Der Durchschnittsmensch wechselt heutzutage im Laufe seiner Karriere zwölfmal den Arbeitsplatz und verbringt im Schnitt fünf Jahre in jeder Position.

Und auch wenn das nach einem kurzen Zeitraum klingt, so hat der durchschnittliche Mitarbeiter in der heutigen Wissensökonomie bereits nach wenigen Jahren in einem Unternehmen einen reichen Schatz an wichtigem, erfahrungsbasiertem Wissen angesammelt, dessen Verlust sich negativ auf die Unternehmensleistung auswirken kann.

Die Herausforderung besteht darin, dass die Beschäftigungsdauer immer kürzer und die beruflichen Fähigkeiten immer spezialisierter werden, sodass die meisten Unternehmen erst nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters wissen, welches Fachwissen sie verloren haben .

Laut Harvard Business Review (HBR) gibt es insbesondere vier Bereiche, in denen Unternehmen den Verlust von Experten am stärksten zu spüren bekommen:

• Beziehungen – Ihre Experten wissen, wer die anderen Experten sind und wann sie diese hinzuziehen sollten.
• Reputation – Kunden könnten an den Fähigkeiten Ihres Unternehmens zweifeln, wenn ihre Erfahrung mit einem neuen Mitarbeiter nicht mit ihrer Erfahrung mit einem früheren Mitarbeiter vergleichbar ist.
• Nacharbeit – der neue Mitarbeiter muss Zeit damit verbringen, Dinge zu lernen, die der ausscheidende Mitarbeiter bereits wusste (unabhängig davon, wie viel neues Wissen der neue Mitarbeiter mitbringt).
• Regeneration – Innovation basiert oft auf jahrelanger Erfahrung und Expertise mit einem bestimmten Produkt oder einer Dienstleistung, daher kann der Verlust erfahrener Mitarbeiter die Entwicklung neuer Ideen beeinträchtigen.

Nach Befragungen von Dutzenden von CTOs, CIOs und Top-Personalmanagern stellte HBR fest, dass die Kosten, die mit dem Verlust von Fachexperten verbunden sind, bis zu 20 Mal höher sein können als die üblichen Rekrutierungs- und Schulungskosten.

Lass das einen Moment sacken.

Fast zwei Drittel der Unternehmen verfügen über keinen oder nur einen unzureichenden formalen Offboarding-Prozess. Organisationen, die Maßnahmen ergreifen, um ihr institutionelles Wissen vor dem Verlust von Mitarbeitern zu schützen, haben daher einen deutlichen Wettbewerbsvorteil. Die Sicherung des Mitarbeiterwissens sollte zwar Teil eines umfassenderen, ganzheitlichen Offboarding-Prozesses sein, doch erfolgreiche Unternehmen beginnen oft schon vor der Kündigung eines Mitarbeiters mit der Planung des Wissenstransfers.

Im Folgenden geben wir Tipps zum Transfer wichtiger Fachkenntnisse sowohl vor als auch nach der Kündigung eines Mitarbeiters.

 

4 Tipps für den Wissenstransfer von ausscheidenden Mitarbeitern

Vor dem Ausscheiden

Anreize für den Austausch von Abkürzungen, Lösungen und anderen Tricks schaffen

Immaterielle Informationen können anderen helfen, effizienter zu arbeiten, bessere Entscheidungen zu treffen und ähnliche Probleme zu lösen. Da Kleinigkeiten oft von größeren Problemen überschattet werden, lohnt es sich, diese Art des Austauschs unter allen Mitarbeitern kontinuierlich zu fördern.

Mit Video wird es einfacher:

Wir alle kennen diese E-Mails mit 17 Stichpunkten und einem halben Dutzend Screenshots, die eine nützliche Lösung für ein alltägliches Problem beschreiben sollen. Solche Dokumentationen sind jedoch mühsam zu erstellen – ein kurzes Video mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung geht da deutlich schneller (und wird mit größerer Wahrscheinlichkeit angesehen). Ein Mitarbeiter kann einfach seinen Bildschirm aufnehmen und die Lösung präsentieren, sodass andere die Informationen und Strategien in einem Bruchteil der Zeit aufnehmen können, die zum Aufschreiben und Erstellen von Screenshots nötig wäre.

Ermöglichen Sie den Wissensaustausch überall

In größeren Organisationen (und zunehmend auch in mittelständischen Unternehmen) überschneiden sich die für eine Position benötigten Fähigkeiten und Kenntnisse häufig mit denen anderer Positionen im ganzen Land oder sogar weltweit. Idealerweise sollten Mitarbeiter keine Lösungen für Probleme neu erfinden müssen, die Kollegen in anderen Niederlassungen bereits gelöst haben. Daher empfiehlt es sich, Wissensmanagementsysteme zu nutzen, die soziales Lernen fördern und jederzeit und überall auf der Welt von jedem Gerät aus durchsuchbar und zugänglich sind.

Mit Video wird es einfacher:

Sie erzielen deutlich bessere Ergebnisse, wenn Sie Mitarbeiter dazu bewegen, ein paar Minuten für die Aufnahme und das Teilen eines Video-Tutorials zu einem neuen Prozess oder System aufzuwenden, als wenn Sie sie bitten, alles schriftlich zu dokumentieren (insbesondere wenn einige Teammitglieder sich in einer gemeinsamen Sprache nicht ganz so sicher fühlen). Eine Enterprise-Videoplattform wie Panopto ermöglicht es jedem, jederzeit Wissen aufzuzeichnen, zu teilen und durchsuchbar zu machen. Dank Panopto intelligenten Suchtechnologie von Panopto ist jedes gesprochene und jedes auf dem Bildschirm gezeigte Wort in einem Video durchsuchbar, sobald es in Ihr Videomanagementsystem hochgeladen wurde .

 

Weiterführende Lektüre: Lassen Sie Ihre Experten in den Ruhestand gehen – nicht ihre Expertise.

 

Während des Ausscheidens von Mitarbeitern

Lassen Sie Ihren Experten Lernpfade erstellen, um wichtige Prozesse zu erfassen.

Ein Lernpfad ist eine spezielle Form des Mikrolernens, die neuen Mitarbeitern (oder solchen in einer neuen Rolle) helfen soll, sich bestimmte Kompetenzen anzueignen. Die Schulungsinhalte werden in kurze, aufeinander aufbauende Informationseinheiten unterteilt. Idealerweise sollte die Erstellung eines Lernpfads auf einem organisatorischen Prozess basieren, der für ausscheidende Mitarbeiter leicht nachvollziehbar ist und einen effektiven, auf die Nachfolge zugeschnittenen Schulungskurs für den nächsten Mitarbeiter in der jeweiligen Rolle hervorbringt.

Mit Video wird es einfacher:

Mit Videos lassen sich Lernpfade schnell erfassen, egal ob man sie in kürzere Videos aufteilen und in einer Playlist strukturieren oder einfach ein längeres Video aufnehmen und Kapitel hinzufügen möchte. Panopto Die Videoplattform von [Name des Unternehmens] ist für strukturiertes Lernen konzipiert und erstellt daher automatisch ein Inhaltsverzeichnis. So können Mitarbeiter längere Video-Schulungsmodule aufzeichnen, um Informationen während ihres Ausscheidens aus dem Unternehmen schnell und reibungslos weiterzugeben. Und weil Panopto Dadurch wird jedes gesprochene und gezeigte Wort in jeder Aufnahme durchsuchbar gemacht, sodass neue Mitarbeiter bei Bedarf sofort bestimmte Details finden und schnell dorthin vorspulen können, selbst in längeren Videos.

Sehen Sie, wie wir bei Panopto Wissen von ausscheidenden Mitarbeitern transferieren :

 

Lassen Sie Ihren Experten Ratschläge für den Nachfolger in seiner Position geben.

Dies ist ein schneller und einfacher Schritt, mit dem sich wichtiges Wissen erfassen lässt, das bei der Dokumentation von Prozessen und den für eine Stelle erforderlichen technischen Fähigkeiten üblicherweise übersehen wird. Befragen Sie ausscheidende Mitarbeiter zu dem Wissen, das sie an ihre Nachfolger weitergeben möchten. Stellen Sie beispielsweise folgende Fragen:

• Welche drei Dinge haben Sie gelernt, von denen Sie sich wünschten, Sie hätten sie schon zu Beginn Ihrer Tätigkeit gewusst?
• Was ist die größte Herausforderung, der sich Ihr Nachfolger stellen muss? Welchen Rat würden Sie ihm geben?
• Auf welche zwei Initiativen sind Sie besonders stolz? Was macht sie so erfolgreich?

Mit Video wird es einfacher:

Sie könnten Ihren ausscheidenden Mitarbeiter bitten, einen schriftlichen Fragebogen auszufüllen. Alternativ könnten Sie das persönliche Austrittsgespräch ganz oder teilweise auf Video aufzeichnen und die verbleibende Zeit für kurze Nachfragen nutzen, um tiefergehende Informationen zu einem wichtigen Punkt zu erhalten. So erhalten Sie direkt ehrlichere Antworten vom Mitarbeiter und er hat mehr Zeit, andere wichtige Projekte abzuschließen.

Sie möchten den Austrittsprozess von Mitarbeitern mithilfe von Videos unterstützen?

Panopto umfassende Videoplattform für Unternehmen vereinfacht das Aufnehmen, Bearbeiten, Teilen und Suchen von Videos. So wird die Erfassung und Weitergabe von institutionellem Wissen einfacher denn je. Kontaktieren Sie unser Team für eine kostenlose Testversion von Panopto und erfahren Sie, wie die Plattform Ihr Unternehmen unterstützen kann.