Quizás te preguntes por qué las reuniones no son productivas. Esa forma de pensar podría llevarte a creer que es imposible que la gente odie las reuniones más de lo que ya las odia.

Pero te equivocarías. 

Para ser justos, la gente no odia todas las reuniones , sino las malas . Todos hemos experimentado esa inevitable sensación de frustración cuando una reunión ineficaz nos distrae de otras tareas o interrumpe nuestro ritmo de trabajo, haciendo que todo el día parezca menos productivo de lo que podría haber sido. Y es aún peor cuando sucede en varias reuniones a lo largo del día.

Por supuesto, pregúntenle a cualquier empleado y les dirá que valoran enormemente las reuniones presenciales para colaborar, crear y comunicar información detallada de manera más eficiente que a través del correo electrónico o las aplicaciones de mensajería. Si no fuera así, naturalmente tendríamos menos reuniones programadas. 

Sin embargo, las reuniones se han ganado la reputación de ser, en el mejor de los casos, un mal necesario. ¿Por qué? ¿Por qué las reuniones no son productivas para la mayoría de los equipos?

¿Entonces las reuniones son realmente una pérdida de tiempo?

Si se analiza el problema en profundidad, empieza a surgir una tendencia. En la mayoría de los casos, el problema radica en la forma en que se llevan a cabo las reuniones: objetivos poco claros, presentaciones divagantes, debates fuera de tema, participantes distraídos y el hecho de que todos tengamos otras responsabilidades que compiten por nuestro tiempo se combinan para frustrarnos a todos en algún momento. 

¿Tiene que ser así? En una palabra, no. 

Pero, ¿la mayoría de los consejos sobre cómo dirigir mejor las reuniones realmente mejoran las reuniones? Tampoco. 

En lugar de permitir que los malos comportamientos en las reuniones sigan causando estragos en los horarios de las personas, la satisfacción laboral y los resultados de la empresa, los líderes de las organizaciones de todo el mundo están implementando reglas nuevas, y a menudo dudosas, para llevar a cabo reuniones más efectivas.

Desde límites arbitrarios en la duración de las reuniones o en el número de asistentes, hasta obligar a todos a permanecer de pie durante toda la reunión o incluso designar a una persona para que asista a la reunión solo para tomar notas, estas "mejores prácticas" ampliamente citadas hacen poco para frenar los malos comportamientos en las reuniones.

Es más, todos estos consejos cuestionables no contribuyen en absoluto a mejorar las reuniones, sino que dan a tus empleados nuevos motivos para odiarlas.

10 consejos de higiene y productividad para reuniones que debes evitar

Antes de abordar los peores consejos, sería negligente no mencionar que existen algunas sugerencias realmente útiles para lograr reuniones más productivas . Establecer una agenda clara, comenzar y terminar las reuniones a tiempo, enviar los materiales con anticipación y asignar tareas al final pueden contribuir a que las reuniones sean más provechosas y menos frustrantes. 

Sin embargo, más allá de esas, existen numerosas estrategias para "reuniones efectivas" más cuestionables —e incluso francamente narcisistas— que las empresas intentan adoptar regularmente con la esperanza de mejorar sus reuniones. 

Aquí tienes una lista de las 10 peores ideas que se suelen presentar como buenas soluciones para lograr reuniones más productivas, pero que probablemente deberías evitar: 

1. Programa reuniones que comiencen en horarios poco habituales.

(Una mala idea recomendada por CBS News )

¿Los miembros del equipo no están muy entusiasmados con las reuniones? ¡Quizás les gusten más en horarios poco convencionales! Esta recomendación tiene muchas variantes, desde programar reuniones muy temprano o muy tarde hasta comenzarlas a una hora inesperada, por ejemplo, siete minutos después de la hora en punto. 

Por supuesto, la idea de que la programación irregular aumente de alguna manera el valor de una reunión a ojos de los empleados es ilógica. Es posible que los asistentes noten la rareza de esta estrategia, pero sobre todo les irritará la interrupción adicional que causa en su jornada laboral. Nadie quiere llegar temprano ni quedarse hasta tarde en la oficina para asistir a tu reunión, y la falta de regularidad obliga a las personas a esforzarse aún más para gestionar sus ya apretadas agendas.

2. Solo programar reuniones los miércoles.

(Una mala idea recomendada por Forbes )

Imagina que solo pudieras hacer todos tus recados un día a la semana. Banco, supermercado, limpieza, citas médicas y todo lo demás: todo solo se puede hacer ese día, o hay que esperar hasta la semana siguiente. La verdad es que, como estrategia para gestionar reuniones, suena genial al principio: ¡tienes el resto de la semana libre para tu productividad personal! 

Sin embargo, en pocas semanas te darás cuenta de que limitar las reuniones de tu equipo a una vez por semana solo aumenta la ineficiencia. De hecho, lo hace por partida doble. Primero, creas un entorno donde las discusiones y decisiones formales se posponen hasta el día asignado, lo que puede dejar el trabajo inactivo hasta por una semana. Segundo, dado que se espera que todas las reuniones se realicen en el mismo período de 8 horas, creas un día caótico cada semana donde las agendas de todos se llenan rápidamente, lo que obliga a programar reuniones improvisadas con semanas o meses de anticipación para sortear los conflictos de horario. Si bien evitar las reuniones en nombre de la productividad puede ser un argumento convincente para el director ejecutivo, si todos los empleados hacen lo mismo, corres el riesgo de frenar la innovación y retrasar el progreso de iniciativas importantes.

3. No invites a más de 7 personas.

(Una mala idea recomendada por el Wall Street Journal )

Por supuesto, nadie quiere asistir a una reunión que no le interese. Objetivamente, los grupos pequeños suelen llegar a un consenso con mayor facilidad . Sin embargo, limitar la asistencia a las reuniones en función de un número arbitrario de personas implica el riesgo de perder ideas y perspectivas valiosas de quienes no fueron invitados; o peor aún, tener que programar más reuniones con ellos posteriormente. Es importante considerar cuidadosamente quién debe asistir a las reuniones e invitar a las personas adecuadas, sin intentar ajustarse a una regla de asistencia que, a menudo, resulta contraproducente y carece de sentido.

4. Hagan que todos se pongan de pie.

(Una mala idea recomendada por Lifehack.com )

Para quienes no estén familiarizados con el concepto literal de "reunión de pie", la idea es que las personas se sienten incómodas al estar de pie, por lo que las reuniones avanzan más rápido y, por lo tanto, terminan antes. Si bien es cierto que las sesiones de colaboración rápidas tienen su momento y lugar (especialmente en entornos de desarrollo ágiles diseñados para colaborar de esta manera), incomodar a los empleados como estrategia para ahorrar tiempo es, en el mejor de los casos, una visión miope. Si las reuniones de pie realmente son más rápidas, algo que aún se debate, probablemente se deba a que se ha incentivado a los empleados a compartir menos detalles y hacer menos preguntas.

Además, las reuniones de pie pueden ser discriminatorias por motivos de discapacidad, edad y género cuando se consideran las dinámicas físicas entre diferentes tipos de personas, lo que puede provocar ansiedad en algunos participantes y su desconexión total de la reunión. Harvard Business Review explica por qué las reuniones de pie no son la solución adecuada para todas las reuniones aquí .

5. Programar reuniones de solo 15 minutos.

(Una mala idea recomendada por Fast Company )

Todos hemos oído hablar de la Ley de Parkinson, que postula que "el trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible para su realización". Por lo tanto, esta recomendación sostiene que no deberías tener problemas para completar cualquier reunión en 15 minutos o menos; al fin y al cabo, ahora solo dedicas más tiempo a tus reuniones porque te has programado más tiempo, ¿verdad? La recomendación de Fast Company cita las charlas TED para explicar la "ciencia" detrás de esta regla. Según el universo TED, deberías poder presentar cualquier idea, por compleja que sea, en menos de 18 minutos. Si no puedes, te dirán que simplemente no conoces el tema lo suficientemente bien como para presentarlo de forma sencilla. 

Pero las reuniones no son presentaciones , ni deberían serlo; son oportunidades para que los miembros del equipo colaboren y resuelvan problemas complejos. Es totalmente razonable esperar que quienes organizan las reuniones programen el tiempo mínimo necesario para cumplir con la agenda. Sin embargo, ceñirse a un límite de tiempo arbitrario (y objetivamente corto) probablemente resultará en un número cada vez mayor de reuniones, todas necesarias para completar una tarea más importante que podría haberse resuelto en una sola reunión más larga. Y, lo que es igual de importante, todas esas reuniones cortas implican que los empleados estén constantemente interrumpiendo y reanudando su trabajo a lo largo de la jornada laboral, y esas interrupciones suelen ser mucho más perjudiciales para la productividad.

Slack elaboró ​​este cuadro que sirve como una guía mucho más razonable para la duración de las reuniones:

6. Celebrar una reunión previa a la reunión.

¿Cuándo merece la pena celebrar una reunión sobre una reunión próxima? Casi nunca. Son muy pocas las circunstancias en las que una reunión de planificación, o incluso varias reuniones previas, puedan resultar beneficiosas, y estas casi siempre implican la preparación de algún tipo de reunión organizativa importante en la que se comunican noticias relevantes de la empresa. Cabe destacar que no descartamos el valor de colaborar para preparar actividades futuras, como planificar el lanzamiento de una iniciativa de cambio importante , preparar una demostración de software de gran visibilidad o realizar un recorrido previo a una reunión con socios comerciales externos. Todas estas actividades requieren que líderes y participantes recopilen información, pongan a prueba y perfeccionen sus argumentos, y preparen colectivamente objetivos y acciones para la próxima reunión o evento.

Pero para la mayoría de las reuniones, e incluso para algunas de las excepciones mencionadas anteriormente, si su equipo ya trabaja eficazmente en conjunto, no hay razón para celebrar una reunión previa. Simplemente celebre la reunión habitual y establezca la expectativa de que todos contribuirán con profesionalismo, y luego retomen el trabajo. 

7. Utilice un token de habla designado.

Una pelota de tenis, un bolígrafo, un bloc de notas, una caracola: muchas organizaciones han intentado limitar las interrupciones en las reuniones designando un objeto como el "elemento para hablar" y prohibiendo que hable cualquiera que no tenga ese objeto en la mano. 

Si la sala de conferencias fuera un jardín de infancia, esta podría ser una forma sensata de enseñar a escuchar con respeto y a respetar los turnos. Pero seamos realistas: si necesitas un bolígrafo para que tus empleados o compañeros de equipo respeten las ideas y opiniones de los demás en una reunión, probablemente tengas problemas culturales más profundos en tu organización. Además, este ritual puede ralentizar mucho las reuniones y alargarlas innecesariamente. Nadie quiere eso.

8. Evita PowerPoint

(Otra mala idea recomendada por Forbes )

“ Amazon prohibió PowerPoint por completo, así que tú también deberías hacerlo”, reza la opinión generalizada hoy en día. Y hay algo de verdad en ello: al fin y al cabo, nadie necesita pasar tiempo en una sala de conferencias escuchando a alguien leer una presentación completa palabra por palabra. Pero prohibir las diapositivas y otros elementos visuales de apoyo es ir demasiado lejos. Bien utilizados, estos elementos pueden ayudar a mantener una reunión centrada, proporcionar contexto para las conversaciones y ofrecer todos los detalles necesarios para tomar una decisión.

¿Quieres que tus reuniones sean realmente más eficientes? Deberías prohibir las presentaciones , no las diapositivas. Todos hemos sufrido reuniones de una hora en las que el organizador dedicó los primeros 45 minutos a presentar información que podría haberse enviado por correo electrónico con antelación. La culpa no es de PowerPoint, sino del organizador. Esta es una de las principales razones por las que las reuniones no son productivas.

Aquí les dejo un consejo útil: si hay información o una presentación que pueda ayudar a los asistentes a prepararse para una próxima reunión, envíenla (ya sea por correo electrónico, memorándum o presentación en video ) el día anterior. De esta manera, todos podrán ponerse al día cuando tengan un momento libre, y las reuniones terminarán más rápido porque podrán centrarse únicamente en la discusión y las decisiones que deben tomarse.

9. Ofrecer incentivos por asistir

(Una mala idea recomendada por la revista CIO )

Comida, tarjetas de débito prepago, tarjetas de regalo. Sí, a muchos de tus empleados no les molesta esta estrategia. Pero si tienes que sobornar a la gente para que asista a una reunión, ¿deberías siquiera celebrarla? 

Incluso con incentivos, la mayoría de la gente no asistirá a una reunión que considere una pérdida de tiempo; y si lo hacen, no esperes que participen activamente. Casi siempre, el costo económico no justifica la asistencia de los pocos empleados cuya única motivación es la comida o el dinero. En definitiva, establecer una agenda y motivar a la gente a asistir es la mejor estrategia para lograr que participen en reuniones con algo que aportar.

10. Asignar a una persona encargada de tomar notas.

(Una mala idea recomendada por Asana )

Asignar a alguien para que tome notas o escriba el acta de la reunión significa obtener un registro escrito de las discusiones, decisiones y próximos pasos que los asistentes podrán consultar después de la reunión. ¡Esa sí que es una gran idea! 

Pero, ¿por qué harías que uno de tus empleados, una persona real a la que le pagas un sueldo y que sin duda tiene cosas más importantes que hacer que tomar notas, asistiera a una reunión solo para hacerlo, cuando podrías grabarlo todo con un simple clic? Nadie quiere ser el encargado de tomar notas en una reunión, y lo que es peor, que se le asigne esa responsabilidad casi siempre significa que está demasiado ocupado para participar activamente en la discusión.

¿Por qué las reuniones no son productivas? Cómo hacer que tus reuniones sean más efectivas.

En los últimos uno o dos años, una nueva idea ha comenzado a ganar popularidad rápidamente entre los líderes empresariales innovadores, en gran parte porque es sencilla de implementar en cada reunión y sorprendentemente eficaz para fomentar comportamientos mejores y más productivos en las reuniones.

Grabar cada reunión

Al grabar las reuniones y archivarlas en una videoteca centralizada con función de búsqueda , se crea un registro perfecto de las conversaciones exactas que tuvieron lugar, al que pueden recurrir posteriormente tanto los asistentes como quienes no pudieron asistir, así como otras personas de la organización que busquen información que se trató en reuniones en las que no participaron.

Grabar todas las reuniones por defecto permite que tus empleados tengan mayor flexibilidad y control sobre sus horarios, garantizando que todas las personas relevantes puedan contribuir, incluso si no pueden estar presentes físicamente. Además, la grabación de vídeo permite que todos los asistentes participen activamente en la conversación, ya que elimina la necesidad de tomar notas detalladas. Panopto La plataforma de vídeo de , en particular, transcribe automáticamente todos los vídeos, por lo que nadie tiene que hacerlo manualmente, y todas las conversaciones de las grabaciones de tus reuniones se pueden buscar fácilmente.

Grabar las reuniones proporciona a tu equipo un recurso valioso con información detallada a la que pueden recurrir cuando lo necesiten, sin ningún esfuerzo adicional por tu parte. Simplemente haz clic en "grabar" y celebra la reunión como siempre, sin necesidad de redactar largos correos electrónicos de resumen ni memorandos sobre los próximos pasos. 

Es la forma más sencilla e inteligente de involucrar a los empleados, mantenerlos concentrados y, en definitiva, mejorar la colaboración, tanto durante la reunión como después de que termine. Tras ver el vídeo, es posible que puedas determinar por qué las reuniones no son productivas.

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Panopto Es una plataforma de vídeo integral que permite a las organizaciones capturar, transcribir y archivar automáticamente todas sus reuniones en una biblioteca de vídeo interna segura y con función de búsqueda. Además, se integra con los principales sistemas de videoconferencia actuales, lo que facilita la grabación de las reuniones sin necesidad de modificar la forma de reunirse. 

Reconocido por Forester por tener el “Mejor soporte para búsqueda de vídeo”, Panopto Te permite buscar las palabras pronunciadas y mostradas en cada vídeo de tu biblioteca y acceder directamente al momento exacto en que se aborda un tema. Esto significa que tus vídeos no solo serán un registro útil, sino que también pueden convertirse en una valiosa fuente de información para la base de conocimientos de tu empresa. 

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