우리 모두는 직장 생활의 상당 부분을 회의에 보냅니다. 미국에서만 노동 통계국 (Bureau of Labor Statistics)은 우리가 총 1 억 2 천 5 백만에서 6 억 4 천만 시간의 회의를 개최한다고 추정합니다. 매 달. 

그리고 그것은 회의실에서 보낸 시간 일뿐입니다. Bain & Company가 수행하고 Harvard Business Review에 발표 한 한 회사의 주요 직원 캘린더를 종합적으로 분석 한 결과, 한 회사에 대한 준비, 실행 및 후속 조치가 주간 경영진 회의는 엄청난 시간을 소비했습니다. 매년 300,000 시간.

낭비 된 시간? 글쎄, 그 중 일부는 거의 확실합니다. 

하지만 모두? 근처에도 안. 

회의는 직원들이 아이디어를 공유하고 공유하는 가장 효과적인 방법 중 하나로 남아 있습니다. 궁극적으로 비즈니스에 최상의 결과를 제공하는 데 도움이됩니다.

 

그렇다고 해서 회의가 상당히 많이 벌어진 것이다. 평판 생산성 킬러로서 참석자들이 작업중인 모든 작업을 완전히 중단 한 다음 책상을 떠나 회의 장소로 걸어 가야합니다. 인지 과학은 그것이 걸릴 수 있다고 말합니다 최대 30 분 회의와 같은 중단 후 사람들이 다시 집중하고 최대 속도로 작업 할 수 있습니다. 하루에 몇 번의 회의조차도 누군가의 작업 진행 상황을 심각하게 저해 할 수 있는지 확인하는 것은 어렵지 않습니다.

하지만 구체적인 이니셔티브를 논의하기 위한 동료 및 파트너와의 만남에서는 여전히 엄청난 가치가 있기 때문에 진행 상황, 장애물의 문제 해결 등에 대해서도 자세히 설명합니다. 회의는 계속된다. 

이제야 거의 모든 조직의 리더들이 기업 "회의 문화"를 재 설계하는 데 도움이되는 오래된 문제에 대한 새로운 솔루션을 찾기 시작했습니다. 

조직 문화의 일환으로 더 나은 회의 요구

이러한 이니셔티브 대부분의 목표는 사람들이 회의에 보내는 시간을 최소화하고 회의가 있다 보유하고 있습니다. 

아마존은 하나를 위해 자체적으로 뒤집힌 회의, 그리고 참석자들이 필요로하는 모든 관련 정보를 포함하는 4-6 페이지의 메모를 미리 공유 할 회의를 예약하는 직원이 필요합니다. 그렇게하면 참석자가 회의 주최자가 이러한 세부 정보를 직접 제시하는 것을 수동적으로 보는 시간이 줄어들어 팀이보다 신속하게 토론하고 필요한 결정을 내리는 데 도움이됩니다. 

Amazon의 형식은 모든 비즈니스에 적합하지 않을 수 있지만, 다음에는 테마가 있다. 아마존의 독특한 회의 문화 보다 쉬운 협업을 가능하게하고 회의에 낭비되는 시간을 줄이면서 생산성을 극대화하기 위해 일반적으로 새로운 통념에 나타납니다.

항상 최선의 의도로 시작합니다. 그러나 더 효과적인 회의를 개최하는 방법에 대한 나쁜 조언 은 부족하지 않습니다. 

 

회의 시간 및 참석자 수에 대한 임의의 제한부터 모든 사람이 회의 기간 동안 일어서도록하거나 심지어 모두가 메모하도록 요구하는 것까지 이러한 "모범 사례"는 대부분 회의 내 행동이 좋지 않은 좌절감에서 비롯되었습니다. 

다행히도 더 나은 회의를 만드는 데 실제로 도움이되는 몇 가지 아이디어가 있습니다. 직원을 참여시키고 집중을 유지하며 궁극적으로 회의 중 협업을 개선 하는 방법을 추가 시간을 낭비하지 않고 개선 할 수 있습니다. 

그리고 지난 1 ~ 2 년 동안 이러한 아이디어 중 하나가 빠르게 인기를 얻기 시작했습니다. 그 이유는 대부분 회의에 추가하는 간단한 작업이면서도 회의를보다 상호 작용하고 참석하기 쉽게 만드는 데 여전히 놀랍도록 효과적이기 때문입니다. 

그 비밀? 사무실에서 모든 회의를 녹화합니다.

 

에 의해 회의 기록 및 보관 중심, 검색 가능한 라이브러리, 발생한 정확한 대화에 대한 완벽한 기록을 생성합니다. 나중에 참석 한 사람, 참석할 수없는 사람 및 회의에서 논의 된 정보를 검색 할 수있는 조직의 다른 사람이 나중에 참조 할 수 있습니다. 의 일부가 아닙니다. 

기본적으로 모든 회의를 녹화하면 모든 적절한 사람이 직접 회의에 참석할 수없는 경우에도 회의에 기여할 수 있도록하여 직원에게 더 많은 유연성과 일일 일정을 제어 할 수 있습니다. 또한 비디오 녹화를 통해 많은 사람이 메모를 할 필요가 없으므로 참석자가 토론에 적극적으로 참여할 수 있습니다. 

회의를 녹화하면 사람들이 필요에 따라 참조 할 수있는 자세한 정보의 귀중한 소스를 제공하며 추가 노력없이 그렇게합니다. "녹화"를 클릭하고 항상 그랬듯이 회의를 개최 할 수 있지만 이제는 더 이상 긴 요약 이메일이나 "다음 단계"메모를 입력 할 필요가 없습니다. 

회의 기록 및 보관 회의 중과 회의 종료 후 모두 공동 작업을 가능하게하는 간단한 방법입니다. 그러나 녹음 된 회의는 회의 자체만큼 유용합니다. 그렇다면 조직은 어떻게 유용하고 생산적인 회의를 장려하는 문화를 조성 할 수 있습니까? 

웨비나보기 >> 회의를 최대한 활용하는 방법

 

보다 효과적인 회의 문화를 만들기위한 7 가지 원칙

보다 효과적인 의사 소통과보다 생산적인 협업을 지원하는 회의 문화의 7 가지 원칙이 있습니다. 각각을 살펴 보겠습니다.

1. 적절한 시간 예약

사람들이 회의에 보내는 시간을 제한하기 위해 일부 조직에서는 사람들이 회의에 보내는 시간을 줄이기 위해 회의 시간을 정해진 최대 길이로 제한했습니다. 그러나이 무거운 전술은 종종 회의를 적게 효율성 — 15 분 또는 30 분으로 모든 것을 다룰 시간이 충분하지 않은 경우 회의 참석자는 더 많은 회의를 예약 할 수 있습니다. 

대신에, 당신들이 원하는 것이 무엇인지 생각해 보도록 하세요. 달하다 회의에서 10 분이든 2 시간이든 목표에 따라 회의 시간을 합리적으로 예약합니다. 회의가 진정으로 유용한 한 사람들은 임의의 시간 제한 때문에 여러 세션에 걸쳐 대화를 나누는 것보다 전체 토론을 진행하는 것을 훨씬 선호 할 것입니다. 회의가 얼마나 오래 진행 되든 녹화하는 동안 누군가가 늦게 도착하거나 일찍 떠나야하는 갈등이있는 경우에도 비디오에서 놓친 부분을 포착하고 나머지 팀원과 계속 작업 할 수 있습니다. .

2. 라이트 피플 (Invite The Right People)

아마존은 "두 피자 규칙"을 가지고 있습니다. 기본적으로 그들은 회의에 초대 된 모든 사람을 먹일 수있을만큼 피자 두 장이면 충분해야한다고 주장합니다. 참석자 목록이 너무 커서 피자 두 개를 먹일 수 없다면 너무 많은 사람을 초대 했으므로 다음 번에 참석자 목록을 잘라야합니다. 

물론 자신과 관련이없는 회의에 참석하고 싶어하는 사람은 없습니다. 그리고 객관적으로 소규모 그룹은 종종 합의에 도달하기가 더 쉽습니다. 하지만 당신의 사람들이 누구인지 알아 내려고 애 쓰고 있다면 초대하기에 충분히 가치가 없다 임의의 참석자 제한을 고수 할 수 있도록 조직은 회의 중에 귀중한 아이디어와 통찰력을 놓칠 위험이 있습니다. 

"올바른 사람 초대"정책을 구현해도 직원은 회의에 참석해야하는 사람을 신중하게 생각해야합니다. 회의 녹화가 보장되면 이전에 "FYI처럼"초대를 받았을 수있는 사람이라면 누구나 경쟁 우선 순위를보다 쉽게 조정할 수 있습니다.

3. 회의 의제 설정

좋은 의제는 회의를 주최 한 사람의 생각을 정리하는 것 이상을해야합니다. 모든 참석자가 회의에서 다루는 내용을 이해하는 데 도움이되어야하며, 궁극적으로 회의가 시작되기 전이라도 회의에 참석하는 데 필요한 시간의 가치가 있는지 여부를 결정하는 데 도움이 될 것입니다. 

회의를 기록하지 않는 회사에서는 의제를 간과하기 쉽습니다. 결국 회의가 실시간으로 만 이루어지고 회의를 놓친다는 것은 그곳에서 제시된 모든 것을 놓친다는 것을 의미하는 문화에서 "만일을 대비해"모든 회의에 참석할 강력한 인센티브가 있습니다. 

모든 회의를 기록함으로써 직원들이 참석할 회의와 주문형 시청이 가능한 회의를 더 유연하게 선택할 수 있습니다. 회의실이 비어있을 가능성이 처음에는 일부 회의 주최자를 겁나게 할 수 있지만 각 회의에 앞서 주최자가 해당 회의의 목표, 구조 및 기본 토론 요점을 포함하는 의제를 공유해야한다는 기대를 설정하면 두 가지 유용한 결과 : 

1. 당신은 회의 주최자들에게 진정으로 소중한 만남만을 계획하도록 장려합니다. 아무도 참석하지 않을 것입니다.
2. 다른 모든 사람들이 가장 가치를 더할 수있는 곳을 볼 수 있습니다. 일정을 정하기 전에 이를 통해 생산성을 극대화할 수 있다. 

 

4. 어드밴스 (Advance) 에서 재료 보내기

오늘 회의에서 대부분의 시간이 낭비되는 곳을 알고 싶으십니까? 끝이 아닙니다. 여기에서 토론이 이루어지고 결정이 내려집니다. 오히려 누군가 (일반적으로 주최자)가 예약 된 회의 시간의 최대 75 %를 "모든 사람에게 속도를 제공"하는 데 사용하는 경우 대부분의 비효율적 인 회의 시간이 먼저 발생합니다. 

모든 사람이 결정을 내리기 전에 같은 페이지에서 시작하는 것이 분명히 중요하지만, 매 시간 회의의 처음 45 분을 누군가가 슬라이드 데크를 통해 밀어내는 것을 수동적으로 지켜봐야 할 이유는 없습니다. 실제로 직원들이 회의에 보내는 시간을 줄이는 가장 좋은 방법 중 하나는 회의에서 발표를 완전히 취소하다. — 이러한 방식으로 모든 시간을 적극적으로 협력하고 문제를 해결하는 데 사용할 수 있습니다. 

직원이 관련 문서를 보내도록 장려 앞으로 (회의의), 또는 더 나은, 그들이 빠르게 공유하게 하십시오. 비디오 프리젠테이션 회의가 시작될 때 지출 한 비용의 그런 다음 참석자가 해당 정보를 검토해야한다는 기대치를 설정합니다. 전에 회의가 시작됩니다. 회의의 프레젠테이션 부분을 미리 공유하고 검토함으로써 참석자들이 자신의 속도로 콘텐츠를 검토 할 수있게하여 (주제에 익숙한 사람은 빠르게 훑어 볼 수 있고 다른 사람은 더 많은 시간을 할애 할 수 있음) 회의 시간을 모두가 최종 결정을 내리는 데 필요한 시간입니다. 

관련 자료 : 회의실 문을 열기 전에 만나는 더 나은 만남

 

5. 산만 함 최소화

사람들이 참여하지 않으면 회의의 생산성이 떨어집니다. 이는 일반적으로 이메일 확인, 메모 작성 또는 멀티 태스킹과 같은 산만 함이 회의의 효율성을 떨어 뜨릴 수 있음을 의미합니다. 연구에 따르면 산만 한 한 사람 만 폭포 효과 주변에있는 다른 사람들의 관심을 빼앗습니다. 

회의 중에 랩톱 및 기타 장치를 금지하는 것은 조직에 너무 극단적 인 것처럼 보일 수 있지만 이러한 장치에 대한 필요성을 최소화하면 방해 요소를 제거하고 참여를 높일 수 있습니다. 이는 회의 녹화의 가치 중 일부입니다. 세부적인 메모를 작성하기 위해 노트북을 열어 둘 필요가 없다면 노트북에 포함되어있을 수있는 다른 모든 방해 요소와 싸울 필요가 없습니다. 주의 지속 시간을 몇 초 만에 측정 할 수있는 세상에서 이것은 큰 변화를 가져올 가능성이있는 작은 단계입니다. 

6. 조치 항목 지정

회의가 끝나면 회의 주최자가 "주차장"으로 강등 된 주제에서 벗어난 토론에 대한 작업 항목과 계획을 할당하는 것이 가장 좋습니다. 그러나 각 회의 후에 팀과 공유하기 위해 모든 것을 입력하면 그 자체로 빠르게 업무가 될 수 있으며 각 회의 후 주최자의 시간을 몇 분 또는 몇 시간까지 낭비 할 수 있습니다. 

여기에서도 회의를 녹화하면 암기 작업을 제거하여 시간을 되돌릴 수 있습니다. 회의를 기록하는 경우 누구에게도 모든 내용을 입력하는 데 1 분도 소비하지 않아도 모든 다음 단계가 포함 된 빠른 참조가 자동으로 생성됩니다. 

7. 향후 공동 작업을 위해 회의 녹음 자료 활용

오늘날 우리는 이메일, 공유 문서 및 Slack과 같은 생산성 허브를 통해 회의실 외부 (또는 컨퍼런스 콜 외)에서 지속적인 공동 작업을 수행하는 데 익숙합니다. 그러나 이러한 커뮤니케이션 솔루션 중 어느 것도 회의 중에 발생한 특정 토론을 쉽게 재검토 할 수 있도록 해주지 못합니다. 더 나쁜 것은 완전히 새로운 문서 나 메시징 스레드를 만들어야한다는 것입니다. 

회의 기록을 캡처 할 때 비디오 플랫폼 파놉토와 같은 비디오는 비디오 내부에서 라이브로 진행되는 쓰레디드 타임스탬프 토론을 통해 미래 협업의 주요 포인트가 될 수 있다. 그리고 만약 누군가가 프로젝트에 참여한다면, 그들은 관련된 대화를 통해 비디오를 보고 파싱함으로써 쉽게 속도를 따라잡을 수 있다.

회사 회의 녹화 시작을 기다리지 마십시오

Panopto는 조직이 안전하고 검색 가능한 내부 비디오 라이브러리에 모든 회사 회의를 자동으로 캡처하고 보관할 수있는 올인원 비디오 플랫폼입니다. 또한 오늘날의 선도적 인 화상 회의 시스템과 통합되어 회의 방식을 변경하지 않고도 회의 녹화를 쉽게 시작할 수 있습니다. 

Forester에서 "비디오 검색에 대한 최고의 지원"을 인정받은 Panopto를 사용하면 라이브러리의 모든 비디오에서 말하고 표시되는 단어를 검색 한 다음 주제가 논의되는 정확한 순간으로 이동할 수 있습니다. 즉, 동영상이 유용한 기록이 될뿐만 아니라 회사 지식 기반의 귀중하고 참조 가능한 부분이 될 수도 있습니다. 

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