Se podría pensar que es imposible que la gente odie las reuniones más de lo que ya lo hace. 

Pero estarías equivocado. 

Para ser justos, la gente no odia todo reuniones - odian mal reuniones. Todos hemos experimentado esa inevitable sensación de frustración cuando una reunión ineficaz nos aleja de la realización de otra cosa o interrumpe nuestro flujo de trabajo, haciendo que todo nuestro día sea menos productivo de lo que podría haber sido. Es aún peor cuando ocurre en varias reuniones a lo largo del día.

Por supuesto, pregunte a cualquier empleado y le dirá que, de hecho, ven un enorme valor en las reuniones para colaborar, crear y comunicar información detallada de forma más eficiente de lo que podrían hacerlo a través del correo electrónico o las aplicaciones de mensajería. Si no lo hicieran, naturalmente tendríamos menos reuniones en nuestros calendarios. 

Sin embargo, las reuniones se han ganado la reputación de ser, en el mejor de los casos, un mal necesario. Entonces, ¿por qué es eso? 

Si se empieza a indagar en el problema, empieza a surgir una tendencia. La mayoría de las veces, el problema radica en la forma en que se celebran las reuniones: objetivos poco claros, presentaciones sinuosas, discusiones fuera de tema, participantes distraídos y el hecho de que todos tenemos otras tareas que compiten por nuestro tiempo conspiran colectivamente para frustrarnos a todos en un momento u otro. 

¿Tiene que ser así? En una palabra, no. 

Pero, ¿la mayoría de los consejos que se dan sobre cómo mejorar las reuniones hacen que éstas sean mejores? Tampoco. 

En lugar de dejar que los malos comportamientos en las reuniones sigan causando estragos en los horarios de las personas, la satisfacción en el trabajo y los resultados de la empresa, los líderes de las organizaciones de todo el mundo están promulgando nuevas -y a menudo dudosas- normas para organizar reuniones más eficaces. 

Desde límites arbitrarios a la duración de las reuniones o al número de asistentes hasta hacer que todos permanezcan de pie durante la reunión o incluso designar a una persona para que asista a la reunión sólo para tomar notas, estas "mejores prácticas" ampliamente citadas hacen poco para frenar los malos comportamientos en las reuniones.

Además, todos estos consejos cuestionables no contribuyen a mejorar las reuniones, sino que dan a los empleados nuevas razones para odiarlas.

10 consejos de productividad para reuniones que probablemente debería evitar

Antes de hablar de los peores consejos, no podemos dejar de señalar que existen algunos consejos útiles en para conseguir reuniones más productivas. Establecer un orden del día claro, empezar y terminar las reuniones a tiempo, enviar los materiales con antelación y asignar elementos de acción al final pueden ayudar a que las reuniones sean más útiles y menos frustrantes. 

Sin embargo, además de éstas, hay un gran número de estrategias de "reuniones eficaces" más cuestionables -incluso francamente narcisistas- que las empresas intentan adoptar regularmente con la esperanza de mejorar las reuniones. 

He aquí una lista de las 10 peores ideas que se suelen pregonar como buenas soluciones para conseguir reuniones más productivas y que probablemente deberías evitar: 

1. Programar reuniones que comiencen a horas impares

(Una mala idea recomendada por Noticias CBS)

¿Los miembros del equipo están poco dispuestos a asistir a sus reuniones? Tal vez les gusten más las reuniones a horas extrañas. Hay muchas variantes de esta recomendación, desde programar las reuniones muy temprano o muy tarde en el día, o incluso comenzar las reuniones a una hora inesperada, por ejemplo, 7 minutos después de la hora. 

Por supuesto, la idea de que un horario irregular aumenta de alguna manera el valor de una reunión a los ojos de los empleados desafía la lógica. Puede que los asistentes se den cuenta de la rareza de esta estrategia, pero sobre todo se sentirán irritados por el trastorno añadido que provoca en sus jornadas laborales. Nadie quiere llegar temprano o quedarse hasta tarde en la oficina para asistir a su reunión, y la mera falta de coherencia obliga a la gente a trabajar aún más para gestionar sus ya ocupadas agendas.

2. Programar las reuniones sólo los miércoles

(Una mala idea recomendada por Forbes)

Imagina que sólo pudieras hacer todos tus recados un día a la semana. El banco, la compra, la tintorería, las revisiones médicas y todo lo demás: todo ello sólo puede hacerse ese día o, de lo contrario, tiene que esperar hasta la semana siguiente. Para ser justos, como estrategia para gestionar las reuniones, suena muy bien al principio: ¡tienes todo el resto de la semana libre para tu productividad personal! 

Sin embargo, al cabo de unas semanas se dará cuenta de que limitar a su equipo a reunirse una vez a la semana sólo aumenta la ineficacia. De hecho, lo hace por partida doble. En primer lugar, estás creando un entorno en el que las discusiones y decisiones formales se pospondrán hasta el día designado, dejando potencialmente el trabajo sin hacer nada durante una semana. Y en segundo lugar, como se espera que todas las reuniones tengan lugar en el mismo periodo de 8 horas, estás creando una pesadilla de un día a la semana en el que las agendas de todo el mundo acaban rápidamente llenas, lo que obliga a programar reuniones improvisadas semanas o meses después para solucionar los conflictos de programación. Aunque evitar las reuniones en nombre de la productividad puede ser un argumento convincente si eres el director general, si todos tus empleados siguen el ejemplo corres el riesgo de ahogar la innovación y retrasar el progreso de iniciativas importantes.

3. No invites a más de 7 personas

(Una mala idea recomendada por el Wall Street Journal)

Por supuesto, nadie quiere asistir a una reunión que no le interesa. Y, objetivamente, a los grupos más pequeños les resulta más fácil llegar a un consenso. Pero limitar la asistencia a las reuniones basándose en un número arbitrario de personas significa que se corre el riesgo de perder valiosos conocimientos e ideas de aquellos que no pasaron el corte, o lo que es peor, se acaba teniendo que programar más reuniones con los que no fueron invitados más tarde. La gente debería considerar cuidadosamente quién necesita asistir a sus reuniones, e invitar a las personas adecuadas sin intentar trabajar dentro de los límites de una regla de asiento sin sentido y a menudo contraproducente.

4. Haz que todos se pongan de pie

(Una mala idea recomendada por Lifehack.com) 

Para aquellos que no estén familiarizados con el concepto de "reunión de pie", la idea es que la gente se siente incómoda cuando está de pie, por lo que las reuniones avanzan más rápidamente y, por tanto, terminan más rápido. Y aunque hay un momento y un lugar para las sesiones de colaboración rápida (especialmente en los entornos de desarrollo "ágiles" diseñados específicamente para colaborar de esta manera), hacer que los empleados se sientan incómodos como estrategia para ahorrar tiempo es, en el mejor de los casos, una visión corta. Si las reuniones de pie son más rápidas, lo que todavía es discutible, es probable que sea sólo porque se ha incentivado a los empleados a compartir menos detalles y hacer menos preguntas. 

Es más, las reuniones de pie pueden ser incapacitantes, discriminatorias por edad y sexistas cuando se trata de la dinámica de las reuniones físicas entre diferentes tipos de personas, lo que hace que algunas personas se sientan ansiosas y se desvinculen de la reunión por completo. Harvard Business Review explica por qué las reuniones de pie no son la solución adecuada para todas las reuniones aquí.

5. Programar sólo reuniones de 15 minutos

(Una mala idea recomendada por Fast Company)

Todos hemos oído la Ley de Parkinson, que postula que "El trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su realización". Por lo tanto, esta recomendación sostiene que no deberías tener ningún problema para exprimir cualquier reunión en 15 minutos o menos; al fin y al cabo, ahora sólo utilizas más tiempo en tus reuniones porque te has programado más tiempo para utilizarlo, ¿verdad? La recomendación de Fast Company cita charlas de TED para explicar la "ciencia" que hay detrás de esta regla. Según el universo TED, deberías ser capaz de presentar cualquier idea, por compleja que sea, en menos de 18 minutos. Si no puedes, te dirán que simplemente no conoces tu tema lo suficientemente bien como para presentarlo de forma sencilla. 

Pero las reuniones no son presentacionesNo se trata de una reunión de trabajo, ni debería serlo: son oportunidades para que los miembros del equipo colaboren y resuelvan problemas difíciles. Es absolutamente justo esperar que los organizadores de las reuniones programen el tiempo mínimo necesario para cumplir el orden del día de una reunión. Pero ceñirse a un límite de tiempo arbitrario (y objetivamente corto) es más probable que provoque que se acaben celebrando más y más reuniones, todas ellas necesarias para llevar a cabo una tarea mayor que podría haber cubierto con una sola reunión más larga. Y lo que es igual de importante, todas esas reuniones más cortas significan que los empleados están constantemente empezando y parando el trabajo a lo largo de la jornada laboral, y esas interrupciones suelen ser mucho más desastrosas para la productividad. 

Slack elaboró esta tabla que sirve de guía mucho más razonable para la duración de las reuniones:

6. Celebrar una reunión previa a la reunión

(Una mala idea recomendada por Trumpet, Inc.)

¿Cuándo merece la pena celebrar una reunión sobre una reunión próxima? Casi nunca. Hay muy pocas circunstancias donde una reunión de "planificación" o incluso varias "pre-reuniones" pueden ser beneficiosas de antemano, y éstas implican casi uniformemente la preparación de algún tipo de reunión organizativa importante en la que se dan noticias importantes de la empresa. Y nótese que no estamos descartando el valor de la colaboración para preparar una actividad futura, como la planificación de la puesta en marcha de una iniciativa de cambio importante en , la preparación de una demostración de software muy visible o la celebración de un recorrido antes de una próxima reunión con socios comerciales externos. Todo ello requiere que los líderes y los participantes reúnan información, pongan a prueba y perfeccionen sus argumentos, y preparen colectivamente los objetivos y los elementos de acción para una próxima reunión o evento.

Pero para la mayoría de las reuniones, e incluso para algunas de las excepciones mencionadas anteriormente, si el equipo ya trabaja de forma eficaz, no hay razón para celebrar una reunión previa. Basta con celebrar la reunión ordinaria y establecer la expectativa de que todo el mundo contribuirá fácilmente como profesionales, y luego volver al trabajo. 

7. Utilizar una ficha de habla designada

(Una mala idea recomendada por Boston.com) 

Una pelota de tenis, un bolígrafo, un bloc de notas, una caracola... Muchas organizaciones han intentado limitar las interrupciones en las reuniones designando un objeto como "testigo de la palabra" y prohibiendo hablar a quien no lo tenga en sus manos. 

Si la sala de conferencias fuera en cambio un jardín de infancia, ésta podría ser una forma sensata de enseñar a escuchar respetuosamente y a tomar turnos. Pero seamos sinceros, si necesitas un bolígrafo para que tus empleados o compañeros de equipo respeten las ideas y opiniones de los demás en una sala de reuniones, probablemente tengas problemas culturales mayores dentro de tu organización. Además, este ritual puede ralentizar las reuniones y hacerlas más largas. Nadie quiere eso.

8. Evitar el PowerPoint

(Otra mala idea recomendada por Forbes) 

“Amazon prohibió PowerPoint de forma rotunda, así que tú también deberías", dice la sabiduría convencional de estos días. Y hay algo de sabiduría en ello: después de todo, nadie necesita pasar el tiempo en una sala de conferencias escuchando a alguien leer una presentación de diapositivas al pie de la letra. Pero prohibir las diapositivas y otros elementos visuales de apoyo es ir demasiado lejos. Bien utilizados, estos elementos pueden ayudar a mantener el rumbo de una reunión, proporcionar un contexto para las conversaciones y ofrecer todos los detalles necesarios para tomar una decisión. 

¿Quieres que tus reuniones sean realmente más eficaces? Deberías prohibir el acto real de presentación durante las reuniones, no las propias diapositivas. Todos hemos sufrido reuniones de una hora en las que el organizador se ha comido los primeros 45 minutos presentando información que podría haberse enviado por correo electrónico con antelación. Eso no es culpa de PowerPoint, sino del organizador. Así que aquí va un consejo útil: si hay información o una presentación que ayudará a los asistentes a prepararse para una reunión próxima, envíe esa información (ya sea por correo electrónico, memorándum, presentación en vídeo) el día anterior. De este modo, todos pueden ponerse al día cuando tengan un momento libre, y las reuniones pueden terminar más rápido porque pueden centrarse sólo en el debate y las decisiones que hay que tomar.

9. Ofrecer incentivos para la asistencia

(Una mala idea recomendada por Revista CIO) 

Comida, tarjetas de débito prepagadas, tarjetas de regalo. Sí, a muchos de tus empleados no les importa esta estrategia en particular. Pero si tienes que sobornar a la gente para que asista a una reunión, ¿deberías siquiera celebrar esa reunión? 

Aunque se ofrezcan incentivos, la mayoría de las personas no asistirán a una reunión que consideran una pérdida de tiempo y, si acuden, no esperes que se comprometan. La mayor parte de las veces, el coste económico no merece la pena para el puñado de empleados cuya única motivación para asistir es la comida o el dinero. En última instancia, la mejor estrategia para conseguir que la gente acuda a las reuniones con algo que aportar es establecer un orden del día y darles una razón convincente para estar allí. 

10. Asignar un tomador de notas dedicado

(Una mala idea recomendada por Asana) 

Si se asigna a alguien para que tome notas o levante un acta de la reunión, se obtendrá un registro escrito de los debates, las decisiones y los próximos pasos que los asistentes podrán consultar después de la reunión. Ahora que es una gran idea. 

Pero, ¿por qué hacer que uno de tus empleados reales y humanos -una persona por la que pagas dinero real y que, sin duda, tiene mejores cosas en las que trabajar que en su taquigrafía- asista a una reunión sólo para tomar notas cuando, en su lugar, podrías simplemente grabar todo con el clic de un botón? Nadie quiere ser el tomador de notas de la reunión y, lo que es peor, que se le asigne esa responsabilidad casi siempre significa que está demasiado ocupado para participar activamente en el debate.

Haga esta única cosa para que sus reuniones sean más eficaces

En los últimos dos años, una nueva idea ha comenzado a ganar popularidad rápidamente entre los líderes empresariales innovadores, en gran parte porque es fácil de hacer en cada reunión y sorprendentemente eficaz para fomentar comportamientos de reunión mejores y más productivos.

¿Cuál es el secreto? Graba todas las reuniones.

 

Por grabación de reuniones y archivarlas en una central de búsqueda biblioteca de vídeosCon este sistema, se crea un registro perfecto de las conversaciones exactas que tuvieron lugar, que puede ser consultado más tarde por los que estaban allí, los que no pudieron asistir, así como por otras personas de su organización que pueden buscar información que se discutió en las reuniones de las que no formaron parte. 

Grabar todas las reuniones por defecto significa que puede dar a su personal más flexibilidad y control sobre sus horarios diarios, asegurando que todas las personas adecuadas puedan contribuir a una reunión incluso si no pueden estar allí en persona. Además, todos los asistentes podrán participar activamente en el debate, ya que la grabación de vídeo elimina la necesidad de tomar notas detalladas. La plataforma de vídeo de Panopto , en particular, transcribe automáticamente todos los vídeos por ti, de modo que nadie tiene que hacerlo a mano y todas las conversaciones de las grabaciones de tus reuniones pueden buscarse fácilmente .

Lectura recomendada: Cómo grabar & Compartir reuniones de Zoom de forma segura

 

La grabación de las reuniones proporciona a su personal un valioso recurso lleno de información detallada que pueden consultar a la carta, y lo hace sin ningún esfuerzo adicional por su parte. Solo tienes que hacer clic en "grabar" y mantener la reunión como siempre, pero sin necesidad de escribir largos resúmenes por correo electrónico o notas de "próximos pasos". 

Es la forma más fácil e inteligente de involucrar a los empleados, mantenerlos concentrados y, en última instancia, mejorar la colaboración, tanto durante la reunión como una vez finalizada.

Comience a capturar todas las reuniones de su empresa con Panopto

Panopto es una plataforma de vídeo todo en uno que permite a las organizaciones capturar, transcribir y archivar automáticamente todas las reuniones de su empresa en una biblioteca de vídeo interna segura y con capacidad de búsqueda. Incluso se integra con los principales sistemas de videoconferencia actuales, lo que facilita la grabación de las reuniones, sin tener que cambiar la forma de reunirse. 

Reconocido por Forester por tener el "Mejor soporte para la búsqueda de vídeos", Panopto le permite buscar las palabras habladas y mostradas en cada vídeo de su biblioteca y luego saltar al momento exacto en que se discute un tema. Esto significa que sus vídeos no sólo serán un registro útil, sino que incluso pueden convertirse en una parte valiosa y referenciable de la base de conocimientos de su empresa. 

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