Hoy en día, la capacidad de gestionar el cambio como empresa tiene un impacto definitivo en el éxito tanto a corto como a largo plazo. Las nuevas estrategias empresariales, los cambios culturales, las transformaciones digitales, las fusiones y adquisiciones, las transiciones al trabajo a distancia y las reestructuraciones organizativas son habituales entre las empresas que trabajan para adaptarse a los mercados cambiantes.

Sin embargo, como los líderes del cambio serán los primeros en decirle, no siempre aciertan.

Las transiciones complejas exigen un liderazgo fuerte, una planificación astuta y una comunicación excepcional. Y los factores blandos, como influir en la cultura y motivar a los trabajadores, pueden ser tan difíciles de acertar como los factores duros relacionados con la aplicación estratégica de los cambios.

Los grandes líderes saben que no basta con decir a la gente cómo quiere que cambien. También hay que poner en marcha mecanismos que les ayuden a aplicar los nuevos comportamientos. Una comunicación eficaz a lo largo de todo el proceso reduce la resistencia y favorece la adopción.

Esta es en parte la razón por la que, aunque cada organización tiene su propia forma de gestionar el cambio y cada iniciativa tendrá una estrategia de ejecución única, cada vez son más las empresas que aprovechan el vídeo en momentos de transición para ayudar a comunicar y ejecutar sus estrategias de gestión del cambio de forma eficiente y eficaz.

He aquí cómo las empresas están utilizando el vídeo para facilitar estas difíciles y complejas tareas.

8 formas en que el vídeo puede contribuir al éxito de las estrategias de gestión del cambio

Mejorar la forma de comunicar los cambios

Tanto si su empresa está introduciendo una nueva estrategia empresarial, reestructurándose, incorporando una adquisición, cambiando de cultura o implantando un nuevo proceso, garantizar que los empleados se sientan informados y preparados es crucial para conseguir la aceptación de toda la empresa que cualquier cambio necesita para tener éxito. Comunicar los mensajes adecuados, en el momento oportuno y a través de los canales adecuados suele ser uno de los retos más difíciles a los que se enfrentan los directivos.

Con el vídeo, los responsables del cambio pueden transmitir mensajes coherentes y atractivos a gran escala a todos los miembros de la empresa sin tener que reunir a todos en la misma sala. He aquí 3 formas en las que el vídeo ayuda a mejorar las comunicaciones durante el proceso de gestión del cambio:

1. Comunicar mensajes claros, coherentes y detallados que puedan verse a la carta.

Comunicar la visión y la hoja de ruta de un proyecto de gestión del cambio es tan importante como ofrecer actualizaciones sobre la marcha. Pero, ¿cómo transmitir el mismo mensaje a todo el mundo, con todos los detalles importantes?

Un correo electrónico o un memorándum pueden transmitir todas las palabras correctas (es decir, si la gente realmente los lee), pero no pueden comunicar el tono o el lenguaje corporal de un alto dirigente como lo hace un vídeo. Sea cual sea el mensaje, capturarlo en un vídeo garantiza que no se pierda nada y que los mensajes importantes se reciban como se pretendía. Y con los vídeos a la carta, los empleados ocupados pueden verlos cuando puedan prestar toda su atención y volver a ver las partes que quieran volver a ver.

Cuando la comunicación cara a cara es más eficaz, el vídeo es la mejor manera de ampliar y llegar al mayor número posible de personas sin interrumpir el flujo diario de trabajo. A través del vídeo, los directivos pueden transmitir mensajes coherentes, transparentes y atractivos a toda la empresa. Después, una vez que los empleados han visto la comunicación inicial, los directivos pueden centrarse en ayudar a sus equipos y subordinados directos a entender cómo les afectarán los nuevos cambios.

2. Implique a toda su plantilla a la vez con retransmisiones internas en directo

Guiar a los trabajadores durante un cambio puede ser un reto adicional cuando las comunicaciones más importantes apenas reciben un vistazo rápido por parte de personas distraídas, o cuando se pierden por completo debido a otros compromisos.

Cada vez son más los líderes del cambio que aprovechan la retransmisión en directo para despertar el miedo a perderse algo y hacer más atractivas las comunicaciones importantes.

Transmitiendo en directo sus mensajes sobre iniciativas de cambio críticas, puede hacer llegar la información a todos los miembros de su empresa como si estuvieran allí mismo en la sala, aunque no puedan estar presentes en persona. Una plataforma interactiva de retransmisión en directo que admita preguntas y respuestas en directo permite a los directivos retransmitir comunicaciones internas de forma segura y responder sobre la marcha a las preguntas de los espectadores.

3. Vea cómo conectan los mensajes con análisis de vídeo detallados

Sin vídeo, es casi imposible saber cómo conectan sus comunicaciones internas con los empleados. Sin embargo, un análisis detallado del vídeo puede mostrarte cosas como quién lo está viendo, cuántas personas lo han visto, si lo están viendo hasta el final y dónde lo abandonan, e incluso puedes ver las partes de tus comunicaciones que más se ven.

En comparación con los correos electrónicos o incluso las reuniones internas, los análisis de sus vídeos le proporcionarán mucha más información y datos sobre los espectadores que pueden ayudarle a mejorar futuras comunicaciones o a determinar si hay detalles que deba volver a presentar a sus empleados.

Mejorar la colaboración entre equipos

La mayoría de las veces, introducir cambios en una organización exige la coordinación de varios equipos, equipos que no suelen trabajar juntos y que ni siquiera se encuentran en la misma zona horaria. Igual de complicado es que nuevos equipos o expertos se incorporen a un proyecto que ya lleva meses en marcha.

¿Cómo puede conseguir que todo el mundo se ponga al día lo antes posible y cómo puede asegurarse de que puedan compartir fácilmente conocimientos detallados? Con vídeo. He aquí dos formas de utilizar el vídeo para favorecer una comunicación y colaboración eficaces entre los equipos durante todo el proyecto de gestión del cambio:

4. Grabe las reuniones para que todo el mundo se ponga de acuerdo rápidamente

Los grandes cambios organizativos casi siempre requieren la colaboración de muchos equipos diferentes en momentos distintos. Pero cuando llegan nuevos equipos o expertos a un proyecto que ya está en marcha, ponerlos al día requiere tiempo y esfuerzo de los que ya están al tanto. Puedes conseguir que la gente se ponga al día en un proyecto más rápidamente simplemente grabando tus reuniones.

Cuando documentas y grabas todas tus reuniones internas, cualquier persona que se incorpore a la iniciativa puede ver cualquier reunión anterior en tu videoteca y ponerse al día, o puede buscar en los vídeos de tus reuniones las conversaciones importantes relacionadas con su contribución al proyecto para obtener la información histórica que necesita para avanzar.

5. Utilizar el vídeo para captar y compartir conocimientos entre equipos

Cuando los equipos necesitan colaborar en un proyecto de gestión del cambio, suelen enviar muchos correos electrónicos detallados o celebrar numerosas reuniones, o ambas cosas. Ninguno de estos métodos es tan completo y eficaz como el uso del vídeo para compartir conocimientos, sobre todo cuando los equipos están separados en distintas oficinas, a veces en distintos continentes.

Con el vídeo, un jefe de equipo puede grabarse compartiendo su experiencia mientras presenta su pantalla y recorre un proceso o explica un sistema con el que el otro equipo podría no estar familiarizado. De este modo, el vídeo permite aprender como si se estuviera mirando por encima del hombro de un compañero de equipo, sin tener que estar en la misma sala. Y no hace falta pasarse horas redactando un mensaje escrito: el conocimiento puede compartirse en el mismo tiempo que tarda un experto en explicarlo, simplemente pulsando grabar y enviando el vídeo.

Demostrar nuevos sistemas y procesos

A medida que cambian los procesos y los sistemas, las organizaciones necesitan enseñar nuevas habilidades y reciclar a los empleados, a gran escala. Formar a todos los empleados en persona no sólo es caro, sino que además lleva mucho tiempo. Y hoy en día, el 75 % de sus empleados prefiere ver un vídeo que les muestre cómo hacer algo nuevo que leer un documento de formación escrito.

A continuación se explica cómo las organizaciones utilizan el vídeo para enseñar y reciclar a su personal a gran escala, al tiempo que implican a los empleados en un aprendizaje más profundo.

6. Documente y recorra los nuevos procesos en tutoriales de vídeo

Escribir instrucciones y procesos fundamentales para que los trabajadores aprendan y adopten nuevos sistemas requiere una gran inversión de tiempo. Hoy en día, la mayoría de la gente prefiere aprender de vídeos que les enseñan a hacer de todo, desde utilizar Excel hasta aprender a codificar. De hecho, este tipo de vídeos "prácticos" son ahora el segundo tipo de contenido más popular en YouTube. Así que sáltate las instrucciones escritas y empieza a grabar tus "how-tos" en vídeos.

Crear tutoriales de vídeo para formar a sus empleados en nuevos procesos y sistemas puede ser tan fácil como pulsar grabar. Con una plataforma de vídeo como Panopto, puedes grabar y compartir de forma segura tutoriales en vídeo en tan solo unos clics, e incluso se podrán buscar automáticamente al igual que tus antiguos documentos escritos y manuales.

Vea un tutorial de vídeo grabado con Panopto:

 

 

7. "Dé la vuelta a sus presentaciones e implique a los empleados 

Por supuesto, una parte de cualquier comunicación o formación sobre gestión del cambio se impartirá mejor en persona. Así que ayuda a los gestores del cambio y a otras personas a sacar el máximo partido de las presentaciones cara a cara proporcionándoles las herramientas para "dar la vuelta" a sus sesiones, aulas y reuniones.

Con la formación invertida, los trabajadores aprenden nuevas habilidades o comportamientos viendo vídeos de formación antes de la clase, y luego pasan el tiempo de clase con los instructores practicando y aplicando lo aprendido. Y todo lo que se necesita es una herramienta de vídeo que permita a los instructores grabar fácilmente las sesiones de formación y compartirlas con los empleados. La formación invertida se basa en una metodología de enseñanza llamada aula invertida que se popularizó en la enseñanza superior: como los trabajadores aprenden haciendo en clase con instructores que les guían, pueden adoptar nuevos comportamientos y aprender nuevas habilidades más rápidamente.

El flipping puede ser un enfoque valioso para casi cualquier presentación. Compartir los mensajes clave y los detalles importantes con los empleados con antelación puede ayudarle a obtener preguntas más reflexivas en los ayuntamientos, ayudar a que los lanzamientos de proyectos empiecen a moverse más rápidamente, e incluso puede ayudar a que las reuniones sean más productivas. ¿Quiere saber más? Descargue nuestra guía gratuita, Guía práctica para darle la vuelta a sus reuniones.

8. Crear una videoteca de formación en la que se puedan realizar búsquedas

Las investigaciones demuestran que, cuando se trata de alumnos adultos, en menos de una hora habrán olvidado una media del 50 por ciento de la información presentada en la formación de la empresa. Peor aún, en 24 horas habrán olvidado casi el 70% y en una semana, casi el 90%. No es que no valoren lo que les está enseñando, es simple naturaleza humana. A menos que los detalles que está compartiendo ahora se apliquen en la práctica varias veces en los próximos días, lo más probable es que su gente no retenga mucho más que los temas básicos durante mucho tiempo.

Preocuparse por esta "curva del olvido", sin embargo, es no entender la cuestión. Porque, aunque sería estupendo que su personal pudiera recordar con precisión hasta el último momento de cada una de sus lecciones, la realidad es que no necesita que lo hagan. Sólo necesita que sepan que la información existe y dónde pueden encontrarla.

Cuando captura la formación y los conocimientos en vídeos y los aloja en una videoteca central en la que se pueden realizar búsquedas, los empleados pueden encontrar y revisar rápidamente los materiales exactamente como se presentaron originalmente y en el momento en que más necesitan la información.

La plataforma de vídeo de Panopto incluye SmartSearch, que indexa cada palabra pronunciada y mostrada en pantalla en sus vídeos. Esto significa que los empleados pueden buscar en su videoteca como lo harían en Internet o en un correo electrónico, encontrar el momento exacto en que se trata un tema en un vídeo y saltar a esa parte de la formación para verla exactamente como sucedió. Es la forma más sencilla de garantizar que todos tengan acceso a la misma información a la carta y que, independientemente del momento en que la reproduzcan, todos la escuchen presentada de la misma forma coherente.

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