10年以上前から、労働者は在宅勤務ができることを最も重要な仕事の特典の1つとして位置づけています。調査によると、自宅を主な仕事場と考えている人の数は、2005年以来80%増加しています。また、米国の労働者の79％が、少なくとも一部は在宅勤務を希望していると回答しており、在宅勤務のトレンドはとどまるところを知りません。

リモートワークの増加に伴い、グループコミュニケーションやコラボレーションを促進するツールもここ数年で急成長している。LyncやSlackのようなメッセージングツールから、AsanaやTrelloのようなプロジェクト管理ツール、Google DriveやSmartsheetのようなコラボレーションアプリケーションまで、今日のテレワーカーは生産性を維持し、他のリモートチームとのつながりを保つツールに事欠かない。

著者のアレクサンドラ・サミュエル氏はHarvard Business Review誌に寄稿した "Collaborating Online is Sometimes Better than Face-to-Face"（オンラインコラボレーションは時には対面よりも優れている）というタイトルの優れた記事の中で、オンラインコラボレーションは対面コラボレーションよりも望ましい場合が多いと述べている。この記事の中でサミュエル氏は、オンラインコラボレーションは3つの特定の種類の問題を解決するのに適していると主張している：時間の問題、距離の問題、コミュニケーションの問題。

オンライン・コラボレーションによる時間問題の解決

従業員やパートナーが世界中に散らばっているグローバル企業にとって、時差は効率的に管理されなければ、しばしば生産性を低下させる要因となる。サミュエル氏が挙げたオンライン・コラボレーションの主な利点のひとつは、24時間365日の生産サイクルである。これにより、バーチャル・チームは別のタイムゾーンにいる同僚やチームに仕事を引き継ぎ、翌日の仕事開始までに次の段階の仕事を再び取り掛かることができる。

しかし、24時間365日の生産サイクルを効果的なものにするためには、1日の終わりにリモートメンバーに仕事を引き継ぐ前に、従業員が自分の行った仕事を適切に文書化することが重要です。文書がないと、リモートチームのメンバーは疑問を持ったり、生産サイクルを遅らせる障害にぶつかったりする可能性がある。

多くの企業がテキストベースの文書に頼っているが、何段にもわたる手順を読み進めるのはよくても退屈で、最悪の場合、無視されたり見落とされたりすることもある。文書化やコミュニケーションがボトルネックになる場合、動画が迅速で効率的な解決策となる。スクリーンレコーダーとウェブカメラ、またはスマートフォンのカメラさえあれば、同僚は自分の進捗状況をあらゆる角度から簡単に記録することができる。

Panoptoで作成したドキュメンテーションビデオのサンプルを以下でご覧ください：

 

距離を生かす

オンラインコラボレーションは、同じ会社内の遠隔地にいるチームが一緒に仕事をすることを可能にします。また、他の組織や拠点からチームやリソースを雇用することも可能です。oDeskやFiverrのようなオンデマンドの労働サービスに加え、外部のコンサルティング会社やサービス会社もその一例で、現在社内にない特定のスキルや専門知識を必要とする問題を迅速に解決することができる。

プロジェクトを成功させるために必要なすべての情報を、リモート・リソースに提供する。バーチャル・チームに自社のビデオ・ナレッジ・ベースへのアクセスを提供することで、時間のかかる（そして往々にして費用のかかる）対面トレーニングやオンボーディングの必要性を減らすことができます。

バーチャルチーム間のコミュニケーション改善

サミュエル氏の記事の中で最も優れたアドバイスのひとつは、オンラインコラボレーションによって企業はより幅広いコミュニケーションやワークスタイルに対応することができるということです。すべてのグループがテーブルを囲んでブレーンストーミングをするのがベストというわけではありません。複雑な問題や定義が曖昧な問題に対しては、リモートワーカーの様々なコミュニケーション方法を最適にサポートするツールを組み合わせて提供することで、創造性と問題解決を促進することができます。Samuel氏は、LucidchartやMindmeisterのようなバーチャルマインドマッピングツールは、ビジュアル思考の人が解決策を構想するのに役立ち、より明確な境界線を必要とするチームメンバーは、Basecampのようなオンラインプロジェクト管理ツールを使って具体的なゴールとスケジュールを設定することができると提案している。

チーム・コラボレーションのためのビデオベースのツール

より多くの人に、より一貫した情報を、より低コストで提供できる動画に注目する企業が増えています。Panoptoのビデオプラットフォームが、企業全体のコラボレーションとコミュニケーションの向上にどのように役立つのか、詳細をお知りになりたい場合は、今すぐ弊社チームまでお問い合わせください。