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職場での動画共有に関する4つの問題点
ご存知ですか？職場での動画活用が急速に広がっています。
こっそりスポーツ中継を視聴することでも、話題の動画をシェアすることでも、YouTubeの最新ヒット動画をクリックすることでもありません。真に価値あるビジネス動画こそが、真に価値あるビジネス上のROIをもたらすのです。
世界中の組織において、動画は、マーケティング、営業、顧客サービスといった従来のビジネス用途に加え、従業員の学習と能力開発を拡大しつつ研修コストを削減し、経営陣や人事部門からのメッセージに対する従業員の関与を高め、ソーシャルラーニングや共同イノベーションを促進・支援し、新入社員研修や営業支援を標準化・拡大するなど、多岐にわたる分野で不可欠なツールとなっています。
しかし、その可能性や普及度の高さにもかかわらず、自社のIT環境において動画対応を推進する措置を講じている企業は依然として少ない。
フォレスター社の最新の調査によると、大企業のうちビデオ向けのエンタープライズソリューションを導入しているのはわずか半数にとどまっている。中小企業に至っては、ビデオ特有の課題に対処できているのは5社中2社に過ぎず、このデータはさらに深刻な懸念材料となっている。
あまりにも多くの組織が、動画を他のコンテンツと同様に扱い、従業員が各自のニーズに合わせて自由に利用することを容認しています。原則として、これは柔軟性と技術の進化を受け入れるアプローチと言えますが、実際には、従業員が動画を活用できるよう包括的な計画を立てていないと、一般的に以下の4つの深刻な問題が生じることになります：
1. ファイルの最大サイズ — 「SharePointの問題」
ウェブカメラやスマートフォンで撮影した短い動画でさえ、最も広く利用されているエンタープライズ・コンテンツ管理システムの最大ファイルサイズをすぐに超えてしまう。
iPhone 5sで録画したわずか60秒の動画でも、ファイルサイズは80MBになります。iPhone 4で同じ動画を撮影すると、さらに大きくなり、150MBにもなります。これらはいずれも、SharePointのデフォルトの最大ファイルサイズである50MBをすでに超えています。
もちろん、組織側でSharePointの最大ファイルサイズを引き上げることは可能ですが、上限は2GBまでです。それでもiPhone 5sで撮影した動画なら25分分しか保存できません。30～60分の研修セッション、四半期ごとの進捗報告、技術プロセスのデモ、あるいはその他の一般的なビジネス動画の用途のほとんどには、到底足りません。
これはSharePointに限った問題ではありません。多くの組織が利用しているLMSにも、同様の問題が見られます。
Cornerstoneでは、1ファイルあたりの最大容量は100MBです。Doceboは128MBまでです。Moodleでは200MBまで可能ですが、ファイルの種類によっては、それよりかなり少ない容量に制限される場合があります。
2. 動画内の検索 — 「Googleの問題」
動画は、Googleでさえインデックス化や検索の方法を確立できていない唯一の企業データです。確かに、Googleや多くの企業システムは、動画ファイルに手動で追加したデータ（タイトル、説明文、作成者、タグ、コメントなど）を検索することはできますが、動画そのものを分析することはできません。 動画の実際の内容.
この問題は組織内ではさらに深刻化します。組織内では、動画の長さが通常30分から60分程度であり、企業動画ライブラリの大部分は2時間や4時間に及ぶ研修セッションで構成されているからです。手動で入力されたメタデータのみを参照する通常の検索エンジンでは、その動画で取り上げられているすべての概念を捕捉し、インデックス化し、検索対象にすることは不可能です。つまり、それらのタグに記載されていない情報は、事実上失われてしまうことになります。
また、従来の検索方法で関連する録画を見つけられたとしても、従業員が必要とする正確な場面を見つける手助けにはなりません。2時間にも及ぶ研修動画のタイムラインを、必要なトピックが扱われている5分間を見つけるために、一コマずつ探さなければならない状況を想像してみてください。そうすれば、これがどれほど苛立たしく（そして非効率的であるか）がすぐにわかるでしょう。
動画を検索しやすくすることで、
動画を検索しやすくすることで、どれくらいのコスト削減が可能でしょうか？
3. 動画を安全に共有する — 「YouTubeの問題」
動画ファイルは容量が大きいものです。業務の一環として動画を録画する多くの従業員は、こうした大容量のファイルを単にデスクトップに保存する（多くの動画や画面録画ソリューションではよくある結果です）だけで、すぐにストレージ容量の問題が生じると感じています。
動画ファイルも、ほとんどの場合、共有するために作成されます。業務で動画を撮影する従業員の多くは、動画が完成したその瞬間に、同僚と共有する方法を模索しています。
目的が保存であれ、共有であれ、あるいはその両方であっても、適切な指導がないままに任せておけば、従業員は自分にとって最も便利な場所に動画をアップロードしてしまうでしょう。そして、彼らが選ぶ場所は、ほとんどの場合、最適な選択肢とは言えません。
多くの場合、従業員は既存の社内共有ドライブやLANにファイルをアップロードすることを選択します。しかし、こうした場所は動画用に最適化されていることはほとんどありません。巨大な動画ファイルサイズに対応するよう設計されておらず、ノートパソコン、タブレット、スマートフォンへの動画ストリーミングも効率的ではなく、動画コンテンツの検索もできません。
それ以外の場合、特にファイルが社内ファイル共有サイトには大きすぎる場合、従業員は普段利用している公開共有サイトを利用しがちです。YouTubeであることもあれば、Dropboxであることもあります。あるいは、他にも数十（あるいは数百）ある公開ストレージサイトのうちの1つを利用することもあります。 問題は相変わらず変わらない — 社内の、機密扱いとなる可能性のある組織情報が、今や社外に流出しています 競合他社、報道関係者、投資家、あるいはその他の関係者が閲覧できる場所。
4. フォーマットの非互換性 — 「フラッシュ問題」
新しい技術は常に古い技術に対応すべきだと考えがちですが、実際にはそうではないことは周知の事実です。例えば、AppleはiPhoneやiPadのいずれにおいてもFlash動画に対応していないことで有名です。その結果、Flash形式でエンコードされた動画のアーカイブを保有する組織にとっては、深刻な懸念事項が生じます。つまり、Apple製デバイスを使用している従業員（おそらく50％以上）が、それらの動画にアクセスできるようにするにはどうすればよいのでしょうか？
もちろん、iPhoneがFlashに対応していないという問題は、氷山の一角に過ぎない。
利用可能なタブレットやスマートフォン、そしてそれらそれぞれの録画・再生機能の組み合わせは膨大であり、新しいデバイスが登場するたびにさらに拡大する可能性がある。
この問題はモバイル端末に限ったことではありません。企業内で一般的に使用されている多くの種類の動画は、専用のプレーヤーなしでは再生できません。WebExでデフォルトにエンコードされた録画や、多くの種類の画面録画、その他の特殊な動画は、iPhoneやAndroidタブレットはおろか、標準的なPCでも再生できない場合があります。
従業員は、業務用動画の録画や視聴に、自分たちが適切だと考えるあらゆるデバイスを使用するでしょう。企業においては、今こそ、そうしたあらゆるデバイスが円滑に連携できるようにし、ファイルの互換性の問題だけで、従業員が重要な研修や連絡用の動画にアクセスできなくなることがないように、誰かが対策を講じるべき時です。
企業向けビデオストレージおよび共有ソリューション
これらの問題はどれも、解決できないようなものではありません。
貴社では、ファイルサイズの最大制限を引き上げ、その制限内に収まるよう動画ファイルを手動でエンコードすることができます。
光学文字認識（OCR）や音声文字変換（STT）といった動画検索技術に投資し、動画コンテンツのインデックス作成時にこれらのツールを利用できるよう、社内コンテンツ管理システムにスクリプトを組み込むことができます。
YouTubeやDropBoxなどのサイトへのアクセスを防ぐために、ファイアウォールを設定することができます。
既存のさまざまな動画ファイル形式を受け入れ、モバイル端末で再生可能な形式に変換するスクリプトを作成することも可能です。
しかし、多くの組織にとって、動画への対応に追われる形で必要な初期費用、時間、そして継続的な開発・保守にかかるコストは、現実的に見てあまりにも高額すぎる――特にIT部門のスリム化が進む現代においてはなおさらである。
しかし、ここ数年で、組織内での動画利用に伴うこうした課題やその他の課題に対処する、新しいタイプのエンタープライズソフトウェアが登場しました。市場ではこれを「ビデオコンテンツ管理プラットフォーム（ビデオCMS）」と呼んでいますが、同様に「セキュアな動画ライブラリ」と呼ばれることもよくあります。
オンデマンドでデモを見る >>Panopto：YouTubeにはないすべてがここにある
ビデオCMSとは、動画特有のニーズに合わせて構築されたコンテンツリポジトリです。クラウド上に配置されるか、ファイアウォール内のサーバーにインストールされるビデオCMSは、以下の方法で企業の動画運用における課題を解決します：
- 数GB規模の巨大な単一動画ファイルから、さらに大規模な数TB規模の動画ライブラリまで対応
- 動画の実際のコンテンツ（音声に含まれるすべての言葉や画面に表示されるすべての文字）をインデックス化する検索機能を実現します（もちろん、従来の動画メタデータも含まれます）。
- 動画のファイル形式（コンテナやコーデック）や、配信先のデバイスを問わず、既存の動画をモバイル対応フォーマットに変換する汎用的な方法を提供し、あらゆるデバイス向けに動画を標準化します。
- お使いの端末のハードディスク容量や接続速度に関係なく、モバイル端末へ動画をストリーミング再生できます
- また、動画ファイル形式が進化しても、動画CMSは新しい形式に対応するアップデートをリリースするだけなので、ユーザーはそれらについて心配する必要はありません