우리 모두는 직장 생활의 상당 부분을 회의에 할애합니다. 미국 노동통계국(Bureau of Labor Statistics)의 추산에 따르면, 미국에서만 매달 총 1억 2,500만 시간에서 6억 4,000만 시간의 회의가 열리는 것으로 나타났습니다. 매달. 

그리고 이는 회의실에서 보낸 시간만 계산한 것입니다. 베인 앤 컴퍼니(Bain & Company)가 한 기업의 핵심 직원들의 일정을 종합적으로 분석하여 『하버드 비즈니스 리뷰』에 발표한 바에 따르면, 매주 열리는 단 한 번의 임원 회의에 대한 준비, 진행, 후속 조치에만 무려 연간 30만 시간.

시간 낭비였을까? 글쎄, 적어도 일부는 분명 그랬을 것이다. 

하지만 전부라고? 전혀 그렇지 않다. 

회의는 직원들이 협력하고 아이디어를 , 궁극적으로 비즈니스에 최상의 성과를 가져다주는 데 기여합니다.

 

그렇긴 하지만, 회의는 어느 정도 정당한 평가를 받아 생산성 저해 요인이라는 평판을 생산성의 적이라는 평판을 어느 정도 정당하게 얻었습니다. 참석자들은 하고 있던 일을 완전히 중단하고 책상에서 일어나 회의 장소로 걸어가야 하기 때문입니다. 인지과학에 따르면 최대 30분 이 걸린다는 사실을 알려줍니다. 따라서 하루에 회의가 단 두 번만 있어도 업무 진행에 심각한 차질을 빚을 수 있다는 점을 이해하는 것은 어렵지 않습니다.

하지만 동료 및 파트너들과 직접 만나 계획을 상세히 논의하고, 진행 상황을 공유하며, 장애 요인을 해결하는 등 여전히 얻을 수 있는 가치가 크기에, 회의는 여전히 계속되고 있습니다. 

이제야 비로소 거의 모든 조직의 리더들이 기존의 문제에 대한 새로운 해결책을 모색하기 시작했으며, 이를 통해 기업의 ‘회의 문화’를 재구축하고자 하고 있다. 

조직 문화의 일환으로 더 나은 회의를 요구하다

이러한 노력의 대부분은 사람들이 회의에 소비하는 시간을 최소화하고, 는 효과적으로 진행되도록 하는 것입니다. 

아마존은 그 예로, 자신들만의 방식으로 '플립 미팅'을 도입하여, 회의를 예약하는 직원이 참석자들이 필요로 하는 모든 관련 정보를 담은 4~6페이지 분량의 메모를 사전에 공유하도록 요구하고 있습니다. 이를 통해 (바라건대) 참석자들이 회의 주최자가 직접 그 내용을 설명하는 것을 수동적으로 지켜보는 시간을 줄일 수 있으며, 결과적으로 팀이 필요한 논의를 더 빨리 진행하고 결정을 내리는 데 도움이 될 것입니다. 

아마존의 방식이 모든 기업에 적합한 것은 아닐지라도, 여기에는 몇 가지 공통된 특징이 있습니다 아마존의 독특한 회의 문화 에는 회의 시간 낭비를 줄이고 협업을 원활하게 하며 생산성을 극대화하기 위한 새로운 통념에서 흔히 나타나는 공통된 특징들이 있습니다.

항상 좋은 의도로 시작하지만, 하지만 더 효과적인 회의를 진행하는 방법에 대한 잘못된 조언은 넘쳐납니다. 

 

회의 시간이나 참석자 수에 대한 자의적인 제한부터, 회의 내내 모두를 서 있게 하거나 심지어 모든 사람이 필기를 하도록 요구하는 것까지 — 이러한 ‘모범 사례’들은 대부분 회의 중의 부적절한 행동에 대한 불만에서 비롯된 것이다. 

다행히도, 추가적인 시간을 낭비하지 않으면서도 회의의 질을 높이고, 직원들의 참여를 유도하며, 집중력을 유지하게 하고, 궁극적으로 회의 중 협업을 개선하는 데 실질적인 도움이 되는 몇 가지 방법이 있습니다. 

그리고 지난 1~2년 사이, 그러한 아이디어 중 하나가 급속도로 인기를 얻기 시작했는데, 이는 주로 어떤 회의에나 쉽게 적용할 수 있을 뿐만 아니라, 회의를 더욱 상호작용적이고 참여하기 편하게 만드는 데 놀라울 정도로 효과적이기 때문입니다. 

그 비밀이 뭐냐고? 사무실에서 열리는 모든 회의를 녹음하는 것.

 

작성자 회의를 녹음하고 회의 내용을 녹화하고 검색이 가능한 중앙 라이브러리에, 회의에서 오간 대화 내용을 정확하게 기록할 수 있습니다. 이 기록은 회의에 참석했던 사람, 참석하지 못한 사람, 심지어 자신이 참여하지 않은 회의에서 논의된 정보를 찾고 있는 조직 내 다른 구성원들까지 나중에 참고할 수 있습니다. 

모든 회의를 기본적으로 녹화하면, 참석자가 직접 현장에 있지 못하더라도 필요한 모든 사람이 회의에 기여할 수 있도록 함으로써 직원들이 일정을 더 유연하게 조정하고 관리할 수 있게 됩니다. 또한 영상 녹화 덕분에 참석자들이 방대한 양의 필기를 할 필요가 없어지므로, 토론에 더 적극적으로 참여할 수 있는 여유가 생깁니다. 

회의를 녹화하면 직원들이 필요할 때마다 참고할 수 있는 상세한 정보를 손쉽게 얻을 수 있습니다. 별도의 노력 없이도 가능합니다. 평소와 같이 ‘녹화’ 버튼을 클릭하고 회의를 진행하기만 하면 되므로, 더 이상 긴 요약 이메일이나 ‘후속 조치’ 메모를 작성할 필요가 없습니다. 

회의 녹화 및 보관 회의 녹화 및 아카이빙은 회의 중은 물론 회의가 끝난 후에도 협업을 가능하게 하는 간단한 방법입니다. 하지만 녹화된 회의는 회의 자체만큼만 유용합니다. 그렇다면 조직은 어떻게 유용하고 생산적인 회의를 장려하는 문화를 조성할 수 있을까요? 

웨비나 시청하기 >> 회의 효율을 높이는 방법

 

더 효과적인 회의 문화를 조성하기 위한 7가지 원칙

보다 효과적인 의사소통과 생산적인 협업을 뒷받침하는 7가지 회의 문화 원칙이 있습니다. 각각을 자세히 살펴보겠습니다:

1. 적절한 시간을 할당하세요

사람들이 회의에 소비하는 시간을 줄이기 위해, 일부 조직에서는 회의 시간을 정해진 최대 한도로 제한하는 방식을 채택하고 있습니다. 하지만 이러한 강압적인 방식은 오히려 회의 시간을 더욱 비효율적으로 효율성을 떨어뜨리는 경우가 많습니다. 15분이나 30분으로는 모든 내용을 다 다루기에 턱없이 부족할 때, 회의 참석자들은 결국 더 많은 회의를 잡을 수밖에 없게 되기 때문입니다. 

대신, 직원들이 무엇을 이루고 싶은지 달성하고자 하는지 달성하고자 하는지 생각하게 하고, 그 목표에 따라 회의 시간을 10분이든 2시간이든 합리적으로 책정하도록 하십시오. 회의가 진정으로 유용하다면, 사람들은 단순히 임의의 시간 제한 때문에 대화를 여러 차례로 나누는 것보다, 한 번에 모든 논의를 마치는 것을 훨씬 더 선호할 것입니다. 또한 회의가 아무리 길게 진행되더라도, 녹화를 해두기만 한다면, 일정 상의 문제로 늦게 도착하거나 일찍 퇴실해야 하는 팀원도 놓친 내용을 영상으로 확인하고 나머지 팀원들과 함께 업무를 계속할 수 있습니다.

2. 적합한 인재를 영입하세요

아마존에는 ‘피자 두 판 규칙’이 있습니다. 간단히 말해, 회의에 초대된 모든 사람에게 피자 두 판이면 충분해야 한다는 것입니다. 참석자 명단이 너무 많아 피자 두 판으로는 다 먹일 수 없다면, 이는 초대 인원이 너무 많다는 뜻이므로 다음 번에는 참석자 명단을 줄여야 합니다. 

물론, 자신과 관련 없는 회의에 참석하고 싶어 하는 사람은 아무도 없습니다. 그리고 객관적으로 볼 때, 소규모 그룹이 합의에 도달하기는 더 쉬운 경우가 많습니다. 하지만 팀원들이 누가 초대할 만큼 가치가 없는 사람이 누구인지 그저 임의로 정한 참석자 제한을 지키기 위해서라면, 조직은 회의 중에 귀중한 아이디어와 통찰력을 놓칠 위험에 처하게 됩니다. 

“적절한 인원만 초대하기” 정책을 시행하면 직원들은 여전히 회의에 누가 참석해야 할지 신중하게 고려하게 됩니다. 또한 회의가 반드시 녹화될 것이라는 점이 보장되면, 이전에는 ‘참고용으로’ 초대되곤 했던 사람들도 다른 업무와의 우선순위를 더 쉽게 조정할 수 있게 됩니다.

3. 회의 안건 설정하기

좋은 의제는 단순히 회의를 주최한 사람의 생각을 정리하는 데 그쳐서는 안 됩니다. 모든 참석자가 회의에서 어떤 내용이 다뤄질지 이해할 수 있도록 도와야 하며, 궁극적으로는 회의가 시작되기 전부터 참석하는 데 드는 시간이 가치 있을지 판단할 수 있도록 도와야 합니다. 

회의를 녹화하지 않는 회사에서는 의제 내용을 간과하기 쉽습니다. 결국, 회의가 오직 실시간으로만 진행되고 회의에 참석하지 않으면 그 자리에서 논의된 내용을 모두 놓치게 되는 문화에서는, “혹시 모르니”라는 생각에 모든 회의에 참석해야 한다는 강한 압박감이 생기기 마련입니다. 

모든 회의를 녹화하면 직원들이 어떤 회의에 직접 참석할지, 어떤 회의는 다시 보기로 시청할지 더 유연하게 선택할 수 있게 됩니다. 회의실이 텅 비게 될까 봐 처음에는 일부 회의 주최자들이 우려할 수도 있겠지만, 각 회의 전에 주최자가 해당 회의의 목표, 구성, 기본적인 논의 사항을 포함한 의제를 공유해야 한다는 기준을 미리 정해두면 다음과 같은 두 가지 긍정적인 결과를 얻을 수 있습니다: 

1. 회의 주최자들이 아무도 참석하지 않을까 봐, 진정으로 가치 있는 회의만 잡도록 유도하고,
2. 여러분은 다른 사람들이 일정에 확정하기 전에 일정에 확정하기 전에, 그들이 자신의 생산성을 극대화할 수 있도록 돕습니다. 

 

4. 자료를 미리 보내주세요

오늘날 회의에서 시간이 가장 많이 낭비되는 시점이 어디인지 알고 싶으신가요? 회의의 마지막이 아닙니다. 마지막은 논의가 이루어지고 결정이 내려지는 단계니까요. 오히려 회의에서 비효율적으로 소비되는 시간의 대부분은 회의 초반에 발생합니다. 누군가(대개 주최자)가 예정된 회의 시간의 최대 75%를 “참석자 모두에게 상황을 설명하는 데” 할애하기 때문입니다. 

결정을 내리기 전에 모두가 같은 인식의 기반을 갖는 것이 중요하다는 점은 분명하지만, 1시간짜리 회의의 첫 45분을 누군가가 슬라이드 자료를 일방적으로 설명하는 것을 수동적으로 지켜보는 데 할애해야 할 이유는 없습니다. 사실, 직원들이 회의에 소비하는 시간을 줄이는 가장 좋은 방법 중 하나는 회의에서 프레젠테이션을 완전히 배제하는 것 — 그렇게 하면 모든 시간을 적극적으로 협업하고 문제를 해결하는 데 쏟을 수 있습니다. 

직원들이 관련 서류를 미리 보내도록 권장하십시오 회의 전에 , 또는 더 좋은 방법은 짧은 짧은 동영상 발표 를 공유하도록 하십시오. 그런 다음 참석자들이 회의 시작 시점에 설명하느라 시간을 낭비했을 내용을 미리 검토해야 한다는 회의가 시작되기 전에 미팅이 시작되기 전에 반드시 검토해야 한다는 기대치를 설정하세요. 미팅의 프레젠테이션 부분을 사전에 공유하고 검토함으로써, 참석자들은 각자의 속도에 맞춰 내용을 살펴볼 수 있게 됩니다(주제에 익숙한 사람은 빠르게 훑어보고, 그렇지 않은 사람은 더 많은 시간을 할애할 수 있음). 또한 미팅 시간을 모든 사람이 최종 결정을 내리는 데 필요한 최소한의 시간으로 줄일 수 있습니다. 

관련 자료: 회의실 문에 다다르기 전에 더 나은 회의 분위기를 조성하는 법

 

5. 주의 산만 요소를 최소화하세요

참석자들이 집중하지 않으면 회의의 생산성이 떨어집니다. 즉, 이메일 확인, 메모 작성, 또는 일반적인 멀티태스킹과 같은 주의 산만 요소들이 회의의 효율성을 저하시킬 수 있다는 뜻입니다. 연구 결과에 따르면 단 한 명만 주의가 산만해도 연쇄 반응 을 일으켜 주변 사람들의 주의력까지 빼앗을 수 있다는 사실이 밝혀졌습니다. 

회의 중 노트북이나 기타 기기의 사용을 전면 금지하는 것은 조직에 지나치게 과격한 조치로 보일 수 있지만, 이러한 기기의 필요성을 최소화하는 것만으로도 주의 산만을 줄이고 참여도를 높일 수 있습니다. 이것이 바로 회의 녹화의 가치 중 하나입니다. 상세한 메모를 남기기 위해 노트북을 펼쳐둘 필요가 없다면, 노트북에서 비롯될 수 있는 온갖 방해 요소와 싸워야 할 필요도 없어지기 때문입니다. 주의 집중 시간이 단 몇 초로 측정되는 오늘날의 세상에서, 이는 작은 변화일지라도 큰 성과를 가져올 잠재력을 지닌 조치입니다. 

6. 실행 과제 할당

회의를 마칠 때, 진행자는 “보류 사항”으로 미뤄진 주제 외 논의 사항에 대해 구체적인 실행 과제와 계획을 할당하는 것이 좋습니다. 하지만 매 회의 후 팀원들과 공유하기 위해 이 모든 내용을 정리하는 일은 그 자체로 상당한 업무가 되어, 회의가 끝날 때마다 주최자의 시간을 수분에서 수시간까지 잡아먹을 수 있습니다. 

이 경우에도 회의 내용을 녹음하면 반복적인 업무를 줄여 시간을 절약할 수 있습니다. 회의를 녹음하면, 누군가가 시간을 들여 내용을 일일이 타이핑할 필요 없이도 다음 단계가 모두 포함된 간편한 참고 자료를 자동으로 생성하게 됩니다. 

7. 향후 협업을 위해 회의 녹화물을 활용하세요

오늘날 우리는 이메일, 공유 문서, 슬랙(Slack)과 같은 협업 플랫폼을 통해 회의실 밖(또는 화상 회의 이후)에서도 협업을 이어가는 데 익숙해져 있습니다. 하지만 이러한 커뮤니케이션 도구 중 어느 것도 회의 중에 오간 구체적인 논의 내용을 쉽게 다시 확인하게 해주지는 못합니다. 더 큰 문제는, 이를 위해 아예 새로운 문서나 대화 스레드를 만들어야만 한다는 점입니다. 

비디오 플랫폼으로 회의 녹화를 할 때 Panopto와 같은Panopto, 해당 영상은 영상 내부에 바로 표시되는 타임스탬프가 포함된 스레드형 토론을 통해 향후 협업의 핵심이 될 수 있습니다. 또한 나중에 누군가 프로젝트에 합류하더라도, 영상을 시청하고 관련 대화를 살펴봄으로써 쉽게 상황을 파악할 수 있습니다.

회사 회의 녹화를 미루지 마세요

Panopto 기업이 모든 사내 회의를 자동으로 녹화하고, 안전하며 검색이 가능한 내부 동영상 라이브러리에 보관할 수 있도록 지원하는 올인원 동영상 Panopto . 또한 현재 시중의 주요 화상 회의 시스템과 연동되므로, 기존 회의 방식을 변경할 필요 없이 손쉽게 회의 녹화를 시작할 수 있습니다. 

포레스터(Forester)로부터 “최고의 동영상 검색 지원” 부문에서 인정받은 Panopto , 라이브러리에 있는 모든 동영상에서 언급되거나 화면에 표시된 내용을 검색한 후, 해당 주제가 다뤄지는 정확한 시점으로 바로 이동할 수 Panopto . 즉, 동영상은 단순한 기록 자료 그 이상으로, 회사의 지식 기반에서 참고할 수 있는 귀중한 자료로 활용될 수 있습니다. 

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