En las reuniones de hoy se hacen demasiadas presentaciones.

No es algo que digamos a la ligera: al fin y al cabo, creamos software de vídeo para grabar y compartir presentaciones en línea.

Harvard Business Review ha dedicado el verano a analizar si las reuniones deben dar prioridad a las presentaciones o a las conversaciones. El equipo de HBR no pide que se prohíba de plano ninguno de los dos estilos, pero señala repetidamente que la mayoría de las organizaciones confían demasiado en las presentaciones como motor de las reuniones y, por tanto, a menudo pierden la oportunidad de mantener conversaciones más productivas.

Concretamente, ¿cuáles son los problemas que pueden plantear las reuniones basadas en presentaciones? HBR encontró varios:

• Demasiada información esencial no se desvela hasta el final de la reunión -celebrada para la llamada "gran revelación"
• Oportunidades perdidas para obtener información sobre lo que ya se ha probado antes o en otros lugares antes de presentar una solución final.
• Recorridos de PowerPoint página por página que hacen que el público no participe.
• Pocas oportunidades para plantear preguntas, ofrecer respuestas o desarrollar más una idea

Aunque HBR encontró muchas buenas razones para que los miembros de un equipo hagan presentaciones en las reuniones, en general, los autores recomiendan considerar detenidamente en cada reunión si la sesión sería más provechosa si se estructurara como una conversación.

El verdadero problema de las presentaciones en las reuniones

Cuando se trata de hacer una presentación en el marco de una reunión, el problema rara vez es la información concreta que se comparte; al fin y al cabo, una presentación personal suele ser mucho más eficaz para comunicar una idea que el texto solo. El mayor problema es el tiempo.

Cada reunión es una cuestión práctica de logística. ¿Quién tiene que asistir? ¿Coinciden los horarios? Aunque el horario laboral se amplíe, la semana laboral sigue teniendo un número limitado de horas. Programar una reunión, por tanto, da a una persona autoridad sobre cómo los demás emplearán parte de ese tiempo limitado.

Cuando una reunión es productiva, a nadie le molestan esas exigencias de tiempo.

Sin embargo, cuando una reunión no es productiva, ese recurso escaso se gasta sin valor.

Y como ha señalado el personal de HBR, el problema de hacer una presentación en directo en una reunión es que, con demasiada frecuencia, en aras de compartir una idea totalmente cocinada, el presentador pasa por alto las percepciones e ideas de los demás asistentes. Se hacen suposiciones sin el contexto adecuado. Se sugieren oportunidades sin comprender la experiencia pasada. Se recomiendan estrategias sin tener en cuenta las hojas de ruta de los demás.

Se pierde tiempo en hacer que una idea parezca presentable, en lugar de trabajar directamente en el desarrollo de esa idea.

Ver el webinar >> Cómo sacar más partido a sus reuniones

Las reuniones eran para conversar

Sin duda, como ha señalado el equipo de HBR, hay muchas razones para estructurar una reunión en torno a una presentación. Pero en las organizaciones actuales, demasiadas personas han convertido la presentación de diapositivas en la norma, en lugar de la excepción.

Hay una forma mejor.

HBR cierra su repaso estival al estado de las reuniones con una sencilla recomendación para mejorar prácticamente cualquier sesión:

"Envía los materiales 'definitivos' con suficiente antelación a cualquier debate en grupo y exige una lectura previa".

Es una idea que suena radical, pero que ya se aplica en organizaciones como LinkedIn y Amazon. Inspirada en una tendencia de rápido crecimiento en las clases universitarias y conocida en el mundo empresarial como "reunión invertida", es un nuevo estándar para reuniones más productivas que garantiza que todo el mundo empiece en la misma página y trabaje hacia el mismo objetivo.

Lectura relacionada >> Cómo grabar en pantalla cualquier reunión en línea

 

Invertir una reunión sólo requiere que el organizador comparta sus materiales con antelación, y centra el tiempo real de la reunión en el trabajo productivo de tomar decisiones, crear consenso y hacer las cosas mientras los asistentes están todos juntos.

Sin embargo, aunque compartir un mazo con antelación es un buen primer paso hacia un mejor encuentro, muchos de los pioneros del formato han descubierto que los materiales por sí solos no siempre son suficientes.

Puede que el mejor momento para una reunión no sea una presentación, pero eso no significa que una buena presentación no sea valiosa. Al fin y al cabo, presentar es una de las habilidades más antiguas de la humanidad: nuestro cerebro está programado para comunicarse y aprender de esa manera.

La buena noticia: puedes tenerlo todo.

Vea un ejemplo de presentación de reunión invertida, grabada y compartida con antelación:

 

 

Antes de cualquier reunión, una vez que los materiales definitivos estén listos, los miembros del equipo pueden utilizar Panopto , una grabadora de vídeo online gratuita, junto con la cámara web integrada en su ordenador portátil para grabar rápidamente la presentación que habrían dado durante la reunión. De este modo, los organizadores de la reunión pueden seguir repasando la presentación tal y como la habían imaginado, destacando las notas importantes y completando los detalles.

A continuación, los asistentes podrán ver el vídeo de presentación en línea en sus propios horarios -incluso rebobinar y repetir si es necesario- y acudir a la reunión programada preparados y listos para contribuir inteligentemente al orden del día.

Invertir sus reuniones puede ayudarle a recuperar el tiempo perdido en ellas, a garantizar que todas las reuniones a las que asiste son productivas y a capacitar a sus equipos para que, en colaboración, tomen decisiones más inteligentes y oportunas. Lo mejor de todo es que está diseñado para que sea fácil: haz lo que siempre has hecho, uno o dos días antes. Luego, cuando estés listo, sólo tienes que pulsar "grabar".

¿Busca una guía para sacar más partido a sus reuniones? Descargue nuestro manual, Déle la vuelta a su reunión: Guía para reuniones invertidas hoy mismo.