Nous vivons à l'ère des solutions toujours plus performantes et complètes. Les plateformes de gestion des talents actuelles couvrent la quasi-totalité de l'expérience collaborateur, du recrutement à la fidélisation, en passant par l'évaluation. Les systèmes de gestion de la relation client (CRM), tels que Salesforce, nous accompagnent tout au long du cycle de vie client, de la prospection et des ventes au support technique et au renouvellement des contrats. Enfin, les systèmes d'automatisation marketing permettent de gérer l'ensemble des actions, de la génération de leads au marketing par e-mail et sur les réseaux sociaux, jusqu'à l'envoi de messages marketing personnalisés.

Pourtant, pour la plupart des organisations, même celles qui possèdent des milliers d'enregistrements dans leur vidéothèque, la création et la gestion de vidéos nécessitent un ensemble complexe de systèmes et de logiciels disparates. Aujourd'hui, une entreprise peut facilement utiliser jusqu'à huit solutions vidéo différentes pour :

1. Enregistrement vidéo à la demande
2. Enregistrement du contenu de l'écran
3. Événements en direct
4. Montage vidéo
5. Compression et transcodage vidéo
6. Indexation du contenu vidéo pour la recherche
7. Stockage et lecture de vidéos
8. Optimisation de la diffusion vidéo sur le réseau d'entreprise

Gérer la vidéo de cette manière est coûteux et inefficace. De plus, cela reviendrait à transporter un ordinateur portable, un point d'accès Wi-Fi, un lecteur MP3, un appareil photo numérique, une caméra GoPro, un traceur GPS et un téléphone ; il n'est plus judicieux de transporter tout cet équipement séparément alors qu'un seul smartphone peut réunir tous ces outils, et bien plus encore.

En matière de vidéo, il existe désormais une technologie unique qui résout les principaux défis auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu'il s'agit d'utiliser la vidéo pour améliorer la formation des employés à distance : un système de gestion de contenu vidéo, ou CMS vidéo .

Qu'est-ce qu'un CMS vidéo exactement ?

Un CMS vidéo est une plateforme centralisée et sécurisée conçue pour la création, la gestion et le partage de contenu vidéo. Il s'agit d'un système unique développé spécifiquement pour répondre aux défis de la formation vidéo à grande échelle.

Voici comment un CMS vidéo résout les problèmes liés à la formation des télétravailleurs

1. Aucune limite de stockage

Un CMS vidéo est conçu pour stocker des fichiers vidéo de plusieurs gigaoctets et des vidéothèques de plusieurs téraoctets. En théorie, il n'y a pas de limite à la taille des fichiers vidéo que vous pouvez importer ni au nombre de vidéos que vous pouvez stocker dans votre CMS vidéo. Même si vous partagez une vidéo de huit heures issue d'une formation d'une journée (un fichier vidéo qui peut facilement atteindre 30 à 40 Go), vous pouvez l'importer telle quelle dans votre CMS vidéo.

Comment est-ce possible ?

La plupart des systèmes de gestion de contenu vidéo proposent une option d'hébergement dans le cloud , qui tire parti de la chute vertigineuse des prix du stockage cloud et des économies d'échelle ramenant les coûts de stockage à un niveau quasi nul. Ces systèmes sont conçus pour évoluer, de sorte que même si votre vidéothèque s'agrandit, vos coûts restent inchangés.

Cette capacité d'adaptation a été démontrée au cours de la dernière décennie. Bien que relativement récent sur le marché des entreprises, le CMS vidéo moderne a été initialement conçu pour répondre aux besoins vidéo des universités actuelles, dont beaucoup, pour des raisons d'accessibilité, enregistrent désormais chaque cours dans chaque salle de classe du campus.

De nombreuses universités abritent désormais d'immenses vidéothèques. L'Université d'Essex, par exemple, un établissement relativement petit au Royaume-Uni, a enregistré 80 000 heures de contenu vidéo dès la première année où elle a commencé à stocker et gérer ses vidéos dans un système de gestion de contenu vidéo (CMS). L'Université d'Arizona, quant à elle, enregistre et stocke désormais 3 000 heures de vidéo par semaine dans son CMS.

Pourquoi est-ce important ?

La plupart des entreprises hébergent une quantité de données vidéo bien inférieure à celle stockée par une université moyenne. Ainsi, même si votre entreprise produit davantage de contenus vidéo, vous ne rencontrerez jamais de limite de taille de fichier ni n'aurez besoin d'acheter d'espace de stockage supplémentaire : un CMS vidéo s'adaptera automatiquement à vos besoins.

2. Formatage automatisé des fichiers vidéo

Les systèmes de gestion de contenu vidéo actuels intègrent des moteurs de transcodage qui garantissent que chaque vidéo de votre bibliothèque sera automatiquement encodée dans un ou plusieurs formats vidéo largement acceptés pour la diffusion en continu.

Du point de vue de la production, un CMS vidéo prend en charge les aspects les plus complexes, en standardisant chaque vidéo que vous téléchargez, quel que soit son format, afin qu'elle soit lisible sur n'importe quel appareil. Du point de vue de la productivité, cela signifie que personne dans votre organisation n'aura plus jamais à consacrer du temps à tester et convertir des fichiers vidéo.

Bien sûr, la méthode exacte varie d'un CMS vidéo à l'autre. Mais en règle générale, le système est programmé pour reproduire automatiquement chaque fichier téléchargé dans la vidéothèque (qu'il soit récent ou ancien, et quel que soit son mode d'enregistrement initial) dans un ou plusieurs formats de fichiers largement disponibles.

Par exemple, à l'heure où nous écrivons ces lignes, le réencodage d'une vidéo au format MP4, composé du codec vidéo H.264 et du codec audio AAC, permettra sa lecture sur la version actuelle de pratiquement tous les navigateurs Web disponibles, sur tous les appareils iOS et sur plus de 90 % des appareils Android.

Demander à un spécialiste de la production de réaliser ce travail pour chaque vidéo de votre bibliothèque serait une tâche colossale. Votre système de gestion de contenu vidéo (CMS) s'en charge automatiquement, généralement en quelques minutes par enregistrement. Selon le CMS utilisé, vous pourrez même traiter plusieurs vidéos simultanément.

Mieux encore, à mesure que la technologie évolue et que les formats de fichiers vidéo courants changent, un CMS vidéo s'adaptera automatiquement. Les mises à jour de votre CMS vidéo prendront en charge les nouveaux formats, garantissant ainsi que personne dans votre organisation n'ait à se soucier des spécifications techniques vidéo.

Que vous disposiez déjà de vidéos de formation dans différents formats de fichiers ou que vous capturiez de nouvelles vidéos de formation, votre système de gestion de contenu vidéo rendra automatiquement toutes vos vidéos lisibles sur n'importe quel appareil utilisé par vos employés.

3. Diffusion vidéo compatible avec le réseau

En théorie, la résolution des problèmes de capacité de stockage et de compatibilité des formats devrait vous permettre de partager n'importe quelle vidéo avec le public de votre choix. En pratique, cependant, un obstacle technique majeur reste à franchir : vos spectateurs doivent pouvoir visionner la vidéo en streaming sur leurs appareils et réseaux personnels.

Un CMS vidéo peut également apporter son aide grâce à l'utilisation du « streaming vidéo moderne ». Cette approche de diffusion vidéo est la même que celle utilisée par Netflix, Hulu et YouTube pour diffuser des vidéos grand public à grande échelle auprès de millions de spectateurs dans le monde entier.

Avec le streaming moderne, les employés ne téléchargent plus les vidéos en entier. Le système de gestion de contenu vidéo (CMS) découpe chaque vidéo en petits segments séquentiels (appelés « chunks »). Ces segments sont ensuite envoyés un par un à l'appareil de l'employé, lus, puis supprimés. Ainsi, les appareils comme les smartphones et les tablettes, dont la capacité de stockage est limitée, ne risquent jamais de manquer d'espace.
Le streaming moderne permet également à votre vidéothèque de s'adapter aux variations de latence du réseau grâce à un processus appelé « streaming à débit adaptatif ». Avec le streaming à débit adaptatif, le CMS vidéo crée plusieurs versions de chaque vidéo de votre bibliothèque. Chaque version représente un niveau de qualité différent (mesuré par le « débit binaire »). Par exemple, un algorithme de débit adaptatif simple pourrait créer trois niveaux de qualité :

1. Une vidéo de haute qualité à un débit binaire élevé
2. Vidéo de qualité moyenne à un débit binaire moyen
3. Et une vidéo de qualité inférieure à un débit binaire inférieur

Pendant la lecture, le système de gestion de contenu vidéo (CMS) optimise la lecture en fonction de la connexion réseau du spectateur en détectant en continu et en temps réel la bande passante disponible. En cas de baisse de bande passante, le CMS ajuste dynamiquement la qualité du flux vidéo. Ainsi, même si la connexion du spectateur change pendant la lecture, le CMS adaptera la qualité et le débit binaire du flux vidéo en conséquence.

Imaginez une employée qui regarde une vidéo de formation sur son smartphone dans le train. Sa connexion est excellente au départ, mais faiblit lorsque le train entre sous terre. Le serveur qui diffuse la vidéo réduit alors le débit à un niveau moyen. En cas de congestion du réseau, le débit passe à un niveau faible. Lorsque le réseau se résorbe, le débit remonte à un niveau moyen, puis, normalement, à un niveau élevé dès que le signal cellulaire s'améliore.

Le spectateur, quant à lui, voit une vidéo qui démarre presque instantanément et se déroule sans interruption. C'est important, car les spectateurs abandonnent généralement une vidéo après seulement deux secondes de mise en mémoire tampon.

Un système de gestion de contenu vidéo (CMS) utilisant le streaming à débit adaptatif garantit aux utilisateurs une expérience de lecture optimale, quel que soit leur appareil ou leur connexion réseau. Comparé à la lecture vidéo sur d'autres plateformes de partage de fichiers, le streaming à débit adaptatif réduit considérablement le temps de démarrage et la mise en mémoire tampon, tout en minimisant la charge sur le réseau de votre entreprise. Résultat : une expérience utilisateur améliorée et une satisfaction accrue pour votre équipe informatique.

4. Recherchez les mots dans vos vidéos

Outre la gestion des fichiers et l'optimisation de la lecture effectuées lors du chargement d'une vidéo sur un CMS vidéo, ces systèmes réalisent automatiquement une autre étape importante pour vous :

L'intégralité du contenu de votre enregistrement, y compris chaque mot prononcé par le présentateur et chaque mot affiché à l'écran, sera indexée pour la recherche.

Contrairement aux anciens systèmes qui s'appuient uniquement sur des balises et des titres manuels pour faciliter la recherche, un CMS vidéo utilise deux technologies plus récentes pour permettre à vos employés de rechercher des informations dans vos enregistrements de manière beaucoup plus exhaustive :

• La reconnaissance vocale automatique (ASR) extrait l'audio d'une vidéo, reconnaît ce qui est dit, l'horodate et l'ajoute à un index de recherche.
• La reconnaissance optique de caractères (OCR) reconnaît le texte qui apparaît à l'écran (dans les diapositives PowerPoint et les enregistrements d'écran), l'horodate et l'ajoute également à l'index de recherche.

Grâce à l'indexation de l'intégralité du contenu de vos vidéos, vos employés peuvent effectuer des recherches dans les vidéos de formation aussi facilement que dans un document textuel de votre base de connaissances. Ils peuvent ainsi trouver n'importe quelle vidéo de votre bibliothèque traitant d'un sujet donné et accéder directement, en quelques secondes, au passage précis qui correspond à leur recherche.

Un système de gestion de contenu vidéo permet à tous les membres de votre organisation de trouver instantanément toutes les informations contenues dans vos vidéos, ce qui signifie que vous n'aurez plus jamais à perdre de temps à étiqueter manuellement les vidéos ou à parcourir la chronologie d'un enregistrement de 30 minutes pour trouver un sujet d'intérêt spécifique.

5. Analyse vidéo avancée

Alors que les plateformes de contenu traditionnelles fournissent des informations limitées sur les tendances de visionnage et l'engagement des utilisateurs de vidéos, un CMS vidéo peut constituer une source d'informations beaucoup plus riche.

L'analyse des données d'utilisation d'un CMS vidéo permet de voir précisément qui a regardé quoi et à quel moment la lecture s'est arrêtée, minute par minute. Vous pouvez ainsi confirmer la présence virtuelle à une formation et vérifier si les participants l'ont terminée. Parallèlement, les données agrégées des vidéos de formation permettent aux formateurs d'identifier les baisses d'engagement. Ces baisses importantes d'audience peuvent les aider à cibler les segments à retravailler.

À l'inverse, si les employés recherchent des idées précises et commencent à regarder une vidéo à un moment donné, les formateurs constateront également ce pic d'activité. De plus, de nombreux systèmes de gestion de contenu vidéo offrent aux formateurs d'autres informations grâce à l'interaction directe avec les employés. Au sein même de la vidéo, ces derniers peuvent poser des questions et participer à des discussions thématiques. Cela permet souvent aux formateurs d'obtenir des retours précieux pour identifier les parties d'un cours qui ne trouvent pas d'écho auprès du public, ou qui suscitent un intérêt particulier.

Les quiz interactifs sont désormais une fonctionnalité standard de la plupart des systèmes de gestion de contenu vidéo. Ils permettent de vérifier la compréhension des concepts clés par les spectateurs tout au long de la vidéo, au fur et à mesure de leur présentation. Ces quiz renforcent non seulement l'apprentissage des étudiants, mais permettent également aux formateurs d'identifier les points importants de la formation qu'ils pourraient nécessiter des éclaircissements.

Ces fonctionnalités analytiques s'intègrent généralement aux systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS). Par exemple, les résultats des quiz peuvent souvent être transférés vers le carnet de notes du LMS, les statistiques de visionnage des vidéos et les données de complétion peuvent être partagées avec le LMS via SCORM, et si le CMS vidéo propose des API publiques, celles-ci peuvent être utilisées pour intégrer par programmation les rapports vidéo à un plus grand nombre de systèmes.

Pourquoi avez-vous besoin d'un CMS vidéo pour la formation vidéo à distance ?

Un CMS vidéo est conçu pour résoudre spécifiquement chacun des principaux défis de la formation vidéo, permettant aux formateurs et aux créateurs de contenu de se concentrer sur le développement des employés en utilisant les tactiques les plus efficaces d'aujourd'hui, plutôt que sur la gestion de fichiers et de systèmes techniques.

Dans notre livre blanc complet, nous analysons en détail les 5 principaux défis auxquels la plupart des entreprises sont confrontées lorsqu'elles tentent d'intégrer la vidéo dans leurs programmes de formation des employés, et nous expliquons comment un CMS vidéo constitue la meilleure solution pour les organisations qui souhaitent tirer parti de la vidéo à des fins d'apprentissage.

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