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인사 관련 서류가 세금 신고서만큼 작성하기 어렵나요?
미국에서 4월 15일은 지나치게 세세하게 관리하는 경향이 있는 상사처럼 달력에 다가옵니다. 이 날은 인생에서 단 두 가지 확실한 일 중 하나인 주 및 연방 소득세 신고 마감일을 기념하는 날입니다.
미국에서 세금은 대부분의 사람들이 시도하는 가장 혼란스러운 절차로 명성이 자자합니다. 여러 공식 신고 양식이 있으며, 그중 특정 납세자와 관련된 양식은 소수에 불과합니다. 그리고 미국 국세청에서 양식을 이해하기 쉽게 만들기 위한 노력을 기울인 후에도 각 문서의 모든 줄은 여전히 회계 전문 용어로 가득 차 있거나 답답할 정도로 모호한 경우가 대부분입니다.
무엇보다도, 설명을 돕기 위한 자료조차도 혼란을 가중시킬 뿐입니다. 예를 들어, 2페이지 분량의 짧은 양식인 양식 1040A의 지원 자료는 84페이지 분량의 설명용 PDF로 보완되어 있습니다.
누군가 1040A를 알아낼 수 없다면 84페이지에 달하는 FAQ가 도움이 될 가능성이 얼마나 될까요?
다행히도 미국 납세자에게는 더 나은 방법이 있습니다. 회계 회사, 세무 대리인 및 여러 비영리 단체는 동영상의 강력한 기능을 교육 도구로 활용하여 세금 신고서 작성 방법을 더 쉽게 이해할 수 있도록 노력해 왔습니다.
Laws.com의 이 동영상에서는 1040A를 작성하는 방법을 3분 이내에 모두 설명합니다. 이 동영상은 파워포인트 슬라이드를 선명하게 조합하여 필수 정보를 먼저 소개한 다음, 간단한 화면 녹화를 추가하여 양식을 작성하는 방법을 단계별로 설명합니다. 84페이지에 걸쳐 설명하는 내용을 몇 분 만에 동영상으로 쉽게 이해할 수 있습니다.
비디오로 복잡한 다단계 프로세스를 간단하게 교육하기
귀사의 인사 양식이 오늘날의 세금 신고서보다 더 쉽게 작성할 수 있나요?
국세청의 문제가 관료주의적 비효율성의 전형적인 문제, 즉 현대 조직이 수십 년 전에 개선한 프로세스의 유물이라고 생각하고 싶을 수 있습니다.
하지만 너무 확신하지 마세요.
많은 조직에서 수십 개, 때로는 수백 개의 프로세스가 여전히 현대 납세를 안내하는 동일한 양식 중심의 데이터 프로세스에 의존하고 있습니다. 401k 가입 및 업데이트 양식, 의료 및 생명 보험 혜택 가입 양식, 기타 수십 가지 인사 서류와 같은 직원 복지 양식과 I9 및 W4와 같은 연방 양식은 명백한 예입니다.
조직에서 이러한 프로세스를 디지털화하여 더 이상 실제 서류 작업이 필요하지 않다고 해도 문제가 해결되는 것은 아닙니다. 디지털 양식은 여전히 양식이며 직원들이 이를 이해하고 작성해야 합니다.
이는 실제 비용과 관련된 문제입니다. 대부분의 직원에게 있어 복리후생 등록 양식을 정확하게 작성하는 것은 심각한 문제이며, 직원과 회사 모두 절대 실수하고 싶지 않은 부분입니다. 따라서 대부분의 경우 인사팀은 각 세부 사항을 올바르게 작성하기 위해 열심히 노력하면서 질문과 질문을 거듭하게 되고, 이는 인사 담당자가 다른 프로젝트에 사용할 수 있는 시간을 빼앗아 갑니다.
일부 조직, 특히 정기적으로 채용하는 조직에서는 온보딩에 등록을 포함시켜 무작위로 들어오는 복리후생 관련 질문을 최소화하려고 하지만 이 역시 비용이 발생하므로 다른 직원의 양식 작성을 돕기 위한 전담 직원을 두어야 합니다.
양식이 올바르게 작성되었는지 확인하는 것은 대부분의 조직에서 일상적인 작업입니다.
이메일 목록에 사람을 추가하려면 양식이 필요하고, 노트북이나 모바일 기기를 업데이트하려면 양식이 필요하며, 경비 계정에는 양식이 필요하고, 출장에는 양식이 필요한 등 대부분의 조직은 복리후생 등록 외에도 다양한 종류의 양식으로 가득 차 있습니다.
이는 단순한 양식에 불과하며, 더 큰 의미에서 보면 우리가 일상 업무에서 사용하는 많은 도구는 실제로는 복잡한 양식의 웹에 불과합니다. Salesforce와 같은 CRM 도구, SharePoint와 같은 CMS 도구, Eloqua와 같은 마케팅 자동화 소프트웨어 등 이 모든 도구는 일련의 개별 양식에서 정보를 관리하고 실행하는 것을 중심으로 만들어진 도구입니다.
더 심각한 문제는 대부분의 조직에서 직원들이 이러한 양식을 사용하는 데 있어 아무리 복잡하거나 단순하더라도, 일상 업무에 필수적이거나 그렇지 않더라도, 직원들이 필요한 모든 것을 올바르게 작성하는 방법을 쉽게 배울 수 있는 방법을 제공하지 않는다는 점입니다.
위의 예에서 Laws.com이 보여준 것처럼 연방 소득세 양식도 동영상으로 3분 이내에 설명할 수 있기 때문에 안타까운 일입니다.
직원들에게 양식을 쉽게 작성하는 방법을 가르치고 쉽게 반복할 수 있도록 돕는 비디오
인사팀은 물론 조직 내 양식에 의존하는 다른 팀에서도 84페이지에 달하는 PDF 없이도 간단한 동영상을 통해 직원들이 작성해야 하는 모든 문서를 안내하고 포괄적인 단계별 지침을 제공할 수 있습니다.
동영상은 교육 자료를 시각적으로 만들어 단계를 더 쉽게 이해할 수 있도록 도와주므로 더 많은 직원이 처음에 양식을 올바르게 작성할 수 있습니다.
각 양식에 대한 교육을 녹화하면 안전한 회사 비디오 라이브러리에서 언제 어디서나 온디맨드로 해당 자료를 사용할 수 있습니다. 문서 자체에서 동영상 링크를 제공하여 직원들이 빠르게 액세스할 수 있도록 할 수도 있습니다.
또한 이러한 비디오를 비디오 라이브러리에 저장하면 직원들이 해당 녹화물에서 관련 순간을 검색하고 찾을 수 있습니다. Panopto의 비디오 검색 기능은 라이브러리에 있는 모든 비디오의 모든 단어와 화면에 표시된 모든 단어를 색인화하여(Panopto로 녹화했는지 여부와 관계없이) 팀원들이 궁금한 점이 있으면 즉시 해당 답변을 찾아서 빨리 감기를 할 수 있도록 도와줍니다.
무엇보다도 동영상을 사용하면 HR 팀이 동일한 FAQ에 반복해서 답변하는 대신 새롭고 가치 있는 프로젝트에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다. 특히 대규모 조직의 경우, 이는 그 자체로 ROI가 됩니다.
비디오로 조직의 온보딩 프로세스를 더 쉽게 만드는 방법 알아보기
핸드북보다 더 설득력 있고 현장 이벤트나 세미나보다 더 비용 효율적인 동영상은 기업이 직원 온보딩에 투자할 수 있는 최고의 방법 중 하나입니다. 백서를 다운로드하고 올바른 비디오 플랫폼이 어떻게 온보딩 프로세스를 보다 쉽고 일관성 있게 만들어 온보딩 프로세스를 혁신하는 데 도움이 되는지 알아보세요.