오늘날 기업으로서 변화를 관리하는 능력은 단기 및 장기적 성공 모두에 결정적인 영향을 미칩니다. 새로운 비즈니스 전략, 문화 변화, 디지털 전환, 인수합병, 원격 근무로의 전환, 조직 구조 조정 등은 변화하는 시장에 적응하기 위해 노력하는 기업들 사이에서 흔히 볼 수 있는 현상입니다.

그러나 변화 주도자들이 가장 먼저 말해주듯, 그들이 항상 옳은 결정을 내리는 것은 아닙니다.

복잡한 전환 과정에는 강력한 리더십, 치밀한 계획 수립, 탁월한 의사소통이 요구됩니다. 또한 문화에 영향을 미치고 직원들의 동기를 부여하는 것과 같은 소프트 요소는 변화의 전략적 실행과 관련된 하드 요소만큼이나 제대로 다루기 어려울 수 있습니다.

위대한 리더들은 단순히 사람들에게 어떻게 변화하기를 원하는지 말하는 것만으로는 충분하지 않다는 것을 알고 있습니다. 새로운 행동을 실천할 수 있도록 돕는 메커니즘을 마련해야 합니다. 그리고 변화 과정 전반에 걸쳐 효과적으로 소통하면 저항을 줄이고 수용을 지원합니다.

이는 부분적으로 모든 조직이 각자의 변화 관리 방식을 가지고 있고 모든 계획에는 고유한 실행 전략이 존재함에도 불구하고, 점점 더 많은 기업들이 전환기에 비디오를 활용하여 변화 관리 전략을 효율적이고 효과적으로 전달하고 실행하는 데 도움을 받고 있기 때문입니다.

기업들이 이러한 어렵고 복잡한 작업을 조금 더 쉽게 만들기 위해 동영상을 활용하는 방법은 다음과 같습니다.

비디오가 변화 관리 전략의 성공을 돕는 8가지 방법

변화를 전달하는 방법을 개선하세요

귀사가 새로운 비즈니스 전략을 도입하거나, 구조 조정, 인수 합병, 문화 전환, 새로운 프로세스 도입을 진행하든 간에, 직원들이 정보를 충분히 전달받고 준비되었다고 느끼도록 하는 것은 변화가 성공하기 위해 필요한 전사적 지지를 얻는 데 핵심적입니다. 적절한 시기에, 적절한 채널을 통해 올바른 메시지를 전달하는 것은 리더들이 직면하는 가장 어려운 과제 중 하나입니다.

비디오를 활용하면 변화 주도자들은 모든 직원을 한 자리에 모을 필요 없이 회사 전체에 일관되고 매력적인 메시지를 대규모로 전달할 수 있습니다. 변화 관리 과정에서 커뮤니케이션을 강화하는 데 비디오가 도움이 되는 3가지 방법은 다음과 같습니다:

1. 주문형 시청이 가능한 명확하고 일관되며 상세한 메시지를 전달하십시오.

변화 관리 프로젝트의 비전과 로드맵을 전달하는 것은 진행 과정에서의 업데이트를 제공하는 것만큼 중요합니다. 하지만 중요한 세부 사항까지 포함해 동일한 메시지를 모든 사람에게 어떻게 전달할 수 있을까요?

이메일이나 메모는 적절한 내용을 전달할 수 있지만(물론 사람들이 실제로 읽는다면), 영상처럼 고위 경영진의 어조나 몸짓을 전달할 수는 없습니다. 어떤 메시지든 영상으로 기록하면 중요한 내용이 누락되지 않고 의도한 대로 전달됩니다. 또한 주문형 영상을 통해 바쁜 직원들은 집중할 수 있을 때 시청하고, 필요한 부분을 반복해서 볼 수 있습니다.

대면 소통이 가장 효과적인 상황에서, 영상은 일상 업무 흐름을 방해하지 않으면서도 최대한 많은 구성원에게 전달할 수 있는 최적의 확장 수단입니다. 영상을 통해 최고 경영진은 투명하고 매력적인 일관된 메시지를 전사적으로 전달할 수 있습니다. 이후 직원들이 초기 소통 내용을 시청한 뒤에는, 관리자들이 팀과 직속 부하 직원들이 새로운 변화가 자신들에게 미칠 영향을 이해하도록 지원하는 데 집중할 수 있습니다.

2. 내부 라이브 스트리밍으로 전체 직원을 한 번에 참여시키세요

변화를 겪는 직원들을 이끌어가는 일은 특히 중요한 커뮤니케이션이 분주한 직원들에게 대충 훑어보기만 하거나 다른 업무로 인해 완전히 놓쳐버릴 때 더욱 어려워질 수 있습니다.

점점 더 많은 변화 주도자들이 실시간 스트리밍을 활용해 놓칠까 봐 두려워하는 심리(FOMO)를 자극함으로써 중요한 커뮤니케이션 행사를 더욱 매력적으로 만들고 있다.

중요한 변화 계획 관련 메시지를 실시간 스트리밍으로 전달하면, 현장에 직접 참석하지 못하는 직원들에게도 마치 그 자리에 함께 있는 것처럼 정보를 전달할 수 있습니다. 실시간 Q&A를 지원하는 대화형 스트리밍 플랫폼을 통해 리더들은 내부 커뮤니케이션을 안전하게 방송하고 시청자들의 질문에 즉석에서 답변할 수 있습니다.

3. 상세한 동영상 분석을 통해 메시지가 어떻게 연결되고 있는지 확인하세요

비디오 없이 내부 커뮤니케이션이 직원들과 어떻게 연결되고 있는지 파악하는 것은 거의 불가능합니다. 그러나 상세한 비디오 분석을 통해 누가 시청하는지, 몇 명이 시청했는지, 끝까지 시청했는지, 어디서 이탈하는지 등을 확인할 수 있으며, 커뮤니케이션 중 가장 많이 시청된 부분까지 파악할 수 있습니다.

이메일이나 내부 회의에 비해 동영상 분석은 향후 커뮤니케이션 개선에 도움이 되거나 직원들에게 재차 설명해야 할 내용이 있는지 판단하는 데 활용할 수 있는 훨씬 더 많은 정보와 시청자 데이터를 제공합니다.

팀 간 협업 강화

조직 전반에 걸쳐 변화를 실행하려면 대개 여러 팀 간의 조정이 필요합니다. 이 팀들은 평소 함께 일하지 않을 뿐만 아니라 같은 시간대에 있지도 않을 수 있습니다. 마찬가지로 복잡한 점은, 이미 수개월 동안 진행 중인 프로젝트에 새로운 팀이나 전문가들이 참여할 수 있다는 것입니다.

그렇다면 어떻게 하면 모든 구성원이 최대한 빠르게 업무에 적응할 수 있도록 하고, 상세한 지식을 쉽게 공유할 수 있도록 보장할 수 있을까요? 바로 영상입니다. 변화 관리 프로젝트 기간 동안 팀 간 효율적인 커뮤니케이션과 협업을 지원하기 위해 영상을 활용하는 두 가지 방법은 다음과 같습니다:

4. 회의를 녹화하여 모든 구성원이 신속하게 동일한 정보를 공유하도록 하십시오

대규모 조직 개편은 거의 항상 서로 다른 시점에 여러 팀의 협력을 필요로 합니다. 그러나 이미 진행 중인 프로젝트에 새로운 팀이나 전문가가 합류할 때, 그들을 업무에 빠르게 적응시키려면 이미 상황을 파악하고 있는 다른 구성원들의 시간과 노력이 필요합니다. 회의 내용을 녹화하기만 해도 프로젝트에 대한 이해도를 빠르게 높일 수 있습니다.

모든 내부 회의를 문서화하고 기록하면, 신규 참여자는 비디오 라이브러리의 과거 회의 영상을 시청하여 업무에 빠르게 적응할 수 있습니다. 또는 회의 영상을 검색하여 프로젝트 기여와 관련된 중요한 대화를 찾아, 업무를 추진하는 데 필요한 과거 정보를 얻을 수 있습니다.

5. 비디오를 활용하여 팀 간 지식을 포착하고 공유하십시오

팀이 변경 관리 프로젝트를 협업할 때, 대개 상세한 이메일을 많이 보내거나 수많은 회의를 열거나, 둘 다 하는 경향이 있습니다. 이러한 방법들은 특히 팀이 서로 다른 사무실, 때로는 다른 대륙에 흩어져 있을 때, 비디오를 활용해 지식을 공유하는 것만큼 포괄적이고 효율적이지 않습니다.

동영상을 통해 팀 리더는 자신의 전문성을 공유하는 모습을 녹화할 수 있습니다. 화면을 공유하며 프로세스를 단계별로 설명하거나 다른 팀이 익숙하지 않을 수 있는 시스템을 해설하는 방식이죠. 이를 통해 영상은 같은 공간에 있지 않아도 동료의 어깨 너머로 지켜보듯 배울 수 있게 합니다. 또한 수시간을 들여 글을 작성할 필요도 없습니다. 전문가가 설명하는 데 걸리는 시간만큼만 영상을 녹화하여 전송하면 지식을 공유할 수 있기 때문입니다.

새로운 시스템과 프로세스 시연

프로세스와 시스템이 변화함에 따라 조직은 새로운 기술을 가르치고 직원들을 대규모로 재교육해야 합니다. 모든 직원을 대면으로 교육하는 것은 비용이 많이 들 뿐만 아니라 시간도 많이 소요됩니다. 그리고 오늘날 직원들의 75%는 새로운 업무 수행 방법을 설명하는 동영상을 시청하는 것을 서면 교육 문서를 읽는 것보다 선호합니다.

기업들이 직원들에게 대규모로 교육을 제공하고 재교육을 실시하면서 동시에 직원들의 심층 학습 참여를 유도하기 위해 동영상을 활용하는 방법은 다음과 같습니다.

6. 새로운 프로세스를 문서화하고 동영상 튜토리얼로 단계별로 안내합니다.

직원들이 새로운 시스템을 배우고 익히는 데 필수적인 지침과 절차를 문서화하는 데는 상당한 시간이 소요됩니다. 요즘 대부분의 사람들은 엑셀 사용법부터 코딩 학습까지 모든 것을 보여주는 동영상으로 배우는 것을 선호합니다. 실제로 이러한 '방법' 동영상은 현재 유튜브에서 두 번째로 인기 있는 콘텐츠 유형입니다. 그러니 문서화된 지침은 생략하고, 여러분의 방법론을 동영상으로 제작해 보세요!

새로운 프로세스와 시스템에 대해 직원들을 교육하기 위한 동영상 튜토리얼 제작은 녹화 버튼을 누르는 것만큼 간단할 수 있습니다. Panopto 같은 동영상 플랫폼을 사용하면 몇 번의 클릭만으로 동영상 튜토리얼을 녹화하고 안전하게 공유할 수 있으며, 기존 문서나 매뉴얼처럼 자동으로 검색 가능해집니다.

Panopto로 녹화된 동영상 튜토리얼을 시청하세요:

 

 

7. 프레젠테이션을 '뒤집어' 직원들의 참여를 유도하세요 

물론, 변화 관리 커뮤니케이션이나 교육의 일부는 대면으로 진행하는 것이 가장 효과적입니다. 따라서 변화 관리자 및 관련 담당자들이 세션, 강의실, 회의를 '플립(flip)'할 수 있는 도구를 제공함으로써 대면 프레젠테이션을 최대한 활용할 수 있도록 지원하십시오.

플립드 트레이닝에서는 근로자들이 수업 전에 교육 동영상을 시청하며 새로운 기술이나 행동을 습득한 후, 수업 시간에는 강사와 함께 배운 내용을 연습하고 적용합니다. 필요한 것은 강사가 교육 세션을 쉽게 녹화하고 직원들과 공유할 수 있는 동영상 도구뿐입니다. 플립드 트레이닝은 고등교육에서 널리 보급된 '플립드 클래스룸'이라는 교수법에 기반합니다. 근로자들이 강사의 지도 아래 수업에서 직접 실천하며 배우기 때문에 새로운 행동을 더 빠르게 습득하고 새로운 기술을 더 빨리 익힐 수 있습니다.

플리핑은 거의 모든 프레젠테이션에 유용한 접근법이 될 수 있습니다. 핵심 메시지와 중요한 세부 사항을 사전에 직원들과 공유하면 타운홀 미팅에서 더 깊이 있는 질문을 유도하고, 프로젝트 킥오프를 더 빠르게 진행하며, 회의 생산성 향상에도 도움이 될 수 있습니다. 더 알아보고 싶으신가요? 무료 가이드를 다운로드하세요. 회의 플리핑을 위한 실용 가이드를 다운로드하세요.

8. 검색 가능한 동영상 교육 라이브러리 구축

연구에 따르면 성인 학습자의 경우, 회사 교육에서 제시된 정보의 평균 50%를 1시간 이내에 잊어버린다고 합니다. 더 심각한 것은 24시간 이내에 거의 70%, 일주일 이내에는 거의 90%를 잊어버린다는 점입니다. 이는 그들이 가르치는 내용을 소중히 여기지 않아서가 아니라, 단순히 인간의 본성 때문입니다. 지금 공유하는 세부 사항이 향후 며칠 동안 여러 번 실질적으로 적용되지 않는다면, 직원들이 기본적인 주제 이상을 오래 기억할 가능성은 매우 희박합니다.

그러나 이 '망각 곡선'을 걱정하는 것은 본질을 놓치는 것이다. 왜냐하면 직원들이 당신의 모든 강의 내용을 마지막 순간까지 정확히 기억해내면 좋겠지만, 현실은 그럴 필요가 없다는 점이다. 그저 정보가 존재한다는 사실과, 그 정보를 어디서 찾을 수 있는지만 알면 된다.

교육 및 지식을 동영상으로 제작하여 중앙 집중식 검색 가능한 동영상 라이브러리에 호스팅하면, 직원들은 필요한 시점에 정확히 원래 제시된 형태 그대로 자료를 신속하게 찾아 검토할 수 있습니다.

Panopto비디오 플랫폼에는 스마트서치( SmartSearch) 기능이 포함되어 있어, 동영상에서 발화되거나 화면에 표시되는 모든 단어를 색인화합니다. 이는 직원들이 웹이나 이메일 검색처럼 동영상 라이브러리를 검색하여 특정 주제가 다뤄지는 정확한 순간을 찾아 해당 교육 부분으로 바로 이동해 실제 진행된 대로 시청할 수 있음을 의미합니다. 이는 모든 구성원이 동일한 정보를 필요할 때마다 접근할 수 있도록 보장하는 가장 쉬운 방법이며, 재생 시점에 관계없이 동일한 방식으로 일관되게 전달되는 내용을 들을 수 있게 합니다.

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