Da oltre un decennio, i lavoratori considerano la possibilità di lavorare da remoto uno dei benefit più importanti. Le ricerche indicano che il numero di persone che considerano la propria casa come luogo di lavoro principale è aumentato dell'80% dal 2005. E con il 79% dei lavoratori statunitensi che dichiara di voler lavorare da casa almeno per parte del tempo, la tendenza al telelavoro non accenna a fermarsi.

In risposta alla crescente diffusione del lavoro da remoto, negli ultimi anni è aumentata notevolmente anche la disponibilità di strumenti che facilitano la comunicazione e la collaborazione di gruppo. Da strumenti di messaggistica come Lync e Slack, a strumenti di gestione dei progetti come Asana e Trello, fino ad applicazioni di collaborazione come Google Drive e Smartsheet, oggi chi lavora da remoto ha a disposizione un'ampia gamma di strumenti per rimanere produttivo e connesso con altri team remoti.

L'autrice Alexandra Samuel, nel suo eccellente articolo per l'Harvard Business Review intitolato " Collaborare online a volte è meglio che di persona ", sostiene che la collaborazione online può spesso essere preferibile alla collaborazione in presenza. Nell'articolo, la Samuel afferma che la collaborazione online è particolarmente adatta a risolvere tre tipi specifici di problemi: problemi di tempo, problemi di distanza e problemi di comunicazione.

Risolvere i problemi di tempo attraverso la collaborazione online

Per le aziende globali con dipendenti e partner sparsi in tutto il mondo, i fusi orari possono spesso rappresentare un ostacolo alla produttività se non gestiti in modo efficiente. Uno dei principali vantaggi della collaborazione online, citato dalla signora Samuel, è la possibilità di lavorare 24 ore su 24, 7 giorni su 7, consentendo ai team virtuali di trasferire il lavoro a un collega o a un team in un altro fuso orario e di avere la fase successiva pronta per essere ripresa all'inizio del giorno lavorativo successivo.

Tuttavia, affinché i cicli di produzione 24 ore su 24, 7 giorni su 7, siano efficaci, è fondamentale che i dipendenti documentino correttamente il lavoro svolto prima di consegnarlo a fine giornata a un membro del team remoto. Senza la documentazione, i membri del team remoto potrebbero avere domande o incontrare ostacoli che potrebbero ritardare il ciclo di produzione.

Sebbene molte aziende si affidino alla documentazione testuale, leggere lunghi paragrafi di istruzioni può risultare, nella migliore delle ipotesi, noioso, e nella peggiore, portare a ignorare o trascurare qualsiasi passaggio. Se la documentazione o la comunicazione diventano un collo di bottiglia, i video possono offrire una soluzione rapida ed efficace. Anche con un semplice programma di registrazione dello schermo e una webcam o la fotocamera dello smartphone, i colleghi possono facilmente registrarsi mentre documentano ogni aspetto del loro lavoro.

Visualizza un video di documentazione di esempio creato con Panopto sotto:

 

Sfruttare la distanza a proprio vantaggio

La collaborazione online consente ai team remoti all'interno della stessa azienda di lavorare insieme. Permette inoltre alle aziende di avvalersi di team e risorse provenienti da altre organizzazioni o sedi. Un esempio sono le società di consulenza o di servizi esterne, così come i servizi di lavoro on-demand come oDesk e Fiverr, che possono aiutare le aziende a risolvere rapidamente problemi che richiedono competenze o conoscenze specifiche attualmente non disponibili internamente.

Assicurati che le risorse remote che coinvolgi abbiano tutte le informazioni necessarie per portare a termine il progetto con successo. Fornire ai team virtuali l'accesso alla knowledge base video della tua azienda può ridurre la necessità di formazione e onboarding in presenza, che spesso richiedono molto tempo e sono costosi.

Migliorare la comunicazione tra team virtuali

Uno dei migliori consigli offerti dalla signora Samuel nel suo articolo è che la collaborazione online consente alle aziende di adattarsi a una gamma più ampia di stili di comunicazione e di lavoro. Non tutti i gruppi lavorano al meglio seduti attorno a un tavolo a fare brainstorming. Per problemi complessi o definiti in modo ambiguo, offrire una combinazione di strumenti che supportino al meglio le diverse modalità di comunicazione dei lavoratori da remoto può contribuire a stimolare la creatività e la capacità di problem solving. La signora Samuel suggerisce che strumenti di mappatura mentale virtuale come Lucidchart e Mindmeister possono aiutare i pensatori visivi a concettualizzare le soluzioni, mentre i membri del team che necessitano di confini più definiti possono utilizzare strumenti di gestione dei progetti online come Basecamp per stabilire obiettivi e scadenze specifici.

Strumenti basati su video per la collaborazione in team

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