Todos dedicamos una gran parte de nuestra vida laboral a reuniones. Solo en Estados Unidos, la Oficina de Estadísticas Laborales estima que, en conjunto, dedicamos entre 125 y 640 millones de horas mensuales a reuniones .

Y eso sin contar el tiempo que se pasa en la sala de conferencias: un análisis exhaustivo de las agendas de los empleados clave de una empresa, realizado por Bain & Company y publicado en la Harvard Business Review, reveló que la preparación, la ejecución y el seguimiento de una sola reunión ejecutiva semanal consumían la asombrosa cifra de 300.000 horas al año .

¿Tiempo perdido? Bueno, parte de él, casi con toda seguridad. 

¿Pero todo? Ni de cerca. 

Las reuniones siguen siendo una de las formas más eficaces para que los empleados colaboren y compartan ideas en detalle, y en última instancia, para que contribuyan a obtener los mejores resultados posibles para la empresa.

 

Dicho esto, las reuniones se han ganado, con razón, la reputación de ser un obstáculo para la productividad, ya que obligan a los asistentes a interrumpir por completo lo que estén haciendo y a desplazarse hasta el lugar de la reunión. La ciencia cognitiva nos dice que las personas pueden tardar hasta media hora en volver a concentrarse y retomar el ritmo de trabajo habitual después de una interrupción como una reunión. No es difícil comprender, entonces, cómo incluso un par de reuniones al día pueden perjudicar seriamente el progreso de una persona en una tarea.

Pero dado que sigue siendo enormemente valioso reunirse con colegas y socios para analizar las iniciativas en detalle, coordinar los avances, solucionar obstáculos y demás, las reuniones persisten.

Solo ahora, los líderes de casi todas las organizaciones han comenzado a buscar nuevas soluciones a viejos problemas que les ayuden a rediseñar su "cultura de reuniones" corporativa. 

Exigir mejores reuniones como parte de la cultura organizacional.

El objetivo de la mayoría de estas iniciativas es minimizar el tiempo que la gente dedica a las reuniones y garantizar que las reuniones que se celebren se desarrollen de forma eficaz.

Amazon, por ejemplo, ha implementado su propia versión de la reunión invertida y exige que el empleado que la programa comparta con antelación un memorándum de cuatro a seis páginas con toda la información relevante que los asistentes necesitarán. Se espera que esto reduzca el tiempo que los asistentes pasan escuchando pasivamente al organizador presentar la información en persona, lo que idealmente ayuda al equipo a debatir y tomar las decisiones necesarias con mayor rapidez.

Si bien el formato de Amazon puede no ser adecuado para todas las empresas, existen aspectos de la singular cultura de reuniones de Amazon que suelen aparecer en las nuevas prácticas convencionales para facilitar la colaboración y maximizar la productividad, reduciendo el tiempo perdido en reuniones.

Siempre se empieza con las mejores intenciones, pero no faltan los malos consejos sobre cómo celebrar reuniones más eficaces.

 

Desde restricciones arbitrarias sobre la duración de las reuniones y el número de asistentes hasta obligar a todos a permanecer de pie durante toda la reunión o incluso exigir que todos tomen notas, estas "mejores prácticas" han surgido principalmente de la frustración ante los malos comportamientos en las reuniones. 

Afortunadamente, existen algunas ideas que realmente pueden ayudar a que las reuniones sean más productivas: mejores maneras de involucrar a los empleados, mantenerlos concentrados y, en definitiva, mejorar la colaboración durante las reuniones , sin perder tiempo adicional. 

En los últimos dos años, una de esas ideas ha comenzado a ganar popularidad rápidamente, principalmente porque es una tarea sencilla de incorporar a cualquier reunión, pero a la vez sorprendentemente eficaz para hacer que las reuniones sean más interactivas y fáciles de asistir. 

¿Cuál es el secreto? Grabar todas y cada una de las reuniones que se celebren en tu oficina.

 

Al grabar las reuniones y archivarlas en una biblioteca centralizada con función de búsqueda , se crea un registro perfecto de las conversaciones exactas que tuvieron lugar, al que pueden recurrir posteriormente los asistentes, los que no pudieron asistir e incluso otras personas de la organización que busquen información que se trató en reuniones en las que no participaron.

Si grabas todas las reuniones por defecto, les brindas a tus empleados mayor flexibilidad y control sobre sus horarios diarios, ya que te aseguras de que todas las personas relevantes puedan contribuir a la reunión, incluso si no pueden estar presentes físicamente. Además, permites que los asistentes participen activamente en la discusión, puesto que la grabación de video elimina la necesidad de tomar notas detalladas. 

Grabar las reuniones también proporciona a tu equipo una valiosa fuente de información detallada a la que pueden recurrir cuando lo necesiten, sin ningún esfuerzo adicional. Simplemente haz clic en "grabar" y celebra la reunión como siempre, pero ahora ya no es necesario redactar largos correos electrónicos de resumen ni memorandos con los próximos pasos. 

Grabar y archivar las reuniones es una forma sencilla de facilitar la colaboración, tanto durante la reunión como después de que finalice. Sin embargo, una reunión grabada solo es útil si la reunión en sí misma es valiosa. Entonces, ¿cómo puede una organización fomentar una cultura que promueva reuniones útiles y productivas?

Vea el seminario web >> Cómo sacar más provecho de sus reuniones

 

7 principios para crear una cultura de reuniones más eficaz

Existen 7 principios de la cultura de las reuniones que favorecen una comunicación más eficaz y una colaboración más productiva. Analicemos cada uno de ellos:

1. Programa la cantidad de tiempo adecuada.

Para limitar el tiempo que la gente dedica a las reuniones, algunas organizaciones han optado por restringir su duración a un máximo determinado. Sin embargo, esta táctica tan estricta suele hacer que las reuniones sean aún menos eficientes: cuando 15 o 30 minutos no son suficientes para tratar todos los temas, los asistentes terminan programando aún más reuniones.

En cambio, anima a tu equipo a reflexionar sobre lo que quieren lograr en sus reuniones y a programar un tiempo razonable para cada una, según esos objetivos, ya sean 10 minutos o 2 horas. Siempre que la reunión sea realmente útil, la gente preferirá con mucho abordar el tema completo en lugar de dividir la conversación en varias sesiones solo por un límite de tiempo arbitrario. Y sin importar cuánto dure la reunión, si se graba, si alguien tiene un imprevisto que le obliga a llegar tarde o irse temprano, podrá ver lo que se perdió en el vídeo y seguir trabajando con el resto del equipo.

2. Invita a las personas adecuadas.

Amazon tiene una «Regla de las dos pizzas»: básicamente, sostienen que dos pizzas deberían ser suficientes para alimentar a todos los invitados a una reunión. Si la lista de asistentes es demasiado grande para alimentar con dos pizzas, significa que has invitado a demasiada gente y deberías reducir la lista de invitados para la próxima vez. 

Por supuesto, nadie quiere asistir a una reunión que no le interese. Y, objetivamente, los grupos pequeños suelen llegar a un consenso con mayor facilidad. Pero si tu equipo se ve obligado a decidir quién no es lo suficientemente importante como para invitarlo, solo para cumplir con un límite arbitrario de asistentes, tu organización corre el riesgo de perderse ideas y perspectivas valiosas durante las reuniones.

Implementar una política de "Invitar a las personas adecuadas" obliga a los empleados a reflexionar detenidamente sobre quiénes deben asistir a sus reuniones. Además, al garantizarse la grabación de la reunión, quienes antes habían sido invitados "solo a título informativo" pueden gestionar mejor otras prioridades.

3. Establecer un orden del día para la reunión.

Una buena agenda debe ir más allá de organizar las ideas de quien la organiza. Debe ayudar a cada asistente a comprender los temas que se tratarán y, en última instancia, ayudarles a decidir —incluso antes de que comience— si merece la pena el tiempo invertido. 

En las empresas que no graban sus reuniones, es fácil pasar por alto las agendas. Al fin y al cabo, en una cultura donde las reuniones se realizan en tiempo real y faltar a una significa perderse todo lo que se presenta, existe un fuerte incentivo para asistir a todas las reuniones "por si acaso". 

Al grabar todas sus reuniones, les brinda a los empleados mayor flexibilidad para elegir a qué reuniones asistir y cuáles pueden ver bajo demanda. Si bien la perspectiva de salas de conferencias vacías puede asustar a algunos organizadores de reuniones al principio, si establece la expectativa de que, antes de cada reunión, los organizadores deben compartir una agenda que incluya los objetivos, la estructura y los puntos básicos de discusión para esa reunión, puede lograr dos resultados útiles: 

1. Se incentiva a los organizadores de reuniones a programar solo reuniones verdaderamente valiosas, para que nadie decida asistir, y
2. Haces posible que todos los demás vean dónde pueden aportar más valor antes de comprometerse con el cronograma, ayudándoles así a maximizar su propia productividad.

 

4. Envíe los materiales con anticipación.

¿Quieres saber dónde se pierde más tiempo en las reuniones de hoy? No es al final, que es donde se debaten las ideas y se toman las decisiones. Más bien, la mayor parte del tiempo improductivo en las reuniones se produce al principio, cuando alguien (normalmente el organizador) dedica a veces hasta el 75 % del tiempo previsto a poner a todos al día. 

Si bien es fundamental que todos estén de acuerdo antes de tomar decisiones, no hay razón para dedicar los primeros 45 minutos de cada reunión de una hora a observar pasivamente cómo alguien presenta una diapositiva. De hecho, una de las mejores maneras de reducir el tiempo que se dedica a las reuniones es eliminar las presentaciones por completo ; así, todo el tiempo se puede invertir en colaborar activamente y resolver problemas.

Anime a los empleados a enviar los documentos relevantes antes de la reunión, o mejor aún, pídales que compartan una breve presentación en video con la información que de otro modo habrían tenido que repasar al inicio de la reunión. Luego, establezca la expectativa de que los asistentes deben revisar esa información antes de que comience la reunión. Al compartir y revisar la presentación con anticipación, permite que los asistentes revisen el contenido a su propio ritmo (quienes estén familiarizados con el tema pueden leerlo rápidamente, mientras que otros pueden dedicarle más tiempo), y el tiempo de la reunión se puede reducir al mínimo necesario para que todos tomen la decisión final.

Lectura relacionada: Una mejor reunión comienza antes de llegar a la puerta de la sala de conferencias.

 

5. Minimiza las distracciones

Las reuniones son menos productivas cuando los participantes no están involucrados. Esto significa que las distracciones como revisar el correo electrónico, tomar notas o realizar varias tareas a la vez, en general, pueden disminuir la eficacia de las reuniones. Algunos estudios incluso han demostrado que una sola persona distraída puede tener un efecto dominó en quienes la rodean, captando la atención de los demás.

Si bien prohibir las computadoras portátiles y otros dispositivos durante las reuniones puede parecer una medida demasiado drástica para su organización, minimizar su uso puede ayudar a eliminar distracciones y aumentar la participación. Ese es parte del valor de grabar las reuniones: si nadie necesita mantener su computadora portátil abierta para tomar notas detalladas, nadie tiene que lidiar con las demás distracciones que esta podría contener. En un mundo donde la capacidad de atención se mide en segundos, este pequeño paso tiene el potencial de generar grandes cambios. 

6. Asignar tareas

Al finalizar la reunión, es recomendable que el anfitrión asigne tareas y planes para abordar los temas que quedaron pendientes. Sin embargo, transcribir todo esto para compartirlo con el equipo después de cada reunión puede convertirse rápidamente en una tarea ardua, consumiendo minutos o incluso horas del tiempo del organizador. 

En este caso también, grabar las reuniones puede ayudarte a recuperar tiempo eliminando el trabajo repetitivo. Si grabas tus reuniones, automáticamente creas una guía rápida con todos los pasos a seguir, sin que nadie tenga que dedicar ni un minuto a transcribirlo todo. 

7. Aproveche las grabaciones de las reuniones para futuras colaboraciones.

Hoy en día, estamos acostumbrados a seguir colaborando fuera de la sala de reuniones (o más allá de la videoconferencia) mediante correo electrónico, documentos compartidos y plataformas de productividad como Slack. Sin embargo, ninguna de estas soluciones de comunicación facilita retomar conversaciones específicas que tuvieron lugar durante una reunión; peor aún, requieren la creación de un documento o hilo de mensajes completamente nuevo. 

Al grabar reuniones con una plataforma de vídeo como Panopto , ese vídeo puede convertirse en el punto clave para futuras colaboraciones gracias a las conversaciones organizadas por hilos y con marcas de tiempo que se muestran directamente en el vídeo. Además, si alguien se incorpora a un proyecto más adelante, podrá ponerse al día fácilmente viendo el vídeo y analizando las conversaciones relacionadas.

No esperes más para empezar a grabar las reuniones de tu empresa.

Panopto Es una plataforma de vídeo integral que permite a las organizaciones capturar y archivar automáticamente todas sus reuniones en una biblioteca de vídeo interna segura y con función de búsqueda. Además, se integra con los principales sistemas de videoconferencia actuales, lo que facilita la grabación de las reuniones sin necesidad de modificar la forma en que se realizan. 

Reconocido por Forester por tener el “Mejor soporte para búsqueda de vídeo”, Panopto Te permite buscar las palabras pronunciadas y mostradas en cada vídeo de tu biblioteca y acceder directamente al momento exacto en que se aborda un tema. Esto significa que tus vídeos no solo serán un registro útil, sino que también pueden convertirse en una valiosa fuente de información para la base de conocimientos de tu empresa. 

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