Hoy en día, la capacidad de gestionar el cambio como empresa tiene un impacto definitivo en el éxito a corto y largo plazo. Las nuevas estrategias empresariales, los cambios culturales, las transformaciones digitales , las fusiones y adquisiciones, las transiciones al trabajo a distancia, y las reestructuraciones organizativas son habituales entre las empresas que trabajan para adaptarse a los mercados cambiantes.

Sin embargo, los líderes del cambio serán los primeros en decirle que no siempre aciertan.

Las transiciones complejas exigen un liderazgo fuerte, una planificación astuta y una comunicación excepcional. Y los factores blandos, como influir en la cultura y motivar a los trabajadores, pueden ser tan difíciles de acertar como los factores duros relacionados con la aplicación estratégica de los cambios.

Los grandes líderes saben que no basta con decirle a la gente cómo quiere que cambie. También hay que poner en marcha mecanismos que les ayuden a aplicar los nuevos comportamientos. Y una comunicación eficaz a lo largo de todo el proceso reduce la resistencia y favorece la adopción.

Por eso, aunque cada organización tiene su propia forma de gestionar el cambio y cada iniciativa tendrá una estrategia de ejecución única, cada vez más empresas aprovechan el vídeo en momentos de transición para ayudar a comunicar y ejecutar sus estrategias de gestión del cambio de forma eficiente y eficaz.

Así es como las empresas están utilizando el video para facilitar un poco estas tareas difíciles y complejas.

8 formas en que el vídeo puede ayudar a que las estrategias de gestión del cambio tengan éxito

Mejorar la forma de comunicar el cambio

Ya sea que su empresa esté introduciendo una nueva estrategia de negocios, reestructurando, incorporando una adquisición, cambiando la cultura o implementando un nuevo proceso, asegurar que los empleados se sientan informados y preparados es crucial para obtener la aceptación de toda la empresa que cualquier cambio necesita para tener éxito. Comunicar los mensajes adecuados, en el momento oportuno y a través de los canales adecuados suele ser uno de los retos más difíciles a los que se enfrentan los directivos.

Con el vídeo, los responsables del cambio pueden transmitir mensajes coherentes y atractivos a gran escala a todos los miembros de la empresa sin tener que reunir a todos en la misma sala. A continuación, te presentamos 3 formas en las que el vídeo ayuda a mejorar las comunicaciones durante el proceso de gestión del cambio:

1. Comunicar mensajes claros, coherentes y detallados que puedan verse a la carta

Comunicar la visión y la hoja de ruta para un proyecto de gestión del cambio es tan importante como entregar actualizaciones a lo largo del camino. Pero, ¿cómo se hace llegar el mismo mensaje a todos, con todos los detalles importantes?

Un correo electrónico o un memorándum pueden transmitir todas las palabras correctas (es decir, si la gente realmente las lee), pero no pueden comunicar el tono o el lenguaje corporal de un alto dirigente como lo hace un vídeo. Sea cual sea el mensaje, capturarlo en un vídeo garantiza que no se pierda nada y que los mensajes importantes se reciban como se pretende. Y con los vídeos a la carta, los empleados ocupados pueden verlos cuando puedan prestar toda su atención y repetir las partes que quieran volver a ver.

Cuando la comunicación cara a cara es más eficaz, el vídeo es la mejor manera de ampliar y llegar al mayor número posible de personas sin interrumpir el flujo de trabajo diario. A través del vídeo, los directivos pueden transmitir mensajes coherentes, transparentes y atractivos para toda la empresa. Después, una vez que los empleados hayan visto la comunicación inicial, los directivos pueden centrarse en ayudar a sus equipos y subordinados directos a entender cómo les afectarán los nuevos cambios.

2. Haga participar a toda su plantilla a la vez con transmisiones internas en directo

Guiar a su personal a través de un cambio puede ser un reto adicional cuando sus comunicaciones más importantes reciben poco más que una rápida ojeada por parte de personas que están distraídas, o que se pierden por completo debido a otros compromisos.

Cada vez son más los líderes del cambio que aprovechan la transmisión en directo para fomentar la sensación de FOMO (miedo a perderse algo) y hacer que los eventos de comunicación importantes sean más convincentes.

Mediante la transmisión en directo de los mensajes de sus iniciativas de cambio críticas, puede hacer llegar la información a todos los miembros de su empresa como si estuvieran allí mismo en la sala, aunque no puedan estar en persona.&La plataforma de transmisión en directo , que admite las preguntas y respuestas en directo, permite a los responsables transmitir las comunicaciones internas de forma segura y responder a las preguntas de los espectadores sobre la marcha.

3. Vea cómo se conectan los mensajes con los análisis de vídeo detallados

Sin vídeo, es casi imposible saber cómo conectan sus comunicaciones internas con los empleados. Sin embargo, un análisis detallado del vídeo puede mostrarte cosas como quién lo ve, cuántas personas lo ven, si lo ven hasta el final y dónde lo dejan, e incluso puedes ver las partes de tus comunicaciones que más se ven.

En comparación con los correos electrónicos o incluso las reuniones internas, los análisis de sus vídeos le proporcionarán mucha más información y datos de los espectadores que pueden ayudarle a mejorar las comunicaciones futuras, o a determinar si hay detalles que debe presentar de nuevo a sus empleados.

Mejorar la colaboración entre equipos

La mayoría de las veces, el cambio en una organización requiere la coordinación de varios equipos, que no suelen trabajar juntos y que ni siquiera se encuentran en la misma zona horaria. Igual de complicado es que se incorporen nuevos equipos o expertos a un proyecto que ya lleva meses en marcha.

Entonces, ¿cómo conseguir que todo el mundo se ponga al día lo antes posible y cómo asegurarse de que puedan compartir fácilmente los conocimientos detallados? Vídeo. He aquí dos maneras de utilizar el vídeo para apoyar una comunicación eficaz y la colaboración entre equipos durante todo el proyecto de gestión del cambio:

4. Grabar las reuniones para que todo el mundo se ponga de acuerdo rápidamente

Los grandes cambios organizativos casi siempre requieren la colaboración de muchos equipos diferentes en distintos momentos. Pero cuando se incorporan nuevos equipos o expertos a un proyecto que ya está en marcha, ponerlos al día requiere tiempo y esfuerzo de los que ya están al tanto. Puedes conseguir que la gente se ponga al día en un proyecto más rápidamente simplemente con la grabación de tus reuniones en .

Cuando documentas y grabas todas tus reuniones internas, cualquier persona que se incorpore a la iniciativa puede ver cualquier reunión anterior en tu videoteca de y ponerse al día, o puede buscar los vídeos de tus reuniones para encontrar las conversaciones importantes que sean relevantes para su contribución al proyecto y obtener la información histórica que necesita para avanzar.

5. Utilizar el vídeo para captar y compartir conocimientos entre equipos

Cuando los equipos necesitan colaborar en un proyecto de gestión del cambio, suelen enviar muchos correos electrónicos detallados o celebrar numerosas reuniones, o ambas cosas. Ninguno de estos métodos es tan completo y eficaz como el uso del vídeo para compartir conocimientos, sobre todo cuando los equipos están separados en distintas oficinas, a veces en distintos continentes.

Con el vídeo, un jefe de equipo puede grabarse compartiendo su experiencia mientras presenta su pantalla y recorre un proceso o explica un sistema con el que el otro equipo podría no estar familiarizado. De este modo, el vídeo permite aprender como si se estuviera mirando por encima del hombro de un compañero de equipo, sin tener que estar en la misma sala. Y no es necesario pasar horas elaborando un mensaje escrito: los conocimientos pueden compartirse en el mismo tiempo que tarda un experto en explicarlos, simplemente pulsando la tecla de grabación y enviando el vídeo.

Demostración de nuevos sistemas y procesos

A medida que los procesos y los sistemas cambian, las organizaciones necesitan enseñar nuevas habilidades y volver a formar a los empleados, a gran escala. Formar a todos los empleados en persona no sólo es caro, sino que también requiere mucho tiempo. Y hoy en día, el 75% de sus empleados prefiere ver un vídeo que les muestre cómo hacer algo nuevo que leer un documento de formación escrito.

A continuación se explica cómo las organizaciones están utilizando el vídeo para enseñar y reciclar a su personal a gran escala, a la vez que involucran a los empleados en un aprendizaje más profundo.

6. Documentar y recorrer los nuevos procesos en tutoriales de vídeo

Escribir las instrucciones y los procesos que son fundamentales para que su personal aprenda y adopte nuevos sistemas requiere una gran inversión de tiempo. Hoy en día, la mayoría de la gente prefiere aprender de los vídeos que muestran cómo hacer todo, desde el uso de Excel hasta aprender a codificar. De hecho, este tipo de vídeos "How-To" son ahora el segundo tipo de contenido más popular en YouTube. Así que sáltate las instrucciones escritas y empieza a grabar tus "how-tos" en vídeos.

Crear tutoriales en vídeo para formar a su personal en nuevos procesos y sistemas puede ser tan fácil como pulsar grabar. Con una plataforma de vídeo como Panopto, puedes grabar en y compartir de forma segura los tutoriales en vídeo en tan solo unos clics, e incluso se podrán buscar automáticamente al igual que tus antiguos documentos y manuales escritos.

A continuación, te mostramos un video tutorial grabado con Panopto:

 

 

7. "Déle la vuelta a sus presentaciones e involucre a los empleados 

Por supuesto, una parte de cualquier comunicación o formación sobre gestión del cambio se impartirá mejor en persona. Así que ayuda a los gestores del cambio y a otras personas a sacar el máximo partido de las presentaciones presenciales dándoles las herramientas para "dar la vuelta" a sus sesiones, aulas y reuniones.

Con la formación invertida, los trabajadores aprenden nuevas habilidades o comportamientos viendo vídeos de formación antes de la clase, y luego pasan el tiempo de clase con los instructores practicando y aplicando lo aprendido. Y todo lo que se necesita es una herramienta de vídeo que permita a los instructores grabar fácilmente las sesiones de formación y compartirlas con los empleados. La formación invertida se basa en una metodología de enseñanza llamada flipped classroom que se hizo popular en la enseñanza superior: como los trabajadores aprenden haciendo en clase con instructores que les guían, pueden adoptar nuevos comportamientos y aprender nuevas habilidades más rápidamente.

El flipping puede ser un enfoque valioso para casi cualquier presentación. Compartir los mensajes clave y los detalles importantes con los empleados con antelación puede ayudarle a obtener preguntas más reflexivas en los ayuntamientos, ayudar a que los arranques de los proyectos empiecen a moverse más rápidamente, e incluso puede ayudar a que las reuniones sean más productivas. ¿Quiere saber más? Descargue nuestra guía gratuita, The Practical Guide to Flipping Your Meetings .

8. Crear una biblioteca de vídeos de formación con capacidad de búsqueda

Las investigaciones demuestran que, cuando se trata de alumnos adultos, en el plazo de una hora, la gente habrá olvidado una media del 50 por ciento de la información presentada en la formación de la empresa. Peor aún, en 24 horas, habrán olvidado casi el 70%, y en una semana, casi el 90%. No es que no valoren lo que usted está enseñando, es simplemente la naturaleza humana. A menos que los detalles que está compartiendo ahora se apliquen prácticamente varias veces en los próximos días, lo más probable es que su gente no retenga mucho más que los temas básicos durante mucho tiempo.

Preocuparse por esta "curva de olvido", sin embargo, es perder el punto. Porque aunque sería bueno que su personal pudiera recordar con precisión hasta el último momento de cada una de sus lecciones, la realidad es que no necesita que lo hagan. Sólo necesita que sepan que la información existe y dónde pueden encontrarla.

Cuando capta la formación y los conocimientos en vídeos y los aloja en una biblioteca de vídeos central y con capacidad de búsqueda, los empleados pueden encontrar y revisar rápidamente los materiales exactamente como se presentaron originalmente, exactamente cuando más necesitan la información.

La plataforma de vídeo de Panopto incluye SmartSearch, que indexa cada palabra hablada y mostrada en pantalla en sus vídeos. Esto significa que los empleados pueden buscar en su videoteca como lo harían en la web o en un correo electrónico, encontrar el momento exacto en que se aborda un tema en un vídeo y saltar a esa parte de la formación para verla exactamente como ocurrió. Es la forma más sencilla de garantizar que todos tengan acceso a la misma información a la carta y que, independientemente del momento en que la reproduzcan, todos la escuchen de la misma forma.

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