Depuis plus de dix ans, le télétravail figure parmi les avantages professionnels les plus importants pour les travailleurs. Les études montrent que le nombre de personnes considérant leur domicile comme leur principal lieu de travail a augmenté de 80 % depuis 2005. Et avec 79 % des travailleurs américains qui déclarent souhaiter travailler à domicile au moins partiellement, le télétravail ne montre aucun signe de ralentissement.

Face à l'essor du télétravail, l'offre d'outils facilitant la communication et la collaboration au sein des groupes a connu une forte croissance ces dernières années. Des messageries instantanées comme Lync et Slack aux outils de gestion de projet tels qu'Asana et Trello, en passant par les applications collaboratives comme Google Drive et Smartsheet, les télétravailleurs disposent aujourd'hui d'un large éventail d'outils pour rester productifs et connectés aux autres équipes à distance.

Dans son excellent article pour la Harvard Business Review intitulé « Collaborer en ligne est parfois préférable au face-à-face », Alexandra Samuel estime que la collaboration en ligne est souvent préférable à la collaboration en présentiel. Elle y affirme que la collaboration en ligne est particulièrement adaptée pour résoudre trois types de problèmes : les problèmes de temps, les problèmes de distance et les problèmes de communication.

Résoudre les problèmes de gestion du temps grâce à la collaboration en ligne

Pour les entreprises internationales dont les employés et partenaires sont répartis dans le monde entier, les décalages horaires peuvent souvent nuire à la productivité s'ils ne sont pas gérés efficacement. L'un des principaux avantages de la collaboration en ligne, cité par Mme Samuel, réside dans la continuité des cycles de production (24 h/24 et 7 j/7), permettant aux équipes virtuelles de passer le relais à un collègue ou une équipe située dans un autre fuseau horaire et de préparer la phase suivante pour la reprise du travail le lendemain.

Toutefois, pour que les cycles de production 24h/24 et 7j/7 soient efficaces, il est essentiel que les employés documentent correctement leur travail avant de le transmettre, en fin de journée, à un membre de l'équipe à distance. Sans documentation, ce dernier risque d'avoir des questions ou de rencontrer des difficultés, ce qui peut retarder le cycle de production.

Bien que de nombreuses entreprises s'appuient sur une documentation textuelle, parcourir de longs paragraphes d'instructions peut s'avérer fastidieux, voire source d'ignorance ou de négligence. Si la documentation ou la communication devient un point de blocage, la vidéo peut offrir une solution rapide et efficace. Avec un simple enregistreur d'écran et une webcam ou l'appareil photo d'un smartphone, les collaborateurs peuvent facilement se filmer et documenter chaque étape de leur travail.

Visionnez un exemple de vidéo de documentation créée avec Panopto ci-dessous:

 

Tirer parti de la distance

La collaboration en ligne permet aux équipes distantes d'une même entreprise de travailler ensemble. Elle permet également aux entreprises de faire appel à des équipes et des ressources provenant d'autres organisations ou d'autres sites. Les cabinets de conseil ou de services externes en sont un exemple, tout comme les plateformes de travail à la demande telles que oDesk et Fiverr, qui peuvent aider les entreprises à résoudre rapidement des problèmes nécessitant des compétences ou une expertise spécifiques actuellement indisponibles en interne.

Assurez-vous que les ressources distantes que vous mobilisez disposent de toutes les informations nécessaires à la réussite du projet. Leur donner accès à la base de connaissances vidéo de votre entreprise peut réduire le besoin de formations et d'intégrations en présentiel, souvent chronophages et coûteuses.

Améliorer la communication au sein des équipes virtuelles

L'un des meilleurs conseils de Mme Samuel dans son article est que la collaboration en ligne permet aux entreprises de s'adapter à une plus grande diversité de styles de communication et de travail. Toutes les équipes ne sont pas plus productives lorsqu'elles se réunissent autour d'une table pour un brainstorming. Face à des problèmes complexes ou mal définis, proposer un ensemble d'outils adaptés aux différents modes de communication des télétravailleurs peut stimuler la créativité et la résolution de problèmes. Mme Samuel suggère que des outils de mind mapping virtuels comme Lucidchart et Mindmeister peuvent aider les personnes à pensée visuelle à conceptualiser des solutions, tandis que les membres de l'équipe qui ont besoin d'un cadre plus précis peuvent utiliser des outils de gestion de projet en ligne comme Basecamp pour définir des objectifs et des échéances spécifiques.

Outils vidéo pour la collaboration d'équipe

De plus en plus d'entreprises se tournent vers la vidéo pour sa capacité à diffuser des informations plus cohérentes à un public plus large à moindre coût. Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière Panopto La plateforme vidéo de [Nom de l'entreprise] peut contribuer à améliorer la collaboration et la communication au sein de toute votre entreprise. Contactez notre équipe dès aujourd'hui pour une démonstration personnalisée .