요즘 회의에서는 발표가 너무 많습니다.

이 말은 결코 가볍게 하는 말이 아닙니다. 어쨌든 저희는 온라인 프레젠테이션을 녹화하고 공유할 수 있는 비디오 소프트웨어를 만드는 회사니까요 .

하버드 비즈니스 리뷰(HBR)는 올여름 내내 회의에서 프레젠테이션을 우선시해야 할지, 아니면 대화를 우선시해야 할지에 대한 문제를 심도 있게 다뤘다. HBR 팀은 어느 한쪽 방식을 완전히 배제하라고 주장하지는 않지만, 대부분의 조직이 회의의 주된 진행 방식으로 프레젠테이션에 지나치게 의존하는 바람에 더 생산적인 대화를 놓치는 경우가 많다는 점을 거듭 지적하고 있다.

구체적으로, 발표 위주의 회의가 초래할 수 있는 문제점은 무엇일까요? HBR은 다음과 같은 몇 가지 문제점을 지적했습니다:

• 소위 “대공개”를 위해 마련된 회의가 끝날 때까지 중요한 정보가 너무 많이 공개되지 않는다
• 최종 해결책을 제시하기 전에, 이전에 시도된 바나 다른 곳에서 시도된 사례에 대한 의견을 수렴할 기회를 놓쳤다
• 슬라이드별로 진행되는 파워포인트 설명은 청중의 관심을 끌지 못하게 한다
• 질문을 받고, 답변을 제시하거나, 아이디어를 더 깊이 있게 전개할 기회가 거의 없다

HBR은 팀원들이 회의에서 발표해야 할 타당한 이유를 다수 제시했지만, 전반적으로 저자들은 매 회의마다 그 자리를 대화 형식으로 진행하는 것이 더 나은 결과가 나올지 신중하게 검토할 것을 권고한다.

회의 중 발표 시 진짜 문제점

회의에서 발표를 할 때, 문제는 공유되는 구체적인 정보 자체에 있는 경우가 거의 없습니다. 어차피 아이디어를 전달하는 데 있어 직접 발표하는 것이 글만 읽는 것보다 훨씬 더 효과적인 경우가 많기 때문입니다. 더 큰 문제는 시간입니다.

모든 회의는 실질적인 운영상의 문제입니다. 누가 참석해야 할까요? 일정이 맞을까요? 근무 시간이 늘어나고 있더라도, 주당 근무 시간은 여전히 한정되어 있습니다. 따라서 회의를 잡는다는 것은 한 사람이 다른 사람들이 그 한정된 시간 중 일부를 어떻게 보낼지 결정할 권한을 갖게 되는 것입니다.

회의가 생산적일 때는, 시간이 많이 소요된다는 점 때문에 불만을 품는 사람이 아무도 없다.

하지만 회의가 생산적이지 않을 때는, 그 귀중한 자원이 아무런 가치도 창출하지 못한 채 낭비되고 만다.

HBR 편집진이 지적했듯이, 회의에서 실시간 프레젠테이션을 진행할 때의 문제점은 발표자가 완성도 높은 아이디어를 공유하려는 마음에, 참석자들이 가진 통찰과 아이디어를 간과하는 경우가 너무나도 흔하다는 점입니다. 적절한 맥락 없이 가정을 내리고, 과거 경험을 이해하지 못한 채 기회를 제안하며, 타인의 로드맵을 세심하게 고려하지 않은 채 전략을 권고하는 경우가 많습니다.

아이디어를 직접 발전시키는 데 시간을 쏟기보다는, 그 아이디어를 남에게 보여줄 만한 수준으로 다듬는 데 시간을 낭비하게 된다.

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회의는 대화를 나누기 위해 있는 것입니다

물론, HBR 팀이 지적했듯이 프레젠테이션을 중심으로 회의를 구성해야 할 이유는 많습니다. 하지만 오늘날의 조직에서는 너무 많은 사람들이 슬라이드 자료를 예외가 아닌 규칙으로 삼고 있습니다.

더 나은 방법이 있습니다.

HBR은 회의 현황에 대한 여름 특별 기획을 마무리하며, 사실상 모든 회의 세션을 개선하기 위한 간단한 제안을 제시합니다:

“그룹 토론 전에 ‘최종’ 자료를 충분히 미리 보내고, 미리 읽어오도록 요구하십시오.”

이 개념은 급진적으로 들릴 수 있지만, 이미 링크드인이나 아마존 같은 기업에서는 실제로 도입되어 운영되고 있습니다. 대학 강의에서 급속히 확산되고 있는 트렌드에서 영감을 얻어 비즈니스계에서는‘플립드 미팅(flipped meeting)’으로 알려진 이 방식은, 모든 참가자가 동일한 이해를 바탕으로 같은 목표를 향해 나아갈 수 있도록 보장함으로써 회의의 생산성을 높이는 새로운 표준이 되고 있습니다.

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‘플리핑 미팅’을 실시하려면 회의 주최자가 사전에 자료를 공유하기만 하면 되며, 실제 회의 시간에는 참석자들이 모두 한자리에 모인 상태에서 의사 결정, 합의 도출, 업무 완수 등 생산적인 활동에 집중할 수 있습니다.

하지만 회의 자료를 미리 공유하는 것이 더 나은 회의를 위한 훌륭한 첫걸음임은 분명하지만, 이 방식을 일찍부터 도입한 많은 이들은 자료만으로는 항상 충분하지 않다는 사실을 깨달았습니다.

회의 시간을 발표에만 할애하는 것이 가장 효율적인 방법은 아닐지 모르지만, 그렇다고 해서 훌륭한 발표가 가치가 없다는 뜻은 아닙니다. 결국 발표는 인류가 가장 오래전부터 익혀온 기술 중 하나이며, 우리 뇌는 그런 방식으로 소통하고 배우도록 타고난 구조를 지니고 있습니다.

좋은 소식은, 두 마리 토끼를 다 잡을 수 있다는 것입니다.

사전에 녹화되어 공유된 플립드 미팅 발표 예시를 확인해 보세요:

 

 

회의를 앞두고 최종 자료가 준비되면, 팀원들은 무료 온라인 동영상 녹화 도구인Panopto 노트북에 내장된 웹캠을 활용해 회의 중에 발표했을 내용을 간편하게 녹화할 수 있습니다. 이렇게 하면 회의 주최자는 계획했던 대로 프레젠테이션 자료를 설명하며, 중요한 내용을 강조하고 세부 사항을 보충할 수 있습니다.

참가자들은 그 후 온라인 동영상 발표 자신만의 일정에 맞춰 — 필요하다면 되감아 다시 보거나 반복해서 시청할 수도 있으며 — 예정된 회의에 철저히 준비된 상태로 참석하여 당일 안건에 대해 건설적인 의견을 제시할 수 있도록 합니다.

회의 방식을 전환하면 회의로 낭비되던 시간을 되찾고, 참석하는 모든 회의가 생산적으로 진행되도록 하며, 팀원들이 협력하여 더 현명하고 시의적절한 결정을 내릴 수 있도록 돕습니다. 무엇보다도, 이 방식은 매우 간편하게 설계되었습니다. 평소 하던 대로 준비하되, 하루나 이틀 정도 일찍 시작하기만 하면 됩니다. 준비가 되면 ‘녹화’ 버튼을 누르기만 하면 됩니다.

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