오늘날 비즈니스의 변화 관리 능력은 장단기적 성공에 결정적인 영향을 미칩니다. 새로운 비즈니스 전략, 문화 변화, 디지털 혁신, 인수 합병, 원격 근무로의 전환, 조직 구조 조정은 모두 변화하는 시장에 적응하기 위해 노력하는 기업들 사이에서 흔히 볼 수 있는 일입니다.

그러나 변화의 리더가 가장 먼저 말하겠지만, 그들이 항상 옳은 것은 아닙니다.

복잡한 전환에는 강력한 리더십, 기민한 계획, 탁월한 커뮤니케이션이 필요합니다. 그리고 문화에 영향을 미치고 직원들에게 동기를 부여하는 것과 같은 소프트한 요소는 변화의 전략적 실행과 관련된 하드한 요소만큼이나 제대로 파악하기 어려울 수 있습니다.

훌륭한 리더는 단순히 사람들에게 어떻게 변화하기를 바라는지 말하는 것만으로는 충분하지 않다는 것을 알고 있습니다. 또한 새로운 행동을 실행하는 데 도움이 될 수 있는 메커니즘을 마련해야 합니다. 그리고 여정 전반에 걸쳐 효과적으로 소통하면 저항을 줄이고 채택을 지원할 수 있습니다.

조직마다 변화를 관리하는 방식이 다르고 이니셔티브마다 고유한 실행 전략이 있겠지만, 점점 더 많은 기업이 변화의 시기에 비디오를 활용하여 효율적이고 효과적으로 커뮤니케이션하고 변화 관리 전략을 실행하는 데 도움을 받고 있습니다.

기업에서 비디오를 사용하여 이러한 어렵고 복잡한 작업을 조금 더 쉽게 수행하는 방법을 소개합니다.

비디오가 변화 관리 전략의 성공을 돕는 8가지 방법

변화를 전달하는 방식 개선

새로운 비즈니스 전략 도입, 구조조정, 인수합병, 문화 변화, 새로운 프로세스 구현 등 어떤 변화든 성공하기 위해서는 직원들이 충분한 정보를 얻고 준비되어 있다는 느낌을 갖도록 하는 것이 중요합니다. 적절한 메시지를 적시에 적절한 채널을 통해 전달하는 것은 리더가 직면하는 가장 어려운 과제 중 하나입니다.

변화 리더는 비디오를 통해 모든 사람을 같은 공간에 모이게 하지 않고도 회사의 모든 사람에게 일관되고 참여도 높은 메시지를 대규모로 전달할 수 있습니다. 비디오가 변화 관리 프로세스 중 커뮤니케이션을 개선하는 데 도움이 되는 3가지 방법을 소개합니다:

1. 온디맨드로 시청할 수 있는 명확하고 일관되며 상세한 메시지를 전달합니다.

변경 관리 프로젝트의 비전과 로드맵을 전달하는 것은 진행 과정에서 업데이트를 전달하는 것만큼이나 중요합니다. 하지만 어떻게 모든 사람에게 모든 중요한 세부 사항과 함께 동일한 메시지를 전달할 수 있을까요?

이메일이나 메모는 올바른 단어를 모두 전달할 수 있지만(사람들이 실제로 읽는다면), 동영상처럼 고위 리더의 어조나 몸짓을 전달할 수는 없습니다. 어떤 메시지든 동영상으로 캡처하면 중요한 메시지를 놓치지 않고 의도한 대로 전달할 수 있습니다. 또한 온디맨드 비디오를 사용하면 바쁜 직원도 집중할 수 있는 시간에 시청하고 다시 보고 싶은 부분은 다시 볼 수 있습니다.

대면 커뮤니케이션이 가장 효과적인 경우, 비디오는 일상적인 업무 흐름을 방해하지 않으면서 최대한 많은 직원에게 도달할 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 동영상을 통해 고위 리더는 회사 전체에 투명하고 참여도가 높은 일관된 메시지를 전달할 수 있습니다. 직원들이 초기 커뮤니케이션을 시청한 후 관리자는 팀과 직속 상사가 새로운 변화가 자신에게 어떤 영향을 미칠지 이해하도록 돕는 데 집중할 수 있습니다.

2. 사내 라이브 스트리밍으로 전체 인력을 한 번에 참여시키세요.

가장 중요한 커뮤니케이션을 주의가 산만한 사람들이 대충 훑어보거나 다른 약속 때문에 아예 놓친다면 직원들을 변화로 안내하는 것은 더욱 어려운 일이 될 수 있습니다.

점점 더 많은 변화의 리더들이 라이브 스트리밍을 활용하여 중요한 커뮤니케이션 이벤트를 더욱 매력적으로 만들기 위해 FOMO(놓칠까 봐 두려워하는 마음)를 불러일으키고 있습니다.

중요한 변화 이니셔티브 메시지를 라이브 스트리밍하면 직접 참석하지 않더라도 회사의 모든 구성원에게 마치 회의실에 있는 것처럼 정보를 전달할 수 있습니다. 실시간 Q&A를 지원하는 대화형 라이브 스트리밍 플랫폼을 통해 리더는 사내 커뮤니케이션을 안전하게 방송하고 시청자의 질문에 즉석에서 답변할 수 있습니다.

3. 자세한 동영상 분석으로 메시지가 어떻게 연결되는지 확인하세요.

비디오가 없으면 사내 커뮤니케이션이 직원들과 어떻게 연결되고 있는지 알기가 거의 불가능합니다. 그러나 상세한 비디오 분석을 통해 누가 시청하는지, 얼마나 많은 사람이 시청하는지, 끝까지 시청하는지, 사람들이 어디에서 이탈하는지 등을 확인할 수 있으며, 커뮤니케이션에서 가장 많이 시청한 부분도 확인할 수 있습니다.

이메일이나 내부 회의에 비해 동영상 분석은 훨씬 더 많은 정보와 시청자 데이터를 제공하여 향후 커뮤니케이션을 개선하거나 직원에게 다시 설명해야 할 세부 사항이 있는지 판단하는 데 도움이 될 수 있습니다.

팀 간 협업 강화

조직 전체에 변화를 적용하려면 일반적으로 함께 일하지 않거나 같은 시간대에 있지 않을 수도 있는 여러 팀 간의 조율이 필요한 경우가 많습니다. 마찬가지로 이미 수개월 동안 진행되어 온 프로젝트에 새로운 팀이나 전문가가 합류하는 경우도 있습니다.

그렇다면 어떻게 하면 모든 사람이 최대한 빠르게 정보를 습득하고 세부적인 지식을 쉽게 공유할 수 있도록 할 수 있을까요? 바로 비디오입니다. 다음은 변경 관리 프로젝트 기간 동안 비디오를 사용하여 팀 간의 효율적인 커뮤니케이션과 협업을 지원하는 두 가지 방법입니다:

4. 회의를 녹화하여 모든 사람이 같은 정보를 빠르게 공유할 수 있습니다.

조직의 큰 변화에는 항상 여러 팀이 서로 다른 시기에 협업해야 하는 경우가 많습니다. 하지만 이미 진행 중인 프로젝트에 새로운 팀이나 전문가가 들어올 경우, 이들을 빠르게 적응시키기 위해서는 이미 알고 있는 다른 사람들의 시간과 노력이 필요합니다. 회의를 녹화하면 사람들이 프로젝트의 진행 상황을 더 빨리 파악할 수 있습니다.

모든 내부 회의를 문서화하고 녹화하면 이니셔티브에 새로 합류한 사람은 비디오 라이브러리에서 과거 회의를 시청하고 빠르게 따라잡을 수 있으며, 회의 비디오를 검색하여 프로젝트에서 자신의 기여와 관련된 중요한 대화를 찾아 일을 진행하는 데 필요한 과거 정보를 얻을 수 있습니다.

5. 비디오를 사용하여 팀 간에 지식을 캡처하고 공유하세요.

팀이 변경 관리 프로젝트에서 협업해야 하는 경우, 상세한 이메일을 많이 보내거나 여러 차례 회의를 열거나 두 가지 방법을 모두 사용하는 경향이 있습니다. 이러한 방법 중 어느 것도 비디오를 사용하여 지식을 공유하는 것만큼 포괄적이고 효율적인 방법은 없습니다. 특히 팀이 여러 사무실에 분산되어 있고 때로는 다른 대륙에 있는 경우 더욱 그렇습니다.

팀 리더는 동영상을 통해 자신의 화면을 보여주면서 다른 팀원에게 익숙하지 않은 프로세스를 설명하거나 시스템을 설명하면서 자신의 전문 지식을 공유할 수 있습니다. 이러한 방식으로 비디오를 사용하면 같은 공간에 있지 않아도 팀원의 어깨 너머로 보는 것처럼 학습할 수 있습니다. 또한 서면 메시지를 작성하는 데 몇 시간을 투자할 필요 없이 녹화 버튼을 누르고 동영상을 전송하기만 하면 전문가가 설명하는 데 걸리는 시간만큼 지식을 공유할 수 있습니다.

새로운 시스템 및 프로세스 시연

프로세스와 시스템이 변화함에 따라 조직은 새로운 기술을 가르치고 직원들을 대규모로 재교육해야 합니다. 모든 직원을 직접 대면 교육하는 것은 비용도 많이 들고 시간도 많이 소요됩니다. 그리고 오늘날 직원의 75%는 서면 교육 문서를 읽는 것보다 새로운 업무 수행 방법을 보여주는 동영상을 시청하는 것을 선호합니다.

조직에서 비디오를 사용하여 대규모로 인력을 교육하고 재교육하는 동시에 직원들의 심층적인 학습을 유도하는 방법은 다음과 같습니다.

6. 동영상 튜토리얼을 통해 새로운 프로세스를 문서화하고 안내합니다.

직원들이 새로운 시스템을 학습하고 도입하는 데 중요한 지침과 프로세스를 입력하는 데는 많은 시간을 투자해야 합니다. 요즘 대부분의 사람들은 엑셀 사용부터 코딩 학습에 이르기까지 모든 방법을 보여주는 동영상을 통해 학습하는 것을 선호합니다. 실제로 이러한 종류의 '방법' 동영상은 현재 YouTube에서 두 번째로 인기 있는 콘텐츠 유형입니다. 그러니 글로 된 설명서를 건너뛰고 동영상으로 방법을 기록해 보세요!

새로운 프로세스와 시스템에 대한 직원 교육을 위한 동영상 튜토리얼을 만드는 것은 녹화 버튼을 누르는 것만큼이나 쉽습니다. Panopto와 같은 동영상 플랫폼을 사용하면 몇 번의 클릭만으로 동영상 튜토리얼을 녹화하고 안전하게 공유할 수 있으며, 기존의 서면 문서나 매뉴얼처럼 자동으로 검색할 수도 있습니다.

Panopto로 녹화한 동영상 튜토리얼을 시청하세요:

 

 

7. "프레젠테이션을 '뒤집어' 직원 참여 유도하기 

물론 모든 변화 관리 커뮤니케이션이나 교육은 어느 정도는 직접 대면하는 것이 가장 효과적입니다. 따라서 변경 관리자와 다른 사람들이 세션, 강의실 및 회의를 '전환'할 수 있는 도구를 제공하여 대면 프레젠테이션을 최대한 활용할 수 있도록 지원하세요.

플립형 교육을 통해 직원들은 수업 전에 교육 비디오를 시청하여 새로운 기술이나 행동을 배우고, 강사와 함께 배운 내용을 연습하고 적용하는 수업 시간을 보냅니다. 강사가 교육 세션을 쉽게 녹화하여 직원들과 공유할 수 있는 비디오 도구만 있으면 됩니다. 플립형 교육은 고등 교육에서 인기를 끌었던 플립형 강의실이라는 교육 방법론에 기반한 것으로, 직원들이 강사의 안내에 따라 수업 시간에 직접 해보면서 학습하기 때문에 새로운 행동을 채택하고 새로운 기술을 더 빨리 배울 수 있습니다.

플립핑은 거의 모든 프레젠테이션에 유용한 접근 방식이 될 수 있습니다. 핵심 메시지와 중요한 세부 사항을 직원들과 미리 공유하면 타운홀 미팅에서 보다 사려 깊은 질문을 받을 수 있고, 프로젝트 킥오프가 더 빨리 진행될 수 있으며, 회의의 생산성을 높이는 데에도 도움이 될 수 있습니다. 자세히 알아보고 싶으신가요? 무료 가이드를 다운로드하세요, 회의 전환을 위한 실용적인 가이드.

8. 검색 가능한 비디오 교육 라이브러리 만들기

연구에 따르면 성인 학습자의 경우 1시간 이내에 회사 교육에서 제시된 정보의 평균 50%를 잊어버리는 것으로 나타났습니다. 더 심하게는 24시간 이내에 거의 70%, 일주일 이내에 거의 90%를 잊어버린다고 합니다. 여러분이 가르치는 내용을 중요하게 생각하지 않는 것이 아니라 단순한 인간의 본성일 뿐입니다. 지금 공유하고 있는 세부 사항이 앞으로 며칠 동안 여러 번 실제로 적용되지 않는 한, 사람들은 기본 주제 이상을 오래 기억하지 못할 가능성이 압도적으로 높습니다.

하지만 이러한 '망각의 곡선'에 대해 걱정하는 것은 요점을 놓치고 있습니다. 직원들이 각 강의의 마지막 순간까지 정확하게 기억할 수 있다면 좋겠지만, 현실적으로 그럴 필요는 없습니다. 정보가 존재한다는 사실과 그 정보를 어디서 찾을 수 있는지만 알면 됩니다.

교육과 지식을 동영상으로 캡처하여 검색 가능한 중앙 비디오 라이브러리에 호스팅하면 직원들은 정보가 가장 필요할 때 원본 그대로 자료를 빠르게 찾아서 검토할 수 있습니다.

Panopto의 비디오 플랫폼에는 비디오에서 말하고 화면에 표시되는 모든 단어를 색인화하는 SmartSearch가 포함되어 있습니다. 즉, 직원들은 웹이나 이메일처럼 비디오 라이브러리를 검색하고 비디오에서 특정 주제가 언급된 정확한 순간을 찾아 해당 교육 부분으로 이동하여 해당 내용을 정확하게 시청할 수 있습니다. 이는 모든 사람이 온디맨드 방식으로 동일한 정보에 액세스할 수 있는 가장 쉬운 방법이며, 언제 재생하든 모든 사람이 동일한 일관된 방식으로 정보를 들을 수 있습니다.

비디오로 변화 관리 전략 지원

Panopto는 커뮤니케이션과 교육을 위한 선도적인 기업용 비디오 플랫폼입니다. 무료로 체험해 보세요. 업무용 사내 동영상을 얼마나 쉽게 녹화, 스트리밍 및 공유할 수 있는지 확인해 보세요.