Êtes-vous prêt à franchir le pas et à changer votre système de gestion vidéo (VMS) pour atteindre les objectifs d'apprentissage de votre institution ? En tant qu'élément essentiel de votre écosystème EdTech, nous comprenons les défis qui accompagnent cette transition. Votre fournisseur actuel ne répond peut-être pas à vos besoins, et le choix du bon VMS peut être le facteur décisif pour atteindre vos objectifs. 

Qu'est-ce que cela signifie pour votre établissement ? Dans notre webinaire intitulé Comment réussir la transition vers votre nouveau VMS, Matt Dennis, expert en apprentissage vidéo chez Panopto, partage les points faibles courants des VMS, les critères de sélection et les questions fréquentes qui peuvent se poser lors de la recherche d'un nouveau VMS. Nous avons retenu les points clés et les partageons ici afin de vous guider tout au long du processus, vous permettre de prendre une décision éclairée et choisir la solution parfaite pour vos besoins.

1. Déterminer les problèmes auxquels vous êtes confrontés

Selon le 2023 Video Trends in Higher Education Report, seulement 30,2 % des établissements d'enseignement supérieur sont satisfaits de leur VMS actuel. Les solutions qui semblaient "suffisantes" pendant la pandémie sont maintenant examinées de près, car les établissements recherchent des plateformes fiables, conviviales et adaptables qui peuvent les soutenir à long terme. Malgré tout le temps, l'énergie et les ressources consacrés au choix d'un VMS, il arrive parfois que le temps ne soit pas à la hauteur des efforts déployés.

Un autre fait intéressant révélé dans le rapport est que la facilité d'utilisation, l'assistance à la clientèle et le coût sont les principaux facteurs contribuant à la satisfaction à l'égard du VMS. Quels sont donc les problèmes auxquels vous êtes confrontés ? Commencez par déterminer ce qui ne fonctionne pas pour vous et quels sont vos besoins.

2. Savoir ce qu'il faut rechercher lors du passage à l'euro

Une fois que vous avez pris conscience des problèmes que vous rencontrez avec votre VMS actuel, il est important de savoir quelles sont les caractéristiques que devrait avoir votre nouveau VMS. 

Un VMS avec des fonctionnalités tout-en-un

Le VMS est-il une solution vidéo tout-en-un permettant d'enregistrer, de diffuser en direct, d'héberger, de partager et de rechercher des vidéos ? Voici quelques questions à se poser :

• De quels types d'équipement avez-vous besoin pour faire fonctionner le VMS et quel est le matériel nécessaire pour diffuser, gérer et visionner les vidéos ? Devrez-vous faire des investissements supplémentaires pour que le système soit pleinement fonctionnel et réponde à vos besoins ? Vous devez vous assurer que vous éliminez tout risque de coûts imprévus.  
• Combien d'entrées vidéo peuvent être capturées simultanément pour des événements, des présentations et des démonstrations ?  
• Le VMS est-il compatible avec les cas d'utilisation les cas d'utilisation spécifiques de votre institution? Il est important d'interroger les parties prenantes pour vous assurer que vous connaissez les cas d'utilisation exacts de votre institution. Il peut s'agir d'une école de médecine qui a besoin de pouvoir accélérer les vidéos pour les étudiants qui traitent des masses d'informations, ou d'une école de droit qui a besoin d'un logiciel adapté aux mobiles pour filmer des simulations de procès.

Extrait de notre Rapport sur les tendances vidéo dans l'enseignement supérieur, les deux principaux cas d'utilisation sont la capture de cours et l'apprentissage à distance, mais nous savons qu'il y en a beaucoup d'autres. L'objectif n'est pas seulement de disposer d'une solution dotée de fonctionnalités uniques, mais de fonctionnalités adéquates qui permettent aux enseignants et aux étudiants d'innover et de créer un nombre infini de cas d'utilisation.

Un VMS facile à utiliser

Le VMS est-il facile à utiliser ? Voici quelques questions à se poser :

• Avez-vous la possibilité de personnaliser l'aspect et la convivialité de votre portail vidéo?
• Avez-vous accès à une processus étape par étape pour enregistrer et partager une vidéo ou diffuser en direct une présentation vidéo?
• Combien de clics faut-il pour enregistrer une vidéo ? 
• Tous les mots parlés et écrits sont-ils automatiquement indexés pour la recherche?
• Comment adapté aux mobiles le VMS est-il adapté aux mobiles et fournit-il une application mobile pour la recherche, la visualisation et la gestion des vidéos ?

Un VMS avec des prix transparents et inclusifs

Le SGV propose-t-il une tarification transparente et globale ? Quels sont les éléments inclus dans le prix de la licence de base et quelles sont les fonctionnalités qui doivent être achetées en tant qu'options supplémentaires ? Certains VMS proposent une tarification complète, tandis que d'autres ont des structures tarifaires à la carte qui ne sont pas toujours transparentes - il est important de choisir ce qui vous convient le mieux.

Un VMS avec un support client de premier plan

Le VMS dispose-t-il d'un un support client de premier plan? Vous ne savez jamais quand vous aurez besoin d'aide - c'est pourquoi il est essentiel de disposer d'un VMS doté d'un excellent service d'assistance à la clientèle. Vous pouvez vous demander si l'assistance clientèle est disponible pour répondre aux problèmes - prendront-ils 10 minutes ou trois heures pour répondre à un problème ? Le support est-il téléphonique ou sous forme de ticket ? Avez-vous accès à des vidéos explicatives ou à des articles clairement documentés qui peuvent vous aider à résoudre un problème avant que vous ne contactiez le centre d'assistance ? Et comment la plateforme vidéo se protège-t-elle contre les pannes et les défaillances du système pendant un événement enregistré ou en direct ?

Un VMS avec des partenariats solides

Enfin, des partenariats solides : dans quelle mesure le VMS s'intègre-t-il s'intègre-t-il à votre équipement technologique existant ? Vous devez trouver un VMS qui s'associe à la technologie que vous utilisez déjà pour vous faciliter la vie. Quelles sont les applications mobiles qui prennent en charge la recherche, la visualisation et la gestion des vidéos ? Dans quelle mesure le spécialiste du produit VMS peut-il gérer avec succès le changement du côté de la solution - vous guidera-t-il à travers les étapes ?

3. Comprendre ce qu'implique le processus de changement de fournisseur

Maintenant que nous savons ce qu'il faut rechercher lorsque vous changez de VMS, examinons ce qu'implique le processus de changement lui-même.

• Sortir des contrats existants. Avez-vous un contrat pluriannuel avec un VMS ? Vous pouvez envisager un VMS qui offre des incitations tarifaires spéciales afin de rendre le changement abordable avant la fin de votre contrat actuel.
• Transférer votre contenu. Votre nouveau VMS doit proposer des services de migration vidéo pour transférer vos fichiers multimédias et métadonnées existants dans une nouvelle vidéothèque.
• Transférez votre utilisateur actuel, ses autorisations et la structure de ses dossiers vers votre nouveau VMS. Les autorisations des utilisateurs et les structures de dossiers peuvent être compliquées, il est donc important de s'assurer qu'elles peuvent être transférées de manière transparente vers votre nouveau VMS.
• Gérer le calendrier et les attentes de la migration. Communiquez d'emblée vos attentes et vos besoins à votre nouveau VMS - souhaitez-vous migrer dans les six semaines ou dans les six mois ? Que vous ayez un besoin urgent de migrer ou que vous souhaitiez le faire progressivement, il est préférable de gérer ces attentes à l'avance.

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Le passage à un nouveau VMS peut sembler une tâche décourageante, mais en adoptant la bonne approche, vous pouvez assurer une transition en douceur et trouver le meilleur VMS pour répondre à vos objectifs d'apprentissage. 

Chez Panopto, nous comprenons les défis liés au changement de plateforme VMS, et nous sommes là pour vous accompagner à chaque étape. Laissez-nous vous aider à prendre une décision éclairée, à choisir la solution adaptée à vos besoins et à libérer le potentiel d'un nouveau VMS qui améliorera l'expérience éducative de votre établissement. Ensemble, nous pouvons mener à bien cette transition et mettre votre établissement sur la voie du succès.

 

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