Todos pasamos una gran parte de nuestra vida laboral en reuniones. Sólo en Estados Unidos, la Oficina de Estadísticas Laborales calcula que celebramos colectivamente entre 125 y 640 millones de horas de reuniones cada mes.

Un análisis exhaustivo de los calendarios de los empleados clave de una empresa, realizado por Bain & Company y publicado en Harvard Business Review, reveló que la preparación, ejecución y seguimiento de una sola reunión ejecutiva semanal consumía la asombrosa cantidad de 300.000 horas al año. 300.000 horas al año.

¿Pérdida de tiempo? Bueno, parte de él, casi seguro. 

¿Pero todo? Ni por asomo. 

Las reuniones siguen siendo uno de los medios más eficaces para que los empleados colaboren y compartan ideas en detalle y, en última instancia, ayudar a obtener los mejores resultados posibles para la empresa.

 

Dicho esto, las reuniones se han ganado una reputación de asesinas de la productividad: obligan a los asistentes a dejar de trabajar en lo que estén trabajando y abandonar sus mesas para ir al lugar de la reunión. La ciencia cognitiva nos dice que puede llevar hasta media hora volver a concentrarse y trabajar a pleno rendimiento tras una interrupción como una reunión. Por lo tanto, no es difícil entender cómo un par de reuniones al día pueden hacer descarrilar seriamente el progreso de una persona en una tarea.

Pero como sigue siendo muy valioso reunirse con colegas y socios para debatir en detalle las iniciativas, sincronizar los avances, solucionar los obstáculos y mucho más, las reuniones persisten.

Sólo ahora, los líderes de casi todas las organizaciones han empezado a buscar nuevas soluciones a viejos problemas que les ayuden a rediseñar su "cultura de reuniones" corporativa. 

Exigir mejores reuniones como parte de la cultura organizativa

El objetivo de la mayoría de estas iniciativas es minimizar la cantidad de tiempo que las personas pasan en reuniones, y garantizar que las reuniones que se se celebren se desarrollen con eficacia.

Amazon, por ejemplo, ha implementado su propia versión de la reunión invertiday exige a los empleados que programan una reunión que compartan por adelantado una nota de cuatro a seis páginas con toda la información relevante que necesitarán los asistentes. De este modo se reduce el tiempo que los asistentes dedican a observar pasivamente cómo el organizador de la reunión presenta los detalles en persona, lo que idealmente ayuda al equipo a debatir y tomar las decisiones necesarias con mayor rapidez.

Y aunque el formato de Amazon puede no ser adecuado para todas las empresas, hay temas en cultura de reuniones de Amazon que suelen aparecer en la nueva sabiduría convencional para facilitar la colaboración y maximizar la productividad con menos tiempo perdido en reuniones.

Siempre se empieza con las mejores intenciones, pero no faltan los malos consejos sobre cómo celebrar reuniones más eficaces.

 

Desde restricciones arbitrarias sobre la duración de las reuniones y el número de asistentes hasta obligar a todo el mundo a permanecer de pie durante toda la reunión o incluso exigir que todo el mundo tome notas, estas "mejores prácticas" han nacido en su mayoría de la frustración por los malos comportamientos en las reuniones. 

Afortunadamente, existen algunas ideas que realmente pueden ayudar a mejorar las reuniones: mejores formas de involucrar a los empleados, mantenerlos concentrados y, en última instancia, mejorar la colaboración durante las reuniones, sin perder más tiempo. 

Y en los últimos uno o dos años, una de esas ideas ha empezado a ganar popularidad rápidamente, en gran parte porque es una tarea sencilla de añadir a cualquier reunión, pero sorprendentemente eficaz para hacer que las reuniones sean más interactivas y más fáciles de presenciar. 

¿Ese secreto? Grabar todas y cada una de las reuniones de tu oficina.

 

Por grabación de reuniones y archivándolas en una biblioteca central con capacidad de búsquedase crea un registro perfecto de las conversaciones exactas que tuvieron lugar, que más tarde podrán consultar los asistentes, los que no pudieron asistir e incluso otros miembros de la organización que busquen información que se debatió en reuniones de las que no formaron parte.

Si graba todas las reuniones por defecto, dará a su personal más flexibilidad y control sobre sus agendas diarias, asegurándose de que todas las personas adecuadas puedan contribuir a una reunión aunque no puedan estar allí en persona. Además, permite que los asistentes participen activamente en el debate, ya que la grabación en vídeo elimina la necesidad de tomar notas. 

La grabación de reuniones también proporciona a tus empleados una valiosa fuente de información detallada que pueden consultar cuando lo necesiten, y todo ello sin ningún esfuerzo adicional. Basta con hacer clic en "Grabar" y mantener la reunión como siempre, pero ahora ya no es necesario escribir largos resúmenes por correo electrónico ni notas sobre los "próximos pasos". 

Grabar y archivar reuniones es una forma sencilla de facilitar la colaboración, tanto durante la reunión como una vez finalizada. Pero una reunión grabada sólo es tan útil como la propia reunión, así que ¿cómo puede una organización fomentar una cultura que promueva reuniones útiles y productivas?

Ver el webinar >> Cómo sacar más partido a sus reuniones

 

7 principios para crear una cultura de reuniones más eficaz

Existen 7 principios de la cultura de reuniones que favorecen una comunicación más eficaz y una colaboración más productiva. Echemos un vistazo a cada uno de ellos:

1. Programar el tiempo adecuado

Para limitar la cantidad de tiempo que la gente pasa en las reuniones, algunas organizaciones han optado por restringir las reuniones a una duración máxima establecida con el fin de reducir el tiempo que la gente pasa en las reuniones. Pero esta táctica de mano dura a menudo sólo hace que las reuniones sean aún menos Cuando 15 o 30 minutos no bastan para abarcarlo todo, los asistentes a la reunión se ven obligados a programar más reuniones.

En su lugar, anime a su gente a pensar en lo que quieren lograr en sus reuniones, y a programar una cantidad razonable de tiempo para la reunión en función de esos objetivos, ya sean 10 minutos o 2 horas. Siempre que la reunión sea realmente útil, la gente preferirá con mucho trabajar en el debate completo que dividir la conversación en varias sesiones sólo por un límite de tiempo arbitrario. Y no importa lo larga que sea la reunión, siempre que se esté grabando, si alguien tiene un conflicto que le obliga a llegar tarde o a marcharse antes, podrá ver lo que se ha perdido en el vídeo y seguir trabajando con el resto del equipo.

2. Invite a las personas adecuadas

Amazon tiene una "regla de las dos pizzas": básicamente, sostienen que dos pizzas deberían bastar para alimentar a todos los invitados a una reunión. Si tu lista de asistentes es demasiado grande para alimentarlos con dos pizzas, significa que has invitado a demasiada gente y deberías reducir tu lista de invitados para la próxima vez. 

Por supuesto, nadie quiere asistir a una reunión que no le interesa. Y, objetivamente, a los grupos pequeños les suele resultar más fácil llegar a un consenso. Pero si tu gente está atascada tratando de averiguar quién no es lo suficientemente valioso para invitar sólo para poder atenerse a un límite arbitrario de asistentes, su organización corre el riesgo de perderse ideas y conocimientos valiosos durante las reuniones.

La política de "invitar a las personas adecuadas" obliga a los empleados a pensar detenidamente quién debe asistir a las reuniones. Y cuando se garantiza que habrá una grabación de la reunión, cualquier persona a la que se hubiera invitado previamente "solo como información" puede compaginar mejor sus prioridades.

3. Establecer un orden del día

Un buen orden del día debe hacer algo más que organizar las ideas de la persona que organiza la reunión. Debe ayudar a todos y cada uno de los asistentes a entender lo que se va a tratar en la reunión y, en última instancia, debe ayudarles a decidir -incluso antes de que empiece la reunión- si merece la pena dedicar tiempo a asistir a ella. 

En las empresas que no graban sus reuniones, es fácil pasar por alto los órdenes del día. Al fin y al cabo, en una cultura en la que las reuniones solo se celebran en tiempo real y perderse la reunión significa perderse todo lo que allí se presenta, existe un fuerte incentivo para asistir a todas las reuniones "por si acaso". 

Si graba todas sus reuniones, dará a los empleados más flexibilidad para elegir a qué reuniones quieren asistir y cuáles pueden ver a la carta. Aunque la perspectiva de salas de conferencias vacías puede asustar al principio a algunos organizadores de reuniones, si se establece la expectativa de que, antes de cada reunión, los organizadores deben compartir un orden del día que incluya los objetivos, la estructura y los puntos básicos de debate de esa reunión, se pueden conseguir dos resultados útiles: 

1. Incentivas a los organizadores de reuniones a programar sólo reuniones realmente valiosas, no sea que nadie decida asistir, y
2. Haces posible que los demás vean dónde pueden aportar más valor antes de comprometerse con el programa, ayudándoles así a maximizar su propia productividad.

 

4. Envíe los materiales con antelación

¿Quiere saber dónde se pierde más tiempo en las reuniones de hoy en día? No es al final, que es donde se debate y se toman las decisiones. Más bien, la mayor parte del tiempo ineficaz que se pasa en las reuniones ocurre al principio, cuando alguien (normalmente el organizador) dedica a veces hasta el 75 por ciento del tiempo previsto para la reunión a "poner a todo el mundo al día". 

Aunque obviamente es importante que todo el mundo comience en la misma página antes de tomar decisiones, no hay razón para que pasemos los primeros 45 minutos de cada reunión de una hora viendo pasivamente cómo alguien se abre camino a través de una presentación de diapositivas. De hecho, una de las mejores formas de reducir el tiempo que los empleados pasan en las reuniones es sacar por completo las presentaciones de la reunión - así todo el tiempo se puede dedicar a colaborar activamente y a resolver problemas.

Anime a los empleados a enviar los documentos pertinentes con antelación de la reunión, o mejor aún, que compartan una rápida presentación en vídeo de lo que, de otro modo, habrían pasado repasando al principio de la reunión. A continuación, establezca la expectativa de que los asistentes deben revisar esa información antes de que de que empiece la reunión. Al compartir y revisar la presentación antes de la reunión, los asistentes podrán revisar el contenido a su propio ritmo (los que estén familiarizados con el tema podrán hojearlo rápidamente, mientras que los demás podrán dedicarle más tiempo), y el tiempo de la reunión se reducirá al necesario para que todos tomen la decisión final.

Lectura relacionada: Una reunión mejor antes de llegar a la puerta de la sala de conferencias

 

5. Minimizar las distracciones

Las reuniones son menos productivas cuando la gente no participa. Eso significa que las distracciones, como consultar el correo electrónico, tomar notas o realizar varias tareas a la vez, en general, pueden restar eficacia a las reuniones. Los estudios han demostrado incluso que una sola persona distraída puede tener un efecto cascada a su alrededor, usurpando la atención de los que están cerca.

Aunque prohibir los portátiles y otros dispositivos durante las reuniones pueda parecer demasiado extremo para su organización, minimizar la necesidad de utilizarlos puede ayudar a eliminar distracciones y aumentar la participación. Ese es parte del valor de grabar las reuniones: si nadie necesita mantener abierto su portátil para tomar notas detalladas, nadie tiene que luchar contra todas las demás distracciones que ese portátil pueda contener. En un mundo en el que la capacidad de atención se mide en segundos, éste es un pequeño paso que puede dar lugar a grandes cambios. 

6. Asignar elementos de acción

Al final de la reunión, es una buena práctica que el anfitrión asigne los puntos de acción y los planes para cualquier discusión fuera de tema que haya quedado relegada al "aparcamiento". Pero escribir todo eso para compartirlo con el equipo después de cada reunión puede convertirse rápidamente en un trabajo en sí mismo, consumiendo minutos o incluso horas del tiempo del organizador después de cada reunión. 

También en este caso, grabar las reuniones puede ayudarte a ganar tiempo al eliminar el trabajo de memoria. Si grabas tus reuniones, estarás creando automáticamente una referencia rápida que incluye todos los pasos siguientes sin necesidad de que nadie dedique ni un minuto a teclearlo todo. 

7. Aprovechar las grabaciones de las reuniones para futuras colaboraciones

Hoy en día, estamos acostumbrados a seguir colaborando fuera de la sala de reuniones (o más allá de la multiconferencia) a través del correo electrónico, los documentos compartidos y los centros de productividad como Slack. Sin embargo, ninguna de estas soluciones de comunicación facilita la revisión de discusiones específicas que tuvieron lugar durante una reunión o, peor aún, requieren la creación de un documento o hilo de mensajería completamente nuevo. 

Cuando grabas reuniones con una plataforma de vídeo como Panopto, ese vídeo puede convertirse en el punto principal de colaboración futura a través de debates encadenados con marcas de tiempo que se encuentran dentro del propio vídeo. Y si alguien se une a un proyecto más adelante, puede ponerse al día fácilmente viendo el vídeo y analizando las conversaciones relacionadas.

No espere a grabar las reuniones de su empresa

Panopto una plataforma de vídeo todo en uno que permite a las organizaciones capturar y archivar automáticamente todas las reuniones de la empresa en una biblioteca de vídeos interna segura y con función de búsqueda. Incluso se integra con los principales sistemas de videoconferencia actuales, lo que facilita el inicio de la grabación de las reuniones, sin tener que cambiar la forma de reunirse. 

Reconocido por Forester por tener el «Mejor soporte para la búsqueda de vídeos», Panopto le Panopto buscar las palabras pronunciadas y mostradas en cada vídeo de su biblioteca y luego saltar al momento exacto en el que se trata un tema. Eso significa que sus vídeos no solo serán un registro útil, sino que incluso pueden convertirse en una parte valiosa y consultable de la base de conocimientos de su empresa. 

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