- コラボレーション
職場での動画共有の4つの問題点
ご存知ですか？職場での動画撮影がブームになっています。
密かなスポーツストリーミングではなく、最新のバイラルセンセーションを共有するのでもなく、最新のYouTubeヒットをクリックするのでもなく、本当の価値のあるビジネス動画で、本当の価値のあるビジネスROIを実現します。
世界中の組織において、動画は、従業員の学習・開発の拡大とトレーニングコストの削減、経営陣や人事担当者とのエンゲージメントの向上 コミュニケーションメッセージ 、ソーシャルラーニングやコラボレーティブイノベーションの実現・促進、オンボーディングやセールスイネーブルメントの標準化・拡張など、マーケティング、セールス、カスタマーサービスなどの従来のビジネス用途に加えて、非常に多くの用途に不可欠なツールとなっています。
しかし、その可能性と広さにもかかわらず、企業のITエコシステムで動画をサポートするための措置を講じている企業はほとんどありません。
本日 Forrester 社が発表したレポートによると、大企業のうち、動画に対応した企業ソリューションを導入しているのは、わずか半数に過ぎませんでした。このデータは、中堅・中小企業にとってはさらに大きな懸念材料であり、5社に2社しか動画に関する独自の課題に取り組んでいません。
多くの企業が、動画を他のコンテンツと同様に扱い、従業員が自分のニーズに合わせて最適な方法で使用することに満足しています。原理的には、柔軟性と技術的進化を受け入れるアプローチです。 しかし、実際には、従業員が動画を使用できるようにするための包括的な計画を持たないと、一般的に4つの深刻な問題が発生します。
1.最大ファイルサイズ - "SharePoint問題"
ウェブカムやスマートフォンからの短い動画でも、最も広く使われているエンタープライズ・コンテンツ・マネジメント・システムの最大ファイルサイズをすぐに超えてしまいます。
iPhone 5sで撮影した60秒の動画は、80MBのファイルになりました。どちらもSharePointのデフォルトの最大ファイルサイズである50MBをすでに超えています。
もちろん、SharePointの最大ファイルサイズを大きくすることはできますが、それは2GBまでです。これでは、iPhone 5sで撮影した25分程度の動画しか撮影できません。30～60分のトレーニングセッション、四半期ごとのアップデートの発表、技術的なプロセスのデモなど、ビジネス動画の一般的な使用例には不十分です。
これは SharePoint に限った問題ではありません。 多くの組織で利用されている LMS にも同じ問題があります。
Cornerstoneは、1ファイルあたり100MBの制限があります。Doceboは128MBに制限されています。Moodleでは200MBまで可能ですが、ファイルタイプによってはもっと少ない容量に制限される場合があります。
2. 動画の中を探す - "グーグル問題"
動画は、Googleでさえインデックス作成と検索の方法を理解していない企業データの1つです。 確かに、Google や多くのエンタープライズ システムでは、動画ファイルに手動で追加した追加データ(タイトル、説明、作成者、タグ、コメント)を検索できますが、 動画の実際のコンテンツを確認することはできません。
この問題は、一般的に動画が30～60分で、企業のビデオライブラリのかなりの部分が2～4時間のトレーニングセッションであるような組織環境では、さらに大きくなります。手作業で追加されたメタデータのみを見ている通常の検索エンジンでその動画内で議論されているコンセプトをすべてキャプチャし、索引を付け、発見する術はありません。 つまり、タグに記載されていないものは事実上失われてしまうのです。
また、従来の検索方法では、関連する録画を見つけることができたとしても、従業員が必要な瞬間を見つけることはできません。例えば、2時間のトレーニング動画のタイムラインを検索して、必要なトピックをカバーする5分間を探さなければならないとしたら、これがどれほどフラストレーションのたまる（非効率な）作業であるかはすぐにお分かりいただけるでしょう。
動画を使えば
動画を検索しやすくするには？
3. 動画を安全に共有するために - "YouTube問題 "について
動画ファイルはサイズが大きくなります。業務の一環として動画を録画している社員の多くは、それらの大きなファイルを単にデスクトップに保存するだけでは（多くの動画やスクリーンキャプチャのソリューションでは一般的な結果です）、すぐにストレージ容量の問題が発生します。
また、動画ファイルはほとんどの場合、共有されることを前提に作られています。仕事で動画を録画する社員のほとんどは、準備ができた瞬間に同僚と共有する方法を探しています。
目的が保存であれ、共有であれ、あるいはその両方であっても、放っておいた社員は最も便利な場所に動画をアップロードしてしまいます。そして、その場所が最良の選択肢であることはほとんどありません。
多くの場合、従業員は既存の会社の共有ドライブまたはネットワーク LAN にファイルをアップロードすることを選択します。 ただし、これらのサイトが動画用に最適化されていることはめったにありません。 動画のファイルサイズが大きいのに対応しておらず、ノートパソコンやタブレット、スマートフォンに動画を効果的にストリーミングしたり、動画コンテンツを検索したりすることはできません。
また、特にファイルが大きすぎて社内のファイル共有サイトには対応できない場合、従業員は既に知っている公開共有サイトをデフォルトで使用します。 YouTubeの場合もあります。 時々Dropbox。 時には、他の数十(数百とは言わないまでも)の公共ストレージサイトの1つであることもあります。 問題は変わらず 、社内の機密情報や機密情報が、競合他社、報道機関、投資家など、あらゆる人に見つかる可能性のある 壁の外側にあるのです。
4.フォーマットの非互換性 - 「Flash問題」
私たちは、新しい技術は常に古い技術に対応しなければならないと考えていますが、 それが真実ではないことを知っています。例えば、AppleはiPhoneやiPadでFlash動画をサポートしていません。このことは、Flashでエンコードされた動画のアーカイブを持っている企業にとって大きな問題となります。
もちろん、iPhoneがFlashに対応していないことについては、問題の表層をなぞっているだけに過ぎません。
現在使用されているタブレットやスマートフォン、そしてそれぞれの録画・視聴機能の数は膨大であり、新しいデバイスが登場するたびに増えていく可能性があります。
また、この問題はモバイルデバイスに限ったことではなく、企業内で一般的に使用されている多くの種類の動画は、専用のプレーヤーがなければ見ることができません。WebEx でエンコードされたデフォルトの録画ファイルや、多くの種類の画面録画ファイル、その他の特殊な動画は、iPhone や Android タブレットはもちろん、一般的な PC でも再生できない場合があります。
従業員は、ビジネス動画を録画するためにも、見るためにも、自分の好きなデバイスを使います。企業内では、それらのデバイスが調和して存在し、ファイルの互換性の問題で従業員が重要なトレーニングやコミュニケーション動画から締め出されないようにするために、今こそ誰かが確認しなければなりません。
エンタープライズ動画ストレージ＆共有ソリューション
これらの問題はいずれも克服できないものではありません。
最大ファイルサイズを調整したり、動画ファイルを手動でエンコードして制限値に収まるようにすることも可能です。
光学式文字認識やSpeech-to-Textなどの動画検索技術に投資し、社内のコンテンツ管理システムに、動画コンテンツのインデックス作成時にこれらのツールを使用するためのスクリプトを組み込むことができます。
ファイアウォールを設定して、YouTubeやDropBoxなどのサイトにアクセスできないようにすることもできます。
既存のさまざまな動画ファイル形式をモバイル対応に変換するスクリプトを作ることもできます。
しかし、ほとんどの企業にとって、動画に対応するために必要な初期費用、時間、継続的な開発とメンテナンスは、特にIT組織がスリム化された時代においては、あまりにも高額であるという現実があります。
しかし、ここ数年、このような課題を解決する新しいタイプの企業向けソフトウェアが登場しています。市場では「動画コンテンツ管理システム」（video CMS ）と呼ばれていますが、一般的には secure video library（セキュアビデオライブラリ）と呼ばれることが多いようです。
オンデマンドのデモを視聴する >> Panopto:YouTubeにはないものがすべてあります
動画CMSは、動画特有のニーズに合わせて構築されたコンテンツリポジトリです。動画CMSは、クラウドまたはファイアウォールの内側のサーバーに設置され、企業の動画に関する問題を解決するのに役立ちます。
- 数GBの大容量動画ファイルや、さらに数TBの大容量ビデオライブラリに対応
- 動画の実際のコンテンツをインデックス化して検索することが可能になりました。
- 動画のファイル形式（コンテナやコーデック）や配信先のデバイスを選びません。既存の動画をモバイルフレンドリーなフォーマットに変換する普遍的な方法を提供し、あらゆるデバイス向けに動画を標準化します。
- デバイスのハードディスク容量や回線速度に関わらず、モバイルデバイスへの動画ストリーミングを可能にする
- また、動画ファイルのフォーマットが進化しても、動画CMSは新しいフォーマットに対応したアップデートをリリースするだけなので、心配する必要はありません。