En las reuniones de hoy se están haciendo demasiadas presentaciones.

No lo decimos a la ligera; al fin y al cabo, creamos software de vídeo para grabar y compartir presentaciones en línea .

La Harvard Business Review ha dedicado el verano a analizar si las reuniones deben priorizar las presentaciones o las conversaciones. El equipo de HBR, con toda razón, no aboga por una prohibición absoluta de ninguno de los dos estilos, pero sí señala repetidamente que la mayoría de las organizaciones dependen excesivamente de las presentaciones como motor de las reuniones y, por lo tanto, a menudo se pierden conversaciones más productivas.

En concreto, ¿qué problemas pueden surgir de las reuniones basadas en presentaciones? HBR identificó varios:

• Demasiada información esencial no se revela hasta el final de la reunión, que se celebra para la llamada "gran revelación".
• Oportunidades perdidas para obtener información sobre lo que se ha intentado antes o en otros lugares antes de que se presente una solución final.
• Tutoriales paso a paso en PowerPoint que generan audiencias poco participativas.
• Poca oportunidad para responder preguntas, ofrecer respuestas o desarrollar más a fondo una idea.

Aunque HBR encontró muchas buenas razones para que los miembros del equipo hicieran presentaciones en las reuniones, en general, los autores recomiendan considerar detenidamente en cada reunión si la sesión sería más provechosa si se estructurara como una conversación.

El verdadero problema de hacer presentaciones durante las reuniones

Cuando se trata de hacer una presentación en una reunión, el problema rara vez radica en la información específica que se comparte; después de todo, una presentación personal suele ser mucho más efectiva para comunicar una idea que un texto por sí solo. El mayor problema es la falta de tiempo.

Cada reunión implica una cuestión práctica de logística. ¿Quién debe asistir? ¿Coinciden los horarios? Aunque las jornadas laborales se amplíen, la semana laboral sigue teniendo un número limitado de horas. Por lo tanto, programar una reunión otorga a una persona autoridad sobre cómo los demás emplearán parte de ese tiempo limitado.

Cuando una reunión es productiva, a nadie le molestan las exigencias de tiempo.

Sin embargo, cuando una reunión no es productiva, ese recurso escaso se desperdicia.

Como bien ha señalado el equipo de HBR, el problema de realizar una presentación en vivo durante una reunión radica en que, con demasiada frecuencia, en aras de compartir una idea ya elaborada, el presentador pasa por alto las perspectivas e ideas de los demás asistentes. Se hacen suposiciones sin el contexto adecuado. Se sugieren oportunidades sin comprender la experiencia previa. Se recomiendan estrategias sin considerar detenidamente las perspectivas de los demás.

Se pierde tiempo intentando que una idea parezca presentable, en lugar de trabajar directamente en su desarrollo.

Vea el seminario web >> Cómo sacar más provecho de sus reuniones

Las reuniones estaban destinadas a la conversación.

Claro, como ha señalado el equipo de HBR, hay muchas razones para organizar una reunión en torno a una presentación. Pero en las organizaciones actuales, demasiadas personas han convertido las diapositivas en la norma, en lugar de la excepción.

Hay una forma mejor.

HBR cierra su revisión veraniega sobre el estado de las reuniones con una recomendación sencilla para mejorar prácticamente cualquier sesión:

“Envíen los materiales ‘finales’ con suficiente antelación a cualquier debate grupal y exijan una lectura previa.”

Es una idea que suena radical, pero que ya se aplica en organizaciones como LinkedIn y Amazon. Inspirada en una tendencia en auge en las clases universitarias , conocida en el mundo empresarial como " reunión invertida ", se trata de un nuevo estándar para reuniones más productivas que garantiza que todos partan de la misma base y trabajen hacia el mismo objetivo.

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Para que una reunión se desarrolle de esta manera, lo único que se requiere es que el organizador comparta los materiales con antelación, y que el tiempo real de la reunión se centre en el trabajo productivo de tomar decisiones, generar consenso y llevar a cabo tareas mientras todos los asistentes están juntos.

Si bien compartir una presentación con anticipación es un buen punto de partida para una mejor reunión, muchos de los primeros usuarios de este formato han descubierto que los materiales por sí solos no siempre son suficientes.

Puede que el tiempo de una reunión no se aproveche al máximo con una presentación, pero eso no significa que una buena presentación no sea valiosa. Al fin y al cabo, presentar es una de las habilidades más antiguas de la humanidad: nuestro cerebro está programado para comunicarnos y aprender de esa manera.

La buena noticia: puedes tenerlo todo.

Vea un ejemplo de presentación de una reunión invertida, grabada y compartida con antelación:

 

 

Antes de cualquier reunión, una vez que los materiales finales estén listos, los miembros del equipo pueden usar Panopto Express, una grabadora de video en línea gratuita , junto con la cámara web integrada de su computadora portátil para grabar rápidamente la presentación que habrían dado durante la reunión. De esta manera, los organizadores de la reunión pueden repasar la presentación tal como la habían imaginado, resaltando los puntos importantes y completando los detalles.

Los asistentes podrán entonces ver el presentación de vídeo en línea Cada uno organiza su tiempo —incluso puede repasar y repetir si es necesario— y llega a la reunión programada preparado y listo para contribuir de forma inteligente a la agenda del día.

Invertir el formato de tus reuniones te ayudará a recuperar el tiempo perdido, garantizar que cada reunión a la que asistas sea productiva y capacitar a tus equipos para tomar decisiones más inteligentes y oportunas de forma colaborativa. Lo mejor de todo es que es muy sencillo: solo tienes que hacer lo que siempre has hecho, uno o dos días antes. Cuando estés listo, simplemente pulsa «grabar».

¿Buscas una guía para sacar el máximo provecho de tus reuniones? Descarga hoy mismo nuestro manual, «Dale un giro a tu reunión: Guía para las reuniones invertidas» .