우리가 오늘 회의에서 집단적으로 소비하는 시간은 놀라울 정도입니다.

미국에서만, 노동통계국은 매일 36개에서 5600만 건의 비즈니스 미팅이 있을 것으로 추정하고 있습니다. 직원들은 평균적으로 매달 62회의에 참석합니다.

많은 사람들이 회의에 몰두하는 가운데, 거의 모든 조직의 리더들은 회의가 생산성에 미칠 수 있는 부담을 덜고 실시간 협업 및 회의가 제공하는 혜택을 더 많이 얻을 수 있는 방법을 찾기 시작했습니다.

다음과 같은 문제에 대한 간단한 해결책이 있습니다. 포춘 500대 기업들이 이미 발견한 것입니다. 귀사의 모든 미팅을 기록하십시오.

미팅 기록을 통해 직원들이 이미 가지고 있는 대화 내용을 회의실 또는 비디오 통화로 전환할 수 있습니다. 미팅 시간을 최소화하는 가치 있는 정보 자원으로 직원들의 시간을 최소화하고 효과 미팅을 최대화할 수 있습니다.

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그것은 소리만큼 미치지 않는다. 우리는 아래의 모든 미팅을 기록하기 위해 가장 매력적인 10가지 이유를 삭제합니다.

10개의 이유로 미팅 기록 시작

1. 누구도 회의를 놓치지 않는다.

때때로 같은 시기에 적절한 사람들을 동시에 만나는 것이 프로젝트를 진전시키는 가장 큰 장애물이 될 수도 있습니다. 웹 회의는 지리적 장벽을 제거할 수 있지만, 사람들이 한 번에 두 번의 회의에 참석하는 것을 허용하지 않거나, 세계의 반대편에 있는 동료들 간의 스케줄링 과제를 없앨 수는 없을 것이다.

미팅 및 프리젠테이션 비디오를 레코딩하면 미팅룸에 있는 사용자가 볼 수 있는 토론이나 비주얼을 놓치지 않아도 됩니다. 주문형 비디오는 지리적 거리 또는 막판 스케줄 충돌에 관계없이 개인적으로 참석할 수 없는 참석자들과 공유될 수 있으므로, 모든 사람들은 미팅에서 커버되는 동일한 정보에 액세스할 수 있다.

게다가 미팅을 기록하기 시작하면, 바쁜 직원들과 지도자들은 종종 여러 방향으로 방향을 잡는다. 회의에 참석하는 사람들은 더 이상 선착순이 아니며, 사람들은 자신들이 가장 영향력 있는 사람들이 될 수 있는 회의에 시간을 할당할 수 있기 때문에, 여전히 그들이 직접 참석할 수 없는 더 낮은 우선순위의 회의에 참여하고 기여할 수 있기 때문이다.

2. 회의의 초점 및 참여를 개선합니다.

미팅 비디오를 기록하는 것은 사람들에게 제시되고 논의되었던 모든 것들의 정확한 기록을 제공합니다. " 지난 주 회의에서 그것에 대해 논의하지 않았나요? 라고 생각해 본 사람들에게 완벽한 대체 자원입니다.

참석자들이 녹음이 가능할 것이라는 것을 알고 있을 때, 그들은 나중에 무엇을 참고할 필요가 있을 때에는 교묘한 메모를 할 필요가 없다. 그리고 회의 지도자들은 참석자들이 컴퓨터 화면에 대한 방해를 최소화하도록 더 쉽게 요청할 수 있습니다. 이를 통해 직원들은 보다 더 깊게 집중하고 참여할 수 있으며 회의를 더욱 가치 있고 효과적으로 만들 수 있습니다.

3. 노력을 중복하는 데 소요되는 시간을 줄이십시오.

프로젝트 매니저와 미팅 리더들은 지금쯤, 미팅 직후에 컴퓨터에 앉아서 노트, 다음 단계, 그리고 팀에 보내는 다른 액션 아이템들을 입력하는 데 다소 익숙해졌다.

그러나 이 회의의 기록으로, 그것은 단순히 더 이상 필요하지 않은 단계이다. 대신, 미팅 소유자는 미팅 비디오 자체에 대한 링크를 보낼 수 있으며, 팀 동료는 필요할 때 필요한 세부사항을 찾기 위해 신속하게 레코딩을 검색 할 수 있습니다.

결국, 팀이 프로젝트에 더 많은 시간을 할애할 수 있도록 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 물론 개별적으로 시간을 절약할 수 있는 시간은 적을 수도 있습니다. 하지만 각 직원이 매달 평균 62회의 미팅에 참석하고 있다고 생각하는 경우에는 해당 분과 시간이 얼마나 추가되는지 쉽게 확인할 수 있습니다.

4. 세부사항은 유실되거나 잊어버릴 수 있습니다.

미팅은 가치가 있습니다 . 왜냐하면 사람들은 많은 정보를 논의할 시간을 제공하고 이메일 스레드에 있는 것보다 더 빨리 합의에 도달할 수 있기 때문입니다.

그러나 수기로 작성된 메모, 회의록 및 오디오 녹음 파일 은 미팅 중에 사용되는 실제 슬라이드, 화면 공유 및 화이트보드뿐만 아니라 모든 토론과 모든 결정을 캡처할 수 없습니다. 특히, 회의 노트와 회의록은 노트를 받는 사람의 시각에도 영향을 받는데, 이는 서로 다른 사람들이 서로 다른 방식으로 중요하다고 생각하는 만남의 다른 부분들을 문서화하게 될 것이라는 의미이기도 하다.

비디오 레코딩 은 발생한 대로 정확하게 캡처하므로 정확히 누가 무엇을 말했는지, 어떤 구체적인 세부사항이 공유되었는지, 어떤 결정을 내렸는지 (및 방법), 어떤 조치 항목이 지정되었는지를 정확히 알 수 있습니다.

캡처되고 Panopto와 공유하는 프로젝트 상태를 보십시오.

 

 

5. 신속하게 새로운 기고자를 모집합니다.

프로젝트는 처음부터 끝까지 선형적인 경로를 사용하지 않습니다. 팀은 우선 순위가 바뀌거나 새로운 전문 지식이 필요할 때 확장합니다. 그런 일이 발생할 때마다 새로운 기여자들이 빠르게 속도를 내도록 하는 것은 프로젝트 매니저에게 달려 있다.

이전 미팅을 기록하는 것은 진행 중인 프로젝트의 진행과 목표에 대해 새로운 팀 구성원들에게 시간이 되면 예외적으로 가치가 있을 수 있다. 다운로드 미팅을 스케줄하고 프로젝트와 관련된 다른 사용자의 정보를 기다리기 위해 작업을 일시정지하는 대신, 새 컨트리뷰터는 과거 미팅을 검토하여 프로젝트에 대한 작업을 시작하는 데 필요한 모든 세부사항을 얻을 수 있습니다.

6. 회의실 밖에서 협업

오늘날, 우리는 이메일, 공유 문서 및 Slack와 같은 생산성 허브를 통해 미팅룸 외부에서 (또는 컨퍼런스 콜을 넘어) 협업을 지속하는 데 익숙해 있습니다. 그러나 이러한 통신 솔루션은 없습니다. 미팅 중에 발생한 특정 토론을 쉽게 참조할 수 있게 하거나 더 안 좋은 경우에는 완전히 새로운 문서 또는 메시징 스레드를 작성해야 합니다.

미팅을 레코드할 때 다른 메시징 채널을 통해 비디오의 정확한 모멘트에 대한 링크를 공유하거나 미팅 기록 내부에서 협업하여 특정 사항을 참조할 수 있는 전체 문서가 있습니다. Panopto와 같은 비디오 플랫폼 은 시간소인이 있는 주석을 남길 뿐만 아니라 레코딩 안에서 스레드된 토론을 가질 수 있도록 합니다.

중요한 것은, 많은 회의들이 정보를 교환하고 프로젝트를 계속 진행시킬 수 있는 기회가 되기 때문에, 그들은 여전히 시간에 묶여 있기 때문이다. 미팅 기록을 모든 팀의 다른 비동기 통신 에서 유용한 부분으로 사용 가능하게 하면 미팅 및 기타 커뮤니케이션이 모두 완료되고 보다 유용하게 사용할 수 있습니다.

7. 우리가 어떻게 여기에 있었는지 그리고 왜 결정을 내렸는지 이해해야 한다.

변경 이니셔티브, 중요한 프로젝트 및 회계 분기가 근접하게 되면 대부분의 조직은 "사후 (post-mortem)" 를 유지하는 데 있어 엄청난 가치를 발견하고 그 결과가 어떻게 되는지, 어떻게 결과에 도달했는지, 그리고 앞으로 어떻게 해야 하는지를 검토합니다.

하지만 중요한 이정표와 결정이 오랜 기간에 걸쳐 발생하거나, 큰 프로젝트에 수십 명의 사람들과 수백 개의 움직이는 부분이 관련되어 있을 때, 그 일을 도와주는 중요한 순간들을 누구나 정확하게 기억하기는 어려울 수 있습니다.

검색 가능한 미팅 기록 아카이브 및 사본은 더 완벽한 컨텍스트와 통찰력을 제공하여 잘 진행된 것과 잘 진행되지 않았던 것들로부터 배우고자 하는 지도자들에 대한 통찰력을 제공할 수 있습니다.

8. 제도적 지식의 라이브러리를 컴파일한다.

여러분은 사람들이 정보와 제도적인 지식을 공유하기를 원합니다. 그러나 미팅에서 이를 수행하는 것은 직원에게 양날의 칼이 될 수 있으며, 미팅에서 유용하거나 통찰력 있는 것을 공유하면 다른 모든 사람이 쉽게 수행할 수 있기 때문에 팀 구성원 자신에게 더 많은 작업과 중단이 발생할 수 있습니다. 그리고 그것은 그들의 생산성에 즉각적으로 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 의심할 여지없이 전문가들이 그 지식을, 일대일 설명이나 형식적인 서면 문서나 둘 다에서 다시 공유해 줄 것을 요청 받게 될 것입니다.

그러나 미팅을 기록하고 비디오 라이브러리에 있는 미팅을 아카이브하는 경우에는 전문가에게 반복을 요청하거나 이미 긴 작업 목록에 많은 문서 태스크를 추가할 필요가 없습니다. 대신에, 다른 사람들은 원래의 회의로부터의 관련된 순간들을 간단하게 볼 수 있다. 그리고 더 많은 정보를 공유해야 하는 경우, 전문가는 해당 세부사항을 제공하는 자신의 비디오를 신속하게 기록할 수 있습니다. 일반적으로 지식 기반에 추가하기 위해 공식적으로 작성된 문서를 작성하는 데 걸리는 시간보다 훨씬 적은 시간이 소요됩니다.

또한 조직에서 미팅 중에 공유되는 지식과 정보를 캡처하면 전문가와 귀중한 통찰력이 회사를 떠난 후에도 언제라도 검색하고 참조할 수 있는 대량의 제도적 지식 라이브러리를 비즈니스에서 적극적으로 구축할 수 있습니다.

9. 교육 가능한 순간을 발견하고 투명성의 문화를 구축하라.

생산성뿐만 아니라 직원들 간의 관계도 물론 사기까지도 긴장시킬 수 있는 비공개 회의에서 많은 일들이 일어날 수 있다. 효율적인 미팅을 수행하고 기업 문화의 투명성을 향상시키는 경우, 미팅 기록을 검토하여 얻을 수 있는 많은 통찰력이 있으며, 이를 통해 직원들의 성장과 발전을 지원하고 지원할 수 있습니다.

회의 녹음은 관리자와 멘토뿐만 아니라 회의 리더도 회의가 어떻게 진행되었는지 검토 할 수 있도록합니다. 회의를 관찰하면 직원들이 나쁜 회의 행동을 식별하고 수정하는 데 도움이 될 수있을뿐만 아니라 대인 관계 커뮤니케이션을 조정하고 보다 생산적인 회의를 주도 .

10. 귀사의 비즈니스에 대해 이전에 발견할 수 없는 통찰력을 얻었습니다.

대부분의 조직은 오늘날 회의가 비즈니스에 어떤 영향을 미치는지 거의 알지 못합니다. 온라인에는 자신의 업무 일정을 분석할 수 있는 몇 가지 유용한 도구가 있지만
회의에 얼마나 많은 시간을 소비하고 있는지 알려주는 유용한 도구가 온라인에 몇 가지 있지만, 대부분의 기업에서 회사 전체에 대한 정보를 얻는 것은 불가능하지는 않더라도 어려운 일입니다.

모든 미팅을 기록하고 아카이브할 때, 분석할 수 있는 이전에 사용 가능한 정보의 전체 세트를 제공할 수 있는 새 데이터 소스 를 작성하여 직장의 미팅 문화를 향상시키고 일반적으로 비즈니스를 보다 효율적으로 실행하는 방법에 대해 더 나은 결정을 내릴 수 있도록 분석할 수 있습니다.

미팅 캡처: 레코드가 표시되는 것보다 더 많음

회의실 기술 및 통합 커뮤니케이션 도구를 사용하여 미팅을 기록하면, 주요 미팅을 다시 방문하거나 참여할 수 없었던 대화를 확인할 수 있으며 각 상호 작용 중 발생한 사항에 대한 기록을 제공하여 회사를 보호함으로써 직원들의 생산성을 높일 수 있습니다.

즉, 팀이 "레코드" 를 누르도록 권장하는 것은 솔루션의 일부일 뿐입니다.

생산성 및 협업을 향상시키기 위한 수단으로서 미팅 기록을 공유하는 잠재적 가치를 완전히 해제하려면 실제로 기록을 공유할 방법을 찾아야 합니다. 그리고 그것이 대부분의 얼리 어답터들을 여행하는 장애물이다.

지금까지, 다수의 회의실에 카메라가 설치되어 있으며, 대부분의 비디오 회의 솔루션은 기본 기록 기능을 제공합니다.

하지만 일단 회의가 끝나고 당신의 기록이 끝나면, 너무 자주 사람들이 많은 호프들을 뛰어넘어 귀중한 정보에 접근할 수 있게 되는 것입니다.

기록만으로는 충분하지 않다.

미팅 기록을 지능적으로 관리하여 안전하게 보존되고 의도된 대상과만 공유되는지 확인하고, 해당 대상이 공유되는 해당 비디오의 컨텐츠를 통해 지속적으로 액세스하고 신속하게 검색할 수 있는지 확인하는 것이 절대적으로 필요합니다.

이것이 바로 완벽한 미팅 캡처 솔루션이 단순한 기록 이상의 솔루션을 제공하는 이유입니다. 모든 것을 안전하게 유지하면서 나중에 쉽게 검색하고 공유하며 볼 수 있도록 합니다.

전체 조직에서 미팅 캡처를 사용하는 방법에 대해 자세히 알아보시겠습니까? 최신 백서 다운로드 >>