오늘날 기업이 변화를 관리하는 능력은 단기적 및 장기적 성공에 결정적인 영향을 미칩니다. 새로운 비즈니스 전략, 문화 변화, 디지털 전환, 인수합병, 재택근무로의 전환, 조직 개편 등은 변화하는 시장에 적응하기 위해 노력하는 기업들에게서 흔히 볼 수 있는 현상입니다.

하지만 변화의 주역들이 가장 먼저 인정하듯이, 그들이 항상 옳은 결정을 내리는 것은 아닙니다.

복잡한 변화 과정에는 강력한 리더십, 치밀한 계획, 그리고 탁월한 의사소통 능력이 요구됩니다. 또한 조직 문화에 영향을 미치고 직원들의 동기를 부여하는 것과 같은 ‘소프트 요소’는, 변화의 전략적 실행과 관련된 ‘하드 요소’만큼이나 제대로 처리하기 어려울 수 있습니다.

훌륭한 리더들은 단순히 사람들에게 어떻게 변하기를 바라는지 말하는 것만으로는 부족하다는 것을 잘 알고 있습니다. 또한 직원들이 새로운 행동을 실천할 수 있도록 돕는 시스템을 마련해야 합니다. 그리고 그 과정 전반에 걸쳐 효과적으로 소통하면 저항을 줄이고 새로운 방식의 수용을 뒷받침할 수 있습니다.

바로 이러한 이유 때문에, 모든 조직이 각자의 변화 관리 방식을 가지고 있고 모든 이니셔티브마다 고유한 실행 전략이 있음에도 불구하고, 점점 더 많은 기업들이 전환기에 비디오를 활용하여 변화 관리 전략을 효율적이고 효과적으로 전달하고 실행하고 있습니다.

기업들이 이러한 어렵고 복잡한 업무를 조금 더 수월하게 처리하기 위해 동영상을 어떻게 활용하고 있는지 살펴보겠습니다.

비디오가 변화 관리 전략의 성공을 돕는 8가지 방법

변화에 대한 소통 방식 개선하기

귀사가 새로운 사업 전략을 도입하거나, 조직 개편을 단행하거나, 인수 합병을 진행하거나, 기업 문화를 변화시키거나, 새로운 프로세스를 도입하는 등 어떤 변화를 추진하든, 직원들이 충분한 정보를 얻고 준비된 상태임을 보장하는 것은 변화의 성공을 위해 전사적인 지지를 얻는 데 있어 매우 중요합니다. 적절한 시기에 올바른 채널을 통해 올바른 메시지를 전달하는 것은 리더들이 직면하는 가장 어려운 과제 중 하나입니다.

동영상을 활용하면 변화 주도자들은 모든 직원을 한자리에 모을 필요 없이, 회사 내 모든 구성원에게 일관되고 흥미로운 메시지를 대규모로 전달할 수 있습니다. 다음은 변화 관리 과정에서 동영상이 커뮤니케이션을 강화하는 데 도움이 되는 3가지 방법입니다:

1. 주문형으로 시청할 수 있는 명확하고 일관성 있으며 상세한 메시지를 전달하십시오

변화 관리 프로젝트의 비전과 로드맵을 전달하는 것은 진행 과정에서 업데이트를 공유하는 것만큼이나 중요합니다. 하지만 중요한 세부 사항까지 모두 포함하여 모든 사람에게 동일한 메시지를 어떻게 전달할 수 있을까요?

이메일이나 메모는 적절한 내용을 전달할 수는 있겠지만(물론 사람들이 실제로 읽어준다면 말이죠), 영상만큼은 고위 경영진의 어조나 비언어적 신호를 효과적으로 전달할 수 없습니다. 어떤 메시지든 영상으로 담아두면 내용이 누락되는 일이 없으며, 중요한 메시지가 의도한 대로 전달됩니다. 또한 온디맨드 영상을 활용하면 바쁜 직원들도 집중할 수 있는 시간에 영상을 시청하고, 다시 보고 싶은 부분은 반복해서 볼 수 있습니다.

대면 소통이 가장 효과적일 때, 동영상은 일상 업무의 흐름을 방해하지 않으면서도 소통의 범위를 확대해 가능한 한 많은 구성원에게 메시지를 전달할 수 있는 최선의 방법입니다. 동영상을 통해 최고 경영진은 전사적으로 투명하고 공감할 수 있는 일관된 메시지를 전달할 수 있습니다. 이후 직원들이 초기 소통 내용을 시청한 뒤, 관리자들은 팀과 직속 부하 직원들이 새로운 변화가 자신들에게 어떤 영향을 미칠지 이해하도록 돕는 데 집중할 수 있습니다.

2. 사내 라이브 스트리밍을 통해 전 직원을 한 번에 참여시키세요

변화의 과정을 직원들에게 안내하는 일은, 가장 중요한 전달 내용이 주의를 분산한 직원들에게 대충 훑어보기만 하거나 다른 업무로 인해 아예 놓쳐버리는 경우라면 특히 더 어려울 수 있습니다.

점점 더 많은 변화 주도자들이 라이브 스트리밍을 활용해 ‘FOMO(놓칠까 봐 두려움)’를 자극함으로써 중요한 커뮤니케이션 행사를 더욱 매력적으로 만들고 있다.

중요한 변화 추진 관련 메시지를 라이브 스트리밍으로 전달하면, 직접 참석하지 못하는 직원들에게도 마치 회의실에 함께 있는 것처럼 정보를 전달할 수 있습니다. 실시간 질의응답 기능을 지원하는 양방향 라이브 스트리밍 플랫폼을 통해 경영진은 내부 커뮤니케이션을 안전하게 방송하고, 시청자들의 질문에 즉각적으로 답변할 수 있습니다.

3. 상세한 동영상 분석 데이터를 통해 메시지가 어떻게 반응하고 있는지 확인해 보세요

동영상이 없다면 내부 커뮤니케이션이 직원들에게 어떻게 전달되고 있는지 파악하기는 거의 불가능합니다. 하지만 상세한 동영상 분석 데이터를 통해 누가 시청했는지, 몇 명이 시청했는지, 영상을 끝까지 시청했는지, 어디서 시청을 중단했는지 등을 확인할 수 있으며, 심지어 가장 많이 시청된 커뮤니케이션 내용까지 파악할 수 있습니다.

이메일이나 사내 회의에 비해, 동영상 분석 데이터를 통해 훨씬 더 많은 정보와 시청자 데이터를 얻을 수 있으며, 이를 통해 향후 커뮤니케이션을 개선하거나 직원들에게 다시 설명해야 할 내용이 있는지 파악하는 데 도움이 될 것입니다.

팀 간 협업 강화

조직 전반에 걸쳐 변화를 이끌어내기 위해서는 대개 여러 팀 간의 협력이 필요합니다. 이 팀들은 평소에는 함께 일하지 않거나 심지어 같은 시간대에 있지 않을 수도 있습니다. 마찬가지로, 이미 수개월째 진행 중인 프로젝트에 새로운 팀이나 전문가들이 합류하는 경우도 있어 상황이 더욱 복잡해질 수 있습니다.

그렇다면 어떻게 하면 모든 구성원이 최대한 빨리 업무에 적응할 수 있도록 하고, 상세한 지식을 손쉽게 공유할 수 있게 할 수 있을까요? 바로 ‘영상’입니다. 다음은 변화 관리 프로젝트가 진행되는 동안 팀 간 효율적인 소통과 협업을 지원하기 위해 영상을 활용하는 두 가지 방법입니다:

4. 회의를 녹화하여 모든 구성원이 빠르게 상황을 파악할 수 있도록 하세요

대규모 조직 개편은 거의 항상 각기 다른 시기에 여러 팀의 협력이 필요합니다. 하지만 이미 진행 중인 프로젝트에 새로운 팀이나 전문가가 합류할 경우, 이들이 업무에 빠르게 적응하도록 돕는 데는 이미 상황을 파악하고 있는 다른 구성원들의 시간과 노력이 필요합니다. 회의 내용을 녹화하기만 해도 프로젝트에 대한 이해도를 더 빠르게 높일 수 있습니다.

모든 내부 회의를 문서화하고 녹화해 두면, 이 프로젝트에 새로 합류하는 구성원도 영상 라이브러리에서 과거 회의 영상을 시청하여 상황을 빠르게 파악할 수 있습니다. 또한 회의 영상을 검색하여 프로젝트에 기여하는 데 필요한 중요한 논의 내용을 찾아보고, 업무를 추진하는 데 필요한 배경 정보를 얻을 수 있습니다.

5. 동영상을 활용하여 팀 간에 지식을 수집하고 공유하세요

팀들이 변화 관리 프로젝트를 위해 협업해야 할 때, 대개는 상세한 이메일을 수없이 주고받거나 잦은 회의를 열거나, 혹은 두 가지 방법을 모두 동원하는 경향이 있습니다. 특히 팀원들이 서로 다른 사무실에, 때로는 다른 대륙에 흩어져 있는 경우라면, 이러한 방법들 중 어느 것도 영상을 활용해 지식을 공유하는 것만큼 포괄적이거나 효율적이지 않습니다.

동영상을 활용하면 팀 리더가 화면을 공유하며 자신의 전문 지식을 전달하고, 다른 팀원들이 익숙하지 않을 수 있는 프로세스를 단계별로 안내하거나 시스템을 설명하는 모습을 직접 녹화할 수 있습니다. 이렇게 하면 동영상을 통해 같은 공간에 있지 않아도 마치 동료의 어깨 너머로 지켜보는 것처럼 배울 수 있습니다. 또한 몇 시간씩 글을 작성할 필요도 없습니다. 녹화 버튼을 누르고 동영상을 전송하기만 하면, 전문가가 설명하는 데 걸리는 시간만큼만으로도 지식을 공유할 수 있습니다.

새로운 시스템 및 프로세스 시연

프로세스와 시스템이 변화함에 따라, 기업은 직원들에게 새로운 기술을 가르치고 재교육을 실시해야 하며, 이는 대규모로 이루어져야 합니다. 모든 직원을 대상으로 대면 교육을 실시하는 것은 비용이 많이 들 뿐만 아니라 시간도 많이 소요됩니다. 게다가 오늘날 직원의 75%는 서면 교육 자료를 읽는 것보다 새로운 업무 방법을 보여주는 동영상을 시청하는 것을 더 선호합니다.

다음은 기업들이 동영상을 활용해 직원들을 대규모로 교육하고 재교육하는 동시에, 직원들이 더 깊이 있게 학습할 수 있도록 유도하는 방법입니다.

6. 새로운 프로세스를 동영상 튜토리얼로 제작하고 단계별로 설명하기

직원들이 새로운 시스템을 익히고 적용하는 데 필수적인 지침과 절차를 문서화하는 데는 상당한 시간이 소요됩니다. 요즘 대부분의 사람들은 엑셀 사용법부터 코딩 학습에 이르기까지 모든 것을 보여주는 동영상을 통해 배우는 것을 선호합니다. 실제로 이러한 ‘방법(How-To)’ 동영상은 현재 유튜브에서 두 번째로 인기 있는 콘텐츠 유형입니다. 그러니 글로 된 지침은 제쳐두고, 지금 바로 동영상으로 사용법을 제작해 보세요!

새로운 업무 프로세스와 시스템에 대해 직원들을 교육하기 위한 동영상 튜토리얼을 만드는 일은 ‘녹화’ 버튼을 누르는 것만큼이나 간단합니다. Panopto 같은 동영상 플랫폼을 사용하면 몇 번의 클릭만으로 튜토리얼 동영상을 녹화하고 안전하게 공유할 수 있으며, 기존 문서나 매뉴얼과 마찬가지로 자동으로 검색이 가능하도록 관리됩니다.

Panopto로 녹화한 동영상 튜토리얼을 시청하세요:

 

 

7. 프레젠테이션 방식을 ‘뒤집어’ 직원들의 참여를 유도하세요 

물론, 변화 관리와 관련된 커뮤니케이션이나 교육 중 일부는 대면으로 진행하는 것이 가장 효과적입니다. 따라서 변화 관리자 및 관련 담당자들이 세션, 강의실, 회의를 ‘플립(flip)’할 수 있는 도구를 제공하여, 대면 발표의 효과를 극대화할 수 있도록 지원하십시오.

플립형 교육에서는 근로자들이 수업 전에 교육 영상을 시청하여 새로운 기술이나 행동 방식을 익힌 뒤, 수업 시간에는 강사와 함께 배운 내용을 실습하고 적용하는 방식으로 진행됩니다. 이를 위해 필요한 것은 강사가 교육 세션을 손쉽게 녹화하고 직원들과 공유할 수 있는 영상 도구뿐입니다. 플립형 교육은 고등 교육 분야에서 널리 보급된 ‘플립형 교실’이라는 교수법을 기반으로 합니다. 근로자들이 강사의 지도 하에 수업 시간에 직접 실천하며 배우기 때문에, 새로운 행동 방식을 더 빨리 습득하고 새로운 기술을 더 빠르게 익힐 수 있습니다.

‘플리핑(Flipping)’은 거의 모든 프레젠테이션에 유용한 접근 방식이 될 수 있습니다. 핵심 메시지와 중요한 세부 사항을 사전에 직원들과 공유하면 타운홀 미팅에서 더 깊이 있는 질문을 이끌어낼 수 있고, 프로젝트 킥오프를 더 빠르게 진행할 수 있으며, 회의의 생산성을 높이는 데에도 도움이 됩니다. 더 자세히 알고 싶으신가요? 무료 가이드, '회의를 플리핑하는 실용 가이드'를 다운로드해 보세요.

8. 검색 기능이 있는 동영상 교육 자료실 구축

연구에 따르면 성인 학습자의 경우, 기업 교육에서 제공된 정보의 평균 50%를 1시간 이내에 잊어버리는 것으로 나타났습니다. 더 심각한 것은 24시간 이내에는 거의 70%, 일주일 이내에는 거의 90%를 잊어버린다는 점입니다. 이는 그들이 여러분이 가르치는 내용을 중요하게 생각하지 않아서가 아니라, 단순히 인간의 본성 때문입니다. 지금 공유하는 세부 내용이 향후 며칠 동안 여러 번 실제로 적용되지 않는 한, 직원들이 기본적인 주제 외에는 오래 기억하지 못할 가능성이 매우 높습니다.

하지만 이 ‘기억 상실 곡선’을 걱정하는 것은 본질을 놓치는 것입니다. 직원들이 여러분의 강의 내용 하나하나를 아주 세세하게까지 정확히 기억해 낸다면 좋겠지만, 사실 그럴 필요는 없기 때문입니다. 여러분이 원하는 것은 직원들이 그 정보가 존재한다는 사실과, 어디서 찾을 수 있는지만 알면 되는 것입니다.

교육 내용과 지식을 동영상으로 제작하여 검색이 가능한 중앙 동영상 라이브러리에 저장해 두면, 직원들은 정보가 가장 필요할 때 원래 발표된 그대로의 자료를 신속하게 찾아 다시 확인할 수 있습니다.

Panopto비디오 플랫폼에는 동영상에 등장하는 모든 말과 화면상의 내용을 색인화하는 ‘스마트 검색( SmartSearch)’ 기능이 포함되어 있습니다. 즉, 직원들은 웹이나 이메일을 검색하듯이 비디오 라이브러리를 검색하여 특정 주제가 다뤄지는 정확한 시점을 찾아내고, 해당 교육 부분으로 바로 이동해 실제 진행되었던 그대로를 시청할 수 있습니다. 이는 모든 직원이 필요에 따라 동일한 정보에 접근할 수 있도록 보장하는 가장 쉬운 방법이며, 언제 재생하든 누구나 일관된 방식으로 설명된 내용을 들을 수 있게 해줍니다.

동영상을 활용해 변화 관리 전략을 뒷받침하세요

Panopto 커뮤니케이션 및 교육용 기업용 비디오 플랫폼의 Panopto . 무료로 직접 체험해 보시고,업무용 내부 동영상을 얼마나 간편하게 녹화하고, 스트리밍하고, 공유할 수 있는지 확인해 보세요.