Die durchschnittliche Person wechselt im Laufe ihres Berufslebens zwölfmal den Arbeitsplatz und verbringt im Durchschnitt fünf Jahre in jeder Funktion.

Das mag zwar nach einer kurzen Zeitspanne klingen, aber in der heutigen wissensbasierten Wirtschaft hat ein durchschnittlicher Mitarbeiter bereits nach wenigen Jahren in einem Unternehmen eine Fülle an kritischem Erfahrungswissen angehäuft, dessen Verlust die Unternehmensleistung beeinträchtigen kann.

Die Herausforderung besteht darin, dass die Betriebszugehörigkeit immer kürzer und die beruflichen Fähigkeiten immer spezieller werden, so dass die meisten Unternehmen nicht wissen, welches Fachwissen sie verloren haben, bis nach ein Mitarbeiter geht.

Laut der Harvard Business Review (HBR)gibt es vor allem vier Bereiche, in denen Unternehmen am meisten unter dem Weggang von Experten leiden:

• Beziehungen - Ihre Experten wissen, wer die anderen Experten sind und wann sie eingesetzt werden müssen.
• Reputation - Kunden können an den Fähigkeiten Ihres Unternehmens zweifeln, wenn ihre Erfahrungen mit einem neuen Mitarbeiter nicht mit den Erfahrungen mit Ihrem früheren Mitarbeiter vergleichbar sind.
• Nacharbeit - Der neue Mitarbeiter muss Zeit damit verbringen, Dinge zu lernen, die der ausscheidende Mitarbeiter bereits wusste (unabhängig davon, wie viel neues Wissen der neue Mitarbeiter mitbringt).
• Erneuerung - Innovationen beruhen oft auf jahrelanger Erfahrung und Fachkenntnis in Bezug auf ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung, so dass der Verlust erfahrener Mitarbeiter die Entwicklung neuer Ideen beeinträchtigen kann.

Nach einer Befragung von Dutzenden von CTOs, CIOs und Top-Personalmanagern fand HBR heraus, dass die Kosten, die mit dem Verlust von Fachexperten verbunden sind, auf bis zu 20-mal höher als die typischen Kosten für Personalbeschaffung und Schulung.

Lassen Sie das einen Moment auf sich wirken.

Das bedeutet, dass Unternehmen, die Maßnahmen ergreifen, um ihr institutionelles Wissen vor dem Ausscheiden zu schützen, einen deutlichen Vorteil gegenüber der Konkurrenz haben. Und obwohl die Erfassung des Mitarbeiterwissens von ausscheidenden Mitarbeitern Teil eines umfassenderen, ganzheitlichen Offboarding-Prozesses sein sollte, beginnen erfolgreiche Unternehmen oft damit, den Transfer von Expertenwissen in Angriff zu nehmen, bevor ein Mitarbeiter überhaupt seine Kündigung einreicht.

Im Folgenden geben wir Ihnen Tipps für den Transfer von wichtigem Fachwissen, sowohl vor als auch nach der Kündigung eines Mitarbeiters, der Ihr Unternehmen verlässt.

 

4 Tipps für den Wissenstransfer von ausscheidenden Mitarbeitern

Vor dem Offboarding

Anreize für das Teilen von Abkürzungen, Lösungen und anderen Hacks

Weiche Informationen können genutzt werden, um anderen zu helfen, effizienter zu arbeiten, bessere Entscheidungen zu treffen und ähnliche Probleme zu lösen. Da die kleinen Dinge oft von größeren Problemen überschattet werden, zahlt es sich aus, diese Art des Austauschs unter allen Mitarbeitern zu fördern, und zwar ständig.

Machen Sie es sich mit einem Video leichter:

Wir alle kennen die E-Mail mit 17 Aufzählungspunkten und einem halben Dutzend Screenshots, die eine nützliche Lösung für ein Routineproblem beschreiben sollen. Diese Art von Dokumentation ist jedoch mühsam zu erstellen - aber die Aufnahme eines kurzen Videos mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung kann wesentlich schneller sein (und wird auch eher angesehen). Ein Mitarbeiter kann einfach seinen Bildschirm und sich selbst bei der Präsentation des Hacks aufnehmen, so dass andere die Informationen und Strategien in einem Bruchteil der Zeit aufnehmen können, die für das Aufschreiben und Erstellen von Screenshots erforderlich wäre.

Wissensaustausch überall ermöglichen

In größeren Organisationen (und zunehmend auch in mittelständischen Unternehmen) überschneiden sich die Fähigkeiten und das Wissen, das an einer bestimmten Stelle benötigt wird, oft mit denen an anderen Arbeitsplätzen im ganzen Land oder auf der ganzen Welt. Im Idealfall möchten Sie nicht, dass Ihre Mitarbeiter Lösungen für Probleme neu erfinden, die Ihre Mitarbeiter in anderen Niederlassungen bereits gelöst haben. Daher sollten Sie Systeme zur gemeinsamen Nutzung von Wissen einführen, die soziales Lernen unterstützen und von jedem Gerät aus jederzeit und überall auf der Welt durchsuchbar und zugänglich sind.

Machen Sie es sich mit einem Video leichter:

Es ist erfolgreicher, Mitarbeiter dazu zu bewegen, ein paar Minuten damit zu verbringen, ein Video-Tutorial für einen neuen Prozess oder ein neues System aufzunehmen und zu teilen, als sie zu bitten, alles schriftlich zu dokumentieren (insbesondere wenn einige Mitglieder des Teams sich in einer gemeinsamen Sprache nicht ganz so sicher fühlen). Eine Unternehmensvideoplattform wie Panopto es jedem leicht, nicht nur jederzeit Wissen aufzunehmen, sondern es auch zu teilen und durchsuchbar zu machen. PanoptoSmart Search-Technologie macht jedes gesprochene Wort und jedes auf dem Bildschirm angezeigte Wort in einem Video durchsuchbar, sobald es in Ihr Video-Content-Management-Systemhochgeladen wurde.

 

Weiterführende Lektüre: Lassen Sie Ihre Experten in den Ruhestand gehen - nicht ihr Fachwissen

 

Beim Offboarding von Mitarbeitern

Lassen Sie Ihren Experten Lernpfade erstellen, um wichtige Prozesse zu erfassen

Ein Lernpfad ist eine spezielle Art des Mikrolernens, die neuen Mitarbeitern (oder jemandem, der neu in einer bestimmten Rolle ist) dabei helfen soll, sich bestimmte Fähigkeiten anzueignen, indem die Schulung in kurze, in einer geordneten Abfolge präsentierte Informationseinheiten unterteilt wird. Idealerweise sollte die Erstellung eines Lernpfads von einem organisatorischen Prozess geleitet werden, der für einen ausscheidenden Mitarbeiter einfach genug ist, um ihm zu folgen, und einen effektiven Schulungskurs hervorbringt, der auf die nächste Person in der Rolle zugeschnitten ist.

Machen Sie es sich mit einem Video leichter:

Mit Videos lassen sich Lernpfade schnell erfassen, egal ob Sie sie in kürzere Videos aufteilen und in einer Wiedergabeliste strukturieren oder einfach ein längeres Video aufnehmen und Kapitel hinzufügen möchten. Die Videoplattform Panoptoist für strukturiertes Lernen konzipiert und erstellt daher automatisch ein Inhaltsverzeichnis, mit dem Mitarbeiter längere Video-Schulungsmodule aufzeichnen können, um während ihres Offboardings Informationen schnell und flüssig zu übertragen. Und da Panopto jedes in jeder Aufzeichnung gesprochene und gezeigte Wort durchsuchbar Panopto , können neue Mitarbeiter auch in längeren Videos bestimmte Details bei Bedarf sofort finden und schnell vorwärts spulen.

Sehen Sie sich an, wie wir bei Panopto Wissen von ausscheidenden Mitarbeitern weitergeben:

 

Lassen Sie Ihren Experten Ratschläge für die nächste Person in seiner Position geben

Dies ist ein schneller und einfacher Schritt, mit dem wesentliche Kenntnisse erfasst werden können, die normalerweise bei der Dokumentation von Prozessen und harten, technischen Fähigkeiten, die für eine Rolle erforderlich sind, übersehen werden. Befragen Sie die ausscheidenden Mitarbeiter nach dem Wissen, das sie an die Nachfolger weitergeben würden. Stellen Sie Fragen wie die folgenden:

• Was sind drei Dinge, die Sie gelernt haben und von denen Sie wünschten, Sie hätten sie schon zu Beginn Ihrer Tätigkeit gewusst?
• Was ist die größte Herausforderung, der sich Ihr Nachfolger stellen wird? Welchen Rat würden Sie ihm geben?
• Auf welche zwei Initiativen sind Sie besonders stolz? Was macht sie wirksam?

Machen Sie es sich mit einem Video leichter:

Sie könnten Ihren ausscheidenden Mitarbeiter bitten, einen schriftlichen Fragebogen auszufüllen. Sie können auch einfach das gesamte oder einen Teil des persönlichen Gesprächs auf Video aufnehmen und einen Teil der Zeit nutzen, um kurze Folgefragen zu stellen, um einen wichtigen Punkt zu vertiefen und weitere Informationen zu erhalten. So erhalten Sie auf Anhieb ehrlichere Antworten vom Mitarbeiter und es bleibt ihm mehr Zeit, andere wichtige Projekte zu Ende zu bringen.

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Die End-to-End-Videoplattform für UnternehmenPanoptovereinfacht das Aufzeichnen, Bearbeiten, Teilen und Suchen von Videos, sodass das Erfassen und Weitergeben von institutionellem Wissen einfacher denn je wird. Kontaktieren Sie unser Team, um eine kostenlose Testversion von Panopto anzufordern und zu erfahren, wie es Ihr Unternehmen unterstützen kann.