Per oltre un decennio, i lavoratori hanno classificato la possibilità di telelavorare come uno dei vantaggi lavorativi più importanti. Le ricerche indicano che il numero di persone che considerano il proprio domicilio come luogo di lavoro principale è cresciuto dell'80% dal 2005. E con il 79% dei lavoratori statunitensi che dichiara di voler lavorare da casa almeno una parte del tempo, la tendenza al telelavoro non mostra segni di arresto.

In risposta alla crescita del lavoro a distanza, negli ultimi anni è cresciuta notevolmente anche la disponibilità di strumenti che facilitano la comunicazione e la collaborazione di gruppo. Dagli strumenti di messaggistica come Lync e Slack, agli strumenti di gestione dei progetti come Asana e Trello, alle applicazioni di collaborazione come Google Drive e Smartsheet, i telelavoratori oggi non hanno carenza di strumenti per mantenersi produttivi e in contatto con altri team remoti.

L'autrice Alexandra Samuel, nel suo eccellente articolo per la Harvard Business Review intitolato "Collaborare online è a volte meglio che di persona", ritiene che la collaborazione online possa essere spesso preferibile a quella di persona. Nell'articolo, la Samuel afferma che la collaborazione online è adatta a risolvere tre tipi specifici di problemi: problemi di tempo, problemi di distanza e problemi di comunicazione.

Risolvere i problemi di tempo attraverso la collaborazione online

Per le aziende globali con dipendenti e partner sparsi in tutto il mondo, le differenze di orario possono spesso essere un freno alla produttività se non vengono gestite in modo efficiente. Uno dei principali vantaggi della collaborazione online citati da Samuel è rappresentato dai cicli di produzione 24/7, che consentono ai team virtuali di consegnare il lavoro a un collega o a un team in un altro fuso orario e di avere la fase successiva del lavoro pronta per essere ripresa entro l'inizio del giorno successivo.

Tuttavia, affinché i cicli di produzione 24 ore su 24 e 7 giorni su 7 siano efficaci, è importante che i dipendenti documentino correttamente il lavoro svolto prima di consegnarlo a fine giornata a un membro del team remoto. Senza documentazione, i membri del team remoto possono avere domande o incontrare ostacoli che possono ritardare il ciclo di produzione.

Sebbene molte aziende si affidino alla documentazione testuale, scorrere paragrafi di passaggi può essere noioso nel migliore dei casi, e ignorato o trascurato nel peggiore. Se la documentazione o la comunicazione diventano un collo di bottiglia, il video può offrire una soluzione rapida ed efficiente. Anche solo con un registratore di schermo e una webcam o una fotocamera per smartphone, i colleghi possono facilmente registrare se stessi documentando ogni aspetto dei loro progressi.

Di seguito è riportato un esempio di video di documentazione creato con Panopto:

 

Sfruttare la distanza a proprio vantaggio

La collaborazione online consente ai team remoti della stessa azienda di lavorare insieme. Inoltre, consente alle aziende di impiegare team e risorse di altre organizzazioni o sedi. Ne sono un esempio le società di consulenza o di servizi esterne, oltre ai servizi di lavoro su richiesta come oDesk e Fiverr, che possono aiutare le aziende a risolvere rapidamente problemi che richiedono competenze specifiche o non disponibili in azienda.

Assicuratevi che le risorse remote abbiano tutte le informazioni necessarie per affrontare il progetto con successo. Fornendo ai team virtuali l'accesso alla base di conoscenze video dell'azienda, si può ridurre la necessità di una formazione e di un onboarding di persona che richiedono molto tempo (e spesso sono costosi).

Migliorare la comunicazione tra team virtuali

Uno dei migliori consigli che la signora Samuel offre nel suo articolo è che la collaborazione online consente alle aziende di adattarsi a una gamma più ampia di stili di comunicazione e di lavoro. Non tutti i gruppi lavorano al meglio seduti attorno a un tavolo a fare brainstorming. Per problemi complicati o definiti in modo ambiguo, offrire un mix di strumenti che supportino al meglio i diversi modi di comunicare dei lavoratori remoti può aiutare a stimolare la creatività e la risoluzione dei problemi. Samuel suggerisce che strumenti di mappatura mentale virtuale come Lucidchart e Mindmeister possono aiutare i pensatori visivi a concettualizzare le soluzioni, mentre i membri del team che hanno bisogno di confini più definitivi possono usare strumenti di gestione dei progetti online come Basecamp per fissare obiettivi e scadenze specifiche.

Strumenti basati su video per la collaborazione di gruppo

Sempre più spesso le aziende si rivolgono al video per la sua capacità di fornire informazioni più coerenti a un maggior numero di persone a costi inferiori. Se volete saperne di più su come la piattaforma video di Panopto può contribuire a migliorare la collaborazione e la comunicazione in tutta la vostra azienda, contattate il nostro team per una dimostrazione personalizzata.