L’identification, la collecte, la production et l’examen des informations et contenus stockés électroniquement nécessaires aux audits et aux poursuites judiciaires — un processus connu sous le nom de découverte électronique ou eDiscovery — est devenu une procédure juridique fondamentale pour de nombreuses grandes organisations.

La découverte électronique représente un défi de taille. Les entreprises doivent non seulement identifier les informations existantes, mais aussi déterminer où elles sont stockées et comment les collecter, les examiner et les diffuser plus largement – ​​souvent dans des délais stricts, sous peine d'amendes et de sanctions.

Toute information stockée sous forme électronique peut être soumise à production en vertu des règles courantes de la preuve électronique — et bien que cette définition comprenne certainement les documents de bureau et les courriels traditionnels, elle inclut de plus en plus également la vidéo.

Vidéo : Le prochain grand défi de la découverte électronique

La vidéo est aujourd'hui l'un des types de contenu qui connaît la croissance la plus rapide dans le monde de l'entreprise. Elle est utilisée pour tout, des conférences téléphoniques et webinaires à la formation, au marketing, à la communication avec les dirigeants et les investisseurs, à la prospection commerciale, au service client, et bien plus encore.

Il suffit de regarder les données :

• Selon le rapport EMC Digital Universe, les informations non structurées, comme la vidéo, représentent déjà 90 % de toutes les informations numériques créées , et leur croissance est 2 à 3 fois plus rapide que celle des données structurées.
• Palo Alto Networks indique que le volume de flux vidéo sur les réseaux d'entreprise a plus que triplé au cours des six premiers mois de 2012.
• D'après une étude de Gartner, d'ici 2016, les grandes entreprises diffuseront plus de 16 heures de vidéo par employé et par mois, soit 45 minutes de vidéo par jour.

Trois ans seulement après la création de sa propre plateforme vidéo interne, Microsoft a constaté que ses employés enregistraient 9 000 nouvelles vidéos par an, soit près d’une vidéo pour dix employés chaque année.

La vidéo crée 3 défis en matière de découverte électronique

Avec la production croissante de vidéos, la recherche au sein de ces vidéos devient essentielle à la découverte électronique. Or, la vidéo pose trois problèmes distincts aux professionnels de la découverte électronique.

Premièrement : la recherche du contenu réel d'une vidéo a toujours été très difficile.
Les systèmes vidéo traditionnels ne permettent de rechercher des vidéos que par métadonnées ajoutées manuellement, telles que le titre, l'auteur et quelques mots-clés thématiques. Or, les vidéos professionnelles durent généralement de 30 à 60 minutes, voire plus ; il est donc impossible, avec ces métadonnées limitées, de représenter fidèlement l'intégralité du contenu du fichier.

Deuxièmement : le stockage vidéo fragmenté signifie que des fichiers importants peuvent être négligés.
Les organisations qui ne disposent pas d'un système de gestion de contenu vidéo (souvent appelé vidéothèque ou « YouTube d'entreprise ») ont généralement des fichiers vidéo dispersés sur différents sites SharePoint, des partages de fichiers, les disques durs des employés, voire sur des plateformes publiques comme Dropbox et YouTube. Cette dispersion complique l'audit complet des fichiers vidéo et accroît le risque de stockage, de partage ou de conservation inappropriés de documents confidentiels, en dehors des normes de l'entreprise.

Troisièmement : l’examen des fichiers vidéo prend beaucoup de temps et représente un coût important.
Sans outil de recherche vidéo pour y trouver du contenu pertinent, votre processus de découverte électronique obligera inévitablement quelqu'un à parcourir manuellement la chronologie des vidéos pour examiner chaque extrait, voire à visionner chaque fichier en entier. À mesure que les organisations enregistrent de plus en plus de vidéos, les coûts juridiques liés à ce flux de travail peuvent rapidement devenir astronomiques.

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Une meilleure découverte électronique exige une meilleure plateforme vidéo : Panopto

En matière de preuve électronique, la vidéo a franchi un point de non-retour : il n'est tout simplement plus possible de gérer de manière responsable, sans recherche efficace, la quantité de contenu créé chaque jour.

C’est ce qui fait de Smart Search de Panopto un élément absolument essentiel de votre programme de découverte électronique.

La recherche intelligente est l'outil le plus complet du marché pour rechercher le contenu de chaque vidéo de votre bibliothèque. Aucune autre plateforme vidéo d'entreprise ne vous offre une recherche aussi performante que Panopto .

Recherche intelligente par Panopto permet à quiconque de rechercher du contenu vidéo aussi facilement qu'un document, un site web ou un courriel.

Avec la recherche intelligente, chaque enregistrement – ​​récent ou ancien, et qu'il ait été enregistré ou non avec Panopto – peut désormais être recherché :

• Paroles prononcées par n'importe quel locuteur (avec reconnaissance vocale automatique)
• Les mots qui apparaissent n'importe où dans une vidéo, y compris le texte affiché à l'écran lors des captures d'écran (avec reconnaissance optique de caractères).
• Extraits de présentations PowerPoint et Keynote, y compris les notes de l'orateur
• Mots figurant dans les notes ou commentaires publics d'une vidéo

Et Panopto met fin au processus de recherche fastidieux : une fois un mot-clé trouvé dans la vidéo, vous pouvez avancer instantanément jusqu’au moment où il apparaît.

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