Pensi che ciambelle e caffè siano sufficienti per coinvolgere i partecipanti alla riunione? Ripensaci. Oggi c'è un nuovo modo di organizzare una riunione, che sta guadagnando nuovo interesse ogni giorno.

Si chiama «incontro capovolto» e il modo in cui lo fai è semplice. Invece di condividere lo stile di presentazione delle informazioni durante il raduno, condividi la presentazione in anticipo, quindi utilizzi l'orario della riunione per l'input e la discussione dei dipendenti.

È uno stile didattico pioniere da scuole superiori, college e persino scuole primarie negli ultimi anni sotto il nome di «l'aula capovolta», e si sta rapidamente facendo strada verso il mondo degli affari.

In Flipping Your Faculty Meetings, Nancy Caramanico, consulente delle facoltà scolastiche, approfondisce i dettagli e i suoi pensieri si applicano anche al di fuori del regno dell'istruzione.

«Crea un video di 10-15 minuti di punti dell'ordine del giorno», scrive. «Questo video può includere elementi e idee che verranno discussi durante la riunione di facoltà. È possibile distribuire il video alla facoltà in anticipo. Durante l'incontro, i team docenti possono esplorare modi creativi per implementare le idee nella loro scuola».

Nel frattempo, in Flip the Meeting to Improve Outcomes, Engagement and Satisfaction, Les Wallace suggerisce alle aziende di espandere la loro idea di ciò che include il termine.

“Riunioni e convegni professionali non sono esentati. Rendi i tuoi eventi di apprendimento, workshop e seminari più dinamici e potenti. Fornire ampie informazioni avanzate in formato elettronico, tra cui "lezioni", articoli e riepiloghi di dati. Dì alle persone di venire pronte ad applicare ciò che hanno digerito nella discussione e nei casi di studio. L'insegnante ora diventa un allenatore di apprendimento, non un docente. I partecipanti diventano attivi nel proprio apprendimento. Ecco come dovrebbero essere capovolte l'istruzione e la formazione aziendale!”

Inoltre, alcune delle aziende più innovative del mondo stanno prendendo nota.

In Amazon e LinkedIn, la riunione di lavoro non è quella di una volta. Prendendo spunto dalle scuole superiori e dalle università lungimiranti, aziende come queste hanno preso questo raduno onorato e l'hanno ribaltato la testa.

Soprattutto, è un nuovo formato che qualsiasi organizzazione può adottare durante la notte: tutto ciò che richiede è un cambiamento semplice e fondamentale nelle aspettative che abbiamo per i nostri incontri.

Ecco come funzionano le riunioni capovolti:

1. Prima della riunione, registra una rapida panoramica delle informazioni della riunione e degli elementi di azione necessari.
2. Condividi la registrazione con i partecipanti alla riunione un giorno o giù di lì prima della sessione programmata.
3. Quando i partecipanti si riuniscono per la riunione, salta il mazzo e mettiti subito alla discussione: Q e A, brainstorming, processo decisionale - qualsiasi metodo di raccolta input si adatta meglio alla situazione.

 

Pronto a iniziare a capovolgere i tuoi incontri?

Il modo in cui facciamo le riunioni oggi è rotto. Le riunioni nella maggior parte delle organizzazioni sono lezioni basate su Powerpoint, strutturate per offrire poche opportunità di svolgere un lavoro reale e prendere decisioni reali.

Ma c'è un'alternativa. Il nostro manuale di istruzioni per le riunioni capovolte include una guida per sviluppare una cultura delle riunioni capovolta nella tua organizzazione, tra cui:

• Esigenze di comunicazione e condivisione delle informazioni pre-riunione
• Best practice per la gestione dei gruppi in riunione
• Idee per l'utilizzo di video per rendere le riunioni capovolte ancora più efficienti

Capovolgere le riunioni può aiutarti a recuperare il tempo sprecato nelle riunioni, garantire che ogni riunione a cui partecipi sia produttiva e consentire ai tuoi team di prendere decisioni più intelligenti e tempestive in modo collaborativo.

Pronto a ottenere di più dai tuoi incontri? Scarica la nostra guida gratuita, Turn Your Meeting On Iits Head: una guida alle riunioni capovolte oggi.