Hoy en día, la capacidad de gestionar el cambio en una empresa tiene un impacto decisivo en el éxito a corto y largo plazo. Las nuevas estrategias comerciales, los cambios culturales, las transformaciones digitales , las fusiones y adquisiciones, la transición al teletrabajo y la reestructuración organizativa son habituales entre las empresas que buscan adaptarse a los mercados cambiantes.

Sin embargo, como bien saben los líderes del cambio, no siempre aciertan.

Las transiciones complejas exigen un liderazgo sólido, una planificación astuta y una comunicación excepcional. Además, factores intangibles como influir en la cultura y motivar a los empleados pueden ser tan difíciles de lograr como los factores tangibles relacionados con la implementación estratégica de los cambios.

Los grandes líderes saben que no basta con decirles a las personas cómo se espera que cambien. También es necesario implementar mecanismos que les ayuden a adoptar nuevos comportamientos. Además, una comunicación eficaz a lo largo de todo el proceso reduce la resistencia y facilita la adopción.

En parte por eso, aunque cada organización tiene su propia forma de gestionar el cambio y cada iniciativa tendrá una estrategia de ejecución única, cada vez más empresas utilizan el vídeo durante los períodos de transición para comunicar y ejecutar sus estrategias de gestión del cambio de forma eficiente y eficaz.

Así es como las empresas están utilizando el vídeo para facilitar un poco estas tareas difíciles y complejas.

8 maneras en que el video puede ayudar a que las estrategias de gestión del cambio tengan éxito

Mejora la forma en que comunicas el cambio.

Ya sea que su empresa esté introduciendo una nueva estrategia comercial, reestructurándose, incorporando una adquisición, transformando su cultura o implementando un nuevo proceso, garantizar que los empleados se sientan informados y preparados es fundamental para lograr el respaldo de toda la organización, algo esencial para el éxito de cualquier cambio. Comunicar los mensajes correctos, en el momento oportuno y a través de los canales adecuados suele ser uno de los mayores desafíos que enfrentan los líderes.

Con el vídeo, los líderes del cambio pueden transmitir mensajes coherentes y atractivos a gran escala a todos los miembros de la empresa sin necesidad de reunirlos en la misma sala. A continuación, se muestran 3 maneras en que el vídeo ayuda a mejorar la comunicación durante el proceso de gestión del cambio:

1. Comunicar mensajes claros, coherentes y detallados que puedan visualizarse bajo demanda.

Comunicar la visión y la hoja de ruta de un proyecto de gestión del cambio es tan importante como ofrecer actualizaciones periódicas. Pero, ¿cómo transmitir el mismo mensaje a todos, incluyendo todos los detalles importantes?

Un correo electrónico o un memorándum pueden transmitir las palabras adecuadas (siempre y cuando se lean), pero no pueden comunicar el tono ni el lenguaje corporal de un alto directivo como lo hace un vídeo. Independientemente del mensaje, grabarlo en vídeo garantiza que no se pierda nada y que los mensajes importantes se reciban tal como se pretenden. Además, con los vídeos a la carta, los empleados ocupados pueden verlos cuando tengan tiempo y reproducir las partes que deseen volver a ver.

Cuando la comunicación cara a cara es más efectiva, el video es la mejor manera de ampliar el alcance y llegar a la mayor cantidad de personas posible sin interrumpir el flujo de trabajo diario. Mediante el video, los altos directivos pueden transmitir mensajes coherentes, transparentes y atractivos a toda la empresa. Luego, una vez que los empleados hayan visto la comunicación inicial, los gerentes pueden concentrarse en ayudar a sus equipos y subordinados a comprender cómo les afectarán los nuevos cambios.

2. Involucre a toda su plantilla a la vez con transmisiones en directo internas.

Guiar a tu equipo de trabajo a través de un cambio puede ser especialmente difícil cuando las comunicaciones más importantes apenas son leídas superficialmente por personas distraídas, o incluso se pierden por completo debido a otros compromisos.

Cada vez más líderes del cambio están aprovechando la transmisión en directo para generar una sensación de FOMO (miedo a perderse algo) y así hacer que los eventos de comunicación importantes resulten más atractivos.

Al transmitir en directo los mensajes clave de tu iniciativa de cambio, puedes comunicar la información a todos los miembros de tu empresa como si estuvieran presentes, incluso si no pueden asistir en persona. Una plataforma interactiva de transmisión en directo con preguntas y respuestas en vivo permite a los líderes difundir comunicaciones internas de forma segura y responder a las preguntas de los espectadores al instante.

3. Vea cómo se conectan los mensajes con análisis de video detallados.

Sin vídeo, es casi imposible saber cómo conectan tus comunicaciones internas con los empleados. Sin embargo, el análisis detallado de vídeo puede mostrarte información como quién lo está viendo, cuántas personas lo han visto, si lo ven hasta el final y en qué punto lo dejan. Incluso puedes ver las partes de tus comunicaciones que tienen mayor audiencia.

En comparación con los correos electrónicos o incluso las reuniones internas, los análisis de tus vídeos te proporcionarán mucha más información y datos de los espectadores que pueden ayudarte a mejorar las comunicaciones futuras o a determinar si hay detalles que necesitas volver a presentar a tus empleados.

Mejorar la colaboración entre equipos

Implementar cambios en una organización suele requerir la coordinación de múltiples equipos, equipos que normalmente no trabajan juntos e incluso pueden no estar en la misma zona horaria. Igualmente complejo resulta cuando nuevos equipos o expertos se incorporan a un proyecto que lleva meses en desarrollo.

Entonces, ¿cómo lograr que todos se pongan al día lo más rápido posible y cómo garantizar que puedan compartir fácilmente información detallada? Con vídeo. Aquí hay dos maneras de usar el vídeo para facilitar la comunicación y la colaboración eficientes entre equipos durante todo un proyecto de gestión del cambio:

4. Grabar las reuniones para que todos estén rápidamente al tanto de la situación.

Los grandes cambios organizativos casi siempre requieren la colaboración de muchos equipos diferentes en distintos momentos. Pero cuando nuevos equipos o expertos se incorporan a un proyecto que ya está en marcha, ponerlos al día requiere tiempo y esfuerzo por parte de quienes ya están al tanto. Puedes lograr que las personas se familiaricen con el proyecto más rápidamente grabando tus reuniones .

Al documentar y grabar todas tus reuniones internas, cualquier persona que se incorpore a la iniciativa podrá ver las reuniones anteriores en tu videoteca y ponerse al día, o bien podrá buscar en los vídeos de tus reuniones las conversaciones importantes relevantes para su contribución al proyecto y así obtener la información histórica que necesita para avanzar.

5. Utiliza el vídeo para capturar y compartir conocimientos entre equipos.

Cuando los equipos necesitan colaborar en un proyecto de gestión del cambio, suelen enviar muchos correos electrónicos detallados, celebrar numerosas reuniones o ambas cosas. Ninguno de estos métodos es tan completo y eficiente como el uso del vídeo para compartir conocimientos, sobre todo cuando los equipos están repartidos en distintas oficinas, a veces incluso en continentes diferentes.

Con el vídeo, un líder de equipo puede grabarse compartiendo su experiencia mientras muestra su pantalla y explica un proceso o un sistema con el que el resto del equipo quizás no esté familiarizado. De esta forma, el vídeo permite aprender como si se estuviera observando a un compañero, sin necesidad de estar en la misma sala. Y no hace falta dedicar horas a redactar un mensaje: el conocimiento se puede compartir en el tiempo que le lleve a un experto explicarlo, simplemente pulsando el botón de grabar y enviando el vídeo.

Demostrar nuevos sistemas y procesos

A medida que los procesos y sistemas cambian, las organizaciones necesitan enseñar nuevas habilidades y capacitar nuevamente a sus empleados a gran escala. Capacitar a cada empleado en persona no solo es costoso, sino que también consume mucho tiempo. Y hoy en día, el 75 % de los empleados prefiere ver un video que les muestre cómo hacer algo nuevo en lugar de leer un documento de capacitación escrito.

Así es como las organizaciones están utilizando el vídeo para enseñar y reciclar a su plantilla a gran escala, al tiempo que fomentan un aprendizaje más profundo entre los empleados.

6. Documentar y explicar los nuevos procesos mediante videotutoriales.

Redactar instrucciones y procesos cruciales para el aprendizaje y la adopción de nuevos sistemas por parte de tu equipo requiere una gran inversión de tiempo. Hoy en día, la mayoría prefiere aprender con videos que muestran cómo hacer de todo, desde usar Excel hasta programar. De hecho, este tipo de videos instructivos son ahora el segundo tipo de contenido más popular en YouTube . ¡Así que olvídate de las instrucciones escritas y empieza a grabar tus tutoriales en video!

Crear videotutoriales para capacitar a su personal sobre nuevos procesos y sistemas puede ser tan fácil como presionar grabar. Con una plataforma de video como Panopto Podrás grabar y compartir de forma segura videotutoriales con tan solo unos clics, y además, se podrán buscar automáticamente, al igual que tus antiguos documentos y manuales escritos.

Mira un videotutorial grabado con Panopto :

 

 

7. Dale un giro a tus presentaciones e involucra a los empleados. 

Por supuesto, gran parte de la comunicación o la formación en gestión del cambio se impartirá mejor de forma presencial. Por ello, ayude a los gestores del cambio y a otros profesionales a sacar el máximo partido a las presentaciones cara a cara, proporcionándoles las herramientas necesarias para transformar sus sesiones, aulas y reuniones.

Con la formación invertida, los trabajadores aprenden nuevas habilidades o comportamientos viendo vídeos de formación antes de clase, y luego dedican el tiempo en clase con los instructores a practicar y aplicar lo aprendido. Solo se necesita una herramienta de vídeo que permita a los instructores grabar fácilmente las sesiones de formación y compartirlas con los empleados. La formación invertida se basa en una metodología de enseñanza llamada aula invertida , popularizada en la educación superior. Dado que los trabajadores aprenden haciendo en clase con la guía de los instructores, pueden adoptar nuevos comportamientos y adquirir nuevas habilidades con mayor rapidez.

La técnica de "invertir el formato" puede ser muy útil para casi cualquier presentación. Compartir los mensajes clave y los detalles importantes con los empleados con anticipación puede ayudarte a obtener preguntas más interesantes en las reuniones generales, a agilizar el inicio de proyectos e incluso a aumentar la productividad de las reuniones. ¿Quieres saber más? Descarga nuestra guía gratuita: La guía práctica para invertir el formato de tus reuniones .

8. Crea una biblioteca de vídeos de formación con función de búsqueda.

Las investigaciones demuestran que, en el caso de los adultos, en una hora suelen olvidar, en promedio, el 50 % de la información presentada en la formación empresarial. Peor aún, en 24 horas habrán olvidado casi el 70 %, y en una semana, casi el 90 %. No es que no valoren lo que se les enseña, sino que es simplemente la naturaleza humana. A menos que los detalles que se comparten ahora se apliquen en la práctica varias veces en los próximos días, lo más probable es que los empleados no retengan mucho más que los conceptos básicos durante mucho tiempo.

Sin embargo, preocuparse por esta "curva del olvido" es no entender lo esencial. Porque si bien sería ideal que tu equipo recordara con precisión cada detalle de cada lección, la realidad es que no es necesario. Simplemente necesitas que sepan que la información existe y dónde encontrarla.

Al recopilar la formación y el conocimiento en vídeos y alojarlos en una videoteca centralizada con función de búsqueda, los empleados pueden encontrar y revisar rápidamente los materiales tal como se presentaron originalmente, justo cuando más necesitan la información.

Panopto La plataforma de vídeo incluye SmartSearch , que indexa cada palabra pronunciada y mostrada en pantalla en tus vídeos. Esto significa que los empleados pueden buscar en tu biblioteca de vídeos como si fuera una página web o un correo electrónico, encontrar el momento exacto en que se aborda un tema y acceder directamente a esa parte de la formación para verla tal como ocurrió. Es la forma más sencilla de garantizar que todos tengan acceso a la misma información cuando la necesiten y que, independientemente de cuándo la reproduzcan, la escuchen presentada de forma coherente.

Apoye sus estrategias de gestión del cambio con vídeo.

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