오늘날 우리가 회의에 총체적으로 소비하는 시간은 놀랍습니다.

미국 노동통계국은 미국에서만 매일 3,600만~5,600만 건의 비즈니스 회의가 열리는 것으로 추정하고 있습니다. 직원들은 평균적으로 매달 62회의 회의에 참석합니다.

사람들의 하루 중 많은 시간을 회의에 할애하는 오늘날, 거의 모든 조직의 리더들은 회의가 생산성에 주는 부담을 덜고 실시간 협업과 회의가 제공하는 혜택을 더 많이 누릴 수 있는 방법을 모색하기 시작했습니다.

이 문제에 대한 간단한 해결책은 이미 여러 포춘 500대 기업에서 발견한 것으로, 비디오 녹화 소프트웨어를 사용하여 회사의 모든 회의를 녹화하는 것입니다.

회의를 녹화하면 회의실에서든 화상 통화에서든 직원들이 이미 나누고 있는 대화를 귀중한 정보 리소스로 전환하여 회의에 소요되는 시간을 최소화하고 회의가 수익에 미칠 수 있는 영향을 극대화할 수 있습니다.

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생각만큼 미친 짓은 아닙니다. 모든 회의를 녹음해야 하는 가장 강력한 10가지 이유를 아래에서 자세히 알아보세요.

회의 녹화를 시작해야 하는 10가지 이유

1. 누구도 회의를 놓칠 필요가 없습니다.

때로는 적절한 사람들을 동시에 모으는 것이 프로젝트 진행에 가장 큰 장애물이 될 수 있습니다. 웹 회의는 지리적 장벽을 없앨 수 있지만 한 번에 두 회의에 참석하거나 지구 반대편에 있는 동료 간의 일정 문제를 해결해 주지는 못합니다.

회의 및 프레젠테이션을 비디오로 녹화하면 회의실에 있는 사람들이 볼 수 있는 토론이나 시각 자료를 놓치는 일이 없습니다. 온디맨드 비디오는 지리적 거리나 막판 일정 충돌에 관계없이 직접 참석하지 못하는 참석자들과 공유할 수 있으므로 모든 사람이 회의에서 다루는 동일한 정보에 액세스할 수 있습니다.

또한, 회의 녹화를 시작하면 바쁜 직원과 리더는 여러 방향으로 끌려 다니는 경우가 많기 때문에 일정을 더 잘 관리할 수 있습니다. 사람들이 가장 영향력 있는 회의에 시간을 할당하고 직접 참석하지 못한 우선순위가 낮은 회의를 검토하고 기여할 수 있으므로 더 이상 회의 초대가 선착순으로 이루어지지 않습니다.

2. 회의에 대한 집중력과 참여도를 향상시킵니다.

회의 동영상을 녹화하면 발표되고 논의된 모든 내용을 정확하게 기록할 수 있어 "지난 주 회의에서 그 내용을 논의하지 않았나?"라고 생각한 적이 있는 사람에게는 완벽한 대체 자료가 될 수 있습니다.

참석자가 녹화본이 제공된다는 것을 알면 나중에 참조해야 할 때를 대비해 많은 양의 메모를 작성할 필요가 없습니다. 또한 미팅 리더는 참석자에게 컴퓨터 화면의 방해 요소를 최소화하도록 요청하기가 더 쉬워집니다. 이렇게 하면 직원들이 더욱 집중하고 깊이 있게 참여할 수 있으므로 회의의 가치와 효율성이 더욱 높아집니다.

3. 중복 작업에 소요되는 시간을 줄입니다.

프로젝트 관리자와 회의 리더는 회의가 끝난 직후 컴퓨터에 앉아 메모, 다음 단계 및 팀에 전달할 기타 작업 항목을 입력하는 데 시간을 보내는 데 어느 정도 익숙해졌을 것입니다.

하지만 미팅을 녹화하면 이러한 단계는 더 이상 필요하지 않습니다. 대신 미팅 소유자가 미팅 비디오 자체에 대한 링크를 보내면 팀원들은 해당 녹화본을 빠르게 검색하여 필요한 세부 정보를 필요할 때 바로 찾을 수 있습니다.

결과적으로 팀이 프로젝트를 더 많이 진행할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다. 물론 개인별로 보면 절약되는 시간이 적을 수도 있지만, 모든 직원이 매달 평균 62회의 회의에 참석한다는 점을 고려하면 그 모든 시간과 분량이 어떻게 합산되는지 쉽게 알 수 있습니다.

4. 어떤 세부 사항도 놓치거나 잊어서는 안 됩니다.

회의는 사람들이 이메일 스레드에서보다 더 빨리 많은 정보를 논의하고 합의에 도달할 수 있는 시간을 제공한다는 점에서 가치가 있습니다.

하지만 손으로 쓴 노트, 회의록, 심지어 오디오 녹음도 회의 중에 사용된 실제 슬라이드, 화면 공유, 화이트보드뿐만 아니라 모든 토론과 모든 결정을 담을 수는 없습니다. 특히 회의 노트와 회의록은 메모하는 사람의 관점에 따라 영향을 받기 때문에 사람마다 중요하다고 생각하는 회의의 다른 부분을 다른 방식으로 문서화할 가능성이 높습니다.

비디오 녹화는 모든 상황을 있는 그대로 캡처하므로 누가 무슨 말을 했는지, 어떤 구체적인 세부 사항이 공유되었는지, 어떤 결정이 어떻게 내려졌는지, 어떤 작업 항목이 할당되었는지 정확히 알 수 있습니다.

프로젝트 상태 회의를 캡처하여 Panopto와 공유하는 모습을 보세요:

 

 

5. 새로운 기여자가 빠르게 적응할 수 있도록 하세요.

프로젝트는 처음부터 끝까지 선형적인 경로를 따르는 경우는 거의 없으며, 우선순위에 따라 팀이 변경되거나 새로운 전문 지식이 필요할 때 팀이 확장되는 경우가 많습니다. 그럴 때마다 새로운 기여자가 빠르게 적응할 수 있도록 하는 것은 프로젝트 관리자의 몫입니다.

진행 중인 프로젝트의 진행 상황과 목표에 대해 새로운 팀원에게 브리핑할 때 이전 회의를 녹화한 자료는 매우 유용할 수 있습니다. 새로운 참여자는 다운로드 회의를 예약하기 위해 작업을 일시 중지하고 프로젝트에 참여한 다른 사람의 정보를 기다릴 필요 없이, 지난 회의를 검토하여 프로젝트 작업을 시작하는 데 필요한 모든 세부 정보를 얻을 수 있습니다.

6. 회의실 밖에서 공동 작업하기.

오늘날 우리는 이메일, 공유 문서, Slack과 같은 생산성 허브를 통해 회의실 밖에서(또는 컨퍼런스 콜 이후에도) 협업을 이어가는 데 익숙합니다. 하지만 이러한 커뮤니케이션 솔루션 중 어떤 것도 회의 중에 있었던 특정 논의를 쉽게 참조할 수 있는 것은 아니며, 완전히 새로운 문서나 메시징 스레드를 만들어야 하는 경우도 있습니다.

미팅을 녹화하면 다른 메시징 채널을 통해 비디오의 정확한 순간에 대한 링크를 공유하거나 미팅 녹화 내에서 바로 협업하여 사람들이 세부 사항을 참조할 수 있는 완전한 문서를 갖게 됩니다. Panopto와 같은 비디오 플랫폼을 사용하면 타임스탬프가 찍힌 댓글을 남길 수 있을 뿐만 아니라 녹화 영상 내에서 바로 스레드 토론을 할 수도 있습니다.

회의는 정보를 교환하고 프로젝트를 계속 진행할 수 있는 귀중한 기회이지만, 여전히 시간에 얽매여 있기 때문입니다. 회의 녹화를 모든 팀의 다른 비동기식 커뮤니케이션에 유용하게 사용하도록 설정하면 회의와 다른 커뮤니케이션 모두 더욱 완벽하고 유용해질 것입니다.

7. 어떻게 여기까지 왔는지, 왜 결정이 내려졌는지 이해합니다.

대부분의 조직은 변화 이니셔티브, 중요한 프로젝트, 회계 분기가 마무리될 때 '사후 검토'를 통해 어떤 결과를 얻었는지, 어떻게 그러한 결과를 얻었는지, 앞으로 무엇을 해야 하는지 검토하는 것이 큰 가치를 지닌다는 사실을 알게 됩니다.

하지만 중요한 이정표와 결정이 오랜 기간에 걸쳐 이루어지거나 수십 명의 사람과 수백 개의 부품이 움직이는 대규모 프로젝트의 경우, 누구도 작업 진행에 도움이 된 모든 중요한 순간을 정확하게 기억하기 어려울 수 있습니다.

검색 가능한 회의 기록 아카이브와 녹취록은 잘 진행된 일과 그렇지 않은 일에서 배우고자 하는 리더에게 보다 완전한 맥락과 인사이트를 제공할 수 있습니다.

8. 기관 지식 라이브러리를 작성합니다.

직원들이 정보와 기관의 지식을 공유하기를 원할 것입니다. 하지만 회의에서 유용한 정보나 인사이트를 공유하면 다른 사람들의 업무가 더 쉬워질 수 있지만, 팀원 본인에게는 더 많은 업무와 방해로 이어질 수 있습니다. 또한 해당 전문가가 일대일 설명이나 공식 문서 또는 둘 다로 해당 지식을 반복해서 공유해야 하기 때문에 생산성에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

하지만 회의를 녹화하고 비디오 라이브러리에 보관하는 경우에는 전문가에게 반복해서 요청하거나 이미 긴 할 일 목록에 무거운 문서화 작업을 추가할 필요가 없습니다. 대신 다른 사람들은 원래 회의의 관련 순간을 간단히 시청할 수 있습니다. 그리고 여전히 더 많은 정보를 공유해야 하는 경우에는 전문가가 직접 발표하는 동영상을 빠르게 녹화할 수 있으며, 이는 일반적으로 지식창고에 추가할 공식 문서를 만드는 데 걸리는 시간보다 훨씬 짧습니다.

또한, 조직에서 회의 중에 공유된 지식과 정보를 캡처하면 전문가와 그들의 소중한 인사이트가 회사를 떠난 후에도 언제든지 검색하고 참조할 수 있는 방대한 기관 지식 라이브러리를 선제적으로 구축할 수 있습니다.

9. 교훈을 얻을 수 있는 순간을 발견하고 투명성 문화를 구축하세요.

비공개 회의에서는 생산성뿐만 아니라 직원 간의 관계, 심지어 사기를 저하시킬 수 있는 많은 일들이 발생할 수 있습니다. 효율적인 회의 진행과 기업 문화의 투명성 증진을 위해 회의 녹화를 검토하면 많은 인사이트를 얻을 수 있으며, 이를 통해 직원들의 성장과 발전을 지도하고 지원하는 데 도움이 될 수 있습니다.

회의 녹화를 통해 관리자와 멘토뿐만 아니라 회의 리더 자신도 회의가 어떻게 진행되었는지 검토할 수 있습니다. 회의를 관찰하면 잘못된 회의 행동을 파악하고 수정하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 대인 커뮤니케이션을 개선하고 보다 생산적인 회의를 이끌 수 있는 기회를 얻을 수 있습니다.

10. 이전에는 발견할 수 없었던 비즈니스에 대한 인사이트를 수집합니다.

대부분의 조직은 오늘날 회의가 비즈니스에 미치는 영향에 대해 거의 알지 못합니다. 온라인에는 자체적으로 분석할 수 있는 몇 가지 좋은 도구가 있지만
회의에 얼마나 많은 시간을 할애하고 있는지 알려줄 수 있는 업무 캘린더는 대부분의 기업에서 회사 전체에 필요한 정보를 얻는 것이 불가능하지는 않더라도 어려운 일입니다.

모든 회의를 녹화하고 보관하면 이전에는 사용할 수 없었던 새로운 데이터 소스가 생성되며, 이를 분석하여 직장의 회의 문화를 발전시키고 일반적으로 비즈니스를 보다 효율적으로 운영하는 방법을 배우고 더 나은 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있는 전체 정보를 제공할 수 있습니다.

회의 캡처: 기록을 누르는 것 그 이상

이미 보유하고 있는 회의실 기술과 통합 커뮤니케이션 도구를 사용하여 회의를 녹화하면 주요 회의 순간을 다시 보거나 실시간으로 참여하지 못한 대화를 볼 수 있어 직원들의 생산성을 높이는 동시에 각 상호 작용 중에 어떤 일이 있었는지 기록하여 회사를 보호하는 데 도움이 됩니다.

하지만 팀원들이 '기록'을 누르도록 장려하는 것은 해결책의 일부일 뿐입니다.

생산성 및 협업 향상을 위한 수단으로서 미팅 녹화 공유의 잠재적 가치를 완전히 활용하려면 실제로 녹화물을 공유할 수 있는 방법을 찾아야 합니다. 이것이 대부분의 얼리 어답터들을 가로막는 장애물입니다.

지금쯤이면 많은 회의실에 카메라가 설치되어 있고 대부분의 화상 회의 솔루션이 기본 녹화 기능을 제공하고 있을 것입니다.

하지만 회의가 끝나고 녹화가 끝나면 사람들은 그 중요한 정보에 액세스하기 위해 많은 단계를 거쳐야 하는 경우가 많습니다.

녹음만으로는 충분하지 않습니다.

미팅 녹화물을 지능적으로 관리하고, 의도한 대상에게만 안전하게 보관 및 공유하고, 해당 대상자가 공유된 비디오의 콘텐츠에 지속적으로 액세스하고 빠르게 검색할 수 있도록 하는 것이 절대적으로 필요합니다.

그렇기 때문에 완벽한 회의 캡처 솔루션은 단순히 녹화하는 것 이상의 기능을 제공합니다. 녹화된 영상을 나중에 쉽게 검색, 공유, 시청할 수 있도록 하는 동시에 모든 정보를 안전하게 보호합니다.

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