Puede que te preguntes por qué las reuniones no son productivas. Esa línea de pensamiento podría llevarte a creer que es imposible que la gente odie las reuniones más de lo que ya las odia.

Pero te equivocarías. 

Para ser justos, la gente no odia todas las las reuniones-odian las malas reuniones. Todos hemos experimentado esa inevitable sensación de frustración cuando una reunión ineficaz nos distrae de hacer otra cosa o interrumpe nuestro flujo de trabajo, haciendo que todo nuestro día parezca menos productivo de lo que podría haber sido. nos distrae de hacer otra cosa o interrumpe nuestro flujo de trabajo, haciendo que todo nuestro día parezca menos productivo de lo que podría haber sido. Es aún peor cuando se produce en varias reuniones a lo largo del día.

Por supuesto, pregunte a cualquier empleado y le dirá que ven un enorme valor en reunirse para colaborar, crear y comunicar información detallada de forma más eficiente de lo que podrían hacerlo a través del correo electrónico o las aplicaciones de mensajería. Si no fuera así, naturalmente tendríamos menos reuniones en nuestros calendarios. 

Aun así, las reuniones se han ganado la reputación de ser, en el mejor de los casos, un mal necesario. ¿Por qué? ¿Por qué las reuniones no son productivas para la mayoría de los equipos?

¿Son las reuniones una pérdida de tiempo?

Si se empieza a indagar en el problema, surge una tendencia. La mayoría de las veces, el problema radica en la forma en que se organizan las reuniones: objetivos poco claros, presentaciones interminables, debates fuera de tema, participantes distraídos y el hecho de que todos tenemos otras tareas que compiten por nuestro tiempo conspiran colectivamente para frustrarnos a todos en un momento u otro. 

¿Tiene que ser así? En una palabra, no. 

Pero la mayoría de los consejos sobre cómo organizar mejor las reuniones, ¿mejoran realmente las reuniones? Tampoco. 

En lugar de dejar que los malos comportamientos en las reuniones sigan causando estragos en los horarios de los empleados, en la satisfacción laboral y en los resultados de la empresa, los directivos de organizaciones de todo el mundo están promulgando nuevas -y a menudodudosas- normas para organizar reuniones más eficaces.

Desde límites arbitrarios a la duración de las reuniones o al número de asistentes hasta obligar a todo el mundo a permanecer de pie durante toda la reunión o incluso designar a una persona para que asista a la reunión sólo para tomar notas, estas "buenas prácticas" ampliamente citadas hacen poco por frenar los malos comportamientos en las reuniones.

Es más, todos estos consejos cuestionables hacen poco por mejorar realmente las reuniones, al tiempo que dan a sus empleados nuevas razones para odiarlas.

10 consejos de higiene y productividad que debe evitar en las reuniones

Antes de centrarnos en los peores consejos, no podemos dejar de señalar que existen algunas sugerencias útiles para que las reuniones sean más productivas. Establecer un orden del día claro, empezar y terminar las reuniones a tiempo, enviar los materiales con antelación y asignar tareas al final pueden ayudar a que las reuniones sean más útiles y menos frustrantes. 

Sin embargo, además de éstas, hay muchas otras estrategias de "reuniones eficaces" más cuestionables -incluso francamente narcisistas- que las empresas intentan adoptar regularmente con la esperanza de mejorar las reuniones. 

He aquí una lista de las 10 peores ideas que se suelen pregonar como buenas soluciones para conseguir reuniones más productivas y que probablemente deberías evitar: 

1. Programar reuniones que empiecen a horas impares

(Una mala idea recomendada por CBS News)

¿A los miembros de su equipo no les entusiasma asistir a sus reuniones? Quizá les gusten más a horas intempestivas. Esta recomendación tiene muchas variantes, desde programar las reuniones muy temprano o muy tarde hasta empezarlas a una hora inesperada, por ejemplo, 7 minutos después de la hora. 

Por supuesto, la idea de que un horario irregular aumenta de algún modo el valor de una reunión a los ojos de los empleados desafía la lógica. Es más probable que los asistentes se den cuenta de lo extraño de esta estrategia, pero sobre todo se sentirán irritados por el trastorno añadido que causa en sus jornadas laborales. Nadie quiere llegar pronto o quedarse hasta tarde en la oficina para asistir a una reunión, y la mera falta de coherencia obliga a la gente a esforzarse aún más para gestionar sus ya apretadas agendas.

2. Programar las reuniones sólo los miércoles

(Una mala idea recomendada por Forbes)

Imagina que sólo pudieras hacer todos tus recados un día a la semana. El banco, la compra, la tintorería, las revisiones médicas y todo lo demás: todo ello sólo puede hacerse ese día o, de lo contrario, tiene que esperar a la semana siguiente. Para ser justos, como estrategia para gestionar las reuniones, suena muy bien al principio: ¡tienes todo el resto de la semana libre para tu productividad personal! 

Al cabo de unas semanas, sin embargo, se dará cuenta de que limitar a su equipo a reunirse una vez por semana sólo aumenta la ineficacia. De hecho, lo hace dos veces. En primer lugar, está creando un entorno en el que los debates y las decisiones formales se pospondrán hasta el día designado, lo que puede dejar el trabajo inactivo durante una semana. En segundo lugar, como se espera que todas las reuniones se celebren en el mismo periodo de 8 horas, se está creando una pesadilla de día a la semana en la que las agendas de todo el mundo se llenan rápidamente, lo que obliga a programar reuniones improvisadas semanas o meses más tarde para solucionar los conflictos de agenda. Aunque evitar las reuniones en nombre de la productividad puede ser un argumento convincente si eres el director general, si todos tus empleados siguen el ejemplo, corres el riesgo de ahogar la innovación y retrasar el progreso de iniciativas importantes.

3. No invites a más de 7 personas

(Una mala idea recomendada por el Wall Street Journal)

Por supuesto, nadie quiere asistir a una reunión que no le interesa. Objetivamente, a los grupos más pequeños les suele resultar más fácil llegar a un consenso. Pero limitar la asistencia a una reunión en función de un número arbitrario de personas significa que se corre el riesgo de perder valiosos puntos de vista e ideas de quienes no pasaron el corte o, peor aún, de tener que programar más reuniones con quienes no fueron invitados. La gente debería considerar detenidamente quién necesita asistir a sus reuniones e invitar a las personas adecuadas sin intentar trabajar dentro de los límites de una regla de asiento sin sentido y a menudo contraproducente.

4. Hacer que todo el mundo se ponga de pie

(Una mala idea recomendada por Lifehack.com)

Para quienes no estén familiarizados con el concepto literal de "reunión de pie", la idea es que las personas se sienten incómodas cuando están de pie, por lo que las reuniones avanzan más rápidamente y, por tanto, terminan antes. Y si bien es cierto que hay un momento y un lugar para las sesiones de colaboración rápida (especialmente en entornos de desarrollo "ágiles" diseñados específicamente para colaborar de esta manera), hacer que los empleados se sientan incómodos como estrategia para ahorrar tiempo es, en el mejor de los casos, miope. Si las reuniones de pie son más rápidas, lo cual es discutible, es probable que se deba a que se ha incentivado a los empleados a compartir menos detalles y hacer menos preguntas.

Es más, las reuniones de pie pueden ser discriminatorias por motivos de edad, sexo o discapacidad cuando se trata de dinámicas de reunión físicas entre distintos tipos de personas, lo que hace que algunas se sientan ansiosas y se desvinculen por completo de la reunión. Harvard Business Review explica por qué las reuniones de pie no son la solución adecuada para todas las reuniones aquí.

5. Programar sólo reuniones de 15 minutos

(Una mala idea recomendada por Fast Company)

Todos hemos oído la Ley de Parkinson, que postula que "El trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su realización". Por lo tanto, esta recomendación sostiene que no deberías tener ningún problema para exprimir cualquier reunión en 15 minutos o menos; al fin y al cabo, ahora sólo utilizas más tiempo en tus reuniones porque te has programado más tiempo para utilizarlo, ¿verdad? La recomendación de Fast Company cita charlas de TED para explicar la "ciencia" que hay detrás de esta regla. Según el universo TED, deberías ser capaz de presentar cualquier idea, por compleja que sea, en menos de 18 minutos. Si no puedes, te dirán que simplemente no conoces tu tema lo suficientemente bien como para presentarlo de forma sencilla. 

Pero reuniones no son presentacionesni deberían serlo: son oportunidades para que los miembros de un equipo colaboren y resuelvan problemas difíciles. Es absolutamente justo esperar que los organizadores de reuniones programen el tiempo mínimo necesario para cumplir el orden del día de una reunión. Pero ceñirse a un límite de tiempo arbitrario (y objetivamente corto) es más probable que provoque que acabes teniendo más y más reuniones, todas ellas necesarias para llevar a cabo la tarea más grande que podrías haber cubierto con una sola reunión más larga. Y lo que es igual de importante, todas esas reuniones más cortas significan que los empleados están constantemente empezando y parando el trabajo a lo largo de la jornada laboral, y esas interrupciones suelen ser mucho más desastrosas para la productividad.

Slack ha elaborado esta tabla que sirve de guía mucho más razonable para la duración de las reuniones:

6. Celebrar una reunión previa

¿Cuándo merece la pena celebrar una reunión sobre una reunión próxima? Casi nunca. Hay muy pocas circunstancias en las que una reunión de "planificación" o incluso varias "reuniones previas" pueden ser beneficiosas de antemano, y éstas implican casi uniformemente la preparación de algún tipo de reunión organizativa importante en la que se dan noticias importantes de la empresa. Y nótese que no estamos descartando el valor de colaborar para preparar una actividad futura, como planificar el lanzamiento de una iniciativa de cambio importante, preparar una demostración de software muy visible o realizar un recorrido antes de una próxima reunión con socios comerciales externos. Todas estas actividades exigen que los responsables y los participantes recopilen información, pongan a prueba y perfeccionen sus argumentos, y preparen colectivamente objetivos y acciones para una próxima reunión o evento.

Pero para la mayoría de las reuniones, e incluso para algunas de las excepciones mencionadas anteriormente, si el equipo ya trabaja en equipo de manera eficaz, no hay razón para celebrar una reunión previa. Basta con celebrar la reunión ordinaria y establecer la expectativa de que todo el mundo contribuirá fácilmente como profesionales, y luego volver al trabajo. 

7. Utilizar una ficha designada para hablar

Una pelota de tenis, un bolígrafo, un bloc de notas, una caracola... Muchas organizaciones han intentado limitar las interrupciones en las reuniones designando un objeto como "símbolo para hablar" y prohibiendo hablar a quien no lo tenga en la mano. 

Si la sala de reuniones fuera en cambio una guardería, ésta podría ser una forma sensata de enseñar a escuchar respetuosamente y a respetar los turnos. Pero reconozcámoslo: si necesitas un bolígrafo parlante para conseguir que tus empleados o compañeros de equipo respeten las ideas y opiniones de los demás en una sala de reuniones, probablemente tengas problemas culturales mayores dentro de tu organización. Además, este ritual puede ralentizar y alargar las reuniones. Nadie quiere eso.

8. Evitar PowerPoint

(Otra mala idea recomendada por Forbes)

"Amazon prohibió PowerPoint así que tú también deberías hacerlo", dice la sabiduría popular de estos días. Después de todo, nadie necesita pasar el tiempo en una sala de conferencias escuchando a alguien leer textualmente toda una presentación de diapositivas. Pero prohibir las diapositivas y otros elementos visuales de apoyo es ir demasiado lejos. Bien utilizados, estos elementos pueden ayudar a mantener el rumbo de una reunión, contextualizar las conversaciones y ofrecer todos los detalles necesarios para tomar una decisión.

¿Quieres que tus reuniones sean realmente más eficaces? Debería prohibir el acto de presentar durante las reuniones, no las diapositivas en sí. Todos hemos sufrido alguna vez reuniones de una hora en las que el organizador se ha pasado los primeros 45 minutos presentando información que podría haber enviado por correo electrónico con antelación. Eso no es culpa de PowerPoint. Es culpa del organizador. Esta es una de las principales razones por las que las reuniones no son productivas.

Así que aquí va un consejo útil: si hay información o una presentación que ayudará a los asistentes a prepararse para una próxima reunión, envíe esa información (ya sea por correo electrónico, memorándum o presentación en vídeo) el día anterior. De este modo, todos podrán ponerse al día cuando tengan un rato libre y las reuniones terminarán antes porque sólo habrá que centrarse en el debate y las decisiones que haya que tomar.

9. Ofrecer incentivos por asistir

(Una mala idea recomendada por Revista CIO)

Comida, tarjetas de débito prepago, tarjetas regalo. Sí, a muchos de tus empleados no les importa esta estrategia en particular. Pero si tienes que sobornar a la gente para que asista a una reunión, ¿deberías celebrarla? 

Aunque se ofrezcan incentivos, la mayoría de la gente no asistirá a una reunión que considera una pérdida de tiempo, y si acuden, no espere que se impliquen. La mayoría de las veces, el coste económico no compensa la asistencia del puñado de empleados cuya única motivación para asistir es la comida o el dinero. En última instancia, fijar un orden del día y obligar a la gente a asistir es la mejor estrategia para conseguir que la gente asista a las reuniones con algo que aportar.

10. Asignar una persona dedicada a tomar notas

(Una mala idea recomendada por Asana)

Si asignas a alguien la tarea de tomar notas o redactar un acta de la reunión, obtendrás un registro escrito de los debates, las decisiones y los siguientes pasos que los asistentes podrán consultar después de la reunión. Es una gran idea. 

Pero, ¿por qué dejar que uno de tus empleados reales y humanos -una persona por la que pagas dinero real y que sin duda tiene mejores cosas en las que trabajar que su taquigrafía- asista a una reunión sólo para tomar notas cuando, en su lugar, podrías simplemente grabarlo todo con sólo pulsar un botón? Nadie quiere ser nunca el encargado de tomar notas en una reunión y, lo que es peor, si se le asigna esa responsabilidad casi siempre significa que está demasiado ocupado para participar activamente en el debate.

¿Por qué las reuniones no son productivas? Cómo hacer que sus reuniones sean más eficaces

En los últimos uno o dos años, una nueva idea ha empezado a ganar popularidad rápidamente entre los líderes empresariales innovadores, en gran parte porque es sencilla de aplicar en cada reunión y sorprendentemente eficaz para fomentar comportamientos mejores y más productivos en las reuniones.

Grabe todas las reuniones

Por grabación de reuniones y archivándolas en una videoteca central en la que se puedan realizar búsquedas videotecase crea un registro perfecto de las conversaciones exactas que tuvieron lugar, que puede ser consultado más tarde por los que estaban allí, los que no pudieron asistir, así como por otras personas de su organización que pueden estar buscando información que se discutió en las reuniones en las que no participaron.

Grabar todas las reuniones por defecto significa que puede dar a su personal más flexibilidad y control sobre sus horarios diarios, garantizando que todas las personas adecuadas puedan contribuir a una reunión aunque no puedan estar allí en persona. Además, todos los asistentes podrán participar activamente en el debate, ya que la grabación de vídeo elimina la necesidad de tomar notas detalladas. La plataforma de vídeo de Panopto, en particular, transcribe automáticamente todos los vídeos para que nadie tenga que hacerlo a mano, y todas las conversaciones de las grabaciones de las reuniones se pueden buscar fácilmente.

La grabación de reuniones proporciona a su personal un valioso recurso lleno de información detallada que pueden consultar cuando lo necesiten, y lo hace sin ningún esfuerzo adicional por su parte. Basta con hacer clic en "Grabar" y mantener la reunión como siempre, sin necesidad de escribir largos resúmenes por correo electrónico o notas sobre los "próximos pasos". 

Es la forma más fácil e inteligente de implicar a los empleados, mantenerlos concentrados y, en última instancia, mejorar la colaboración, tanto durante la reunión como después de que ésta termine. Después de ver el vídeo, quizá puedas determinar por qué las reuniones no son productivas.

Empiece a capturar todas las reuniones de su empresa con Panopto

Panopto es una plataforma de vídeo todo en uno que permite a las organizaciones capturar, transcribir y archivar automáticamente todas las reuniones de su empresa en una videoteca interna segura en la que se pueden realizar búsquedas. Incluso se integra con los principales sistemas de videoconferencia actuales, lo que facilita la grabación de las reuniones sin tener que cambiar la forma de reunirse. 

Reconocido por Forester por tener el "Mejor soporte para la búsqueda de vídeos", Panopto le permite buscar las palabras pronunciadas y mostradas en cada vídeo de su biblioteca y, a continuación, saltar al momento exacto en que se trata un tema. Esto significa que sus vídeos no sólo serán un registro útil, sino que incluso pueden convertirse en una parte valiosa y referenciable de la base de conocimientos de su empresa. 

Para ver cómo Panopto puede ayudarle a renovar la cultura de reuniones de su empresa y hacer que sus equipos sean más productivos, póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo para obtener una demostración.