La cantidad de tiempo que dedicamos colectivamente a las reuniones hoy en día es sorprendente.

Solo en Estados Unidos, la Oficina de Estadísticas Laborales estima que se celebran entre 36 y 56 millones de reuniones de negocios al día. En promedio, los empleados asisten a 62 reuniones al mes.

Dado que gran parte del día a día de las personas se dedica a reuniones, los líderes de casi todas las organizaciones han comenzado a buscar maneras de aliviar la presión que las reuniones pueden ejercer sobre la productividad y aprovechar mejor los beneficios que ofrecen la colaboración y las reuniones en tiempo real.

Resulta que existe una solución sencilla a este problema que varias empresas de la lista Fortune 500 ya han descubierto: grabar todas las reuniones de la empresa utilizando un software de grabación de vídeo .

Al grabar las reuniones , puede convertir las conversaciones que sus empleados ya mantienen, ya sea en salas de conferencias o en videollamadas, en valiosos recursos informativos que minimicen el tiempo que las reuniones les quitan a sus empleados y maximicen el impacto que pueden tener en sus resultados financieros.

Lectura relacionada: Cómo grabar la pantalla de cualquier reunión en línea o videollamada.

 

No es tan descabellado como parece. A continuación, te presentamos las 10 razones más convincentes para empezar a grabar todas tus reuniones.

10 razones para empezar a grabar las reuniones

1. Nadie tiene por qué faltar a una reunión.

A veces, reunir a las personas adecuadas al mismo tiempo puede ser el mayor obstáculo para que un proyecto avance. Las videoconferencias pueden eliminar las barreras geográficas, pero no permiten que las personas asistan a dos reuniones a la vez ni eliminan los problemas de coordinación entre colegas que se encuentran en lados opuestos del mundo.

La grabación en vídeo de reuniones y presentaciones garantiza que nadie se pierda ninguna parte del debate ni el material visual disponible para los asistentes. Los vídeos bajo demanda pueden compartirse con quienes no puedan asistir presencialmente, independientemente de la distancia geográfica o de imprevistos, para que todos tengan acceso a la misma información tratada en la reunión.

Además, al grabar las reuniones, los empleados y líderes ocupados —que a menudo tienen múltiples responsabilidades— obtienen mayor control sobre sus agendas. Las invitaciones a reuniones ya no se asignan por orden de llegada, ya que las personas pueden dedicar su tiempo a las reuniones donde su contribución sea más efectiva, y aun así revisar y participar en las reuniones de menor prioridad a las que no pudieron asistir en persona.

2. Mejorar la concentración y la participación en la reunión.

Grabar vídeos de las reuniones proporciona a tu equipo un registro exacto de todo lo que se presentó y se debatió, un recurso perfecto para cualquiera que haya pensado alguna vez: "¿No hablamos de eso en nuestra reunión de la semana pasada?".

Cuando los asistentes saben que habrá una grabación disponible, no necesitan tomar notas detalladas por si necesitan consultar algo más adelante. Además, los organizadores pueden pedirles con mayor facilidad que minimicen las distracciones en sus pantallas. Esto permite que los empleados se concentren y participen más activamente, lo que hace que las reuniones sean aún más valiosas y efectivas.

3. Reducir el tiempo dedicado a duplicar esfuerzos.

A estas alturas, los gestores de proyectos y los líderes de reuniones ya están bastante acostumbrados a sentarse frente a sus ordenadores inmediatamente después de una reunión y dedicar tiempo a redactar notas, próximos pasos y otros puntos de acción para enviarlos al equipo.

Sin embargo, con una grabación de la reunión, ese paso ya no es necesario. En su lugar, los organizadores pueden enviar un enlace al vídeo de la reunión, y los miembros del equipo pueden buscar rápidamente en la grabación cualquier detalle que necesiten justo cuando lo necesiten.

Todo esto, a su vez, libera más tiempo para que tu equipo avance más en sus proyectos. Claro que, a nivel individual, el ahorro de tiempo puede ser pequeño, pero si consideramos que cada empleado asiste a un promedio de 62 reuniones al mes, es fácil ver cómo se acumulan todos esos minutos y horas.

4. Ningún detalle puede perderse u olvidarse.

Las reuniones son valiosas porque dan a las personas tiempo para discutir muchísima información y llegar a un consenso más rápidamente que en una conversación por correo electrónico.

Sin embargo, las notas manuscritas, las actas de reuniones e incluso las grabaciones de audio no pueden capturar cada debate ni cada decisión con la misma precisión que las diapositivas, las pantallas compartidas y las pizarras blancas utilizadas durante una reunión. Las notas y actas de reuniones, en particular, también se ven influenciadas por la perspectiva de quien las toma, lo que significa que, como es de esperar, cada persona documentará de forma distinta las partes de la reunión que considere importantes.

La grabación en vídeo lo capta todo exactamente como sucedió, así que realmente puedes saber con exactitud quién dijo qué, qué detalles específicos se compartieron, qué decisiones se tomaron (y cómo) y qué tareas se asignaron.

Vea una reunión de estado del proyecto capturada y compartida con Panopto :

 

 

5. Capacitar rápidamente a los nuevos colaboradores.

Los proyectos rara vez siguen un camino lineal de principio a fin: los equipos suelen cambiar cuando cambian las prioridades o se amplían cuando se necesita nueva experiencia. Es responsabilidad del director del proyecto capacitar rápidamente a los nuevos colaboradores cada vez que esto sucede.

Contar con grabaciones de reuniones anteriores puede ser de gran utilidad a la hora de informar a los nuevos miembros del equipo sobre el progreso y los objetivos de un proyecto en curso. En lugar de tener que interrumpir el trabajo para programar reuniones de descarga y esperar información de otros participantes, los nuevos colaboradores pueden revisar las reuniones anteriores para obtener todos los detalles necesarios para comenzar a trabajar en el proyecto.

6. Colaboren fuera de la sala de conferencias.

Hoy en día, estamos acostumbrados a colaborar fuera de la sala de reuniones (o incluso después de una videoconferencia) mediante correo electrónico, documentos compartidos y plataformas de productividad como Slack. Sin embargo, ninguna de estas soluciones de comunicación facilita la consulta de conversaciones específicas que tuvieron lugar durante una reunión; peor aún, requieren la creación de un documento o hilo de conversación completamente nuevo.

Cuando grabas una reunión, tienes un documento completo en el que las personas pueden consultar detalles específicos, ya sea compartiendo un enlace a un momento exacto del video a través de otros canales de mensajería o colaborando directamente dentro de la grabación de la reunión. Una plataforma de video como Panopto Permite no solo dejar comentarios con marca de tiempo, sino también tener debates organizados en hilos dentro de las grabaciones.

Todo esto es importante porque, si bien las reuniones son oportunidades invaluables para intercambiar información y mantener los proyectos en marcha, están sujetas a limitaciones de tiempo. Integrar las grabaciones de tus reuniones como parte de las demás comunicaciones asíncronas de tus equipos hará que tanto tus reuniones como tus otras comunicaciones sean más completas y útiles.

7. Comprender cómo llegamos hasta aquí y por qué se tomaron las decisiones.

Al concluir las iniciativas de cambio , los proyectos importantes y los trimestres fiscales, la mayoría de las organizaciones encuentran sumamente valioso realizar un análisis posterior a la acción, revisando cuáles fueron los resultados, cómo se llegó a esos resultados y qué se debe hacer en el futuro.

Pero cuando los hitos y las decisiones importantes se producen a lo largo de un período prolongado, o cuando un gran proyecto involucra a docenas de personas y cientos de elementos en movimiento, puede resultar difícil para cualquiera recordar con precisión todos los momentos críticos que ayudaron a que el trabajo avanzara.

Los archivos y transcripciones de grabaciones de reuniones, que permiten realizar búsquedas, pueden proporcionar un contexto y una perspectiva más completos para los líderes que buscan aprender de lo que salió bien y de lo que no salió tan bien.

8. Recopilar una biblioteca de conocimiento institucional.

Quieres que tu equipo comparta información y conocimiento institucional. Pero hacerlo en una reunión puede ser un arma de doble filo para el empleado: si bien compartir algo útil o perspicaz en una reunión puede facilitar las cosas para todos, a menudo conlleva más trabajo e interrupciones para el propio miembro del equipo. Y eso puede afectar negativamente su productividad rápidamente, ya que sin duda se le pedirá a ese experto que comparta ese conocimiento una y otra vez, ya sea en explicaciones individuales, en documentación escrita formal o en ambas.

Sin embargo, si grabas tus reuniones y las archivas en una videoteca , no es necesario pedirle al experto que repita la información ni añadirle una tarea de documentación compleja a su ya extensa lista de pendientes. En cambio, los demás pueden simplemente ver los momentos relevantes de la reunión original. Y si aún se necesita compartir más información, el experto puede grabar rápidamente un vídeo presentando esos detalles, lo que suele llevar mucho menos tiempo que crear un documento escrito formal para añadir a tu base de conocimientos.

Además, recopilar el conocimiento y la información compartidos durante las reuniones en su organización permite a su empresa crear de forma proactiva una enorme biblioteca de conocimiento institucional que se puede buscar y consultar en cualquier momento, incluso después de que un experto y sus valiosas ideas hayan abandonado la empresa.

9. Descubre momentos de aprendizaje y construye una cultura de transparencia.

En las reuniones a puerta cerrada pueden ocurrir muchas cosas que afectan no solo la productividad, sino también las relaciones entre los empleados e incluso la moral. Para llevar a cabo reuniones eficientes y fomentar la transparencia en la cultura corporativa, revisar las grabaciones de las reuniones ofrece información valiosa que, a su vez, puede ayudar a guiar y apoyar el crecimiento y desarrollo de los empleados.

Las grabaciones de reuniones permiten que no solo los gerentes y mentores, sino también los propios líderes de las reuniones, revisen cómo se desarrolló la reunión. Observar las reuniones puede ayudar a su equipo a identificar y corregir comportamientos inadecuados, así como a detectar oportunidades para mejorar la comunicación interpersonal y dirigir reuniones más productivas .

10. Recopila información sobre tu negocio que antes no se podía descubrir.

La mayoría de las organizaciones realmente saben muy poco sobre cómo las reuniones están impactando sus negocios hoy en día. Si bien hay algunas buenas herramientas en línea para analizar su propio...
Si bien contar con un calendario laboral que indique cuánto tiempo se dedica a las reuniones puede resultar complicado, si no imposible, para la mayoría de las empresas, obtener esa información para el conjunto de la compañía es un reto, si no una imposibilidad.

Al grabar y archivar todas tus reuniones, creas una nueva fuente de datos que puede proporcionarte un conjunto completo de información nunca antes disponible que puedes analizar para ayudarte a aprender y tomar mejores decisiones sobre cómo evolucionar la cultura de reuniones de tu lugar de trabajo y, en general, gestionar tu negocio de forma más eficiente.

Captura de reuniones: Es más que pulsar el botón de grabar.

Grabar las reuniones, utilizando la tecnología de la sala de conferencias y las herramientas de comunicaciones unificadas que ya tiene, puede ayudar a que sus empleados sean más productivos, ya que les permite revisar los momentos clave de las reuniones o ver conversaciones a las que no pudieron unirse en directo, al tiempo que protege a su empresa al proporcionar un registro de lo sucedido durante cada interacción.

Dicho esto, animar a tus equipos a pulsar el botón de "grabar" es solo una parte de la solución.

Para aprovechar al máximo el potencial de compartir grabaciones de reuniones como medio para mejorar la productividad y la colaboración , también hay que encontrar la manera de compartirlas . Y ese es el obstáculo que frena a la mayoría de los usuarios pioneros.

A estas alturas, varias de sus salas de conferencias ya cuentan con cámaras instaladas, y la mayoría de las soluciones de videoconferencia ofrecen capacidades de grabación nativas.

Pero una vez que la reunión termina y la grabación está lista, con demasiada frecuencia su equipo tiene que superar un sinfín de obstáculos para acceder a toda esa valiosa información.

Grabar por sí solo no es suficiente.

Es absolutamente necesario gestionar de forma inteligente las grabaciones de las reuniones para garantizar que se almacenen de forma segura y se compartan únicamente con el público previsto, y para asegurarse de que dicho público pueda acceder de forma constante y buscar rápidamente el contenido de los vídeos que se comparten con ellos.

Por eso, una solución integral para la captura de reuniones va más allá de simplemente grabar. Toma esas grabaciones y facilita la búsqueda, el intercambio y la visualización posterior de esos vídeos, manteniendo todo seguro.

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