회의가 왜 생산적이지 않은지 궁금할 수 있습니다. 그런 생각은 사람들이 이미 회의에 대해 느끼는 혐오감 이상으로 더 싫어할 수 없다는 믿음으로 이어질 수 있습니다. 

하지만 그건 틀린 생각입니다. 

공정하게 말하자면, 사람들은 모든 회의를—그들은나쁜 회의를싫어한다. 우리는 모두 비효율적인 회의가 다른 일을 방해하거나 작업 흐름을 끊어 다른 일을 성취하는 데 방해가 되거나 업무 흐름을 방해하여 하루 전체가 본래 가능했던 것보다 덜 생산적으로 느껴지게 만들 때, 우리 모두는 그 피할 수 없는 좌절감을 경험해봤습니다. 하루 종일 여러 회의가 이어질 때는 더욱 최악입니다.

물론, 직원들에게 물어보면 누구나 회의가 이메일이나 메신저 앱보다 훨씬 효율적으로 협업하고, 창조하며, 상세한 정보를 전달하는 데 엄청난 가치가 있다고 말할 것입니다. 그렇지 않다면 당연히 우리 일정표에 회의가 줄어들겠죠. 

그럼에도 회의는 기껏해야 필요악이라는 평판을 얻었다. 그렇다면 왜 그럴까? 대부분의 팀에게 회의가 생산적이지 않은 이유는 무엇일까?

그렇다면 회의는 정말 시간 낭비일 뿐인가?

문제를 파고들기 시작하면 하나의 경향이 드러나기 시작한다. 대부분의 경우 문제는 회의 운영 방식에 있다. 불분명한 목표, 산만한 발표, 주제에서 벗어난 논의, 집중하지 못하는 참석자들, 그리고 우리 모두가 다른 업무로 시간을 분산해야 한다는 사실이 복합적으로 작용하여 결국 우리 모두를 좌절하게 만든다. 

꼭 그래야만 할까요? 한마디로, 아닙니다. 

하지만 더 나은 회의를 운영하라는 대부분의 조언이 실제로 회의를 개선할까? 그것도 아니다. 

나쁜 회의 관행이 사람들의 일정과 직무 만족도, 그리고 회사의 수익성에 계속해서 피해를 입히도록 내버려 두기보다는, 전 세계 조직의 리더들은 보다 효과적인 회의를 운영하기 위한새롭고 종종의심스러운 규칙들을 시행하고 있다. 

회의 시간이나 참석자 수에 대한 임의적인 제한부터 회의 내내 모두를 서 있게 하거나 심지어 필기만 담당하는 한 명을 지정하는 것까지, 널리 인용되는 이러한 '모범 사례'들은 나쁜 회의 습관을 억제하는 데 거의 도움이 되지 않는다.

게다가, 이 모든 의심스러운 조언들은 실제로 회의를 개선하는 데 거의 도움이 되지 않으면서도 직원들이 회의를 싫어할 새로운 이유를 제공할 뿐이다.

피해야 할 10가지 회의 위생 및 생산성 팁

최악의 조언을 살펴보기 전에,회의 효율성을 높이는 데진정으로도움이 되는 팁들이 있다는 점을 언급하지 않는다면 소홀히 하는 꼴이 될 것입니다. 명확한 의제를 설정하고, 정시에 시작 및 종료하며, 자료를 사전에 배포하고, 마지막에 실행 과제를 할당하는 것은 모두 회의를 더 유용하고 덜 답답하게 만드는 데 도움이 될 수 있습니다. 

그러나 그 외에도 회의 효율성을 높이기 위해 기업들이 정기적으로 도입하려는 수많은 의문스러운—심지어 노골적으로 자기중심적인—"효과적인 회의" 전략들이 존재한다. 

생산적인 회의를 위한 좋은 해결책으로 흔히 권장되지만 피해야 할 최악의 아이디어 10가지를 소개합니다: 

1. 시작 시간이 짝수 시간이 아닌 회의를 예약하세요

(CBS 뉴스가 추천한 나쁜 생각) CBS 뉴스)

팀원들이 회의 참석에 별로 열의가 없나요? 어쩌면 시간대를 바꿔보면 더 좋아할지도 모릅니다! 이 제안에는 다양한 변형이 있습니다. 예를 들어 회의 시간을 아주 이른 아침이나 늦은 밤으로 잡거나, 정각 7분 후처럼 예상치 못한 시간에 시작하는 식이죠. 

물론, 불규칙한 일정 조정이 어떻게든 직원들의 눈에 회의 가치를 높인다는 생각은 논리에 맞지 않습니다. 참석자들은 이 전략의 이상함을 더 잘 알아차릴 수는 있겠지만, 대부분은 업무 일정에 추가로 발생하는 방해로 인해 짜증을 낼 것입니다. 아무도 회의에 참석하기 위해 일찍 출근하거나 늦게 퇴근하고 싶어 하지 않으며, 일관성 자체가 결여되어 있어 사람들은 이미 바쁜 일정을 관리하기 위해 더 많은 노력을 기울여야 합니다.

2. 회의는 수요일에만 예약하십시오.

(나쁜 아이디어를 추천한 포브스)

만약 일주일 중 단 하루만 모든 용무를 처리할 수 있다고 상상해 보세요. 은행 업무, 장보기, 세탁소, 건강 검진 등 모든 일이 그 하루에만 가능하고, 그렇지 않으면 다음 주까지 기다려야 합니다. 공정하게 말하자면, 회의 관리 전략으로서는 처음에는 훌륭해 보입니다. 나머지 일주일 내내 개인적인 생산성을 위해 자유롭게 쓸 수 있으니까요! 

그러나 몇 주 안에 팀 회의 횟수를 주 1회로 제한하는 것이 오히려 비효율성을 가중시킨다는 사실을 깨닫게 될 것입니다. 사실 이는 두 가지 측면에서 그렇습니다. 첫째, 공식적인 논의와 결정이 지정된 회의일까지 미뤄지는 환경을 조성하여 업무가 최대 일주일간 정체될 수 있습니다. 둘째, 모든 회의가 동일한 8시간 동안 진행될 것으로 예상되기 때문에 매주 특정 요일이 악몽 같은 날이 됩니다. 모든 사람의 일정이 순식간에 꽉 차버려, 일정 충돌을 피하기 위해 즉흥적인 회의조차 몇 주 또는 몇 달 뒤로 미뤄야 하는 상황이 발생합니다. 생산성이라는 명목으로 회의를 피하는 것은 CEO 입장에서는 설득력 있는 주장일 수 있지만, 모든 직원이 이를 따르게 되면 혁신을 억누르고 중요한 계획의 진전을 지연시킬 위험이 있습니다.

3. 7명 이상 초대하지 마세요

( 월스트리트저널이 추천한 나쁜 아이디어)

물론, 자신과 관련 없는 회의에 참석하고 싶어 하는 사람은 아무도 없습니다. 객관적으로 소규모 그룹이 합의에 도달하기 더 쉬운 경우가 많습니다. 하지만 임의의 인원 수를 기준으로 회의 참석을 제한하면, 선정되지 못한 사람들로부터 소중한 통찰력과 아이디어를 놓칠 위험이 있습니다. 더 나쁜 경우, 초대받지 못한 사람들과 나중에 추가 회의를 잡아야 하는 상황이 발생하기도 합니다. 사람들은 회의에 누가 참석해야 하는지 신중히 고려하고, 무의미하고 종종 역효과를 내는 좌석 규칙이라는 틀에 얽매이지 않은 채 적절한 인원을 초대해야 합니다.

4. 모두 일어서게 하라

(Lifehack.com이 추천하는 나쁜 아이디어) Lifehack.com) 

서서 진행하는 회의라는 개념이 생소하신 분들을 위해 설명드리자면, 사람들이 서 있는 상태에서는 불편함을 느끼기 때문에 회의가 더 빠르게 진행되어 결국 더 빨리 끝난다는 생각입니다 . 물론 신속한 협업 세션이 필요한 시기와 장소는 분명 존재합니다(특히 이런 방식으로 협업하도록 설계된 '애자일' 개발 환경에서). 그러나 시간을 절약하기 위한 전략으로 직원들을 불편하게 만드는 것은 기껏해야 근시안적인 접근입니다. 서서 진행하는 회의가 실제로 더 빠르게 진행된다 해도(여전히 논쟁의 여지가 있지만), 그 이유는 직원들이 세부 사항을 덜 공유하고 질문을 줄이도록 유도했기 때문일 가능성이 큽니다. 

게다가, 서서 진행하는 회의는 신체적 조건이 다른 사람들 간의 물리적 상호작용 측면에서 장애인 차별적, 연령 차별적, 성차별적일 수 있어 일부 사람들이 불안감을 느끼고 회의에서 완전히 이탈하게 만들 수 있습니다. 하버드 비즈니스 리뷰는 서서 진행하는 회의가 모든 회의에 적합한 해결책이 아닌 이유를 설명합니다. 여기.

5. 15분 회의만 예약하세요

(나쁜 아이디어를 추천한 패스트 컴퍼니)

우리는 모두 "작업은 주어진 시간을 모두 채우도록 확장된다"는 파킨슨의 법칙을 들어본 적이 있습니다. 따라서 이 권고안은 어떤 회의든 15분 이내로 압축하는 데 아무런 문제가 없을 것이라고 주장합니다. 결국 지금 회의에 더 많은 시간을 할애하는 것은 단순히 더 많은 시간을 배정했기 때문이니까요, 그렇지 않습니까? 패스트 컴퍼니의 제안은 이 규칙의 '과학적 근거'를 설명하기 위해 TED 강연을 인용합니다. TED의 관점에 따르면, 아무리 복잡한 아이디어라도 18분 이내에 발표할 수 있어야 합니다. 만약 그렇지 못하다면, 그들은 단순히 주제를 충분히 잘 알지 못해서 간결하게 발표하지 못하는 것이라고 말할 것입니다. 

하지만 회의는 발표가 아니다, 그렇지도 않아야 합니다 — 팀원들이 협력하고 어려운 문제를 해결할 기회입니다. 회의 주최자가 회의 안건에 필요한 최소한의 시간을 할당하도록 기대하는 것은 당연합니다. 하지만 임의적이고 (객관적으로 짧은) 시간 제한을 고집하는 것은 결국 더 많은 회의를 열게 만들 가능성이 높습니다. 더 큰 과제를 해결하기 위해 필요한 회의들이죠. 그 모든 것을 한 번의 긴 회의로 처리할 수도 있었을 텐데 말입니다. 또한 마찬가지로 중요한 점은, 이러한 짧은 회의들이 직원들로 하여금 근무 시간 내내 작업을 끊임없이 시작하고 중단하게 만든다는 것입니다. 그리고 이러한 방해 요소는 생산성에 훨씬 더 치명적인 영향을 미칩니다. 

Slack 회의 시간을 정하는 데 훨씬 더 합리적인 가이드 역할을 하는 이 차트를 만들었습니다:

6. 사전 회의를 개최하십시오

다가오는 회의에 대해 회의를 가질 가치가 있을 때는 언제인가? 거의 없다. 그런 경우는 매우 드물다. 상황 "기획" 회의나 심지어 여러 차례의 "사전 회의"가 사전에 도움이 될 수 있는 경우는 거의 없으며, 이러한 경우 거의 예외 없이 주요 회사 소식이 전달되는 대규모 조직 회의 준비와 관련되어 있습니다. 여기서 우리는주요 변화 계획의 시작을 준비하거나, 주목받는 소프트웨어 데모를 준비하거나, 외부 비즈니스 파트너와의 회의 전 사전 설명회를 개최하는 등 향후 활동을 준비하기 위한 협업의 가치를 부정하는 것이 아님을 명심하십시오. 이러한 모든 활동은 리더와 참여자들이 정보를 수집하고, 논리를 검증 및 다듬으며, 다가오는 회의나 행사를 위한 목표와 실행 항목을 공동으로 준비하도록 요구합니다 .

그러나 대부분의 회의, 그리고 실제로 위에서 언급한 예외 사례들 중 일부조차도, 팀이 이미 효과적으로 협력하고 있다면 사전 회의를 열 이유가 전혀 없습니다. 그냥 정례 회의를 열고 모두가 전문가로서 적극적으로 기여할 것이라는 기대를 설정한 후, 다시 업무에 복귀하면 됩니다. 

7. 지정된 발언 토큰을 사용하십시오

테니스 공, 펜, 메모장, 소라껍질 — 수많은 조직들이 회의 중 방해를 줄이기 위해 특정 물건을 '발언 토큰'으로 지정하고, 현재 그 물건을 들고 있지 않은 사람은 발언을 금지하는 방식을 시도해왔다. 

회의실이 유치원이라면, 이는 서로의 의견을 존중하며 경청하고 차례를 지키는 법을 가르치는 합리적인 방법이 될 수 있을 것이다. 하지만 현실을 직시하자: 회의실에서 직원이나 팀원들이 서로의 아이디어와 의견을 존중하도록 하기 위해 말할 수 있는 펜이 필요하다면, 조직 내에는 더 큰 문화적 문제가 존재할 가능성이 크다. 게다가 이 의식은 회의를 상당히 지연시키고 길게 만들 수 있다. 아무도 그런 상황을 원하지 않는다.

8. 파워포인트 사용을 피하세요

(또 다른 나쁜 아이디어를 추천한 포브스) 

“아마존이 파워포인트를 전면 금지했으니 여러분도 그렇게 해야 한다"는 것이 요즘 통용되는 상식이다. 여기에는 일리가 있다. 결국 회의실에서 누군가가 슬라이드 전체를 그대로 읽어주는 것을 듣느라 시간을 낭비할 필요는 없기 때문이다. 하지만 슬라이드나 기타 보조 시각 자료를 금지하는 것은 지나친 조치다. 적절히 활용하면 이러한 요소들은 회의를 순조롭게 진행하고, 대화의 맥락을 제공하며, 의사결정에 필요한 모든 세부 정보를 제시하는 데 도움이 될 수 있다. 

회의를 정말 효율적으로 만들고 싶으신가요? 발표 행위 자체를 금지해야 합니다 을 금지해야 합니다. 슬라이드 자체가 아니라요. 우리 모두는 주최자가 미리 이메일로 보낼 수 있었던 정보를 발표하느라 처음 45분을 잡아먹는 한 시간짜리 회의에서 고통받은 경험이 있습니다. 이는 파워포인트의 잘못이 아닙니다. 주최자의 잘못입니다. 이것이 회의가 생산적이지 않은 주요 원인 중 하나입니다.

그래서 유용한 팁 하나 알려드립니다: 참석자들이 다가오는 회의를 준비하는 데 도움이 될 만한 정보나 발표 자료가 있다면, 그 정보를 (이메일, 메모, 또는 영상 프레젠테이션) 전날 보내세요! 그렇게 하면 모두가 여유 시간에 내용을 숙지할 수 있고, 회의에서는 필요한 논의와 결정에만 집중할 수 있어 회의가 더 빨리 끝날 수 있습니다.

9. 참석을 위한 인센티브 제공

(CIO 매거진이 추천한 나쁜 아이디어) CIO 매거진) 

식사, 선불식 직불카드, 기프트 카드. 네, 많은 직원들이 이런 방식에 불만을 갖지 않습니다. 하지만 회의에 참석하도록 사람들을 매수해야 한다면, 그런 회의를 열어야 할까요? 

인센티브를 제공하더라도 대부분의 사람들은 시간 낭비라고 생각하는 회의에는 여전히 참석하지 않을 것이다. 설령 참석한다 해도 적극적으로 참여할 거라고 기대하지 마라. 대부분의 경우, 음식이나 돈이 유일한 동기인 소수의 직원들이 참석하는 데 드는 재정적 비용은 그만한 가치가 없다. 결국, 의제를 설정하고 사람들을 강제로 참석시키는 것이 회의에 기여할 내용을 가지고 참석하도록 하는 최선의 전략이다. 

10. 전담 필기 담당자를 지정하십시오

(나쁜 아이디어를 추천한 Asana) 

회의에서 누군가에게 회의록을 작성하도록 맡기는 것은 논의 내용, 결정 사항, 향후 조치 사항을 문서로 남기는 것을 의미합니다. 이렇게 하면 회의 후에도 사람들이 참고할 수 있죠. 정말 좋은 생각입니다. 

그런데 버튼 하나만 누르면 모든 내용을 녹음할 수 있는데, 왜 실제 급여를 지급하며 고용한 직원—분명 속기보다 더 중요한 업무가 있을 사람—을 회의에 참석시켜 필기만 시키겠습니까? 누구도 회의 필기 담당자가 되고 싶어 하지 않으며, 더 나쁜 점은 그 책임을 맡게 되면 거의 항상 논의에 적극적으로 참여할 여유조차 없다는 것입니다.

회의가 생산적이지 않은 이유는 무엇인가? 회의를 더 효과적으로 만드는 방법

지난 1~2년간 혁신적인 비즈니스 리더들 사이에서 새로운 아이디어가 빠르게 인기를 얻기 시작했는데, 이는 모든 회의에서 실행하기 쉬울 뿐만 아니라 놀랍도록 효과적으로 더 나은 회의 행동과 생산성을 촉진하기 때문이다.

모든 회의를 기록하라

회의 녹음 회의를 기록하고 중앙 집중식 검색 가능한 비디오 라이브러리에 보관함으로써, 진행된 정확한 대화 내용을 완벽하게 기록할 수 있습니다. 이는 회의에 참석한 사람, 참석하지 못한 사람, 그리고 자신이 참여하지 않은 회의에서 논의된 정보를 찾고 있는 조직 내 다른 구성원들도 나중에 참조할 수 있습니다. 

기본적으로 모든 회의를 녹화하면 직원들이 일정에 더 많은 유연성과 통제권을 가질 수 있어, 직접 참석하지 못하더라도 필요한 모든 사람이 회의에 기여할 수 있습니다. 또한 영상 녹화로 인해 상세한 필기가 필요 없어지므로 모든 참석자가 토론에 적극적으로 참여할 수 있는 여유를 확보할 수 있습니다.  특히 Panopto비디오 플랫폼은 모든 영상을 자동으로 텍스트로 변환해 주므로 수작업이 필요하지 않으며, 회의 녹화본 내 모든 대화를 손쉽게 검색할 수 있습니다.

회의 녹화는 직원들에게 필요할 때마다 참고할 수 있는 상세 정보가 가득한 소중한 자료를 제공합니다. 게다가 귀하의 추가 노력 없이도 가능합니다. '녹화' 버튼을 클릭하고 평소처럼 회의를 진행하기만 하면 됩니다. 이제 긴 요약 이메일이나 '다음 단계' 메모를 작성할 필요가 없습니다. 

이는 직원들의 참여를 유도하고 집중력을 유지하며 궁극적으로 회의 중과 회의 종료 후 협업을 개선하는 가장 쉽고 현명한 방법입니다. 영상을 검토한 후에는 회의가 생산적이지 않은 이유를 파악할 수 있을 것입니다.

Panopto로 회사 회의 전체를 녹화하세요

Panopto 기업이 모든 회의를 자동으로 녹화, 텍스트 변환 및 보관하여 안전하고 검색 가능한 내부 동영상 라이브러리를 구축할 수 있도록 지원하는 올인원 동영상 Panopto . 주요 화상 회의 시스템과도 연동되어 회의 방식을 변경하지 않고도 간편하게 회의 녹화를 시작할 수 있습니다. 

포레스터 리서치로부터 "최고의 동영상 검색 지원"으로 인정받은 Panopto 라이브러리의 모든 동영상에서 발화 및 표시된 단어를 검색한 후 해당 주제가 논의되는 정확한 순간으로 바로 이동할 수 Panopto . 이는 동영상이 유용한 기록이 될 뿐만 아니라, 회사의 지식 기반에서 가치 있고 참조 가능한 부분이 될 수 있음을 의미합니다. 

Panopto 어떻게 귀사의 회의 문화를 혁신하고 팀의 생산성을 높일 Panopto 있는지 알아보려면, 지금 바로 데모를 위해 저희 팀에 문의하세요 .