A estas alturas, a nadie le sorprende que la mayoría de la gente detesta las reuniones. Consumen valiosas horas de trabajo, pueden generar todo tipo de confusión o retrasos y, lo que es peor, con demasiada frecuencia, no aportan ningún valor.

Así que quizás no sorprenda que, según un estudio de Clarizen, el 35 % de las personas afirme que las reuniones son una pérdida de tiempo, y que el 60 % admita realizar varias tareas a la vez durante las reuniones. Y la cosa empeora: casi la mitad de las personas preferiría cualquier otra actividad desagradable (¡incluso ver secarse la pintura o esperar en la oficina de tráfico!) antes que asistir a otra reunión de seguimiento.

Para dejar esto bien claro, Clarizen ha creado una infografía muy efectiva sobre lo poco que la gente valora sus reuniones; compruébelo usted mismo:

 

Las ideas de “X maneras de mejorar tus reuniones” no han funcionado.

Hoy en día, casi cualquier persona interesada en mejorar la forma en que celebramos reuniones ya ha leído los consejos habituales: tener un orden del día, que no dure más de 20 minutos, que no asistan más de 10 personas y, sobre todo, ceñirse al orden del día.

Eso puede ayudar a que las reuniones sean más rápidas, pero nada garantiza que mejoren . Incluso si sigues todos esos consejos, seguirás atrapado en la misma rutina de reuniones: intentar presentar una idea a un grupo de personas con intereses diversos, ninguna de las cuales probablemente tenga tantos conocimientos sobre el tema (o al menos, sobre tu propuesta) como tú.

Muchas de nuestras reuniones comienzan con poco más que una agenda superficial y un montón de ilusiones. Esperamos que asistan las personas adecuadas, que conozcan de memoria la información que necesitamos y que podamos llegar a un consenso viable. Lo que solemos obtener son sesiones con asistencia parcial y participantes parcialmente informados, que a menudo solo pueden aceptar o rechazar las ideas del organizador en lugar de generar ideas inteligentes en grupo.

¿Por qué no se puede cambiar el formato?

Hay una mejor manera: La reunión invertida

El formato de reunión invertida, que ya se utiliza en empresas innovadoras como Amazon y LinkedIn, es un nuevo formato que cualquier organización puede adoptar de la noche a la mañana; todo lo que requiere es un cambio simple y fundamental en dos de las expectativas que tenemos para nuestras reuniones.

Una vez que todos los participantes estén sentados a la mesa, la reunión invertida básica es sencilla. Solo hay un inconveniente: una vez que todos están sentados a la mesa, ya se ha perdido la oportunidad de invertir el formato.

Para que una reunión sea una reunión invertida, el organizador debe planificar y comunicarse con antelación. El éxito o el fracaso de tu próxima reunión invertida casi siempre depende del trabajo realizado antes incluso de que se abra la puerta de la sala de conferencias.

Así es como funciona la reunión invertida:

1. Antes de la reunión, anote brevemente la información clave y los puntos a tratar.
2. Comparta esa grabación con los asistentes a su reunión uno o dos días antes de la sesión programada.
3. Cuando los asistentes se reúnan para la reunión, olvídese de la presentación y vaya directamente al debate: preguntas y respuestas, lluvia de ideas, toma de decisiones; cualquier método de recopilación de información que mejor se adapte a la situación.

 

Obtén más información sobre las reuniones invertidas.

 

La forma en que organizamos las reuniones hoy en día es deficiente. En la mayoría de las organizaciones, las reuniones son presentaciones basadas en PowerPoint, estructuradas para ofrecer pocas oportunidades de realizar trabajo real y tomar decisiones importantes.

Pero existe una alternativa. Nuestro manual práctico sobre reuniones invertidas incluye una guía para desarrollar una cultura de reuniones invertidas en su organización, que incluye:

• Necesidades de comunicación e intercambio de información previas a la reunión
• Buenas prácticas para la gestión de grupos en reuniones
• Ideas para usar el vídeo y hacer que las reuniones invertidas sean aún más eficientes.

Dar un giro a tus reuniones puede ayudarte a recuperar el tiempo perdido en ellas, garantizar que cada reunión a la que asistas sea productiva y capacitar a tus equipos para que tomen decisiones más inteligentes y oportunas de forma colaborativa.

¿Listo para sacarle el máximo provecho a tus reuniones? Descarga hoy mismo nuestra guía gratuita: Dale un giro a tus reuniones: Una guía para las reuniones invertidas .