Depuis plus d'une décennie, les travailleurs considèrent la possibilité de télétravailler comme l'un des avantages professionnels les plus importants. Les recherches indiquent que le nombre de personnes qui considèrent leur domicile comme leur principal lieu de travail a augmenté de 80 % depuis 2005. Et comme 79 % des travailleurs américains déclarent qu'ils aimeraient travailler à domicile au moins une partie du temps, la tendance au télétravail ne semble pas près de s'arrêter.

En réponse à la croissance du travail à distance, la disponibilité des outils qui facilitent la communication et la collaboration de groupe a également connu une forte croissance au cours des dernières années. Qu'il s'agisse d'outils de messagerie tels que Lync et Slack, d'outils de gestion de projet comme Asana et Trello, ou d'applications de collaboration comme Google Drive et Smartsheet, les télétravailleurs ne manquent pas d'outils pour rester productifs et en contact avec d'autres équipes à distance.

Dans son excellent article intitulé "Collaborer en ligne, c'est parfois mieux que face à face", publié dans la Harvard Business Review, l'auteure Alexandra Samuel estime que la collaboration en ligne peut souvent être préférable à la collaboration en personne. Dans cet article, Mme Samuel affirme que la collaboration en ligne est bien adaptée pour résoudre trois types de problèmes spécifiques : les problèmes de temps, les problèmes de distance et les problèmes de communication.

Résoudre les problèmes de temps grâce à la collaboration en ligne

Pour les entreprises internationales dont les employés et les partenaires sont dispersés dans le monde entier, les décalages horaires peuvent souvent nuire à la productivité s'ils ne sont pas gérés efficacement. L'un des principaux avantages de la collaboration en ligne cités par Mme Samuel est le cycle de production 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, qui permet aux équipes virtuelles de transmettre le travail à un collègue ou à une équipe située dans un autre fuseau horaire et d'être prêtes à reprendre la phase suivante du travail dès le début de la journée suivante.

Toutefois, pour que les cycles de production 24/7 soient efficaces, il est important que les employés documentent correctement le travail qu'ils ont effectué avant de le remettre en fin de journée à un membre de l'équipe à distance. Sans documentation, les membres de l'équipe à distance peuvent avoir des questions ou rencontrer des obstacles qui peuvent retarder le cycle de production.

Bien que de nombreuses entreprises s'appuient sur une documentation textuelle, parcourir des paragraphes d'étapes peut s'avérer fastidieux dans le meilleur des cas, et ignoré ou négligé dans le pire des cas. Si la documentation ou la communication devient un goulot d'étranglement, la vidéo peut offrir une solution rapide et efficace. Avec un simple enregistreur d'écran et une webcam ou un appareil photo de smartphone, les collègues peuvent facilement s'enregistrer en train de documenter tous les aspects de leur progression.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de vidéo de documentation créée avec Panopto :

 

Utiliser la distance à votre avantage

La collaboration en ligne permet aux équipes distantes d'une même entreprise de travailler ensemble. Elle permet également aux entreprises d'employer des équipes et des ressources provenant d'autres organisations ou d'autres lieux. Les sociétés de conseil ou de services externes en sont un exemple, tout comme les services de travail à la demande tels que oDesk et Fiverr, qui peuvent aider les entreprises à résoudre rapidement des problèmes nécessitant des compétences spécifiques ou une expertise actuellement indisponible au sein de l'entreprise.

Assurez-vous que les ressources à distance que vous recrutez disposent de toutes les informations dont elles ont besoin pour mener à bien le projet. En permettant aux équipes virtuelles d'accéder à la base de connaissances vidéo de votre entreprise, vous pouvez réduire la nécessité d'une formation en personne et d'une prise en main qui prennent du temps (et qui sont souvent coûteuses).

Améliorer la communication au sein des équipes virtuelles

L'un des meilleurs conseils que donne Mme Samuel dans son article est que la collaboration en ligne permet aux entreprises de s'adapter à un plus large éventail de styles de communication et de travail. Tous les groupes ne travaillent pas mieux assis autour d'une table pour faire du brainstorming. Pour les problèmes compliqués ou définis de manière ambiguë, offrir une combinaison d'outils qui soutiennent au mieux les différents modes de communication de vos travailleurs à distance peut aider à stimuler la créativité et la résolution de problèmes. Mme Samuel suggère que des outils de cartographie mentale virtuelle tels que Lucidchart et Mindmeister peuvent aider les penseurs visuels à conceptualiser des solutions, tandis que les membres de l'équipe qui ont besoin de limites plus précises peuvent utiliser des outils de gestion de projet en ligne tels que Basecamp pour fixer des objectifs et des délais spécifiques.

Outils vidéo pour la collaboration en équipe

Les entreprises se tournent de plus en plus vers la vidéo pour sa capacité à fournir des informations plus cohérentes à un plus grand nombre de personnes et à moindre coût. Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont la plateforme vidéo de Panopto peut vous aider à améliorer la collaboration et la communication au sein de votre entreprise, contactez notre équipe pour une démonstration personnalisée dès aujourd'hui.