La cantidad de tiempo que pasamos colectivamente en reuniones hoy en día es sorprendente.

Sólo en Estados Unidos, la Oficina de Estadísticas Laborales calcula que se celebran entre 36 y 56 millones de reuniones de trabajo al día. De media, los empleados asisten a 62 reuniones al mes.

Dado que gran parte de los días de las personas se dedican a las reuniones, los líderes de casi todas las organizaciones han empezado a buscar formas de aliviar la tensión que las reuniones pueden suponer para la productividad, y aprovechar más las ventajas que ofrecen la colaboración y las reuniones en tiempo real.

Resulta que hay una solución sencilla para este reto que varias empresas de la lista Fortune 500 ya han descubierto: graba todas las reuniones de su empresa.

Con la grabación de reuniones en , puede convertir las conversaciones que sus empleados ya están teniendo -ya sea en salas de conferencias o en videollamadas- en valiosos recursos de información que minimizan el tiempo que las reuniones quitan a sus empleados y maximizan el impacto que las reuniones pueden tener en sus resultados.

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No es tan descabellado como parece. A continuación desglosamos las 10 razones más convincentes para empezar a grabar todas tus reuniones.

10 razones para empezar a grabar las reuniones

1. Nadie tiene que faltar a una reunión.

A veces, reunir a las personas adecuadas al mismo tiempo puede ser el mayor obstáculo para hacer avanzar un proyecto. Las conferencias web pueden eliminar las barreras geográficas, pero no permiten asistir a dos reuniones a la vez ni eliminan los problemas de horario entre colegas que se encuentran en lugares opuestos del mundo.

La grabación en vídeo de reuniones y presentaciones garantiza que nadie se pierda un debate o cualquiera de los elementos visuales que pueden ver los asistentes a la sala de reuniones. Los vídeos a la carta pueden compartirse con los asistentes que no pueden acudir en persona, independientemente de la distancia geográfica o de los conflictos de agenda de última hora, para que todos tengan acceso a la misma información tratada en una reunión.

Es más, cuando se empieza a grabar las reuniones, los empleados y líderes ocupados -que a menudo se ven arrastrados en múltiples direcciones- ganan más control sobre sus horarios. Las invitaciones a las reuniones ya no son por orden de llegada, ya que las personas pueden asignar su tiempo a las reuniones en las que pueden ser más impactantes, y seguir revisando y contribuyendo a las reuniones de menor prioridad a las que no pudieron asistir en persona.

2. Mejorar la concentración y el compromiso en la reunión.

La grabación de los vídeos de las reuniones proporciona a tu gente un registro exacto de todo lo que se presentó y discutió, un recurso perfecto para cualquiera que haya pensado alguna vez: "¿No discutimos eso en nuestra reunión de la semana pasada?"

Cuando los asistentes saben que habrá una grabación disponible, no necesitan tomar copiosas notas en caso de que necesiten consultar algo más tarde. Además, los responsables de las reuniones pueden solicitar más fácilmente a los asistentes que minimicen las distracciones en las pantallas de sus ordenadores. Esto permite a los empleados concentrarse y participar más profundamente, haciendo que sus reuniones sean aún más valiosas y eficaces.

3. Reducir el tiempo de duplicación de esfuerzos.

Los gestores de proyectos y los responsables de las reuniones ya están acostumbrados a sentarse frente a sus ordenadores inmediatamente después de una reunión y a dedicar tiempo a escribir notas, próximos pasos y otros elementos de acción para enviarlos al equipo.

Sin embargo, con una grabación de la reunión, ese paso ya no es necesario. En su lugar, los responsables de la reunión pueden enviar un enlace al propio vídeo de la reunión, y los compañeros de equipo pueden buscar rápidamente en esa grabación para encontrar cualquier detalle que necesiten justo cuando lo necesiten.

Todo ello, a su vez, libera más tiempo para que su equipo pueda avanzar más en sus proyectos. Por supuesto, a nivel individual, el ahorro de tiempo puede ser pequeño, pero si se tiene en cuenta que todos y cada uno de los empleados asisten a una media de 62 reuniones al mes, es fácil ver cómo se acumulan todos esos minutos y horas.

4. Ningún detalle puede perderse u olvidarse.

Las reuniones son valiosas porque dan tiempo a la gente para discutir una gran cantidad de información y llegar a un consenso más rápidamente de lo que podrían en un hilo de correo electrónico.

Pero las notas escritas a mano, las actas de las reuniones e incluso las grabaciones de audio de no pueden captar todos los debates y todas las decisiones tan bien como las diapositivas, las pantallas compartidas y las pizarras utilizadas durante una reunión. Las notas y las actas de las reuniones, en particular, también están influenciadas por la perspectiva de la persona que toma las notas, lo que significa que diferentes personas documentarán de manera diferente las partes de una reunión que consideren importantes.

Una grabación de vídeo lo capta todo exactamente como sucedió, para que puedas saber exactamente quién dijo qué, qué detalles específicos se compartieron, qué decisiones se tomaron (y cómo) y qué elementos de acción se asignaron.

Vea una reunión de estado del proyecto capturada y compartida con Panopto:

 

 

5. Conseguir que los nuevos colaboradores se pongan al día rápidamente.

Los proyectos rara vez toman un camino lineal de principio a fin: los equipos a menudo cambian cuando las prioridades lo hacen, o se expanden cuando se necesita nueva experiencia. Depende del director del proyecto conseguir que los nuevos contribuyentes se pongan al día rápidamente cada vez que eso suceda.

Disponer de grabaciones de las reuniones anteriores puede ser excepcionalmente valioso cuando llega el momento de informar a los nuevos miembros del equipo sobre el progreso y los objetivos de un proyecto en curso. En lugar de tener que pausar el trabajo para programar reuniones de descarga y esperar a recibir información de otros implicados en el proyecto, los nuevos colaboradores pueden revisar las reuniones anteriores para obtener todos los detalles que necesitan para empezar a trabajar en un proyecto.

6. Colaborar fuera de la sala de conferencias.

Hoy en día, estamos acostumbrados a seguir colaborando fuera de la sala de reuniones (o más allá de la conferencia telefónica) a través del correo electrónico, los documentos compartidos y los centros de productividad como Slack. Sin embargo, ninguna de estas soluciones de comunicación facilita la referencia a discusiones específicas que se produjeron durante una reunión o, lo que es peor, requieren la creación de un documento o hilo de mensajería completamente nuevo.

Cuando grabas una reunión, tienes un documento completo en el que la gente puede hacer referencia a detalles específicos, ya sea compartiendo un enlace a un momento exacto del vídeo a través de otros canales de mensajería o colaborando dentro de la grabación de la reunión. Una plataforma de vídeo como Panopto permite no sólo dejar comentarios con marca de tiempo, sino también mantener conversaciones dentro de las grabaciones.

Todo esto es importante porque, por mucho que las reuniones sean oportunidades inestimables para intercambiar información y hacer que los proyectos sigan avanzando, siguen estando limitadas por el tiempo. Si permites que las grabaciones de tus reuniones sean una parte útil de todas las demás comunicaciones asíncronas de tus equipos harás que tanto tus reuniones como tus otras comunicaciones sean más completas y más útiles.

7. Entender cómo hemos llegado hasta aquí y por qué se tomaron las decisiones.

A medida que las iniciativas de cambio de , los proyectos importantes y los trimestres fiscales llegan a su fin, la mayoría de las organizaciones encuentran un enorme valor en la celebración de un "post-mortem", revisando cuáles fueron los resultados, cómo se llegó a esos resultados, y lo que se debe hacer en el futuro.

Pero cuando los hitos y las decisiones importantes se producen durante un largo periodo de tiempo, o cuando un gran proyecto implica a docenas de personas y cientos de piezas en movimiento, puede ser difícil para cualquiera recordar con precisión todos los momentos críticos que ayudaron a que el trabajo avanzara.

Los archivos de grabaciones de reuniones y las transcripciones pueden proporcionar un contexto más completo y una mayor comprensión para los líderes que buscan aprender de las cosas que salieron bien y de las que no salieron tan bien.

8. Compilar una biblioteca de conocimientos institucionales.

Usted quiere que su personal comparta información y conocimientos institucionales. Pero hacerlo en una reunión puede ser un arma de doble filo para el empleado: mientras que compartir algo útil o perspicaz en una reunión puede facilitar las cosas a todos los demás, hacerlo suele suponer más trabajo e interrupciones para el propio miembro del equipo. Y eso puede repercutir rápidamente en su productividad, ya que, sin duda, a ese experto se le pedirá que comparta esos conocimientos una y otra vez, ya sea en explicaciones individuales o en documentación escrita formal, o ambas cosas.

Sin embargo, si grabas tus reuniones y las archivas en una videoteca de , no hay necesidad de pedirle a tu experto que se repita, ni de añadir una pesada tarea de documentación a su ya larga lista de tareas. En su lugar, los demás pueden ver simplemente los momentos relevantes de la reunión original. Y si es necesario compartir más información, el experto puede grabar rápidamente un vídeo en el que presente esos detalles, lo que suele llevar mucho menos tiempo que crear un documento escrito formal para añadirlo a la base de conocimientos.

Es más, capturar el conocimiento y la información que se comparte durante las reuniones en su organización permite a su empresa construir de forma proactiva una biblioteca masiva de conocimiento institucional que se puede buscar y consultar en cualquier momento, incluso después de que un experto y sus valiosos conocimientos hayan dejado la empresa.

9. Descubrir los momentos de enseñanza y construir una cultura de transparencia.

En las reuniones a puerta cerrada pueden ocurrir muchas cosas que pueden tensar no sólo la productividad, sino también las relaciones entre los empleados e incluso la moral. Cuando se trata de llevar a cabo reuniones eficientes y fomentar la transparencia en su cultura corporativa, hay muchas ideas que se pueden obtener de la revisión de las grabaciones de las reuniones, que a su vez pueden ayudarle a entrenar y apoyar el crecimiento y el desarrollo de sus empleados.

Las grabaciones de las reuniones pueden permitir, no sólo a los directores y mentores, sino también a los propios responsables de las reuniones, revisar cómo se ha desarrollado una reunión. La observación de las reuniones puede ayudar a su personal a identificar y corregir los malos comportamientos en las reuniones, así como a poner de manifiesto las oportunidades para adaptar las comunicaciones interpersonales y dirigir reuniones más productivas.

10. Recopilar información que antes no se podía descubrir sobre su negocio.

La mayoría de las organizaciones realmente saben muy poco sobre cómo las reuniones están afectando a sus negocios hoy en día. Si bien hay algunas buenas herramientas en línea para analizar el suyo propio
Calendario de trabajo que puede indicarle cuánto tiempo está pasando en reuniones, obtener esa información para su empresa en su conjunto es un desafío, si no imposible, para la mayoría de las empresas.

Cuando grabas y archivas todas tus reuniones, creas una nueva fuente de datos que puede proporcionar todo un conjunto de información nunca antes disponible que puedes analizar para ayudarte a aprender y a tomar mejores decisiones sobre cómo evolucionar la cultura de reuniones de tu lugar de trabajo , y en general, a dirigir tu negocio de forma más eficiente.

Captura de reuniones: Es más que pulsar el botón de grabación

La grabación de sus reuniones -utilizando la tecnología de la sala de conferencias y las herramientas de comunicaciones unificadas que ya tiene- puede ayudar a que su personal sea más productivo al permitirles volver a ver los momentos clave de la reunión o las conversaciones a las que no pudieron unirse en directo, al tiempo que protege a su empresa al proporcionar un registro de lo que ocurrió durante cada interacción.

Dicho esto, animar a sus equipos a pulsar "grabar" es sólo una parte de la solución.

Para aprovechar al máximo el valor potencial de compartir las grabaciones de las reuniones como medio para mejorar la productividad y la colaboración de , también hay que encontrar la manera de compartir realmente las grabaciones. Y ese es el obstáculo que hace tropezar a la mayoría de los primeros adoptantes.

A estas alturas, varias de sus salas de conferencias tienen cámaras instaladas, y la mayoría de las soluciones de videoconferencia ofrecen capacidades de grabación nativas.

Pero una vez que la reunión ha terminado y la grabación ha finalizado, con demasiada frecuencia su gente tiene que pasar por un montón de aros para acceder a toda esa valiosa información.

La grabación por sí sola no es suficiente.

Es absolutamente necesario que gestione de forma inteligente las grabaciones de sus reuniones, para garantizar que se conserven de forma segura y se compartan sólo con los destinatarios previstos, y para asegurarse de que esos destinatarios puedan acceder de forma consistente y buscar rápidamente en el contenido de los vídeos que se comparten con ellos.

Por eso, una solución completa de captura de reuniones hace algo más que grabar. Toma esas grabaciones y facilita la búsqueda, el uso compartido y la visualización posterior de esos vídeos, al tiempo que mantiene todo seguro.

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