10年以上にわたり、従業員は在宅勤務の選択肢を最も重要な福利厚生の一つとして挙げてきました。調査によると、自宅を主な職場と見なす人の数は2005年以降80％増加しています。また、米国の労働者の79％が「少なくとも一部の時間は在宅勤務をしたい」と回答しており、在宅勤務の傾向に衰えの兆しは見られません。

リモートワークの拡大に伴い、ここ数年でグループでのコミュニケーションやコラボレーションを円滑にするツールの数も急増しています。LyncやSlackといったメッセージングツールから、AsanaやTrelloのようなプロジェクト管理ツール、さらにはGoogle DriveやSmartsheetのようなコラボレーションアプリに至るまで、今日のテレワーカーは、生産性を維持し、他のリモートチームと連携するためのツールを豊富に利用できるようになっています。

アレクサンドラ・サミュエル氏は、『ハーバード・ビジネス・レビュー』に掲載された「オンラインでの協働は、対面よりも優れている場合がある」と題する優れた記事の中で、オンラインでの協働は対面での協働よりも望ましい場合が多いと論じている。同記事において、サミュエル氏は、オンラインでの協働は、時間的な問題、距離的な問題、そしてコミュニケーション上の問題という3つの具体的な課題の解決に特に適していると主張している。

オンラインでの協働による時間問題の解決

世界中に従業員やパートナーを抱えるグローバル企業にとって、時差は効率的に管理されなければ、生産性の低下を招く要因となりかねません。サミュエル氏が挙げるオンラインコラボレーションの主な利点の一つは、24時間365日の生産サイクルです。これにより、バーチャルチームは別のタイムゾーンにいる同僚やチームに業務を引き継ぎ、翌日の業務開始時には次の段階の作業がすぐに再開できる状態になります。

しかし、24時間365日の生産サイクルを効果的に機能させるためには、従業員が1日の終わりにリモートチームのメンバーに業務を引き継ぐ前に、自身の作業内容を適切に記録しておくことが重要です。記録が残されていないと、リモートチームのメンバーが疑問を抱いたり、障害に直面したりして、生産サイクルが遅延する恐れがあります。

多くの企業ではテキストベースのドキュメントが主流ですが、長々とした手順の説明を読み通すのは、良くて退屈な作業であり、最悪の場合、無視されたり見落とされたりすることさえあります。ドキュメントやコミュニケーションが業務のボトルネックとなっている場合、動画は迅速かつ効率的な解決策となります。スクリーンレコーダーとウェブカメラ、あるいはスマートフォンのカメラさえあれば、同僚たちは作業の進捗状況のあらゆる側面を、自ら簡単に記録することができます。

Panopto を使用して作成されたドキュメンテーション動画のサンプルをご覧ください：

 

距離を味方につける

オンラインでのコラボレーションにより、同一企業内の遠隔チームが連携して業務を行うことが可能になります。また、企業は他の組織や拠点のチームやリソースを活用することも可能になります。外部のコンサルティング会社やサービス企業はその一例であり、oDeskやFiverrのようなオンデマンド人材サービスも同様です。これらは、社内に現在ない特定のスキルや専門知識を必要とする問題を、企業が迅速に解決するのに役立ちます。

外部のリソースを招き入れる際は、プロジェクトを成功させるために必要な情報がすべて揃っていることを確認してください。バーチャルチームに自社の動画ナレッジベースへのアクセス権を提供することで、時間のかかる（そして多くの場合、費用もかかる）対面での研修やオンボーディングの必要性を減らすことができます。

バーチャルチーム間のコミュニケーションの改善

サミュエル氏が記事の中で述べている最も有益な助言の一つは、オンラインでの共同作業により、企業はより多様なコミュニケーションスタイルや働き方に対応できるようになるという点です。すべてのチームが、テーブルを囲んでブレインストーミングを行うのが最も効果的というわけではありません。 複雑で定義が曖昧な問題に対しては、リモートワーカーの多様なコミュニケーション方法を最適にサポートするツールを組み合わせることで、創造性や問題解決能力を刺激することができます。サミュエル氏は、LucidchartやMindmeisterのような仮想マインドマップツールが、視覚的な思考をするメンバーが解決策を概念化するのに役立つ一方、より明確な枠組みを必要とするチームメンバーは、Basecampのようなオンラインプロジェクト管理ツールを使って具体的な目標やスケジュールを設定できると提案しています。

チームコラボレーションのための動画活用ツール

より多くの人々に、より一貫性のある情報を低コストで提供できるという利点から、動画を活用する企業が増えています。Panopto 動画プラットフォームが、社内のコラボレーションやコミュニケーションの向上にどのように役立つかについて詳しく知りたい方は、ぜひ弊社チームまでご連絡いただき、個別デモをご予約ください。