Êtes-vous prêt à franchir le pas et à changer de système de gestion vidéo (SGV) pour atteindre les objectifs pédagogiques de votre établissement ? En tant qu’acteur essentiel de votre écosystème EdTech, nous comprenons les défis que représente cette transition. Votre fournisseur actuel ne répond peut-être pas à vos besoins, et le choix du bon SGV peut être déterminant pour la réalisation de vos objectifs. 

Alors, qu'est-ce que cela signifie pour votre établissement ? Dans notre webinaire « Comment réussir la migration de votre système de gestion vidéo » , Matt Dennis, expert en formation vidéo chez Panopto , aborde les difficultés courantes liées aux systèmes de gestion vidéo, les critères de sélection et les questions fréquentes que vous pourriez vous poser lors de la recherche de votre nouveau système. Nous avons repris les points clés et les partageons ici afin de vous guider tout au long du processus, de vous permettre de prendre une décision éclairée et de choisir la solution idéale pour vos besoins.

1. Déterminez les problèmes auxquels vous êtes confrontés.

D'après le rapport 2023 sur les tendances vidéo dans l'enseignement supérieur, seuls 30,2 % des établissements d'enseignement supérieur sont satisfaits de leur système de gestion vidéo (SGV) actuel. Les solutions qui semblaient « suffisantes » pendant la pandémie sont désormais remises en question, car les établissements recherchent des plateformes fiables, conviviales et adaptables, capables de les accompagner sur le long terme. Malgré le temps, l'énergie et les ressources considérables investis dans le choix d'un SGV, les résultats ne sont pas toujours à la hauteur des efforts déployés.

Un autre fait intéressant révélé par le rapport est que la facilité d'utilisation, le support client et le coût sont les principaux facteurs contribuant à la satisfaction liée aux systèmes de gestion vidéo (VMS). Quels problèmes rencontrez-vous ? Commencez par identifier ce qui ne vous convient pas et quels sont vos besoins.

2. Sachez ce qu'il faut rechercher lors du changement

Une fois que vous avez identifié les problèmes que vous rencontrez avec votre VMS actuel, il est important de savoir quelles fonctionnalités votre nouveau VMS devrait posséder. 

Un VMS avec des fonctionnalités tout-en-un

Le VMS est-il une solution vidéo tout-en-un permettant d'enregistrer, de diffuser en direct, d'héberger, de partager et de rechercher des vidéos ? Voici quelques questions à se poser :

• De quel type d'équipement avez-vous besoin pour que le système de gestion vidéo (VMS) fonctionne ? Quel matériel est nécessaire pour diffuser, gérer et visionner les vidéos ? Des investissements supplémentaires sont-ils nécessaires pour que le système soit pleinement fonctionnel et réponde à vos besoins ? Il est important d'éviter tout coût imprévu.  
• Combien de flux vidéo peuvent être capturés simultanément pour des événements, des présentations et des démonstrations ?  
• Le système de gestion vidéo (VMS) est-il adapté aux besoins spécifiques de votre établissement ? Il est important de consulter les parties prenantes afin de bien comprendre les cas d’utilisation précis au sein de votre établissement. Vous êtes peut-être une faculté de médecine qui a besoin d’accélérer la lecture des vidéos pour les étudiants qui traitent de grandes quantités d’informations, ou une faculté de droit qui a besoin d’un logiciel compatible avec les appareils mobiles pour filmer des simulations de procès.

D'après notre rapport sur les tendances vidéo dans l'enseignement supérieur, les deux principaux cas d'utilisation sont l'enregistrement des cours et l'apprentissage à distance, mais nous savons qu'il en existe bien d'autres. L'objectif est de proposer une solution complète, dotée des fonctionnalités adéquates pour permettre aux enseignants et aux étudiants d'innover et de créer une infinité de cas d'utilisation.

Un VMS facile à utiliser

Le VMS est-il facile à utiliser ? Voici quelques questions à se poser :

• Avez-vous la possibilité de personnaliser l'apparence de votre portail vidéo ?
• Avez-vous accès à une procédure étape par étape pour enregistrer et partager une vidéo ou diffuser en direct une présentation vidéo ?
• Combien de clics faut-il pour enregistrer une vidéo ? 
• Tous les mots prononcés et écrits sont -ils automatiquement indexés pour la recherche ?
• Dans quelle mesure le VMS est -il compatible avec les appareils mobiles et offre-t-il une application mobile pour la recherche, le visionnage et la gestion des vidéos ?

Un système de gestion vidéo (VMS) avec une tarification transparente et inclusive

Le système de gestion vidéo (VMS) propose-t-il une tarification transparente et tout compris ? Quels éléments sont inclus dans le prix de la licence de base et quelles fonctionnalités sont payantes ? Certains VMS proposent une tarification complète, tandis que d’autres offrent une tarification à la carte parfois opaque ; il est donc important de choisir la solution la plus adaptée à vos besoins.

Un VMS avec un support client de premier ordre

Le VMS offre-t -il un support client de premier ordre ? On ne sait jamais quand on aura besoin d'aide ; c'est pourquoi disposer d'un VMS avec un support client exceptionnel est essentiel. Vous vous demandez peut-être à quelle vitesse le support client réagit aux problèmes : faut-il compter 10 minutes ou trois heures pour obtenir une réponse ? Propose-t-il une assistance téléphonique ou par tickets ? Avez-vous accès à des tutoriels vidéo ou des articles clairs et documentés pour vous aider à résoudre un problème avant de contacter le centre d'aide ? Et comment la plateforme vidéo se protège-t-elle contre les pannes et les défaillances système pendant un événement enregistré ou en direct ?

Un VMS doté de partenariats solides

Enfin, des partenariats solides sont essentiels : dans quelle mesure le VMS s’intègre -t-il à votre infrastructure technologique éducative existante ? Vous souhaitez trouver un VMS compatible avec les technologies que vous utilisez déjà afin de vous simplifier la vie. Quelles applications mobiles permettent la recherche, le visionnage et la gestion des vidéos ? Le spécialiste produit du VMS sera-t-il en mesure de gérer efficacement la migration et de vous accompagner à chaque étape ?

3. Comprendre ce qu'implique le processus de changement

Maintenant que nous comprenons ce qu'il faut rechercher lors du changement de votre VMS, examinons ce qu'implique le processus de changement lui-même.

• Résiliation de contrats existants . Avez-vous un contrat pluriannuel avec un fournisseur de système de gestion vidéo (VMS) ? Il pourrait être judicieux d’envisager un VMS proposant des offres promotionnelles afin de faciliter la transition avant l’échéance de votre contrat actuel.
• Migration de votre contenu. Votre nouveau système de gestion vidéo (VMS) devrait proposer des services de migration vidéo pour transférer vos fichiers multimédias et métadonnées existants vers une nouvelle vidéothèque.
• Transférez vos utilisateurs, permissions et arborescence de dossiers actuels vers votre nouvelle machine virtuelle. Les permissions et l'arborescence des dossiers peuvent être complexes ; il est donc important de s'assurer qu'elles puissent être transférées sans problème vers votre nouvelle machine virtuelle.
• Gérer le calendrier et les attentes liés à la migration. Communiquez vos attentes et vos besoins dès le départ à votre nouveau fournisseur de système de gestion vidéo (VMS) : souhaitez-vous migrer dans les six semaines ou les six mois ? Que votre migration soit urgente ou progressive, il est préférable de gérer ces attentes en amont.

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Passer à un nouveau VMS peut sembler une tâche ardue, mais avec la bonne approche, vous pouvez assurer une transition en douceur et trouver le VMS le mieux adapté à vos objectifs d'apprentissage. 

À Panopto Nous comprenons les défis liés au changement de plateforme de gestion vidéo (VMS) et nous sommes là pour vous accompagner à chaque étape. Laissez-nous vous aider à prendre une décision éclairée, à choisir la solution la mieux adaptée à vos besoins et à exploiter pleinement le potentiel d'un nouveau VMS qui enrichira l'expérience éducative de votre établissement. Ensemble, nous pouvons réussir cette transition et guider votre établissement vers la réussite.

 

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