 일에 집중할 수 없거나 다른 일에 집중하지 못하게 하거나 업무 흐름을 방해하여 하루의 생산성을 떨어뜨릴 때 느끼는 피할 수 없는 좌절감을 누구나 경험해 보았을 것입니다. 하루 종일 여러 회의에서 이런 일이 반복된다면 상황은 더욱 심각해집니다.

물론 직원들에게 물어보면 이메일이나 메시징 앱보다 미팅을 통해 더 효율적으로 협업하고, 세부 정보를 만들고, 전달할 수 있다는 점에서 엄청난 가치를 느낀다고 말할 것입니다. 그렇지 않다면 자연스럽게 캘린더에 미팅이 줄어드는 것은 당연하겠죠. 

그럼에도 불구하고 회의는 기껏해야 필요악이라는 평판을 얻고 있습니다. 그 이유는 무엇일까요? 대부분의 팀에서 회의가 생산적이지 않은 이유는 무엇일까요?

그렇다면 회의는 정말 시간 낭비일까요?

문제를 파헤치기 시작하면 하나의 트렌드가 드러나기 시작합니다. 불분명한 목표, 구불구불한 프레젠테이션, 주제에서 벗어난 토론, 산만한 참가자, 시간을 두고 경쟁하는 다른 업무가 한꺼번에 모여 우리 모두를 좌절시키는 등 회의 운영 방식에 문제가 있는 경우가 많습니다. 

꼭 그렇게 해야 할까요? 한마디로 '아니요'입니다. 

하지만 더 나은 미팅을 운영하기 위한 대부분의 조언이 실제로 미팅을 개선할 수 있을까요? 아니요. 

모든 조직의 리더들은 나쁜 회의 행동이 직원들의 일정, 업무 만족도, 회사의 수익에 계속 피해를 주는 것을 방치하는 대신, 보다 효과적인 회의를 운영하기 위해 새롭고 종종모호한 규칙을 제정하고 있습니다.

회의 시간이나 참석자 수를 임의로 제한하는 것부터 회의 시간 동안 모두 서서 회의를 진행하거나 메모를 위해 한 사람을 지정하는 것까지, 널리 인용되는 이러한 '모범 사례'는 나쁜 회의 행동을 억제하는 데 거의 도움이 되지 않습니다.

게다가 이러한 의심스러운 조언은 직원들에게 회의를 싫어할 새로운 이유만 제공할 뿐 실제로 회의를 개선하는 데는 거의 도움이 되지 않습니다.

피해야 할 10가지 회의 위생 및 생산성 팁

최악의 조언에 들어가기에 앞서,보다 생산적인 회의를 위한 몇 가지 유용한 팁을 알려드리지 않을 수 없습니다. 명확한 안건을 설정하고, 정시에 회의를 시작하고 끝내고, 자료를 미리 보내고, 마지막에 실행 항목을 할당하는 것은 모두 회의를 더 유용하고 덜 답답하게 만드는 데 도움이 될 수 있습니다. 

그러나 이 외에도 기업들이 회의를 개선하기 위해 정기적으로 채택하는 '효과적인 회의' 전략에는 의심스러운, 심지어는 완전히 자기애적인 전략이 많이 있습니다. 

다음은 생산적인 회의를 위한 좋은 솔루션이라고 흔히 선전되는 최악의 아이디어 10가지 중 피해야 할 최악의 아이디어 목록입니다: 

1. 이상한 시간에 시작하는 회의 일정 잡기

(추천하는 나쁜 아이디어 CBS 뉴스)

팀원들이 회의 참여에 열의를 보이지 않나요? 어쩌면 팀원들이 이상한 시간에 회의를 더 좋아할지도 모릅니다! 이 권장 사항에는 하루 중 아주 이른 시간이나 아주 늦은 시간에 미팅을 예약하는 것부터 한 시간이 지난 7분 후와 같이 예상치 못한 시간에 미팅을 시작하는 것까지 다양한 방법이 있습니다. 

물론 불규칙한 일정이 어떻게든 직원들의 눈에 회의의 가치를 높인다는 생각은 논리에 어긋납니다. 참석자들은 이 전략의 이상한 점을 알아차릴 가능성이 더 높지만, 대부분 업무에 지장을 초래하는 것에 짜증을 낼 것입니다. 회의에 참석하기 위해 일찍 도착하거나 늦게까지 사무실에 남아 있기를 원하는 사람은 아무도 없으며, 일관성이 결여되면 사람들은 가뜩이나 바쁜 일정을 관리하기 위해 더욱 열심히 일하게 됩니다.

2. 수요일에만 회의 예약하기

(다음에서 추천하는 나쁜 아이디어 포브스)

모든 심부름을 매주 하루만 할 수 있다고 상상해 보세요. 은행, 식료품, 청소, 건강 검진 등 모든 심부름은 그날 하루만 할 수 있거나 다음 주까지 기다려야 합니다. 솔직히 말해서, 회의 관리 전략으로 보면 일주일 내내 개인 생산성을 위한 시간을 확보할 수 있다는 점에서 처음에는 좋게 들립니다! 

하지만 몇 주만 지나면 팀 회의를 일주일에 한 번으로 제한하는 것은 비효율성만 높인다는 사실을 알게 될 것입니다. 실제로는 두 번이나 그렇게 됩니다. 첫째, 공식적인 논의와 결정이 지정된 날까지 미뤄지는 환경이 조성되어 한 번에 최대 일주일 동안 업무가 유휴 상태가 될 수 있습니다. 둘째, 모든 회의가 동일한 8시간 동안 진행되어야 하기 때문에 매주 모든 사람의 일정이 꽉 차는 악몽 같은 하루를 만들어 일정 충돌을 피하기 위해 몇 주 또는 몇 달 후에 즉흥적으로 회의를 예약해야 하는 상황이 발생할 수 있습니다. 생산성이라는 명목으로 회의를 피하는 것은 CEO라면 설득력 있는 주장일 수 있지만, 모든 직원이 이를 따르게 되면 혁신을 저해하고 중요한 이니셔티브의 진행이 지연될 위험이 있습니다.

3. 7명 이상 초대하지 마세요.

( 월스트리트 저널에서 추천하는 나쁜 아이디어)

물론 자신과 관련이 없는 회의에 참석하고 싶어하는 사람은 아무도 없습니다. 객관적으로 볼 때 소규모 그룹일수록 합의에 도달하기가 더 쉬운 경우가 많습니다. 하지만 임의의 인원수를 기준으로 회의 참석을 제한하면 참석하지 못한 사람들의 소중한 인사이트와 아이디어를 놓칠 위험이 있으며, 나중에 초대받지 못한 사람들과 더 많은 회의 일정을 잡아야 하는 상황이 발생할 수 있습니다. 회의에 참석해야 하는 사람을 신중하게 고려하고 의미 없고 종종 비생산적인 좌석 규칙의 테두리 안에서 일하려고 하지 말고 적절한 사람을 초대해야 합니다.

4. 모두 일어서게 하기

(다음에서 추천하는 나쁜 아이디어 Lifehack.com)

말 그대로 '스탠딩 미팅'이라는 개념에 익숙하지 않은 분들을 위해 설명하자면, 사람들이 서 있으면 불편하기 때문에 회의가 더 빨리 진행되고 따라서 더 빨리 끝난다는 개념입니다. 실제로 신속한 협업 세션(특히 이러한 방식으로 협업하도록 특별히 설계된 "애자일" 개발 환경에서는)을 위한 시간과 장소가 있지만, 시간을 절약하기 위한 전략으로 직원들을 불편하게 만드는 것은 기껏해야 근시안적인 생각일 뿐입니다. 스탠딩 회의가 더 빨리 진행된다고 하더라도 이는 직원들이 더 적은 세부 사항을 공유하고 더 적은 질문을 하도록 인센티브를 주었기 때문일 가능성이 높습니다.

또한 스탠딩 회의는 다양한 유형의 사람들 간의 물리적 회의 역학 관계로 인해 장애인 차별, 연령 차별, 성 차별이 발생할 수 있으며, 이로 인해 일부 사람들은 불안감을 느끼고 회의에 완전히 참여하지 않을 수 있습니다. 하버드 비즈니스 리뷰에서 스탠드업 미팅이 모든 회의에 적합한 솔루션이 아닌 이유를 설명합니다. 여기.

5. 15분 회의만 예약하기

(다음에서 추천한 나쁜 아이디어 패스트 컴퍼니)

"일은 완수할 수 있는 시간을 채우기 위해 확장된다"는 파킨슨의 법칙에 대해 들어보셨을 겁니다. 따라서 이 권장 사항은 어떤 회의든 15분 이내로 압축하는 데 아무런 문제가 없다고 주장합니다. 결국, 지금 회의에 더 많은 시간을 사용하고 있는 것은 더 많은 시간을 사용할 수 있도록 예약했기 때문이겠죠? Fast Company는 이 규칙의 '과학적 근거'를 설명하기 위해 TED 강연을 인용했습니다. TED의 세계관에 따르면 아무리 복잡한 아이디어라도 18분 이내에 발표할 수 있어야 합니다. 그렇지 못하면 발표 주제를 충분히 잘 알지 못해서 간단하게 발표하지 못한다고 판단합니다. 

하지만 회의는 프레젠테이션이 아니며가 아니라 팀원들이 협업하여 어려운 문제를 해결할 수 있는 기회입니다. 회의 주최자가 회의 의제에 맞게 필요한 최소한의 시간을 예약하는 것은 지극히 당연한 일입니다. 하지만 자의적인 (객관적으로 짧은) 시간 제한을 고수하면 한 번만 더 길게 회의를 진행해도 될 일을 더 큰 일을 위해 점점 더 많은 회의를 진행하게 될 가능성이 높습니다. 그리고 더 중요한 것은 이렇게 짧은 회의는 직원들이 근무 시간 내내 끊임없이 업무를 시작하고 중단해야 한다는 것을 의미하며, 이러한 중단은 생산성에 훨씬 더 치명적인 영향을 미칩니다.

Slack 은 회의 시간에 대한 훨씬 더 합리적인 가이드를 제공하는 이 차트를 작성했습니다:

6. 사전 회의 개최

예정된 회의에 대해 언제 회의할 가치가 있나요? 거의 없습니다. 거의 모든 상황 '기획' 회의 또는 여러 차례의 '사전 회의'가 도움이 될 수 있는 경우는 거의 없으며, 이러한 회의는 대부분 회사의 주요 소식을 전달하는 일종의 주요 조직 회의에 대한 준비와 관련이 있습니다. 여기서 중요한 변화 이니셔티브의 킥오프 계획, 눈에 잘 띄는 소프트웨어 데모 준비, 외부 비즈니스 파트너와의 예정된 미팅 전 워크스루 등 향후 활동을 준비하기 위한 협업의 가치를 무시하는 것이 아니라는 점에 유의하세요. 이러한 모든 활동에는 리더와 참가자가 정보를 수집하고, 스트레스 테스트를 거쳐 주장을 구체화하고, 다가오는 회의나 이벤트의 목표와 실행 항목을 공동으로 준비해야 합니다 .

하지만 대부분의 회의에서, 그리고 실제로 위에 나열된 몇 가지 예외적인 경우라도 팀이 이미 효과적으로 협력하고 있다면 사전 회의를 개최할 이유가 없습니다. 그냥 정기 회의를 열고 모두가 전문가로서 기꺼이 기여할 것이라는 기대치를 설정한 다음 업무로 돌아가세요. 

7. 지정된 말하기 토큰 사용

테니스공, 펜, 메모장, 소라껍질 등 많은 조직에서 특정 물건을 '발언 토큰'으로 지정하고 해당 물건을 들고 있지 않은 사람의 발언을 금지하여 회의 진행에 방해가 되는 행위를 제한하려고 시도하고 있습니다. 

회의실이 유치원이 아니라면, 이것은 존중하는 경청과 차례를 지키는 것을 가르치는 현명한 방법일 수 있습니다. 하지만 회의실에서 직원이나 팀원들이 서로의 생각과 의견을 존중하도록 하기 위해 발언권이 필요하다면 조직 내에 더 큰 문화적 문제가 있는 것일 수 있습니다. 게다가 이러한 의식은 회의 속도를 늦추고 회의 시간을 더 길게 만들 수 있습니다. 아무도 그런 것을 원하지 않습니다.

8. 파워포인트 사용 금지

(다음에서 추천하는 또 다른 나쁜 아이디어 포브스)

"아마존이 파워포인트를 금지했으니 를 전면 금지했으니 여러분도 금지해야 한다"는 것이 요즘의 통념입니다. 회의실에서 누군가가 슬라이드 자료 전체를 그대로 읽는 것을 들으며 시간을 보낼 필요는 없으니까요. 하지만 슬라이드 및 기타 보조 시각 자료를 금지하는 것은 너무 멀리 나아가는 것입니다. 이러한 요소를 잘 활용하면 회의의 흐름을 유지하고, 대화의 맥락을 제공하며, 의사 결정에 필요한 모든 세부 정보를 제공할 수 있습니다.

회의의 효율성을 높이고 싶으신가요? 프레젠테이션을 하는 실제 프레젠테이션 행위 슬라이드 자체가 아니라 발표하는 행위를 금지해야 합니다. 우리 모두는 주최자가 미리 이메일로 보낼 수 있는 정보를 발표하느라 첫 45분을 다 써버린 한 시간짜리 회의를 겪어본 적이 있을 것입니다. 이는 PowerPoint의 잘못이 아닙니다. 주최자의 잘못입니다. 이것이 회의가 생산적이지 못한 주요 이유 중 하나입니다.

참석자들이 다가오는 미팅을 준비하는 데 도움이 되는 정보나 프레젠테이션이 있다면 이메일, 메모, 동영상 프레젠테이션 등 어떤 방법으로든 해당 정보를 보내세요. 비디오 프레젠테이션) 전날에 보내세요! 이렇게 하면 모두가 여유 시간이 있을 때마다 정보를 확인할 수 있고, 토론과 의사 결정에만 집중할 수 있어 회의가 더 빨리 끝날 수 있습니다.

9. 참석에 대한 인센티브 제공

(추천하는 나쁜 아이디어 CIO 매거진)

음식, 선불 직불카드, 기프트 카드. 예, 많은 직원들이 이러한 특정 전략에 개의치 않습니다. 하지만 회의 참석을 위해 사람들에게 뇌물을 주어야 한다면 회의를 열어야 할까요? 

인센티브를 제공하더라도 대부분의 사람들은 시간 낭비라고 생각되는 회의에는 참석하지 않으며, 참석하더라도 적극적으로 참여하기를 기대하지 않습니다. 대부분의 경우, 회의에 참석하는 유일한 동기가 음식이나 돈인 소수의 직원에게는 재정적 비용을 지불할 가치가 없습니다. 궁극적으로 의제를 설정하고 사람들이 회의에 참석하도록 설득하는 것이 사람들이 기여할 수 있는 무언가를 가지고 회의에 참석하도록 하는 가장 좋은 전략입니다.

10. 전담 노트 필기 담당자 지정

(다음에서 추천하는 나쁜 아이디어 아사나)

회의의 메모나 회의록을 작성할 사람을 지정하면 회의 후 사람들이 참조할 수 있는 토론, 결정 및 다음 단계에 대한 서면 기록을 남길 수 있습니다. 정말 좋은 아이디어입니다. 

하지만 버튼 클릭 한 번으로 모든 내용을 녹음할 수 있는데 왜 실제 돈을 주고 고용하고 속기보다 더 나은 일을 할 수 있는 실제 직원 중 한 명을 회의에 참석시켜 메모를 하도록 하겠습니까? 누구도 회의 메모 작성자가 되기를 원하지 않을 뿐더러, 그 책임을 맡는다는 것은 거의 항상 너무 바빠서 토론에 적극적으로 참여하지 못한다는 것을 의미합니다.

회의가 생산적이지 않은 이유는 무엇인가요? 미팅을 더 효과적으로 만드는 방법

지난 1~2년 동안 혁신적인 비즈니스 리더들 사이에서 새로운 아이디어가 빠르게 인기를 얻기 시작했는데, 이는 모든 회의에서 간단하게 구현할 수 있고 놀랍도록 더 생산적인 회의 행동을 장려하는 데 효과적이기 때문입니다.

모든 회의 기록

으로 회의를 녹화하고 중앙의 검색 가능한 비디오 라이브러리에 보관하면 회의에 참석했던 사람, 참석하지 못한 사람, 그리고 참여하지 않은 회의에서 논의된 정보를 검색하는 조직 내 다른 사람들이 나중에 참조할 수 있는 정확한 대화 내용을 완벽하게 기록할 수 있습니다.

기본적으로 모든 회의를 녹화하면 직원들의 일일 일정을 보다 유연하게 제어할 수 있어, 직접 참석하지 못하더라도 필요한 모든 사람이 회의에 참여할 수 있습니다. 또한 비디오 녹화 덕분에 세부적인 메모를 작성할 필요가 없으므로 모든 참석자가 토론에 적극적으로 참여할 수 있습니다. 특히 Panopto의 비디오 플랫폼은 모든 비디오를 자동으로 트랜스크립션하므로 수작업으로 할 필요가 없으며, 회의 녹화물의 모든 대화를 쉽게 검색할 수 있습니다.

회의를 녹화하면 직원들이 필요할 때 참조할 수 있는 상세한 정보가 담긴 귀중한 리소스를 얻을 수 있으며, 별도의 수고를 들이지 않아도 됩니다. 이제 더 이상 긴 요약 이메일이나 '다음 단계' 메모를 작성할 필요 없이 '녹화'를 클릭하고 평소처럼 회의를 진행하기만 하면 됩니다. 

이는 회의 중은 물론 회의가 끝난 후에도 직원들의 참여를 유도하고 집중력을 유지하며 궁극적으로 협업을 개선할 수 있는 가장 쉽고 스마트한 방법입니다. 비디오를 검토한 후에는 미팅이 생산적이지 않은 이유를 파악할 수 있습니다.

Panopto로 모든 회사 회의를 캡처하세요.

Panopto는 조직에서 모든 회사 회의를 자동으로 캡처, 녹화 및 검색 가능한 내부 비디오 라이브러리에 보관할 수 있는 올인원 비디오 플랫폼입니다. 또한 오늘날의 주요 화상 회의 시스템과 통합되어 회의 방식을 변경할 필요 없이 간편하게 회의 녹화를 시작할 수 있습니다. 

포레스터가 "최고의 동영상 검색 지원"을 제공하는 것으로 인정한 Panopto를 사용하면 라이브러리에 있는 모든 동영상에서 말하고 표시된 단어를 검색한 다음 해당 주제가 논의된 정확한 순간으로 이동할 수 있습니다. 즉, 동영상이 유용한 기록이 될 뿐만 아니라 회사 지식 베이스의 가치 있고 참조할 수 있는 부분이 될 수도 있습니다. 

Panopto가 기업 회의 문화를 개선하고 팀의 생산성을 높이는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보려면 지금 바로 저희 팀에 연락하여 데모를 요청하세요.