10年以上前から、労働者は在宅勤務ができることを最も重要な仕事の特典の1つとして位置づけている。 調査によると、自宅を主な仕事場と考えている人の数は、2005年以来80％も増加している。 また、米国の労働者の79％が少なくとも一部は在宅勤務を希望していると回答しており、在宅勤務のトレンドが止まる気配はない。

在宅勤務の増加に対応して、グループのコミュニケーションとコラボレーションを促進するツールの可用性もここ数年で急激に増加しています。 LyncやSlackなどのメッセージングツールから、AsanaやTrelloなどのプロジェクト管理ツール、 GoogleドライブやSmartsheetなどのコラボレーションアプリケーションまで、今日のテレワーカーは、生産性を維持し、他のリモートチームに接続するためのツールに事欠きません。

著者のアレクサンドラ・サミュエルは、ハーバード・ビジネス・レビューの優れた作品で「オンラインのコラボレーションは対面よりも時々優れている」という題で、オンラインコラボレーションが対面でのコラボレーションよりも好ましいことが多いと考えています。記事の中で、Samuelさんは、オンラインコラボレーションは、時間問題、距離問題、コミュニケーションの問題という3つの特定の問題を解決するのに適していると主張しています。

オンラインコラボレーションによる時間の問題の解決

社員やパートナーが世界中に散らばっているグローバル企業にとって、時差は効率的に管理されなければ生産性を低下させる要因となります。Samuel氏は、オンラインコラボレーションの主な利点として、24時間365日の制作サイクルを挙げています。これにより、バーチャルチームは、別のタイムゾーンにいる同僚やチームに仕事を引き継ぎ、翌日の仕事開始時には次の段階の仕事ができるようになっています。

しかし、24時間365日の生産サイクルを効果的に行うためには、従業員が1日の終わりにリモートチームのメンバーに渡す前に、自分が行った作業を適切に文書化することが重要です。文書化されていないと、リモートチームのメンバーが質問したり、障害物にぶつかったりして、生産サイクルが遅れる可能性があります。

多くの企業がテキストベースの文書に頼っていますが、段落ごとの手順を読み解くのは退屈ですし、最悪の場合、無視されたり見過ごされたりすることもあります。文書化やコミュニケーションがボトルネックになっている場合、ビデオは迅速で効率的なソリューションを提供します。スクリーンレコーダー、ウェブカメラ、スマートフォンのカメラがあれば、同僚が自分の作業の様子を記録することができ、作業の進捗状況を確認することができます。

Panoptoで制作されたドキュメントビデオのサンプルは以下の通りです。

 

距離を活かして

オンラインコラボレーションにより、同じ会社内のリモートチームが協力することができます。また、企業は他の組織や場所のチームやリソースを採用することもできます。 oDeskやFiverrなどのオンデマンドの労働サービスに加えて、外部のコンサルティング会社やサービス会社がその一例です。これらのサービスは、企業が現在社内で利用できない特定のスキルや専門知識を必要とする問題を迅速に解決するのに役立ちます。

プロジェクトを成功させるために必要なすべての情報をリモートリソースに提供する。バーチャルチームに貴社の ビデオナレッジベース へのアクセスを提供することで、時間と費用のかかる対面式のトレーニングやオンボーディングの必要性を減らすことができます。

仮想チーム間のコミュニケーションの改善

Samuel氏が記事の中で述べている最も優れたアドバイスの一つは、オンラインコラボレーションによって、企業はより幅広いコミュニケーションとワークスタイルに対応できるということです。すべてのグループが、テーブルを囲んでブレインストーミングをするのに最適なわけではありません。 複雑な問題や定義が曖昧な問題に対しては、 リモートワーカーの様々なコミュニケーション方法をサポートするツールを組み合わせて提供することで、創造性と問題解決を促進することができます。Samuel氏は、LucidchartやMindmeisterのようなバーチャルマインドマップツールは、ビジュアルシンカーが解決策を構想するのに役立ち、より明確な境界線を必要とするチームメンバーは、Basecampのようなオンラインプロジェクト管理ツールを使って、具体的な目標やスケジュールを設定することができると提案しています。

チームコラボレーションのためのビデオベースのツール

ますます、企業はより一貫性のある情報をより多くの人々に低コストで提供する能力のためにビデオに目を向けています。 Panoptoのビデオプラットフォームが会社全体のコラボレーションとコミュニケーションの改善にどのように役立つかについて詳しく知りたい場合は、今すぐ私たちのチームに連絡して、パーソナライズされたデモンストレーションを行ってください。